MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS PARA PROYECTOS HUMANITARIOS A NIVEL INTERNACIONAL

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Sumario

1 Cómo emprender un proyecto

¿Qué son las Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios

a Nivel Internacional? ... 1

Tramitación de las subvenciones compartidas ... 1

Solicitudes de subvenciones compartidas otorgadas por concurso y en forma directa ... 2

Subcomité Distrital de Subvenciones de La Fundación Rotaria ... 2

Búsqueda de colaboradores ... 3

Normativa, criterios y directrices para el otorgamiento de subvenciones compartidas ... 3

2 Cómo cumplimentar una solicitud de subvención compartida Sección 1 Descripción del proyecto ... 8

Sección 2 Organizaciones no vinculadas con Rotary ... 9

Sección 3 Fondo rotatorio de préstamos ... 10

Sección 4 Relación con otros proyectos de RI o de la Fundación ... 11

Sección 5 Copatrocinador y coordinador en el país sede ... 12

Sección 6 Patrocinador internacional principal fuera del país sede ... 13

Sección 7 Presupuesto del proyecto y aclaraciones sobre los criterios para el otorgamiento de subvenciones compartidas ... 14

Sección 8 Compra de equipos, materiales o suministros ... 19

Sección 9 Financiamiento propuesto ... 20

Sección 10 Recursos del FDD asignados a través de SHARE ... 21

Sección 11 Participación rotaria y autorización ... 22

Sección 12 Informe final ... 23

Sección 13 Lista de verificación ... 24

3 ¿Qué sucede después de que se evalúa la solicitud? Carta de notificación de la aprobación de la subvención ... 26

Convenio de Subvención Compartida ... 27

Declaración del método de contribución del patrocinador de una subvención compartida ... 29

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5 Informes sobre el proyecto

Informes parciales ... 42

Informes finales ... 42

¿Tiene algo interesante que contar sobre Rotary? ... 44

Preguntas frecuentes ... 45

Apéndices 1 Condiciones para el otorgamiento y la aceptación de Subvenciones Compartidas ... 48

2 Ciclo de tramitación de Subvenciones Compartidas y Subsidios para Ayudar ... 53

3 Normas estipuladas por los fideicomisarios respecto a los programas de fondo rotatorio de préstamos ... 54

4 Convenio del fondo rotatorio de préstamos ... 55

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MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS PARA PROYECTOS HUMANITARIOS A NIVEL INTERNACIONAL

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¿Qué son las Subvenciones Compartidas para Proyectos

Humanitarios a Nivel Internacional?

El programa de Subvenciones Compartidas ayuda a los clubes y distritos rotarios a llevar a la prácti-ca proyectos de Servicio en la Comunidad Mundial de índole humanitaria en colaboración con los rotarios de otro país. La Fundación Rotaria proporciona fondos paralelos a los clubes o distritos, para la implementación de proyectos de servicio humanitario que se realizan por una sola vez cuya magnitud sea relativamente limitada. Se otorgan subvenciones para una amplia gama de proyectos, en áreas tales como la agricultura, los recursos hídricos, la atención de la salud y el equipamiento médico, la lucha contra las enfermedades, los proyectos de ayuda a los discapacitados, la alfabetiza-ción y el aprendizaje de aritmética, y la capacitaalfabetiza-ción educativa y laboral. Los proyectos deben contar con la participación directa y personal de los rotarios.

La Fundación aporta un máximo de un dólar por cada dólar aportado por los clubes y distritos, al-canzando 50.000 dólares la cuantía máxima de cada subvención. A partir del 1 de julio de 2002, la Fundación aportará 50 centavos de dólar por cada dólar aportado por los clubes y distritos. Es im-portante destacar que esta modificación no afectará las aportaciones con cargo al Fondo Distrital Designado que se utilicen como contribuciones de los patrocinadores.

El aspecto más importante que debe recordarse respecto a las subvenciones compartidas es que constituyen una herramienta que los rotarios pueden usufructuar para completar sus proyectos de servicio humanitario. Cada proyecto implica la colaboración entre los rotarios de distintos países y, en el marco de dicha colaboración, la meta consiste en fomentar el ideal de servicio.

Tramitación de las subvenciones compartidas

La siguiente información indica las diferentes etapas de la tramitación de las subvenciones comparti-das. El trámite de las solicitudes (con los datos completos) se prolonga aproximadamente 15 sema-nas. A fin de agilizar la tramitación de la solicitud es menester presentar las solicitudes, con todos los datos completos y toda la información requerida.

Primera fase

• Seleccionar y planificar el proyecto

Segunda fase

• Enviar la solicitud de subvención compartida con los datos completos • La Fundación acusa recibo de la solicitud

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mación para la emisión del pago, se procede a emitir el pago de la subvención. Si la solicitud no se aprueba, se informa al respecto a los copatrocinadores.

Quinta fase

• Se envían los fondos de la subvención. • Se implementa el proyecto.

• Se remiten los informes parciales cada seis meses, durante toda la extensión del proyecto. • Se envía el informe final a más tardar dos meses después de la finalización del proyecto. • El personal de Subvenciones Compartidas acusa recibo del informe final.

• Se cierra el expediente del proyecto de subvención compartida.

