A LIDER
1
No se han establecido los controles sobre los riesgos identificados y valorados.
EVIDENCIA
No se evidencia que se hayan definido los controles o acciones preventivas para los riesgos identificados en los procesos de Diseño y Construcción de Obras Públicas.
Menor 4.1
1. Revisar el mapa de riesgos actual de los procesos de Diseño y construcción y mantenimiento de obra publica. 2. Revisar la definición
de los controles establecidos y su implementación
2 de Diciembre de 2011
MÉTODO
En el mapa de riesgos del
Macroproceso de Obra Pública, para el diseño y construcción, y
mantenimiento no se incluyen los riesgos que se encuentran identificados en los estudios previos de contratación indistintamente al objeto de los mismos.
No se han implementado en su totalidad los controles establecidos en el mapa de riesgos.
No están documentados todos los controles de los mapas de riesgos en las caracterizaciones de los
procesos, que asegure su implementación.
1. Los líderes de proceso deben revisar la efectividad y la implementación de los riesgos establecidos en sus mapas de riesgos. 2. Actualizar el mapa de
riesgos de acuerdo a las observaciones encontradas. 3. Implementar los
controles establecidos. 4. Verificar que las
caracterizaciones de los procesos se cuenten documentados los controles
establecidos.
5. Programar auditoria de control de Interno para verificar la eficacia de los controles establecidos.
Febrero 28 de 2012
SI NO
□
Fecha:2
La alta dirección no asegura de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la entidad y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia, la eficiencia y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad
EVIDENCIA
Menor 5.5.3
3. Identificar de la resolución 159A que aspectos se encuentran desactualizados. 4. Ajustar el Acto
Administrativo de acuerdo a las necesidades actuales de la Administración en materia de Seguridad 5. Publicar, informar a
quienes conformarán el Comité de Seguridad y dar
MÉTODO
Teniendo en cuenta el Acto Administrativo que reglamenta el desarrollo de los Consejos de Seguridad, la Administración no ha dejado de cumplir con su objetivo primordial que es el análisis de casos especiales junto con las autoridades policiales para así tomar decisiones oportunas. En ese orden de ideas se considera necesario ajustar ese acto administrativo a lo requerido.
No se ha establecido una Metodología que permita verificar la vigencia de los Actos Administrativos a la normativa
6. Establecer una Metodología para verificar la vigencia de Actos Administrativos de la Entidad e incluirlos en el respectivo Normograma. 7. Aprobar la
metodología.
8. Divulgar la metodología 9. Dar cumplimiento a la
Metodología para la verificación de la vigencia de Actos Administrativos
A LIDER En el Proceso de
Gestión Gobierno, no se evidencia la realización de las reuniones del comité de seguridad del Municipio de Chía, con frecuencia el primer jueves de cada mes en el despacho de la Alcaldía Municipal, y miembros que lo conforman, de acuerdo con la Resolución No 159A de octubre 22 de 1992, artículos primero, tercero y cuarto, solo se encuentran tres actas No 006 de octubre 3, No 007 de octubre 10 y No 008 de octubre 24 del año 2011, con lugar de reunión casa de justicia y sin presencia de los miembros director de scouts y el párroco
cumplimiento al Acto Administrativo que se adopte
16 de Diciembre de 2011
legal aplicable
20 de Diciembre de 2011
3
No se evalúan las acciones tomadas en términos de su efecto sobre la eficacia, eficiencia o efectividad del sistema de gestión de la calidad de la entidad.
Menor 6.2.2 c)
1. Establecer una metodología que permita verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las capacitaciones dadas en la Administración Municipal.
2. Identificar los funcionarios que han
MÉTODO
El formato de evaluación solo incluye la evaluación del evento por parte de los participantes.
De acuerdo al tipo de capacitación no es claro el método que se deba aplicar para verificar la eficacia de las capacitaciones dadas.
1. Definir una metodología que permita verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las capacitaciones dadas en la Administración Municipal.
2. Actualizar la caracterización del proceso de Talento
A LIDER
EVIDENCIA
Para las capacitaciones realizadas directamente por la entidad en el presente año por el proceso de Talento Humano, (ejemplo: Capacitación en el sistema de gestión de la calidad), no se ha evaluado su efecto sobre la eficacia, eficiencia o efectividad del sistema de gestión de la calidad de la entidad
sido capacitados en el año 2011
3. Verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las capacitaciones
dadas en la
Administración
Municipal en el año 2011.
16 de Diciembre de 2011 .
Humano
3. Implementar la
metodología la
metodología.
