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' ttfiiin Moelwial a*Wi Hn«<etACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE.177-2016 Página 1 de 2
REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS
-RENAP-ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE-177-2016
EL DIRECTOR EJECUTIVO EN FUNCIONES DEL
REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo regulado en los artículos 1, 8 y 37 del Decreto número 90-2005 del
Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas, se crea el Registro Nacional de las Personas, como una entidad autónoma, de derecho público, con
personalidad jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones; los órganos del Registro son el Directorio, Director Ejecutivo. Consejo Consultivo, Oficinas Ejecutoras y Direcciones Administrativas; y, la Dirección de Procesos es la dependencia encargada, con base a la información recibida del Registro Central de las Personas, de emitir el Documento Personal de Identificación.
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con lo establecido en eí artículo 19 de la referida Ley, el Director Ejecutivo es el
superior jerárquico administrativo del RENAP, ejerce la represeritaclón legal y es el encargado de
dirigir y velar por el funcionamiento normal e idóneo de la entidad. Asimismo, el artículo 20 literales a) y m) del mismo cuerpo normativo, señala que son funciones del Director Ejecutivo, cumplir y
velar porque se cumplan los objetivos de la institución, así como las leyes y reglamentos; y todas aquellas que sean necesarias para que la institución alcance plenamente sus objetivos.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 1 del Acuerdo de Dirección Ejecutiva número DE guión ciento dos guión dos mil dieciséis (DE-102-2016), de fecha seis de septiembre de dos mil dieciséis, establece que a partir de la vigencia de dicho Acuerdo, la aprobación por parte del Director Ejecutivo de los Manuales de Normas y Procedimientos del Registro Nacional de las Personas, Políticas. Guías, Protocolos y otros instrumentos técnicos administrativos análogos, se realizará a través de Acuerdo; y,
CONSIDERANDO:
Que la Dirección de Gestión y Control interno solicitó a la Dirección Ejecutiva, la aprobación de la
"GUlA PARA LA RECEPCIÓN, TRÁMITE, RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA
CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS", la cual tiene por objetivo proveer de un documento técnico administrativo que sirva de orientación para la Dirección de Procesos en cuanto a la recepción, tratamiento, custodia y resguardo de la correspondencia generada y procesada por cada una de sus dependencias; y. en virtud que la misma cumple con todas las disposiciones legales correspondientes, se estima procedente su aprobación.
Calzada Rooseveit 13-46 zona 7, Edificio RENAP CENTRAL
RENAP
' HtgUl/o Haelonalí* let HncnetACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE-177-2016 Página 2 de 2
POR TANTO:
Con base en lo considerado, normas legales citadas y lo que para el efecto establecen los artículos 1; 8, 19, 20 literales a) y m) y 37 del Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de
Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas.
^
ACUERDA;
Artículo 1. APROBAR la "GUÍA PARA LA RECEPCIÓN. TRÁMITE, RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS" del Registro Nacional de las
Personas.
Artículo 2. Se derogan todas las disposiciones anteriores que regulen la materia o que se opongan
a la Guía que por el presente Acuerdo se aprueba.
Artículo 3. Se instruye a las Direcciones involucradas, paraque unavezse encuentre notificado el presente Acuerdo, se realicen las diligencias necesarias a efecto de hacer posible la ejecución del
mismo.
Artículo 4. Efectúese las notificaciones correspondientes por medio de la Secretaría General de la
Institución.
Artículo 5. El presente Acuerdo entra en vigencia inmediatamente.
Dado en la ciudad de Guatemala, el veintinueve de diciembre de dos mildieciséis.
INGENIERA BREN IIRECT IRAMAJO GONZÁLI FUNCIONES — * ÍJtCWC
Olzada Rooseveit 13-46 ion» 7, Edificio RENAP CENTRAL
P6X 2416-1900 CALI CCNTER: 1516 www.renao.gob.gt
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DIRECCIÓN DE PROCESOS
GUIA PARA LA RECEPCION, TRAMITE,
RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA
CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE
PROCESOS
RENAP
'W Registro Nacional de las Personas
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José Jorge Afro Franco
e Gestión yControl Irienin en Fundones
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SubíitectótdePtocewenFuncioW
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Lic. Carlos Alfredo López Váldez
Jefe de Gestión de la Calidad
Dirección de Gestión y Control Interno
Sede Central RENAP Guatemala, Guatemala
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PECHA DE EMISIÓN: Noviembre 2016 CÓDIGO: GUI-17-01-2016
VERSIÓN: 01
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE LA CAUDAD
DIRECCIÓN DE GESÍ"IÓN Y CONTROL INTERNO
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mENAP
llegistro Nacional de las PersonasDIRECCIÓN DE PROCESOS FECHA DE EMISIÓN; Noviembre 2016
GUÍA PARA LA RECEPCIÓN, TRÁMITE,
RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: GUI-17-01-2016 VERSIÓN: 01 pAgINA: Página 2 de 8 Contenido 1. Objetivo 3 2. Campo de aplicación 3 3. Base legal 3 4. Monitoreo y seguimiento 3 Instrucciones generales 4
Esquema para la recepción, trámite, resguardo y custodia de la correspondencia de
la Dirección de Procesos 6
Control de cambios 8
Revisado por: \ Validadopor: i Aprobado
- Departamento de Getlión de ia ¿V
óiildad
' Oiractorde6estl&nvContro<interno' fufKÍonií
gñENAP
HegisUo Nocional áe las hrsonosDIRECCIÓN DE PROCESOS FECHADE EMISIÓN: Noviembre 2016 GUÍA PARA LA RECEPCIÓN, TRÁMITE,
RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: GUl-17-01-2016 VERSIÓN: 01 PÁGINA: Página 3 de 8 1. Objetivo
Proveer de un documento técnico-administrativo que sirva de orientación para la Dirección de Procesos en cuanto a la recepción, tratamiento, custodia y resguardo de la correspondencia generada y procesada por cada una de sus dependencias.
