SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COORDINACIÓN DE INNOVACIÓN
Y
CALIDAD EDUCATIVA
DIRECCIÓN ESTATAL DEL PROGRAMA
ESCUELAS DE TIEMPO COMPLETO.
EJERCICIO FISCAL 2014
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
PARA LA
APLICACIÓN DE
RUBROS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO PRESUPUESTAL DE LOS RUBROS:
GENERACIÓN DE AMBIENTES ESCOLARES SEGUROS
Y
FORTALECIMIENTO DE LA AUTONOMÍA DE GESTIÓN ESCOLAR
ÍNDICE
PÁGINA
1
Procedimiento para efectuar una compra.
3
2
Requisitos fiscales y administrativos de la documentación
comprobatoria.
3
3
Procedimiento para la elaboración del formato de gastos no
facturados.
5
4
Procedimiento para la elaboración del informe financiero
por rubro.
6
1. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR UNA COMPRA.
Al momento de realizar un gasto o inversión, éste se deberá apegar a lo previsto en su Plan de Ruta de Mejora.
1.1. Al recibir la factura expedida por el proveedor, se deberá tener especial cuidado en que la misma contenga todos los requisitos fiscales. (Ver requisitos fiscales que debe reunir la
documentación).
1.2. El importe de lo comprado deberá estar detallado específicamente en el concepto de la factura en cantidad y descripción, por lo que no se aceptarán conceptos descritos como “Varios” o englobados en “Materiales varios”.
1.3. Al efectuar una compra de mobiliario, equipo y/o acervo bibliográfico, éstos deberán ser inventariados y dados de alta como patrimonio de la Secretaría de Educación.
2. REQUISITOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS QUE DEBERÁ REUNIR
LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA.
Todos los documentos comprobatorios del gasto o inversión (facturas, recibos de honorarios, etc.) que se presenten como comprobación de las erogaciones efectuadas, deberán reunir los siguientes requisitos:
Deben ser originales, no copias.
La factura o recibo original no deberá contener tachaduras o enmendaduras. Las facturas o recibos deberán ser expedidas a nombre de:
o GOBIERNO DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA. o R.F.C.: GEC 890714 J68
o Domicilio Castelar S/N Colonia Centro CP 25000 o Ciudad: Saltillo, Coah.
La factura o recibo deberá especificar en forma detallada los conceptos que se adquieren y/o liquidan.
En las facturas o recibos no se aceptarán conceptos detallados como: “Varios, Otros, Obra, Equipo, Mobiliario, Material didáctico, Material de apoyo”, etc. Estos conceptos deberán ser descritos específicamente en concepto y cantidad.
La factura o recibo original deberá contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio y cédula de identificación fiscal de quien lo expida.
La factura y/o recibo deberá contener impreso el número de folio en la factura o comprobante.
La factura o recibo original deberá contener la fecha de impresión y datos de identificación de la imprenta autorizada.
La vigencia para la utilización de los comprobantes deberá estar impresa en las facturas y/o recibos.
Cuando la factura sea emitida por computadora, deberá verificarse que la misma contenga el número de autorización otorgado por la SHCP para expedir comprobantes impresos por el propio contribuyente.
Las facturas deberán ser validadas en la página
https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/, y adjuntarse la impresión.
La factura, no deberá contener ninguna leyenda al dorso.
Deberá contener la firma del director y del representante del CEPS en la factura de tal manera que no se obstruya ningún dato fiscal.
Colocar el sello del centro de trabajo, en el cuerpo de la factura de tal manera que no obstruya ningún dato fiscal.
El acuse de recibido de las facturas permanecerán en resguardo de la Escuela por
un periodo de cinco años la cual deberá estar disponible para conocimiento de la comunidad escolar y la autoridad educativa cuando así lo requieran.
El centro de trabajo deberá resguardar las facturas originales, éstas deberán estar anexas al acuse de recibido del informe financiero (formato anexo), con nombre y fecha. El informe financiero original se entregará a su supervisión escolar así como copia de la documentación comprobatoria.
3. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMATO DE
GASTOS NO FACTURADOS.
