UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA
TESIS
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
TEMA:
AUDITORIA DE GESTIÓN QUE PERMITA OPTIMIZAR LOS PROCESOS DE COBRANZAS EN LA EMPRESA DE AGUA POTABLE DEL CANTÓN PUEBLOVIEJO.
AUTORA
KARLA NARCISA CASTRO CHANGO
TUTORA
EC. CARLOTA VERA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ... 1
-Situación problemática ... - 2 -
El Objeto de investigación, el campo de acción, la Línea de investigación ... - 3 -
El Objetivo General ... - 3 -
Los objetivos específicos ... - 3 -
La Hipótesis ... - 3 -
La variable dependiente, variable independiente. ... - 3 -
La Justificación. ... - 4 -
Los métodos de investigación ... - 4 -
Estructura de contenido ... - 4 -
El aporte teórico... - 5 -
La Significación práctica ... - 5 -
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO ... 6
-1.1 Origen y evolución de la Auditoría ... - 6 -
1.2 Análisis de las distintas teorías, conceptos y modelos de Auditoría de gestión... - 10 -
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas y modelos de auditoría. ... - 24 -
1.4 Conclusión Parcial del Capitulo ... - 25 -
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA .. 26
-2.1 Caracterización de la Empresa de Agua Potable del Cantón Puebloviejo (EPAP) ... - 26 -
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo del examen de auditoría de gestión que permita optimizar los procesos de cobranzas en la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo EPAP... - 29 -
Conclusiones Generales de las Encuestas ... - 41 -
2.3 Planteamiento de la propuesta del investigador ... - 42 -
Examen de auditoría ... - 43 -
Informe De Auditoría De Gestión ... 78
Conclusiones:... 80
2.4 Conclusiones Parciales Del Capítulo ... 83
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN ¡Error! Marcador no definido. 3.1 Procedimiento de la aplicación del resultado de la investigación ... ¡Error! Marcador no definido. VALIDACIÓN ... ¡Error! Marcador no definido. 3.3. Conclusiones Parciales Del Capítulo ... 90
CONCLUSIONES GENERALES ... 91
RECOMENDACIONES ... 92
RESUMEN EJECUTIVO
La empresa de agua potable del cantón Puebloviejo (EPAP), pese a que posee estrategias de recuperación de cartera vencida, políticas de crédito, y procedimientos de recaudación establecidos, la cartera vencida no ha disminuido, afectando de manera directa al presupuesto de ingresos institucional, este problema ocasiona preocupación para los directivos de la empresa ya que no permite cumplir con las metas establecidas dentro del ejercicio fiscal.
Es por ello que nace la necesidad que en la empresa se realice un examen de auditoría a los procesos y procedimientos de cobranzas, para determinar la eficiencia y eficacia con la que los colaboradores de la empresa ejercen sus funciones.
A través de métodos y técnicas valiosas como las encuestas y entrevistas que permitan obtener el punto de vista de los empleados de la empresa y del propio gerente, obteniendo datos apropiados y evidencia suficiente, que además contribuyan para la toma de decisiones por parte de los directivos de la institución.
Como resultado se logró el informe final de auditoría el cual determina que la entidad no posee indicadores de gestión que puedan media la eficacia y la eficiencia de la recuperación de cartera vencida, incluso el personal de cobranzas tiene deficiencias en sus procedimientos, la entidad no ha definido responsable para el diseño y desarrollo de los indicadores.
La EPAP no cuenta con adecuados mecanismos de control que regule el cobro que realizan a los usuarios según su categoría, la falta de responsabilidad y eficiencia en el cumplimiento de las obligaciones por parte del recaudador debido a que se le ha asignado varias actividades, los registros y formularios no son utilizados correctamente.
ABSTRACT
The water company of Puebloviejo city has recovery strategies for nonperforming loans, credit policies and recovery procedures, but it has not reduced the level of the debt, which directly affect the institutional incomes budget. This problem keeps all directors worried, because it does not allow meeting all previously established objectives.
That is why it is necessary the implementation of an audit process to the procedures of collections, to determine the efficiency and effectiveness of the employees when performing their duties.
Through valuable methods and techniques such as surveys and interviews, there were obtained information from employees and the manager with sufficient evidence to help make final and effective decisions.
As a result, it was obtained the final audit report, which determined that the company does not have management control indicators that can measure effectiveness and efficiency of the past due portfolio recovery, also the recovery staff has problems with their procedures, the institution has not defined a person in charge of the design and development of the indicators.
EPAP does not have an adequate mechanism of control, to regulate the money they charge to its users according to the category, because of the lack of responsibility and effectiveness of recovery staff, in the accomplishment of obligations of users, due to the overcharged activities, registers and forms are not used correctly.
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INTRODUCCIÓN
“El mundo de los negocios ha sufrido un cambio paulatino con el tiempo. Antes las compañías atendían a un segmento de mercado establecido, local y normalmente invariable. Su objetivo primordial era aumentar su rentabilidad con inversiones en activos fijos. Sin embargo a raíz de los años 70, se dio un giro completo a esta visión. Ahora las empresas buscan proyectarse al futuro con buena organización, crecimiento constante y rentabilidad, sin dejar de lado lo más importante, la satisfacción total del cliente y la excelencia en el servicio”. (GONZÁLEZ, 2013).
“En la actualidad el concepto de Auditoría de Gestión se ha fortalecido mediante actividades ordenadas y sistemáticas que se enfocan en evaluar la gestión de las empresas, para obtener una opinión profesional, independiente y objetiva de cómo se están gestionando los recursos, cómo se están desarrollando los procesos, cuál es el grado de responsabilidad de la dirección, si los productos o servicios se han realizado cumpliendo criterios de calidad.
Y si la empresa dispone de un modelo de indicadores adecuado a sus necesidades, que le permitan medir los efectos y analizar las causas que producen inconformidades a fin de generar valor agregado en las acciones de mejora, siendo éste, uno de los objetivos esenciales que tiene esta acción de control”. (RENELO & VELÁSQUEZ NAVAS, 2012)
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La problemática que menciona Jannina Haro detalla una empresa con mucha cartera vencida y un descontento de los usuarios, y la solución que da a la misma es establecer estrategias de recuperación de cartera vencida que permitan una reingeniería en el área administrativa dentro de los procesos de cobranzas, y contratar más personal.
La tesis en mención no dificulta la realización del trabajo investigativo puesto que la autora Jannina Haro establece estrategias administrativas, y el trabajo investigativo a desarrollar está encaminado a una auditoría.
Situación problemática La empresa de agua potable del cantón Puebloviejo, viene reflejando una cartera vencida elevada, a pesar de haberse aplicado políticas de crédito y cobranza de acuerdo a los plazos previstos, implementando estrategias de cobranzas, los resultados no han sido favorables por cuanto sigue reflejando montos elevados de cobro, determinándose que la empresa no tiene delineados procedimientos oportunos y eficientes de recaudación, afectando de esta manera los resultados económicos esperados por la institución.
