MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

(1)

í

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE LA

COORDINACIÓN DE

OPERACIÓN REGIONAL

Septiembre, 2003.

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Indice

Manual de Procedimientos

CONTRALORÍA GENERAL

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

Presentación... I Organigrama... II Simbología... III Descripciones de Procedimientos... IV

Seguimiento a los Comités de Vigilancia... 1

Instalación y Seguimiento al Programa de Módulos Itinerantes de Atención Ciudadana... 12

Seguimiento al Programa de Calidad y Transparencia en la Atención Ciudadana... 21

Seguimiento al Programa de Apoyo a la Palabra... 26

Recepción y Seguimiento a Quejas y Denuncias provenientes de las Delegaciones Regionales... 33

Elaboración del Informe Mensual de Actividades de las Delegaciones Regionales... 36

Supervisión a las Delegaciones Regionales... 40 Directorio... V Firmas de Autorización... VI

(3)

Presentación

í

El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la

entidad con una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad

veracruzana espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo

que detalle las actividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de

Procedi-mientos de la Coordinación de Operación Regional, como guía del quién y cómo se realizan las actividades,

a través de las cuales se da cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Coordinación de Operación Regional

y la Dirección General de Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigrama, muestra las áreas que integran la Coordinación de Operación Regional.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los

diagramas de flujo de cada procedimiento.

*Descripción de procedimientos, señala el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y

gráfica (diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Coordinación

de Operación Regional.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se

desarrollan las actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la

elaboración, revisión y autorización del documento.

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Organigrama

í

II

CONTRALORÍA GENERAL

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

Manual de Procedimientos OFICINA DE ENLACE DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES

---SUPERVISORES REGIONALES OFICINA DE RESPONSABILIDADES Y SITUACION PATRIMONIAL OFICINA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y ATENCION CIUDADANA COORDINACION DE OPERACION REGIONAL ANALISTAS DE CONTROL, EVALUACION Y AUDITORIA ANALISTAS JURIDICOS ANALISTAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DELEGACIONES REGIONALES

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Simbología

í

Terminal

Indica el inicio y término del procedimiento.

Operación

Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa

Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.

Archivo permanente

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informático

Indica el uso o procesamiento de información en el procedimiento, a través de un sistema informático.

Disquete o Diskette

Indica el uso o procesamiento de información en el procedimiento, a través de una unidad magnética.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Aclaración

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Conector de actividad

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

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Simbología

CONTRALORÍA GENERAL

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

III

Conector de página

Representa una conexión o enlase con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Preparación o Conector de procedimiento

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito.

Dirección de flujo o líneas de unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Dirección de flujo de actividades simultáneas

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

(7)

(8)

Procedimiento

Normas

Elaboración Autorización

Autorización

Fecha Elaboró Revisó

Autorizó

í

CONTRALORÍA GENERAL

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

1

CG/COR

Dirección General de Desarrollo Administrativo

Coordinación de

Operación Regional Contralor General

Sept./2003 Sept./2003

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Seguimiento a los Comités de Vigilancia.

Vigilar la correcta aplicación de los recursos asignados a las Dependencias y Entidades para la realización de obra pública.

Periódica.

- La definición de las obras públicas que habrán de verificarse se realiza con base en el análisis del Padrón de Obras Públicas que presentan las Dependencias y/o Entidades y la Dirección General de Inversión Pública de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

- El Acta constitutiva y el Reporte fotográfico de las obras verificadas por el Comité de Vigilancia deberán detallar el avance físico, impacto social, condiciones de la región y observaciones que permitan evaluar el avance y cumplimiento de las metas de ejecución de la obra.

- Las irregularidades que presente la ejecución de obras deberán requerirse por escrito y como solventación inmediata a la Dependencia y/o Entidad.

- Los Formatos que envía la Coordinación de Operación Regional a las Delegaciones Regionales son los siguientes:

* Concentrado de obras. * Reporte de irregularidades. * Bitácora de inspección de obra. * Reporte de estado físico de obra. * Reporte de capacitación.

* Recibo de material de apoyo. * Manual de Comités de Vigilancia.

- El material de apoyo que se envía a las Delegaciones Regionales para la integración del Comité de Vigilancia está conformado por lo siguiente: gorras, llaveros, encendedores, playeras, lapiceros y agendas.

