Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence

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Copyright

StreamWork, SAP HANA y otros productos y servicios de SAP mencionados aquí, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business Objects mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects Software Ltd. Business Objects es una empresa de SAP. Sybase y Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere y otros productos y servicios de Sybase mencionados, así como sus logotipos respectivos son marcas comerciales o marcas registradas de Sybase, Inc. Sybase es una empresa de SAP. Crossgate, m@gic EDDY, B2B 360°, y B2B 360° Services son marcas registradas de Crossgate AG en Alemania y en otros países. Crossgate es una empresa de SAP. Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter informativo. Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes. Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona SAP AG y sus empresas afiliadas ("SAP Group") con carácter informativo, sin representación ni garantía de ningún tipo y SAP Group no se hace responsable de los errores u omisiones en dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP Group son aquellas especificadas en las clausulas expresas de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse como garantía adicional. 2013-01-29

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¿Qué es Desktop Intelligence?...18

Procedencia de los datos...18

Presentación y análisis de datos...19

Distribución de información...19

Seguridad...20

Actualización de datos de documentos...21

Materiales de demostración y ejemplos...21

Actualización desde versiones anteriores de Desktop Intelligence...21

Repositorio...22

Carpetas y categorías...22

Carpetas...22

Categorías...23

Existen dos tipos de carpeta:...23

Existen dos tipos de categorías:...23

Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence 25 Capítulo 2 ¿Qué orígenes de datos están disponibles?...26

¿Cómo acceder a orígenes de datos?...26

¿Pueden todos los usuarios de Desktop Intelligence crear proveedores de datos?...28

¿Quién configura las conexiones de la base de datos?...29

Conexiones restringidas...30

¿Es posible combinar datos de orígenes diferentes en un mismo informe?...31

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Creación de un proveedor de datos al crear un documento...32

Creación de una consulta en un documento existente...33

Edición de proveedores de datos...35

Uso del repositorio...37

Exportación al repositorio...37

Para exportar un documento al repositorio:...38

Crear una nueva carpeta...38

Exportación a una categoría...39

Para colocar un archivo en una categoría...39

Para programar la exportación de un documento...39

Administración de categorías...41

Para administrar las categorías...41

Para agregar una categoría a la lista de categorías...41

Para eliminar una categoría de la lista de categorías...42

Para editar una categoría...42

Importar desde el repositorio...42

Para importar un documento de una carpeta del repositorio ...43

Recuperar diferentes instancias de un documento determinado...43

Enviar documentos desde Desktop Intelligence...44

Para enviar documentos a usuarios y grupos desde Desktop Intelligence...44

Para enviar documentos por correo electrónico con Desktop Intelligence...45

Enviar documentos desde Desktop Intelligence...45

Elaboración de consultas en universos 47 Capítulo 3 Presentación general...48

¿Qué es un universo?...48

¿Quién es responsable de crear universos?...48

¿Qué son las consultas de universo?...49

Material de demostración...49

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Visualización del Panel de consulta...51

Elaboración de una consulta en el Panel de consulta y su ejecución...54

Guardar la definición de una consulta...56

Creación de una consulta más eficaz...57

Definición del objeto de análisis...58

Aplicación de condiciones...60

Aplicación de ordenaciones...63

Definición de opciones y ejecución de consultas...65

Ejecución de una consulta en otro universo...66

Para ejecutar una consulta en otro universo...67

Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos 69 Capítulo 4 Presentación general...70

Utilización de SQL manual...70

Creación de un informe con SQL manual...70

Edición de una secuencia de comandos SQL manual...72

Creación o edición de una conexión para SQL manual...73

Creación de un informe que muestre las ventas por tienda y categoría...74

Creación de informes interactivos con SQL manual...75

Restricciones en secuencias de comandos SQL manual...80

Uso de procedimientos almacenados...81

¿Qué son los procedimientos almacenados?...81

¿Cómo se utilizan los procedimientos almacenados en Desktop Intelligence?...81

Restricciones en procedimientos almacenados...81

Utilización de un procedimiento almacenado para recuperar datos...82

Utilización de archivos de datos personales...83

¿Cuáles son las ventajas de utilizar archivos de datos personales?....84

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Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications...87

Para introducir un proveedor de datos VBA...87

Para crear un informe con un proveedor de datos VBA...88

Acceso a una bandeja de entrada de Outlook con VBA...88

Utilización de archivos XML...92

¿Qué es XML?...92

Creación de un informe con un archivo XML...94

Para definir la ubicación de los archivos XML...96

Combinación de datos de orígenes diferentes 97 Capítulo 5 Presentación general...98

Orígenes de datos disponibles...98

Inclusión de datos de diferentes orígenes en el mismo informe...98

Proveedores de datos que se pueden combinar en un informe...99

Uso de distintos proveedores de datos para distintos bloques de un informe...99

Visualización de datos de distintos proveedores de datos en el mismo bloque...101

Cómo basar un proveedor de datos en uno que ya existe...103

Para basar un proveedor de datos en uno que ya existe...103

Peticiones de orden y vínculo...104

Vinculación de proveedores de datos...104

Situaciones que requieren el vínculo de proveedores de datos...104

Eliminación del vínculo entre proveedores de datos...108

Administración de proveedores de datos 109 Capítulo 6 Presentación general...110

Cambio de nombre de proveedores de datos...110

Motivos para cambiar el nombre de los proveedores de datos...111

Cambio de nombre de proveedores de datos...112

Obtención de estadísticas sobre proveedores de datos...113

(7)

Depuración y eliminación de proveedores de datos...113

Para depurar o eliminar un proveedor de datos...114

Uso eficaz de proveedores de datos...114

Informes que muestran el volumen de negocios por país y centro de vacaciones, volumen de negocios por país...114

Introducción al análisis de datos 117 Capítulo 7 Información general...118

Análisis de informes...118

Modo Exploración de Desktop Intelligence...119

Modo Corte y rotación...119

Análisis de datos en modo Exploración 121 Capítulo 8 Presentación general...122

Definición del modo Exploración...122

Funcionamiento del modo Exploración...122

Jerarquías...123

Uso del modo Exploración...124

Para pasar al modo Exploración:...124

Profundizar...125

Visualización de valores diferentes en la barra de herramientas Exploración...126

Síntesis...126

Anulación de acciones de exploración...127

Exploración lateral...127

Exploración en gráficos...128

Para explorar en gráficos...128

Exploración en varias jerarquías...129

Para explorar en varias jerarquías...129

(8)

Vista de datos diferente...130

Cambio de datos en tablas durante una exploración...131

Uso de la barra de herramientas Exploración...133

Análisis de indicadores en modo Exploración...136

Expansión de indicadores...137

Contracción de indicadores...137

Realización de copias de informes mientras trabaja...137

Para realizar una copia de un informe...137

Ampliación de análisis...138

Para ampliar el objeto de análisis...138

Exploración en la base de datos para recuperar nuevos datos...139

Recuperación de datos nuevos mediante filtros...139

Exploración mediante jerarquías personalizadas...141

Edición de jerarquías...141

Creación de jerarquías...143

Calificación de datos para jerarquías...144

Para volver a calificar variables locales y fórmulas...144

Para volver a calificar variables...145

Para volver a calificar objetos del usuario...145

Impresión en modo Exploración...145

Para insertar el contenido de la barra de herramientas Exploración como título...146