Solicitudes de subvenciones compartidas otorgadas

por concurso y en forma directa

Solicitudes de subvenciones compartidas otorgadas por concurso

El Consejo de Fideicomisarios en pleno considera dos veces por año las solicitudes de subvenciones por cuantías comprendidas entre los 25.001 y los 50.000 dólares. A efectos de apuntalar su solicitud de subvención compartida, no deje de responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué papel desempeña la comunidad respecto al proyecto? • ¿De qué manera se sostendrá el proyecto?

Plazo de presentación de la solicitud Decisión de los fideicomisarios

1 de agosto Reunión del Consejo de Fideicomisarios

de octubre/noviembre

1 de enero Reunión del Consejo de Fideicomisarios

de marzo/abril

Solicitudes de subvenciones compartidas otorgadas en forma directa

El presidente del Consejo de Fideicomisarios, en nombre de dicho organismo, evalúa las solicitudes de subvenciones por un monto máximo de 25.000 dólares, durante todo el año. (Véase “Ciclo de tra-mitación de Subvenciones Compartidas y Subsidios para Ayudar”, página 53.) Por ejemplo, una solici-tud mediante la cual se solicita a la Fundación que aporte fondos por una cuantía equivalente a los 23.500 dólares contribuidos por los clubes o distritos involucrados, no se evaluaría por concurso. Si los solicitantes rotarios aspirasen a que los fideicomisarios les otorguen 35.000 dólares, la solicitud se evaluaría por concurso, dado que la cuantía solicitada supera los 25.000 dólares.

Subcomité Distrital de Subvenciones de

La Fundación Rotaria

El Subcomité Distrital de Subvenciones es responsable de ayudar a los clubes a encontrar la mejor manera de colaborar con los proyectos de servicio internacional y mantener informados a los clubes y distritos rotarios y a los comités encargados de la planificación de tales proyectos respecto a las subvenciones o subsidios de la Fundación que pudieran serles útiles. A partir del 1 de julio de 2003,

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el subcomité también será responsable de analizar y certificar la fidelidad de todas las solicitudes de subvenciones humanitarias antes de su remisión a La Fundación Rotaria. El subcomité también ayuda a garantizar que los informes finales de las subvenciones patrocinadas por el distrito que se remiten a La Fundación Rotaria cumplan los requisitos establecidos.

Búsqueda de colaboradores

Los rotarios se preguntan con frecuencia si el programa de Subvenciones Compartidas puede facili-tarle a su club o distrito rotario la tarea de encontrar un colaborador para su proyecto. Aunque La Fundación Rotaria en la actualidad no cuenta con un programa para poner en contacto con los pro-yectos a los colaboradores interesados, ha formulado varias sugerencias que le ayudarán a su club a encontrar un copatrocinador.

• Reúnase con el gobernador de distrito electo (GDE). El GDE asistirá a la Asamblea Internacio-nal, razón por la cual es conveniente informarlo de antemano sobre las propuestas de proyec-tos, a fin de brindarle la oportunidad de comunicarse con otros GDE respecto a la posibilidad de colaborar en un proyecto.

• Los rotarios del distrito que tengan planes de asistir a la Convención internacional deberían familiarizarse con los posibles proyectos para los cuales el distrito o los clubes del distrito necesiten un participante del exterior. Durante la Convención, los rotarios de su localidad podrían analizar con otros participantes en dicho evento las posibilidades de colaboración en diferentes proyectos.

• El distrito cuenta con la oportunidad de enviar a otro país un equipo de Intercambio de Gru-pos de Estudio (IGE). Suministre información a los integrantes del equipo sobre los Gru-posibles proyectos para los cuales su club o distrito busca un colaborador del exterior. Los miembros del equipo pueden hablar sobre el proyecto con los rotarios anfitriones. Cuando su distrito reciba a un equipo visitante de IGE, proporcióneles información sobre posibles proyectos a los miembros de dicho equipo, a fin de que éstos, una vez regresen a su país de origen, pue-dan transmitir sus ideas a otros rotarios.

• Otra forma de encontrar patrocinadores del exterior para los proyectos de servicio es inscri-biéndolos en la Lista de Intercambio de Proyectos de Servicio en la Comunidad Mundial (SCM), que facilita el contacto entre los clubes y distritos de distintas partes del mundo para la implementación de proyectos. Los clubes y distritos que deseen inscribir sus proyectos de-ben remitir el “Formulario de datos de proyecto” con la información completa. Los formula-rios y otros materiales del SCM pueden obtenerse a través de la Sede Mundial o del sitio web de RI: www.rotary.org. En el sitio web también se encuentra la base de datos del Intercambio de Proyectos de SCM, en la cual se enumeran los proyectos que procuran obtener ayuda. • Otras fuentes para encontrar colaboradores del exterior para posibles proyectos son los

con-tactos profesionales o los viajes personales. Al desplazarse fuera de su país, los rotarios que compensan ausencia en reuniones de otros clubes tienen una excelente oportunidad para analizar sus proyectos con los rotarios de otros países.

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B. Contar con la participación significativa de los rotarios. C. Identificar de manera visible la participación de Rotary.

