Sistema de Educación a distancia
CARRERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis de grado previa la obtención del título de:
Licenciada en Contabilidad y Auditoría
Tema:
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO-CONTABLE PARA LA EMPRESA SEMIPAL ASD CIA. LTDA.,
COMERCIALIZADORA DE SEMILLA CERTIFICADA DE PALMA ACEITERA
Autor:
Ana Luisa Jaramillo Maldonado
Director de Tesis: Ing. Harold Muñoz Benítez
Santo Domingo – Ecuador
ii
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por la señora: Ana Luisa Jaramillo Maldonado, cuyo tema es: ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO-CONTABLE PARA LA EMPRESA SEMIPAL ASD CIA. LTDA., COMERCIALIZADORA DE SEMILLA CERTIFICADA DE PALMA ACEITERA, ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes.
Atentamente.
____________________________
iii
AUTORÍA DE TESIS.
El contenido del presente trabajo está bajo la responsabilidad de la autora, así como los contenidos, ideas, criterios, análisis, conclusiones y recomendaciones.
____________________________
Ana Luisa Jaramillo Maldonado
Autor: Ana Luisa Jaramillo Maldonado
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL.
Título de Tesis: ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FINANCIERO-CONTABLE
PARA LA EMPRESA SEMIPAL ASD CIA. LTDA.,
COMERCIALIZADORA DE SEMILLA
CERTIFICADA DE PALMA ACEITERA
iv
DEDICATORIA.
Este trabajo está dedicado principalmente a Dios, fuente de amor y vida; a mi Familia, empezando por mis adorados Padres que me han formado como persona de bien, a mi Esposo e hijos que son el motor de mi vida y a mis queridos hermanos que me han apoyado en todo momento.
Ana Luisa Jaramillo Maldonado
Nuestro sueño, cuando lo seguimos, es el mejor pronosticador de nuestro futuro.
v
AGRADECIMIENTO.
Mis más sinceros agradecimientos a todas aquellas personas que me rodean, Mi Familia, Amigos, Profesores, Colegas y Compañeros de trabajo, que de una u otra manera me han impulsado a concluir este trabajo para lograr el objetivo deseado de convertirme en una Profesional.
Ana Luisa Jaramillo Maldonado
Un sólo pensamiento de gratitud hacia el cielo, es la oración más perfecta.
vi
ÍNDICE GENERAL.
PORTADA ... i
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS ... ii
AUTORÍA DE TESIS. ... iii
DEDICATORIA. ... iv
AGRADECIMIENTO. ... v
ÍNDICE GENERAL. ... vi
ÍNDICE DE FIGURAS ... xi
INTRODUCCIÓN ... xii
CAPÍTULO I ... 1
EL PROBLEMA ... 1
1.1. Planteamiento del Problema ... 1
1.2. Formulación del Problema... 2
1.3. Preguntas Directrices ... 2
1.4. Objetivos ... 3
1.4.1. Objetivo General ... 3
1.4.2. Objetivos específicos ... 3
1.4.3. Justificación del Tema ... 3
CAPÍTULO II ... 6
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ... 6
2.1 La Empresa y su clasificación ... 6
2.2 Manual de procedimientos ... 7
2.2.1 Pasos y redacción para la elaboración de un manual de procedimientos. ... 7
2.2.2 Elementos del manual de procedimientos ... 8
2.2.2.1 Proceso... 8
2.2.2.2 Símbolos estándares para el diagrama de flujo. ... 9
2.3 Ventajas ... 10
2.4 Desventajas ... 10
2.5 Análisis Contable ... 11
2.6 Proceso Contable ... 11
2.7 Registro contable ... 11
2.8 La Ecuación contable... 12
vii
2.8.2 Pasivo ... 12
2.8.3 Patrimonio ... 13
2.9 Control interno ... 13
2.9.1 Fundamentos del control interno ... 13
2.9.2 Elementos del Control Interno ... 14
2.10 Los Estados Financieros. ... 15
2.10.1 Presentación de los Estados Financieros Básicos. ... 15
2.11 Análisis Financiero ... 16
2.11.1 Análisis Vertical ... 17
2.11.2 Análisis horizontal ... 17
2.12 Razones Financieras ... 17
2.12.1 Razón de Solvencia ... 18
2.12.2 Razón de liquidez ... 19
2.12.3 Razón de gestión o actividad ... 19
2.12.4 Razón de rentabilidad ... 20
2.13 Marco legal ... 20
2.13.1 Creación de SEMIPAL ASD CIA. LTDA. ... 20
2.13.2 Las Normas Internacionales de Información Financiera. NIIF ... 21
2.13.3 Régimen tributarlo ... 23
2.13.4 Ley de compañías ... 23
2.14 Hipótesis ... 24
CAPITULO III ... 25
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ... 25
3.1 Diseño de la Investigación ... 25
3.2 Tipo de Investigación ... 25
3.3 Explicativo ... 25
3.4 Experimental ... 25
3.5 Métodos de la Investigación: ... 26
3.5.1 Observación ... 26
3.5.2 Deductivo ... 26
3.5.3 Analítico ... 26
3.6 Población y muestra ... 27
3.7 Técnicas de recolección de la información... 27
3.8 Análisis de resultados ... 27
CAPITULO IV ... 28
viii
4.1. Organización de la Empresa ... 28
4.1.1. Misión ... 29
4.1.2. Visión ... 29
4.1.3. Organigrama actual de la empresa SEMIPAL ASD CIA. LTDA. ... 29
4.1.4. Funciones y responsabilidades de los actuales puestos de trabajo ... 30
4.1.4.1. El Directorio ... 30
4.1.4.2. El Gerente General ... 30
4.1.4.3. Los Comisionistas ... 31
4.1.4.4. El Contador ... 31
4.1.4.5. El Asistente General ... 32
4.1.4.6. El Mensajero – Chofer ... 32
4.2. Productos ... 33
4.2.1. Semillas ... 33
4.3. Descripción de procesos ... 34
4.3.1. Comercialización de semillas ... 34
4.3.2. Logística y entrega de semillas ... 35
4.4. Cuerpos legales de la empresa ... 36
4.5. Análisis de las entrevistas realizadas ... 37
4.6. Análisis Financiero comparativo del ejercicio Fiscal 2012 y 2013 ... 37
4.6.1. Análisis vertical de los balances ... 38
4.6.2. Análisis horizontal de los balances ... 41
4.6.3. Análisis vertical del estado de pérdidas y ganancias ... 43
4.6.4. Análisis horizontal del estado de pérdidas y ganancias ... 46
4.6.5. Estado de Flujos de Efectivo ... 47
4.6.6. Análisis de los ratios financieros ... 49
CAPITULO V ... 53
ELABORACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO-CONTABLE PARA LA EMPRESA SEMIPAL ASD CIA. LTDA. ... 53
5.1 Presentación ... 53
5.2 Carátula ... 54
5.3 Organigrama funcional propuesto ... 55
5.4 Descripción de funciones. ... 56
5.5 Política y procedimiento para comercialización de productos de venta. ... 69
5.6 Determinación de procesos ... 70
5.6.1 Compra e importación de productos ... 70
ix
5.6.3 Venta y entrega de productos ... 74
5.6.4 Registro contable ... 76
5.6.5 Manejo de activos fijos ... 82
5.6.6 Manejo de cuentas por cobrar ... 85
5.6.7 Manejo de cuentas por pagar ... 88
5.6.8 Elaboración de estados financieros ... 90
5.6.9 Elaboración del presupuesto anual ... 92
5.7 Asientos tipo dentro del proceso contable ... 94
5.7.1 Compra de productos importados ... 94
5.7.2 Venta de productos ... 94
5.7.3 Pago de arriendo ... 95
5.7.4 Creación y Reposición de caja chica ... 95
5.7.5 Pago de nómina ... 96
5.7.6 Pago de comisiones ... 97
5.7.7 Compra de activos ... 97
5.7.8 Depreciación de activos ... 97
5.7.9 Recuperación de cuentas por cobrar ... 98
CAPITULO VI ... 99
6.1 Conclusiones ... 99
6.2 Recomendaciones ... 100
BIBLIOGRAFÍA ... 101
LINKOGRAFÍA ... 102
x
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1 Balance General ... 38
Tabla N° 2 Análisis vertical del Balance General ... 39
Tabla N° 3 Análisis horizontal del Balance General ... 41
Tabla N° 4 Estado de Resultados ... 43
Tabla N° 5 Análisis horizontal de pérdidas y ganancias ... 44
Tabla N° 6 Análisis vertical de pérdidas y ganancias ... 46
Tabla N° 7 Flujo de efectivo ... 47
Tabla N° 8 Ratios financieros ... 49
xi
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura N. 1 Simbolos estándares ... 09
Figura N. 2 Cronograma de implementación NIFF ... 22
Figura N. 3 Semipal ASD ... 28
Figura N. 4 Organigrama Actual ... 29
Figura N. 5 Semillas ... 33
Figura N. 6 Logística y entrega de semillas ... 35
xii
INTRODUCCIÓN
La Empresa SEMIPAL ASD CIA. LTDA. Fundada en Febrero del 2008, se dedica a la importación y comercialización de semilla certificada de palma aceitera procedente de una prestigiosa Empresa Costa Rícense.