16 de Diciembre de 2011
4
La organización no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas
EVIDENCIA
En el proceso de Asistencia Legal, no se evidencia el informe de gestión del comité de conciliación y de la ejecución de sus decisiones remitido por la secretaria técnica del comité a los miembros que lo conforman para el mes de junio de 2011, ni la copia
Menor 7.1
1. Elaborar el Informe de Gestión del Comité de Conciliación del mes de Junio de 2011, con la ejecución de sus decisiones.
2. Enviar copia a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Interior y de Justicia
30 de Noviembre de 2011
TALENTO HUMANO
No se había designado un responsable por parte del Comité Técnico de Conciliación, para la elaboración del informe y su envío a las partes interesadas.
3. El comité deberá designar un responsable para la elaboración del informe y su envío.
4. Comunicar al responsable sobre su designación para la elaboración y envío del informe
5. Comunicarle las fechas en que deberá presentar el informe y enviarlo según lo establecido en el Art. 5 de la Resolución 2268 del 3 de Diciembre de 2010.
30 de Noviembre de 2011
A LIDER remitida a la Dirección
de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia de acuerdo a lo establecido en el artículo quinto de la Resolución 2268 de diciembre 3 de 2010
5
La entidad no determina disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes relativas a la retroalimentación del cliente incluidas sus quejas, reclamos, percepciones o sugerencias
EVIDENCIA
En el proceso Gestión educativa (Inspección, vigilancia y control del servicio educativo) no se encontró evidencia de la respuesta a la queja de fecha octubre 28 de 2011 con radicación No 6781 a nombre de Alba Lilia Bolaños Mora
En el proceso de mantenimiento de obras
Menor 7.2.3
1. Responder por escrito las solicitudes de la queja de fecha octubre 28 de 2011 con radicación No 6781 a nombre de Alba Lilia Bolaños Mora y de la solicitud con radicado No.
201109069999917602. 2. Realizar seguimiento a
su contestación.
30 de Noviembre de 2011
TALENTO HUMANO
Los funcionarios de la administración reciben las quejas y reclamos
directamente de los ciudadanos mas no del Proceso de Solicitudes, Peticiones, Quejas y Reclamos.
Falta de concientización del personal sobre la importancia de centralizar para controlar las quejas y reclamos y asegurar que se cumplan con los requisitos establecidos de Ley
No se ha divulgado a profundidad el procedimiento adoptado por Resolución 982 de 2011.
MÉTODO
Las quejas y reclamos no están centralizadas y se radican en cada una de las Secretarias por lo que el Proceso de Solicitudes, Peticiones, Quejas y Reclamos no las está recibiendo y direccionando para poder hacer el seguimiento.
No se ha informado a los responsables de recibir documentos, de parte de los ciudadanos, que las PQR´s deben ser radicadas y dirigidas a la Dirección de
1. Centralizar la radicación de PQR´s en el proceso de Solicitudes Peticiones Quejas y Reclamos para que sea este quien direccione a la Secretaria que le competa
responder.
2. El proceso de Solicitudes Peticiones Quejas y Reclamos deberá solicitar las respuestas a PQR´s a las Secretarias para conocer el estado de las respuestas y así hacer el seguimiento y control. 3. Informar y exigir el
cumplimiento a las Secretarias sobre el procedimiento para la atención y respuestas de PQR´s.
16 de Diciembre de 2011
A LIDER públicas no se encontró
evidencia de la respuesta a la solicitud 201109069999917602 de la comunidad con relación al préstamo del vactor
Servicios Administrativos responsable del proceso de Solicitudes Peticiones Quejas y Reclamos.
6
No se realiza la validación del diseño y desarrollo para asegurar que la obra pública cumpla con el uso previsto.
EVIDENCIA
Para la ejecución de la obra de diseño y construcción de la cubierta y exteriores de la Concha Acústica en el proceso de Diseño y desarrollo de obras públicas, contrato 2011-CT 273, no se evidencia la validación del diseño para el inicio de la obra en agosto de 2011.
Menor 7.3.6
1. Documentar el informe de efectividad de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos del proyecto de Diseño y construcción de de la cubierta y exteriores de la Concha Acústica en el proceso de Diseño y desarrollo de obras públicas, contrato 2011-CT 273.
30 de Diciembre de 2011
MÉTODO
En este caso particular porque el diseño fue contratado por el instituto municipal de recreación, por lo cual no llevo a cabo la elaboración del informe de efectividad delos proyectos.
No es claro dentro del Proceso Gestión Plan de Desarrollo se describe que para todos los proyectos se debe realizar el informe de efectividad de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos propuestos de acuerdo con la línea programática.
Reentrenamiento sobre la metodología que se debe aplicar para la validación de los proyectos.
