WALMART Portal de contacto clave Manual del usuario

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1.0 Publicado 20 de julio de 2020 Neeraj Singh _{Mihai Radu} Versión en español

WALMART

Portal de contacto clave

Manual del usuario

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Índice

1. Introducción... 3 1.1. Objetivos ... 3 1.2. Glosario... 3 1.3. Vista general ... 4

2. Cómo usar el Portal de contacto clave de Cora... 5

2.1 Portal de contacto clave: Cómo iniciar sesión ... 5

2.2 Página de inicio ... 6

2.3 Sección de Factura ... 7

2.4 Sección de Informe ... 9

2.5 Creación de nueva solicitud (Anticipo) ... 11

2.6 Cola de Pendiente de codificación ... 13

2.7 Cola de Pendiente de aclaración ... 15

2.8 Cola de Resolución de excepción de factura ... 17

2.9 Cola de MDM ... 19

2.10 Cola de Pendiente de aprobación ... 20

2.11 Cola de Retrabajo del solicitante... 21

2.12 Cola de Excepción de contabilización ... 24

2.13 Cómo delegar ... 26

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1. Introducción

1.1. Objetivos

Genpact se encargará del procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar (CxP o AP, por sus siglas en inglés) para WALMART. Cora AP Flow es una solución de automatización de extremo a extremo de Cuentas por Pagar que elimina los procesos manuales no estándar y el alto costo de las operaciones a través de su flujo de trabajo automatizado. Brinda una mayor visibilidad de los principales parámetros de las operaciones y promueve la transparencia, el cumplimiento y la gobernabilidad.

1.2. Glosario

Cora AP Flow: el flujo de trabajo de Genpact para el proceso de Cuentas por Pagar que incluye la gestión de facturas, el soporte técnico, el manejo de excepciones, el enrutamiento a compradores y/o autorizadores y el portal para proveedores.

Flujo de trabajo: el sistema que avanza los documentos y las tareas a través de un proceso de negocio según un conjunto de reglas, rutas y funciones y que permite a las organizaciones definir, medir, analizar, mejorar y controlar los procesos.

Elemento de trabajo/Caso: una transacción única creada en Cora AP Flow. Se utilizan como sinónimos de documentos y transacciones.

Ciclo de vida: la serie de pasos a través de los cuales un elemento de trabajo debe avanzar antes de que se finalice. Ejemplos de los pasos de trabajo en el procesamiento de facturas o solicitudes de CxP incluyen: creación del caso, listo para procesamiento, pendiente de aprobación, listo para contabilización, en espera de reconocimiento de ERP, etc.

Estado de trabajo: los pasos específicos del ciclo de vida de un elemento de trabajo. Se utiliza de forma indistinta con paso de trabajo. Ejemplos de los pasos de trabajo en el procesamiento de solicitudes incluyen: creación del caso, procesado, pendiente de aprobación, listo para revisión QC, en espera de reconocimiento de ERP, etc.

Función: define los atributos del participante en Cora AP Flow. Por ejemplo, un usuario con la función de Procesador tendrá acceso a ciertos tipos de trabajo según sus atributos.

OCR/ROC: Cora Machine Vision (CMV) es una solución de reconocimiento óptico de caracteres que se utiliza para extraer información de una factura.

Ventanilla: el departamento físico que recibe las facturas físicas y las escanea para crear un documento PDF.

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Tipo de trabajo: un tipo o categoría de documento para ser procesado, por ejemplo, facturas con OC. Cada cola de trabajo puede tener un conjunto distinto de campos, validaciones y ciclo de vida.

Tipo de documento: un tipo de documento para cada tipo de trabajo. Pueden tener distintas validaciones y ciclo de vida.

Portal de contacto clave: el módulo de Cora AP Flow utilizado por los codificadores, compradores y aprobadores para brindar la resolución o aprobación de facturas.

DOA: la delegación de autoridad ayuda a impulsar la configuración de los aprobadores en la cadena de aprobación.

1.3. Vista general

Genpact aprovecha sus plataformas propietarias habilitadas digitalmente para implementar un enfoque estandarizado para garantizar el procesamiento oportuno y preciso de las facturas de Cuentas por Pagar (CxP). Los portales del procesador y de contacto clave de Cora AP Flow, junto con las aplicaciones de CMV ROC, son las plataformas digitales de Genpact que se están implementando para el entorno de Cuentas por Pagar de Walmart LATAM.