2. Campo de aplicación
La presente Guía será de aplicación y observancia obligatoria para el personal de la Dirección de Procesos; que participan en el resguardo y custodia de la correspondencia.
3. Base legal
Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro
Nacional de las Personas y sus reformas.
4. Monitoreo y seguimiento
Para garantizar la vigencia y efectividad de la presente Guía, el Director de Procesos, el
Subdirector de Procesos junto con los Jefes de Auditoria de Procesos y Mejora Continua,
Análisis y Verificación, Biometria y Grafotecnia, Control de Calidad, Impresión y
Sistematización de Información deberán mantener un proceso constante de revisión ysolicitar la actualización oportuna para realizar la inclusión de ajustes y modificaciones
que se consideren pertinentes, debiendo efectuarse siempre las actividades establecidas
que lo requieran. Elabora3*.Bor: j 9 Revisado por. . , Validado
§RENAP
HegisUo Hacional de las PersonasDIRECCIÓN DE PROCESOS FECHA DEEMISIÓN: Noviembre 2016
GUÍA PARA LA RECEPCIÓN, TRÁMITE, RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: GUl-17-01-2016 VERSIÓN; 01 PÁGINA: Página 4 de 8 5. Instrucciones generales
5.1 Toda correspondencia (oficios, memorándum, circulares, remisión, requerimiento y otros) recibida en la Dirección de Procesos, deberá ser consignada con la fecha, hora y firma de la persona responsable de la recepción de los documentos.
5.2 La Asistente Ejecutiva II o Asistente Ejecutiva III son las personas encargadas de
recibir la correspondencia de las dependencias del RENAP. En su ausencia
podrán delegar esa función a quien considere conveniente.
5.3 Toda correspondencia que no cumpla con los criterios para su aceptación
(destinatario incorrecto, adjuntos incompletos, falta de firma del remitente u otros)
será rechazada.
5.4 Toda la correspondencia recibida por la Dirección de Procesos, será gestionada en
el Sistema de Gestión Documental -SIGEDOC-.
5.5 El Coordinador y/o Jefe de Departamento, serán los encargados de darle seguimiento a la correspondencia que le sea asignada en la Dirección de Procesos, a efecto de dar respuesta oportuna.
5.6 El Director de Procesos deberá instruir a los Jefes de los Departamentos, para resolver y responder la correspondencia asignada de forma oportuna.
5.7 La solicitud del correlativo para la correspondencia se realiza por medio del
Sistema de Gestión Documental -SIGEDOC-.
5.8 El acceso al Sistema de Gestión Documental -SIGEDOC- será de uso exclusivo
del personal autorizado por el Subdirector y/o Director de Procesos.
5.9 La correspondencia entrante y saliente será digitalizada por: la Asistente Ejecutiva II y/o Asistente Ejecutiva III y/o por el Técnico de Apoyo, a efecto de contar con
una copia de respaldo.
5.10 La correspondencia generada por la Dirección de Procesos, deberá hacerse en original y copia para obtener firma de recibido al momento de su entrega.
EtaboradSk^r: ^ \ / Revisado por: \ >
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Validado por: .
Aproba^^^^^
mENAP
ñegisUo Nacional de las PersonasDIRECCIÓN DE PROCESOS FECHA OE EMISIÓN: Noviembre 2016 GUÍA PARA LA RECEPCIÓN, TRÁMITE,
RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: GUI-17-01-2016 VERSIÓN: 01 RAGINA; Página 5 de 8
5.11 La correspondencia generada y procesada, será almacenada en el archivo de gestión de la Dirección de Procesos y deberá estar debidamente identificada y permanecerá bajo resguardo y custodia hasta su transferencia al Departamento de Archivo y Gestión Documental de la Dirección Administrativa.
