Manual de
Procedimientos
Dirección de Promoción y Eventos
Manual de
Procedimientos
Dirección de Promoción y
Eventos
Elaboró
Presentó
Validó
”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S-1393-2014 de fecha 26/06/2014”.
María Guadalupe Ruiz Durazo
Secretaria de la Contraloría General
Lic. Sergio Cesaretti/ Director de Promoción y Eventos
C.P Germán García/Director de Planeación y Seguimiento
Contenido
I. IntroducciónII. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra
Introducción
El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Promoción y Eventos, tiene como
objetivo, servir de instrumento actualizado de consulta que promueva la pr áctica eficiente del
desempeño organizacional, de esta Unidad Administrativa.
Mediante la difusión en el extranjero principalmente en Arizona, de la riqueza natural, cultural e
histórica del Estado de Sonora y sus lugares de interés turístico, destacando sus atractivos
particulares y su valor agregado, así como la calidad de los servicios tur ísticos, a partir de
estrategias promociónales, a efecto de incrementar las corrientes turísticas, su estadía y la
generación de divisas, fomentando con ello el empleo y propiciando el desarrollo regional.
Contempla la red de procesos de la Unidad Administrativa, la lista maestra de documentos, as í
como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo
de la Dirección de Promoción y Eventos.
Cabe señalar que este documento, deberá actualizarse en la medida que se presenten
modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura org ánica de la
Unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
Objetivo del Manual
Servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en
forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Direcci ón General de
Promoción y Eventos, cuidando que éstas atiendan a la misión de la Comisión de Fomento al
Turismo.
Facultad No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento
Dir. Productos Indicadores Cliente
RED DE PROCESOS
Comisión de Fomento al Turismo del Estado de Sonora
Dirección de Promoción y Eventos
Fecha de Elaboración Hojas Código de la Red 21/02/2014 83-DPE-RP/Rev.01 Hoja 1 de 1 4.60 A,E 2 01 Promoción de los destinos turísticos del Estado Operativo Director de Promoción y Eventos Eventos de Promoción realizados 01 Realización de Eventos de Promoción Nacionales e Internacionales
Promoción Turística No. De Eventos realizados/No. De Eventos Programados Público en general Asistentes a los eventos de promoción Catálogo de Macroprocesos
1 Planeación y Coordinación de las Políticas 2 Fomento y Promoción y Desarrollo
Turístico
3 Regulación de las actividades operativas 4 Gestión y Administración de los Recursos
Catálogo de Facultades
A Política Interna y Externa
B Impulso de Programas de Capacitación e Investigaci C Desarrollo de Campañas Integrales de Promoción D Implementar Programas que Fortalecen el Flujo Turí E Apoyo Técnico y Vigilancia de las DisposicionesJur F Otorgación de Facilidades e Infromación al Turista G Planeación y Evaluación de los Programas H Jurídico - Administrativo
I Desarrollo de Nuevos Productos
Elaboró Revisó Validó
Lic. Jesús Enrique Lopez/Analista
Técnico de la Dirección de Promoción y Eventos
Lic. Sergio Cesaretti/ Director de Promoción y Eventos C.P Germán García/Director de Planeación y Seguimiento
4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Realización de Eventos de Promoción Nacionales e Internacionales 83-DPE-P01/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección de Promoción y Eventos
25/06/2014 Comisión de Fomento al Turismo del Estado de Sonora
Atraer turistas nacionales e internacionales, así como inversionistas en el ramo turístico hacia el Estado de Sonora
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los municipios del Estado y al Estado de Arizona, por medio de correos electr ónicos, folletería y vía telefónica
II.- ALCANCE
- COFETUR: Comisión de Fomento al Turismo - U.A.: Unidad Administrativa
- DPE: Dirección de Promoción y Eventos - PED: Programa Estatal de Desarrollo - OCV: Oficina de Convenciones y Visitantes - CANACO: Cámara Nacional de Comercio
III.- DEFINICIONES
- Decreto de creación de la COFETUR - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
- Reglamento interior de la COFETUR del Estado de Sonora - Guía para la elaboración del manual de Procedimientos - Manual de Organización
IV.- REFERENCIAS
• Se promocionarán actividades como el buceo, pesca deportiva, ranchos tur ísticos, senderismo, excursionismo, etc,
por medio de guía turística, pagina de Internet y folletería en todo el Estado.
• Participar en eventos para la promoción de destinos como el turismo de playa, RV’s, turismo rural, atractivos naturales, culturales e históricos como el turismo religioso, el arqueológico, de playa, de la sierra, desierto, etc. • Se evalúa el evento al que se asistió con el número de visitantes que acudieron.
• Se invitan a los prestadores de servicios para que ofrezcan sus promociones y se adquiere un Stand para promocionar el Estado de Sonora.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Realización de Eventos de Promoción Nacional e Internacional
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 1. Revisión y análisis de eventos.
1.1 Director de Promoción y Eventos
Toma como base de medición, los eventos a los cuales se asistieron el año anterior.
