ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-067/2015
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
Atención PQRs Técnicos en los municipios de la Zona Norte: Aipe, Algeciras, Baraya, Campoalegre, Colombia, Hobo, Iquira, Palermo, Praga, Rivera, Santa María, Tello, Teruel, Villavieja, Yaguará y Neiva.
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994, art. 8, y el Acuerdo No.- 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.3 ALCANCE DEL CONTRATO
Suministro de materiales, mano de obra y equipos para adelantar el mantenimiento necesario y atender los PQRS técnicos identificados en el objeto de la presente invitación. Ver Anexo 6 (Anexo Técnico).
1.4 GESTIÓN DE CALIDAD
• Alcance del servicio
• Objetivos de calidad
• Especificaciones del servicio
• Responsabilidades
• Control de documentos, datos y registros
• Recursos (Provisión de recursos, materiales, Recurso Humano, Infraestructura y ambiente de trabajo)
• Identificación de requisitos
• Comunicación con ELECTROHUILA
• Procedimientos
• Control de compras
• Control de producto no conforme
• Seguimiento y medición
• Auditorias
• Retroalimentación y mejora.
Este documento será revisado y formalmente aceptado dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la formalización del contrato.
*Guía para la elaboración: NTC ISO 10005 1.5 CRONOGRAMA DEL PROCESO
PUBLICACIÓN
La publicación de la invitación será el día 18 de julio de 2015 en el diario LA REPUBLICA.
APERTURA
FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES
Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 22 de julio de 2015 y hasta el día 24 de julio de 2015, las cuales serán resueltas hasta el 27 de julio de 2015.
Correo electrónico: [email protected]; [email protected].
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web www.electrohuila.com.co.
VALOR DE LOS PLIEGOS
1.6 PRESUPUESTO
Electrohuila pagará el valor del contrato con recursos provenientes del rubro presupuestal 3051202001212 denominado “Remuneración servicios técnicos- operativo” del Presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia 2015
1.7 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran alguna o varias de las siguientes circunstancias:
a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de convocatoria.
b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio diferente a la entrega personal o mensajería.
c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
1.8 LIMITACIONES PARA OFERTAR
No podrán ofertar en la presente invitación:
a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido proveedores de Electrohuila S.A E.S.P. y durante la ejecución del respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo.
b. Quienes hayan promovido contra Electrohuila la resolución de conflictos a través de Tribunal de Arbitramento.
d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de 6 meses y no han presentado plan de mejora.
e. Las personas naturales o jurídicas contra quienes Electrohuila S.A E.S.P haya solicitado audiencia de conciliación extrajudicial y/o hubiere promovido acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de contrato.
f. Las personas naturales o jurídicas que hubiesen promovido contra Electrohuila S.A E.S.P convocatoria a conciliación extrajudicial o hubieren iniciado acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de contrato.
1.9 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción de correspondencia de ELECTROHUILA S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio “El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 29 de julio de 2015 a las 10:00:00 AM.
2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican: a. Carta de presentación de la propuesta.
La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes, dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.
b. Garantía de seriedad de la propuesta.
El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes requisitos:
• Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
• Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.
• Vigencia: Noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación.
• Tomador / Afianzado: El proponente.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
• Anexar el recibo de pago de la prima. c. La oferta técnica - económica.
La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso en números enteros.
d. Certificación ISO 9001: 2008 vigente a la fecha de presentación de la oferta relacionada con el objeto del contrato, es decir en la construcción y adecuación de redes eléctricas.
NOTA: Los anteriores documentos (a, b, c y d) se consideran “NO SUBSANABLES” de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la propuesta será rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración, complementación o modificación respecto a cualquiera de los documentos anteriores que hubiesen sido presentados.
Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de “SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el caso.
e. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable (Excel).
f. Certificado de existencia y representación legal.
La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90 días anteriores a la presentación de la propuesta.
h. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre de 2014 (Balance General y Estado de Resultado).
i. Registro Único Tributario – RUT actualizado.
j. Copia de la consignación de compra de pliegos.
La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al momento de calificar a todos sus proveedores.
Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son considerados subsanables cualquiera de los miembros del comité evaluador podrá solicitar al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada.
2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como: Certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas (enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.
La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.
3 EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar las propuestas: CRITERIO PUNTAJE - Experiencia 300 - Capacidad económica y financiera 200 Índice de liquidez 70 Nivel de endeudamiento 70 Capital de trabajo 60
- Valor económico de la oferta 500
TOTAL 1000
- EXPERIENCIA. (300 PUNTOS)
De acuerdo con las certificaciones o actas de liquidación de contratos ejecutados por el Oferente en los últimos (5) cinco años, relacionadas con la construcción adecuación y mejoramiento de redes de distribución eléctrica en media (13.8 Kv) y baja tensión. Para tal efecto se asignará a cada propuesta una calificación así:
- Al oferente que acredite una experiencia igual o superior a 4.980 SMMLV se le asignaran 300 puntos.
- Al oferente que acredite una experiencia menor a 2.490 SMMLV tendrá cero (0) puntos.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos sean los más representativos a la fecha de liquidación del contrato.
Las certificaciones deberán tener valor del contrato, número del contrato, objeto, fecha de inicio y fecha de liquidación de manera clara, en caso de no tenerlo se tomará como cero.
Para efectos de escoger los contratos de los últimos cinco años, se tomará como referencia la fecha de liquidación del mismo.
Con el fin de calcular el valor presente de la certificación, se debe anotar claramente la fecha de liquidación del contrato.
No se admiten ni se aceptan certificaciones de subcontrataciones ni auto certificaciones.
Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de liquidación del contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el oferente, de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.
Ítem Contrato No.- Objeto Valor* TRM ejecutado Valor en pesos Fecha liquidación SMMLV Valor expresado en SMMLV 1 2 3 4 5
Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Re-evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de atención a un proveedor cuando su contrato se encuentre en ejecución, este será considerado PROVEEDOR CONDICIONAL, deberá ser informado de su nuevo estado y deberá presentar un plan de mejoramiento. En las ofertas presentadas por invitaciones públicas y directas tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato.
- CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)
- INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)
El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo corriente y se calificara de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente IL < 1.5 Cero Puntos (0)
IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una relación lineal
IL >2.0 setenta (70) Puntos.
- NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el Activo Total y se calificará así:
NE= Pasivo Total / Activo Total
NE menor al 50%, setenta (70) Puntos
NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una relación lineal.
NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos
- CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente y se calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor a 3.743 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Menor a 1.871 SMMLV, Cero (0) Puntos.
- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos) Cálculo del puntaje
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje será calculado así:
POi = (VOmin / VOi) * 500
Dónde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables; VOi: Valor de la oferta i.
El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación, especialmente si los valores unitarios contienen decimales y/o los valores totales no se encuentran redondeados a cero. Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente
3.2 NEGOCIACION ECONOMICA
de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará con cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.
3.3 CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. escogerá la oferta económicamente más favorable.
3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA DESIERTA
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.
En los siguientes casos:
1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.
2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas en estos términos.
3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para la entrega de las mismas.
3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales, económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no se obliga a contratar.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de 2006 emitido por la Junta Directiva).
3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes eventos:
a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.
b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que atenten contra la selección objetiva del proveedor.
c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.
4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACION DEL CONTRATO
El contrato deberá ejecutarse durante el término de ciento veinte (120) días calendarios, contados a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el interventor y el proveedor sin sobre pasar el 31 de diciembre de 2015; el acta de inicio deberá ser suscrita en un término no mayor a diez (10) días calendarios una vez firmado el presente contrato y presentadas las pólizas correspondientes.
4.2 FORMA DE PAGO.
4.3 INTERVENTORIA.
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará facultada para liquidar el contrato.
4.4 GARANTIAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de ELECTROHUILA S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
b. De buen manejo e inversión del anticipo. Equivalente al 100% de la suma anticipada, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
c. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y tres años más.
d. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año más.
e. De calidad de los materiales. Equivalente al 20% del valor total del contrato, con vigencia de un año contado a partir de la fecha del acta de recibo final. f. De calidad del servicio. Equivalente al 15% del valor total del contrato,
g. De estabilidad. Equivalente al 15% del valor total del contrato con vigencia de 5 años contados a partir de la fecha del acta de recibo final.