5.12 Toda correspondencia física recibida y/o entregada por la Dirección de Procesos, será resguardada en el lugar asignado para el efecto, el cual deberá contener las medidas de seguridad pertinentes y de uso exclusivo de: Asistente Ejecutiva II. Asistente Ejecutiva III, Técnico de Apoyo y Jefe de Departamento.
5.12.1 Correspondencia recibida
Toda la correspondencia recibida por la Dirección de Procesos, deberá estar ordenada por dependencia y por fecha (mes y año) del documento, a
efecto de facilitar la búsqueda.
5.12.2 Correspondencia entregada
La correspondencia entregada por parte de la Dirección de Procesos
deberá estar ordenada en forma correlativa de acuerdo al control de
correspondencia ejemplo: DPR-MES-AÑO y será resguardada en los
archivos: cuatro (4) y cinco (5) destinados para el efecto.5.13 El seguimiento de los oficios asignados, se deberá realizar por medio de las alertas automáticas que genera el SIGEDOC, o bien; por medio de los reportes generados
uRENAP
Regisiro Hacional de las PersonasDIRECCIÓN DE PROCESOS FECHA DE EMISIÓN: Noviembre 2016
GUÍA PARA LA RECEPCIÓN, TRÁMITE,
RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: 6UÍ-17.01-2016 VERSIÓN: 01 pAgINA: Página 6 de 8
6. Esquema para la recepción, trámite, resguardo y
correspondencia de la Dirección de Procesos.
custodia de la
No. Responsable Actividad
Asistente
^
Ejecutiva II /
Asistente
Ejecutiva III
Recibe correspondencia remitida por las dependencias del REMAR y verifica que
cumplan con los criterios de aceptación. Registra la correspondencia, firma, sella y escanea los documentos.
Nota: Si no cumple con los criterios de aceptación, rechaza la correspondencia.
Archiva copia digital de la
Asistente correspondencia en carpeta compartida Ejecutiva II creada para el efecto y traslada la
correspondencia física. Asistente Ejecutiva Técnico de Apoyo/ Asistente Técnico Administrativo. / El Coordinador y/o el Jefe de la dependencia Analista/Auxiliar 5 del Departamento Asistente 6 Ejecutiva
Asigna correspondencia al destinatario,
utilizando para ello el Sistema de
Gestión de Documentos -SIGEDOC-, el
cual genera correo electrónico
automático.
Nota: El correo electrónico es direccionado al Coordinador y/o Jefe de
la dependencia, con copia digital de la
correspondencia.
Recibe correspondencia digital y delega
por medio del SIGEDOC al personal a su cargo el seguimiento respectivo para dar respuesta de forma oportuna.
Recibe correspondencia en formato
digital, analiza y verifica, para dar respuesta a la dependencia solicitante.
Genera número correlativo de
correspondencia en el SIGEDOC para
su realización y remite respuesta.
Recibe correspondencia física con la respuesta solicitada y traslada al Jefe de
la dependencia, para revisión y firma de
aprobación.
Nota: Si la respuesta no cumple con lo
solicitado, será reasignada.
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Hegisfro Nocional de las PefsonasDIRECCIÓN DE PROCESOS FECHA OE EMISIÓN: Noviembre 2016 GUÍA PARA LA RECEPCIÓN, TRÁMITE,
RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: GUI-17-01-2016 VERSIÓN: 01 pAgINA: Página 7 de 8
No. Responsable Actividad
Asistente 7 Ejecutiva 10 Subdirector o Director de la Dirección de Procesos Asistente Ejecutiva II / Asistente Ejecutiva III / Técnico de Apoyo Asistente Ejecutiva II / Asistente Ejecutiva 111 / Técnico de Apoyo
Recibe correspondencia con firma y
sello de) Jefe de la dependencia y la
traslada al Subdirector o Director de la
Dirección de Procesos, para firma de
visto bueno.
Verifica que la correspondencia cumpla con lo requerido y firma de visto bueno.
Genera fotocopias según el número de destinatarios especificados en la correspondencia solicitada y procede con la entrega física.
Nota: Toda correspondencia entregada
a su destinatario, deberá ser escaneada con los sellos de recibido y se alojarán
en formato .pdf en la carpeta compartida para el efecto.
Carga correspondencia digital en el
Sistema de Gestión de Documentos
-SIGEDOC- y archiva la correspondencia
física en el archivo de gestión.
RtvisMepor; Validado por
0
Vo.Bo.
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ñeglstro Haclonal de tas PersonasDIRECCIÓN DE PROCESOS FECHAOS EMISIÓN: Noviembre 2016
GUÍA PARA LA RECEPCIÓN, TRÁMITE, RESGUARDO Y CUSTODIA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROCESOS CÓDIGO: GUI-17-01-2016 VERSIÓN: 01 PÁGINA: Página 8 de 8 Control de cambios
1 Versión
Fecha ™rJo"d^ foliosUrtldadey""
involucradas Descripción
01 2016 8 Dirección de
Procesos
Guia para la recepción, trámite, resguardo y custodia de la correspondencia de la Dirección de Procesos