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1 OFICIO SOLICITUD O TÉCNICO Y VALIDACIÓN DE LA OBRA DEL EXPEDIENTE O-5 TÉCNICO Y OFICIO SOLICITUD VALIDACIÓN DE LA OBRA OFICIO SOLICITUD DE PADRÓN DE OBRAS PÚBLICAS O O-1 INICIO

SEGUIMIENTO A LOS COMITÉS DE VIGILANCIA

ELABORA Y TURNA OFICIO SOLICITUD DE PADRÓN DE OBRAS PÚBLICAS O-1 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1 ENVÍA ¿TIENE MODIFICACIONES? CORRIGE Y TURNA 1 SI NO RECIBE Y VERIFICA OFICIO SOLICITUD DE PADRÓN DE OBRAS PÚBLICAS O-1 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1 DIRECTOR GENERAL DE INVERSIÓN PÚBLICA N COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL O-1 LISTADO DE OBRAS O RECIBE ANALIZA, CLASIFICA Y ELABORA DIRECTOR GENERAL DE INVERSIÓN PÚBLICA PADRÓN DE OBRAS PÚBLICAS DEL EXPEDIENTE LISTADO DE OBRAS O TURNA E INTEGRA ÁREA EJECUTORA DE LA OBRA 1 OFICIO SOLICITUD DE PADRÓN DE OBRAS PÚBLICAS A 4 3 2 OFICIO SOLICITUD DEL EXPEDIENTE TÉCNICO Y VALIDACIÒN DE LA OBRA DISTRIBUYE 5 CONTRALOR GENERAL

TITULAR DE LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD COORDINADOR DE AUDITORÍA

A LA OBRA PÚBLICA

N

CONTRALOR INTERNO EN LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD

EXPEDIENTE DE LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD 1 LISTADO DE OBRAS PADRÓN DE OBRAS PÚBLICAS O

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O-1 O-1 1 O EXPEDIENTE TÉCNICO DE LA OBRA O

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

OFICINA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y ATENCIÓN CIUDADANA

RECIBE 1 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL EN SU CASO RECIBE Y VERIFICA O-1 OFICIO DE VALIDACIÓN DE LA OBRA CUADRO DE INFORMACIÓN DE LA OBRA LISTADO DE OBRAS POR DELEGACIÓN REGIONAL O-1 CUADRO DE INFORMACIÓN DE LA OBRA O O OFICIO DE VALIDACIÓN DE LA OBRA ELABORA Y TURNA O-1 1 OFICIO SOLICITUD DE INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE VIGILAN-CIA EXPEDI-ENTE TÉCNICO DE LA OBRA A COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 2 LISTADO DE OBRAS POR DELEGACIÓN REGIONAL _OFICIO SOLICITUD DE INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE VIGILA-NCIA LISTADO DE OBRAS POR DELEGACIÓN REGIONAL O-1 ¿TIENEN MODIFICACIONES? CORRIGE Y TURNA 2 SI NO COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL OFICIO SOLICITUD DE INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE VIGILAN-CIA O LISTADO DE OBRAS POR DELEGACIÓN REGIONAL O ENVÍA OFICIO DE SOLICITUD DE INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE VIGILAN-CIA A 2 DELEGACIÓN REGIONAL EN SU CASO FORMATOS O LISTADO DE OBRAS POR DELEGACIÓN REGIONAL 1 INTEGRA OFICIO DE SOLICITUD DE INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE VIGILAN-CIA 1 N FORMATOS O FORMATOS O FORMATOS O MATERIAL DE APOYO EXPEDIENTE DE LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD ÁREA EJECUTORA DE LA OBRA

(11)

O O FORMATOS O ACTA CONSTITUTIVA REPORTE FOTOGRÁ-FICO

OFICIO SOLICITUD DE SOLVENTACIÓN DE IRREGULARI-DADES O-4 O O RECIBE Y ANALIZA FORMATOS O ACTA CONSTITUTIVA REPORTE FOTOGRÁ-FICO ¿EXISTEN IRREGULARIDAD ES EN LA INFORMACIÓN ? INTEGRA NO SI FIN ELABORA, TURNA E INTEGRA OFICIO SOLICITUD DE SOLVENTACION DE LAS IRREGULARI-DADES O-4 3 RECIBE Y VERIFICA OFICIO SOLICITUD DE SOLVENTACIÓN DE IRREGULARI-DADES O-4 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL ¿TIENE MODIFICACIONES? CORRIGE Y TURNA 3 SI NO 3 2 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL DELEGACIÓN REGIONAL A EXPEDIENTE DE LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD O O O FORMATOS ACTA CONSTITUTIVA REPORTE FOTOGRÁ-FICO A EXPEDIENTE DE LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD

(12)

3 3 2 1 O ENVÍA 4 DELEGADO REGIONAL CONTRALOR INTERNO EN LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD

N OFICIO SOLICITUD DE SOLVENTACION DE IRREGULARI-DADES VERIFICA REITERACIÓN DEL OFICIO DE SOLVENTACIÓN DE IRREGULA-RIDADES O-4 ¿SE RECIBIO LA INFORMACIÓN? ELABORA Y RECABA NO SI COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 3 2 1 O ENVÍA 4 DELEGADO REGIONAL CONTRALOR INTERNO EN LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD

N 4 4 REITERACIÓN DEL OFICIO DE SOLVENTACIÓN DE IRREGULA-RIDADES ‘’ 4 COORDINADOR DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA COORDINADOR DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA ÁREA EJECUTORA DE LA OBRA ÁREA EJECUTORA DE LA OBRA

(13)

OFICIO DE SOLVENTACION DE IRREGULA-RIDADES

4 RECIBE Y VERIFICA OFICIO DE SOLVENTACION DE IRREGULARI-DADES O-4 ¿ESTAN SOLVENTADAS LAS IRREGULARIDADES? ELABORA Y TURNA NO SI COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL O-4 RECIBE Y VERIFICA COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 5 O-4 ¿TIENE MODIFICACIONES? CORRIGE Y TURNA 5 SI NO 3 2 1 O ENVÍA 4

DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD

4 INTEGRA O O A FIN REITERACIÓN DEL OFICIO DE SOLVENTACION DE IRREGULA-RIDADES REITERACIÓN DEL OFICIO DE SOLVENTACION DE IRREGULA-RIDADES REITERACIÓN DEL OFICIO DE SOLVENTACION DE IRREGULA-RIDADES REITERACIÓN DEL OFICIO DE SOLVENTACION DE IRREGULA-RIDADES COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL COORDINADOR DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA CONTRALOR INTERNO EN LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD

DELEGADO REGIONAL N EXPEDIENTE DE LA DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD ÁREA EJECUTORA DE LA OBRA

(14)

Procedimiento

Normas

Autorización

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

í

CONTRALORÍA GENERAL

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

12

CG/COR

Dirección General de

Desarrollo Administrativo Operación RegionalCoordinación de Contralor General

Sept./2003 Sept./2003

- Los Contralores Internos deberán entregar el calendario para evaluar las áreas de atención, máximo 15 días hábiles posteriores a la recepción del Oficio solicitud de calendario.

- El período para solventar las observaciones por parte de Dependencia y/o Entidad ejecutora de la obra, será de 45 días hábiles.

- Las Delegaciones Regionales de la Contraloría General, deberán enviar a finales de cada mes el Informe de Instalación del Módulo Itinerante de Atención Ciudadana (Mitac).

- El Oficio de envío de observaciones deberá contener medidas de corrección, sugerencias para mejorar el servicio y la calificación de eficiencia emitida por la ciudadanía.

- El Oficio de solicitud de calendario deberá contener la petición a los Titulares de los Órganos Internos de Control del calendario para evaluar las áreas de atención, en el marco del Programa de Módulos Itinerantes de Atención Ciudadana, en el cual se sugiere que envien una propuesta de encuesta para aplicar a los usuarios en las áreas.

- El Programa de visitas describe las actividades a realizar por Delegación Regional, en el marco del Programa de Módulos Itinerantes de Atención Ciudadana.

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Instalación y Seguimiento al Programa de Módulos Itinerantes de Atención Ciudadana.

Evaluar la gestión pública en Dependencias y/o Entidades, mediante la participación de la ciudadanía, con sugerencias y opiniones que permitan establecer acciones de mejora.