Los Directivos de la Empresa iniciaron esta actividad al evidenciar el gran crecimiento de la actividad palmicultora, que es uno de los principales cultivos de uso industrial en el país. Actividad que con el paso del tiempo y los avances técnicos, científicos y experimentales de la agro-industria se ha convertido en eje de desarrollo social y de gran aporte para nuestra economía.
El cultivo de la palma aceitera promueve importantes inversiones, genera fuentes de trabajo e impulsa el progreso de extensas zonas del Ecuador, no solo por el cultivo de esta oleaginosa perenne, sino por los negocios que fluyen alrededor de la misma.
La gran demanda mundial de aceite rojo de palma para la producción de grasas vegetales de consumo humano y biocombustibles hace de este cultivo uno de los más importantes de la actividad agrícola del país. Es importante agregar que en el país el cultivo de palma se ha desarrollado con gran éxito gracias a las condiciones climatológicas que favorecen al mencionado cultivo en las Provincias de: Santo Domingo de los Tsáchilas (La Concordia), Esmeraldas (Quinindé), Los Ríos (Quevedo y Patricia Pilar) Guayas (El Triunfo, El Empalme y Cerecita), Santa Elena (Santa Elena) y El Oriente (Sucumbíos y Orellana)
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21 SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS 8 ESMERALDAS
13 LOS RIOS 10 GUAYAS 20 SANTA ELENA 22 SUCUMBIOS 17 ORELLANA
Las últimas Provincias que se han incorporado a esta actividad fueron Guayas y Santa Elena, en las cuales a inicio del 2010 visionarios agricultoras se arriesgaron a sembrar semilla certificada de palma aceitera compensando la falta de humedad en la tierra con sistemas de riego por tubería, convirtiendo a esta zona en una potencial fuente de producción de aceite rojo.
xiv
actividad agro-industrial, factor que les ha permitido ganar mercado y posicionarse fácilmente en el mundo palmicultor.
Para garantizar la calidad de la palma o aceite rojo se debe plantar semillas certificadas, es decir aquellas que han pasado por todo un proceso de investigación y selección riguroso que con certeza dará como resultado final una planta productiva, que garantice al palmicultor réditos significativos a su inversión. Es así que la naciente comercializadora obtiene la distribución de la Empresa de Costa Rica COMPACT SEEDS & CLONES S.A., productores de la semilla ASD, reconocida mundialmente por su desarrollo investigativo en laboratorios modernos y probado el producto en amplias extensiones de plantaciones productivas y exitosas que posee en Centro América. Esta alianza estratégica avala y garantiza la calidad del producto que importa y comercializa SEMIPAL ASD CIA. LTDA.
El reconocimiento internacional de la semilla ASD en el mundo palmero, ha permitido que este producto se comercialice en los países Africanos que fueron los que originaron este cultivo, e incluso abrieron una oficina comercial en Malasia, país que conjuntamente con Indonesia, son los líderes del mercado de palma en el mundo.
La actividad comercial de la Empresa SEMIPAL ASD CIA. LTDA. está orientada a posicionarse como la principal comercializadora de semilla de palma en el Ecuador, siendo necesario para lograr este objetivo contar con una adecuada administración Financiera y Contable que permita tener un control apropiado del manejo de sus recursos.
1 CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema
La Empresa SEMIPAL ASD CIA. LTDA. durante los últimos años de creación, ha centrado su control únicamente en los servicios que le ofrece el manejo de un programa contable (ORION) en el cual registran a diario las transacciones comerciales así como el kardex de mercadería. Adicionalmente llevan libros auxiliares de Bancos y hoja electrónica de depreciaciones. El sistema contable le permite en cualquier momento o al final del ejercicio contable conocer los saldos de cada una de las cuentas, el inventario de mercaderías, su balance, flujo de caja y estado de resultados. Dicha información carece de sustento de origen ya que no existen procedimientos para el manejo de compras, importaciones, ventas, logística, proveedores, clientes, facturación, cobranza, caja general, caja chica, fondo rotativo, bancos, y mucho menos lo relacionado al control financiero. La información de sustento se encuentra archivada cronológicamente en el tiempo, sin ningún orden y mucho menos basada en una directriz o un manual de procedimientos.
Actualmente la carencia de manuales Financieros-Contables, pone a la Empresa en una situación vulnerable que podría ocasionar graves problemas administrativos y económicos; la documentación de respaldo no refleja con exactitud las actividades efectuadas no tiene un soporte fundamentado para que los Administradores, Propietarios o entes de control puedan evidenciar posibles anomalías por un manejo inadecuado de las finanzas y la contabilidad, sean estos producidos por errores, descuidos, distracciones, mal interpretación de instrucciones e incluso colusión entre empleados.
2 1.2. Formulación del Problema
¿ES NECESARIO QUE SEMIPAL ASD CIA. LTDA. TENGA UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO – CONTABLE?
1.3. Preguntas Directrices
¿Cuál es la situación actual de la Empresa SEMIPAL ASD CIA. LTDA?
¿Cómo está conformada y organizada actualmente?
¿Qué procedimientos de control interno tiene actualmente?
¿Qué riesgos administrativos y económicos le afectan?
¿Por qué es necesario elaborar y poner en práctica el MANUAL DE PROCEMIENTOS FINANCIERO-CONTABLE?
¿Qué es un manual de procedimientos?