No existe un procedimiento adecuado de recaudación; los procesos establecidos no han dado los resultados esperados, la parte financiera de la empresa se ve afectada ya que su balance muestra el rubro de cartera vencida elevado.
El Problema científico se da en ¿Cómo incide la Auditoria de gestión en la optimización de procesos de cobranzas de cartera vencida de la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo?
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El tiempo de realización del examen será dentro del período 2015,el cual comprende desde la revisión del plan hasta la presentación del informe.
Por lo tanto el Objeto de investigación son los procesos de auditoría siendo así el campo de acción la Auditoria de gestión. La Línea de investigación es la Auditoría.
De esta manera se puede definir el Objetivo General: Proponer un examen de auditoría de gestión que optimice los procesos de cobranzas de la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo
Siendo los objetivos específicos:
1. Fundamentar mediante teoría y modelos de diferentes autores la incidencia entre la Auditoria de gestión yla optimización de los procesos de cobranzas.
2. Diagnosticar la metodología de recaudación que utiliza la empresa en la actualidad, además de las técnicas e instrumentos que posee.
3. Estructurar un plan de auditoría gestión que permita optimizar la recaudación de cartera vencida de la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo.
4. Validar la propuesta del examen de auditoría de gestión por parte de expertos en el tema.
La Hipótesis se basa: Con el examen de auditoría de gestión Se optimizara los procesos de cobranzas de la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo
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La Justificación el propósito de la investigación es determinar la eficiencia, eficacia, procesos y procedimientos de cobranzas de la empresa pública de agua potable del cantón Puebloviejo, que sugiera una mejora institucional y una adecuada gestión. Siendo así un impacto para todo el cantón que es proveído por el valioso líquido vital. Gracias a lo antes mencionado la empresa podrá establecer nuevas estrategias beneficiarias para los usuarios.
A través de una herramienta completa como lo es la auditoría de gestión, el cual va a determinar la problemática y falencias existentes dentro de la institución.
En los métodos de investigación que se emplearán están la Investigación de Campo, se recopila toda información valiosa acerca de los procesos y procedimientos que utiliza en la actualidad la empresa, Investigación Cualitativa, esta investigación permite analizar el cuestionario de las encuestas, Investigación documental, esta investigación considera la información existente en libros acerca de las variables de la investigación
El método Histórico se hace una remembranza de la auditoría de gestión, de la eficiencia, eficacia, procesos y procedimientos internos. El Analítico, se realizará un análisis completo de las posturas y modelos de diferentes autores, además de analizar los resultados obtenidos en el trabajo de campo, Inductivo-Deductivo, se obtiene información a través de encuestas, recopilación de datos, permite medir el nivel de eficiencia.
Estructura de contenido
Introducción en la cual se realiza la formulación y determinación del problema, realización del objeto de estudio y sus campos, además de proponer la solución a través de los objetivos, hipótesis, metodología de la investigación y el aporte teórico de la investigación.
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ideal, se determinan los pasos a seguir para la elaboración de la propuesta y conclusiones parciales del capítulo.
Capítulo 2.- Marco Metodológico Se caracteriza a la empresa y se hace una breve reseña de los puntos a tomar en cuenta, se selecciona la metodología a aplicar, además de las técnicas e instrumentos que se utilizarán e interpretación de los resultados, se plantea la propuesta del examen de auditoría de gestión que permita optimizar los procesos de cobranzas de la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo y conclusiones parciales del capítulo.
Capítulo 3.- Validación de los resultados Se promueve la aplicación del examen de auditoría, se realiza la comprobación de hipótesis, además se sustenta con la validación de los expertos, y conclusiones parciales del capítulo.
Conclusiones generales, recomendaciones.
El aporte teórico a partir de los estudios realizados acerca de la incidencia entre la auditoría de gestión y la optimización de procesos de cobranzas se determina que el presente trabajo investigativo servirá como aporte teórico para futuras investigaciones de auditorías a empresas de agua potable, siempre y cuando estén de acuerdo con las opiniones del autor.
- 6 - CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución de la Auditoría
“Se ha determinado que el origen de la auditoria se ubica en la Edad Media, orientada por el trabajo de los entonces llamados “auditores”, personas que trabajan para la realeza y la nobleza en la recaudación del diezmo y en impedir lo que hoy se denomina evasión fiscal. A lo largo de la historia, la auditoria se desarrolló sobre todo en el campo contable y financiero, gracias a la aparición de la contabilidad de doble columna creada por el fraile Luca Paccioli en un monasterio italiano.
Hasta bien entrado el siglo xx, la palabra auditoria solo era empleada y aceptada en el ámbito de la contabilidad, por lo que su ejercicio era privativo de los contadores. No había, por tanto, ninguna otra aceptación o interpretación: cuando se hablaba de auditoría, ésta era necesariamente contable”. (FRANKLIN, 2013)
“En el año 1800, llegan las contribuciones de James Watt y Mathew Bolton, industriales ingleses, que llevan a cabo una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación, la cual incluía una reseña específica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoría como mecanismo de evaluación.
Más adelante en 1933, con el estudio de las funciones de una empresa, en particular del control, la auditoría adquiere una relevancia singular.” (FRANKLIN, 2013)
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La auditoría se configura como el instrumento fundamental en el proceso de control de la imagen fiel, proporcionando la confianza necesaria en la citada información e imponiéndose como una exigencia social, hasta el punto que los poderes públicos antes desconocedores del tema, asumen su establecimiento obligatorio como mecanismo necesario para la protección de los intereses de terceros y en beneficio también de la economía nacional. (MADARIAGA, 2006)
“En 1992, surgen nuevas contribuciones, de la Treadway Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting, constituida por: la American Accounting Association (AAA), el American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), el Financial Executive Institute (IMA), con el propósito de definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y términos sobre el tema, para que los órganos responsables de la función de auditoría interna o externa en las organizaciones públicas o privadas, instituciones académicas o legislativas contaran con una visión integradora y un marco conceptual común.” (FRANKLIN, 2013)
La auditoría se ha incorporado, de forma generalizada, en los planes de estudio de las universidades en el área de economía financiera y contabilidad, tanto como material del plan de estudios de ciencias empresariales como materia de cursos de posgrado o de especialización. (MADARIAGA, 2006) pág. 12.
Auditoría
“La auditoría, en general, es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas.
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presentados por la dirección, así como sugerir las mejoras administrativo-contables que procedan.