La póliza deberá ser presentada a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a ampliar las vigencias de las pólizas y enviará a la División Servicios Administrativos para su aprobación.
4.5 REQUISITOS DE LAS FACTURAS
Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato que ELECTROHUILA S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de ELECTROHUILA es del 1 al 15 de cada mes. El contratista deberá facturar de la misma manera en que quedó establecido en el contrato el cual se elabora conforme a la oferta presentada.
4.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan. b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada. d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato. e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos necesarios para la adecuada realización del contrato.
g. Reintegrar a la compañía ELECTROHUILA S.A E.S.P la totalidad de los valores que ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente contrato.
4.7 INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el evento de que ELECTROHUILA S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes orientadas a su recuperación.
4.8 ERRORES ARITMÉTICOS
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la corrección aritmética el valor de la oferta aumenta, el proponente deberá modificar el valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta de acuerdo a las condiciones y al porcentaje establecido en los presentes términos de referencia.
4.9 LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación.
ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________ Ciudad y fecha
Neiva
Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la
siguiente propuesta para
la__________________________________________________________
__________________________________________________________________ __________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente. Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de 2006).
2. Que tuve conocimiento de los términos de referencia y condiciones de la presente invitación a través de la página web www.ELECTROHUILA.com.co.
3. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y protección ambiental para el contratista.
5. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación. ______________________________ (indicar en número y la fecha de cada uno) y aceptamos su contenido.
6. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo de __________________ ( ) días calendarios, contados a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el interventor y el contratista sin sobre pasar el 31 de diciembre de 2015.
7. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la ley o el Reglamento de Contratación de ELECTROHUILA, como tampoco en algún tipo de prohibición especial para contratar.
8. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos señalados.
9. El valor de la propuesta es de: ___________________________
ANEXO No. 2
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
ANEXO No. 3
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por reteica conforme la siguiente tabla:
ANEXO No. 4
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
ELABORADO 19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P, Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en formato de inscripción de proveedores.
4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se deberá adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios
b. Certificado de Existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, con una expedición no mayor a 30 días de antelación a la fecha de envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único tributario (RUT) expedido por la DIAN actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal. Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada en el numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación
únicamente vía email al correo
ANEXO No. 5
ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P. MANUAL DE INTERVENTORÍA
INTRODUCCIÓN GENERALIDADES OBJETO DE LA INTERVENTORÍA
• En los contratos que celebre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P., la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del proveedor, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al presupuesto asignado.
DEFINICIONES
• Proveedor: Persona con quien se celebra el contrato.
• Interventor: Persona que representa a la Empresa en el contrato, encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven.
• Interventor interno: Es el empleado designado por el representante legal o por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de interventoría.
• Contrato: Acuerdo entre la Empresa y el proveedor, en el cual se generan obligaciones reciprocas y deberá contemplar al menos los siguientes aspectos: denominación d las partes, objeto, valor, alcance, plazos y compromisos de las partes.
• Trabajos adicionales: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá ordenar la Empresa, estando obligado el proveedor a realizarlas.
• Plazo: Período dentro del cual se desarrolla el objeto contractual.
• Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al proveedor una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o durante su desarrollo.
• Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de las actas, con el fin de devolver a la Empresa el valor entregado por ésta en calidad de anticipo.
• Factura: Documento externo originado por el proveedor, que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.
• Actas parciales: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor acuerdan liquidar cantidades de obra ejecutadas.
• Acta de suspensión temporal: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el cese de su desarrollo.
• Acta de reiniciación: Documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del proveedor.
• Acta de recibo y liquidación: Documento suscrito por el interventor y el proveedor en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los Servicios contratados por parte del proveedor y el recibo a satisfacción de la Empresa y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo.
• Valor final del contrato: Producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al proveedor con cargo al contrato, que debe constar en el Acta de Liquidación.
DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR
ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA
TÉCNICAS
Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el efecto se deberá:
• Verificar permanentemente la calidad de la obra, bienes o Servicios que se estipule en el contrato.
• Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado.
• Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de construcción y/o fabricación.
• Realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se dejará constancia en actas de trabajos ejecutados.
• Someter a aprobación del facultado para contratar los trabajos adicionales.
• Coordinar el reintegro a la Empresa de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.
• Informar de manera inmediata a la Gerencia General de la empresa cualquier anomalía que observe en la ejecución del contrato.
ADMINISTRATIVAS
Comprende las siguientes actividades:
• Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa el desarrollo de los compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la programación establecida.
• Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el proveedor para la correcta ejecución del contrato.
• Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del proveedor o de personas externas a las áreas de influencia del contrato.
• Entregar a la División de Servicios Administrativos los archivos y la información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.
• La División de Servicios Administrativos Organiza el archivo del contrato, que deberá contener los siguientes documentos:
1. El contrato debidamente legalizado. 2. Solicitud de ofertas.
3. Adendas modificatorios de la solicitud de ofertas. 4. Oferta presentada por el proveedor.
5. Comunicación de adjudicación al proveedor. 6. Garantías del contrato.
7. Cronograma de actividades si se requiere.
8. Actas de Suspensión y Reiniciación si las hubiere.
9. Documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice trabajos o actividades adicionales.
10. Copia de las cuentas de cobro autorizadas. 11. Informes de interventoría.
12. Acta de Recibo y Liquidación.
13. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato. FINANCIERAS Y CONTABLES
Contemplan las siguientes actividades:
• Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el proveedor.
• Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Asegurar la amortización total del anticipo.
• Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales. LEGALES
Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del Acuerdo de Contratación y las disposiciones legales vigentes:
• Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos.
• Controlar la vigencia de las garantías.
• Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y ambientales que sean aplicables.
• Verificar que el personal empleado por el proveedor se encuentre afiliado al régimen de seguridad social.
• Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.
• Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones del contrato.
• Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.
• Estudiar las reclamaciones que formule el proveedor y recomendar las correspondientes soluciones.
ANEXO 6
ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P. ANEXO TÉCNICO
1. ALCANCE
El alcance del servicio es la provisión de mano de obra, herramientas, elementos de protección personal y suministro de materiales, transporte de equipo y personal, para ejecutar una serie de actividades, coordinado con la interventoría y previa revisión del circuito en su respectivo nivel de tensión.
El servicio será prestado para todos los municipios de la Zona Norte: Aipe, Algeciras, Baraya, Campoalegre, Colombia, Hobo, Iquira, Palermo, Praga, Rivera, Santa María, Tello, Teruel, Vegalarga, Villavieja, Yaguará y Neiva, con sede en Neiva.
La presente invitación incluye el suministro de transporte de vehículos que cumplan normatividad legal de tránsito y modelo igual o superior al 2011, equipamiento para dar solución a las peticiones de los clientes, reportadas en baja y media tensión por los usuarios a ELECTROHUILA.
2. ACTIVIDADES ATENCION DE SOLICITUDES
2.1 Desplazarse al predio
Debe verificar la posible asociación con otros usuarios afectados, analizando las ubicaciones de los clientes, direcciones o coordenadas si se dispone de las mismas, y tomar registro fotográfico del antes y el después.
Diligenciamiento de formatos, informes y documentos generales del proyecto requeridos por ELECTROHUILA, entrega física y magnética (FT-DEX-03-010). Asociación de usuario a transformador, incluye levantamiento de plano as-built, e informe comercial de los usuarios intervenidos (estado del medidor: detenido o registrando consumo, estado de cartera: al día o en mora, conectado o desconectado).
Instalación de placas de identificación a transformadores y controles (incluye cinta bandit y hebilla).
Suministro e instalación placas de identificación de infraestructura Rural (cinta bandit y hebilla).
Suministro e instalación placas de identificación de infraestructura Urbana (cinta bandit y hebilla).
Garantizar que la información registrada en cada informe sea veraz y completa en un plazo no mayor a 24 horas después de haber ejecutado la labor.