¿Qué es un Análisis Financiero?
¿Qué es contabilidad?
¿Qué prácticas financieras – contables se aplicarán en este proceso?
¿Qué resultado se espera lograr con la aplicación de un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO-CONTABLE?
¿Qué riesgos se minimizará con la elaboración y su aplicación?
¿A quiénes beneficiará la implementación de este manual?
¿Se incrementará la productividad y rentabilidad en la empresa con la implementación del manual?
3 1.4. Objetivos
1.4.1. Objetivo General
Elaborar un Manual de Procedimientos Financiero-Contable para SEMIPAL ASD CIA. LTDA., comercializadora de semilla certificada de palma aceitera.
1.4.2. Objetivos específicos
Investigar y analizar la actividad Comercial y la estructura organizacional de SEMIPAL ASD CIA. LTDA. como punto de partida del trabajo investigativo. Diagnosticar la situación actual de la compañía en el ámbito financiero – contable. Fundamentar teóricamente los procesos y subprocesos que enmarcan un MANUAL
DE PROCEMIENTOS FINANCIERO-CONTABLE
Desarrollar políticas, procedimientos y controles para el área Financiero - Contable de la empresa que ayude a la rentabilidad, productividad y a reducir los costos. Coordinar, exponer y solicitar la aprobación de los Propietarios y Administradores,
del manual de procedimientos Financiero-Contable que se diseñará.
1.4.3. Justificación del Tema
El cultivo de palma se encuentra entre los principales productos del sector agrícola, la Empresa SEMIPAL ASD CIA.LTDA. tiene la oportunidad de crecer en este segmento, y al encontrarse sin las suficientes herramientas para desarrollar de forma eficiente sus actividades financieras y contables, es imperativo la implementación del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO-CONTABLE para que crezca paralelamente con el mercado al que se pertenece.
4
La aplicación del Manual de Procedimientos Financiero – Contable, será eficiente en tanto se logre los objetivos para los cuales, fue planteado.
El proceso de implementación del manual, que implica planificar, hacer, verificar y actuar, traerá eficiencia y productividad en la empresa, dado que los procesos internos estarían ingresando en un sistema de mejora continua, puesto que la aplicación de las políticas propuestas permitirán desarticular ciertos cuellos de botella existentes en la gestión actual. La relación entre los recursos usados versus el producto final terminado en cada uno de los procesos, será sustancialmente favorable, denotando una significativa mejora interna.
Esta mejora se reflejará en la reducción de ciertos costos y gastos, ya que evitaría pérdidas de tiempo, desperdicios, y exceso de egresos en la gestión, consecuentemente la empresa será más eficiente. Es evidente que para lograr una reducción del costo, existen otros factores que deben considerarse como: el valor de la semilla, aranceles, etcétera; no obstante las políticas de compras, de logística y ventas, permitirán el efecto deseado. En cuanto al gasto, se espera que el manejo de fondos y caja chica consoliden un control directo sobre los recursos, con efecto posterior en la reducción del gasto administrativo y de ventas.
Los cambios mencionados necesariamente se observarán en el análisis de los estados financieros, claro está que existe un tiempo de maduración del modelo, esto dependerá de la cultura organizacional y del apoyo de la administración en todo el tiempo que dure la implementación, empero la elaboración y su posterior aplicación es justificable no solo para esta empresa, sino para todas aquellas que se encuentren en la necesidad de optimizar sus recursos.
5
Partiendo de los estados financieros anuales, se procede con el respectivo análisis financiero, cuyo propósito es evidenciar los riesgos potenciales en los cuales se encuentra la empresa y sus diferentes opciones de mitigación, siempre con el criterio de sustentabilidad del negocio.
Los beneficios que traería el sistema de control interno son notables desde todo punto de vista, ocasionando que la compañía sea mejor aceptada en un proceso crediticio, si bien es cierto esto no asegura el financiamiento, contribuye a demostrar que la administración está pendiente de la calidad en sus procesos.
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1La Empresa y su clasificación
“La Empresa es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad. (Mercedes Bravo Valdivieso, 2013, p 3)”
La Empresa es una sociedad productiva que necesita recursos económicos, talento humano, productos o servicios, equipo, tecnología y espacio físico para desarrollar su actividad comercial que tendrá como resultado una retribución económica o ganancia.
Según esta autora las Empresas se clasifican por: su naturaleza, por el sector al que pertenece y por la integración del capital.
Industriales
Transforman la materia prima en nuevos productos
POR SU NATURALEZA Comerciales
Se dedican a la compra-venta de productos conviertiendose en intermediarios entre productores y consumidores
De Servicios Se dedican a la venta de servicios a la colectividad
Públicas
Son aquellas cuyo capital pertenece al sector público (estado)
POR EL SECTOR AL QUE
PERTENECEN Privadas
Son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado 8personas naturales o jurídicas)
Mixtas
Son aquellas cuyo capital pertenece tanto al sector público como al sector privado (personas jurídicas)
Unipersonales
Son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.
POR LA INTEGRACION DEL CAPITAL
7 2.2 Manual de procedimientos
Los manuales de procedimiento brindan instrucciones e indicaciones para la operación diaria de un proyecto empresarial. Los manuales de procedimiento son esenciales para asegurar consistencia y calidad en los productos y servicios. Cada interés empresarial, desde un empresario solo hasta pequeñas empresas o grandes corporativos debería tener un manual de procedimientos para cada miembro del personal como parte de una prescripción de trabajo por escrito. (Eslava, José 2008, Pág. 81)
Es la guía de los pasos a realizarse en un proceso definido en una o más áreas de una
empresa. En este detalle se establece niveles de aprobación y responsabilidad, se
encuentran diseñados los documentos o formatos a utilizarse en cada nivel así como los
materiales, equipos, herramientas o información tecnológica necesaria para el
cumplimiento del proceso. Este descriptivo es fundamental para el control interno; lo
utilizan interna o externamente los entes de control.
2.2.1 Pasos y redacción para la elaboración de un manual de procedimientos.
Toda Empresa por pequeña que sea, debe tener establecida su política administrativa, comercial, operacional, financiera y contable, lo cual se establece en los manuales de procedimientos donde se aplica directrices técnicas, filosóficas y académicas para lograr los objetivos deseados.
Es importante apoyarse en una lista de políticas por funciones, responsabilidades y controles aplicable al área que se va a intervenir. Igualmente la consulta de textos especializados y manuales existentes sobre finanzas, compras, ventas, importaciones, logística, bodega y administración contable, serán piezas fundamentales para desarrollar en forma técnica este manual.
Además, la siguiente lista de tareas servirá de guía en el desarrollo del manual propuesto:
Obtener la autorización o pedido de los Administradores de la Empresa para su elaboración
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Definir el formato, tipo de letra, marginación y sangría que se utilizará en el manual de procedimientos.
Definir el campo o área que se desea normar
Verificar el marco legal que rige a la Empresa y aplicarlo a cada proceso
Establecer y diseñar los formatos que se utilizaran para apoyo en cada proceso.
Utilizar frases cortas y de fácil comprensión, tratando en lo posible de utilizar lenguaje corriente. Cuando se tenga que utilizar términos técnicos es necesario hacer una breve explicación.
Definir un glosario de términos.