Para la comprobación de gastos en los cuales no se proporciona una factura debidamente legalizada se utilizará el formato GNF (Gastos No Facturados), el cual deberá contener los siguientes requisitos:
Datos completos de identificación de la escuela. Fecha de expedición del formato GNF.
o Registrar el concepto al cual corresponde, mano de obra o anticipos de obra (deberá elaborar un formato para cada concepto).
o Registrar el nombre completo del prestador del servicio.
o Se deberá registrar con número y letra la cantidad exacta que se está pagando. o Este formato se podrá utilizar para efectuar pagos sin factura, que no excedan de
la cantidad de $ 2,500.00 del rubro de ambientes escolares seguros.
o Describir el concepto por el cual se hace el pago (mano de obra por instalación eléctrica, trabajos de albañilería, etc.).
o Se deberá registrar el número de la factura que amparen la compra del material para realizar dicha obra.
o El documento deberá contener el nombre completo y la firma autógrafa de: el Director de la escuela y el representante del CEPS, así como el sello oficial de la escuela.
Se deberá anexar invariablemente fotocopia clara y legible de identificación oficial vigente con fotografía (credencial de elector, pasaporte, cédula profesional) del prestador del servicio, su nombre completo y su firma autógrafa.
Las Autoridades Federales, La Coordinación General de Administración y Recursos Humanos, así como el Programa de Escuelas de Tiempo Completo, tiene la facultad de solicitar la documentación comprobatoria a los planteles educativos, con fines de revisión y fiscalización.
4. PROCEDIMIENTO
PARA
LA
ELABORACIÓN
DEL
INFORME
FINANCIERO POR RUBRO.
Para la elaboración del Informe Financiero se deberán tomar en cuenta los siguientes puntos:
Elaborar una portada que contenga los datos generales de la escuela y clave del centro de trabajo.
Describir los conceptos previstos en el Plan de Ruta de Mejora. Indicar la fecha de elaboración del Informe Financiero.
Indicar el rubro a comprobar, la cantidad otorgada y la cantidad erogada.
Anotar el número o folio de las facturas pagadas, relacionadas con cada compra. Anexar evidencias de las compras, de las construcciones o remodelaciones hechas
con el antes y después.
Firma de los responsables. (Director del plantel, Representante del CEPS y responsable de Servicios Educativos en la región que corresponda) así como el sello de la escuela.
5. CATÁLOGO DE CONCEPTOS DE ACUERDO AL TIPO DE RUBRO.
5.1. FORTALECIMIENTO DE LA AUTONOMÍA DE GESTIÓN ESCOLAR
($70,000.00 SETENTA MIL PESOS 00/100 M.N.)
Mobiliario. (Bienes muebles inventariables en su totalidad)
Escritorios de todo tipo Credenzas
Sillas y mesas escolares de todo tipo Estantes metálicos o de madera Archiveros
Libreros de madera o metálicos Mueble para periódico mural Aparatos para usos especiales. Juegos Infantiles
Pizarrones, pintarrones y rota folios Nicho para bandera
Pantallas de proyección Botiquín escolar
Capacitación (crecimiento, desarrollo profesional y personal de docentes, padres de familia y
alumnos)
Diplomados a docentes
Cursos o talleres a docentes, padres de familia y alumnos Coffee break (alimentos y desechables)
Foros
Pláticas de Orientación
Cursos de danza, inglés y superación de alumnos
Material didáctico y escolar: Todo material de apoyo a la actividad docente. (Mínimo un 10% del total de los $70,000.00)
Videos y audio casetes educativos o de apoyo Cuadernos de todo tipo para escritura
Plumines y borradores
Juegos de geometría (de madera) Globos terráqueos
Mapas y láminas educativas Pelotas
Juegos de destreza (ajedrez, domino, dados, etc.) Artículos deportivos (balones, redes, bombas, tableros) Pruebas o reactivos didácticos
Vestuarios para festivales (utilería) Reactivos para laboratorio
Instrumentos musicales Bandas de guerra
Banderas, banderines y escudos Ábacos
Equipo: eléctrico, electrónico y electrodoméstico para ser inventariado y su mantenimiento. (Hasta un 35% del total de los $70,000.00)
Computadoras (2)
Multifuncional (1) (drives, memorias (10) discos duros, mouse, tarjetas de red) Cámaras fotográficas (1) Cámaras de Video (1) Televisores (1) Grabadoras (2) Reproductores de DVD (2) Equipo de sonido (1)
Micrófonos, pedestales y cables Calentadores de ambiente
Proyectores de acetatos y cañones de proyección Reguladores de voltaje
Ventiladores de techo y de pedestal
Aparatos de aire acondicionado ( instalación cuando lo incluya en la factura) Aparatos de aire húmedo (instalación cuando la incluya en la factura) Microscopios (5)
Sacapuntas eléctricos Máquinas podadoras Subestaciones Eléctricas
Mantenimiento de Equipo de Transporte Escolar
Apagadores, contactos, cables, balastras armada, fusibles, centro de carga, etc. Extintores
Desarmadores, pinzas, etc.
