DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE
SERVICIO DE ASUNTOS GENERALES
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE· Servicio de Asuntos Generales
SÍMBOLOS
SAG01: REGISTRO DE ENTRADA (REGISTRO GENERAL)
USUARIOS
PROPIETARIO
PROVEEDORES
Recepción de
documentos
Archivo
electrónico
Estudio del
contenido y
destinatario
Asiento de
registro
Sí ¿Procede registro?Documentación
original a
disposición para ser
repartida al
destinatario
Reparto realizado por el propio Servicio, entidades UPV y entidades no UPV sitas en el campus.
Devolución de la
documentación
al usuario
A solicitud del usuario No Ma st in Versión 01 - Enero 2007SAG02: REGISTRO DE SALIDA (REGISTRO GENERAL)
USUARIOS
PROPIETARIO
PROVEEDORES
Recepción de
documentos
Archivo
electrónico
Estudio del
contenido y
remitente
Asiento de
registro
Sí ¿Procede registro?Devolución del
documento al
usuario
No A solicitud del usuario MastinSAG03: CORREO DE ENTRADA
PROVEEDORES
PROPIETARIO
USUARIOS
La Empresa Estatal de Correos y Telégrafos (EECT) entrega con los despachos un listado con el contenido de los mismos.
Comprobación
del correo
contenido en los
despachos
Listado SERADE Con la recepción de documentos ¿Procede reparto?Clasificación del
correo e
identificación del
destinatario
NoDevolución del
correo al
remitente
Ordinario TipoCorreo a
disposición para
ser repartido al
destinatario
Sí Plazos de recogida: - Telegrama y burofax: inmediatamente - Certificados y paquetería: 1 día - Giros y reembolsos: 10 días No SíDevolución a la
EECT
Ge st ió n Ce rtificad os ¿Viene a recogerse?Liquidación y
justificación
a la EECT
Comunicación al
destinatario para
que recoja el
correo
Con valor añadidoEntrega del
correo
Registro en
BBDD
Reparto realizado por el propio Servicio, entidades UPV (en el caso de Centros: CEN08 ENTREGA Y RECOGIDA DE DOCUMENTACIÓN, CORREO Y MATERIAL), y entidades no UPV sitas en el campus. El correo ordinario no requiere
firma.
El correo con valor añadido requiere firma.
Para cada documento contenido en los despachos
Tipos de correo: -Telegrama y burofax - Certificado y paquetería - Giros y reembolsos
SAG04: CORREO DE SALIDA E INTERNO
USUARIOS
PROPIETARIO
PROVEEDORES
Clasificación
según destino
Solicitud de
reparto según
destino
CORREO INTERNO:
- CEDAT
- Centros docentes
- Departamentos
- Estructuras de
investigación
CORREO EXTERNO:
- Distribuidores
Postales
A solicitud del usuario, con larecepción del envío. Interno Externo
Tipo
Registro en
BBDD
Gesti ón Mo vim ientos Po stalesClasificación
según tipo
- Ordinario.- Correo con valor añadido / Certificado:
-- Urgente
-- Urgente con acuse de recibo -- Acuse de recibo
-- Certificado ordinario -- Contra reembolso
SAG05: ADMINISTRACIÓN DE LA ESCUELA INFANTIL UPV
PROPIETARIO
USUARIOS
PROVEEDORES
Lanzamiento de
la convocatoria
en web
Gestión de
incidencias
Gestión de las
solicitudes
Cobro mensual
Por convocatoria de cadencia anualDesde inicio hasta fin de curso.
-.Tramitación de cheque escolar.
- Gestión de altas y bajas. - Gestión de incidencias en los cobros...
- Establecimiento del plazo de pago de matrícula que corresponde a los gastos de los dos primeros meses. - Petición de datos bancarios para los
cobros mensuales. - Entrega de documento con las normas
de funcionamiento. Psicólogo Comida Mensualidad SAG06: EDUCACIÓN ALUMNOS DE LA ESCUELA INFANTIL UPV Matrícula
Publicación de la
resolución del
listado definitivo
En intranetGestión de
matrícula
Versión 03 - Julio 2014SAG06: EDUCACIÓN ALUMNOS DE LA ESCUELA INFANTIL UPV
PROPIETARIO
USUARIOS
PROVEEDORES
Reunión con
padres de
alumnos de
nuevo ingreso
Distribución
alumnos por aula
y asignación de
educadores
SGA05: ADMINISTRACIÓN DE LA ESCUELA INFANTIL UPV Recepción del listado de niños matriculadosReunión del
Equipo Educativo
para establecer
pautas y planificar
el curso
- Cuestionario de datos personales. - Objetivos del ciclo.
- Pautas de comportamiento. Septiembre /Enero / Julio
Llegada de
alumnos y
adaptación
Adaptado D 37/2008 (DOCV 5734, 03-04-2008) - Objetivos generales. - Áreas de experiencia. - Hábitos.- Reuniones periódicas con los padres. - Evaluación alumnado. - Evaluación profesorado.