Analizar y definir cada una de las tareas que se ejecutan en cada proceso
Ordenar, conceptualizar y fundamentar cada tarea
Definir los límites, responsabilidades y controles en cada tarea
Realizar los flugogramas de las tareas de cada proceso
Discutir con los Administradores los borradores de las tareas
Aprobación, elaboración, impresión y difusión del manual de procedimientos.
2.2.2 Elementos del manual de procedimientos
Dentro de los elementos que se encuentran en un manual de procedimientos de detallan los procesos y los símbolos y diagramas que se utilizan universalmente.
2.2.2.1Proceso
Es el conjunto de actividades o tareas, mutuamente relacionadas entre sí que admite elementos de entrada durante su desarrollo ya sea al inicio o a lo largo del mismo, los cuales se administran, regulan o autorregulan bajo modelos de gestión particulares para obtener elementos de salida o resultados esperados. (http://b
log.pucp.edu.pe/item/76663/que-es-un-proceso-definicion-y-elementos)
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2.2.2.2 Símbolos estándares para el diagrama de flujo.
Los símbolos estandarizados para hacer diagramas de flujo están publicados por la ANSI, y se resaltan los diez más comunes para poder diagramar procesos de una empresa, son los que se presentan a continuación:
FIGURA N° 1 SÍMBOLOS ESTANDARES
Símbolo Descripción
Operación: Rectángulo. Se utiliza este símbolo cada vez que ocurra un cambio en un ítem. Se usa para denotar cualquier clase de actividad..
Movimiento/Transporte: Flecha ancha. Se utiliza esta flecha para indicar el movimiento del output entre locaciones.
Punto de decisión: Diamante. Indica aquel punto del proceso en el cual se debe tomar una decisión.
Inspección: Círculo grande. Se utiliza un círculo grande para indicar que el flujo del proceso se ha detenido, de manera que pueda evaluarse la calidad de output.
Documentación: Rectángulo con la parte inferior en forma de onda. Se utiliza este símbolo para indicar que el output de una actividad incluyó información registrada en papel
Espera: Rectángulo obtuso. Se utiliza este símbolo, algunas veces denominado bala, cuando un ítem o persona debe esperar o cuando un ítem se coloca en un almacenamiento provisional antes de que se realice la siguiente actividad programada.
Almacenamiento: Triángulo. Se utiliza un triángulo cuando existe una condición de almacenamiento controlado y se requiera una orden o solicitud para que el ítem pase a la siguiente actividad programada.
Dirección del Flujo: Flecha. Se utiliza una flecha para denotar la dirección y el orden que corresponden a los pasos del proceso.
Conector: Círculo pequeño. Se emplea un círculo pequeño con una letra dentro del mismo al final de cada diagrama de flujo para indicar que el output de esa parte del diagrama de flujo servirá como el input para otro diagrama de flujo.
Límites: Círculo alargado. Se utiliza un círculo alargado para indicar el inicio y el fin del proceso. Normalmente dentro del símbolo aparece la palabra inicio o comienzo; término o fin.
10 2.3 Ventajas
Considerando el objetivo general del presente trabajo, se exponen las ventajas que tendrá SEMIPAL ASD CIA. LTDA. al poner en práctica el manual de procedimientos Financiero-Contable:
Lograr y mantener un sólido plan de organización en la Empresa.
Asegurarse de que todos los interesados tengan una adecuada compresión de las políticas de la Empresa.
Que sirva como guía eficaz de cada una de las tareas que deban realizar sus funcionarios y empleados en el ámbito Financiero – Contable.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo del área Financiera – Contable y su relación con las demás áreas de la Empresa.
Conocer con certeza los grados de aprobación y autoridad de los diversos niveles.
Ser fuente sólida de consulta para el estudio de problemas financieros-contables y evitar problemas administrativos o fraudes.
2.4 Desventajas
También existen desventajas que los Empresarios pueden considerar para no aplicar un Manual de Procedimientos en general:
Considerar que una Empresa pequeña no necesita un Manual de Procedimientos que describa asuntos que son conocidos por sus integrantes.
Pensar que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar y mantener actualizado un Manual de Procedimientos.
11 2.5 Análisis Contable
Es el método del cual se obtienen los registros de todas las actividades diarias que se efectúan dentro de la misma, lo que finalmente se traduce en la historia escrita de la empresa y que es utilizada para la toma de decisiones. Es fuente de información tanto para el personal de la empresa como para gente de fuera, a través del registro exhaustivo de las operaciones diarias del negocio, entre las cuales se encuentran los estados financieros. (Rosa María del Consuelo Arias Anaya, 2009, p.7)
Es la forma de definir y entender cada asiento contable realizado en base a un movimiento financiero producido en una transacción, la información es observada cualitativa y cuantitativa en un determinado periodo, y sirven para diagnosticar el comportamiento contable de la Empresa y tomar medidas necesarias.
2.6 Proceso Contable
El proceso contable es el conjunto de conocimientos que fundamentan las funciones, elaboración, comunicación, auditoría y análisis e interpretación de la información relevante acerca de la situación y evolución de la realidad económica de una empresa, expresada en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que tanto las terceras personas interesadas como los directivos puedan adoptar decisiones. (Barrero Richard 2009. p.254)
El proceso contable es la unificación sistemática de las operaciones económicas de una empresa, que transformadas en cifras, permitirá a los Administradores y entes reguladores tomar definiciones basados en información clasificada y verificada.
2.7Registro contable
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El registro contable es una actividad regulada por leyes que definen la clasificación de las operaciones financieras, organizadas en un plan de cuentas que permite saber a ciencia cierta los hechos económicos que provocan el registro y los documentos legales que sustentaron dicho registro.
2.8 La Ecuación contable
Es la fórmula fundamental en la cual se basa la contabilidad para desarrollar técnicamente su sistema. A través de esta se da a conocer el valor del activo, pasivo y patrimonio. (Pedro Zapata Sánchez, 2011, p.10)
La ecuación contable es la base de la contabilidad, de esta parte técnicamente todo el proceso contable, en los 3 elementos que la conforman, se establece lo que posee la empresa, lo que debe y matemáticamente el resultado de lo que tiene menos lo que debe.
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO
PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
2.8.1 Activo
Es el conjunto de bienes y derechos que posee un valor económico y es propiedad de la Empresa. Dentro del concepto de bienes se encuentran el efectivo, los inventarios y los activos fijos. Como derechos se clasifican las cuentas por cobrar, las inversiones en papeles del mercado, las valorizaciones, entre otras. (Héctor Ortí Anaya, 2011, p. 39)
Los activos son todos los valores monetarios que posee la empresa, sean estos tangibles e intangibles. Es decir todo lo que represente derecho o control de un bien económico al instante o en el futuro.
2.8.2 Pasivo
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El pasivo son las deudas o cuentas por pagar que tiene la Empresa, que deberán cancelarse ya sea dentro del término de un año o más. Estas deudas fueron adquiridas a terceras personas o Instituciones o a los mismos dueños.
2.8.3 Patrimonio
“El Patrimonio lo conforma el conjunto de cuentas que representan la propiedad de los dueños en la empresa y resulta de restar del total activo, el pasivo. El patrimonio también se denomina capital contable o capital social y superávit. (Héctor Ortíz Anaya, 2011, p.42)”.