D. Demostrar que reportan beneficios directos a un mínimo de seis personas.

E. Reportar beneficios a la comunidad entera. El proyecto no deberá tener como propósito

ayudar a que una persona (o personas) obtenga un título académico o avance en su campo profesional, ni para cubrir los gastos derivados de su asistencia a un seminario o conferen-cia o participación en un intercambio internacional. Los proyectos podrán incluir estudios o formación, siempre y cuando tales estudios o formación sean de corto plazo y estén destinados a impartir enseñanza básica.

F. No implicar la creación de una fundación o fideicomiso permanente, o cuenta bancaria

permanente que genere intereses. Los proyectos de subvenciones podrán involucrar el esta-blecimiento de un fondo de préstamos rotatorios, aunque deberán incluir capacitación e in-formación detallada sobre los plazos fijados para la devolución de los préstamos por parte de los beneficiarios.

G. Contar con la participación y supervisión de los rotarios de los clubes o distritos de al me-nos dos países. Uno de los países será el país beneficiario o anfitrión del proyecto (donde el proyecto se realice), y otro, el país patrocinador a nivel internacional. Los solicitantes de una subvención son colaboradores en el proyecto de servicio y deberán trabajar en estrecho contacto a fin de llevar el proyecto a buen término. A fin de asegurar este tipo de coopera-ción, cada uno de los clubes o distritos participantes deberá establecer un comité integrado por un mínimo de dos rotarios para supervisar el proyecto e intercambiar informes cada seis meses, y remitir a La Fundación Rotaria el informe pertinente sobre la marcha del pro-yecto y su culminación.

H. No aportar beneficio alguno a un rotario a título individual; empleados del club, distrito u otra entidad rotaria, o de Rotary International; ni al cónyuge, descendiente directo (hijo o nieto por consanguinidad o hijo adoptado legalmente), cónyuge de un descendiente directo, o ascendiente (padres o abuelos por consanguinidad) de un rotario o empleado en vida de una entidad rotaria.

I. No duplicar ningún programa existente de la Fundación o patrocinado por Rotary.

J. No implicar responsabilidad por parte de La Fundación Rotaria o Rotary International por otro concepto que no fuera el monto de la subvención.

K. Revestir características propias, es decir, los proyectos deberán ser de un tipo o categoría dis-tinta de la de otros proyectos para los cuales los mismos solicitantes ya hubieran recibido una subvención compartida dentro de los últimos cinco años rotarios. (Este requisito no impide que se dupliquen los proyectos realizados previamente con buenos resultados, que beneficien a distintas comunidades.)

II. Los fondos de Subvenciones Compartidas (incluidos los fondos aportados por los clubes y

distritos que recibirán fondos paralelos de La Fundación Rotaria) no podrán utilizarse con ninguno de estos propósitos:

A. la adquisición de terrenos o edificios o la construcción de edificios de carácter permanente. Para la implementación de los proyectos se aceptan los siguientes tipos de construcción: vías de acceso, pozos de agua, tanques, represas o diques, letrinas, bloques de letrinas e instalaciones para el suministro de agua. Los proyectos que impliquen obras de construc-ción se considerarán aceptables en tanto la estructura construida no se utilice como vivien-da, lugar de trabajo o recinto en el que las personas pasen considerables períodos de tiempo, tales como edificios, contenedores y albergues, o donde se desarrollen actividades de carácter permanente, tales como escuelas, hospitales y clínicas, e incluso instalaciones manufactureras, de elaboración o almacenamiento de productos. Si el proyecto depende de

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la construcción de un edificio, dicha construcción deberá financiarse con cargo a fondos adicionales (que no provengan de una contribución paralela de La Fundación Rotaria) que aporte el club o distrito o que proporcione una organización colaboradora. La Fundación no emitirá fondos del programa de Subvenciones Compartidas hasta que no finalice la construcción.

1. La única excepción a la normativa sobre construcción es que, a partir del 1 de julio de 1997, La Fundación Rotaria otorga subvenciones compartidas y subvenciones 3-H para la construcción de albergues destinados a familias desfavorecidas. (Las normas respecto a la construcción de albergues figuran en la página 34 y también pueden solicitarse a La Fundación Rotaria o descargarse del sitio web de RI en www.rotary.org.)

2. A partir del 1 de julio de 2001, La Fundación Rotaria no brinda más apoyo a través de los programas de Subvenciones Humanitarias a las actividades de refacción (restauración o mejora) de las instalaciones existentes.

B. el pago de salarios u otros gastos de personal (con la excepción del personal técnico contra-tado sólo una vez para una tarea concreta).

C. sufragar viajes de carácter internacional de ningún tipo, salvo que éstos formen parte inte-gral del proyecto y sean indispensables para su implementación. En tales casos, sólo el 10% del presupuesto del proyecto podrá destinarse a solventar dichos viajes.

D. financiar los gastos administrativos o de funcionamiento de ninguna organización.

III. A partir del 1 de julio de 2002, la Fundación aportará 50 centavos de dólar por cada dólar

contribuido en efectivo. NOTA: Los proyectos podrán ser complementados con fondos de

fuen-tes no rotarias; no obstante, la Fundación no efectuará aportaciones equivalenfuen-tes a la cuantía de dichos fondos. La Fundación solamente aportará fondos equivalentes a la cuantía de los fondos contribuidos por los clubes o distritos rotarios. Asimismo, la Fundación no efectuará aportacio-nes equivalentes al valor de ninguno de los bieaportacio-nes o servicios donados al proyecto.