A medida que un negocio crece, se hace más difícil la vigilancia personal de sus actividades. (MADARIAGA, 2006)
La auditoría profesional, entendida como el examen técnico, profesional y posterior de las operaciones administrativas, financieras, técnicas y de otra naturaleza, se debe fundamentar en principios, teoría, experiencias, normas que racionalicen o uniformicen su práctica, es así que no puede estar ajena a los conceptos y prácticas de la planificación. (DUEÑAS Lòpez, 2012)
La auditoría no solo es el cumplimiento de las obligaciones legales, sino que debe ser vista como una oportunidad de mejora para la organización, pues se constituye en una herramienta de gestión invalorable, que describe los puntos de vista o apreciaciones objetivas de terceros ajenos a la estructura y la dependencia del auditado. Apreciaciones que buscan y deben ser formuladas por supuesto de manera constructiva con una proyección de impulso a la mejora continua. (DUEÑAS Lòpez, 2012)
La auditoría es el proceso sistemático, independiente y documentando para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. (GONZÁLEZ, 2013)
La auditoría externa
“Se puede definir como los métodos empleados por una firma externa de profesionales para averiguar la exactitud del contenido de los estados financieros presentados por una empresa. Se trata de dar carácter público, mediante la revisión, a unos estados financieros que en principio eran privados.
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Nace como instrumento de control. Sin embargo, actualmente se ha ampliado la responsabilidad social del auditor. Existen otras partes interesadas. Nace en el Reino Unido a mediados del siglo XIX como consecuencia del desarrollo del imperio colonial británico. Se extiende a Estados Unidos y gana auge con el gran crack de 1929. Comienza su desarrollo en la Europa continental a mediados del siglo XX” (MADARIAGA, 2006).pág. 18.
La auditoría interna
Se puede decir que la definición de Auditoría Interna ha ido cambiando y mejorando durante el transcurso del tiempo, adaptándola a las modificaciones ocurridas en el ámbito de las organizaciones y de la economía general.
La definición vigente dada por The Institute of Internal Auditor USA (IIA) y adoptada por el Instituto de Auditores Internos por ser una organización miembro de la anterior es la siguiente:
La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de mejoramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. (CAMPO, 2012)
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1.2 Análisis de las distintas teorías, conceptos y modelos de Auditoría de gestión
Auditoría de gestión
“La auditoría de gestión es la evaluación o examen sistemático de la información administrativa, operativa y financiera presentada por los administradores de una organización, realizada con posterioridad a su ejecución para obtener evidencia suficiente del grado de eficiencia, eficacia y calidad en el logro de metas y objetivos propuestos”. (RENELO & VELÁSQUEZ NAVAS, 2012)
“En el desarrollo de la dirección empresarial cada día adquiere más importancia el enfoque de la administración estratégica como elemento clave para el éxito de una empresa lo cual, a su vez, ha facilitado el enfoque de la auditoría de gestión al disponer de un marco conceptual de las características y el proceso de una buena dirección empresarial.
La auditoría de gestión no sólo es desarrollada por la auditoría externa sino que es un campo de acción de la auditoría interna. (BLANCO LUNA, 2007)
Objetivos
Según (BLANCO LUNA, 2007)Pág. 232-234 Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se pueden señalar como objetivos principales:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas. Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación
y la eficiencia de los mismos.
- 11 - Alcance
La auditoría de gestión examina las prácticas de gestión. Los criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada caso específico, pudiéndose entender a casos similares.
No existe principios de gestión generalmente aceptados que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de gestión (BLANCO, 2012)
Metodología de la Auditoria de Gestión
Planeación y Evaluación del Plan de Gestión
Elementos Básicos de un Plan de Gestión
El plan de gestión es el elemento clave de evaluación en una auditoría de gestión. Constituye el conjunto de estándares empresariales que fueron evaluados en las fases precedentes de la auditoría; es necesario recordar los conceptos básicos que nos permitirá señalar los antecedentes conceptuales relacionados con los planes de gestión. (LEÓN CORNEJO, 2012)
La planeación de la auditoría de gestión debe incluir asuntos como los siguientes:
a) Conocimiento de los productos, mercados, clientes, canales de distribución y alianzas de colaboración.
b) Conocimiento de los objetivos, estrategias y riesgos del negocio. c) Conocimiento de los procesos claves del negocio.
d) Conocimiento de los elementos básicos de un plan de gestión.
e) Conocimiento de los principios fundamentales de la administración estratégica.
f) Conocimiento del proceso de la administración estratégica.
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Según (BLANCO, 2012) La evaluación del plan de gestión comprende:
El análisis del plan de gestión adoptado por la empresa, es decir el conjunto de políticas y estrategias definidas por la entidad para alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo
-Análisis del ambiente interno -Análisis del ambiente externo -Dirección organizacional
Revisión de la documentación que genera la entidad Documentar los procesos y sub procesos importantes Identificar los riesgos principales del negocio
Evaluar los controles de la empresa
Elaborar conclusiones relativas a las debilidades en la formulación de las estrategias y las deficiencias en la ejecución
Revisión de la implementación del plan estratégico, para lo cual se revisarán los resultados financieros y operacionales
Revisar los resultados financieros, comerciales y operativos cotejándolos con los puntos de referencia establecidos y los estándares de la industria a fin de identificar desviaciones importantes y tendencias emergentes
Toma de acciones correctivas
Selección Y Diseño De Los Medidores De Desempeño
Concepto de indicadores de gestión
- 13 - Medición del desempeño
Las mediciones en las organizaciones son de suma importancia, puesto que es un elemento decisorio en la administración de los recursos de las organizaciones. Si se conoce los resultados de la gestión de la entidad, y estos son cuantificados, a la empresa se la puede administrar, se puede gestionar, se la puede evaluar y controlar.
Para llevar a cabo el control de la gestión en una organización, es importante también tener un profundo conocimiento de ella, principalmente conocer de sus procesos, su misión, visión, los productos y/o servicios que produce. (OLALLA VELÁSQUEZ, 2013)
Según (RENELO & VELÁSQUEZ NAVAS, 2012, págs. 16,17,18) para efectuar la auditoría de gestión se propone seguir las siguientes fases que comprenden el proceso como se presenta a continuación:
Fase 1. Diagnóstico y planificación preliminar
Procedimientos aplicados para conocer el negocio:
Visita de observación
Obtención de información
Revisión de la información
Definir el alcance y objetivos de auditoria
Identificar las áreas potenciales a ser consideradas en la estrategia de auditoria
Plan de trabajo.
Fase 2. Planificación específica
Procedimientos aplicados:
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Evaluación del control interno
Análisis de riesgo y determinación del nivel de confianza
Elaboración del plan de trabajo.
Fase 3. Ejecución
Procedimientos aplicados:
Aplicación de programas de trabajo
Obtención de evidencias
Desarrollo de hallazgos por componente
Coordinación y Supervisión
Definición de la estructura del informe
Redacción del informe.