Para imprimir un informe desde el modo Exploración...146

Configuración de opciones para trabajar en modo Exploración...146

Para definir opciones del modo Exploración...147

Modo Corte y rotación 149 Capítulo 9 Información general...150

Trabajo en modo Corte y rotación...150

Para mostrar el Panel Corte y rotación:...150

(9)

rotación...151

Para deshacer un informe de clave maestra/información...154

Desactivación de secciones de informes de clave maestra/información...154

Colocación horizontal de los datos en modo Corte y rotación...157

Uso de tablas de referencias cruzadas y gráficos matriciales 3D...158

Visualización y eliminación de datos en modo Corte y rotación...162

Eliminación, cambio de nombre y restablecimiento de bloques en modo Corte y rotación...163

Para transformar bloques en modo Corte y rotación...163

Aplicación de otras modificaciones en modo Corte y rotación...164

Filtrado y clasificación de datos 169 Capítulo 10 Presentación general...170

Restricción de los datos mostrados...170

Para insertar un filtro:...171

Administración de filtros...171

Creación de filtros más complejos...174

Omisión de filtros...176

Ordenación de datos...177

Ordenar datos...177

Para ordenar los meses correctamente...179

Administración de varias ordenaciones...180

Uso de una clasificación para ver los valores máximos y mínimos...182

Para aplicar una clasificación a datos del informe...182

Administración de clasificaciones con filtros y ordenaciones...186

Ocultación de columnas y filas de datos...186

Para ocultar columnas y filas de datos...186

Resaltado de datos...187

(10)

Activación y desactivación de señales...189

Uso de señales existentes...190

Personalización de consultas en universos 193 Capítulo 11 Presentación general...194

Creación de objetos del usuario...194

¿Por qué crear un objeto de usuario?...194

¿De qué consta un objeto del usuario?...195

¿Qué son las restricciones en objetos de usuario?...195

Modo en que los usuarios finales pueden compartir objetos del usuario con otros usuarios...196

Creación, edición y eliminación de objetos del usuario...196

Para crear jerarquías cronológicas para un objeto del usuario...199

Aplicación de condiciones complejas en consultas...200

Para aprovechar las condiciones complejas: Clientes que realizaron reservas durante los años 2001 y 2002...201

Para aplicar una condición compleja en una consulta...202

Sugerencias para la aplicación de condiciones complejas...206

Para editar condiciones complejas...209

Para eliminar condiciones complejas...209

Aplicación de condiciones con un cálculo...209

Examen del SQL...213

Aplicación de condiciones con una subconsulta...214

Subconsultas y cálculos...216

Uso de una consulta existente en una condición...218

Para devolver la lista de centros de vacaciones/volúmenes de negocios donde el volumen de negocios de centro de vacaciones por país es > €1.000.000...218

Aplicación de grupos de condiciones...219

Organización de grupos de condiciones...219

Y u O...220

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Para aplicar grupos de condiciones:...222

Para eliminar grupos de condiciones...223

Creación de consultas combinadas...223

Para crear una consulta combinada...224

Restricciones en consultas combinadas...226

Uso del SQL de consultas de Desktop Intelligence...228

Uso y personalización de Listas de valores 231 Capítulo 12 Presentación general...232

Definición de lista de valores...232

Modo de crear listas de valores...232

Personalización de listas de valores en Desktop Intelligence...232

Edición de listas de valores...233

Ejemplo: Para mostrar ciudades y regiones en una lista de ciudades.233 Asignación de datos personales a una lista de valores...234

Para asignar datos personales desde un archivo de texto...235

Para asignar datos personales desde un archivo de Excel...235

Para asignar datos personales desde un archivo de dBase...236

Para visualizar, actualizar y depurar listas de valores...237

Creación de cálculos 239 Capítulo 13 Presentación general...240

Cálculos...240

Para agregar cálculos simples a informes...240

Cuenta y Cuenta total...242

Cálculos en objetos de tipo dimensión e información...243

Ejemplos de cálculo...243

Conversión en y de euros...246

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Visualización del símbolo de euro...246

Funcionamiento de la conversión...246

Errores de conversión...247

Visualizar formatos de divisa en Desktop Intelligence...247

Para convertir en euros...248

Para convertir de euros...249

Visualización de errores de redondeo...249

Tasas de conversión...250

Triangulación...253

Presentación general 255 Capítulo 14 Destinatarios de este capítulo...256

Contenido de este capítulo...256

Introducción a contextos y sintaxis extendida 257 Capítulo 15 Cálculos semánticamente dinámicos...258

Descripción de contextos de entrada y salida...259

Modo en que Desktop Intelligence define contextos de entrada y salida...260

Uso de la comprensión de los contextos de entrada y salida...262

Visualización de la sintaxis compleja de una fórmula...263

Visualizar la sintaxis compleja mediante la Barra de fórmulas...264

Visualizar la sintaxis compleja mediante el comando Definir como variable...264

Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados 265 Capítulo 16 Definición de contextos de cálculo mediante sintaxis compleja...267

Modo de definir contextos de entrada y salida...268

Sintaxis para contextos de entrada y salida...268

Para agregar un contexto de entrada y salida a una fórmula:...269

(13)

Definición de contextos de restablecimiento...270

Para definir un contexto de restablecimiento:...270

Uso de contextos de restablecimiento en tablas de referencias cruzadas...271

Sintaxis para combinar contextos de entrada, salida y restablecimiento...273

Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo....273

Obtener el mismo resultado: ParaTodo Ciudad frente a En Región...274

Uso de la función Clasificación y la sintaxis compleja...275

Definición de contextos con palabras clave...278

Referencia rápida...283

Términos más utilizados...283

Contextos de cálculo...286

Operadores de contexto...288

Palabras clave...288

Solución de problemas de cálculo 291 Capítulo 17 Presentación general...292

#CÁLCULO...292

#CÁLCULO en agregaciones acumulativas...292

#CÁLCULO en fórmulas sin agregaciones...296

#VALORMÚLTIP...297

#VALORMÚLTIP en agregaciones...298

#VALORMÚLTIP en cabeceras y pies de rupturas...300

#######...306

#SEÑAL...306

#DICT ERR...307

Para solucionar este problema:...307

Para evitar el error #DICT ERR...307

(14)

Para solucionar este problema:...308

#ERROR...309

Para corregir este problema...309

#ERRI...310

#ERRI en una fórmula que combina indicadores y dimensiones...310

#ERRI en una agregación que contiene una fórmula compleja...311

#ERRI en una fórmula con cláusula DONDE...312

#DESBORDAMIENTO...312

#SINTAXIS...313

#DESCONOCIDO...313

Para corregir este problema...314

Sugerencias y trucos...315

Fórmulas, variables locales y funciones 319 Capítulo 18 Presentación general...320

