Metodología para resolver un problema usando Workflow

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(1)METODOLOGIA PARA RESOLVER UN PROBLEMA USANDO WORKFLOW. LEONARDO ANTONIO MORENO GONZALEZ. Trabajo de Grado para optar el Titulo de: Ingeniero de Sistemas y Computación. Directora: OLGA LUCIA GIRALDO V.. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMPUTACION BOGOTA, DC. 2002.

(2) ISC-2003-1-32. TABLA DE CONTENIDO. 1. INTRODUCCION 1.1. JUSTIFICACIÓN 1.2. OBJETIVOS 1.2.1. Objetivo general 1.2.2. Objetivos específicos 2. MARCO TEORICO WORKFLOW 2.1. QUE ES WORKFLOW 2.2. TIPOS DE WORKFLOW 2.2.1. Workflow ad hoc 2.2.2. Workflow basado en las transacciones 2.2.3. Workflow orientado al conocimiento 2.3. MANEJO DE WORKFLOW 2.4. BENEFICIOS DE WORKFLOW 2.5. ASPECTOS QUE DEBE MANEJAR WORKFLOW 2.6. QUIÉNES USAN WORKFLOW? 2.7. POR QUÉ UTILIZAR WORKFLOW Y NO UN SISTEMA TRADICIONAL? 2.8. QUÉ ES WORKFLOW MANAGEMENT COALITION? 3. ANALISIS DE METODOLOGIAS EXISTENTES PARA WORKFLOW 3.1. WORLD WIDE WEB WORKFLOW (W4) 3.2. ADVANCED WORKFLOW SOLUTIONS (AWFS) 3.3. QUIXA 3.4. EBTWG 3.5. WORKFLOW STUDIOS. P. 6 9 10 10 11 13 13 14 14 15 15 16 17 20 23 24 25. 27 28 32 35 37 40. 2.

(3) ISC-2003-1-32. 3.6. METODOLOGIA DE PROYECTOS DE IMAGESOFT 3.7. RESUMEN 4. METODOLOGIA PARA RESOLVER UN PROBLEMA USANDO WORKFLOW 4.1. VALORACION DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO 4.1.1. Tipo de empresa 4.1.2. Estructura de la empresa 4.1.3. Qué hace la empresa (Presentando claramente los productos y/o servicios) 4.1.4. Pasos que sigue el desarrollo de un producto y/o servicio 4.2. DEFINICION DEL PROBLEMA 4.3. ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL Y ANALISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO 4.3.1. Diagrama de flujo de datos 4.4. EVALUAR SI UN PROYECTO DE WORKFLOW ES LA MEJOR OPCION DE SOLUCION PARA EL PROBLEMA IDENTIFICADO ANTERIOMENTE. 4.5. MODELO VISUAL, PRUEBA DE CONCEPTOS Y MEJORAS A LOS PROCESOS DEL NEGOCIO 4.6. EVALUAR Y HACER LA ESCOGENCIA DE UNA DE LAS HERRAMIENTAS DE WORKFLOW DISPONIBLES 4.6.1. Seleccionar los aspectos a tener en cuenta en la evaluación de las herramientas 4.6.2. Investigación y presentación de las herramientas 4.6.3. Realizar la elección de la herramienta a utilizar 4.7. DISEÑO DE LA SOLUCION 4.8. EDUCACIÓN, INFORMACIÓN Y ASPECTOS SOCIALES 4.9. DESARROLLO INCREMENTAL DEL PROYECTO 4.10. PROTOTIPOS, PRUEBAS Y CAMBIOS EN EL DESARROLLO 4.11. ENTRENAMIENTO Y DOCUMENTACION 4.12. VALORACIÓN FINAL DEL PROYECTO DE WORKFLOW. 42 48. 50 53 53 54 54 54 55 56 56. 58 59 60 61 61 61 62 62 63 64 65 66. 3.

(4) ISC-2003-1-32. 5. APLICACIÓN DE LA METODOLOGIA EN DIPRO LTDA 5.1. VALORACION DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO 5.1.1. Descripción de DIPRO LTDA. 5.1.2. Estructura por departamentos 5.1.3. Categorías de productos diseñados y producidos 5.1.4. Servicios 5.1.5. Pasos que sigue el desarrollo de un proyecto 5.2. DEFINICION DEL PROBLEMA 5.3. ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL Y ANALISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO 5.3.1. Diagramas de flujo de datos de DIPRO LTDA. 5.4. EVALUAR SI UN PROYECTO DE WORKFLOW ES LA MEJOR OPCION DE SOLUCION PARA EL PROBLEMA IDENTIFICADO ANTERIORMENTE 5.5. MODELO VISUAL, PRUEBA DE CONCEPTOS Y MEJORAS A LOS PROCESOS DEL NEGOCIO 5.6. EVALUAR Y HACER LA ESCOGENCIA DE UNA DE LAS HERRAMIENTAS DE WORKFLOW DISPONIBLES 5.6.1. ASPECTOS A EVALUAR EN LA ESCOGENCIA DE LA HERRAMIENTA A UTILIZAR. 5.6.2. PRESENTACION DE CADA UNA DE LAS HERRAMIENTAS A EVALUAR 5.6.2.1. Open For Business Project 5.6.2.1.1. Entidades y servicios 5.6.2.1.2. Arquitectura y organización del sistema 5.6.2.1.3. Por qué utilizar Open For Business 5.6.2.1.4. Por qué Open For Business en cambio de comprar? 5.6.2.1.5. Breve descripción de Open For Business 5.6.2.2. Soluciones de Colaboración en Outlook y Exchange server 5.6.2.2.1. Capa de presentación 5.6.2.2.2. Capa de lógica del negocio 5.6.2.2.3. Aplicaciones de Workflow 5.6.2.2.4. Fólderes públicos en Exchange Server 5.6.2.2.5. Interfaz de la aplicación al usuario. 5.6.2.2.6. Scripting del Workflow. 67 67 67 68 70 74 75 80 82 82. 87 88 89 89 96 96 100 103 109 110 112 113 113 114 114 115 116 117. 4.

(5) ISC-2003-1-32. 5.6.2.3. SharePoint Team Services y SharePoint Portal Server 5.6.2.3.1. SharePoint Portal Server 5.6.2.3.2. Entorno de SharePoint Portal Server 5.6.2.3.3. Clientes 5.6.2.3.4. Digital Dashboard Site 5.6.2.3.5. Web Folder Site 5.6.2.3.6. Recursos de contenido 5.6.2.3.7. Internet Information Services (IIS) 5.6.2.3.8. Servicio de manejo de documentos 5.6.2.3.9. Índice 5.6.2.3.10. Búsqueda 5.6.2.3.11. Subscription Manager 5.6.2.3.12. SharePoint Portal Server Store 5.6.2.4. Resultado de la evaluación de las herramientas 5.7. DISEÑO DE LA SOLUCION 5.8. EDUCACIÓN, INFORMACIÓN Y ASPECTOS SOCIALES 5.9. DESARROLLO INCREMENTAL DEL PROYECTO 5.10. PROTOTIPOS Y PRUEBAS 5.11. ENTRENAMIENTO Y DOCUMENTACION 5.12. VALORACIÓN FINAL DEL PROYECTO DE WORKFLOW. 118 121 121 122 123 123 123 124 125 125 125 125 126 126 127 128 134 137 140 140 141. 6. CONCLUSIONES Y POSIBLES EXTENSIONES 6.1. Sugerencias de mejora a la metodología. 6.2. Sugerencias de mejoras a la herramienta. 6.3. Sugerencias de mejoras a la aplicación. 6.4. Conclusiones. 143 143 144 145 146. 7. BIBLIOGRAFÍA. 193. ANEXO A: DESARROLLO INCREMENTAL DEL PROYECTO. 150. ANEXO B: PRUEBAS DE LA SOLUCIÓN. 184. 5.

(6) ISC-2003-1-32. 1. INTRODUCCIÓN. Durante el transcurso de mi carrera con opción en Administración, me di cuenta que hoy en día la mayoría de las empresas se están enfrentando a nuevos retos, uno de los cuales es manejar más efectiva y eficientemente la información tanto a nivel interno de la empresa como con los clientes y proveedores, para poder suplir las necesidades de los clientes y lograr ventajas competitivas en el mercado. Por este motivo en los últimos años ha ido creciendo una nueva tecnología llamada Workflow la cual, a grandes rangos, corresponde a todo lo relacionado con la definición y manejo de los procesos de negocio basado en el uso de tecnologías de computador.. Con el desarrollo de esta tesis se pretende formular una metodología para solucionar problemas usando Workflow, haciendo énfasis en el análisis de algunas herramientas que están disponibles en la actualidad para este tipo de proyectos. Con el objeto de evaluar la validez de la metodología propuesta para. 6.