Presentar informe por cada labor o ítem donde describa detalladamente los materiales y mano de obra utilizados para ser facturados.
2.2 Realizar reparación
Tan pronto se termine de realizar los trabajos en terreno por medio del equipo del trabajo, este debe diligenciar en el aplicativo por medio de la Terminal Portátil o como se disponga por parte de ELECTROHUILA, diligenciar los formatos para actualizar el SPARD.
Si el trabajo requiere algún costo que deba asumir el cliente, previo a adelantar cualquier actividad, el equipo de trabajo debe informar al cliente quien a su vez debe autorizar su ejecución para que se carguen los valores correspondientes en su factura.
Se debe cargar las cantidades o ítems de mano de obra y de materiales al aplicativo o formato que disponga ELECTROHUILA.
Una vez terminada la labor debe informar al OMS o Centro de Control de ELECTROHUILA el cierre del evento para que tenga conocimiento.
2.3 Comunicarse con el OMS:
El CONTRATISTA deberá contar con radio frecuencia u otro medio que se disponga para que exista comunicación entre el CONTRATISTA y el OMS o Centro de Control.
2.4 Cerrar Actividad en el aplicativo SITEC
3. INDICADORES DE MEDICIÓN
• Tiempo medio de solución y análisis de dispersión: Tiempo que se demora en realizar el trabajo asignado.
• Cantidad de órdenes de trabajo atendidas quincenalmente.
4. PRECIOS
Los precios unitarios una vez firmado el contrato serán firmes, de tal forma que no se podrán modificar dentro de la vigencia del contrato que resulte de la presente invitación.
El contratista debe presentar debidamente el Anexo correspondiente a la OFERTA ECONÓMICA.
ELECTROHUILA cancelará al CONTRATISTA el valor de los servicios ofrecidos mediante la evidencia de las labores realizadas.
Los precios cotizados deben cubrir todos los costos asociados a ellos como transporte de personal a los lugares de trabajo asignados, cargue, descargue y transportes de los materiales suministrados por el Contratista, hasta los sitios de instalación o bodegaje.
Como la Sede fue definida en el ALCANCE de este anexo, no se pagaran valores adicionales por concepto de viáticos o desplazamientos entre Municipios (Peajes).
5. INFRAESTRUCTURA BÁSICA DEL CONTRATISTA
Equipos y herramientas: El CONTRATISTA se obliga a disponer de equipos y herramientas necesarias para cumplir con el objeto y el alcance del contrato, dentro de los plazos convenidos. Adicionalmente se debe disponer de los siguientes elementos:
Equipos y herramientas para trabajo seguro con electricidad. Equipos y herramientas para realizar las actividades.
Equipos y herramientas para trabajo en alturas
Elementos de dotación y protección: El CONTRATISTA se obliga a disponer de los Elementos de dotación y protección definidos por Ley.
6. INFORMES Y REUNIONES
ELECTROHUILA programará reuniones para hacer el respectivo seguimiento y avance de las órdenes de trabajo, tareas y/o actividades objeto de esta oferta.
7. INICIACION DEL CONTRATO 7.1 Selección del personal
Los trabajadores del Contratista que tendrán a cargo estos trabajos deberán estar certificados en trabajo en altura conforme a lo normatividad de salud ocupacional, ser personas cultas, de excelentes relaciones humanas, facilidades de expresión, discretos.
Los linieros deben tener matricula profesional como técnico electricista TE -5, Certificación en Trabajo en Alturas.
