INSTRUCTIVO
DE ADICIONES Y CANCELACIONES DE ASIGNATURAS EN CASOS ESPECIALES
Código: PA.01.SA.I02
Proceso: SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
Descripción del cambio
Responsable
1.0 09/MAY/2011 Versión Inicial Secretario
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Verificar versión en Listado Maestro de Documentos Se considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2
4. ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE ADICIÓN O CANCELACIÓN DE ASIGNATURAS PARA LOS
CASOS ESPECIALES 3
4.1 CUPO EN EL GRUPO 3
4.2 PRERREQUISITOS PENDIENTE 4
4.3 CRUCES DE HORARIOS 4
4.4 CANCELACIÓN DE ASIGNATURAS 5 4.5 MATRICULAR ASIGNATURAS EN OTRO PROGRAMA O FUCULTAD 5 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6
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Verificar versión en Listado Maestro de Documentos Se considera COPIA NO CONTROLADA al imprimir1. OBJETIVO
Determinar los pasos a seguir cuando se presentan situaciones especiales de adiciones y cancelación de asignaturas en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali.
2. ALCANCE
Aplica para todos los casos especiales de adiciones y cancelaciones de asignaturas de todos los programas académicos, en los que el estudiante no pueda realizar el trámite a través de la página web de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali.
3. DEFINICIONES
Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este instructivo en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali.
ADICION Y CANCELACION DE ASIGNATURAS. Acciones mediante las cuales un estudiante de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali modifica su matrícula académica, ya sea para agregar asignaturas o retirarlas de su matrícula. Ejecutándose por solicitud directa del estudiante y autorización de la facultad.
COOREQUISITO. Asignaturas que se complementan entre sí, es decir que por su naturaleza o temáticas tratadas se pueden tomar de manera simultánea.
CIDEH. Centro interdisciplinario de estudios humanísticos. Área encargada de administrar y gestionar todo el componente humanístico de los programas académicos de la Universidad de San Buenaventura – Cali.
MATRÍCULA. Proceso mediante el cual el estudiante cumple voluntariamente, al inicio de cada periodo lectivo, todos los requisitos académicos, financieros y de registro en el tiempo que para ellos señala la Universidad
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PLAN DE ESTUDIOS. Conjunto de enseñanzas y prácticas que, con determinada disposición han de ejecutarse para cumplir un ciclo estudios u obtener un título.
PRERREQUISITOS. Asignaturas que deben cursarse y ganarse para poder continuar con el desarrollo del plan de estudios, es decir conocimientos de necesario manejo para poder comprender de forma correcta asignaturas que tienen relación directa.
4. ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE ADICIÓN O CANCELACIÓN DE ASIGNATURAS PARA LOS CASOS ESPECIALES
La recepción de las solicitudes de adición y/o cancelación de asignaturas para casos especiales se realiza en las oficinas del Programa Académico, Centro de Idiomas o Centro de Interdisciplinario de Estudios Humanísticos – CIDEH a la cual pertenezca la asignatura matriculada objeto de cambio. Como punto de partida se debe determinar el tipo de problema o inconveniente presentado a la hora de adicionar y cancelar asignaturas a través de la página web (servicios en línea).
A continuación se describen los casos especiales que se pueden presentar y la forma de abordarlos:
4.1 CUPO EN EL GRUPO
Para realizar la adición o cancelación de la asignatura para un grupo específico se debe tener en cuenta lo siguiente:
En el caso en el que el grupo al cual el estudiante quiera matricular alcance su cupo máximo, se genera un listado para abrir otro grupo de la misma asignatura. Si este listado no cumple con el número de estudiantes requeridos, se le evalúa con el estudiante otras opciones.
Si es el único estudiante que se quedó sin grupo, se podrá incluir en el grupo seleccionado.
Se podrá inscribir en otro grupo de la misma asignatura, de acuerdo a los horarios programados.
Plantearle al estudiante la posibilidad de inscribir la asignatura seleccionada en otro programa, siempre y cuando se cumpla con las equivalencias curriculares.
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Verificar versión en Listado Maestro de Documentos Se considera COPIA NO CONTROLADA al imprimir Si no se cumple con el número de estudiantes mínimos para abrir un grupo y este tampoco toma otra de las acciones planteadas por la facultad, el estudiante deberá cursar esta asignatura en el periodo siguiente.