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INICIO

INSTALACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE MÓDULOS ITINERANTES DE

INSTALACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE MÓDULOS ITINERANTES DE ATENCIÓN CIUDADANAATENCIÓN CIUDADANA

1 2 3 CONTRALOR GENERAL DEPARTAMENTO DE ENLACE CON LOS ÓRGANOS INTERNOS

DE CONTROL 4 N 15 DÍAS MÁXIMO ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL RECIBE CALENDARIO O O EN SU CASO PROGRAMA DE VISITAS 8T COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL CALENDARIO O A ELABORA, RECABA FIRMA Y ENVÍA OFICIO DE SOLICITUD DE CALENDARIO 1 18T ENCUESTA COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN ELABORA Y TURNA PARA Vo.Bo.

(16)

RECIBE Y REVISA PROGRAMA DE VISITAS 8T COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1 ¿TIENEN CORRECCIONES? CORRIGE Y TURNA PARA Vo. Bo. PROGRAMA DE VISITAS 8T COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1 SI 1 NO ELABORA, RECABA Y ENVÍA OFICIO DE ENVÍO 7T PROGRAMA DE VISITAS 7T ENCUESTAS 1T TITULAR DE LAS DELEGACIONES REGIONALES 1 2 3 4 PROGRAMA DE VISITAS CONTRALOR GENERAL

DEPARTAMENTO DE ENLACE CON LOS ÓRGANOS INTERNOS DE

CONTROL DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN N RECIBE, OBTIENE, REVISA Y ANALIZA REPORTE FOTOGRÁFICO ENCUESTAS O O DELEGACIONES REGIONALES 2 O EN SU CASO OFICIO DE ENVÍO COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1T PROGRAMA DE VISITAS N

(17)

FOTOGRAFÍAS O REPORTE FOTOGRÁFICO O 1T O REPORTE FOTOGRÁFICO POR DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD FOTOGRAFÍAS O 2 ¿LA INFORMACIÓN CORRESPONDE AL PROGRAMA DE VISITAS? NO SI ELABORA Y TURNA TARJETA O O REPORTE FOTOGRÁ-FICO ENCUESTAS O TARJETA 1 N DELEGACIONES REGIONALES FIN ¿TIENEN CORRECCIONES? SI NO CORRIGE Y TURNA PARA Vo.Bo. OFICIO DE ENVÍO DE OBSERVACIONES REPORTE FOTOGRÁFICO 2 COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL ENVÍA OFICIO DE ENVÍO DE OBSERVACIONES O 1 CONTRALOR GENERAL 3 4 5 N CONTRALOR INTERNO 2

DEPARTAMENTO DE ENLACE CON LOS ÓRGANOS INTERNOS DE

CONTROL TITULAR DE LA DEPENDENCIA DELEGACIÓN REGIONAL 3 O COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL POR DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD SELECCIONA, INTEGRA, REVISA Y ELABORA O-5 ENCUESTAS O ANÁLISIS GRÁFICO O ELABORA Y TURNA OFICIO DE ENVÍO DE OBSERVACIONES REPORTE FOTOGRÁFICO ANÁLISIS GRÁFICO A O O O-5 POR DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD RECIBE Y REVISA OFICIO DE ENVÍO DE OBSERVACIONES REPORTE FOTOGRÁFICO 2 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL O O-5 POR DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD ANALISIS GRAFICO O ANÁLISIS GRÁFICO O POR DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD ANÁLISIS GRÁFICO O REPORTE FOTOGRÁFICO O ENCUESTAS O OFICIO DE ENVÍO DE OBSERVA-CIONES PROGRAMA DE VISITAS REPORTE FOTOGRÁFICO O

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O INFORME DE INSTALACIÓN DEL MITAC 1

OFICIO DE ENVÍO DEL FORMATO DE RESULTADOS DE LAS OBSERVACIONES 3 RECIBE FORMATO DE RESULTADOS DE LAS OBSERVACIONES O-1 CONTRALOR INTERNO ¿ESTAN SOLVENTADAS LAS OBSERVACIONES ?

NO RECABA FIRMA ELABORA Y ENVÍA OFICIO DE REITERACIÓN 3 CONTRALOR INTERNO ELABORA TURNA Y ARCHIVA O FORMATO DE RESULTADOS DELEGACIÓN REGIONAL N RECIBE Y VERIFICA O 3 DELEGACION REGIONAL O SI ARCHIVA A FIN O OFICIO DE ENVÍO DE FORMATO DE RESULTADOS DE LAS 1 OBSERVACIONES 1 N INFORME DE INSTALACIÓN DEL MITAC COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL DE LAS OBSERVACIONES FORMATO DE RESULTADOS OBSERVACIONES DE LAS

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Procedimiento

Normas

Autorización

Manual de Procedimientos Autorizó

í

Dirección General de Desarrollo Administrativo Coordinación de

Sept./2003 Sept./2003

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Seguimiento al Programa de Calidad y Transparencia en la Atención Ciudadana.