Una vez que las facturas físicas estén escaneadas en Ventanilla, se envían a la plataforma de Cora Machine Vision (CMV) para la extracción de los datos de la factura. CMV también recibirá las facturas para pocos procesos a través de correo electrónico. Una vez que CMV finalice con la extracción de datos empuja las facturas a la plataforma de Cora AP Flow. Conforme las facturas son recibidas en Cora AP Flow, y dependiendo de la naturaleza de la factura (GFR o GNFR, con o sin OC, nota de crédito, etc.), Cora AP Flow ejecuta una serie de lógicas y validaciones sobre los datos de la factura. Cora AP Flow también busca los datos maestros requeridos tal como el número de proveedor, de OC, de recepción, los objetos de costo, etc., para automatizar el procesamiento de la factura. Cuando Cora identifica una excepción o requiere intervención manual, la factura se dirige a uno de los dos portales: el Portal del Procesador o el Portal de contacto clave.

El Portal del Procesador de Cora AP Flow es utilizado por el equipo de GBS Operaciones para ver y procesar las facturas. En el caso de que una factura requiere de aprobación, codificación de detalles, o resolución de excepciones, dichas facturas pueden ser dirigidas de forma automática y/o manual al asociado de Walmart para la correspondiente acción. Los asociados de Walmart iniciarán sesión en el Portal de contacto clave de Cora AP Flow para tomar una acción sobre la factura.

El Portal de contacto clave de Cora AP Flow también ofrece la opción a los asociados de Walmart de hacer solicitudes de anticipo y de ajuste manual.

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Este manual del usuario detalla los pasos que el asociado de Walmart debe tomar para ejecutar diversas acciones del usuario desde el Portal de contacto clave de Cora AP Flow.

Otros puntos importantes:

• La interfaz del Portal de contacto clave de Cora está disponible únicamente en inglés y español.

• Los datos proporcionados por los sistemas de Walmart, tal como los datos maestros, referencias, etc., no serán traducidos.

• Los comentarios están escritos en un idioma específico por el usuario de Cora y dicha información no será traducida.

• _{Las plantillas de notificación por correo electrónico enviadas desde Cora se establecerán} tanto en inglés como en español.

2. Cómo usar el Portal de contacto clave de Cora

El Portal de contacto clave es una aplicación basada en la web que será utilizada principalmente por los asociados de Walmart para realizar alguna de las siguientes acciones:

• El enrutamiento de facturas a los aprobadores para su aprobación (matriz de aprobación basada en Grupo AD);

• El enrutamiento de facturas a los codificadores para la codificación de los objetos de costo; • El enrutamiento de facturas a los resolutores para la resolución de excepciones de facturas

con OC;

• La solicitud de anticipos;

• La creación de solicitudes de ajuste manual - elementos de procesamiento ZAPI; y • La delegación de tareas (en ausencia del aprobador original).

2.1 Portal de contacto clave: Cómo iniciar sesión

El Portal de contacto clave funciona con un mecanismo de inicio de sesión único (Single Sign On o SSO), lo que significa que los usuarios podrán iniciar sesión en esta aplicación con sus credenciales de Walmart.

UAT URL: https://walmart-fds.coraapflow.com

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6 de 28 NOTA:

• _{La aplicación está disponible tanto en inglés como en español como se indica arriba.}

2.2 Página de inicio

Después de iniciar sesión en el Portal de contacto clave, se abrirá el panel de control del usuario conuna vista dinámica de Mis Tareas. Para desplazarse a través de las tareas, el usuario puede usar los botones de flecha a cada lado.

NOTA: el gráfico dinámico está alimentado con base en la cantidad de cada elemento en Mis Tareas.

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Al hacer clic en cualquiera de los botones de "Ver todos", el sistema mostrará los elementos en cuestión que están disponibles para ser trabajado por el usuario.

En la parte lateral izquierda de la pantalla, el usuario puede navegar desde el panel de control hasta las secciones de Factura e Informe.

2.3 Sección de Factura

Cuando el usuario navega a la sección de Factura, aparecerá la cola de facturas que contiene todos los elementos disponibles en el Portal de contacto clave.

En la misma pantalla, el usuario puede crear una nueva solicitud. También puede hacer uso de la barra de búsqueda para localizar una factura específica, elementos para una entidad específica o por tipo de negocio.

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Si el usuario necesita aplicar un filtro, puede hacer uso de la funcionalidad de filtrado.

En la misma pantalla, el usuario puede exportar la o las facturas seleccionadas y puede elegir entre exportar solo el elemento o que se incluyan los archivos adjuntos.