IV. El club o distrito rotario que actúa como patrocinador en la localidad beneficiaria podrá

tener, como máximo, cinco proyectos de subvención compartida en curso en un momento dado.

V. La Fundación no empleará fondos de Subvenciones Compartidas para reembolsar a los

clu-bes/distritos por los gastos de proyectos que ya hayan sido emprendidos o estén en curso, ni de proyectos que hayan concluido. La Fundación solamente aportará fondos por cuantías equivalentes a las aportadas por los clubes o distritos, cuando se trate de proyectos de servi-cio internaservi-cional que hayan sido considerados y aprobados por el Consejo de Fideicomisa-rios de La Fundación Rotaria antes de emprenderse.

VI. Si un proyecto para el cual se solicita una subvención compartida se implementa con la

colaboración de una organización no afiliada con Rotary, deberán cumplirse los siguientes requisitos:

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D. Los rotarios copatrocinadores y los clubes rotarios locales (donde corresponda) deberán conocer y recomendar a la organización colaboradora no perteneciente a Rotary, determi-nando fehacientemente su buena reputación y responsabilidad, y habiendo determinado que la misma esté inscrita y ejerza sus actividades de conformidad con las leyes del país donde se implementará el proyecto.

E. No se otorgarán fondos del programa de Subvenciones Compartidas a los proyectos en

cur-so y actividades patrocinados principalmente por una organización no afiliada con Rotary.

F. La organización no afiliada con Rotary que colabore en tales proyectos deberá acordar su

participación y cooperación en todas las gestiones de revisión financiera relacionada con el proyecto.

NOTA: El Consejo de Fideicomisarios de La Fundación Rotaria ha decidido que, en un año rotario

dado, sólo se podrán otorgar subvenciones compartidas a un máximo de ocho proyectos realizados con una misma organización colaboradora no afiliada con Rotary. Las solicitudes de subvenciones para una serie de proyectos en cuya realización colabora una sola entidad no afiliada se aprobarán por orden de presentación.

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MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS PARA PROYECTOS HUMANITARIOS A NIVEL INTERNACIONAL

2

C

ÓMO

CUMPLIMENTAR

UNA

SOLICITUD

DE

(14)

➞

La Fundación Rotaria

Solicitud de Subvención Compartida

Rellene todas las secciones de este formulario de solicitud. Los rotarios podrán utilizar el presente formulario y añadir hojas adi-cionales según sea necesario, o responder a las preguntas que siguen a continuación en hojas separadas, siempre y cuando se siga el mismo orden de esta solicitud. Las solicitudes incompletas no serán consideradas.

Consulte el “Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional” (publicación 144-SP) para obtener las instrucciones, normas y requisitos del programa.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Describa el proyecto, los objetivos y cómo se alcanzarán éstos. Nota: El proyecto no podrá dar comienzo hasta tanto La Fundación Rotaria apruebe la Solicitud de Subvención Compartida.

Fecha de inicio prevista Fecha de conclusión prevista

2. ORGANIZACIONES NO VINCULADAS CON ROTARY

Si este proyecto incluye la participación de una organización no vinculada con Rotary, (1) proporcione el nombre de ésta; (2) anexe una carta de la entidad colaboradora en la que conste su participación y se especifiquen sus responsabilidades y la for-ma en que los rotarios participantes colaborarán en la conducción del proyecto, y (3) anexe una carta de los rotarios del país sede del proyecto en la que se recomiende a la organización colaboradora.

Nombre de la organización

Se adjunta la carta de la organización colaboradora Se adjunta la carta de los rotarios del país sede del proyecto

3. FONDO ROTATORIO DE PRÉSTAMOS

Si el proyecto incluye el establecimiento de un fondo rotatorio de préstamos, deberá incluirse el Convenio del fondo rotatorio de préstamos. Consulte la página 24 del Manual de Subvenciones Compartidas.

Se adjunta el Convenio del fondo rotatorio de préstamos (firmado por ambos presidentes de club o gobernadores de distrito).

4. RELACIÓN CON OTROS PROYECTOS DE RI O DE LA FUNDACIÓN (OPCIONAL)

¿Se relaciona este proyecto de alguna manera con otros proyectos o resulta de la implementación de otro proyecto de RI o de La Fundación Rotaria? Si así fuera, ¿con cuáles?

Nombre y/o número Nombre y/o número Programa del proyecto Programa del proyecto

Intercambio de proyectos

de SCM Equipo de IGE Subsidio Discovery Beca de Buena Voluntad Subvención 3-H Subsidio de Planificación 3-H Subvención Compartida Otro:

¿Necesita este proyecto el servicio de un voluntario de otro país? Sí No

Sección 1

Explicación

Las siguientes preguntas lo ayu-darán a definir claramente el proyecto:

1. ¿A quién o quiénes reportará beneficios este proyecto? 2. ¿Qué obras se realizarán? 3. ¿Dónde tendrá lugar este

proyecto?

4. ¿Cómo responde el proyecto a una necesidad humanitaria en beneficio de una comunidad desfavorecida?

5. ¿Qué planes se han trazado para implementar el proyecto?