Fórmulas...320

Razones para el uso de fórmulas...320

Creación de fórmulas...321

Visualización de la Barra de fórmulas...321

Visualización del Editor de fórmulas...322

Uso del Editor de fórmulas...322

Directrices sobre la sintaxis de fórmulas...324

Variables locales...325

Razones para el uso de variables locales...325

Reconocimiento de variables locales...326

Creación de variables locales...326

Transformación de fórmulas en variables locales...327

Creación de variables locales agrupando valores...328

Para mostrar el volumen de negocios por semestre...329

Para cambiar el nombre de una variable...329

Adición de valores agrupados a una jerarquía de exploración...331

(15)

Inserción de variables locales y fórmulas en un informe...332

Para editar fórmulas...332

Para editar variables locales...332

Para eliminar fórmulas y variables locales...333

Funciones...333

Uso de funciones...335

Uso de la ayuda de la función...336

Equivalentes de funciones en Microsoft Excel...336

Equivalentes de funciones de agregación...337

Equivalentes de funciones numéricas...338

Equivalentes de funciones carácter...340

Equivalentes de funciones fecha...341

Ejemplos adicionales del uso de fórmulas...342

Para crear la variable para calcular un promedio acumulativo de tres semanas para los ingresos de ventas...343

Inicio de Desktop Intelligence con el comando Ejecutar 355 Capítulo 19 Presentación general...356

Para utilizar el comando Ejecutar...356

Opciones del comando Ejecutar...356

Especificación de BOUSER, BOPASS y otras variables...358

Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications 361 Capítulo 20 Presentación general...362

Definición de macro...362

Definición de complemento...362

Utilización de macros...363

Para ejecutar una macro...363

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Para instalar un complemento...365

Utilización de complementos...366

Para desinstalar un complemento...366

Intercambio de complementos con otros usuarios...367

Conversión de archivos de comandos a macros...367

Conversión de archivos de comandos...367

Utilización del Editor de Visual Basic...368

Para abrir el Editor de Visual Basic...368

Opciones de línea de comandos para Desktop Intelligence 369 Capítulo 21 Presentación general...370 Sintaxis...370 Opciones...371 Mensaje de ayuda...373 Mensajes de error...373 Más información 375 Apéndice A Índice 379 Contenido

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¿Qué es Desktop Intelligence?

Desktop Intelligence es una solución integrada de análisis, notificación y consulta para profesionales de la empresa que permite tener acceso directamente a los datos de sus bases de datos corporativas desde su escritorio y presentar y analizar esta información en un documento de Desktop Intelligence.

Desktop Intelligence facilita el acceso a estos datos porque trabaja en términos de negocios conocidos y no en términos técnicos de bases de datos, como por ejemplo SQL.

Una vez que ha utilizado Desktop Intelligence para acceder a los datos, puede presentar la información en informes ya sea como tablas o como documentos dinámicos sofisticados con gráficos explorables.

Procedencia de los datos

Desktop Intelligence facilita el acceso a los datos de la base de datos de la empresa gracias a una capa semántica pensada para la empresa que mantiene al usuario al margen de los problemas técnicos de la base de datos. Esta capa semántica se denomina universo. Un universo realiza las asignaciones a los datos de la base de datos, en términos cotidianos que describen la situación empresarial. Esto significa que usted puede seleccionar exactamente los datos que le interesan con su propia terminología

empresarial.

En una empresa u organización, los universos los crea un diseñador de universos mediante Business Objects Designer. A continuación, el diseñador pone los universos a su disposición y la de otros usuarios para acceder a datos desde la base de datos mediante una interfaz intuitiva y fácil de utilizar. Los universos se componen de clases y objetos.

Los objetos son elementos que se asignan a un conjunto de datos de una base de datos relacional con términos de la empresa. Estos objetos le permiten recuperar datos para su documento.

Las clases son agrupaciones lógicas de objetos. Introducción a Desktop Intelligence

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un editor llamado Panel de consulta, que le permite agregar y organizar objetos de un universo. Los objetos son elementos que se asignan a un conjunto de datos de una base de datos relacional en términos relacionados con la situación de negocios. Cuando ejecuta la consulta, Desktop

Intelligence se conecta a la base de datos y recupera los datos asignados a los objetos seleccionados.

Una consulta es un tipo de proveedor de datos. El proveedor de datos contiene los datos que ha seleccionado para recuperar del origen de datos. Con este conjunto de datos se pueden generar informes interactivos. Desktop Intelligence permite acceder a datos de una amplia gama de orígenes: bases de datos relacionales y multidimensionales, paquetes de aplicaciones, documentos de datos personales y prácticamente de cualquier origen a través de los procedimientos de Microsoft Visual Basic for

Applications.

Presentación y análisis de datos

Una vez que dispone de los datos que necesita, puede presentarlos de varias maneras. Puede presentarlos en una sencilla tabla.

De manera opcional, puede crear informes sofisticados que contengan grandes cantidades de datos, organizados y con formato para facilitar el acceso directo a la información que le interesa.

Puede agregar imágenes y objetos incrustados y dar formato a los documentos con presentaciones de alta calidad.

El análisis en informes le permite cambiar de perspectiva empresarial con el método de arrastrar y soltar datos, introducir cálculos en informes o profundizar en un informe para obtener información detallada.

Distribución de información

Puede compartir con otros usuarios de la empresa de manera rápida y fácil los documentos que ha creado, ya sea enviándolos directamente a grupos o individuos seleccionados o exportándolos al repositorio como carpetas o categorías. Para distribuir documentos de estas dos formas, se utiliza el

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repositorio de Desktop Intelligence. En el repositorio se guardan los documentos que envía para que otros usuarios puedan recuperarlos y visualizarlos. También se guarda información sobre los documentos almacenados, como el nombre del remitente, la fecha, así como los usuarios de la empresa que están autorizados para recuperar y visualizar un documento.

Puede importar documentos que han enviado otros usuarios, utilizando documentos de WebIntelligence que puede abrir y visualizar en Desktop Intelligence. Además, puede utilizar InfoView para enviar documentos para procesamiento programado.

Nota:

Para obtener información sobre el envío, la recuperación, impresión, publicación y programación de documentos, consulte el Manual del usuario de InfoView. Puede abrir una versión electrónica de este manual directamente en el menú Ayuda de Desktop Intelligence.

Seguridad

El repositorio lo configura y administra el administrador de Business Objects que concede todos los derechos de los usuarios.

El administrador de Business Objects lleva a cabo las siguientes tareas: • define las partes de la interfaz Desktop Intelligence a las que puede

acceder

• restringe la disponibilidad de la funcionalidad de Desktop Intelligence, como el acceso a determinados comandos de menús

• define su conexión con la base de datos

• define los universos a los que puede acceder para crear y editar consultas Los derechos que se conceden a cada usuario definen el perfil del usuario. Este sistema de seguridad según perfil permite distribuir un único documento a muchos usuarios, aunque los usuarios finales sólo tienen acceso a la información que se les autoriza ver.

Introducción a Desktop Intelligence

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¿Qué es Desktop Intelligence?