Desarrollo del
Proyecto
educativo
Realizado durante el desarrollo del ciclo educativoSe realiza en Julio/ Diciembre
Septiembre / Enero
SAG07: CONTRATACIÓN Y MANTENIMIENTO DE CONCESIONES
USUARIOS
PROPIETARIO
PROVEEDORES
A solicitud del usuario o fin de contrato de
concesión vigente
Recepción de la
resolución de
adjudicación
Publicidad en la
UPV del nuevo
servicio o nuevos
adjudicatarios
Gestiones para que
la empresa
adjudicataria se
instale o establezca
AnualmenteServicio de
Mantenimiento
Recepción de la
lectura de
contadores
Gestión de
incidencias y
reclamaciones
Concesión con local
Solicitud de
contratación de
empresa
adjudicataria
La revisión del canon es automática. La revisión de precios se hace a solicitud del adjudicatario.
Ambas en función del IPC.
Solicitud de
lectura de
consumo de
agua, luz o gas.
Semestralmente
Gestión cobro de:
canon, luz, agua,
teléfono o gas
Revisión del
canon y de
precios
En cualquier caso Pliego de Prescripciones Técnicas Mantenimiento de las concesiones durante el periodo de vigencia del contrato SCO01: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Versión 01 - Enero 2007SAG08: SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y ENSERES
PROPIETARIO
USUARIOS
PROVEEDORES
A solicitud del usuarioRecepción de la
solicitud de
mobiliario y
enseres
Registro y
análisis de la
solicitud
Resolución Positiva NegativaHasta que el Vicerrector responsable resuelve
Solicitud de
mobiliario o
enseres al
proveedor
Empresas
suministradoras
de mobiliario y
enseres
Confección del
Acta de
Notificación al
usuario del nº de
registro
asignado
Retirada /
recepción del
suministro y de
la instalación
Envío de la
confirmación de
Recepción de la
factura
Mobiliario usado, a través de email.Mobiliario nuevo, a través de la microweb: - Instrucciones - Formularios - Catálogos - Relación de precios Tipo
Mobiliario usado Mobiliarionuevo
Comunicación al
usuario
Envío de la
agenda diaria
Empresas de
transporte
Gestión logística
(retirada o
préstamo)
Tipo Mobiliario usado Mobiliario nuevo Resolución Positiva NegativaComunicación al
usuario de la
tramitación del
pedido
En el caso del mobiliario usado la factura se recibe mensualmenteSAG09: RESERVA DE ESPACIOS
USUARIOS
PROPIETARIO
PROVEEDORES
A solicitud del usuario. La solicitud puede ser: Interna o externa de la UPV.
Recepción de la
solicitud de
reserva de
espacio
Registro de la
solicitud
Sí Programa de reserva. Gestión audiovisual versión 2.0Gestión de
reserva y
apertura de
expediente
Gestionar la disponibilidaddel espacio solicitado.
Envío del
presupuesto
Necesidades identificadasResolución de
incidencias
Notificación al
usuario de la
reserva del
espacio
Pago de la
factura
Ocupación del
espacio para
realizar la
actividad
A través de la microweb. Contiene: - Instrucciones. - Formularios. - Tarifa de precios.- Relación de espacios con sus capacidades.
¿Acepta presupuesto? ¿La reserva conlleva coste? ¿La reserva conlleva coste? Sí No No Programa de reserva
Anulación de la
reserva
No SDI04:SERVICIO DE AUDIOVISUALES Técnicas Informáticas Mobiliario /Enseres SAG08: SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y OTROS ENSERESGestión de la
ocupación,
seguridad y
limpieza
ASIC
Se rp isEmisión y envío
de la factura al
usuario
Envío del albarán
y nota de entrega
Aceptación
de la nota de
entrega
Sí En cualquier caso SRH02: GESTIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONALSAG10: TRAMITACIÓN DE SINIESTROS
USUARIOS
PROPIETARIO
PROVEEDORES
A solicitud del usuario.
Recepción de la
comunicación
del siniestro
Análisis de la
procedencia o no
de la tramitación
SíEntrega de la
documentación
Petición de la
documentación
pertinente
(pruebas)
Reclamación según formulario junto con la documentación variable según el caso: - Presupuestos. - Denuncias. - Informes. - …..Envío de la
documentación
aseguradoras
Empresas
La Compañía aceptará la indemnización o no en función de la responsabilidad de la UPV y de la cobertura contratada.
Recepción del
comunicado de
aceptación o
denegación
Comunicación al
usuario
¿Procede tramitación? NoNotificación al
usuario
En caso de ser positiva: - Daños: Recepción del pago de la indemnización (transferencia o cheque) por parte del Servicio de Financiación y presupuesto. - Responsabilidad Civil: Abono de la franquicia por parte de Servicio de Gestión económica.
A través de correo electrónico, teléfono o en persona.