Preguntas frecuentes

¿Puede el proyecto reportar beneficios a sólo una persona?

No. Debe reportar beneficios directos a un mínimo de seis personas económicamente desfavorecidas.

¿Cómo puedo saber cuándo comenzará el proyecto si no sé cuándo recibiré una respuesta por parte de los fideicomisarios?

Recuerde que usted no podrá dar inicio al proyecto antes de que se apruebe la subvención, motivo por el cual deberá indicar la fecha más aproximada posible. Se consideran aceptables respuestas como “tan pronto como fuera posible” y “apenas se reciban los fondos”.

¿Se acordó de… identificar a los posibles beneficiarios?

cerciorarse de contar con suficiente tiempo para la tra-mitación? Como promedio, una solicitud con los datos completos se tramita en 15 semanas.

expresar claramente sus ideas respecto a las obras que desea realizar?

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La Fundación Rotaria

Solicitud de Subvención Compartida

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Sección 2

Explicación 1. Si el club o distrito rotario

trabaja en este proyecto con-juntamente con otra organiza-ción, háganoslo saber en esta sección. Entre las organizacio-nes que han colaborado con los clubes y distritos rotarios se cuentan las siguientes: Médi-cos Sin Fronteras, WaterAid, Operation Eyesight Universal, Heifer Project International y Hábitat para la Humanidad. 2. Sírvase remitir una carta de participación de la organiza-ción colaboradora y una carta del club o distrito rotario local en la cual se recomiende a dicha organización.

¿En qué se diferencia el público beneficiario de una organización colaboradora?

El beneficiario es el receptor de los bienes o servicios que propor-ciona el proyecto (por ejemplo, el hospital o la escuela de la locali-dad que reciben equipos y sumi-nistros). Por otra parte, las organizaciones colaboradoras ayudan a los rotarios a implementar el proyecto, apor-tándoles sus conocimientos, experiencia y personal (por ejem-plo, una organización de socorro médico puede colaborar con los rotarios brindando servicios y suministros médicos a un campa-mento de refugiados).

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La Fundación Rotaria

Solicitud de Subvención Compartida

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Sección 3

Explicación

1. Los préstamos con cargo a un fondo rotatorio (también conocidos como préstamos de microcrédito) son préstamos en pequeña escala a través de los cuales las personas indi-gentes y desfavorecidas pue-den instalar o mejorar sus propios negocios y mejorar su nivel de vida.

2. Si el proyecto incluye la ges-tión de un fondo rotatorio de préstamos, complete esta sección y el formulario del Convenio del fondo rotatorio de préstamos.

3. Consulte en el apéndice las directrices establecidas por los fideicomisarios respecto a los fondos rotatorios de préstamos.

¿Existe un límite máximo para la cuantía que la Fundación conce-derá a los proyectos de fondos rotatorios de préstamos?

Sí. Estos proyectos podrían recibir un máximo de 10.000 dólares por subvención si cumplen todos los requisitos establecidos por los fideicomisarios.

¿Puedo combinar un préstamo del fondo rotatorio con otros tipos de asistencia?

Sí. Los proyectos de fondos rotatorios de préstamos suelen estar relacionados con la capaci-tación laboral, aunque pueden combinarse también con otras modalidades de ayuda a la comu-nidad.

¿Cómo puedo obtener el formula-rio de Convenio del fondo rotato-rio de préstamos y más

información sobre este tipo de proyecto?

Puede utilizar el formulario de la página 55 del apéndice o solicitar un ejemplar al Departamento de Subvenciones Compartidas. Para

más información sobre los fondos rotatorios de préstamos descar-gue un ejemplar de la guía del Fondo rotatorio de préstamos del sitio web de RI o solicite un ejem-plar a la Sección de Servicios de Publicaciones de la Sede Mundial de RI, teléfono +1 847 866 4600.

¿Se acordó de… que los presidentes de ambos clubes rotarios deben firmar el formulario de Convenio del fondo rotatorio de préstamos? que debe llegar a un acuerdo con una organización local no vinculada con Rotary (si es pertinente) respecto a la pro-piedad de los fondos?

que debe enumerar las condi-ciones bajo las cuales se otor-ga el préstamo, tales como el plazo, el ciclo para la devolu-ción y el método para la devolución.

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La Fundación Rotaria

Solicitud de Subvención Compartida

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Sección 4

Explicación Indique en esta sección si el proyecto en curso se relaciona con otros programas de Rotary International o subvenciones o subsidios de La Fundación Rotaria. Aunque esta sección es optativa, es necesario que usted nos ayude a determinar de qué manera interactúan los distintos programas de Rotary. Por ejem-plo, ¿tuvo lugar una gira de IGE en cuyo curso se acordó emprender algún proyecto de subvención compartida?

1. Si no está seguro respecto al número de la subvención o del proyecto, indique los nombres de los clubes rotarios

patrocinadores y la fecha en que tuvo lugar el proyecto o el intercambio.

2. Tenga en cuenta que no se puede otorgar una subvención compartida a dos clubes a favor del mismo proyecto dentro de un período de cinco años. Los proyectos deberán revestir características propias, ser de un tipo o categoría distinta de la de otros proyec-tos para los cuales los mismos solicitantes ya hubieran recibi-do una subvención comparti-da dentro de los últimos cinco años rotarios.