Relación de eventos 1.2 Verifica si son factibles de seguir asistiendo a
ellos, en base a los resultados arrojados. Una vez que se tiene la relación de eventos a los cuales se va asistir, o se van a realizar
1.3 procede a hacer la calendarización respectiva. Invitaciones a eventos 1.4 Elabora un presupuesto de cada evento con el
fin de Saber cuánto se va erogar en pago de stand, movilización, folletería, etc.
Relación de prestadores turísticos de Sonora
2 Realización de la logística necesaria.
2.1 Efectúa los contactos con la OCV’s, hoteles, touroperadores, etc.Tanto en México como en U.S.A a través de correo electrónico, para solicitar cotizaciones y presupuesto.
Cotizaciones, presupuestos.
2.2 Extiende la invitación la asistencia de los eventos,a los prestadores de servicio
haciéndoles el hincapié que la COFOTUR pone los gastos de la renta del stand, y por parte de ellos su asistencia con promociones y regalos, para hacer más atractivo la oferta.
2.3 Si son eventos en México con el grupo
seleccionado de prestadores turísticos, asisten al evento escogido, midiendo los resultados obtenidos al finalizar el evento, con el No. De visitantes que asistieron, No. De convenios firmados por los prestadores de servicios, No. De folletería entregada y la cobertura de los medios.
Relación de No. De turistas que vienen antes y después del evento
2.4 Promociona a través de los medios de
comunicación, especialmente por Televisión, se dan entrevistas previas al evento para otorgar la información necesaria.
Boletín de información turística.
3 Si son eventos en U.S.A solicita apoyo a
Sonora Tourism Center (oficina de turismo en Tuczón), con la organización de los eventos ante las agencias de viajes, touroperadores y selección del salón donde se llevará a cabo el evento así como de la logística del mismo.
Relación de la afluencia de turistas
3.1 Entrega material promocional en el evento en versión Ingles relativo a como se interna a la frontera, las medidas de seguridad, etc.
Relación de visitantes y Prestadores de servicio. 3.2 Al final de los eventos da un seguimiento y se
crea una base de datos de las personas que asistieron al evento (visitantes) y de los prestadores de servicios; a estos últimos tiempo después de haberse llevado a cabo el evento se les pregunta sobre sus ventas para medir los resultados del evento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó: Revisó:
Elaboró:
SIP-F02/REV.02 Lic. Jesús Enrique López
Gómez.- Analista Téc. de la Dir de Promoción y Eventos
C.P. Germán García Astiazarán. - Dirección de Planeación y
Seguimiento Lic. Sergio Cesaretti Corella.-
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Comisión de Fomento al Turismo del Estado de Sonora
Dirección de Promoción y Eventos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Realización de Eventos de Promoción Nacionales e Internacionales
83-DPE-P01/Rev.00 25/06/2014 11:28:05a.m. Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicación Resguardo Disposición final Relación de eventos 1 Director de Promoción y Eventos Electrónico y/o Papel 6 años Dirección de promoción y Eventos Archivo General Invitaciones a eventos 2 Director de Promoción y Eventos Electrónico y/o Papel 6 años Dirección de promoción y Eventos Archivo General Relación de prestadores turísticos de Sonora 3 Coordinador de Área de Relaciones Públicas y Eventos Electrónico y/o Papel 6 años Archivo de la Dirección de Evaluación y Seguimiento Archivo General Cotizacione, presupuestos, etc. 4 Coordinador de Área de Relaciones Públicas y Eventos Electrónico y/o Papel 6 años rchivo de la Dirección de Evaluación y Seguimiento Archivo General Relación de No. De turistas que vienen antes y después del evento
6 Coordinador de Área de Relaciones Públicas y Eventos Electrónico y/o Papel 6 años Archivo de la Dirección de Evaluación y Seguimiento Archivo General Boletín Informativo 7 Coordinador de Área de Relaciones Públicas y Eventos Electrónico y/o Papel 6 años Archivo de la Dirección de Evaluación y Seguimiento Archivo General Relación de la afluencia de turistas 8 Coordinador de Área de Relaciones Públicas y Eventos Electrónico y/o Papel 6 años Archivo de la Dirección de Evaluación y Seguimiento Archivo General Relación de visitantes y prestadores de servicio. 9 Coordinador de Área de Relaciones Públicas y Eventos Electrónico y/o Papel 6 años Archivo de la Dirección de Evaluación y Seguimiento Archivo General SIP-F03/REV.02 * El responsable del resguardo será responsable de su protección.
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Comisión de Fomento al Turismo del Estado de Sonora
Dirección de Promoción y Eventos
Hoja 1 de 1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS:
Realización de Eventos de Promoción Nacionales e Internacionales
83-DPE-P01/Rev.00
1 Se calendarizaron los eventos respectivos.
2 Se establecieron los contactos en tiempo y forma.
3 Se efectuaron invitaciones a los contactos.