(7) ISC-2003-1-32. el desarrollo de aplicaciones worflow, primero se seleccionará un proceso de una empresa del sector real, luego se realizará el análisis de algunas herramientas de workflow, después se seleccionará una de ellas teniendo en cuenta. las. características. del. proceso. seleccionado. y. finalmente. se. desarrollará una aplicación para agilizar el proceso.. Para comenzar se presentan conceptos de workflow tales como definición, historia, clasificación, aspectos importantes de workflow, por qué y quiénes utilizan workflow, estos conceptos son importantes ya que le dan al lector una introducción al tema de workflow.. Teniendo una idea de los qué es Workflow, se realiza el análisis de seis metodologías para el desarrollo de proyectos de Workflow y se presenta la metodología para resolver problemas usando Workflow, lo que plantea la metodología a grandes rasgos es definir la empresa, el problema, evaluar si en realidad la solución al problema es un proyecto de Workflow, evaluar y escoger una de las herramientas de Workflow e implementar la aplicación sobre la herramienta seleccionada.. 7.

(8) ISC-2003-1-32. Paralelamente se va a aplicar la metodología a DIPRO LTDA, empresa donde se ha identificado un proceso que se estima, puede ser apoyado al diseñar e implementar un proyecto de workflow. Al aplicar la metodología a DIPRO LTDA. lo primero que se hace es definir claramente qué tipo de empresa es DIPRO LTDA, posteriormente se define cuál es el proceso que se puede mejorar desarrollando una aplicación de workflow. En este punto de la tesis se realiza el análisis comparativo de las herramientas disponibles para workflow; para el desarrollo de este análisis se definen las herramientas que van a ser evaluadas, los aspectos a evaluar y el resultado del análisis, el cual servirá como base para la selección de una de estas herramientas con la que se realizará la aplicación de workflow para DIPRO LTDA.. El desarrollo de la aplicación da nuevos conocimientos y experiencias los cuales son utilizados para hacer una comparación entre el análisis que se tiene antes del desarrollo de la aplicación y cómo se ve la metodología y la herramienta seleccionada después del desarrollo, y así finalmente se presentan ajustes a la metodología y sugerencias tanto para la herramienta seleccionada como para la aplicación desarrollada.. 8.

(9) ISC-2003-1-32. 1.1.. JUSTIFICACION. Como ya se mencionó, las empresas de hoy en día se están enfrentando a nuevos retos, los cuales debe ser afrontar rápidamente para seguir siendo competitivas en el mercado. Entre estos retos podemos ver un rápido incremento en la cantidad de información que se debe manejar, haciendo que las antiguas formas de manejar la información no suplan todas las necesidades de la empresa. A esto se suma que los clientes de hoy están más informados, son más exigentes, quieren sacarle el mayor beneficio a sus inversiones y le dan gran importancia a los valores agregados que le da una empresa.. Por estas razones las empresas deben empezar a adoptar mejoras que les permitan realizar un buen manejo de la información, de tal manera que puedan mantener su competitividad en el mercado, estar mejor preparadas para cambios en el entorno y poder coordinar adecuadamente sus procesos de negocio para darle más valor a sus clientes a través de sus productos o servicios. Una de las posibles opciones que puede tomar una empresa para enfrentar estos nuevos retos es diseñar e implementar un proyecto de workflow, por tal. 9.

(10) ISC-2003-1-32. motivo he decidido tomar el tema de herramientas de workflow. Con esto además pretendo adquirir un buen conocimiento en el tema y dejar un material de consulta y guía para las personas que estén interesadas en conocer este tema, metodologías para mejorar los procesos del negocio utilizando Workflow y algunas de las herramientas para workflow que existen hoy en día.. 1.2.. 1.2.1.. OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL:. Realizar una investigación, tanto a nivel teórico como experimental, sobre Workflow, las metodologías existente y las herramientas disponibles para la implementación de este tipo de aplicaciones, para así adquirir conocimientos de este tema, proponer una metodología de desarrollo y validarla desarrollando una aplicación para una empresa de la vida real y dejar un material de consulta sobre Workflow.. 10.

(11) ISC-2003-1-32. 1.2.2.. •. OBJETIVOS ESPECIFICOS:. Estudiar las metodologías para el desarrollo de aplicaciones de trabajo en grupo y flujo de documentos.. •. Proponer una metodología para el desarrollo de Workflow.. •. Estudiar herramientas de workflow para el desarrollo de aplicaciones de trabajo en grupo y flujo de documentos.. •. Cuestionar y complementar las metodologías de trabajo en grupo y flujo de documentos con los factores que inciden en el éxito de la aplicación de este tipo de trabajos.. •. Utilizar la metodología propuesta para seleccionar una de las herramientas de workflow, desarrollar una aplicación en una empresa del sector real y probar así esta metodología. 11.

(12) ISC-2003-1-32. •. Comparar y complementar el análisis hecho antes de hacer la aplicación con las nuevas experiencias y conocimientos adquiridos durante el proceso de desarrollo de la aplicación.. 12.

(13) ISC-2003-1-32. 2. MARCO TEORICO WORKFLOW. 2.1.. QUÉ ES WORKFLOW. En el mundo físico es difícil identificar acciones que no tengan que interactuar en alguna forma con otras actividades para poder realizar uno o más procesos.. Workflow es la automatización de los procesos del negocio con base en una especificación de procesos y que en ejecución permite el flujo de tareas, documentos e información entre los agentes que desarrollan el proceso de acuerdo con un conjunto de reglas establecidas.. Los procesos del negocio son un conjunto de uno o más procesos o actividades que conjuntamente realizan un objetivo o política del negocio normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional definiendo los roles. 13.

(14) ISC-2003-1-32. funcionales y relaciones entre dichos roles. Son los procesos los encargados de hacer las modificaciones del estado de los datos en una organización.. 2.2.. TIPOS DE WORKFLOW. Un sistema de Workflow puede ser aplicado en una organización usando cualquier combinación de tres métodos de desarrollo; Workflow ad hoc,. Workflow basado en transacciones o Workflow basado en conocimiento, y en tres modelos de proceso mail/centrado en los mensajes, centrado en los. documentos y centrado en los procesos, a continuación se describen tres tipos de desarrollo. 2.2.1.. Workflow Ad Hoc. Un Workflow Ad Hoc es utilizado por grupos de trabajo dinámicos que necesitan ejecutar procesos individuales por cada documento, en este tipo de Workflow ocurre que las reglas del proceso pueden ser volátiles, lo cual hace que no se realicen estructuras del proceso muy rígidas, por otra parte este tipo de Workflow requiere el uso de herramientas de desarrollo gráficas que sean fácilmente creadas y modificadas por el usuario final.. 14.

(15) ISC-2003-1-32. 2.2.2.. Workflow basado en las transacciones. Este sistema es utilizado para aplicaciones altamente estructuradas que incluyen tareas complejas. Las reglas que definen el worflow pueden ser definidas y ejecutadas bajo un modelo basado en las transacciones. Lo que es característico a este tipo de Workflow es que generalmente su utiliza con alta frecuencia y el proceso que se sigue es repetitivo con muy poca variación, en este tipo de entorno estático los documentos siempre siguen la misma dirección y el sistema de Workflow simplemente ayuda a mantener la integridad de los procesos. 2.2.3.. Workflow orientado al conocimiento. Este tipo de Workflow es utilizado para proveer métodos que faciliten los procesos importantes de la compañía, utilizando algunas herramientas que se encuentran disponibles en el mercado como inteligencia artificial (AI) o sistemas expertos, sin querer decir que es similar al concepto de entrenamiento en un sistema.. 15.

(16) ISC-2003-1-32. 2.3.. MANEJO DE WORKFLOW. Manejo de Workflow es todo lo relacionado a la definición y manejo de los procesos de negocio a través del uso de tecnologías de computador.. El manejo de Workflow esta experimentando evolución en tres áreas: 1. La forma en que cada vez esta siendo más explotado por la industria. 2. En las ventajas en la tecnología de Workflow. 3. En la interacción con las nuevas tecnologías de computador.. La adopción acelerada de nuevas tecnologías tales como Internet, multimedia y otras tecnologías esta causando cambios en la forma en que las personas hacen su trabajo y su entorno de trabajo.. En la actualidad en muchos casos se ve que workflow esta muy relacionado con Reingeniería de Procesos del Negocio (BPR), esta relación se da a causa de que las organizaciones están buscando re-inventar sobre si mismos para acomodar la demanda a su mercado en particular. Pero también existen algunos casos en. 16.

(17) ISC-2003-1-32. los que workflow y BPR no van juntos, es posible que exista BPR como resultado de un conjunto de cambios pero no implica la implementación de workflow, complementariamente workflow puede ser aplicado a un proceso ya existente para hacerlo más eficiente y/o efectivo.. Sistemas de workflow dan un nuevo modelo para la división del trabajo entre las personas y las computadoras.. Lógica de los procesos. Task Task. Información. Task Documentos Datos Aplicaciones. Recursos Humanos. Figura 2 Workflow asegura la lógica de los procesos y reparte los recursos. 2.4.. BENEFICIOS DE WORKFLOW. Muchas organizaciones están utilizando workflow por tres razones:. 17.