Mensual.

Vigilar el cumplimiento de las líneas de acción establecidas en el Programa de Calidad y Transparencia en la Atención Ciudadana en las Dependencias y/o Entidades de la Administración Pública Estatal mediante las Delegaciones Regionales de la Contraloría General.

- El Reporte Fotográfico deberá contener la información recabada en las verificaciones físicas realizadas a las áreas de atención al público, bajo las líneas de acción establecidas como obligatorias en el Programa de Calidad y Transparencia en la Atención Ciudadana.

- Las líneas de acción que deben verificar las Delegaciones Regionales en las Dependencias y/o Entidades son las siguientes:

* Colocación de señalizaciones visibles con el nombre de las áreas. * Utilización visible de credenciales de identificación.

* Exhibición de carteles con información de los trámites y servicios que ofrecen, los cuales deben incluir el nombre del trámite, requisitos, costo y tiempo de respuesta.

* Difusión del nombre del responsable de la oficina que realiza el trámite u ofrece el servicio.

- Las Delegaciones Regionales deberán enviar el Formato de supervisión de áreas de atención al público, el Reporte fotográfico y las Cédulas de verificación a finales de cada mes.

(20)

INICIO

SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE CALIDAD Y TRANSPARENCIA EN LA ATENCIÓ

SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE CALIDAD Y TRANSPARENCIA EN LA ATENCIÓN CIUDADANAN CIUDADANA

ELABORA Y TURNA RECIBE, CLASIFICA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD O DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO OFICIO SOLICITUD DE VERIFICACIÓN DE ÁREAS O-1 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL RECIBE Y VERIFICA OFICIO SOLICITUD DE VERIFICACIÓN DE ÁREAS O-1 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL ¿TIENEN MODIFICACIONES? SI NO CORRIGE Y TURNA 1 OFICIO SOLICITUD DE VERIFICACIÓN DE ÁREAS O-1 N COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL ENVÍA OFICIO SOLICITUD DE VERIFICACIÓN DE ÁREAS O DELEGACIÓN REGIONAL OFICIO SOLICITUD DE VERIFICACIÓN DE ÁREAS N 1 1 O RELACIÓN DE ÁREAS A VERIFICAR POR DELEGACIÓN O RELACIÓN DE ÁREAS A VERIFICAR POR DELEGACIÓN O RELACIÓN DE ÁREAS A VERIFICAR POR DELEGACIÓN O RELACIÓN DE ÁREAS A VERIFICAR POR DELEGACIÓN RELACIÓN DE ÁREAS A VERIFICAR POR DELEGACIÓN O 1

(21)

O FORMATO DE SUPERVISIÓN DE ÁREAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO OFICIO DE ENVÍO O-1 O REPORTE FOTOGRÁ-FICO CÉDULAS DE VERIFICACIÓN O O FORMATO DE SUPERVISIÓN DE ÁREAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO RECIBE DELEGACIÓN REGIONAL 1 OFICIO DE ENVÍO O O REPORTE FOTOGRÁ-FICO CEDULAS DE VERIFICACIÓN O 1 C COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL O FORMATO DE SUPERVISIÓN DE ÁREAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO OFICIO DE ENVÍO O-1 O REPORTE FOTOGRA-FICO CEDULAS DE VERIFICACIÓN O RECIBE Y VERIFICA COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL ¿TIENEN MODIFICACIONES? SI NO CORRIGE Y TURNA 2 OFICIO DE ENVÍO O-1 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL ELABORA Y TURNA O FORMATO DE SUPERVISIÓN DE ÁREAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO ENVÍA OFICIO DE ENVÍO O O REPORTE FOTOGRA-FICO DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO CEDULAS DE VERIFICACIÓN O OFICIO DE ENVÍO 1 N 2 FIN RECIBE OFICIO DE ENVÍO O-1

SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE CALIDAD Y TRANSPARENCIA EN LA ATENCIÓ

(22)

Procedimiento

Normas

Autorización

Autorizó

CONTRALORÍA GENERAL

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

26

CG/COR

Coordinación de

Sept./2003 Sept./2003

- El Informe Global deberá contener nombre y firma de los beneficiarios y de las autoridades del municipio, nombre de los representantes de los comités comunitarios que fueron capacitados, número de capacitados y número de beneficiados.