(21)

Actualización de datos de documentos

Las bases de datos se actualizan frecuentemente con datos nuevos. Un documento generado en un momento dado refleja los datos que existían en dicho momento, pero puede que ahora sean inexactos. Desktop Intelligence le permite actualizar los datos de un documento al mismo tiempo que conserva la misma presentación y el mismo formato, ya sea de forma manual o bien automática a intervalos especificados. Cuando se actualiza un documento, Desktop Intelligence se vuelve a conectar a la base de datos y recupera los datos actualizados. Esto se denomina documento.

Materiales de demostración y ejemplos

Para que pueda empezar a trabajar con Desktop Intelligence lo antes posible, en el Demo Kit de Desktop Intelligence se incluyen bases de datos y universos de demostración, así como ejemplos de informes. Existen dos universos de ejemplo, e-Modas y Viajes Archipiélagos. Los ejemplos incluidos en este manual del usuario se refieren a eModas y Viajes Archipiélagos. La base de datos eModas contiene los datos de los minoristas de una cadena de prendas de vestir. Registra 211 productos (663 con variaciones de color) vendidos en más de 13 establecimientos de EE.UU. en los últimos tres años. El universo Viajes Archipiélagos se describe con más detalle en la sección sobre materiales de demostración.

Actualización desde versiones anteriores

de Desktop Intelligence

Para usuarios que están haciendo una actualización desde una versión anterior de Desktop Intelligence, antes denominada BusinessObjects. Los documentos creados en las versiones 5.1 a 6.5 de BusinessObjects son completamente compatibles con Desktop Intelligence.

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Repositorio

Desktop Intelligence utiliza el repositorio para asegurar el acceso al almacén de datos y proporcionar una infraestructura para distribuir documentos para compartirlos con los demás usuarios.

Usted selecciona los documentos que desea exportar de o exportar a Desktop Intelligence.

Carpetas y categorías

El repositorio organiza documentos en carpetas y categorías en un sistema ordenado que permite el fácil acceso de los usuarios que trabajan con documentos.

Carpetas

Las carpetas son la ubicación física donde se almacenan los documentos. Sólo los documentos con un nombre dado se pueden colocar en una carpeta o categoría.

Es posible colocar documentos en varias categorías.

Si es necesario, cambie el nombre del documento o proporciónele un número para colocarlo en la misma carpeta o categoría.

En otras carpetas o categorías se pueden incluir accesos directos y copias. El repositorio está organizado en Categorías y Carpetas, para ayudarle a organizar los documentos. Es posible crear o eliminar subcarpetas. Asegúrese de guardar el documento antes de exportarlo al repositorio. Puede desplazarse en la estructura de carpetas o en la estructura de categorías.

1

Repositorio

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Categorías

Las categorías se utilizan para clasificar información, independientemente de la ubicación de almacenamiento.

Existen dos tipos de carpeta:

• Mis carpetas con dos subcarpetas

• Favoritos (generalmente se reserva para documentos de uso frecuente)

• Bandeja de entrada (generalmente se reserva para documentos recibidos de otros usuarios)

• Carpetas públicas (para documentos compartidos)

Existen dos tipos de categorías:

• Categorías de la empresa

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1

Carpetas y categorías

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Intelligence

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¿Qué orígenes de datos están

disponibles?

Desktop Intelligence permite acceder a datos de una amplia gama de orígenes. Puede acceder a los datos desde una serie de orígenes: • Universos

• Archivos de datos personales • Procedimientos almacenados • SQL Server manual

• Proveedor de datos XML • Proveedor de datos VBA

¿Cómo acceder a orígenes de datos?

Desktop Intelligence le permite acceder a datos a través de una interfaz gráfica de usuario. No necesita conocimientos técnicos de las estructuras de datos subyacentes para obtener la información que desea. Lo que necesita, sin embargo, es tener conocimientos de su empresa. Para acceder a orígenes de datos con Desktop Intelligence, tiene que crear un proveedor de datos.

Los tipos de proveedores de datos que admite Desktop Intelligence se describen en la tabla mostrada a continuación:

Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence

2

¿Qué orígenes de datos están disponibles?

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Instalación CD Descripción Proveedor de datos Sí Un universo se compo-ne de clases y objetos que representan las partes de una base de datos la cual contiene datos necesarios, en términos cotidianos que tienen sentido para el usuario. En las consul-tas de universos, se se-leccionan los objetos, como Nombre de clien-te, Año o Región. Universos

Sí Puede recuperar datos de Excel, dBASE y archi-vos de texto.

Archivos de datos perso-nales

Sí Solamente puede utili-zar procedimientos alma-cenados si el supervisor o el departamento de SI los ha facilitado, y si el SGBDR de su sitio los admite. Un procedimiento alma-cenado es un archivo de comandos SQL (Structured Query Lan-guage), guardado y eje-cutable en la base de datos.

Procedimientos almace-nados

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Instalación CD Descripción Proveedor de datos Sí Únicamente en arquitec-tura de 2 niveles Puede utilizar SQL

ma-nual si está familiariza-do con SQL, que es el lenguaje utilizado para interactuar con bases de datos relacionales. En SQL manual, se abre o se escribe un ar-chivo de comandos SQL, que se ejecuta posteriormente con la base de datos. SQL manual Sí Puede recuperar datos de archivos XML Proveedor de datos

XML

Sí Los procedimientos es-critos en Microsoft Vi-sual Basic for Applica-tions (VBA) permiten recuperar datos de casi todos los orígenes de datos.

Proveedor de datos VBA

¿Pueden todos los usuarios de Desktop Intelligence

crear proveedores de datos?

El supervisor de Desktop Intelligence puede restringir el acceso a ciertos tipos de proveedores de datos o incluso a ciertos objetos dentro de un universo. Como resultado, podría crear consultas en universos pero no otro tipo de proveedores de datos y, después, utilizar únicamente ciertos objetos del universo.

2

¿Qué orígenes de datos están disponibles?

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y otros componentes de Desktop Intelligence depende completamente de las necesidades de consultas e informes de la empresa.

De forma predeterminada, todos los usuarios de Desktop Intelligence pueden actualizar los proveedores de datos para obtener la información más reciente de su base de datos.

¿Quién configura las conexiones de la base de datos?

Para acceder a datos y recuperarlos de una base de datos, necesita una conexión con la base de datos. Por ejemplo, si la empresa o la organización almacena sus datos en una base de datos Informix, alguien tiene que hacer que Desktop Intelligence "se comunique" con este origen de datos.

En la mayoría de los casos, el usuario final de Desktop Intelligence no tiene que preocuparse por configurar las conexiones de la base de datos. Por lo tanto, Desktop Intelligence le permite obtener la información necesaria, sin tener conocimientos técnicos de su funcionamiento interno.

Esto no significa que los usuarios de con privilegios no puedan definir sus propias conexiones con la base de datos. Por ejemplo, en SQL manual, puede definir una conexión, escribir un archivo de comandos SQL y ejecutar dicho archivo de comandos con la conexión creada.

En la siguiente tabla se indica quién configura las conexiones de la base de datos para los diversos proveedores de datos de Desktop Intelligence.

¿Quién la configura? Proveedor de datos

El diseñador del universo configura la conexión en el universo, de forma que la conexión esté oculta para el usuario al crear o editar consultas. Nota:

El supervisor puede modificar la cone-xión existente o asignar una nueva conexión al universo.

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¿Quién la configura? Proveedor de datos

El supervisor crea la conexión para acceder a un procedimiento almace-nado.

Procedimientos almacenados

En SQL manual, puede crear su propia conexión con la base de da-tos. Una vez creada la conexión, puede hacer que esté disponible para otros usuarios.

SQL manual

Cuando accede a datos en un archi-vo XML o un archiarchi-vo de datos perso-nales, selecciona el archivo y al ha-cerlo, se "conecta". No es una tarea técnica, es una cuestión simplemente de seleccionar el archivo correcto. Archivos XML y archivos de datos

personales

Un procedimiento VBA ejecuta una macro VBA que recupera datos para el informe de Desktop Intelligence. La persona que crea la macro define la conexión con el origen de datos en el código de la macro.

Procedimientos VBA

Conexiones restringidas

Si está trabajando con un universo que está configurado con una conexión restringida, necesita proporcionar el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos para ejecutar una consulta. Este nombre de usuario y contraseña no son los que utiliza para conectarse a Desktop Intelligence; son el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos subyacente Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence

(31)

universos puede configurar una conexión restringida para agregar una capa de seguridad adicional. Dependiendo del tipo de conexión restringida, necesita proporcionar el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos en uno o todos los casos siguientes:

• La primera vez que ejecuta una consulta (para obtener más información sobre la ejecución de una consulta, consulte "Elaboración de una consulta en el Panel de consulta y su ejecución").

• Cuando se actualiza una consulta (para obtener más información sobre la actualización de una consulta, vea "Actualización de documentos de Desktop Intelligence").

• Cuando analiza una consulta para probar su validez (para obtener más información sobre cómo analizar una consulta, consulte "Utilizar SQL de consultas de Desktop Intelligence").

Si no conoce el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos, póngase en contacto con el administrador de Desktop Intelligence.

¿Es posible combinar datos de orígenes diferentes

en un mismo informe?

Sí. Con Desktop Intelligence puede crear informes completos con datos de bases de datos de empresa a los que puede acceder utilizando consultas en proveedores de datos como universos y SQL manual, y datos de sus propios archivos como hojas de cálculo y archivos de texto.

Flujos de trabajo para acceso a datos

Existen dos flujos de operaciones básicos para crear proveedores de datos con el fin de acceder a los datos de Desktop Intelligence. Puede crear un proveedor de datos por dos razones:

• para crear un documento nuevo

• para trabajar con un documento existente.

Asimismo, con un documento existente, puede obtener resultados diferentes mediante la edición de un proveedor de datos.

(32)

En las secciones siguientes se explican estos dos flujos de operaciones.

Creación de un proveedor de datos al crear un

documento

Crear un proveedor de datos al crear un documento nuevo es una forma típica de utilizar Desktop Intelligence. El documento se crea para ver datos de la empresa; para hacerlo, debe crear un proveedor de datos para acceder a los datos desde un origen de datos.

Para ayudarle en la creación de un proveedor de datos al crear un documento, Desktop Intelligence inicia el Asistente para la creación de informes al iniciar la aplicación por primera vez.

Para crear un nuevo proveedor de datos con el asistente

1. Ejecute el Asistente para la creación de informes de la barra de herramientas Estándar.

2. Seleccione una opción para el diseño del informe.

3. Haga clic enComenzar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos.

4. Realice una selección según la forma en la que desea crear la consulta (utilice el elemento de opciones para ajustar la lista a continuación): • Para crear una consulta en un universo, haga clic en Universo y a

continuación en Siguiente.

• Para crear una consulta basada en un procedimiento almacenado, SQL manual, archivo de datos personales o procedimiento VBA, haga clic en Otros y, a continuación, seleccione un origen de datos de la lista y haga clic en Finalizar.

• Para crear una consulta en un universo mediante el Panel de consulta, haga clic en Universo y, a continuación, en Finalizar.

Si ha seleccionado Otros en el paso anterior, aparece un cuadro de diálogo que permitirá crear un proveedor de datos y recuperar los datos para el informe.

2

Flujos de trabajo para acceso a datos

(33)

de consulta. En el Panel de consulta, puede ver todas las clases y los objetos existentes en el universo seleccionado y utilizarlos para crear una consulta. Para obtener más información, consulte "Visualización del panel de consulta". (ts_note: Make this a related-link.)

Definición de un tipo de proveedor de datos predeterminado para documentos nuevos

¿Utiliza siempre el mismo tipo de proveedor de datos al crear nuevos documentos? Si es así, puede definir una opción de forma que el tipo de proveedor de datos que siempre utiliza se preseleccione en el Asistente para la creación de informes. Esto significa que no tendrá que seleccionar el tipo de proveedor de datos siempre que cree un documento.

Si siempre utiliza consultas en universos, también puede seleccionar el universo predeterminado que va a utilizar.

Para definir un tipo de proveedor de datos predeterminado:

1. Haga clic en Opciones, en el menú Herramientas.

2. Haga clic en la ficha Nuevo documento.

3. Haga clic en Mostrar el Asistente para la creación de informes:

4. En el cuadro de grupo Acceso a los datos, seleccione el tipo de proveedor de datos que desea utilizar.

• La opción Utilizar el universo predeterminado permite seleccionar el universo que desea.

• La opción Otro proveedor de datos permite seleccionar otro tipo de proveedor de datos de la lista desplegable.

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Creación de una consulta en un documento existente

No tiene que crear un documento nuevo siempre que quiera ver nuevos datos en Desktop Intelligence. Puede crear proveedores de datos dentro de documentos existentes. Esta función le permite no solamente ver más datos

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que provienen del mismo origen que la consulta inicial del documento, sino también combinar en el mismo informe datos de diferentes orígenes. La información de ventas de la empresa se almacena en la base de datos de la empresa, a la que se accede mediante una consulta en un universo en Desktop Intelligence. Ya tiene un documento de Desktop Intelligence que contiene esta información.

Los objetivos trimestrales están guardados en una hoja de cálculo de Microsoft Excel y quiere comparar las cifras con sus datos personales.

Para comparar las cifras de la empresa con sus datos personales

1. Abra el documento que contiene los datos de la empresa.

2. Haga clic en Nuevo proveedor de datos.

3. Haga clic en Acceder a nuevos datos por otra vía.

4. Haga clic en Archivos de datos personales.

5. Haga clic en Finalizar.

6. E el cuadro de diálogo que aparece, busque el archivo Excel que contiene sus datos personales.

7. Haga clic en Ejecutar.

Desktop Intelligence elabora los datos a partir de la hoja de cálculo disponible en su informe.

Para crear un proveedor de datos dentro de un documento existente

1. Haga clic en Nuevo proveedor de datos en el menú Datos.

2. Siga el asistente para seleccionar el tipo de proveedor de datos que desea.

3. Cree el proveedor de datos.

Desktop Intelligence recupera los datos, haciendo que estén disponibles en el documento.