Aspecto Documento que evidencia Observación
Examen médico realizado por
un experto en Salud
Ocupacional
Constancia médica
Contrato de Trabajo Contrato Debidamente firmado por las
partes Afiliación al sistema de
seguridad social ( EPS - Salud, ARP - Riesgos, AFP - Pensiones) y Aportes de Ley
Copia de la inscripción y pago respectivo
Apertura de cuenta de ahorros Constancia de la entidad,
Numero de la cuenta El pago de la nomina será quincenal ( 15 y 30 de cada mes) Entrega de dotación básica
para iniciar ( Ropa y Botas dieléctricas )
Firma de recibo por el personal con V.B inspector de ELECTROHUILA
Se hará entrega en presencia de
un inspector de
ELECTROHUILA
Entrega de equipos de
Protección Personal ( Se describen cuales con exactitud más adelante)
Firma de recibo por el personal y V.B Inspector ELECTROHUILA
Se hará entrega en presencia de
un inspector de
ELECTROHUILA Procedimientos de Trabajo
técnicos Copia firmada por cada trabajador donde manifiesta que se le han explicado y conoce los procedimientos de trabajo a realizar
Asiste Inspector
ELECTROHUILA
Procedimientos de trabajo
seguros Copia firmada por cada trabajador donde recibe capacitación y conoce las medidas de seguridad que debe tener en la ejecución de estos trabajos
Asiste Inspector
ELECTROHUILA
Política de Salud Ocupacional
de la firma Contratista,
debidamente firmada por el representante legal
Documento firmado Socializado con los trabajadores
Panorama de riesgos y
cronograma de SISO Documento firmado Socializado con los trabajadores
Constancia de capacitación e
inducción en los EPP Documento firmado
Informar a ELECTROHUILA el responsable de SISO por parte del contratista
Oficio remisorio El responsable no puede ser un
7.2 Herramienta y Equipos Protección Personal
El contratista presentará a ELECTROHUILA la herramienta requerida y establecida para la ejecución de estos contratos.
Debe contar con la herramienta necesaria para cada cuadrilla, con el fin de cumplir con el alcance del contrato.
Es de aclarar que las herramientas deben ser las adecuadas y acondicionadas para cada tipo de transporte y labor a ejecutar por cuadrilla.
La Herramienta y Equipos de Protección Personal a suministrar deben cumplir las condiciones técnicas establecidas por ELECTROHUILA.
7.3 Manejo de materiales
El CONTRATISTA suministrará los materiales que se requieran para el cumplimiento de las solicitudes de los usuarios o actividades contempladas en el alcance del contrato.
EL CONTRATISTA debe realizar control y seguimiento a los materiales instalados tomando registro fotográfico del antes y el después.
7.4 Daños a terceros
El contratista será el único responsable ante ELECTROHUILA y terceros por todos los perjuicios que cause a personas o propiedades por culpa, negligencia o descuido de él o de las personas que tenga bajo su dependencia en el desarrollo de los trabajos que le han sido encomendados en virtud del eventual contrato que llegue a firmarse.
De manera especial el contratista verificará previamente las condiciones técnicas existentes en las redes eléctricas, transformadores, acometidas antes de iniciar los trabajos (Ej.: Elementos sueltos o sulfatados) y así evitar que con su trabajo de manera directa o indirecta ocasione algún inconveniente a un tercero en la ejecución de las actividades.
Para las cuentas trifásicas el contratista tendrá especial cuidado en verificar que no se invierta el sentido de giro de los motores
El contratista está obligado a responder económicamente por los daños que cause en electrodomésticos, tejas, paredes u otros elementos de los usuarios.
7.5 Horarios de trabajo y cumplimiento de los mismos
EL CONTRATISTA deberá prestar sus servicios como mínimo de lunes a viernes cumpliendo con la legislación colombiana.
7.6 Confidencialidad de la información
El Contratista y su personal se comprometen en virtud de la presente solicitud de Oferta y del eventual contrato que se llegue a suscribir, a mantener la reserva y a no divulgar, ni el contenido de documento alguno, información del cliente, sus productos, infraestructura o procesos, o de cualquiera de los procedimientos que de ELECTROHUILA llegue a conocer, tenga acceso o le sea entregado por cualquiera de sus trabajadores, ni a utilizarla en provecho propio o de un tercero, en virtud de la confidencialidad de que goza la misma.
Por tanto, dicha información solo podrá ser usada para los fines inherentes al objeto del proceso contractual o del contrato que se llegare a firmar. Cualquier violación de la misma, será sancionada penal y civilmente de acuerdo con las normas que regulan la materia.
7.7 Diligenciamiento información