Fase 4. Comunicación de resultados
Comunicación parcial de resultados
Se identifican observaciones y oportunidades de mejora
Discusión con el cliente y definición de compromisos.
Fase 5. Seguimiento
Diseño
Implantación
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Además (DUEÑAS Lòpez, 2012, págs. 21,22) detalla su modelo:
Fase de la Auditoria
Objetivo Productos Subproductos
Planificación Determinar el enfoque de la auditoría
Informe de
Planificación
Evaluación del
Control Interno.
Estimación de Riesgo de Auditoría.
Establecimiento de áreas críticas.
Tamaño de la
muestra.
Modelo de muestreo.
Programas de
Auditoría
Ejecución Obtener
Evidencia suficiente, competente, relevante
Hallazgos de la auditoría
Papeles o legajos de trabajo (evidencia). Hallazgos (Condición,
causa, efecto,
conclusiones, recomendaciones)
Informe Comunicar resultados
al auditado
Informe Dictamen o carta de
presentación del
informe. Anexos.
Notas explicativas o aclaratorias.
Matriz de valor
agregado. Seguimiento Asegurar la gestión de
mejora continua
Reportes de
seguimiento
Observaciones al
- 16 - Fuente: (DUEÑAS Lòpez, 2012)
Según (GONZÁLEZ, 2013, págs. 51-60) propone su modelo de la siguiente manera: 1. Inicio de la auditoría
2. Designación del líder de equipo
3. Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría 4. Determinación de la viabilidad de la auditoría
5. Selección del equipo auditor
6. Establecimiento del contacto inicial con el auditado 7. Preparación del plan de auditoría
8. Preparación de los documentos de trabajo 9. Realización de las reuniones de apertura 10. Comunicación durante la auditoría
11. Recopilación y verificación de la información 12. Generación de hallazgos de la auditoría
13. Preparación de las conclusiones de la auditoría
14. Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría 15. Finalización de la auditoría.
Métodos de medición de la auditoría de gestión
La auditoría de gestión examina las prácticas gerenciales para evaluar la eficiencia y eficacia de la administración en relación con los objetivos y planes generales de la empresa.
Mediciones cualitativas
- 17 - Mediciones cuantitativas
Las metas y objetivos empresariales así como la proyección de su presupuesto constituyen el insumo básico para determinar las variables que servirán para la construcción de indicadores de eficiencia y eficacia. (OLALLA VELÁSQUEZ, 2013)
Riesgo de Auditoria
El riesgo de auditoría es la estimación de la exposición del auditor, a que sus opiniones profesionales puedan ser erróneas y se compone de los siguientes tipos de riesgos:
Riesgo inherente
Esta afectado por la naturaleza de la organización. Se determina de las condiciones existentes para cada componente o área evaluada.
Riesgo de Control
Es la posibilidad de que el sistema de control interno no detecte errores o irregularidades significativas. Depende del funcionamiento de los controles claves incorporados en cada proceso evaluado. (DUEÑAS Lòpez, 2012)
Planificación Estratégica
Es un proceso que involucra a todos los miembros de la organización en el desarrollo de coincidencias entre el estado actual de la misma y su visión, su misión y sus valores fundamentales, con el propósito de centrar el interés en las actividades tácticas en el momento presente y en el futuro. Los planes estratégicos determinan la dirección y el ritmo de toda la organización. (OLALLA VELÁSQUEZ, 2013)
Según (Donna, 2006) Los principales elementos con los que deben contar los planes estratégicos, son los que a continuación se detallan:
Visión
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Factores críticos del éxito
Metas
Objetivos
Indicadores; y
Planes de contingencia.
Elaboración Del Informe Comunicando Los Resultados Y Las Recomendaciones
El informe de auditoría de gestión
Para (MADARIAGA, 2006) Constituye al producto final del proceso de la auditoría de gestión, y sus características esenciales que debe cumplir el informen entre otras, son:
Fluidez
Relevancia
Claridad
Concisión
Objetividad
Tono constructivo
Según (LEÓN CORNEJO, 2012) el contenido del informe de auditoría de gestión debe contener:
Introducción y antecedentes
Finalidad
Metodología
Alcance
Apreciación de los hechos relevantes
Observaciones
Salvedades
Limitaciones
- 19 - Cuentas por cobrar
Son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo (incluye documentos por cobrar). (MADARIAGA, 2006)
La auditoría de las cuentas a cobrar
Como la mayoría de los documentos que soportan los saldos de la auditoría se encuentra en esta área con el problema de obtener pruebas objetivas de que las cuentas son válidas y cobrables.
Los objetivos de la auditoría en el campo de las cuentas a cobrar consisten en verificar:
a) Si los saldos que aparecen en estas cuentas representan realmente deudas de terceros para con la empresa;
b) Si estos saldos están libres de cargas o gravámenes, ostentando la empresa la plena titularidad de los mismos;
c) Si reflejan su valor estimado de recuperación;
d) Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los estados financieros;
e) Si en estas transacciones se están observando todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la empresa están funcionando eficazmente y son los más adecuados. (MADARIAGA, 2006)
Cartera vencida
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sus técnicas de cobranza, para seguir en el negocio como por ejemplo incrementar el ahorro, establecer nuevas políticas de crédito, incrementar el número de clientes y ventas”. (LÓPEZ SALAZAR, 2011)
“Implementar nuevas técnicas de cobranza y buenas prácticas empresariales al mejorar las prácticas administrativas inducen a una reducción en la cartera vencida y en los niveles de morosidad y cuentas vencidas, además esto implica que todo el personal se involucre en conocer las técnicas nuevas, las estrategias procesos y ayudas administrativas, las cuales de implementarse reducirán notablemente los índices de cartera vencida y perdidas por morosidad en clientes”. (HERNÁNDEZ CONTRERAS, 2009)
Según (LÓPEZ SALAZAR, 2011) las etapas de recuperación de cartera vencida son:
Etapa Preventiva
Etapa Administrativa
Etapa Pre jurídica
Etapa Jurídica
Evaluación de la eficiencia
Eficiencia se considera como el uso inteligente de los recursos. Es alcanzar los objetivos al menor costo posible con relación a los coeficientes o estándares de producción de bienes y servicios (calidad del gasto). Se refiere a la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la producción de bienes y servicios.