(18) ISC-2003-1-32. 1. Mejorar la eficiencia, principalmente bajar los costos y alta capacidad de carga de trabajo. 2. Mejorar el control, esta mejora se ve como resultado de la estandarización de procesos. 3. Mejorar la habilidad para realizar los negocios. Otras organizaciones están adquiriendo workflow por: •. Presión por reducir costos.. •. Presión por aumentar calidad y capacidad de controlar costos.. Otros beneficios que se pueden obtener al adquirir un proyecto de workflow son: •. Reducción en el uso del papel, de tal forma que los documentos pueden ser almacenados y procesados electrónicamente.. •. Existencia de una sola copia de los documentos, eliminando el uso de copias extras lo cual disminuye los riesgos de seguridad.. •. Los documentos no tienen que ser transportados físicamente de persona a persona, lo cual hace que se minimicen costos de transporte y tiempo.. •. Los documentos están siempre disponibles para cualquier consulta.. 18.

(19) ISC-2003-1-32. •. La entrada de datos puede ser validada, reduciendo errores y consecuentes retardos.. •. La velocidad de procesamiento es incrementada, eliminando algunos errores manuales. Los procesos son más rápidos y no solo se reducen costos, sino que también se mejora el servicio al cliente, lo cual se constituyen en una ventaja competitiva respecto a la competencia.. •. Descentralización de funciones y de los distintos grupos y staff, lo cual disminuye el costo de tener grandes oficinas centralizadas y grupos de staff.. Sin embarga cabe anotar que el mejoramiento que se ve en la organización no es necesariamente una consecuencia de introducir workflow, sino que la mejora en los procesos se da como resultado de pequeños cambios abstractos en: •. Estandarización de procesos. •. Manejo de procesos. •. Mejora en la información de los trabajadores. •. Mejoras en el proceso de diseño. 19.

(20) ISC-2003-1-32. 2.5.. ASPECTOS QUE DEBE MANEJAR WORKFLOW. Existen 4 conceptos básicos que debe manejar workflow: -. Procesos lógicos. -. Estableciendo relaciones entre las personas y las tareas. -. Dando recursos de información para las tareas. -. Manejo de procesos. Procesos lógicos: Un sistema de workflow debe dar un sistema de soporte Computarizado para los procesos lógicos del negocio. Al usar un sistema de workflow, un negocio puede imponer y documentar las reglas usadas en los procesos del negocio. Los sistemas de workflow permiten el flujo de responsabilidades mediante: •. Definición exacta de cada proceso.. •. Representación del estado de cada instancia del proceso, definiendo claramente los diferentes estados posibles.. •. Pasando el proceso a lo largo de los diferentes pasos necesarios para ser desarrollado, de acuerdo a las reglas lógicas definidas para el proceso.. 20.

(21) ISC-2003-1-32. Estableciendo relaciones entre las personas y las tareas: Los sistemas de workflow tienen la responsabilidad de asegurar que las tareas estén relacionadas con los recursos necesarios para ser desarrolladas. Cuando una tarea necesita de una persona para ser desarrollada el sistema debe soportar crear la relación entre las personas y las tareas.. Dando recursos de información para las tareas: Las tareas pueden requerir tanto recursos humanos como recursos de información, cuando los recursos de información están computarizados, los sistemas de workflow crean las relaciones necesarias para que las tareas tengan la información que necesitan. Existen muchos tipos de recursos de información computarizados, los dos principales son task application resource y content resource. Task application resource son usados en las tareas de workflow, son los encargados de desplegar, crear y cambiar los content resource, dentro de estos encontramos: Aplicaciones de productividad, aplicaciones de línea de negocio tales como sistemas de soporte a ordenes y ventas y formas electrónicas.. 21.

(22) ISC-2003-1-32. Content resource contienen la información que es usada, cambiada y eventualmente creada por application resource en el proceso de workflow, dentro de estos encontramos: Datos y documentos.. Manejo de procesos: El manejo de procesos es un concepto principal en los sistemas de workflow, las organizaciones están bajo una constante presión por hacer mejor uso de los recursos. La habilidad para manejar los procesos eficazmente es más crítica que la habilidad de implementarlos eficientemente. Los sistemas de workflow ayudan al manejo de proceso mediante: •. Haciendo explícitos los procesos lógicos.. •. Permitiendo crear, guardar y evaluar medidas relacionadas con los tiempos, costas y calidad del desarrollo de un proceso, lo cual permite hacer un mejor diseño de los procesos.. El manejo de los procesos también involucra la habilidad de modificar los procesos cuando sea necesario, ya sea para hacer un mejor uso de los recursos disponibles o para responder a cambios en las necesidades de los clientes, por ejemplo: Un cambio en el entorno puede hacer necesario ubicar más personas para realizar una tarea o por cambios regulatorios o eventos internos (tales. 22.

(23) ISC-2003-1-32. como la introducción de nuevas acciones o servicios) puede hacer necesario un cambio en los actuales procesos de la compañía.. 2.6.. QUIÉNES USAN WORKFLOW?. Sistemas de workflow están siendo usados por diferentes tipos de organizaciones, en diferentes formas, a continuación daré algunos ejemplos: •. Compañías de seguros están usando workflow para aumentar la velocidad del manejo y control de los reclamos.. •. Departamentos del gobierno estás usando workflow para mejorar la eficiencia en la toma de decisiones.. •. Organizaciones de todos los tipos están usando workflow para mejorar la eficacia del servicio al cliente y procesamiento de las órdenes.. •. Workflow también esta siendo usado para soportar procesos administrativos internos, tales como reportes de personal y manejo de gastos y reclamos.. Más y más organizaciones están adoptando proyectos de Workflow por el crecimiento del mercado.. 23.

(24) ISC-2003-1-32. 2.7.. POR. QUÉ. UTILIZAR. WORKFLOW. Y. NO. UN. SISTEMA. TRADICIONAL?. Esta es una de las principales preguntas que se hacen las organizaciones cuando se encuentran en el proceso de decidir que tipo de solución se le va a dar al problema identificado en la organización, con base en varias investigaciones se ha encontrado que las principales razones por las cuales una organización ha decidido iniciar un programa de Workflow en cambio de adquirir un sistema tradicional son las siguientes: •. Las aplicaciones existentes no cubren todos los requerimientos que tiene la organización y en la mayoría de los casos estas son muy rígidas impidiendo que se puedan personalizar a las necesidades de la empresa.. •. Algunas aplicaciones no se pueden integrar con las aplicaciones que tienen las organizaciones.. •. Es más barato y fácil personalizar un sistema de Workflow a las necesidades de la empresa que construir una aplicación nueva.. •. Los sistemas de Workflow permiten definir claramente los procesos de negocio y asegurar que estos se cumplan como están definidos.. 24.

(25) ISC-2003-1-32. •. Los sistemas de Workflow son más abiertos a cambios del medio, permitiendo crear e integrar soluciones para cubrir nuevas necesidades de la organización.. 2.8.. QUÉ ES WORKFLOW MANAGEMENT COALITION?. Workflow Management Coalition (WfMC) fue fundada en 1993 es una organización con más de 170 miembros localizados en 24 países alrededor del mundo, los cuales están enfocados en el mejoramiento de las tecnologías para el manejo de Workflow y el uso que se le da a estas por parte de la industria. El objetivo del WfMC es definir los estándares sobre los cuales debe estar basado un desarrollo de Workflow. La coalición esta dividida en 3 grandes comités, el comité técnico, el comité de relaciones externas y el comité de gerencia. El comité de gerencia define las políticas de la coalición y supervisa el trabajo de los otros comités. Dentro del comité técnico existen pequeños grupos de trabajo con el prepósito de definir la terminología de Workflow, la interoperabilidad y los estándares de conectividad. El comité de relaciones externas se encarga de comunicar la información a las comunidades de usuarios de Workflow.. 25.

(26) ISC-2003-1-32. Los miembros de la Coalición pueden ser todas aquellas personas que este involucradas en la creación, análisis o deplyment del software de sistemas de Workflow, estos miembros se dividen en dos grandes grupos: 1- Miembros generales quienes pagan una contribución anual para cubrir los costos de operación de la Coalición, estos miembros tienen derecho a votar en los comités de la Coalición y en las políticas de esta. 2- Miembros invitados, quienes no tienen derecho a votar pero tienen derecho a participar en los comités de la Coalición.. 26.

(27) ISC-2003-1-32. 3. ANALISIS DE METODOLOGIAS EXISTENTES PARA WORKFLOW. En esta sección se realiza un análisis de algunas metodologías de Workflow con el fin de identificar los aspectos positivos y negativos de cada una de estas metodologías. Estos aspectos son tenidos en cuenta para la formulación de la metodología de Workflow.. A continuación se muestran algunas metodologías que son el resultado de años de experiencia de empresas desarrolladoras de proyectos de Workflow, quienes a través del tiempo han identificado los pasos a seguir cuando se desea desarrollar un proyecto. Después de la descripción se presentan los aspectos positivos con sus respectivas mejoras y los aspectos negativos de cada una de las metodologías.. 27.

