6. NOTA DEBITO
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO
Para verificar la contabilización de la Nota Débito, se debe ingresar a la opción de
Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.
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TALLER
PROCESO DE COMPRAS
SIIGO BASICO
WINDOWS
4
TALLER
TALLER PORTAL DE CLIENTES SOLICITUDES VIA WEB
1. Ingresar al portal de clientes con la clave ya asignada a cada usuario. 2. En el portal de clientes dar clic la opción Solicitudes Vía Web.
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4. Indicar al usuario que debe dar clic en el icono de búsqueda de contacto y debe seleccionar su nombre o en su defecto el de algún contacto ya registrado en el portal.
5. En el campo de descripción el asesor debe recordar al usuario que allí debe mencionar brevemente el inconveniente que se le esta presentando, para el ejemplo del taller debe digitar “Demo Ingreso al Portal de Clientes – Nombre del Asesor”
6. El asesor debe recordar al usuario que en el campo de descripción deberá Digitar detalladamente el inconveniente e indicar el tipo de soporte que esta requiriendo, para el taller debe colocar “Demo Ingreso al Portal de Clientes – Nombre del Asesor y nombre del contacto”.
Preguntas Frecuentas
En el portal de clientes ingresar a la opción de preguntas frecuentes o FAQ y realizar la consulta ya sea por tema o modulo de las siguientes preguntas.
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Tema :
1. ¿Cómo se definen los cruces de documentos en el proceso de compras?
2. ¿Cómo se maneja el anticipo de proveedores.?
3. ¿Cómo hacer mantenimiento de ordenes de compra que nunca fueron ingresadas ni facturadas?
1. Ordenes de Compras / Elaboración Ordenes de Compras / Como se modifica o anula una orden de compra?
2. Cuentas por Pagar / Informes / Como generar un listado de edades de proveedores?
Con el fin de optimizar los procesos, poder generar informes en forma rápida y veraz y tener un control eficiente y eficaz en todas las operaciones comerciales de la compañía, por medio de este proceso se tendrán todas las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los proveedores de la empresa.
ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA
Para la elaboración de la Nota de Entrada se debe ingresar a la opción de
Documentos- Notas – Documentos Notas
Se debe elegir el documento de Nota de Entrada Tipo (E)
DIGITAR LOS SIGUENTES CAMPOS GENERALES: FECHA 10/Enero/2007
NIT: 852741934 F2 Consulta
CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta
NOMBRE CALIZA Y COMPONENTES LTDA. El programa lo muestra
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CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la información de la tabla, registrar entrada de los siguientes productos (con F2 consulta los productos):
Producto C. Costo Bod Cant Bod Deb/Cred CALIZA MINERAL REF 3030 0001 0001 50 KG 0001 D
CALIZA MINERAL REF 4040 0001 0001 100 KG 0001 D
RECUERDE …
Los valores en la Nota de Entrada se deben dejar en ceros a dejar en ceros con el fin que serán cargados con
la factura de compra. Para esto digite la tecla F9 o el ícono en la opción de valor por cada uno de los productos.
IMPORTANTE
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de Entrada se debe grabar con la tecla de función F1 o con el ícono de bandera
Revisar el documento por vista preliminar.
VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA
Para verificar la contabilización de la Nota de Entrada, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
SIIGO Dejando huella...
Se debe indicar el tipo del documento (E) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Entrada.
Llamar la Nota de Entrada elaborada anteriormente.
ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS.
Para elaborar el registro de compras de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de Compra
Se debe elegir el tipo de compra a utilizar, seleccionaremos la P - 001
Al ingresar a elaborar el registro de compras el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2007/01/28 Nit: 899952123 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 962356
Nombre: KADELL INTERNATIONAL LTDA
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
Fecha: 2007/01/28
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la información de la tabla, adquirir los siguientes productos:
Producto C.
Costo Bodega Cant Valor. Unit Porc Desc Porc Ret
MARMITA REYNOLDS 10 LTS 0001 0001 150 unit $200000 5% 3.5% OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C. 0001 0001 250 unit $100000 3.5% RECUERDE
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función F1 o con el ícono de bandera
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IMPORTANTE
El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta y se tomara proveedores nacionales.
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento 1.
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/28 Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento. $1.000.000
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema presenta el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario solicita el consecutivo.
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1
Digitar en el comentario que esta factura es de pago obligatorio a KADELL INTERNATIONAL LTDA.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla y la enviaremos a vista preliminar.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de
Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que generó la factura
Llame el número de la factura que acabo de grabar.
Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar
4.3 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboración del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opción de Documentos – Comprobante de Egreso – Cheque
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: 2007/01/31
Cuenta: 1110050100 Bancos
Centro de Costo: 0001 F2- Consulta
Cheque: 111520
Nit: 852741934 F2- Consulta
Nombre: CALIZA Y COMPONENTES LTDA.
SIIGO en el Comprobante de Egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
• Contabilización Tipo P • Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga
automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por pagar por parte de la empresa a los respectivos proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla Enter.
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IMPORTANTE
Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una factura a otra , ya que en la mayoría de ocasiones no se cancelan todas las facturas
EJERCICIO PROPUESTO
Cancelar la factura anteriormente elaborada.
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para verificar la contabilización del comprobante de egreso, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el comprobante de egreso. Debemos llamar el egreso anteriormente contabilizado. Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar
ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS
Para elabora el registro de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de Compras
Se debe elegir el tipo de factura a utilizar Seleccionaremos el documento P – 002
CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2004/01/20
NIT: 852123789 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 1025
Nombre: ASESORIAS TRIBUTARIAS LTDA.
Centro de Costo: 0001 F2 consulta Fecha: 2007/01/20
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la tecla de función F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable
CUENTA CENT. COST VLR TOTAL VR.BASE RETENCION
5135150000 0001 $2.000.000
2365250300 $ 220.000 $2.000.000 $220.000
RECUERDE
Al terminar de ingresar cada uno de las cuentas la factura se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono de bandera
SIIGO Dejando huella...
IMPORTANTE
El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados cuenta por cuenta y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta
Escoger la forma de pago proveedores nacionales.
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/20 Valor: se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1
Ver la factura a vista preliminar.
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (Escape)
4.5 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
Para verificar la contabilización de una factura de compra, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que género la factura. Digitar el número de registro de compras que acabo de grabar.
Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar.
4.6 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE SERVICIOS
Para la elaboración del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opción de Documentos – Comprobante de Egreso
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: 2004/01/31
Cuenta: 1110050100 Bancos
Centro de Costo: 0001 F2- Consulta
Cheque: 111521
Nit: 852123789 F2- Consulta
Nombre: ASESORIAS TRIBUTARIAS LTDA.
SIIGO en el Comprobante de Egreso Caja permite trabajar dos tipos de
contabilizaciones que son: • Contabilización Tipo P • Contabilización Tipo O
Utilizaremos el tipo de Contabilización tipo P
Donde debe llamar la factura pendiente por pagar que acabamos de realizar. Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro
del recibo de Caja contabilizaciones como : descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos entre otros. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta. Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión , vista preliminar, por verificar el documento en vista preliminar.
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para verificar la contabilización del Comprobante de Egreso, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Egreso.
Digitar el número de egreso contabilizado.