El patrimonio o capital contable, son todos los bienes, derechos y obligaciones que tiene una empresa; en si son los medios económicos y financieros que le permiten a una empresa cumplir sus objetivos.
2.9 Control interno
El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que asiera el auditor y se pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. (Blanco, 2007, Pág.97)
El control interno persigue salvaguardar los registros contables normados mediante manuales o instructivos que definen cada proceso y el nivel de aprobación y responsabilidad; es el método para prevenir el fraude y garantizar el control de las operaciones y de los sistemas informáticos, con la finalidad de tener pleno conocimiento del flujo comercial, financiero, laboral y estratégico de la empresa.
2.9.1 Fundamentos del control interno
El Control Interno, según Hughes, se fundamenta en 3 pilares esenciales que garantizan su aplicación:
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normalizar los comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos, debiendo ser estos transparentes y acorde a las normas establecidas.
Autocontrol: Es la capacidad de un colaborador, independientemente de su Jerarquía, de evaluar su trabajo, detectar desviaciones, ejecutar enmiendas, mejorar los índices de rendimiento, solicitar ayuda cuando lo considere necesario, para obtener un resultado transparente y eficaz.
Autogestión: Permite y promueve a la Entidad autonomía suficiente para interpretar, coordinar, aplicar y cumplir eficientemente las leyes, normas y regulaciones internas y externas. (Hughes, 2009, Pág. 23)
2.9.2 Elementos del Control Interno
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno de la entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos, que Hernández los detalla así:
Ambiente de control: Este dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el personal de la Empresa, los Clientes y las terceras personas relacionadas con la compañía, los conozcan y se identifiquen con ellos.
Evaluación de riesgos: Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifiquen los riesgos, éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
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Supervisión: Mediante en monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. La supervisión comprende supervisión interna (Auditoría Interna) por parte de las personas de la empresa y evaluación externa (Auditoría Externa) que la realizan entes externos de la Empresa.
Sistemas de información y comunicación: Se utilizan para identificar, procesar y comunicar la información al personal, de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades. (Hernandez, 2011, Pag. 27- 28)
2.10 Los Estados Financieros.
Se elaboran para proporcionar datos en un informe periodico acerca de la situación del negocio, los progresos de la administración y los resutados obtenidos durante el periodo que se estudia, son una combinación de hechos registrados, convenciones contables, apreciaciones y juicios personales. (Héctor Ortíz Anaya, 2011, p.33)
Los Estados Financieros son los informes que compilan los hechos contables de un periodo y arrojan el resultado del desempeño económico del ente productivo. Este resultado también permite evaluar la gestión de los Administradores.
2.10.1 Presentación de los Estados Financieros Básicos.
“El ejercicio contable de cada Empresa, culmina con el año fiscal, por lo tanto se deberá el cerrar ciclo contable y preparar los diferentes ESTADOS FINANCIEROS BASICOS, que permitan examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la Empresa. (Sarmiento, 2008, p.19)”.
Los estados financieros son informes que permiten conocer las fortalezas o debilidades de la empresa en un determinado periodo; generalmente la evaluación final se la realiza anualmente.
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Encabezamiento que contiene el nombre de la empresa y es opcional el logo de la misma.
La identificación tributaria (RUC)
Título del estado financiero que se va a elaborar y presentar
Periodo al que corresponde el estado financiero
Diseño de márgenes, tipo de letra, espacios, resaltados.
Cortes de subtotales y totales claramente indicados
Moneda en la que se presenta el estado financiero.
Según las NIIF para Pymes, el conjunto de estados financieros de una entidad incluirá lo siguiente:
1. Estado de situación financiera a la fecha sobre la que se informa. 2. Una u otra de las siguientes informaciones:
i) Un solo estado del resultado integral para el período que se informa, que incluya lo ingresos y gastos, incluyendo aquellas partidas reconocidas al determinar el resultado, y las partidas de otro resultado integral o
ii) Un estado de resultados separado y un estado del resultado integral separado. 3. Un estado de cambios en el patrimonio del período sobre el que se informa. 4. Un estado de flujos de efectivo del período que se informa.
5. Notas, que comprenden un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa.
2.11 Análisis Financiero
El análisis financiero es una herramienta para obtener indicadores confiables acerca de la situación de las diferentes áreas que integran una empresa, los cuales, mediante una adecuada interpretación, repercuten en una toma de decisiones óptima. Si dichos indicadores son de un solo periodo contable, facultan para detectar como se encuentra la empresa en ese periodo y, con base a ello, optar por las acciones más apropiadas. Si se analizan varios periodos, la historia escrita de la compañía permite observar cómo ha avanzado, si se están logrando las metas planeadas y si las acciones han sido las más convenientes o se pueden optimizar. (Rosa María del Consuelo Arias Anaya, 2009, p.11)
17 2.11.1 Análisis Vertical
“El análisis vertical es una técnica sencilla que consiste en tomar un solo estado financiero -el balance general o el estado de resultados- y relacionar cada una de sus partes con un total o subtotal dentro del mismo estado, el cual se denomina cifra base. (Héctor Ortíz Anaya, 2011, p.97)”.
El análisis vertical nos permite medir en porcentaje el peso de una cuenta en comparación con el total del mismo grupo, esta relación determina la distribución equitativa de sus valores para definir si están de acuerdo la operatividad o necesidad de la empresa.
2.11.2 Análisis horizontal
El análisis horizontal es una herramienta que se ocupa de los cambios ocurridos tanto en las cuentas individuales como en los totales y subtotales de los estados financieros de un período a otro, por tanto requiere de dos o más estados financieros de la misma clase, presentados para períodos consecutivos e iguales como meses, semestres o años. Además es, un análisis dinámico porque se ocupa del cambio o movimiento de cada rubro de uno a otro período. (Héctor Ortíz Anaya, 2011, p.116)
El análisis horizontal, permite observar la evolución o cambio de una cuenta en específico o del total del grupo de cuentas en un periodo determinado, para lo cual siempre será necesario contar con la información de dos o más estados financieros de la misma clase pero de diferentes periodos. De la comparación entre uno y otro periodo se obtiene datos cuantitativos porcentuales que dan la pauta del crecimiento, estancamiento o decremento de dicho rubro.
2.12 Razones Financieras
Se da el nombre de razón o indicador, al resultado de establecer una relación numérica entre dos cantidades, mediante cualquiera de las cuatro operaciones matemáticas básicas. En nuestro caso estas dos cantidades corrresponden a las cuentas, subtotales o totales del balance general o estado de resultados. (Héctor Ortíz Anaya, 2011, p.116)
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indicador financiero. Estos indicadores son muy utilizados por los accionistas y administradores para determinar las fortalezas o debilidades de una empresa en el aspecto específico que se quiera evidenciar.
Existes varias razones financieras que se puede extraer, sin embargo para este proyecto se decidió analizar los 4 ratios descritos a continuación, y que la SIC define para el análisis de las Sociedades Ecuatorianas. Estas razones permitirán conocer en detalle y en forma transparente la situación financiera y contable de la Empresa SEMIPAL ASD.