(28) ISC-2003-1-32. 3.1.. WORLD WIDE WEB WORKFLOW (W4). La metodología propuesta por W4 [w4-01] principalmente se enfoca en lograr los siguientes 5 objetivos: •. Facilitar el manejo de Workflow.. •. Soportar los procesos del negocio.. •. Reducir la necesidad de Reingeniería de los proceso del Negocio (BPR).. •. Ir mostrando a los usuarios el desarrollo.. •. Hacer el desarrollo y pruebas del proyecto de una forma fácil.. Para lograr estos 5 objetivos W4 propone 8 pasos a seguir cuando se está desarrollando un proyecto de Workflow: •. Auto Valoración: Mirar las condiciones en las que se encuentra la compañía, evaluando la viabilidad de un proyecto de Workflow, para lo cual se deben identificar los beneficios esperados, los riesgos potenciales y las barreras que pueden afectar el desarrollo del proyecto de Workflow.. •. Identificar los Procesos: Identificar los Procesos: a partir de los grupos que manejan los procesos y la gerencia de la organización, que son quienes tienen toda la información de los procesos y quienes pueden. 28.

(29) ISC-2003-1-32. identificar mejoras a estos, se identifican los procesos. En este paso es importante identificar las diferencias de conceptos entre los grupos y la Gerencia de la organización. •. Business Process Reingeenering (BPR): Definir claramente cuáles y en qué consisten los procesos que van a ser automatizados, para esto se utilizan técnicas de BPR que permitan definir un plan maestro.. •. Educación, información y aspectos sociales: Mostrar claramente las razones y propósitos del proyecto de Workflow, buscando que cada uno de los usuarios conozca claramente las especificaciones del proyecto y se apropie de la nueva tecnología.. •. Prototipos: Ir mostrando prototipos y realizando validaciones de las aplicaciones, este paso es importante porque se deben ir realizando arreglos a la aplicación de acuerdo a las sugerencias de los usuarios.. •. Pasar a la realidad: Utilizar el proyecto de Workflow en las actividades diarias de la organización para validar el funcionamiento.. •. Entrenamiento: Entrenar a los usuarios en el nuevo proyecto de Workflow.. •. Valoración final del proyecto de Workflow: Realizar un análisis del desarrollo del proyecto de Workflow, haciendo un cuadro comparativo. 29.

(30) ISC-2003-1-32. entre los propósitos iniciales y los beneficios del proyecto terminado. Estar pendiente de nuevos procesos que pueden ser apoyados por el proyecto de Workflow y empezar nuevamente el ciclo en el paso 3. ASPECTOS POSITIVOS. MEJORAS. Se enfoca en conocer muy bien Mostrar. qué. condiciones. se. la compañía y las condiciones en deben tener en cuenta para el las que se va a desarrollar el proyecto de Workflow. proyecto de Workflow. Identificar. claramente. los Mostrar. o. sugerir. una. procesos a ser apoyados con el herramienta que permita hacer proyecto de Workflow.. de una forma estandarizada la descripción de los procesos. Dar una lista de los aspectos de los procesos. que. deben. ser. identificados. Se. preocupa. constante. por. contacto. estar. en Definir un formato que permita. con. el llevar control de los procesos de. cliente y así tener validaciones retroalimentación.. 30.

(31) ISC-2003-1-32. del. proyecto. y. estar. en. constante retroalimentación. Es muy interesante ver que la metodología está definida como un proceso cíclico, que permite que el proyecto esté cambiando de acuerdo a las necesidades de la organización. ASPECTOS NEGATIVOS: •. Dice cuáles son los pasos que se deben seguir, pero no muestra cómo se deben desarrollar estos pasos.. •. Debería mostrar formatos que permitan llevar un mejor control del proceso del desarrollo del proyecto.. •. No define los conceptos, por ejemplo BPR, por lo que los deja a la libre interpretación del lector, con los problemas que esto puede generar al momento de aplicarla.. 31.

(32) ISC-2003-1-32. 3.2.. ADVANCED WORKFLOW SOLUTIONS (AWFS). AWFS [awfs-01] enfatiza en mirar los problemas desde múltiples ángulos, tratando de tener claros todos los aspectos que influyen en el problema para así obtener una solución eficiente. La metodología propuesta por AWFS sugiere seguir los siguientes pasos: •. Diseño de la Arquitectura: Definir el modelo de datos incluyendo estructuras y las relaciones entre estos; este paso es muy importante ya que la funcionalidad depende del diseño de las arquitectura, por lo tanto se deben descubrir y documentar las principales características de los datos.. •. Especificación funcional: La especificación funcional describe toda la funcionalidad que debe prestar el sistema; se aconseja el desarrollo de los casos de uso para esta labor, los cuales deben ser revisada cuidadosamente. con. el. cliente.. Dependiendo. del. tamaño. de. la. especificación funcional, ésta puede ser abierta en distintos Ítems de Desarrollo del proyecto (PDI- Project Development Items). Los casos de uso deben contener, paso por paso, la descripción de las acciones de los usuarios, las acciones potenciales y el resultado de estas.. 32.

(33) ISC-2003-1-32. •. Revisión. de. Ítems. de. Desarrollo. del. Proyecto. (PDI). y. las. especificaciones: Se debe definir un grupo de desarrolladores quienes conjuntamente con el cliente revisen los PDI y la especificación funcional, adicionalmente se debe encargar a un Desarrollador senior, en coordinación. con. los. demás. desarrolladores,. de. asegurar. el. cumplimientos y la calidad del código producido. Normalmente si un PDI está bien diseñado debe requerir entre 40 a 60 horas de desarrollo. •. Cambios en el desarrollo: La mayoría de las veces, el cliente desea hacer cambios cuando ve el desarrollo, lo cual no se debe ver como un problema sino como una oportunidad; por lo tanto, se debe definir un grupo que se encargue de los cambios, para irlos incorporando al desarrollo.. •. Pruebas del desarrollo: Cada uno de los grupos definidos en los pasos anteriores debe estar realizando pruebas de las partes de las cuales es responsable. Para estas pruebas es recomendable incluir al cliente.. ASPECTOS POSITIVOS. MEJORAS. Se interesa por tener claros Dar una lista de los principales. 33.

(34) ISC-2003-1-32. todos los aspectos que influyen aspectos que se deben tener en en el proyecto viéndolos desde cuenta. distintos puntos de vista. Describe. y. documenta. las Dar. características de los datos.. ayudas. identificar. que las. permitan principales. características de los datos. Identifica, por medio de los casos de uso, la funcionalidad del sistema. Muestra una clara división del trabajo. que. permite. tener. mayor control del proceso de desarrollo. Ve los cambios en el proyecto Definir un formato que permita como una oportunidad.. documentar. los. cambios. del. claramente. los. evaluar. las. proyecto. Realiza una etapa de pruebas.. No. define. aspectos. a. en. 34.

(35) ISC-2003-1-32. pruebas. ASPECTOS NEGATIVOS: •. Primero define cómo se va a solucionar el problema y después identifica el problema a resolver.. •. Le falta tener en cuenta los procesos del negocio, no se incluyen formalmente en la metodología.. •. Define qué pasos se deben hacer en el proceso de desarrollo pero no muestra claramente cómo se deben desarrollar estos pasos.. 3.3.. QUIXA SOLUTIONS. Durante los últimos años QUIXA SOLUTIONS [qixa-01] ha diseñado, desarrollado e implementado soluciones de Workflow para una amplia variedad de industrias. Como resultado de esta experiencia ha desarrollado la Metodología de Desarrollo de Workflow Ultimos (UWDM- Ultimos workflow Development Methodology), todas las soluciones de Quixa siguen esta metodología, la cual está dividida en las siguientes 4 etapas:. 35.

(36) ISC-2003-1-32. •. Etapa de Análisis: o Determinar las necesidades de Workflow en la Organización. o Determinar la estrategia de Workflow. o Determinar las prioridades de Workflow. o Hacer una descripción detallada de los requerimientos o Conocer la infraestructura y recursos con los que cuenta la organización. o Desarrollar un plan.. •. Etapa de Diseño: Realizar el diseño de la aplicación.. •. Desarrollo: Desarrollar y probar la solución de Workflow.. •. Instalación y Utilización del desarrollo: Instalar y entrenar los usuarios para utilizar el proyecto de Workflow desarrollado.. ASPECTOS POSITIVOS. MEJORAS. La etapa de análisis muestra Mostrar algunas. actividades. deben desarrollar.. que. en. más. detalle. qué. se aspectos se deben tener en cuenta. en. actividades. cada y. una. de. formatos. las para. 36.