1. Revisar que los proyectos cuenten con el informe de
efectividad.
2. Elaborar el informe de efectividad de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos.
3. Enviar oficio a la Secretaria de Planeación recordando el procedimiento que debe seguir para verificar, validar los diseños para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos en el marco del plan de desarrollo.
30 de Diciembre de 2011
SI NO
□
Fecha:7 La organización no lleva a cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema
Menor 8.2.2
1. Revisar que el plan de actividades incluya todas las actividades desarrolladas en el año 2011.
22 de Noviembre de 2011
MÉTODO
1. No se está incluyendo en el plan de actividades, las correspondientes a los auditorias de seguimiento de control interno, de acuerdo con los establecido en la caracterización del proceso de
1. Definir con el jefe de control interno la
metodología de
seguimiento a las auditorías internas programadas. 06 de Febrero de 2012.
A LIDER de gestión de la calidad
es conforme y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, debe definir las áreas a auditar en consideración al estado y la importancia de los procesos
EVIDENCIA
No se evidencia en el plan de actividades de auditorías año 2011 del proceso de evaluación y mejora, la auditoria programada para la tercera y cuarta semana de mayo para el proceso de tesorería
2. Incluir dentro del plan de actividades para la vigencia 2012 la auditoria interna de tesorería
22 de Noviembre de 2011.
3. Ejecutar la auditoría interna de tesorería.
20 de Enero de 2012
Evaluación Independiente.
2. No se esta realizando una revisión y seguimiento periódico al plan de actividades para asegurar que todas las auditorias internas programadas se ejecuten o en caso contrario se reprogramen.
3. No se especifica claramente que las actividades relacionadas a la auditoria de seguimiento se deben incluir dentro del Plan general de actividades de control Interno.
2. Actualizar la caracterización del proceso
de evaluación
independiente incluyendo la frecuencia de seguimiento al plan de actividades y su responsable.
2. Programar las auditorias de seguimiento en el Plan de Actividades.
4. Realizar trimestralmente verificación al cumplimiento al seguimiento de las auditorias, dejando evidencia en el Plan de Actividades.
07 de Febrero de 2012
8
La entidad no aplica métodos apropiados para la medición de los procesos.
EVIDENCIA
No se tienen resultados de las mediciones de los indicadores: Número de indagaciones preliminares abiertas y otras
actuaciones/número de
Menor 8.2.3
1. Calcular los indicadores de Número de indagaciones preliminares abiertas y otras
actuaciones/número de quejas recibidas, y Número de procesos con pliego de cargos y otras actuaciones/número de procesos con investigación disciplinaria
TALENTO HUMANO
El responsable de la recopilación de los datos y su cálculo salió a vacaciones y no entregó al día su cargo y en la oficina no hay otro funcionario que técnicamente conozca del tema.
No todos los funcionarios de las oficinas tienen conocimiento el manejo de la herramienta de Batería de Indicadores.
Reentrenamiento sobre la metodología de Batería de Indicadores
1. Programar Divulgación de la metodología de Batería de Indicadores 2. Ejecutar la actividad de
divulgación de la batería de indicadores. 3. La coordinación de
calidad, trimestralmente debe solicitar las baterías de indicadores de los procesos para llevar el control de que todos los indicadores se calcule, analicen y tomen mejoras de manera oportuna.
A LIDER quejas recibidas, y
Número de procesos con pliego de cargos y otras
actuaciones/número de procesos con investigación
disciplinaria concluida, correspondientes al proceso de Control Disciplinario.
concluida
16 de Diciembre de 2011 16 de Diciembre de 2011
9
No se evidencia el control de los registros para proporcionar evidencia de los productos no conformes identificados y de su tratamiento.
EVIDENCIA
En el proceso de Gestión de Archivo no se evidenció que se tuviera definido el control sobre los registros de los productos no conformes en los procesos misionales.
Menor 8.3
1. Incluir el registro de control del producto no conforme en las tablas de retención documental de los procesos misionales.
16 de Diciembre de 2011
MÉTODO
Al momento de elaborar las tablas de retención documental no se cruzo en su totalidad de los registros descritos caracterizaciones y en el
procedimiento obligatorio, para asegurar que estos se encuentren incluidos.
TALENTO HUMANO
Falta de reentrenamiento sobre le procedimiento de control de registros.
1. Reentrenar sobre el Procedimiento de Control de Registros a los lideres de proceso. 2. Revisar las tablas de
retención documental para asegurar en que ellas se encuentre la totalidad de los registros que se manejan en los procesos. 3. Actualizar las listas
tablas de retención en caso de ser necesario.
16 de Diciembre de 2011