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2.4 Sección de Informe

Después de navegar a la sección de Informe, el usuario puede ver y exportar el informe deseado sobre la base de las acciones pendientes, es decir, Informe de excepciones; Pendientes de aclaración; Pendientes de codificación; Informe de anticipos; e Informe de pendientes de aprobación.

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2.5 Creación de nueva solicitud (Anticipo)

Para crear una nueva solicitud, el usuario debe al hacer clic en el botón de Solicitud en la cola de Factura.

Se deben rellenar los datos necesarios según el país y el tipo de documento en cuestión. En la misma pantalla, el usuario puede acceder a la sección de adjuntos para adjuntar el documento pertinente para la solicitud.

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Según el tipo de solicitud, el usuario debe seleccionar el Mapeo de datos DCB designado.

Después de seleccionar el DCB, el usuario debe rellenar los datos necesarios, incluyendo la cantidad y la entidad jurídica, y luego debe seleccionar el aprobador adecuado.

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2.6 Cola de Pendiente de codificación

El usuario debe editar el elemento con el fin de proporcionar los detalles necesarios.

El usuario puede desplazarse a través de los detalles de las facturas. Además, en la parte lateral izquierda de la pantalla, puede navegar a través de la información del encabezado y de línea y ver el historial del registro.

El usuario debe proporcionar los datos de codificación necesarios, es decir, debe ir a la sección de Partidas y usar los botones de agregar o eliminar para brindar la información necesaria.

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El usuario debe elegir la siguiente acción de la sección Acción del usuario Devolver al procesador o Codificación finalizada.

Al finalizar la codificación, debe ingresar el nombre del siguiente Aprobador.

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2.7 Cola de Pendiente de aclaración

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El usuario debe elegir que se devuelva la factura al procesador en la sección "Acción del usuario" y debe brindar una aclaración en la sección de omentarios .

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2.8 Cola de Resolución de excepción de factura

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El usuario debe elegir la siguiente acción de la sección del usuario después de brindar su aclaración en la sección de omentarios : Devolver al Procesador, Excepción resuelta, Rechazar, Enrutar y Guardar.

Para rechazar el elemento, el usuario debe seleccionar el motivo del rechazo de la lista desplegable.

Para enrutar el elemento, el usuario debe introducir el Resolutor o Codificador apropiado para completar el elemento.

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2.9 Cola de MDM

El usuario debe elegir la de la sección del usuario y

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2.10 Cola de Pendiente de aprobación

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El usuario debe elegir la siguiente acción de la sección del usuario : Aprobar o Rechazar el elemento en cuestión.

NOTA: cuando el usuario selecciona la opción de rechazar el elemento, debe seleccionar el motivo del rechazo de la lista desplegable.

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El usuario debe elegir la siguiente acción de la sección del usuario nviarla al siguiente aprobador en línea debe introducir el aprobador apropiado.

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2.12 Cola de Excepción de contabilización

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El usuario debe elegir la siguiente acción de la sección Acción del usuario : Aprobar o Rechazar el elemento en cuestión.

NOTA: cuando el usuario selecciona la opción de rechazar, debe seleccionar el motivo del rechazo de la lista desplegable.

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2.13 Cómo delegar

Paso 1: En la página de inicio del Portal de contacto clave, haga clic en el logotipo del perfil en la esquina superior derecha y seleccione "Perfil".

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Paso 3: Llene los siguientes campos y haga clic en Guardar:

• Delegar usuario - nombre de la persona a quien desee delegar

• Fecha de inicio de la delegación - fecha en que la delegación se hace efectiva • _{Fecha de finalización de la delegación - fecha en que la delegación vence} • _{Marque la casilla "Activar delegación"}

El usuario también puede ver los casos delegados y trabajados al desplazarse a través del panel de Mis Tareas.

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3. Preguntas frecuentes

• ¿Por qué no puedo iniciar sesión en el Portal de contacto clave de Cora?

o La dirección URL SSO correcta para el Portal de contacto clave de Cora es la siguiente: https://walmart-fds-sit.herokuapp.com

• ¿Dónde se encuentran mis tareas en el Portal de contacto clave de Cora?

• ¿Cómo ordeno y filtro los casos con base en parámetros distintos?

• ¿Dónde puedo acceder al Manual del usuario de Cora AP Flow?

o Todos los manuales del usuario han sido cargados al SharePoint de Walmart: Cora AP Flow: URL será provisto