- 21 - Evaluación de la eficacia
Es el grado en que una actividad o programa alcanza los objetivos y metas propuestas. Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo, respecto a la producción o servicio cumplido en la cantidad esperada. (LEÓN CORNEJO, 2012)
Una persona es eficaz cuando obtiene resultados, consigue lo correcto, lo deseado, logra objetivos, crea valores, proporciona eficacia a los demás, pero no mira el tiempo ni los recursos utilizados para conseguirlo. (PEÑA, 2013)
Diferencias entre eficiencia y eficacia:
Cuadro
Diferencia entre Eficiencia y Eficacia
Eficiencia Eficacia
Énfasis en los medios
Hacer correctamente las cosas Resolver problemas
Salvaguardar los recursos Cumplir tareas y obligaciones Entrenar a los subordinados Mantener las maquinas Presencia en los templos Rezar
Énfasis en los resultados Hacer las cosas correctas Alcanzar objetivos
Optimizar la utilización de recursos
Obtener resultados
Proporcionar eficacia a los subordinados
Maquinas disponibles
Práctica de los valores religiosos Ganar el cielo
- 22 -
Métodos, metodologías y procedimientos de auditoria
(MANTILLA S. , 2009) Métodos de Auditoría
Interés
Público
Fe Pública
Confianza
Privada
Metodologíasde Auditoría
Revisión
Comprobación Verificación Examen al 100% Procedimientos de Auditoría Análisis Pruebas Muestreo (Estadístico y
- 23 - PROCESO BÁSICO DE LA AUDITORÍA
(MANTILLA S. , 2009)
Contratación Planeación Ejecución Documentación Reporte
Aceptación y continuación del cliente Contrato escrito Estrategia general de auditoría: Umbral de materialidad Discusión equipo auditoría Identificación y captura riesgos: De auditoría; de negocios; de fraude; de declaración equivocada material Respuesta al riesgo Plan detallado de auditoría; pruebas de controles; procedimientos sustantivos; Extensión de pruebas Evaluación evidencia Valoración del riesgo Prioridad: importancia y materialidad Procedimientos: Indagación; analíticos; observación; otros DOCUMENTACIÓN
DEL TRABAJO Comunicación
con quienes tienen a cargo el gobierno de la entidad
Representaciones de la
administración
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1.3Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas y modelos de auditoría.
- 25 - 1.4 Conclusión Parcial del Capitulo
En la actualidad los cambios de época y la preparación ardua de profesionales en diferentes ramas permiten el incremento de competencia entre empresas, ya que todas desean destacar más que las otras y obtener la liquidez y solvencia deseada; es por eso que en ellas la gestión de la misma es la clave para su éxito, pero cuando la empresa cae en una mala gestión y mal control administrativo los resultados pueden llegar a ser fatales llevando incluso la empresa a la quiebra.
Pero esto se puede evitar realizando auditorias específicas para el área, gracias a estas auditorías se pueden detectar falencias existentes a tiempo, además de determinar la eficiencia, eficacia, procesos y procedimientos de la empresa que conlleven a la mejora institucional.
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CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
Determina el proceso desde el inicio hasta el final de la investigación, estableciendo vías de acceso que sean investigativas, además de la presentación de la propuesta que directamente está enfocada en el examen de auditoría de gestión que permita optimizar los procesos de cobranzas en la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo.
2.1 Caracterización de la Empresa de Agua Potable del Cantón Puebloviejo (EPAP)
La empresa pública de agua potable y alcantarillado sanitario del cantón San Francisco de Puebloviejo, fue creada el 18 de Abril del 2011, publicada mediante registro oficial # 483 del 4 de Julio del 2011. La Empresa Pública asumió las competencias mediante “Ordenanza de Regulación, Administración y Tarifa de Agua Potable y Alcantarillado de la Empresa Pública de Agua Potable y Alcantarillado del Cantón San Francisco de Puebloviejo, EPAP Puebloviejo, publicada en el registro oficial N° 829; de fecha Martes 13 de Noviembre del 2012. (EPAP, 2015), dentro del proceso de transición se asumió una cartera vencida de $ 92.323,20 Correspondiente al periodo 2003-2011.
El Directorio está conformado por:
A. El/la Alcade/sa, quien lo presidirá o su delegado permanente. B. Dos concejales/las designados/as por el Concejo; y,
C. Dos delegados de los usuarios, con sus respectivos suplentes.
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área de tesorería durante este proceso no se realizaba gestión de cobro es por eso que la máxima autoridad decide crear la Empresa Pública de Agua Potable y Alcantarillado del Cantón San Francisco de Puebloviejo.
La empresa actualmente cuenta con 40 servidores públicos de los cuales el Gerente General es nombrado por el Directorio de la EPAP – Puebloviejo, los demás funcionarios están bajo el siguiente régimen laboral:
Nombramiento 09
Código de Trabajo 31
En el área de servicio al cliente, se cuenta con una persona que hace las funciones de facturación, recaudación e informes de compras de las actividades diarias de la empresa.
Las emisiones del servicio de agua potable, ingresos de nuevos usuarios por acometida de agua potable, convenios de pago, y solicitudes de inspecciones varias es realizado por la misma persona de servicio al cliente.
El Gerente General adicional a sus funciones encargadas, realiza las actividades de Contador, lo que le hacen descuidar sus responsabilidades de su cargo propio.
El personal de cuadrilla está conformado por 15 trabajadores, de estos 3 laboran en Puebloviejo y el resto en San Juan distribuidos en actividades de las parroquias rurales, recintos y otras. (EPAP, 2015)
La Empresa Pública de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del Cantón San Francisco de Puebloviejo, está constituida por los siguientes niveles jerárquicos:
1. El nivel legislativo: conformado por el Directorio
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3. El nivel asesor: integrado por Asesoría Jurídica del GAD Municipal de Puebloviejo.
El organigrama estructural de la empresa, está conformado de la siguiente manera:
GERENCIA GENERAL (1) ASESORIA LEGAL (0)* DEPARTAMENTO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN TÉCNICA Y COMERCIAL
TESORERO (1) ADQUISICION ES CONTROL PREVIO, COMPRAS PUBLICAS (0)* ATENCIÓN AL CLIENTE DIGITADOR RECAUDADO R (1) CUADRILAS AA.PP. Y AA.SS. (15) DIRECTORIO CONTADOR PRESUPUESTO (1) TALENTO HUMANO CAPACITACIÓ N (0)* NOTIFICADOR ) (1)
GUARDIANES OPERADORES (17) AUXILIAR CONTABLE (1) DIRECCIÓN TÉCNICA (1) LABORATORIS TA (1)
- 29 -
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo del examen de auditoría de gestión que permita optimizar los procesos de cobranzas en la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo EPAP
Modalidad de la investigación
La modalidad del presente trabajo investigativo que se propone es cuali-cuantitativa, ya que permitirá obtener información valedera acerca de datos, archivos, procesos y procedimientos de la empresa, así como también determinará el nivel de eficiencia en la gestión del personal.
Tipos de investigación
Investigación de Campo: permite obtener información muy valiosa de la empresa, porque el autor realiza la visita a las instalaciones de la institución y constata personalmente las problemáticas que la aquejan.
Investigación Cualitativa: permite realizar un análisis estadístico sobre la opinión de los afectados.