(37) ISC-2003-1-32. llevar la información recolectada. ASPECTOS NEGATIVOS: •. Se centra en decir qué etapas se deben realizar pero no muestra cómo desarrollar cada una de ellas, ni cómo llevar la información recolectada en el proceso de desarrollo.. 3.4.. eBUSINESS TRANSITION AD-HOC WORKING GROUP (EBTWG). La metodología que propone EBTWG [ebtw-01] para desarrollar un proyecto de Workflow está compuesta por los siguientes pasos: •. Creación de Diagramas de Actividad y Secuencia: Realizar diagramas de actividad al nivel de transacciones de colaboración y negocios, también se crean diagramas de secuencia para ilustrar el intercambio de información; estos diagramas deben ser validados tanto por el cliente como por los desarrolladores.. •. Análisis de los Diagramas: Los diagramas de casos de uso son utilizados para poder definir los requerimientos del proyecto de Workflow.. 37.

(38) ISC-2003-1-32. •. Modelaje: Cada una de las transacciones del negocio identificada en los diagramas de secuencia es nombrada como una actividad específica.. •. Modelaje conceptual de clases: Los objetos de información del negocio son usados como candidatos a convertirse en clases y atributos en el modelo de clases. Las entidades de información captura la información del mundo real (el negocio), una entidad de información puede contener otras entidades de información.. •. Validar el Modelaje: Verificar el análisis del modelaje y requerimientos del proyecto de Workflow, para validar el modelaje se plantean las siguientes preguntas: ¿Las clases son razonables?, ¿El nombre de cada clase refleja claramente el rol que juega?, ¿La clase representa una abstracción bien definida?, ¿Las clases tienen a su alcance los atributos y clases requeridos?. •. Desarrollo e implantación: Desarrollar el proyecto de Workflow e instalarlo en la organización.. ASPECTOS POSITIVOS Muestra. claramente. MEJORAS. que Mostrar guías para identificar. 38.

(39) ISC-2003-1-32. herramienta. utilizar. para los requerimientos del proyecto. realizar el levantamiento de los a partir de los casos de usos. requerimientos del proyecto de Workflow. Muestra. una. guía. de. cómo. realizar el modelo de clases. Está. en. constante. retroalimentación con el cliente para. tener. validaciones. del. proyecto. ASPECTOS NEGATIVOS: •. No tiene presente la empresa ni el entorno en el cual se va a desarrollar el proyecto de Workflow. •. Está diseñada para desarrollos con modelo de Objetos.. 39.

(40) ISC-2003-1-32. 3.5.. WORKFLOW STUDIOS. [wstd-01] Esta metodología plantea los siguientes pasos: •. VISION Y PLANEACION: En esta etapa todo el equipo debe trabajar con el cliente, para identificar claramente los procesos del negocio que el proyecto de Workflow debe manejar y las mejoras que se le puedan hacer a los procesos.. •. MODELO VISUAL Y PRUEBA DE CONCEPTOS: Se debe realizar una presentación de los resultados de la etapa anterior y la propuesta del proyecto de Worflow por parte del equipo de trabajo. Esta presentación debe mostrar claramente: o Procesos del negocio. o Propuesta de solución, tecnología, arquitectura, interfaz de usuario. o Integración con la infraestructura del cliente.. •. DESARROLLO INCREMENTAL DEL PROYECTO: Workflow Studios no trata de implementar todos los requerimientos al tiempo, lo que trata de hacer. es. empezar. por. los. objetivos. generales. del. negocio. e. incrementalmente ir desarrollando los demás requerimientos, esto. 40.

(41) ISC-2003-1-32. permite ir actualizando los requerimientos al tiempo que los objetivos del negocio van cambiando. •. REVISION: Workflow Studios parte el desarrollo en segmentos de igual duración. El equipo de Workflow hace una revisión por cada uno de los segmentos para hacer validaciones de los requerimientos y poder estar de a cuerdo con los objetivos del negocio del cliente.. ASPECTOS POSITIVOS Identificar. claramente. MEJORAS los Definir una guía para identificar. procesos del negocio que se los procesos del negocio y un desean apoyar con el proyecto formato para poder manejar la de Workflow.. información recolectada en el proceso del desarrollo.. En la etapa de validación define claramente los aspectos que se deben tener en cuenta. Define una buena estrategia Debería mostrar qué aspectos se para. hacer. revisión. del deben evaluar en cada revisión y. 41.

(42) ISC-2003-1-32. proyecto.. un. formato. para. llevar. los. resultados de las pruebas. ASPECTOS NEGATIVOS: •. T tener más en cuenta las características de la empresa. •. Definir formatos para guardar la información recolectada durante el proceso de desarrollo.. 3.6.. METODOLOGIA DE PROYECTOS DE IMAGESOFT. ImageSoft [imsf-01] es una compañía experta en el manejo de documentos y problemas de Workflow, que trabaja sistemas de Workflow tanto en compañías pequeñas como grandes, basados en su experiencia ImageSoft desarrollo su propia. metodología. para. el. desarrollo. de. soluciones. Workflow.. Esta. metodología es usada directa o indirectamente en todos sus proyectos y se tiene en cuenta en los siguientes aspectos: Manejo del proyecto, Plan de mantenimiento del proyecto, Monitoreo y reporte de los progresos, Manejo de cambios y riesgo, Infraestructura del proyecto, Definición de requerimientos y procesos del negocio, Diseño de Workflow, Desarrollo y pruebas unitarias,. 42.

(43) ISC-2003-1-32. Pruebas e integración del sistema, Pruebas de aceptación del usuario, Implementación del sistema. •. MANEJO DEL PROYECTO: ImageSoft cree que uno de los principales factores de éxito en un proyecto es el manejo y administración de los miembros del equipo, un buen manejo del proyecto debe identificar claramente los roles, responsabilidades, asignación de tareas, métodos de comunicación y criterios de aceptación. Estos factores son críticos en la mitigación de los riesgos asociados con la implementación de sistemas de Workflow.. •. PLANEACION DEL PROYECTO: Un buen plan debe proveer una estructura para el manejo, monitoreo y terminación de todas las tareas en las fases del proyecto. Un plan de trabajo debe incluir lo siguiente: Fechas de inicio y terminación del proyecto, actividades y tareas en todas las fases y fechas por cada tarea, asignación de recursos por cada tarea.. •. ANALISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO: En esta etapa, por medio de un trabajo conjunto con el cliente, se pretende entender claramente los procesos, distribución de trabajos, enrutamiento interno. 43.

(44) ISC-2003-1-32. y. externo,. seguridad. del. sistema,. requerimientos. de. reportes,. expectativas del sistema, integración con otros sistemas y otros ítems. •. DISEÑO DE LA SOLUCION: Incorporar un sistema de Workflow en una organización puede re-diseñar la forma en que se hacen los negocios, por esto es importante que las decisiones de diseño no sean consideradas simplemente como una decisión de solución técnica. Usando la información del análisis de los procesos del negocio y los requerimientos del cliente, se diseña una solución que incorpore los datos a infraestructura existente en un sistema de Workflow. Se debe revisar el diseño con el cliente para asegurar que éste satisface las necesidades del cliente.. •. MEJORAS AL PROCESO DEL NEGOCIO: Incorporar un sistema de Workflow en una organización da una oportunidad para hacer reformas a los procesos del negocio, flujo de información, e infraestructuras para determinar cómo estos ítems pueden ser optimizados. Por esto es importante estar en constante contacto con el cliente para reconocer sus ineficiencias en los procesos actuales.. •. PRUEBAS: El propósito de las pruebas es validar el manejo de documentos, los componentes de Workflow, los requerimientos y. 44.

(45) ISC-2003-1-32. especificaciones del sistema. Se recomienda hacer dos tipos de pruebas 1- Pruebas de integración del sistema. 2- Pruebas de aceptación del usuario. Los dos tipos de pruebas requieren un plan y que sean desarrolladas periódicamente; para estas pruebas se deben definir los siguientes aspectos: 1. Identificar un plan de pruebas que incluya metas, tiempo, roles y responsabilidades. 2. Definir el entorno en el que se van a desarrollar las pruebas. 3. Identificar los participantes y asignar roles y responsabilidades. 4. Escribir scripts de las pruebas. 5. Definir criterios y métodos de aceptación de las pruebas. 6. Establecer el tiempo para realizar y completar las pruebas. 7. Cargar los casos en el entorno de pruebas. 8. Determinar los criterios de aceptación del sistema y procesos de aprobación. •. ENTRENAMIENTO Y DOCUMENTACION: La implementación de un sistema de Workflow cambia la forma en que la organización realiza sus procesos día a día. Por lo tanto el entrenamiento de los usuarios finales no sólo debe ser direccionado al software sino que también debe tener. 45.