Material de oficina: insumos y consumibles de oficina. Cartuchos para impresora
Tóner para copiadora y equipos multifuncional Discos compactos
Disquetes
Calculadoras de bolsillo Papel bond carta y oficio Etiquetas
Libretas Plumas Lápices Reglas
Papelería y útiles en general (grapadoras, tijeras, cintas) Servicio de fotocopiado
Enmicadoras Guillotina Engargolados
Revelado e Impresión de rollos fotográficos
Visitas culturales: todo lo relacionado con visitas a museos, centros culturales, exposiciones.
Dentro del municipio (hasta un 5% del total de los $70,000.00) Transportación terrestre local
Entradas a museos, centros culturales y exposiciones.
Cocina: todo lo relacionado con el Servicio de Alimentación
Sillas para comedor plegables Alacenas
Batería de cocina uso rudo Batidoras
Comales
Cucharas soperas Hornos de microondas Estufas
Freidoras Licuadoras
Despachador de agua frio/caliente Ollas
Utensilios (cucharas, tenedores, cuchillos, vasos, tablas, etc) Mandiles
Otros Servicios Autorizados: Conceptos no previstos en las anteriores cuentas
Cortinas (material y mano de obra) Cortíneros y su instalación
Persianas y su instalación
Herramientas menores (herramientas de mano)
Contrato de servicios públicos (CFE, TELMEX), no aplica en consumos. Impermeabilizante
Limpieza o remozamiento de inmuebles (material de limpieza, aseo) Soportes para aires acondicionados (material y mano de obra) Zarpeo de paredes o muros y acabados (material y mano de obra)
Pintura en general de la escuela (pintura, brochas, solventes, rodillos, mano de obra) Herramientas para jardín o menores (carretillas, palas, talaches, rastrillos, mangueras,
etc.)
5.2. GENERACIÓN DE AMBIENTES ESCOLARES SEGUROS
($20, 000.00 VEINTE MIL PESOS 00/100 M.N.)
Construcción: Se determina por ser una obra que se va realizar por primera vez, tal como:
Techo de concreto, lámina y/o madera
Bardas o cercas perimetral (material o malla ciclónica) Canchas en general
Foros o Teatros
Aljibe o Cisternas de concreto Sanitarios nuevos
Jardineras nuevas
Banquetas, andadores y rampas Fachadas y pórticos de material
Instalación eléctrica en general (material y mano de obra) Instalación hidráulica en general (material y mano de obra) Protecciones a ventanas y puertas (material y mano de obra) Barandales y pasamanos (material y mano de obra)
Reemplazo de sanitarios (material y mano de obra)
Reemplazo de accesorios para sanitarios (material y mano de obra)
Reparación de banquetas o rampas ya existentes (material y mano de obra) Impermeabilización de techos (mano de obra)
Reforestación de áreas verdes. Instalación: protecciones metálicas.
Rehabilitación: se refiere a un espacio que ya existe en el edificio y que se va a modificar para utilizarse nuevamente.
Mantenimiento: brindar servicio periódicamente a inmuebles, muebles y equipo.
Capacitación (Convivencia, prevención y seguridad escolar)
Diplomados a docentes
Cursos o talleres a docentes, padres de familia y alumnos Coffee break (alimentos y desechables)
Foros
Pláticas de Orientación
Cursos de superación y convivencia de alumnos y padres de familia.
En este rubro la mano de obra se deberá destinar un monto no mayor de $2,500.00
(Dos mil quinientos pesos)
Nota: Todos los artículos adquiridos.
Deberán ser inventariados por la Coordinación Administración y Recursos Humanos