RAZÓN DE SOLVENCIA
RAZÓN DE LIQUIDEZ
RAZÓN DE GESTION
RAZÓN DE RENTABILIDAD
2.12.1 Razón de Solvencia
Los indicadores de endeudamiento o solvencia tienen por objeto medir en qué grado y de qué forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. Se trata de establecer también el riesgo que corren tales acreedores y los dueños de la compañía y la conveniencia o inconveniencia del endeudamiento. Desde el punto de vista de los administradores de la empresa, el manejo del endeudamiento es todo un arte y su optimización depende, entre otras variables, de la situación financiera de la empresa en particular, de los márgenes de rentabilidad de la misma y del nivel de las tasas de interés vigentes en el mercado, teniendo siempre presente que trabajar con dinero prestado es bueno siempre y cuando se logre una rentabilidad neta superior a los intereses que se debe pagar por ese dinero.
Por su parte los acreedores, para otorgar nuevo financiamiento, generalmente prefieren que la empresa tenga un endeudamiento "bajo", una buena situación de liquidez y una alta generación de utilidades, factores que disminuyen el riesgo de crédito. (Ross, Randolph,2010, p46)
o Endeudamiento del activo.
o Endeudamiento del patrimonio
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La solvencia económica de una empresa se mide mediante este ratio que comprueba el
compromiso financiero para hacer frente a las obligaciones adquiridas en el corto, mediano
o largo plazo. En resumen es la relación entre lo que debe y lo que tiene para cubrir las
deudas.
2.12.2 Razón de liquidez
Permiten apreciar la capacidad del negocio para generar efectivo que le permita atender sus compromisos (pagos de obligaciones) corrientes, entendiéndose por corriente todo plazo inferior a un año. Los principales indicadores de liquidez son los siguientes: (Héctor Ortiz Anaya, 2011, Pág 166)
o La razón corriente.
o La prueba ácida.
o El capital neto de trabajo.
Es el volumen de efectivo que puede tener la empresa en un momento dado para cubrir sus obligaciones de plazo corto. Si la empresa tiene muchos bienes y recursos que no se pueden hacer efectivos, no tiene liquidez.
2.12.3 Razón de gestión o actividad
Permiten apreciar si una empresa es eficiente en el uso de sus recursos como inventarios, cartera y activos totales, trabajando con el mínimo de inversión y logrando el máximo rendimiento de cada uno de dichos recursos. Los principales son los siguientes:
o La rotación de cartera.
o La rotación de inventarios.
o La rotación de proveedores.
o El ciclo de efectivo
o La rotación del activo total.
Los indicadores de actividad, además resultan un complemento efectivo para el análisis de la liquidez, puesto que indican si hay recursos para atender las obligaciones y desembolsos, mientras que estos muestran si dichos recursos se tendrán oportunamente. (Héctor Ortiz Anaya, 2011, Pág 167)
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inventarios, la recuperación de cartera, agresividad de las ventas y la optimización de los recursos.
2.12.4 Razón de rentabilidad
Los indicadores de rentabilidad permiten apreciar el manejo adecuado de los ingresos, costos y gastos, y la consecuente habilidad para producir utilidades. Los principales son: (Héctor Ortiz Anaya, 2011, Pág 167)
o Margen operacional.
o Margen bruto.
o Margen neto.
o Rendimiento del patrimonio (ROE).
o Rendimiento del activo total (ROA).
La rentabilidad que obtiene la empresa es el fruto de medidas comerciales para producir utilidad, considerando que los ingresos siempre deberán ser superiores a los costos y permitan cubrir los gastos operativos y aun así generen plusvalía a los accionistas. Con este ratio podemos ver el rendimiento relacionado con las ventas, activos o capital. Con este ratio se evidencia el resultado neto obtenido a consecuencia de las políticas comerciales y del presupuesto anual.
2.13 Marco legal
2.13.1 Creación de SEMIPAL ASD CIA. LTDA.
La Empresa SEMIPAL ASD CIA. LTDA. fue creada jurídicamente mediante escritura del 29 de Febrero del 2008 y su inscripción en el registro de Compañías se dio el 4 de Marzo del mismo año, mediante Resolución No. 08.Q.IJ.000719.
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El Registro único de contribuyentes (RUC), es 1792128390001, se trata de una Persona Jurídica, definida como Compañía Limitada que está facultada para ejercer las siguientes actividades:
a) La comercialización de semillas, plantas e insumos para palma aceitera.
b) La importación, exportación, transformación, comercialización interna y externa de todo tipo de materias primas, semielaboradas y elaboradas.
c) La importación y exportación de maquinaria, equipo y herramientas para la transformación de materias primas, semielaboradas y elaboradas.
2.13.2 Las Normas Internacionales de Información Financiera. NIIF
Las NIIF, es la denominación oficial usada por su traducción al español, el sistema está compuesto por los estándares de información financiera (NIIF), los estándares internacionales de contabilidad (NIC) y las interpretaciones.
Se trata de estándares que implican la mejor práctica y calidad contable y la tendencia de más 100 países de lograr sistemas y procesos uniformes que fortalezcan la confianza de tener recurso idóneos para el funcionamiento operativo de las compañías ya que están focalizadas en objetivos y principios.
Las NIIF permiten a las empresas tener reportes consistentes, reducir costos, incrementar la efectividad operativa y reducir la probabilidad de errores por una inadecuada aplicación de normas y reglamentos, pues obliga a aplicar controles internos uniformes que contribuirán a mitigar el riesgo.
Las NIIF, son normas contables creadas por el IASB (International Accounting Standards Board). El IASB es un organismo independiente del sector privado que desarrolla y aprueba las Normas Internacionales de Información Financiera.
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Artículo 1. Adoptar las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF. Artículo 2. Disponer que las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF, sean de aplicación obligatoria por parte de las entidades sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, para el registro, preparación y presentación de estados financieros, a partir del 1 de enero del 2009. Artículo 3. A partir de la fecha mencionada en el artículo anterior, derogase la Resolución No. 99.1.3.3.007 de 25 de agosto de 1999, publicada en el Registro Oficial No. 270 de 6 septiembre de 1999 y Resolución No. 02.Q.ICI.002 de 18 de marzo del 2002, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 4 de 18 de septiembre del 2002.
La misma Superintendencia de Compañías mediante Resolución No. 08.G.D.DSC.010 del 20 de noviembre del 2008 estableció un cronograma de adopción de las NIIF
FIGURA N° 2 CRONOGRAMA E IMPLEMENTACION DE LAS NIIF
Fuente: Página Web Superintendencia de Compañías 2008 y 2009 introducción de las NIIF
2010, compañías reguladas por la Ley de Mercado de Valores y entidades que realicen Auditoras Externas.
2011, compañías cuyos activos superen $ 4 millones de dólares americanos con corte al 31 de diciembre del 2007, entidades de economía mixta.
20012, las demás compañías.
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familiares que operan con capital propio y sus directivos corresponden al mismo núcleo familiar.
2.13.3 Régimen tributarlo
Art. 300.- El régimen tributario se regirá por los principios de generalidad, progresividad, eficiencia, simplicidad administrativa, irretroactividad, equidad, transparencia y suficiencia recaudatoria. Se priorizarán los impuestos directos y progresivos.
La política tributaria promoverá la redistribución y estimulará el empleo, la producción de bienes y servicios, y conductas ecológicas, sociales y económicas responsables.
Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, Registro 19
Art.37.- Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.- Todas las sucursales y establecimientos permanentes de compañías extranjeras y las sociedades definidas como tales en la Ley de régimen Tributario Interno, están obligadas a llevar contabilidad. Igualmente, están obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con un capital propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1 de enero de cada ejercicio impositivo hayan superado los USD 60.000 o cuyos ingresos brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido superiores a USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a USD 80.000. Se entiende como capital propio que posea el contribuyente, relacionados con la generación de la renta gravada.
2.13.4 Ley de compañías
DE LOS BALANCES
Art. 289.- Los administradores de la compañía están obligados a elaborar, en el plazo máximo de tres meses contados desde el cierre del ejercicio económico anual, el balance general, el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la propuesta de distribución de beneficios, y presentarlos a consideración de la junta general con la memoria explicativa de la gestión y situación económica y financiera de la compañía.
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efectuadas durante dicho ejercicio social, según aparezcan de las anotaciones practicadas en los libros de la compañía y de acuerdo con lo dispuesto en este parágrafo, en concordancia con los principios de contabilidad de general aceptación.
Art. 290.- (Reformado por el Art. 99, lit. h) de la Ley 2000-4, R.O. 34-S, 13-III-2000).- Todas las compañías deberán llevar su contabilidad en idioma castellano. Sólo con autorización de la Superintendencia de Compañías, las que se hallen sujetas a su vigilancia y control podrán llevar la contabilidad en otro lugar del territorio nacional diferente del domicilio principal de la compañía.
Art. 293.- Toda compañía deberá conformar sus métodos de contabilidad, sus libros y sus balances a lo dispuesto en las leyes sobre la materia y a las normas y reglamentos que dicte la Superintendencia de Compañías para tales efectos.
Art. 294.- El Superintendente de Compañías determinará mediante resolución los principios contables que se aplicarán obligatoriamente en la elaboración de los balances de las compañías sujetas a su control.
2.14 Hipótesis
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CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Diseño de la Investigación
En este proyecto se aplicó una investigación de Campo, ya que se realizó directamente en la Empresa donde se evidenció y captó los fenómenos tal como se manifiestan y se extrajo los datos de la realidad misma para lograr el objetivo de la investigación; es decir, se documentó todos los hallazgos que se presentaron dentro del área contable-financiero, y se realizó un análisis sistemático del problema presentado para describirlos, interpretarlos y entender su naturaleza para generar la propuesta de solución.
3.2 Tipo de Investigación
El resultado de este trabajo es la elaboración y puesta en marcha del manual de procedimientos Financiero – Contable, por lo tanto se aplicó una investigación descriptiva, que recogió los datos sobre la base de una hipótesis expuesta, la información analizada cuidadosamente, lo que aportó al cumplimiento del objetivo, sobre todo para conocer las situaciones exactas de los procesos y de quienes las realizan.
3.3Explicativo
Permitió dar a conocer la importancia de emplear un Manual de Procedimientos Financiero Contable y lograr un desarrollo eficiente en sus operaciones. Ir de lo general a lo específico descomponiendo cada una de sus partes para su completo entendimiento.
3.4Experimental
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variables que se utilizaron, partiendo de la investigación previa realizada al área financiera – contable, para lo cual se consultó con expertos para generar un modelo de procedimientos que generen eficiencia y eficacia.
3.5Métodos de la Investigación:
Dentro de los métodos de investigación que se utilizó para la presente investigación se encuentran los siguientes:
3.5.1 Observación
Se utilizó para determinar la realidad existente en cada una de las áreas de la empresa e identificar aquellas que requieren de un mejoramiento en su gestión. Por lo que se realizó una observación en la compañía para palpar las falencias existentes, con el permiso de los Directivos.
3.5.2 Deductivo
Permitió observar la gestión mediante la entrevista, la misma que partió de datos generales aceptados como válidos debido a que son argumentos de los miembros de la organización que conocen el estado real de la empresa, para llegar a una conclusión y de esta manera identificar las áreas que necesiten cambios y lograr su eficiencia. En este caso se partió de lo general a lo particular.
3.5.3 Analítico
27 3.6 Población y muestra
La población de investigación fueron los Accionistas, Gerente, Contador, Asistente general y Mensajero - Chofer de SEMIPAL ASD CIA. LTDA.
3.7Técnicas de recolección de la información
La población y muestra se basa en un número reducido de participantes, por lo que en este proceso se consideró a la totalidad de los miembros de la organización para la realización de la técnica de investigación. Se utilizó la técnica de la ENTREVISTA individual, donde el entrevistador preparó previamente un banco de preguntas abiertas que realizaron verbalmente al entrevistado en forma de conversación, esperando entablar un diálogo en base a su conocimiento que se transcribió al documento de la entrevista.
Se utilizó métodos de cortesía, saber escuchar, utilizar el lenguaje y tono de voz correcto, buscar el momento adecuado y dar el tiempo necesario para el conversatorio.
3.8Análisis de resultados
28 CAPÍTULO IV
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA SEMIPAL ASD CIA. LTDA.
4.1. Organización de la Empresa
Está conformada por 100 acciones con un valor nominal de $1,00 cada una y están repartidas en un 80% para el Sr. Emanuel Germán Narváez Pérez y el 20% para el Dr. Piero Emmanuel Narváez Jaramillo.
La máxima autoridad de la Empresa es el Directorio que está conformado por los dos Accionistas, siendo el Presidente del Directorio el Sr. Emanuel Germán Narváez Pérez, quien actuará como tal por un lapso de 5 años, tal como lo establece la escritura de constitución. La representación Legal y la Administración de la Compañía es desempeñada por el Gerente General, el Dr. Piero Narváez J. Estos nombramientos están debidamente legalizados en la Superintendencia de Compañías
Desde el inicio de las operaciones de la Empresa, cuenta con un espacio arrendado en el Km. 4 ½ de la vía Quevedo margen izquierdo, complejo comercial los Anturios, del Cantón Santo Domingo, de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, donde funcionan las oficinas administrativas y bodega de mercadería en tránsito.
FIGURA N° 3 SEMIPAL ASD
29 4.1.1. Misión
Somos una organización especializada, líder en el País en la importación y comercialización de semillas certificadas, plántulas y plantas de palma aceitera, así como la venta de otros productos agrícolas relacionados que ofrecen seguridad y calidad en su fruto cumpliendo los más altos estándares de certificación internacional.
4.1.2. Visión
Consolidar el liderazgo de SEMIPAL ASC CIA. LTDA. en el mercado nacional, expandiendo su penetración en el sector palmicultor ecuatoriano manejando estrictas normas de calidad y estándares internacionales. Dando a nuestros clientes trato personalizado y asesoría directa con profesionales expertos en el manejo de la industria Palmicultora.
4.1.3. Organigrama actual de la empresa SEMIPAL ASD CIA. LTDA.
FIGURA N° 4 ORGANIGRAMA ACTUAL
DIRECTORIO
GERENTE GENERAL
ASISTENTE GENERAL
MENSAJERO CHOFER
COMISIONISTA CONTADOR
Fuente: SEMIPAL ASD CIA. LTDA.
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4.1.4. Funciones y responsabilidades de los actuales puestos de trabajo
4.1.4.1. El Directorio
Es la máxima autoridad de la Empresa y está conformado por los dos Accionistas y es quien toma las decisiones para la contratación del personal, definiciones salariales del personal, porcentajes para los comisionistas por ventas, políticas de compras y ventas, definiciones de precios y costos, compra de activos muebles e inmuebles mayores a $10.000,00 y políticas de publicidad y promoción. El Presidente del Directorio nombrado entre los Accionistas por un periodo de 5 años, tiene a su cargo uno de los vehículos.