Investigación Documental: de vital importancia, porque contribuye con información valedera de autores reconocidos y sus modelos de auditoría que han sido exitosas en todo el mundo, de las cuales el autor puede tomar como referencia para el presente trabajo investigativo.
La investigación será conducida por distintos métodos
Método Histórico: se realiza una remembranza de las variables desde sus primeros inicios, este método es imprescindible en el capítulo 1.
- 30 - Técnicas de investigación
Inspecciones: Comprende la inspección física de los documentos y de las instalaciones de la empresa, proporciona evidencia valedera que servirá para la presentación del informe final. El autor puede tomar cualquier documento que piense que tenga alguna anomalía como evidencia del mismo.
Observación: Consiste en presenciar personalmente un proceso que esté siendo realizado por un colaborador de la empresa. El autor podrá tomar fotos del trabajo del colaborador como evidencia a presentar.
Indagación mediante Entrevista: Contribuye en buscar la información adecuada dentro de la empresa, con el personal adecuado, realizando un cuestionario de preguntas que sirvan para despejar dudas al auditor, la misma puede ser oral o escrita, el autor la realizará por escrita ya que servirá como evidencia física.
Comprobación: esta técnica la utilizan los auditores para procesos en los cuales es mayor la probabilidad de errores y equivocación, como cálculos matemáticos y asuntos numéricos, esta técnica va de la mano con la inspección puesto que en los casos que se obtengan documentos con errores en sus cálculos, el autor la usará como evidencia para su informe final.
- 31 -
1. ¿Conoce usted si la empresa tiene políticas de cobranza?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 19 47%
NO 21 53%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 47% de los encuestados si conoce que la empresa tiene políticas de cobranza, mientras que el otro 53% no tiene conocimiento. Es decir que menos de la mitad del personal está enterado que existen políticas de cobranzas
47% 53%
1. ¿Conoce usted si la empresa tiene políticas
de cobranza?
- 32 -
2. ¿Tiene conocimiento si la empresa posee cartera vencida?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 27 67%
NO 13 33%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 33% si está enterado que la empresa posee cartera vencida, mientras que el 67% no tenía conocimiento del mismo, esto quiere decir que más de la mitad de los colaboradores no conocen que la empresa tiene cartera vencida.
67% 33%
2. ¿Tiene conocimiento si la empresa posee
cartera vencida?
- 33 -
3. ¿Conoce usted si la empresa posee estrategias de recuperación de cartera vencida?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 14 35%
NO 26 65%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 35% está enterado que la empresa posee estrategias de recuperación de cartera vencida, mientras que el 65% no tiene conocimiento, quiere decir que más de la mitad del personal no está enterado que la empresa tiene estrategias de recuperación de cartera vencida.
35%
65%
3. ¿Conoce usted si la empresa posee
estrategias de recuperación de cartera
vencida?
- 34 -
4. ¿Cree usted que el personal de la institución está bien capacitado para ejercer sus funciones?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 10 25%
NO 30 75%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
Solamente el 25% del personal considera que están bien capacitados para ejercer sus funciones, mientras que el 75% cree que no lo están, siendo estos más de la mitad de los colaboradores.
25%
75%
4. ¿Cree usted que el personal de la
institución está bien capacitado para ejercer
sus funciones?
- 35 -
5. ¿Cree usted que existen deficiencias en el actual proceso de cobro de cartera vencida?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 27 67%
NO 13 33%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 67% considera que si existen deficiencias en el actual proceso de cobro de cartera vencida, mientras que el 33% piensa que no existen deficiencias, es decir que más de la mitad del personal considera que el proceso actual debe someterse a revisión.
67% 33%
5. ¿Cree usted que existen deficiencias en el
actual proceso de cobro de cartera vencida?
- 36 -
6. ¿Existe un buen ambiente laboral dentro de la empresa?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 32 80%
NO 8 20%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 80% está de acuerdo con que en la empresa existe un buen ambiente laboral, mientras que el 20% cree que no lo hay, siendo un porcentaje mayor el de los que creen que si existe buen ambiente de trabajo.
80% 20%
6. ¿Existe un buen ambiente laboral dentro
de la empresa?
- 37 -
7. ¿Considera usted que el servicio de agua potable que presta la empresa es de buena calidad?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 18 45%
NO 22 55%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 45% considera que el servicio de agua potable que brinda la empresa es de buena calidad, pero el 55% de los colaboradores consideran que no lo es, existiendo una opinión dividida del personal de la empresa.
45%
55%
7. ¿Considera usted que el servicio de agua
potable que presta la empresa es de buena
calidad?
- 38 -
8. ¿Conoce usted quien es el responsable del departamento de cobranzas?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 34 85%
NO 6 15%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 85% de los colaboradores de la empresa si conocen al responsable del departamento de cobranzas, mientras que un 15% no tienen conocimiento, es decir que no todos los empleados conocen quienes ejercen otras funciones dentro de la misma institución.
85% 15%
8. ¿Conoce usted quien es el responsable del
departamento de cobranzas?
- 39 -
9. ¿Conoce usted si se han realizado auditorías a la institución?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 2 5%
NO 38 95%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 95% de los encuestados mencionaron que no conocen que se hayan realizado auditorías dentro de la institución, mientras que el 5% mencionan que en la empresa desde el inicio de sus actividades nunca se han realizado auditorias.
5%
95%
9. ¿Conoce usted si se han realizado
auditorias a la institución?
- 40 -
10. ¿Considera usted que se debe hacer una auditoria a los procesos de cobranza de la empresa?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJE
SI 39 97%
NO 1 3%
TOTAL 40 100%
Fuente: Empleados de la EPAP Puebloviejo Autor: Karla Castro Ch.
Interpretación de datos
El 97% del personal considera oportuno que se realice una auditoría a los procesos de cobranza de la empresa, mientras que el 3% considera que no, siendo así la mayoría quienes creen que se deba realizar una auditoría.
97% 3%
10. ¿Considera usted que se debe hacer una
auditoria a los procesos de cobranza de la
empresa?
- 41 - Conclusiones Generales de las Encuestas
Existe desinformación por parte del mismo personal de la empresa en temas de conocimiento general incluso los mismos no conocen las funciones que realizan sus compañeros.
Si bien es cierto los temas y las problemáticas de cada área son internos de ellos, Sin embargo es importante que todo el personal conozca las falencias que existen dentro de la institución.
El personal cree que existen deficiencias en el actual proceso de cobro de cartera vencida y manifestaron su incomodidad por el mismo.
Gracias a las encuestas realizadas se conoció que el personal no se siente capacitado en su gran mayoría para ejercer sus funciones de una manera eficiente y consideran que deberían recibir charlas y talleres de servicio al cliente, y constantes actualizaciones de las normativas y procedimientos de la institución.
Los empleados indicaron además que el servicio de agua potable no es de muy buena calidad ya que la empresa no cuenta con todos los recursos para invertir en maquinarias necesarias para el tratamiento del agua.
- 42 -
2.3 Planteamiento de la propuesta del investigador
Tema
Examen de auditoría de gestión que optimice los procesos de cobranzas de la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo
Objetivo
Estructurar la auditoría de gestión que determine la eficiencia y eficacia en los procesos y procedimientos de cobranzas de cartera vencida
Justificación
La experiencia ha demostrado que las acciones de control tradicional, bajo enfoques de gestión, asumidas en forma individual no garantizan acciones de mejoramiento eficaces y más aún un análisis completo de las operaciones administrativas y financieras de las empresas públicas y privadas en el país.
La sinergia que se genera al reunir los propósitos de la auditoría de gestión nos permite obtener resultados favorables.
El nuevo ordenamiento de Estado, bajo una concepción de responsabilidad de los servicios públicos y de regulación de la actividad privada, hacia un enfoque social y de resultados, brinda el impulso al presente proyecto y hacen evidente la necesidad optimizar los procesos de cobranzas en la empresa de agua potable del cantón Puebloviejo. Sin embargo esta necesidad de control, debe ser satisfecha bajo un enfoque global de análisis, evaluación y mejoramiento de la gestión empresarial privada y organizacional en el sector público.
- 43 -
La necesidad de disponer de procedimientos internos que permitan la evaluación de la eficiencia y eficacia a la recaudación se presenta como una alternativa válida para enfrentar los retos de control externo a la institución.
Con estos antecedentes, proponer un examen de auditoría de gestión que permita optimizar los procesos de cobranzas de la Empresa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del cantón San Francisco de Puebloviejo, cuya misión es servir a la comunidad respondiendo a los principios de obligatoriedad, uniformidad, eficiencia, responsabilidad, accesibilidad, regularidad, continuidad y calidad con precios equitativos y establecerá su control en la prestación de los servicios públicos.
Examen de auditoría
Métodos, técnicas e instrumentos para recolección de datos: Metodología a utilizarse por fases del examen de auditoría de gestión: Planificación
Diagnóstico o planificación preliminar.
Análisis estratégico de la empresa: Se utilizará comunicaciones que nos permitirán obtener información para la ejecución de la auditoría de gestión, dentro de lo solicitado se considerará la base legal, reglamentos, procesos internos, presupuesto institucional, organigrama estructural entre otras que nos ayuden a recopilar datos que se ajusten a cumplir con el objetivo de nuestra auditoria.
Solicitud y recopilación. De la base legal, normativa y estatutaria de la empresa, información financiera y presupuestaria.
Interpretación de la información financiera y presupuestaria. Para identificar el volumen de recursos relacionados con el área o proceso a auditar y justificar el riesgo inherente del componente.
Planificación específica
- 44 -
Observación: para validar los controles clave de los procesos a evaluarse, es decir confirmación de que los controles relevantes son cumplidos en la realidad y que se incluyen los controles clave.
Observación, análisis y tabulación: de los resultados de una muestra en la que se determinará el nivel de cumplimiento de los controles de gestión.
Diseño: de pruebas de auditoría, (pruebas sustantivas y de cumplimiento en función del nivel de cumplimiento de cada control y presentados en forma separada para cada tipo de auditoría). Preparación de programa de auditoría.
Ejecución de la auditoría
Aplicación de diversas técnicas incluidas en los programas de trabajo.
Observación documental: para confirmar el cumplimiento de los controles en la evidencia proporcionada por la organización.
Observación física: para inspeccionar físicamente la aplicación de controles (ejemplo constataciones, confirmaciones, seguimiento de operaciones).
Comparación: entre la situación real y los criterios fijados para la auditoría de gestión.
Análisis: para la generación de hallazgos.
Entrevistas y grupos focales con el auditado: para identificar las causas de los hallazgos y sus posibles acciones correctivas.
Comunicación de resultados
Difusión de resultados: para evidenciar el cumplimiento de la comunicación de resultados tanto preliminar como la lectura del informe de auditoría.
Recopilación documental y análisis: de los puntos de vista generados por el administrador y para su inclusión en el informe de auditoría.
- 45 - Seguimiento
Diseño: del plan de implementación de recomendaciones
46
EMPRESA PÚBLICA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SANITARIO DE PUEBLOVIEJO EPAP
PLANIFICACIÓN ESPECIFICA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2014
CRONOGRAMA DE AUDITORÍA
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
1
Visita preliminar a la empresa
para recopilar información K.N.C.CH. X
2
Examen de Auditoría de Gestión que permita optimizar los procesos de cobranzas a EPAP del 1° de enero al 31° de diciembre 2014.
K.N.C.CH. X X X x
3 Análisis de Resultados K.N.C.CH. X
4 Presentación del Borrador K.N.C.CH. X
5 Presentación del Informe K.N.C.CH. X
6 Seguimiento K.N.C.CH. x x X X x X X X
47
PLANIFICACION PRELIMINAR
EMPRESA PÚBLICA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SANITARIO DE PUEBLOVIEJO
EXAMEN ESPECIAL PERIODO: ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
PROGRAMA DE TRABAJO "PLANIFICACIÓN PRELIMINAR"
1.- Obtener un amplio conocimiento de la EPAP y Desarrollo de sus Actividades
2.- Identificar Globalmente las condiciones existentes para ejecutar la Auditoría de Gestión en la EPAP
No PROCEDIMIENTOS REF. P/T ELAB. POR OBSERVACIONES
1.- Elaboración y Presentación de la solicitud de autorización
para la realización del examen de Auditoría de Gestión a los Procesos de Cobranzas de EPAP
PP1 K.N.C.CH. Entrega de solicitud en Secretaria General del GAD Municipal
2.- Recepción de la carta de autorización por la máxima
autoridad de la entidad a ser auditada. PP2 K.N.C.CH.
Se recibió la autorización para realizar el examen de auditoría de gestión.
3.- Visita previa de las instalaciones de la Empresa de Agua
Potable y Alcantarillado de Puebloviejo. PP3 K.N.C.CH.
La visita se realizará el día 2 de septiembre del 2015 a las 08:h00 am.
48
4.- Programar entrevista con el objetivo y alcance de la
auditoria.
PP4 K.N.C.CH. Involucrados en recabar la información necesaria para la auditoria
5.- Solicitar información sobre la base legal, estructura
organizacional, Balance de comprobación institucional del periodo examinado.
PP5 K.N.C.CH. Recepción de la información solicitada
6.- Aplicación del cuestionario de planificación preliminar para
un mejor conocimiento de la actividad de la empresa. PP7 K.N.C.CH.
El cuestionario se aplicará al Gerente General y Sub jefe de Gestión Comercial
7.- Determinación del riesgo inherente en base al conocimiento
del negocio. PP8 K.N.C.CH.
El porcentaje asignado ha sido en base al cuestionario aplicado.
8.- Matriz de riesgo preliminar PP9 K.N.C.CH. Con el porcentaje de riesgo obtenido se realiza
la matriz
9.- Informe de la matriz de riesgo preliminar PP10 K.N.C.CH.
10.- Plan global de la auditoría PP11 K.N.C.CH.
Elaborado por :Karla Castro Chango FECHA : 03- 09- 2015
49
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
EMPRESA PÚBLICA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SANITARIO DE PUEBLOVIEJO
EXAMEN AUDITORÍA GESTIÓN PERIODO: ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
ENTREVISTA
DEPARTAMENTO: Gerencia
ENTREVISTADO: CPA. Víctor León Obando
CARGO: Gerente
El objetivo de esta entrevista es formular preguntas que ayuden a corroborar la información observada acerca de la actividad de la empresa, normativas, disposiciones legales a cumplir, entre otras.
1.- ¿En qué fecha se creó la Empresa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario de Puebloviejo y su base legal que la regula?
Mediante Registro oficial N° 829; de fecha Martes 13 de Noviembre del 2012. (EPAP, 2015) se publicó la “Ordenanza de Regulación, Administración y Tarifa de Agua Potable y Alcantarillado de la Empresa Pública de Agua Potable y Alcantarillado del Cantón San Francisco de Puebloviejo, EPAP Puebloviejo. La misma que se regirá por las Disposiciones de la Ley Orgánica de Empresas Públicas; la Ley Orgánica que Regula los Gobiernos Municipales y la Ordenanza, en particular, y en general por la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y más normas aplicables a las empresas de ésta naturaleza.
50
2.- ¿Qué tipo de Gestión se ha realizado para optimizar los procesos de cobro?
Se realizan campañas de promoción y difusión del servicio, sin embargo, la comunidad no colabora con el cuidado y pago del servicio. Se están instalando medidores en cajetines más seguros debido al robo y desmantelamiento. Se exige pago a usuarios por medio del corte de servicio de agua potable y así recuperar cartera vencida. El nivel de recaudación es ínfimo, apenas se recauda el 45.03% de lo que se emite.
3.- ¿Existen competencias en el desarrollo de las actividades normales de la entidad?
No existe competencia, por cuanto somos parte de la Cartera de Estado y nuestro fin es servir a la ciudadanía ecuatoriana con proyectos de interés social.
4.- ¿Maneja algún sistema contable y que contiene?
La empresa utiliza el sistema SIMM (Sistema Integral Municipal Multiutilitario), para la gestión del servicio y SIG AME (Sistema Integral de Gestión – Asociación de Municipalidades Ecuatorianas) es utilizado para la gestión financiera que permite registrar todos los ingresos y gastos específicos de este servicio. La entidad siempre separa los gastos corrientes de las inversiones realizadas. El departamento contable registra todos los gastos del servicio dentro de un programa general de gastos. En algunos casos los gastos de inversión y corrientes se asientan en las mismas cuentas.
5.- ¿Cuál es la misión de la EMPRESA PÚBLICA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SANITARIO DE PUEBLOVIEJO?
El servicio de Agua Potable es administrado por la Empresa pública de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del Cantón Puebloviejo, de lo cual se firmó un convenio de cooperación técnica y financiera con el GADM de este Cantón Puebloviejo. Nuestra misión es servir a la comunidad respondiendo a los principios de obligatoriedad, uniformidad, eficiencia, responsabilidad, accesibilidad, regularidad, continuidad y calidad con precios equitativos y establecerá su control y regulación.
ELABORADO POR: KARLA CASTRO CHANGO
51
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
EMPRESA PÚBLICA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SANITARIO DE PUEBLOVIEJO
EXAMEN AUDITORÍA GESTIÓN PERIODO: ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
ENTREVISTA
DEPARTAMENTO: GESTIÓN COMERCIAL
ENTREVISTADO: Ing. Cevallos Roldan José María
CARGO: SUB JEFE ADM/A-P
El objetivo de esta entrevista es formular preguntas que ayuden a corroborar la información observada acerca de la actividad de la empresa, normativas, disposiciones legales a cumplir, entre otras.
1.- ¿En qué fecha se creó la Empresa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario de Puebloviejo y su base legal que la regula?
Mediante Registro oficial N° 829; de fecha Martes 13 de Noviembre del 2012. (EPAP, 2015) se publicó la “Ordenanza de Regulación, Administración y Tarifa de Agua Potable y Alcantarillado de la Empresa Pública de Agua Potable y Alcantarillado del Cantón San Francisco de Puebloviejo, EPAP Puebloviejo. La misma que se regirá por las Disposiciones de la Ley Orgánica de Empresas Públicas; la Ley Orgánica que Regula los Gobiernos Municipales y la Ordenanza, en particular, y en general por la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y más normas aplicables a las empresas de ésta naturaleza.
52 2.- ¿Cuál es la función y actividad que usted desempeña en la entidad?
Supervisar las actividades de seguimiento para el cumplimiento de la política sectorial de los servicios domiciliarios de agua potable, saneamiento y alcantarillado de la Empresa de Agua Potable EPAP 2015.
3.- ¿Existen competencias en el desarrollo de las actividades normales de la entidad?
No existe competencia, por cuanto somos parte de la Cartera de Estado y nuestro fin es servir a la ciudadanía ecuatoriana con proyectos de interés social.
4.- ¿Maneja algún sistema contable?
Tengo conocimiento que el departamento contable del Municipio registra todos los gastos del servicio dentro de un programa general de gastos. El GADM de Puebloviejo, desde el año 2011 fecha de creación de la empresa ha venido subsidiando los sueldos y salarios de los empleados y trabajadores, así como la adquisición de bienes para su operación, puesto que la EPAP no tiene la capacidad financiera para asumir estos gastos. En algunos casos los gastos de inversión y corrientes se asientan en las mismas cuentas. La empresa utiliza el sistema SIMM (Sistema Integral Municipal Multiutilitario), para la gestión del servicio y SIG AME (Sistema Integral de Gestión – Asociación de Municipalidades Ecuatorianas) es utilizado para la gestión financiera que permite registrar todos los ingresos y gastos específicos de este servicio.
5.- ¿Cuál es la misión de la EMPRESA PÚBLICA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO SANITARIO DE PUEBLOVIEJO?
El servicio de Agua Potable es administrado por la Empresa pública de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del Cantón Puebloviejo, de lo cual se firmó un convenio de cooperación técnica y financiera con el GADM de este Cantón Puebloviejo. Nuestra misión es servir a la comunidad respondiendo a los principios de obligatoriedad, uniformidad, eficiencia, responsabilidad, accesibilidad, regularidad, continuidad y calidad con precios equitativos y establecerá su control y regulación.
ELABORADO POR: KARLA CASTRO CHANGO