- La Cédula de control deberá contener los datos del municipio, el techo financiero, localidades, y nuevos productores beneficiados y fecha para entregar el recurso y firma del alcalde.

- El Coordinador de zona pertenece a la Secretaría de Desarrollo Social.

- El Listado de los municipios describe las actividades a realizar por Delegación Regional y la Coordinación de zona de la SEDESOL.

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Seguimiento al Programa de Apoyo a la Palabra.

Verificar el cumplimiento de las actividades establecidas en el Programa de Apoyo a la Palabra en cada municipio involucrado.

(23)

INICIO

SEGUIMIENTO AL PROGRAMA APOYO A LA PALABRA

COORDINA Y DISTRIBUYE TITULARES DE LAS DELEGACIONES REGIONALES N RECIBE OFICIO O SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL O CONCERTA CITA OFICIO JEFE DE LA UNIDAD DE

DESARROLLO SOCIAL VÍA TELEFONICA C JEFE DE LA UNIDAD DE DESARROLLO SOCIAL Y COORDINADORES DE ZONA ELABORA Y ENTREGA LISTADO DE LOS MUNICIPIOS 5T CÉDULA DE CONTROL COORDINADOR DE ZONA ELABORA, RECABA FIRMA, ENVÍA Y DISTRIBUYE LISTADO DE LOS MUNICIPIOS 1T CÉDULA DE CONTROL 1T OFICIO DE ENVÍO 5T 5T 5T CÉDULA DE CONTROL 1 OFICIO DE ENVÍO 2 CONTRALOR GENERAL COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL LISTADO DE LOS MUNICIPIOS MANUAL DE CAPACITACIÓN 5T TRÍPTICO O O REGLAS DEL PROGRAMA ELABORA Y TURNA PARA AUTORIZACIÓN COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1 5T

(24)

RECIBE Y REVISA TRÍPTICO COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1 ¿TIENE CORRECCIONES? CORRIGE Y TURNA COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1 SI 1 NO ELABORA, RECABA FIRMA, ENVÍA Y DISTRIBUYE OFICIO DE SOLICITUD O JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 1 2 CONTRALOR GENERAL N COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL O TRÍPTICO _O RECIBE TRÍPTICO 2000 O JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ELABORA, RECABA FIRMA, ENVÍA Y

DISTRIBUYE _{TITULARES DE LAS}

DELEGACIONES REGIONALES N OFICIO DE ENVÍO 5T 5T 2000 O TRÍPTICO 1 OFICIO DE ENVÍO 2 CONTRALOR GENERAL MANUAL DE CAPACITACIÓN ELABORA Y ENVÍA REPORTE DE CAPACITACIÓN TITULARES DE LAS DELEGACIONES REGIONALES O O REGLAS DEL PROGRAMA VÍA CORREO ELECTRONICO 2 RECIBE Y ANALIZA O CEDULA DE CONTROL OFICIO 1 DELEGACIONES REGIONALES

(25)

2 ¿ESTA CORRECTA Y COMPLETA LA INFORMACIÓN? NO SI RECALENDARIZA Y MODIFICA CÉDULA DE CONTROL 1 JEFE DE LA UNIDAD DE DESARROLLO SOCIAL FIN ENVÍA Y DISTRIBUYE INFORME GLOBAL 2 DELEGACIONES REGIONALES 2 N 1 RECIBE, ANALIZA Y ELABORA INFORME MENSUAL REPORTE FOTOGRÁFICO INFORME GLOBAL O O-5 O O ARCHIVA OFICIO O 2 ELABORA, ENVIA Y DISTRIBUYE OFICIO DE NOTIFICACIÓN 1 O 2 TITULARES DE LAS DELEGACIONES REGIONALES CONTRALOR GENERAL CÉDULA DE CONTROL 1 3 5 4 SEDESOL

DIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN REGIONAL Y CONTRALORIA SOCIAL DE LA SECRETARÍA DE LA

FUNCIÓN PÚBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTO DE

PARTICIPACION SOCIAL CONTRALOR GENERAL DIRECCION GENERAL DE CONTROL Y EVALUACION N C VÍA TELEFONICA

(26)

Procedimiento

Normas

Autorización

Autorizó

í

CONTRALORÍA GENERAL

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

33

CG/COR

Coordinación de

Sept./2003 Sept./2003

- El Expediente remitido por la Delegación Regional debe contener la información soporte de la investigación de la queja o denuncia.