Para la apertura de otro grupo de la misma asignatura se debe notificar a la oficina de Registro Académico relacionado la información del semestre de la asignatura, tope máximo establecido para la asignatura, número de estudiantes matriculados en la asignatura a la fecha de la solicitud y los potenciales a matricular dicha asignatura. La oficina de Registro Académico evaluará las solicitudes con base en los criterios y requisitos establecidos para tal fin y dará respuesta a estas solicitudes.
4.2 PRERREQUISITOS PENDIENTES
Para permitir que un estudiante que se encuentre en proceso de transición entre planes de estudio curse una asignatura con prerrequisitos que no hayan sido cursados en el plan de estudios original; se deberá reemplazar el prerrequisito por asignaturas del pensum nuevo, realizando la respectiva equivalencia entre las asignaturas de ambos planes de estudios y así cumplir con su requisito académico.
Si la asignatura ha desaparecido totalmente de los planes de estudio del programa y no hay forma alguna de realizar equivalencias, se debe buscar y matricular la asignatura planteada como prerrequisito dentro de la oferta de los diferentes planes de estudios de otros programas académicos.
En todos los casos las matrículas de asignaturas con prerrequisitos se hacen con el acompañamiento operativo de la oficina de Registro Académico en las fechas establecidas para las adiciones y cancelaciones, posterior a esto se debe enviar el soporte por escrito de la respectiva autorización dada por la Facultad.
4.3 CRUCES DE HORARIO
Se pueden presentar cruces con asesorías de clases, en estos casos se debe verificar si en verdad el cruce que se presenta se está dando entre la asignatura que se quiere matricular y la horas de asesorías de una asignatura ya matriculada. Para este caso se permite adicionar la asignatura ya que las asesorías no son obligatorias. Se exceptúa para esta condición la Facultad de Arquitectura, Arte y diseño en la cual por su naturaleza artística y de práctica las monitorias y tutorías si son obligatorias.
Cuando se presentan cruces de horarios de asignaturas disciplinares con asignaturas de Bienestar Institucional, CIDEH y Centro de Idiomas, se remite al estudiante a dichas dependencias con el fin de conocer otros horarios o posibilidades de matricular la asignatura.
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En el caso de Facultades que poseen programas de educación a distancia, el estudiante debe escoger las materias pérdidas o a cursar sin prerrequisito y mirar si puede ver la asignatura que se le cruza en las jornadas del programa a distancia.
Existen cruces que son permitidos como las prácticas forenses y consultorio jurídico porque son prácticas por fuera del aula y si se pueden adicionar asignaturas con este cruce.
Cuando hay cruces de materias y no pueden ser asignadas, se le da prioridad a la materia perdida o atrasada.
4.4 CANCELACIÓN DE ASIGNATURAS
No se le permite al estudiante cancelar asignaturas que haya perdido en periodos anteriores y que de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Estudiantil debe cursar en el periodo académico vigente.
Se podrá autorizar la cancelación de asignaturas siempre y cuando estas no hagan parte de las asignaturas en repetición y podrá hacerse solo dentro de las fechas definidas. Para autorizar estas cancelaciones el Director de Programa respectivo o Director de la Unidad Académica correspondiente deberá evaluar la justificación dada por el estudiante y definir su autorización.
4.5 MATRICULAR ASIGNATURAS EN OTRO PROGRAMA O FACULTAD.
Se debe revisar la solicitud en la Facultad a la cual pertenece el Programa Académico en donde se encuentra matriculado el estudiante, se debe establecer cuáles son los motivos que generan este tipo de solicitud, revisando los casos anteriormente descritos en los numerales 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4 o en su defecto la justificación hace relación a la desaparición de la asignatura del plan de estudios u otros motivos de índole personal del estudiante.
Para autorizar la matricula de asignatura en otro Programa Académico, se debe revisar que la asignatura que el estudiante solicita adicionar en otro programa cumpla con las mismas características de contenido, intensidad horaria y número de créditos.
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Verificar versión en Listado Maestro de Documentos Se considera COPIA NO CONTROLADA al imprimir5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Instructivo para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Código PA.05.GC.I01
Reglamento Estudiantil, Resolución de Rectoría No. A-357 de febrero 20 de 2001
Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 13/ABR/2011 Firma:
Elaboró: Juan Sebastián Duque Jaramillo Cargo: Secretario Académico
Fecha: 16/ENE/2011 Firma:
Aprobó: Fray Hernando Arias Rodríguez o.f.m. Cargo: Secretario de la Seccional
Fecha: 09/MAY/2011 Firma:
