1. REFERENCIAS 3. NORMAS DE EJECUCION DEL PROCEDIMIENTO VERSION VIGENCIA. o 04/05/2020. OCEI "--(WityzWzrz,r-- FICHA DE PROCEDIMIENTO

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OCEI "--(WityzWzrz,r-- FICHA DE PROCEDIMIENTO VERSION VIGENCIA

o 04/05/2020 Macropoceso 09. Logística Institucional

Proceso Nivel 2 9.6 Gestión Documental y Archivo

Subproceso Nivel 3 9.6.4 Registro, Clasificación y Ordenación de Documentos

OBJETIVO

Controlar los documentos desde el momento que se reciben o envían, resguardando las agrupaciones documentales identificadas por las Unidades Administrativas en forma ordenada, por medio del uso de registros de entrada y salida, inventario de expedientes e índices de documentos.

Este procedimiento deberá ser aplicado por todas las Unidades Administrativas del BCR, iniciando con el registro de entrada o salida de documentos, seguido de la ubicación en la serie documental correspondiente, considerando el criterio de ordenación previamente establecido.

ALCANCE

UNIDAD

PROPIETARIA Unidad de Gestión Documental y Archivo

1. REFERENCIAS

1.1 Ley de Acceso a la Información Pública.

1.2 Ley de Procedimientos Administrativos.

1.3 Lineamientos de Gestión Documental y Archivo.

1.4 Instructivo para la Administración de los Archivos de Documentos y Registros.

2. DEFINICIONES

TERMINO DEFINICION

2.1. Clasificación

Identificación y estructuración sistemática de las actividades de las organizaciones y de los documentos generados por éstas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimientos lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación.

2.2. Cuadro de Clasificación Documental

Instrumento archivístico que permite asociar categorías de documentos con su contexto de creación (productor, función, proceso y procedimiento).

2.3. Documentos de apoyo informativo

Documentos recopilados para la resolución del expediente, pero que no forman parte de este (fotocopias de Boletines Oficiales, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, copias de textos bibliográficos, circulares, dossiers informativos, etc.).

2.4. Ordenación Tratamiento archivístico que consiste en unir documentos relacionados y vinculados entre sí, con base en un criterio previamente definido.

2.5. Registro Actividad en la cual se registran los documentos que ingresan y salen de las Unidades Administrativas del BCR.

2.6. Serie Documental Conjunto de documentos producidos o recibidos por una Unidad productora, como consecuencia del ejercicio de una función específica.

2.7. Unidad Documental Compuesta o Expediente

Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo procedimiento, acumulados por la unidad administrativa vinculados y relacionados entre sí, y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

2.8. Unidad Documental Simple Es aquella que está compuesta por un solo tipo de documento, generado como evidencia del trámite realizado en la ejecución de un mismo procedimiento.

3. NORMAS DE EJECUCION DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE DOCUMENTOS

3.1 Al momento de recibir o enviar documentos, se verificará que contenga la siguiente información para su trámite:

a) Información del remitente o destinatario b) Documentos en original, sellados y firmados

c) Documentos en buenas condiciones y sin señales de alteración

3.2 Cada Unidad Administrativa del Banco llevará registro para los documentos de entrada, y otro registro para los documentos de salida. Los registros podrán llevarse en soporte electrónico o físico.

3.3 Las asistentes administrativas o la persona responsable de recibir el documento llevarán el control del correlativo y serán las únicas personas autorizadas para realizar los asientos en el registro de ingreso o de salida de documentos. Se recomienda nombrar a una persona de apoyo para atender esta actividad cuando la responsable principal esté ausente.

3.4 La numeración que se dará a cada registro ya sea de ingreso o salida, será en formato: No. correlativo/Año (000/0000), reiniciando el

correlativo por cada año. . .

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Fecha de aprobación: 28-01-2020 44.0

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O 04/05/2020 Macropoceso 09. Logística Institucional

3.5 Los documentos que se registrarán serán únicamente los oficiales o que están relacionados a procedimientos y trámites bajo responsabilidad de la Unidad Administrativa.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

3.6 Cada Unidad Administrativa del Banco deberá tener identificadas las series documentales que gestiona como consecuencia de sus funciones.

Asimismo, las series documentales serán integradas por expedientes, y éstos, por documentos individuales o unidades documentales simples.

3.7 Cada Unidad Administrativa deberá llevar inventario de los expedientes y/o agrupaciones documentales simples. Todo expediente deberá poseer un índice, en el cual se detallarán al menos los siguientes aspectos: número correlativo, tipo documental, asunto, fecha del documento, fecha de incorporación al expediente, cantidad de páginas, nombre y firma de la persona que agregó el documento.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

3.8 La ordenación comprenderá la ubicación de los documentos dentro del expediente, y de éstos dentro de la serie documental.

3.9 La Unidad Administrativa establecerá el criterio de ordenación más adecuado para cada serie. Todo criterio de ordenación seleccionado deberá reproducir el orden original en que se han creado o recibido los documentos, excluyendo aquellas series o agrupaciones documentales que ya sea en ley o normativa, se establece la forma de ordenación.

3.10 Se deberán identificar y separar los documentos de apoyo informativo, de aquellos que forman parte del trámite administrativo 3.11 Los documentos electrónicos serán ordenados observando el mismo criterio utilizado para los documentos físicos.

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Revisado: Fredy Ernesto Santamaria Miranda. Oficial de Gestión Documental y Archivo.

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04/0512020 Macropoceso 09. Logística Institucional

4. DIAGRAMA DE FLUJO

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Macroproceso: 09. Logística Institucional

MAPA NIVEL 3

Diagrama Interfuncional Proceso nivel 2: 9.6 Gestión Documental y Archivo

Procedimiento de subproceso N3: 9.6.4 Registro, Clasificación y Ordenación de Documentos

Asistente

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Iniciar el diagrama con el símbolo de inido

y

9.6.4.1 Recibir y verificar

documento

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FICHA DE PROCEDIMIENTO ^VERSION

VIGENCIA

O 04/0S/2020 Macropoceso 09. Logística Institucional

Proceso Nivel 2 9.6 Gestión Documental y Archivo

Subproceso Nivel 3 9.6.4 Registro, Clasificación y Ordenación de Documentos

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Macroproceso: 09. Logística Institucional

MAPA NIVEL 3

Diagrama Interfuncional Proceso nivel 2: 9.6 Gestión Documental y Archivo

Procedimiento de subproceso N3: 9.6.4 Registro, Clasificación y Ordenación de Documentos

Asisitente

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9.6.4.5 Crear expediente

1,

9.6.4.6 Actualizar inventario de unidades documentales compuestas y/o simples

y

9.6.4.7 Archivar documento y registrar en el Índice de

expediente

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Elaborado: Integrantes Equipo de Macroproceso MPO9 Aprobado: Oficial de Gestión Documental y Archivo: Fredy Santamaria

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FICHA DE PROCEDIMIENTO VERSION VIGENCIA

O 04/05/2020 Macropoceso 09. Logística Institucional

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE N° ACTIVIDAD

Asistente o Persona Responsable de Recibir los Documentos

9.6.4.1

Recibir y verificar documento

Se recibe el documento y se identifica si es de entrada o de salida, verificando que cumpla con los requisitos necesarios para su aceptación.

¿Cumple con los requisitos de aceptación?

SI Pasa a la siguiente decisión.

NO Se devuelve al interesado. Fin del procedimiento.

¿Documento de entrada?

SI Continuar con actividad N° 9.6.4.2.

NO Continuar con actividad N° 9.6.4.3.

...

9 6 4 2

Registrar documento en el "Registro de Entrada de Documentos"

Ingresar en el "Registro de Entrada de Documentos" la siguiente información:

a) Número de registro.

b) Fecha del documento.

c) Fecha y hora de recepción.

d) Remitente (Entidad, Unidad administrativa o Persona Natural).

e) Sección o área administrativa a la que corresponde el documento, cuando sea posible identificar el nombre del empleado a quien se entrega el documento.

f) Asunto.

Continuar con actividad 9.6.4.4.

9.6.4.3

Registrar documento en el "Registro de Salida de Documentos"

Ingresar la siguiente información del documento en el "Registro de Salida de Documentos", y enviar al área de correspondencia para su entrega a las unidades del banco o entidad externa.

Continúa con el subproceso 9.5.3.1 Envío de Correspondencia a) Número de registro.

b) Fecha del documento.

c) Fecha y hora de envío.

d) Remitente (Sección o área administrativa la que envía el documento, cuando sea posible identificar el nombre del empleado que remite).

e) Destinatario (Entidad, Unidad administrativa o Persona Natural).

f) Asunto.

...

9 6 4 4

Identificar serie documental y verificar la existencia de expediente

Identificar la serie documental a la que pertenece el documento o comprobante de envío, y verificar si existe expediente para tramitación del asunto o agrupación de documentos individuales.

¿Existe expediente o agrupación de documentos?

SI Continuar con actividad N° 9.6.4.7 NO Continuar con actividad N° 9.6.4.5

9.6.4.5

Crear expediente

Crear expediente con su respectivo índice en el cual se anotarán los documentos que se agreguen al expediente durante su tramitación.

9.6.4.6

Actualizar "Inventario de Expedientes"

Actualizar el "Inventario de Expedientes" existentes (unidades documentales compuestas y/o simples) resguardadas en el archivo de gestión.

9 6 4 7 ...

Archivar documento y registrar en el "Índice de Expediente"

Archivar el documento de entrada o comprobante de envío en el expediente o agrupación de documentos que corresponda, ubicándolo según el criterio de ordenación establecido y registrar en el "indice de Expediente" el documento que se agrega. ,

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Aprobado: Bladimir Aly Henríquez Mancía. Gerente de Administración y Desarrollo.

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o 04/05/2020 Macropoceso 09. Logística Institucional

6. PRODUCTOS Y/0 SERVICIOS CLIENTE REQUISITOS DEL CLIENTE/

CRITERIOS DE ACEPTACION

Registro de documentos de entrada y salida

por Unidad Administrativa. Unidades del Banco

Registro que permita dar seguimiento a los documentos que entran y salen del área de manera ágil, oportuna.

Inventario de expedientes o agrupaciones documentales simples por Unidad Administrativa

Unidades del Banco Inventario que permita gestionar de manera eficiente los documentos resguardados en el área.

7. FORMATOS

7.1 Registro de Entrada de Documentos (Anexo No. 1) 7.2 Registro de Salida de Documentos (Anexo No. 2) 7.3 Índice de Expediente (Anexo No. 3)

7.4 Inventario de Expedientes (Anexo No. 4)

8. DOCUMENTOS DE APOYO

N/A

9. VIGENCIA, DISTRIBUCION Y DIVULGACION

9.1 Este procedimiento entrará en vigencia a partir del 01 de Abril de 2020

9.2 La Gerencia de Administración y Desarrollo conservará una copia de este procedimiento como respaldo, enviará original al Departamento de Riesgos y Gestión Estratégica, para su custodia; y entregará copias electrónicas a la Unidad de Gestión Documental y Archivo.

9.3 Este procedimiento será publicado en el Sistema de Instrumentos Administrativos para consulta general y será divulgado por la Unidad de Gestión Documental y Archivo a todas las unidades del BCR

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Aprobado: Página

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Fecha de aprobación: 28-01-2020

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FICHA DE PROCEDIMIENTO ^VERSION VIGENCIA

O 04/05/2020 Macropoceso 09, Logística Institucional

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

N° de Revisión

Fecha de

Revisión Texto Actual Texto Modificado Elaborado por Aprobado por

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Fecha de aprobación: 28-01-2020 (54/ralnitiklia /2,

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O 04/05/2020 Macropoceso 09. Logística Institucional

ANEXOS

Anexo No. 1: Registro de Entrada de Documentos

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Registro de Entrada de Documentos

Unidad Administrativa Año:

Responsable del registro

No. Tipo

documental Asunto Fecha del

documento

Fecha y hora de

recepción Remitente ^(tird3d

Nombre y firma de responsable de registro Nombre, firma y sello de Jefatura

Revisado: Fredy Ernesto Santamaría Miranda. Oficial de Gestión Documental y Archivo._

Página 8 de 11 Aprobado: Bladimir Aly Henríquez Mancía. Gerente de Administración y Desarrollo. 7-;--okAL 0--, i

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FICHA DE PROCEDIMIENTO ^VERSION

VIGENCIA

O 04/05/2020 Macropoceso 09. Logística Institucional

Anexo No. 2: Registro de Salida de Documentos

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BANCO CENTRAL DE RESERVA DE EL SALVADOR Registro de Salida de Documentos

Responsable del registro

No. Tipo

documental Asunto Fecha del

documento

Fecha y hora de envío

Remitente iun;d3ii o

persna natura

Destinatario lEi-niird,

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Nombre y firma de responsable de registro Nombre, firma y sello de Jefatura

Fredy Ernesto Santamaría Miranda. Oficial de Gestión Documental y Archivo.

Bladimir Aly Henríquez Mancía. Gerente de Administración y Desarrollo.

Fecha de aprobación: 28-01-2020

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Aprobado:

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O 04/05/2o2o Macropoceso 09. Logística Institucional

Anexo No. 3: Índice de Expediente

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BANCO CENTRAL DE RESERVA DE EL SALVADOR OE 0 n.,n,o

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Indice de Expediente

Unidad Administrativa

Responsable del expediente

Nombre del expediente

No. Tipo documental Asunto Fecha del

documento

Fecha de incorporación

No.

Págs.

Nombre y firma de empleado que agrega el documento

Revisado: _

Fredy Ernesto Santamaria Miranda. Oficial de Gestión Documental y Archivo.

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Fecha de aprobación: 28-01-2020 ente,AtIt. 11%.

(11)

Responsable del inventario

Fecha de inicio Fecha de fin Ubicación Observaciones Nombre del expediente

No.

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Anexo No. 4: Inventario de Expedientes

BANCO CENTRAL DE RESERVA DE EL SALVADOR Inventario de Expedientes

Revisado: Fredy Ernesto Santamaria Miranda. Oficial de Gestión Documental y Archivo. qi-1-1--j-`'LL-1-., \ Aprobado: Bladimir Aly Henríquez Mancía. Gerente de Administración y Desarrollo. ,,,:\lutf.

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Fecha de aprobación: 28-01-2020 o GERElielk II .'' .".- 11 de 11

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