- El Expediente que contiene la información de la queja o denuncia se devolverá a la Delegación Regional en los casos en que se considere que no existen suficientes elementos para que esta proceda.

- El tiempo máximo para complementar un Expediente es de 10 días, excepto en aquellos casos que por naturaleza de la queja o denuncia se requiera de más tiempo para la investigación, por lo que el Jefe de la Oficina de Responsabilidades y Situación Patrimonial, fijará con el Delegado Regional del tiempo para complementar el Expediente de la queja o denuncia.

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Recepción y Seguimiento a Quejas y Denuncias Provenientes de las Delegaciones Regionales.

Recepcionar y canalizar las quejas y denuncias a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial para tramitar y resolver las inconformidades presentadas por la ciudadanía en las Delegaciones Regionales.

(27)

INICIO

RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS PROVENIENTES DE LAS

RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS PROVENIENTES DE LASDELEGACIONES REGIONALESDELEGACIONES REGIONALES

O 1 RECIBE Y VERIFICA OFICIO DE ENVÍO O DELEGACIÓN REGIONAL 1 DETERMINACIÓN DE LA QUEJA O DENUNCIA EXPEDIENTE ¿ESTÁ EL EXPEDIENTE DEBIDAMENTE INTEGRADO? NO SI 1 ELABORA Y ENVÍA OFICIO DE ENVÍO DE LA DOCUMENTA-CIÓN O O EXPEDIENTE OFICIO DE ENVÌO DE LA 1 DELEGACIÓN REGIONAL N 1 1 ELABORA, RECABA Y OBTIENE OFICIO DE ENVÍO DEL EXPEDIENTE O-1 1 ENVÍA OFICIO DE ENVÍO DEL EXPEDIENTE O O EXPEDIENTE OFICIO DE ENVÍO DEL EXPEDI-ENTE 1 N DIRECCIÓN GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACIÓN PATRIMONIAL EXPEDIENTE RECIBE 1 DIRECCIÓN GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACIÓN PATRIMONIAL ELABORA Y ENVÍA OFICIO DE CONOCIMIENTOO 1 EXPEDIENTE OFICIO DE CONOCIMI-ENTO 1 DELEGACIÓN REGIONAL FIN F DETERMINACIÓN DE LA QUEJA O DENUNCIA DETERMINACIÓN DE LA QUEJA O DENUN-CIA DETERMINACIÓN DE LA QUEJA O DENUNCIA DETERMINACIÓN DE LA QUEJA O DENUNCIA C DOCUME-NTACIÓN COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL A F

(28)

Procedimiento

Normas

Autorización

Autorizó

í

CONTRALORÍA GENERAL

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

36

CG/COR

Coordinación de

Sept./2003 Sept./2003

Nombre:

Elaboración del Informe Mensual de Actividades de las Delegaciones Regionales.

Objetivo:

Frecuencia:

Mensual.

- Las Delegaciones Regionales deberán de entregar los Formatos correspondientes los primeros 5 días hábiles de cada mes y deberán contener las firmas del Delegado Regional; así como la de los responsables de cada área.

- Los Formatos que cada área utilizará para la emisión de la información son los siguientes: * Formato de Cédula de Supervisión-Control y Evaluación.

* Formato de Cédula de Auditoría Gubernamental y Supervisiones, Minuta de trabajo.

* Reporte de Auditoría a la Obra Pública (RAO)-Obra Pública y todos aquellos que contempla el Manual de Auditoría y Fiscalización de la Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma.

Concentrar los resultados de las Delegaciones Regionales a fin de elaborar informes ejecutivos y reportar a otras áreas el seguimiento que se le da a las actividades.