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5. COPATROCINADOR Y COORDINADOR EN EL PAÍS SEDE

Nombre del club o número del distrito del país beneficiario del proyecto que compartirá la responsabilidad de su implementación.

Club núm. de identificación del club (si se conoce) distrito país

Comité del Proyecto: Se deberá organizar un comité integrado por dos rotarios, como mínimo, en el país sede del proyecto. Será res-ponsabilidad del comité coordinar el proyecto a nivel local, supervisar los fondos y proporcionar un informe contable de los aspectos financieros al comité patrocinador internacional principal y a La Fundación Rotaria por la duración del proyecto.

Persona de enlace principal

Nombre

núm. de identificación del socio (si se conoce)

Cargo en Rotary Correo electrónico Dirección

calle

ciudad/estado, departamento o provincia/código postal país

Teléfono

particular oficina

Fax

Persona de enlace adicional

Nombre

calle

Teléfono

particular oficina

Fax

6. PATROCINADOR INTERNACIONAL PRINCIPAL FUERA DEL PAÍS SEDE

Indique el club y/o distrito fuera del país sede del proyecto que coordinará el financiamiento principal y asumirá responsabilidad conjunta por su implementación.

Comité del Proyecto: El patrocinador internacional principal deberá organizar un comité integrado por dos rotarios, como míni-mo, para supervisar la totalidad del proyecto, incluso si se prolonga por más de un año rotario.

Nombre

calle

Teléfono

particular oficina

Fax

Nombre

calle

ciudad/estado, departamento o provincia/código postal país Teléfono particular oficina Fax

➞

Sección 5

Explicación

1. El Comité del Proyecto supervi-sará e implementará el proyec-to desde el comienzo hasta el final, incluso si se prolonga de un año rotario a otro, y se compromete a mantener contacto con el otro club, mantener al día todos los registros, ayudar a asegurar la debida custodia de los fondos de la subvención y cumplir funciones de enlace con la Fundación.

2. Si usted ya no puede prestar servicio en el comité, notifique inmediatamente el nombre de su reemplazante a la Funda-ción y al otro club.

¿Tienen que ser rotarias las perso-nas de enlace del proyecto y los integrantes del comité?

Sí. El proyecto deberá ser patroci-nado e implementado por rotarios. Los rotarios —no los integrantes de las organizaciones colabora-doras— son quienes deberán mantenerse en contacto con la Fundación. Asimismo, la persona de enlace principal deberá ser socia del club rotario patrocinador.

¿Por qué el personal de una enti-dad colaboradora no puede oficiar en calidad de persona de enlace principal entre los clubes rotarios copatrocinadores?

La Fundación encomienda la custodia de los fondos de la subvención a los rotarios y a los clubes rotarios, motivo por el cual se espera que participen en los aspectos fundamentales del proyecto. Recuerde que una de las metas del programa consiste en promover la paz y la compren-sión, y dicha meta sólo podrá alcanzarse mediante la comunica-ción. El correo electrónico es un medio de fácil uso, económico y eficaz para mantenerse constan-temente en contacto con el colaborador.

¿Cómo se debe proceder si las personas de enlace no se conocen?

Antes de enviar la solicitud, esta-blecer una buena relación de trabajo.

¿Se acordó de… formar el Comité del Proyecto en el que al menos dos de sus miembros sean rotarios? que debe obtener las direccio-nes postales, número de teléfo-no (con prefijos de ciudad y país) y de fax y direcciones de correo electrónico correctas y actualizadas de todos los integrantes del comité?

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5. COPATROCINADOR Y COORDINADOR EN EL PAÍS SEDE

Nombre del club o número del distrito del país beneficiario del proyecto que compartirá la responsabilidad de su implementación.

Comité del Proyecto: Se deberá organizar un comité integrado por dos rotarios, como mínimo, en el país sede del proyecto. Será res-ponsabilidad del comité coordinar el proyecto a nivel local, supervisar los fondos y proporcionar un informe contable de los aspectos financieros al comité patrocinador internacional principal y a La Fundación Rotaria por la duración del proyecto.

Nombre

calle

Teléfono

particular oficina

Fax

Nombre

calle

Teléfono

particular oficina

Fax

6. PATROCINADOR INTERNACIONAL PRINCIPAL FUERA DEL PAÍS SEDE

Indique el club y/o distrito fuera del país sede del proyecto que coordinará el financiamiento principal y asumirá responsabilidad conjunta por su implementación.

Comité del Proyecto: El patrocinador internacional principal deberá organizar un comité integrado por dos rotarios, como míni-mo, para supervisar la totalidad del proyecto, incluso si se prolonga por más de un año rotario.

Nombre

calle

Teléfono

particular oficina

Fax

Nombre

calle

ciudad/estado, departamento o provincia/código postal país Teléfono particular oficina Fax

➞

Sección 6

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7. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Incluya el presupuesto desglosado, ilustrando detalladamente los rubros que integran el costo total del proyecto, e indique la moneda utilizada. Utilice hojas adicionales, de ser necesario. Es necesario incluir cotizaciones y/o facturas pro forma para cada una de las erogaciones con valor acumulativo de US$1000 o más.