Sugerencia: Si quiere ver los nuevos datos tan pronto como Desktop Intelligence los haya recuperado, utilice los comandos Tabla, Tabla de Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence

(35)

el asistente para acceder a los datos que desea.

Edición de proveedores de datos

Editar un proveedor de datos significa cambiar su definición para incorporar datos nuevos o diferentes al documento en el que esté trabajando. A menudo es más rápido y sencillo editar un proveedor de datos que crear uno nuevo. Ejemplo:Adición de información regional a un documento existente Está trabajando en un documento con cifras de ventas por año, pero necesita cierta información regional para completar los datos. En vez de crear una nueva consulta, lo cual significa crear varios proveedores de datos en el mismo documento, puede simplemente añadir objetos del resultado al proveedor de datos existente.

Para agregar objetos de resultados al proveedor de datos existente:

1. Haga clic en Editar proveedor de datos en el menú Datos. En el Panel de consulta, añada los objetos que desea (por ejemplo Región, Ciudad) en el cuadro Objetos del resultado. Para ello, haga doble clic en el icono de cada objeto de la lista Clases y objetos.

Desktop Intelligence devuelve los nuevos datos al informe y, siempre que los datos aparezcan en una tabla, aparecen automáticamente las nuevas columnas.

Otras razones para editar un proveedor de datos

Entre otras razones para editar un proveedor de datos se incluyen: • Desea restringir el volumen de datos devueltos mediante la definición

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• Desea que los datos se ordenen de una forma determinada en el nivel de consulta.

Para editar un proveedor de datos

1. Haga clic en Editar proveedor de datos en el menú Datos.

2. El siguiente paso depende de si el documento contiene o no más de un proveedor de datos.

Entonces... Si el documento

contiene...

Haga clic en Aceptar.

Un proveedor de datos

Seleccione el proveedor de datos que desea editar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Más de un provee-dor de datos

3. Edite y ejecute el proveedor de datos.

Desktop Intelligence devuelve al informe el nuevo conjunto de datos.

Para cancelar un proveedor de datos

Cancelar un proveedor de datos significa interrumpir el proveedor de datos mientras recupera los datos para crear o actualizar un informe.

1. Para cancelar un proveedor de datos, pulse la tecla Esc.

Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Interrupción de la ejecución.

2. Seleccione los resultados que desea ver en el informe: Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence

(37)

Entonces Si...

Haga clic en Continuar la ejecu-ción.

Desea ver los resultados que creará el proveedor de datos que está ejecutando

Haga clic en Detener la ejecución y conservar los resultados parcia-les.

Cuando se obtienen resultados parciales en el informe, aparece la notificación Resultados parciales en la barra de estado.

Desea ver los resultados parcia-les creados por el proveedor de datos al interrumpir la ejecución

Haga clic en Eliminar los resulta-dos.

Desea eliminar los resultados creados por el proveedor de da-tos al interrumpir la ejecución

Haga clic en Conservar los resul-tados de la ejecución anterior. Desea ver los resultados de la

ejecución anterior

Uso del repositorio

Los documentos de colocan en Carpetas y Categorías en el repositorio Consulte "El repositorio".

Exportación al repositorio

Al crear un documento, antes de poder exportarlo al repositorio por primera vez, guarde el documento y expórtelo a una carpeta existente o cree una nueva.

Las carpetas contienen copias reales de los archivos, en tanto que las categorías simplemente apuntan a los documentos.

(38)

Para exportar un documento al repositorio:

1. Abra un documento guardado en el Administrador de Desktop Intelligence.

2. Haga clic en Exportar al repositorio en el menú Archivo.

Localice la carpeta a la que desea exportar el documento o cree una nueva.

3. Resalte la carpeta donde desea exportar el documento.

4. Haga clic en Agregar.

Si el documento tiene el nombre correcto...

5. Haga clic en Aceptar.

6. Vuelva a hacer clic en Aceptar.

7. Especifique la información de resumen.

9. Haga clic en Reemplazar.

Si no hace clic en Reemplazar, se interrumpe la exportación.

10. Haga clic en Aceptar.

Crear una nueva carpeta

Cuando exporta un documento a una carpeta, debe incluirlo en una carpeta existente o bien crear una nueva carpeta.

Para crear una nueva carpeta

1. Haga clic en Exportar al repositorio.

2. Resalte el archivo donde desea crear la carpeta.

3. Haga clic en Nuevo.

4. Escriba el nombre de la carpeta.

5. Haga clic en Aceptar. Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence

2

Exportación al repositorio

(39)

Exportación a una categoría

Guarde los archivos en el disco local antes de exportarlos al diccionario por primera vez. Es mejor exportar el documento a una carpeta antes de exportarlo a una categoría.

Para colocar un archivo en una categoría

1. Abra el archivo en el administrador de Desktop Intelligence.

3. Haga clic en Categorías en la parte inferior del cuadro de diálogo.

4. Active la categoría a la que desea enviar el documento. Puede marcar más de una categoría.

Para programar la exportación de un documento

1. Haga clic en Archivo > Exportar al repositorio.

2. En el cuadro "Exportar", haga clic en Examinar y, a continuación, localice y agregue los documentos que desea enviar.

Para quitar documentos de la lista Documento(s) a enviar, seleccione los documentos que desea quitar y haga clic en Eliminar.

3. Seleccione la carpeta repositorio a la que se enviará el documento. • Haga clic en Nuevo para crear una carpeta repositorio nueva. • Haga clic en Eliminar para eliminar una carpeta repositorio vacía (las

carpetas que no están vacías no se pueden eliminar).

4. Si lo desea, haga clic en Categorías para asociar categorías al documento o en Borrar para borrar la lista.

5. Haga clic en Programar.

6. En el cuadro "Enviar un documento a Broadcast Agent", haga clic en la ficha "General" y seleccione las opciones generales que desee.

(40)

Descripción Opción

Escoja uno de los formatos de publicación del documento disponibles.

Formatos

Decida si el documento se va a publicar o no en la memoria caché del repositorio para mejorar su acceso, y elija el for-mato. Puede elegir uno o varios de los formatos siguientes:

Opciones de caché

Haga clic en Impresora predeterminada y en Habilitar o en Opciones de impresión para especificar opciones de impresión.

Especifique la impresora

7. Haga clic en la ficha "Cambiar la programación" para seleccionar las opciones de programación.

Elija la frecuencia de publicación.

Ejecutar

Elija más opciones en función de la frecuencia se-leccionada en Ejecutar.

El objeto se va a eje-cutar ahora

8. Haga clic en la ficha "Distribución" para seleccionar las opciones de distribución.

Todas las posibilidades excepto Ubicación empresarial predeterminada le proporcionan las siguientes opciones:

2

Exportación al repositorio

(41)

La instancia publicada se eliminará tras realizar la publicación programada.

Limpiar la instancia después de la programación

La distribución se realizará según los valores predeterminados establecidos para el Servidor de tareas.

Usar los valores predetermina-dos del Servidor de tareas

Si no se usan los valores predetermina-dos de Servidor de tareas, deberá espe-cificar valores en función de la ubica-ción de distribuubica-ción seleccionada.