(46) ISC-2003-1-32. en cuenta los cambios en los procedimientos. Este entrenamiento tiene los siguientes propósitos: 1- Preparar a los usuarios para las pruebas e implementación. final.. 2-. Hacer. que. los. usuarios. entiendan. la. funcionalidad del sistema y darles a entender la relación que existe con sus actividades diarias. 3- Identificar posibles cambios en los procedimientos de la organización.. ASPECTOS POSITIVOS. MEJORAS. Tiene muy en claro que el manejo de los proyectos es un factor crítico de éxito y define los puntos a tener en cuenta en este aspecto. Define los aspectos a tener en cuenta en la planeación del proyecto. Define claramente los puntos que se deben tener en cuenta. 46.

(47) ISC-2003-1-32. en el análisis de los procesos del negocio. Identifica que un proyecto de Workflow. es. más. que. una. solución técnica y aprovecha este hecho para sacarle más beneficios. al. desarrollo. del. realización. de. proyecto. Plantea. la. pruebas para hacer validación del. proyecto. y. define. claramente los aspectos a tener en cuenta en las pruebas. ASPECTOS NEGATIVOS: •. No define formatos para manejar la información del desarrollo del proyecto.. 47.

(48) ISC-2003-1-32. 3.7.. RESUMEN. Con el análisis de las anteriores metodologías se han identificado los siguientes pasos en el desarrollo de un proyecto de Workflow (estos pasos van a ser explicados en más detalle en el capítulo 4): •. Valoración del entorno en el que se va a desarrollar el proyecto.. •. Identificación de los procesos.. •. Especificación funcional del Workflow.. •. Revisión de la especificación funcional.. •. Mejoras al proceso de diseño.. •. Diseño de la solución.. •. Educación, información y aspectos sociales.. •. Prototipos y pruebas del desarrollo.. •. Revisión y cambios en el desarrollo.. •. Valoración final del proyecto de Workflow.. También se identificaron los siguientes aspectos que deben ser mejorados en las metodologías analizadas:. 48.

(49) ISC-2003-1-32. •. Mostrar qué condiciones del medio se deben tener en cuenta para el desarrollo del proyecto.. •. Mostrar o sugerir una herramienta que permita hacer de una forma estandarizada la descripción de los procesos. Dar una lista de los aspectos de los procesos que deben ser identificados.. •. Dar ayudas que permitan identificar las principales características de los datos.. •. Definir un formato que permita llevar control de los procesos de retroalimentación.. •. Definir claramente los aspectos a evaluar en las pruebas.. 49.

(50) ISC-2003-1-32. 4. METODOLOGIA PARA RESOLVER UN PROBLEMA USANDO WORKFLOW. Realizar un proyecto sin tener definida claramente cuál es la metodología que se va a utilizar, hace que los proyectos incurran en costos adicionales innecesarios, malentendidos, no cumplan con las expectativas y en muchos casos no se terminen. Al pensar en una metodología se debe buscar que esta minimice los costos, maximice la calidad del proyecto, mantenga consistente la comunicación, permita definir y cumplir los horarios y sobre todo que el proyecto cumpla todos los requerimientos de la aplicación.. Los proyectos no son idénticos y naturalmente ellos tienen diferentes requerimientos, expectativas y resultados, aun así su desarrollo tiende a seguir unos pasos definidos. Proyectos pequeños comúnmente siguen estos pasos con pocas variaciones, mientras que proyectos grandes tienden a romper con más frecuencia estos pasos.. 50.

(51) ISC-2003-1-32. Antes de definir la metodología se debe ser consiente en que un proyecto de Workflow no puede ser desarrollado simplemente siguiendo una lista de chequeo, por lo tanto una metodología no puede considerarse como la respuesta completa a la pregunta de cómo desarrollar un proyecto de Workflow, sino que ésta se debe entender como una guía para hacer el desarrollo más fácil y eficiente.. En este capítulo se definirá una metodología para resolver un problema utilizando un proyecto de Workflow, para la definición de esta metodología se utilizó el análisis realizado en el capítulo 3. En la aplicación de cada uno de los pasos que define la metodología se deben tener en cuenta los siguientes dos aspectos: •. Tener un buen manejo y administración del proyecto y los miembros del equipo: se debe identificar claramente roles, responsabilidades, asignación de tareas, métodos de comunicación y criterios de aceptación. Estos factores son críticos en la mitigación de los riesgos asociados con la implementación de sistemas de Workflow.. 51.

(52) ISC-2003-1-32. •. Tener un plan de trabajo que defina una estructura para el manejo, monitoreo y terminación de todas las tareas en las fases del proyecto que debe incluir: Fechas de inicio y terminación, actividades y tareas en todas las fases y fechas, asignación de recursos por cada tarea.. La metodología propone los siguientes pasos: •. VALORACION DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO. •. DEFINICION DEL PROBLEMA. •. ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL Y ANALISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO. •. EVALUAR SI UN PROYECTO DE WORKFLOW ES LA MEJOR OPCION DE SOLUCION PARA EL PROBLEMA IDENTIFICADO ANTERIOMENTE.. •. MODELO VISUAL, PRUEBA DE CONCEPTOS Y MEJORAS A LOS PROCESOS DEL NEGOCIO. •. EVALUAR Y HACER LA ESCOGENCIA DE UNA DE LAS HERRAMIENTAS DE WORKFLOW DISPONIBLES. •. DISEÑO DE LA SOLUCION. •. EDUCACIÓN, INFORMACIÓN Y ASPECTOS SOCIALES. •. DESARROLLO INCREMENTAL DEL PROYECTO. 52.

(53) ISC-2003-1-32. •. PROTOTIPOS, PRUEBAS Y CAMBIOS EN EL DESARROLLO. •. ENTRENAMIENTO Y DOCUMENTACION. •. VALORACIÓN FINAL DEL PROYECTO DE WORKFLOW. Estos pasos se detallan a continuación:. 4.1.. VALORACION DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO. Para tener buenos resultados cuando se va a planear y/o desarrollar un proyecto, el primer paso y uno de los más importante, al cual se le debe poner mucha atención, es el de definir y tener un buen conocimiento de la empresa con la que se va a trabajar; si no se tiene un buen conocimiento de la empresa se puede perder mucho tiempo y peor aun, se pueden hacer desarrollos que no se acomoden a la empresa. Para adquirir este conocimiento se deben definir claramente los siguientes aspectos:. 4.1.1.. Tipo de empresa: Este aspecto debe dar una clara definición de qué es la empresa, de dónde vienen, para dónde va y cuáles son las expectativas que tiene para el futuro. Esto para que el desarrollo los tenga en cuenta y ayude a lograr las expectativas en una forma. 53.

(54) ISC-2003-1-32. directa o indirecta, evitando que el proyecto de Workflow dificulte el logro de éstas.. 4.1.2.. Estructura de la empresa: es aconsejable tener definida la estructura de la empresa, para así poder ver claramente la forma en que se realiza el control y los procesos en la empresa.. 4.1.3.. Qué hace la empresa (Presentando claramente los productos y/o servicios): definir los productos y servicios de la empresa, para así tener bien definidos cuales de ellos van a ser cubiertos por el proyecto de Workflow.. 4.1.4.. Pasos que sigue el desarrollo de un producto y/o servicio: Este punto debe proporcionar a grandes rasgos el proceso que sigue la empresa para poder producir sus productos y/o prestar sus servicios.. 54.

(55) ISC-2003-1-32. 4.2.. DEFINICION DEL PROBLEMA. Cuando se piensa en realizar un proyecto de Workflow se debe poner por escrito y muy claro cuál es el problema que se desea resolver o proceso que se desea mejorar o re-ingeniar por medio del uso de Workflow, no en términos técnicos, sino por el contrario, en lenguaje de la Organización. Como resultado de esta etapa debe quedar un documento en el cual se dejen claros los siguientes aspectos: •. Cuál es el problema o proceso a mejorar.. •. Causas del problema (si es un problema).. •. Cuáles son los puntos críticos del problema o proceso.. •. Descripción del proceso a mejorar.. •. Qué otros procesos interactúan con el proceso a mejorar.. •. Qué aspectos del proceso se quieren mejorar.. •. Qué expectativas del proyecto de Workflow tiene el cliente.. •. Cuáles son las medidas que actualmente se tienen del proceso a mejorar y a qué medidas se quiere llegar con el proyecto de Workflow.. 55.

(56) ISC-2003-1-32. 4.3. ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL Y ANALISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO. En esta etapa, por medio de un trabajo conjunto con el cliente (grupos que manejan los procesos y la gerencia de la organización), se pretende definir la funcionalidad que debe prestar el sistema. Para esto se debe entender claramente los procesos del negocio y cuáles de estos van a ser cubiertos por el proyecto de Workflow, distribución de trabajo, enrutamiento interno y externo, seguridad del sistema, requerimientos de reportes, expectativas del sistema, integración con otros sistemas. Cuando se está desarrollando esta etapa es importante identificar mejoras a los procesos y las diferencias de conceptos entre los grupos y la gerencia de la Organización. Existen varias herramientas para describir los procesos, se deja a escogencia del equipo de desarrollo cual de ellas desea utilizar, en este caso se recomienda hacer diagramas de flujo de datos por cada proceso de la empresa. A continuación se presenta una breve descripción de diagramas de flujo de datos: 4.3.1.. Diagrama de flujo de datos: Muestra en detalle los procesos del negocio, qué acciones se realizan, en qué momento se realizan y quién. 56.