(29)

FORMATO DE CÉDULA DE AUDITORÍA GUBERN. o o FORMATO DE AUDITORÍA A LA o OBRA PÚBLICA FORMATO DE CÉDULA DE SUPERVISIÓN FORMATO DE CÉDULA DE AUDITORÍA GUBERN. o o FORMATO DE AUDITORÍA A LA o OBRA PÚBLICA INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES INICIO DELEGACIONES REGIONALES

ELABORACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES DE LAS DELEGACION

ELABORACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES DE LAS DELEGACIONES REGIONALESES REGIONALES

FORMATO DE CÉDULA DE SUPERVISIÓN RECIBE Y VERIFICA FORMATO DE CÉDULA DE AUDITORÍA GUBERN. 1 o o ¿ESTÁ COMPLETA Y CORRECTA LA INFORMACIÓN? NO SI SOLICITA Y COMPLEMENTA 1 VÍA TELEFÓNICA DELEGACIÓN REGIONAL ELABORA Y TURNA COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL o INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES RECIBE Y REVISA o COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 2 1 FORMATO DE AUDITORÍA A LA o OBRA PÚBLICA FORMATO DE CÉDULA DE SUPERVISIÓN

(30)

FORMATO DE CÉDULA DE AUDITORÍA GUBERN. o o FORMATO DE AUDITORÍA A LA o OBRA PÚBLICA FORMATO DE CÉDULA DE SUPERVISIÓN INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES o ¿TIENE MODIFICACIONES? SI NO CORRIGE Y TURNA 2

VÍA TELEFÓNICA CON LA DELEGACIÓN REGIONAL COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1 INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES 1T IMPRIME Y DISTRIBUYE 2T INFORME MENSUAL DE O FIN CONTRALOR GENERAL SECRETARIO PARTICULAR C ACTIVIDADES

OFICINA DE ENLACE DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES

ELABORACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES DE LAS DELEGACION

(31)

Procedimiento

Normas

Autorización

Manual de Procedimientos Autorizó

í

Dirección General de Desarrollo Administrativo Coordinación de

Sept./2003 Sept./2003

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Supervisión a las Delegaciones Regionales.

Periódica.

Evaluar el funcionamiento y desempeño de las Delegaciones Regionales, con la finalidad de mejorar los servicios que se prestan a la ciudadanía y garantizar un control eficiente respecto a los programas y recursos que aplica el Poder Ejecutivo en todo el territorio veracruzano.

- El Informe deberá entregarse máximo 3 dias hábiles después de la verificación a la Delegación Regional correspondiente.

- Los Papeles de trabajo y el Informe deben contener un resumen de la verificación y alternativas de solución si existe alguna anomalía detectada.

- La Documentación requerida por el Visitador Regional a la Delegación Regional, debe corresponder al área y a los aspectos a revisar.

(32)

O

OFICIO DE COMISIÓN O

INICIO

SUPERVISIÓN REGIONAL

SUPERVISIÓN A LAS DELEGACIONES REGIONALES

ACUERDA ASPECTOS A REVISAR RECIBE COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL RECIBE NOTIFICACIÓN ENLACE ADMINISTRATIVO VERBALMENTE RECIBE Y FIRMA CAJA CHEQUE TRASLADO A LA DELEGACIÓN REGIONAL OFICIO DE PRESENTACIÓN O O ENTREGA OFICIO DE PRESENTACIÓN DELEGACIÓN REGIONAL O SOLICITA Y RECIBE DOCUMENTACIÓN DELEGACIÓN REGIONAL DOCUMENTACIÓN O ANALIZA Y ELABORA PAPELES DE TRABAJO O-1 INFORME O-1 INTEGRA Y VERIFICA DOCUMENTACIÓN O 1 1 COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL Y/O JEFE DE OFICINA

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1 1 O 1 ¿REQUIERE MÁS INFORMACIÓN? NO SI SOLICITA_Y RECIBE DOCUMENTACIÓN O DELEGACIÓN REGIONAL DEVUELVE DOCUMENTACIÓN O ENTREGA Y COMENTA INFORME O COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL TRASLADO A LA OFICINA CENTRAL FIN ELABORA, RECABA FIRMA Y ENVÍA OFICIO DE RESULTADOS O DELEGACIÓN REGIONAL 1 N COORDINADOR DE OPERACIÓN REGIONAL 1

ENTREGA _{ADMINISTRATIVO}ENLACE

FACTURAS O A OFICIO DE COMISIÓN PAPELES DE TRABAJO INFORME DELEGACIÓN REGIONAL