Opciones adicionales cuando no se usan los valores predeter-minados de Servidor de tareas

Administración de categorías

Cuando exporta un documento al repositorio, también puede crear una nueva categoría, eliminar una categoría existente o cambiar su nombre.

Para administrar las categorías

4. Haga clic en Administrar.

5. Localice la categoría que desea administrar.

6. Active la categoría. • Agregar una categoría • Eliminar una categoría • Editar una categoría

Para agregar una categoría a la lista de categorías

Con el cuadro de diálogo Enviar a abierto:

(42)

3. Active la categoría que desea administrar.

Para eliminar una categoría de la lista de categorías

5. Localice la categoría que desea eliminar.

6. Active la categoría.

7. Haga clic en Eliminar.

Para editar una categoría

5. Busque el archivo que desea editar o al que desea cambiar el nombre.

6. Haga clic en Editar.

El derecho de crear o eliminar una carpeta es controlado por el servidor. Si recibe un mensaje de error, póngase en contacto con el administrador del servidor.

Importar desde el repositorio

Puede importar de carpetas o categorías.

2

Importar desde el repositorio

(43)

Para importar un documento de una carpeta del

repositorio

1. Elija las carpetas o categorías en la parte inferior izquierda del cuadro Examinar categorías.

2. Haga clic en Importar del repositorio en el menú Archivo.

3. Localice el documento que desea importar.

4. Seleccione el documento.

5. Seleccione Abrir al recuperar.

6. Haga clic en Recuperar.

Recuperar diferentes instancias de un documento

determinado

Si tiene más de una instancia de un archivo, se activará el botón Recuperar inst.

Seleccione el archivo que desea importar al repositorio. Nota:

• Las instancias se colocan el las carpetas que utilizan InfoView. • Se accede a las opciones de programación mediante InfoView.

Si está disponible el botón Recuperar inst, existe más de una instancia del documento.

Para elegir una instancia de un documento

1. Haga clic en el botón Recuperar instancia.

2. Elija una instancia del documento.

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Enviar documentos desde Desktop

Intelligence

Puede enviar documentos de Desktop Intelligence a otros usuarios de la implementación de Business Objects o bien a otras personas a través del correo electrónico.

Para que los demás usuarios de la implementación de Business Objects puedan acceder al documento, deben tener los derechos apropiados. Si no los tienen o si no forman parte de la implementación de Business Objects y reciben el documento a través del correo electrónico, el documento debe haberse guardado con la opción Guardar para todos los usuarios activada para que puedan acceder al documento.

Para enviar documentos a usuarios y grupos desde

Desktop Intelligence

1. Haga clic en Archivo > Enviar > Usuarios.

2. En el cuadro Enviar documentos a los usuarios, haga clic en Examinar y, a continuación, localice y agregue el documento que desea enviar. El documento aparece en la lista Documento(s) a enviar. Si ya se ha abierto un documento en Desktop Intelligence, aparece de forma predeterminada.

3. En el cuadro "Enviar documentos a los usuarios", haga clic en Para.

4. En el cuadro "Seleccionar usuarios y grupos", haga clic en Grupos para ver grupos de usuarios, o en Usuarios para ver usuarios individuales. Puede actualizar la lista haciendo clic en Actualizar.

5. Seleccione uno o varios elementos en la lista. Utilice Ctrl+clic para seleccionar varios elementos.

6. Haga clic en Agregar para agregar la selección realizada a la lista Destinatarios del documento.

Puede elegir una opción, Grupos o Usuarios, agregar usuarios a la lista Destinatarios del documento y, a continuación, realizar la misma operación con la otra opción.

2

Enviar documentos desde Desktop Intelligence

(45)

selecciónelos y haga clic en Eliminar.

Los documentos seleccionados se envían a la bandeja de entrada de Business Objects de los destinatarios.

Para enviar documentos por correo electrónico con

Desktop Intelligence

Su equipo debe disponer de un cliente de correo electrónico configurado para abrir nuevos correos electrónicos con una cuenta de correo válida. Si el destinatario no es un usuario de la implementación de Business Objects con los derechos apropiados para leer el documento, deberá guardar primero el documento con la opción Guardar para todos los usuarios activada.

1. Abra un documento de Desktop Intelligence.

2. Haga clic en Archivo > Enviar > Enviar por correo electrónico. El cliente de correo electrónico abre un mensaje vacío. El documento de Desktop Intelligence está adjunto al correo electrónico.

3. Especifique el destinatario y el asunto deseados, escriba un mensaje si lo desea y, a continuación, envíe el correo electrónico.

El correo electrónico con el documento adjunto se envía a la dirección de correo electrónico especificada.

Enviar documentos desde Desktop

Intelligence

Puede enviar documentos de Desktop Intelligence a otros usuarios de la implementación de Business Objects o bien a otras personas a través del correo electrónico.

Para que los demás usuarios de la implementación de Business Objects puedan acceder al documento, deben tener los derechos apropiados. Si no los tienen o si no forman parte de la implementación de Business Objects y reciben el documento a través del correo electrónico, el documento debe haberse guardado con la opción Guardar para todos los usuarios activada para que puedan acceder al documento.

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2

Enviar documentos desde Desktop Intelligence

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Presentación general

En este capítulo se describe cómo acceder a los datos a través de la tecnología original de Desktop Intelligence: generando consultas en los universos.

¿Qué es un universo?

Los universos de Desktop Intelligence facilitan el acceso a los datos, ya que contienen objetos de información de importancia empresarial conocidos por el usuario. Además, para crear informes eficaces con información relevante para su trabajo, no es necesario tener un conocimiento de la estructura o tecnología de la base de datos.

Los universos son la interfaz semántica que aísla al usuario de las dificultades de la base de datos. Un universo realiza las asignaciones de los datos de la base de datos, en términos cotidianos que describen la situación empresarial.

Los universos se componen de clases y objetos. Los objetos de un universo de recursos humanos, por ejemplo, serían Nombres, Direcciones, Sueldos. Las clases son agrupaciones lógicas de objetos. Cada clase tiene un nombre significativo como, por ejemplo, Vacaciones (para objetos relacionados con las vacaciones de los empleados). Cada objeto realiza las asignaciones de los datos y le permite recuperar los datos de los informes.

¿Quién es responsable de crear universos?

En la empresa u organización, los universos son creados por el diseñador de universos, que trabaja con una aplicación de denominada Designer. Posteriormente, será el mismo diseñador quien determine la disponibilidad de los universos para los usuarios del lugar de trabajo, de forma que éstos puedan acceder a la información que desean de la base de datos.

Junto con Desktop Intelligence se incluyen dos universos de ejemplo que realizan asignaciones a bases de datos de ejemplo. En la secciónMaterial de demostración, que se presenta a continuación, se ofrece una descripción detallada al respecto.

Elaboración de consultas en universos

3

Presentación general

(49)

¿Qué son las consultas de universo?

Las consultas de universo le permiten recuperar los datos de una base de datos a través de un universo. Por lo tanto, elaborará consultas para incluir datos en un informe, bien al crear el informe en sí o bien cuando se desean ver nuevos datos.