4.1.4.2. El Gerente General
Es nombrado por el Directorio para un periodo de 5 años en base a lo establecido en la escritura de constitución de la Empresa. Puede ser un miembro del Directorio o a su vez puede ser un Profesional externo contratado. Sus haberes están compuestos por un sueldo fijo definido por el Directorio y por las comisiones producto de todas las ventas realizadas ya sea por El o por los Comisionistas. Sobre El recaen las funciones de la administración general y es el Representante Legal. Entre sus funciones está la coordinación de las Importaciones de la semilla, conseguir los permisos fitosanitarios y de desaduanización. Es el encargado de la compra, importación y venta de los productos, hacer el seguimiento a clientes para realizar la post venta y garantizar un producto de calidad.
En conjunto con los Comisionistas se encarga de buscar nuevos nichos de mercado. Su trabajo se desarrolla en gran parte fuera de las oficinas, para lo cual tiene a su cargo un vehículo de la Empresa y maneja el fondo rotativo asignado. El Gerente General autoriza los pagos al personal, a los comisionistas, a los proveedores, al SRI, al IESS, en sí, el manejo operativo incluido el control y manejo de las cuentas bancarias.
31 4.1.4.3. Los Comisionistas
Son personas naturales externas que no tienen relación de dependencia, simplemente están ligados a la actividad agrícola – comercial de semillas, quienes reciben un porcentaje de las ventas generadas por ellos. Los Empleados bajo relación de dependencia también pueden realizar ventas y generar comisiones, siempre y cuando esta actividad sea eventual y no altere sus labores y horarios cotidianos El pago de comisiones se realiza previa la presentación de una factura legal autorizada por el Gerente General.
4.1.4.4. El Contador
Es un Profesional externo contratado exclusivamente para realizar esta actividad, interactúa directamente con el Gerente General y se soporta en la información recopilada e ingresada al sistema transaccional por el Asistente General.
Verifica y analiza todo el movimiento operativo – contable de la Empresa. Es el encargado de realizar mensualmente la conciliación bancaria, las declaraciones de impuestos, verifica y firma en las transacciones bancarias de transferencias internaciones, verifica los pagos al IESS, emite mensualmente los estados financieros y en conjunto con el Gerente General buscan las mejores alternativas financieras. Anualmente se encarga de realizar las depreciaciones de los activos fijos en base a la política del manejo de activos fijos. Es su responsabilidad emitir los estados financieros: balance general, estado de pérdidas y ganancias y estado de flujo de efectivo, así mismo se encarga de presentar la información a la Superintendencia de Bancos.
Verifica los pagos de remuneraciones mensuales, adicionales y utilidades; coordina los ingresos y salidas del personal en el Ministerio de Relaciones Laborales. Es el encargado de sacar anualmente la patente Municipal, permisos comerciales de la Cámara de Comercio, pago de impuesto a los Bomberos, en sí de todos los trámites legales y tributarios con los que debe cumplir la compañía.
32 4.1.4.5. El Asistente General
Es la colaboradora encargada de la recepción en las oficinas, es quien recepta, entrega e ingresa al sistema transaccional contable de la Empresa todos los documentos legales que sirven de respaldo en la transaccionabilidad; registra y cuadra el fondo rotativo asignado al Gerente General y tiene a su cargo el manejo de caja chica, con la cual realiza pagos menores, como copias, gastos de transportes en taxi y buses, gasto de cafetería, entre otros, que no superan los $30,00.
Adicionalmente, realiza las funciones de Tesorería, emite y recibe facturas, retenciones, cheques, recibos, por ende recibe pagos de clientes y realiza pagos a proveedores. Registra los movimientos en los libros auxiliares de bancos; mantiene la coordinación con la proveedora internacional para el cuadre y registro de comisiones recibidas.
Interactúa directamente con el Contador para el registro en el sistema de todos los movimientos de la Empresa, el archivo de la documentación de soporte, el registro y cuadre de las cuentas corrientes, el registro y pago de impuestos al SRI e IESS, emisión de roles de pago y cuadre de haberes de comisionistas.
Tiene a su cargo el control del Mensajero – Chofer, con quien coordina las transacciones bancarias, los pagos a proveedores y las entregas de productos a clientes.
Por último, maneja la agenda de visitas a clientes tanto del Gerente General como de los Comisionistas.
Esta colaboradora tiene un contrato de trabajo a plazo indefinido, y goza de todos los beneficios que determina el código de trabajo. Su sueldo es acreditado mensualmente mediante transferencia bancaria autorizada por el Gerente General.
4.1.4.6. El Mensajero – Chofer
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bancarias, los pagos a proveedores, pagos al SRI, pagos al IESS, recepción y entrega de facturas de clientes y proveedores. Su función de chofer la realiza manejando los vehículos de la Empresa en las diferentes actividades, ya sea en gestiones de mensajería, en entrega de productos o a su vez acompañando al Gerente General a visitar clientes en otras ciudades.
Este colaborador tiene un contrato de trabajo a plazo indefinido, y goza de todos los beneficios que determina el código de trabajo. Su sueldo es acreditado mensualmente mediante transferencia bancaria autorizada por el Gerente General.
4.2. Productos
El único producto que comercializa esta compañía, es semilla de palma aceitera en sus diferentes variedades que se detalla a continuación.
4.2.1. Semillas
Se importa semilla de palma aceitera de la Empresa Costarricense COMPACT SEED & CLONES, cuya marca es ASD, por ello el nombre de SEMIPAL ASD, puesto que es distribuidor directo de esta Empresa.
FIGURA N° 5 SEMILLA
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Existen algunas variedades de semillas ASD que se comercializan en Ecuador:
DELI X GHANA: variedad guinnensis de alta producción recomendada para zonas con baja luminosidad y tierras altas de hasta 1.000 msnm.
COMPACTAS: variedades guinnensis es altamente productiva en ambientes favorables que tengan alta temperatura, mucha luminosidad y alto nivel de humedad; muestran cierto grado de tolerancia a la pudrición de cogollo. Su ventaja competitiva es que se siembra a razón de 170 plantas por hectárea.
HIBRIDO AMAZON: variedad elaeis oleífera x elaeis guinnensis, que son altamente tolerantes a las pudriciones del cogollo presentes actualmente en las zonas de San Lorenzo, Viche y El Coca.
BAMENDA X EKONA: variedad indicada para ser sembrada en las zonas que han sido resembradas con híbridos con la particularidad de producir mucho polen necesario para la formación del fruto de la palma aceitera.
4.3. Descripción de procesos
Del negocio de comercialización de semilla, se ha podido definir que manejan dos procesos que no están normados, sin embargo siguen una secuencia de la siguiente forma:
4.3.1. Comercialización de semillas
Contacto con los clientes para confirmación de pedidos de semilla
Firma de contratos y confirmación de pago del anticipo
Consolidación de los pedidos para importación global
Solicitar a ASD Costa Rica una factura proforma de la cantidad de semilla requerida
Trámite de permiso fitosanitario con la factura proforma en Agrocalidad
Autorización del MAGAP para la importación una vez obtenido el permiso fitosanitario