(57) ISC-2003-1-32. las realiza en el desarrollo de los productos y/o servicios, este punto es muy importante ya que la descripción de los procesos del negocio van a ser la base del proyecto de Workflow. Para el desarrollo de estos diagramas es recomendable empezar por los procesos generales e irlos mostrando en más detalle tanto como sea necesario y deben ser realizados con la siguiente especificación: •. PROCESO: NOMBRE. •. PERSONA QUE ACTUA EN EL PROCESO: NOMBRE. •. ACCION REALIZADA POR UN PROCESO O PERSONA: PROCESO. •. Acción. NOMBRE. LUGAR DE ALMACENAMIENTO: NOMBRE. Al terminar esta etapa del desarrollo se deben dejar los documentos elaborados con la herramienta seleccionada para hacer la descripción de los procesos, en los cuales se muestre detalladamente los procesos del negocio, qué acciones se realizan, en qué momento se realizan y quién las realiza en el. 57.

(58) ISC-2003-1-32. desarrollo de los productos y/o servicios. También se debe elaborar un documento en el cual se especifique claramente la funcionalidad que debe prestar el proyecto. La descripción de los procesos del negocio y la especificación funcional deben ser validadas en primera instancia con el cliente y después con otro ingeniero que de su opinión.. 4.4.. EVALUAR SI UN PROYECTO DE WORKFLOW ES LA MEJOR OPCION DE SOLUCION PARA EL PROBLEMA IDENTIFICADO ANTERIORMENTE. Teniendo claramente definido el proceso dentro de la empresa, se debe realizar una evaluación de las posibles opciones de manejo que se tienen. Este punto depende mucho del tipo de empresa y problema que se tiene, por lo generar se deben identificar las expectativas del cliente, los riesgos potenciales y las barreras que pueden afectar el desarrollo del proyecto de Workflow. El resultado de esta etapa es un documento con los aspectos a favor y en contra (deben incluir las expectativas del cliente, los riesgos potenciales y las. 58.

(59) ISC-2003-1-32. barreras que pueden afectar el desarrollo del proyecto) que se tuvieron en cuenta para evaluar la viabilidad de desarrollar e implantar un proyecto de Workflow.. 4.5.. MODELO VISUAL, PRUEBA DE CONCEPTOS Y MEJORAS A LOS PROCESOS DEL NEGOCIO. Realizar una presentación de la especificación funcional y procesos del negocio que van a ser apoyados por el proyecto de Workflow. Esta es una etapa de validación de los requerimientos del cliente. Adicionalmente a validar los requerimientos se debe aprovechar que al incorporar un sistema de Workflow en una organización se da la oportunidad de hacer reformas a los procesos del negocio, flujo de información, e infraestructuras para determinar cómo estos ítems pueden ser optimizados. Por esto es importante estar en constante contacto con el cliente para reconocer sus ineficiencias en los procesos actuales. En esta etapa se deben dejar documentada la presentación de la funcionalidad y procesos del negocio realizada al cliente y si se presentan cambios a los procesos se debe elaborar un documento en el cual se especifique claramente. 59.

(60) ISC-2003-1-32. la(s) reforma(s), la forma en que el proyecto de Workflow va a apoyar estos cambios y los motivos por los cuales se decidieron implantar estos cambios.. 4.6.. EVALUAR. Y. HACER. LA. ESCOGENCIA. DE. UNA. DE. LAS. HERRAMIENTAS DE WORKFLOW DISPONIBLES. En este punto ya se ha tomado la decisión que la mejor opción para mejorar el proceso del negocio es desarrollar un proyecto de Workflow, el siguiente paso a realizar en este momento es hacer una evaluación de las herramientas que se puedan utilizar para desarrollar el proyecto de Workflow y así escoger una de estas para darle solución al problema en la empresa. Para realizar la evaluación y escogencia de esta herramienta se deben realizar los siguientes pasos:. 4.6.1.. Seleccionar los aspectos a tener en cuenta en la evaluación de las herramientas: En este paso lo que se busca es definir los aspectos que se deben tener en cuenta en la herramienta a utilizar para desarrollar el proyecto de Workflow, en los siguientes capítulos se presenta la lista de los aspectos a evaluar en el caso de DIPRO LTDA, puede que alguno(s) de estos aspectos no apliquen. 60.

(61) ISC-2003-1-32. para otro tipo de empresa y/o problema, pero pueden ser utilizados como material de ayuda y ejemplo. En este paso se debe desarrollar un documento en el cual se encuentren detallados los criterios a tener en cuenta en la evaluación de las herramientas. 4.6.2.. Investigación y presentación de las herramientas: Realizar una búsqueda de las posibles herramientas que se puedan utilizar para el desarrollo del Workflow, realizando una breve descripción de cada una. En los próximos capítulos se presenta la descripción de tres herramientas disponibles en la actualidad. En este paso de la metodología se debe desarrollar un documento con la descripción de cada una de las herramientas evaluadas.. 4.6.3.. Realizar. la. elección. de. la. herramienta. a. utilizar:. Para. seleccionar la herramienta lo que se debe hacer es aplicar los aspectos definidos en el numeral 4.6.1 a las herramientas que se encontraron en el numeral 4.6.2 y así tomar la que más se acomode a las necesidades de la empresa. Se debe dejar documentada la forma en que se aplicaron los criterios de selección a las herramientas y el resultado de la selección de la herramienta para desarrollar el proyecto de Workflow.. 61.

(62) ISC-2003-1-32. 4.7.. DISEÑO DE LA SOLUCION. Incorporar un sistema de Workflow en una organización puede re-diseñar la forma en que se hacen los negocios, por esto es importante que las decisiones de diseño no sean consideradas simplemente como una decisión de solución técnica. Usando la especificación funcional, la información de los procesos del negocio y la herramienta seleccionada, se diseña una solución de Workflow, esta etapa depende en gran medida de la herramienta de desarrollo seleccionada, como resultado de esta etapa se debe dejar documentado el diseño realizado para el proyecto de Workflow. Se deben realizar dos tipos de validaciones del diseño, una con el cliente para asegurar que éste satisface sus necesidades y otra con otro ingeniero que de sus opiniones sobre el diseño.. 4.8.. EDUCACIÓN, INFORMACIÓN Y ASPECTOS SOCIALES. Mostrar claramente las razones y propósitos del proyecto de Workflow, buscando que cada uno de los usuarios conozca claramente las especificaciones del proyecto y se apropie de la nueva tecnología. Se debe desarrollar un(os). 62.

(63) ISC-2003-1-32. documento(s) por cada tipo de usuario del proyecto de Workflow en el cual se muestre claramente las razones y propósitos del proyecto y las mejoras que da el proyecto a las actividades que desarrolla diariamente.. 4.9.. DESARROLLO INCREMENTAL DEL PROYECTO. No se debe tratar de implementar todos los requerimientos al tiempo, lo que se debe hacer es empezar por los objetivos generales del negocio e incrementalmente ir desarrollando los demás requerimientos, esto permite ir actualizando los requerimientos al tiempo que los objetivos del negocio van cambiando. Para esto se debe hacer una completa investigación de las utilidades que da la herramienta seleccionada. Este paso puede variar de acuerdo a la empresa, el proceso de interés y la herramienta seleccionada. Cada nueva funcionalidad que esté implementada en el Workflow se debe documentar.. 63.

(64) ISC-2003-1-32. 4.10. PROTOTIPOS, PRUEBAS Y CAMBIOS EN EL DESARROLLO. Ir mostrando prototipos y realizando pruebas a la aplicación, el propósito de estas pruebas es validar el manejo de documentos, los componentes de Workflow, los requerimientos y especificaciones del sistema. Se recomienda hacer dos tipos de pruebas: 1- Pruebas de integración del sistema. 2- Pruebas de aceptación del usuario. Los dos tipos de pruebas requieren un plan y que sean desarrolladas periódicamente; para estas pruebas se deben definir los siguientes aspectos: 1. Identificar un plan de pruebas que incluya metas, tiempo, roles y responsabilidades. 2. Definir el entorno en el que se van a desarrollar las pruebas. 3. Identificar los participantes, asignar roles y responsabilidades. 4. Escribir scripts de las pruebas. 5. Definir criterios y métodos de aceptación de las pruebas. 6. Establecer el tiempo para realizar y completar las pruebas. 7. Cargar los casos en el entorno de pruebas.. 64.