Al elaborar una consulta, deberá seleccionar objetos de un universo y, a continuación, ejecutar la consulta. Desktop Intelligence se conectará a la base de datos y recuperará los datos que correspondan a los objetos seleccionados. Desktop Intelligence recupera datos ejecutando una consulta SQL con respecto a la base de datos; Desktop Intelligence genera este SQL de acuerdo con los objetos que seleccione. SQL (Structured Query

Language) significa Lenguaje de consulta estructurado; es el lenguaje de consulta que entienden (en varios dialectos) todas las bases de datos relacionales.

Nota:

Las consultas SQL generadas por Desktop Intelligence no pueden superar una longitud de 65.536 caracteres.

Material de demostración

Varias bases de datos de ejemplo y sus universos e informes que vienen con ellas se incluyen en el paquete Desktop Intelligence. Se instalan junto con Desktop Intelligence y se utilizan en los ejemplos de este manual. Las bases de datos son compatibles con Microsoft Access 2000. El CD de Desktop Intelligence también incluye archivos de datos y secuencias de comandos SQL para permitir a un administrador de la base de datos crear las bases de datos en cualquier SGBDR.

Viajes Archipiélagos

El universo Viajes Archipiélagos accede a información de la base de datos club.mdb. Está diseñado para un operador turístico imaginario que gestiona clubes de playa en distintos centros vacacionales de todo el mundo. Se utiliza para recuperar datos sobre ventas y reservas relacionados con los centros y los clientes en un período determinado. La ilustración siguiente

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muestra las clases y objetos del universo como aparecen en Desktop Intelligence.

Debido a que los universos ofrecen una interfaz semántica entre el usuario y la base de datos, los nombres de las clases y objetos del universo de demostración son muy claros. La clase Centro de vacaciones contiene objetos que se asignan a datos de centros de vacaciones:

• El objeto Centro de vacaciones recupera los nombres de los centros de vacaciones de la empresa.

• El objeto Servicio recupera datos de los tipos de servicios de cada centro de vacaciones: alojamiento, comida y bebida, actividades.

• El objeto Tipo de prestaciones recupera datos de los tipos de servicio de cada centro vacacional, por ejemplo, suite familiar (para alojamiento), restaurante (para comida y bebida).

Para obtener información adicional sobre las clases y los distintos tipos de objetos que puede encontrar en Desktop Intelligence, consulteClases y subclasesyObjetos de dimensión, indicador e información.

Clases y subclases

El universo de demostración contiene cinco clases: Centro de vacaciones, Cliente, Ventas, Reservas e Indicadores. La finalidad de las clases es ofrecer agrupaciones lógicas de objetos. La clase Cliente, por ejemplo, contiene objetos que se asignan a datos de clientes de la base de datos.

La clase Cliente contiene una subclase denominada Patrocinador. Una subclase es a una clase lo que una subcarpeta a una carpeta.

Objetos de dimensión, indicador e información

Al crear universos, los diseñadores definen y califican objetos. La calificación de un objeto revela la forma en que se puede utilizar en el análisis de informes.

Un objeto puede calificarse como dimensión, información o indicador. Cada tipo de objeto tiene una finalidad distinta:

3

Presentación general

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devuelven dependen de los objetos con los que se utilicen. Por ejemplo, si incluye Centro de vacaciones e Ingresos en una consulta, WebIntelligence calculará el volumen de negocios por cada centro de vacaciones. Si incluye Cliente y Volumen de negocios, se calculan los ingresos por cliente, y así sucesivamente.

eModas

La base de datos eModas contiene los datos de los minoristas de una cadena de prendas de vestir. Registra 211 productos (663 con variaciones de color) vendidos en más de 13 establecimientos de EE.UU. en los últimos tres años. Contiene aproximadamente 90.000 filas de datos.

Elaboración de una consulta básica sobre

un universo

Al crear una consulta sobre un universo, es posible introducir datos en un informe. Esto se realiza en el Panel de consulta, una interfaz gráfica que permite elaborar una consulta arrastrando y soltando objetos de un universo. El Panel de consulta aparece ilustrado enVisualización del Panel de consulta. Son tres los pasos necesarios para la elaboración de una consulta básica sobre un universo.

• Mostrar el Panel de consulta.

• Elaborar la consulta en el Panel de consulta y ejecutarla. • Guardar la definición de la consulta.

Visualización del Panel de consulta

El procedimiento a seguir para mostrar el Panel de consulta depende de si va a crear un documento nuevo o simplemente desea elaborar una nueva consulta dentro de un documento ya existente. Puede utilizar los botones de la barra de herramientas y comandos siguientes.

(52)

Entonces Para

haga clic en el botón Asistente para la creación de informes (barra de herramientas Estándar).

crear un documento nuevo,

Haga clic en Editar proveedor de datos en el menú Datos.

para editar una consulta u otro tipo de proveedor de datos en el docu-mento actual,

Haga clic en Nuevo proveedor de datos en el menú Datos.

para crear una consulta nueva u otro tipo de proveedor de datos en el do-cumento actual,

Si desea más información al respecto, consulte la sección Flujos de operaciones para acceso a datos.

El Panel de consulta muestra el contenido del universo de Desktop

Intelligence y le permite seleccionar los datos haciendo simplemente clic en el ratón.

En el árbol Clases y objetos en el lado izquierdo de la pantalla, la visualización es la siguiente:

• Clases: aparecen como carpetas.

• Objetos: aparecen como cubos (para dimensiones), esferas (para indicadores) o pirámides (para información).

El botón en la parte inferior de la izquierda, bajo el árbol Clases y objetos, cuenta con un icono que muestra los distintos tipos de objetos y se selecciona de manera predeterminada y controla la visualización de las clases y objetos del universo.

El botón a la derecha muestra las condiciones predefinidas del universo. En el cuadro de búsqueda junto a estos botones puede introducir una cadena de búsqueda para encontrar objetos en el universo.

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por ejemplo para indicar un número máximo de filas.

El cuadro Objetos del resultado muestra los objetos que están incluidos en la consulta.

El cuadro Condiciones muestra las condiciones que limitan los datos devueltos por la consulta.

El botón Guardar y cerrar le permite guardar la consulta que ha definido sin ejecutarla. Puede ejecutarla posteriormente utilizando el comando Actualizar.

Cuando se hace clic en Ver, aparecen en el Administrador de datos los datos en bruto recuperados por la consulta. En el Administrador de datos, puede editar, aceptar o cancelar la consulta.

Cuando se hace clic en Ejecutar, la consulta se conecta a la base de datos y aparecen los datos en el informe.

Para mostrar el Panel de consulta.

Cuando inicia Desktop Intelligence por primera vez, aparece el Asistente para la creación de informes. Utilice el asistente para mostrar el Panel de consulta del universo Viajes Archipiélagos.

1. En el Asistente para la creación de informes, haga clic en Comenzar. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos, con la opción Universo ya seleccionada.

2. Haga clic en Siguiente.

Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar un universo.

3. Haga clic en Viajes Archipiélagos:

4. Haga clic en Finalizar.

Aparecerá el Panel de consulta, en el que se muestran las clases del universo Viajes Archipiélagos.