Se adjuntan las cotizaciones/facturas pro forma. TOTAL

8. COMPRA DE EQUIPOS, MATERIALES O SUMINISTROS

1. ¿Quién será el propietario de los equipos, materiales o suministros? (El propietario no podrá ser un rotario o un club rotario.) 2. ¿Quién será responsable de los gastos de mantenimiento, funcionamiento y almacenamiento de los equipos o suministros? 3. Si van a enviarse equipos de un país a otro, ¿se han preparado los trámites de aduana?

9. FINANCIAMIENTO PROPUESTO

Enumere todas las fuentes de financiación e indique el importe de las contribuciones directas o con cargo al Fondo Distrital Designado (FDD) de SHARE. Sólo los gobernadores de distrito pueden autorizar el uso del FDD (véase el punto 10).

Club rotario o distrito patrocinador internacional principal Monto de la contribución CONTRIBUCIÓN (Indique moneda) DIRECTA o FDD

Otros clubes o distritos rotarios

SUBTOTAL:

Cantidad que se solicita de La Fundación Rotaria Fondos adicionales de otras fuentes

TOTAL:

10. RECURSOS DEL FDD ASIGNADOS A TRAVÉS DE SHARE

¿Se utilizará el Fondo Distrital Designado de SHARE como parte del financiamiento de esta subvención compartida? Sí No En caso afirmativo, adjunte cartas de los gobernadores de distrito en las que éstos autoricen el uso del FDD y especifiquen el im-porte o pida a los gobernadores que firmen a continuación en señal de autorización para el uso del FDD. Tenga en cuenta que los fondos provenientes de SHARE deben estar disponibles en el año rotario en que La Fundación Rotaria considere su solicitud de subvención.

1.

Firma del gobernador de distrito fecha distrito Nombre (con letra de imprenta) monto autorizado

2.

➞

Sección 7

Explicación 1. Proporcione un presupuesto

detallado y desglosado. 2. Adjunte una factura pro forma

por todo gasto de un monto acumulativo de 1000 dólares o más.

3. No olvide indicar la moneda y el tipo de cambio utilizado para el cálculo del presupuesto y las facturas pro forma. Utilice los tipos de cambio de RI actualizados, los cuales pue-den averiguarse visitando el sitio web de RI o consultando con el personal de Subvencio-nes Compartidas.

4. Examine los criterios para recibir subvenciones comparti-das (página 3) a fin de cercio-rarse de que todos los rubros del presupuesto satisfagan dichos criterios.

¿Qué son las facturas pro forma?

Son las cotizaciones de precio que envían los proveedores. A menudo se remiten impresas en el papel membrete de la empresa que presenta la oferta, con la fecha de la cotización. Sin embar-go, si no se dispone de una coti-zación en papel membretado es aceptable presentar una carta en la que se indique lo siguiente: 1. Nombre del proveedor. 2. Precio del artículo o servicio. 3. Fecha de la cotización.

¿Cómo se prepara un presupuesto?

En primer lugar, haga una lista de todos los artículos que se adquiri-rán para la implementación del proyecto. A continuación, cerció-rese de que todos los rubros sean admisibles según las normas del programa, consulte los tipos de cambio de RI que figuran en su sitio web, verifique los cálculos y no deje de incluir las facturas pro forma.

¿Se acordó de… preparar un presupuesto completo y verificar los rubros que pueden cubrirse con los fondos de la subvención? indicar la moneda utilizada? Recuerde que el signo $ se usa como abreviatura de diversas monedas nacionales (dólares canadienses, australianos, etc.).

adjuntar facturas pro forma para todo rubro cuyo costo exceda de 1000 dólares de EE.UU.?

verificar los cálculos? cerciorarse de que el monto total del presupuesto sea equivalente a la suma de las

contribuciones de los clubes y distritos participantes y la subvención solicitada?

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Aclaraciones sobre los criterios para el otorgamiento de subvenciones

compartidas

En el punto II, “Normativa, criterios y directrices para el otorgamiento de subvenciones compartidas” (página 4), se indican los criterios referentes a gastos de construcción, salarios, viajes internaciona-les, gastos administrativos y gastos de operaciones. A fin de aclarar las referidas normas y otros cos-tos, se incluye información adicional a continuación. Para más detalles sobre los criterios para las obras de refacción, véase la página 56.

SÍ NO

Construcción Construcciones no

permanen-tes tales como vías de servicio, pozos artesianos, tanques, di-ques, letrinas, servicios higiéni-cos y cobertizos para el

almacenamiento.

Albergues unifamiliares básicos (viviendas familiares muy senci-llas); véase la sección “Alber-gues de bajo costo”, página 34.

Erigir construcciones de carác-ter permanente en las cuales la gente resida, trabaje o pase considerable tiempo (por ejem-plo: hospitales, escuelas, clíni-cas, tiendas y fábriclíni-cas, o transformar un contenedor de embarque en una estructura permanente como un dispensa-rio médico o una escuela). Ampliaciones o añadidos de construcciones existentes (por ejemplo: un pabellón nuevo en un hospital).

Colocar los cimientos de un edificio o erigir las paredes. Suministros para construccio-nes nuevas (por ejemplo: ladri-llos, cemento, tablas, clavos, piedra, etc.).

Demolición de construcciones existentes.