(65) ISC-2003-1-32. 8. Determinar los criterios de aceptación del sistema y procesos de aprobación En esta etapa de prueba en un documento se deben definir claramente los aspectos mencionados anteriormente y el resultado de las pruebas. La mayoría de las veces, el cliente desea hacer cambios cuando ve el desarrollo, lo cual no se debe ver como un problema sino como una oportunidad; por lo tanto, se debe definir un grupo que se encargue de los cambios, para irlos incorporando al desarrollo. Se debe definir un formato que permita llevar la información de los procesos de retroalimentación, este formato debe tener los siguientes campos: •. Persona(s) que hace(n) la retroalimentación.. •. Fecha.. •. Procesos involucrados.. •. Comentarios.. 4.11. ENTRENAMIENTO Y DOCUMENTACION. Como se ha mencionado anteriormente la implementación de un sistema de Workflow cambia la forma en que la organización realiza sus procesos día a día.. 65.

(66) ISC-2003-1-32. Por lo tanto el entrenamiento de los usuarios finales no sólo debe ser direccionado al software sino que también debe tener en cuenta los cambios en los procedimientos. El entrenamiento tiene los siguientes propósitos: 1- Preparar a los usuarios para las pruebas e implementación final. 2- Hacer que los usuarios entiendan la funcionalidad del sistema y darles a entender la relación que existe con sus actividades diarias. 3- Identificar posibles cambios en los procedimientos de la organización. Como resultado de esta etapa se debe dejar la documentación del proyecto desarrollado.. 4.12. VALORACIÓN FINAL DEL PROYECTO DE WORKFLOW. Realizar el análisis del desarrollo del proyecto de Workflow, haciendo un cuadro comparativo entre los propósitos iniciales y los beneficios del proyecto terminado. Estar pendiente de nuevos procesos que pueden ser apoyados por el proyecto de Workflow para incorporarlos a este. Se debe desarrollar un documento con el análisis comparativo.. 66.

(67) ISC-2003-1-32. 5. APLICACIÓN DE LA METODOLOGIA EN DIPRO LTDA. 5.1.. VALORACION DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO. Como es mencionado en uno de los objetivos de esta tesis, se va a realizar una prueba de la metodología seleccionada en una empresa del sector real. La empresa en la cual se va a desarrollar la prueba es DIPRO LTDA,. a. continuación se presenta la descripción de esta empresa.. 5.1.1.. Descripción de Dipro LTDA.. DIPRO LTDA. es una compañía que diseña, desarrolla y produce material para punto de venta (material POP), para compañías lideres en productos de consumo masivo. Comprometidos con una filosofía integral de atención al cliente para satisfacer sus necesidades de exhibición, con productos de la mejor calidad.. 67.

(68) ISC-2003-1-32. La ejecución de sus proyectos involucra los más altos estándares en términos de diseño, funcionalidad, innovación, calidad, precio y capacidad de reacción.. El sistema de producción de DIPRO LTDA. permite respuestas eficientes y desarrolladas a la medida, lo que los convierte en una organización flexible y dinámica. Actualmente la compañía cuenta con más de ocho años en el mercado, posicionándose como una empresa pionera y líder dentro del sector, con cubrimiento internacional, nacional y regional.. 5.1.2.. Estructura por departamentos. DIPRO LTDA. está conformada por un equipo de diseñadores que trabajan por departamentos (Administrativo, Comercial, Diseño Gráfico, Diseño Industrial y Producción) que se apoyan en un grupo de proveedores externos para la ejecución, desarrollo y producción de los proyectos o piezas diseñadas, por procesos y materiales. Este esquema de subcontratación le permite a DIPRO producir de acuerdo a la medida y a las necesidades particulares de cada cliente.. 68.

(69) ISC-2003-1-32. Departamento comercial: Constituido por profesionales en Diseño Industrial con amplia experiencia en todos los temas relacionados con la exhibición de productos. Sus conocimientos en diseño y producción los convierte en expertos consultores y son ellos quienes lideran cada proyecto en contacto permanente con los clientes. Los diseñadores apoyan cada etapa del proceso, pasando por seguimiento, control y servicio postventa.. Departamento Diseño Gráfico: Un equipo de creativos y profesionales especializados, que son el soporte en esta materia para los clientes. Son a su vez los encargados de diseñar y desarrollar las aplicaciones gráficas que se emplearán en cada proyecto. Empleando las. más reciente tecnología y. apoyados en dos plataformas (Mac y PC), este departamento ofrece servicios directos tales como la supervisión de toda la información suministrada para la producción de piezas gráficas garantizando un buen proceso de producción con piezas adecuadas para su manejo. Con un amplio conocimiento en todos los proceso relacionadas (Ink-jet, serigrafía y litografía), el equipo gráfico diseña, desarrolla y produce piezas de todo tipo como volantes, catálogos, brochures, afiches y empaques. Actuando también como soporte y complemento para el departamento de Diseño Industrial.. 69.

(70) ISC-2003-1-32. Departamento de Diseño Industrial: Este departamento es el encargado de desarrollar y proponer las soluciones de exhibición basándose en las tendencias actuales de diseño, el amplio conocimiento del mercado y los canales de distribución. Diseña soluciones integrales que responden a las necesidades estéticas, promocionales, publicitarias e incluso logísticas de los clientes.. Departamento de producción: Conformado por profesionales especializados en el área técnica y productiva, quienes cuentan con profundos conocimientos y experiencias en el manejo de procesos de transformación de materiales como: plástico, metal, madera, cartón, son el soporte perfecto ara hacer realidad los proyectos de los clientes. Adicionalmente la experiencia propia en procesos de manufactura y ensamble, junto con el apoyo tecnológico de la red de proveedores les permite innovar cada día, llevando a cabo nuevas aplicaciones e implementando procesos ambiciosos de calidad y “justo a tiempo”.. 5.1.3.. Categorías de productos diseñados y producidos. Los productos que diseña y produce DIPRO LTDA. se pueden clasificar en las siguientes siete categorías:. 70.

(71) ISC-2003-1-32. -. Puntos de degustación: Los puntos de Degustación son muebles utilizados para promocionar productos por medio de muestras gratis. Generalmente este tipo de diseños son ubicados en espacios cercanos al lugar de exhibición al interior de los supermercados y puntos de autoservicio. Sus dimensiones base son: 90 cm de ancho, 45 cm de profundidad y 185 cm de altura (con hablador) o 110 cm (sin hablador). Los materiales más frecuentes para su elaboración son: plástico, madera y metal.. -. Puntos de atención: Al igual que los Muebles de Degustación, los puntos de atención están diseñados con el propósito de captar la atención del consumidor y promocionar productos, para lo cual emplea de manera esencial la marca y la imagen del producto o la empresa productora. Su uso más común es en centros comerciales o almacenes de cadena. Sus dimensiones base son: 120 cm de acho, 45 cm de profundidad y 120 – 185 cm de altura. En su fabricación se utilizan estructuras de plástico, madera y metal.. 71.

(72) ISC-2003-1-32. -. Exhibidores: Son muebles diseñados para la exhibición de productos en los extremos de las estanterías de los supermercados. Al ser está una de las zonas de mayor tráfico y rotación, este tipo de exhibidores debe proponer un diseño novedoso, asegurar una exhibición ordenada y generar un alto impacto visual. Usualmente las medidas para estos muebles son estándar: 90 cm de ancho, 190 cm de altura y 45 cm de profundidad. Los materiales más frecuentes en su fabricación son metal y poli estireno.. -. Displays: Estas son piezas diseñadas para reforzar la presencia de marca dentro de los puntos de venta del canal tradicional; como tiendas, mini mercados y droguerías. Su función principal es la de proveer un espacio ordenado de exhibición logrando una clara identificación del productos y la marca. Generalmente se ubican sobre mostradores, se fijan a pared o a las estructuras de las estanterías. Debido a que los espacios de exhibición son bastante limitados, su capacidad es menor y requieren ser utilizados con relativa frecuencia. Sus dimensiones promedio son: 30 cm de frente, 30 cm de altura y 40 cm de profundidad. Los materiales más utilizados son plástico y metal.. 72.

(73) ISC-2003-1-32. -. Dispensadores: Son elementos que ordenan productos y que tienen variadas formas de presentación, siendo los más frecuentes los dispensadores de caída por gravedad, de ganchera y de flejes mecánicos. Normalmente se encuentran ubicados sobre mostradores y en puntos de pago. Sus dimensiones están determinadas tanto por el tamaño del producto como del espacio disponible de exhibición en el punto de venta. Estas piezas son livianas, fáciles de instalar y en su fabricación se utilizan todos los materiales, aunque los más comunes sueles ser lamina metálica, alambre acerado y plástico.. -. Proyectos especiales: Esta es una categoría especial en la que se encuentran los más variados desarrollos, cada uno generando respuestas efectivas a necesidades particulares de diseño y exhibición. En su fabricación se utilizan todo tipo de materiales y procesos de acuerdo a los volúmenes de producción.. -. Diseño Gráfico: El diseño gráfico se presenta como respuesta a alas necesidades de los productos, la contundencia en el momento de desarrollar un proyecto esta íntimamente ligada a su parte gráfica.. 73.