Refacción o construcción de edificios de carácter histórico o religioso, a través de la cual no se proporcionen servicios so-ciales directamente a los benefi-ciarios.

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SÍ NO

Trabajo Honorarios por servicios

profe-sionales o técnicos relaciona-dos directamente con el proyecto que se realicen una única vez. Servicios que los rotarios que participan no pue-den brindar.

Mano de obra especializada contratada a corto plazo para desempeñar tareas necesarias relacionadas con la implemen-tación del proyecto. (Por ejem-plo: pagarle a un ingeniero civil por planificar las especificacio-nes técnicas para un sistema de abastecimiento de agua.)

Mano de obra no cualificada y sin contratar que podrían pro-porcionar gratuitamente los voluntarios o el correspondien-te Grupo de Rotary para Fomen-to de la Comunidad.

Sueldos o salarios permanentes. Estipendios, honorarios, gastos diarios.

Costos de la planificación pre-via al proyecto.

Honorarios de investigación a cargo de asesores.

Publicidad Gastos de publicidad tales

como anuncios en los periódi-cos, impresión de folletos, pósters o volantes para infor-mar a la comunidad respecto a la disponibilidad del servicio. (Ejemplos de gastos de publici-dad aceptables: volantes para anunciar la instalación de una clínica oftalmológica en una aldea, o anuncios radiales en los cuales se invita a los padres a llevar a sus hijos a vacunar en una clínica local).

Artículos que reconocen la par-ticipación de Rotary en el pro-yecto (por ejemplo: placas, adhesivos, ceremonias de inau-guración).

Gastos fijos/administración Alquiler de instalaciones

duran-te un plazo corto (por ejemplo: alquilar una sala para una se-sión de capacitación).

Gastos de comunicaciones (teléfono, fax, correo, mante-nimiento de registros, etc.). Todo gasto administrativo de otra organización.

Gastos permanentes, tales como el alquiler de un edificio a largo plazo o servicios eléctri-cos, etc.

Investigación Investigación primaria (por

ejemplo: investigar el resultado de un tratamiento médico para determinar su eficacia).

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Viajes

Los fondos de las subvenciones compartidas, incluidos los fondos aportados por el club o distrito por cuyo importe la Fundación proporcione un monto equivalente a los fondos aportados por el club o el distrito, no podrán usufructuarse para sufragar viajes al exterior de ningún tipo, salvo que éstos sean indispensables para la implementación del proyecto y formen parte integral del mismo. En los casos en que se incluyan viajes al exterior, sólo el 10% del presupuesto del proyecto podrá utilizarse para gastos de viaje individuales.

Gastos de viaje al exterior admisibles

(rotarios cualificados/profesionales del sector servicios/beneficiarios)

10% como máximo

Viajes admisibles dentro del país

(rotarios cualificados/profesionales del sector servicios/beneficiarios)

sin límite Transporte de ida desde el país de origen y de

regreso al país de origen.

Comidas (rotarios del exterior/profesionales del sector servicios/beneficiarios)

Alojamiento (rotarios del exterior/profesiona-les del sector servicios/beneficiarios)

Gastos de viaje varios (por ejemplo: visas/ tasas de aeropuertos)

Transporte dentro del ámbito nacional hacia la sede del proyecto

Comidas de beneficiarios. Se solventarán los gastos de comidas de los profesionales del sector servicio y los rotarios cualificados, sólo si la sede del proyecto está fuera de la ciudad donde residen.

Alojamiento de beneficiarios. Se solventarán los gastos de alojamiento de los profesionales del sector servicio y los rotarios cualificados, sólo si la sede del proyecto está fuera de la ciudad donde residen.

Gastos de viaje varios (por ejemplo: visas/ tasas de aeropuertos)

Se entiende que los gastos de viaje al exterior y en el ámbito local imputables a los rotarios podrán ser subvencionados solamente si dichos rotarios aportan los conocimientos y experiencia técnicos necesarios para implementar el proyecto. En tales casos no se solventarán los gastos de viaje desti-nados a visitar el proyecto, preparar informes y cumplir tareas administrativas.

Por ejemplo:

Dos médicos franceses viajan a Haití a efectos de ayudar a un hospital a practicar intervenciones quirúrgicas a víctimas de quemaduras. Uno de los médicos es rotario y el otro no. Los siguientes rubros presupuestarios podrán ser sufragados: pasajes aéreos de París a Port-au-Prince, Haití; aloja-miento en hotel durante siete noches, comidas durante la estadía en Haití, vacunas contra el tétanos, visa para viajar a Haití (sin superar el tope máximo del 10% del presupuesto).

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Por ejemplo:

A una médica de San Juan, Puerto Rico, se le ha pedido que vacune contra el sarampión a los residen-tes de Utuado, localidad situada al otro lado de la isla. Sus gastos de viaje podrían ser solventados, incluidos los de hotel y comidas durante el tiempo que le sea necesario permanecer en Utuado para colaborar en el proyecto.

A otro médico de San Juan se le ha pedido que ayude a vacunar contra el sarampión a los pacientes de un dispensario infantil de San Juan. Dado que por su condición de local se supone que contará con alojamiento y comida en su propio domicilio, en este caso los gastos de viaje no se sufragarán.

Por ejemplo:

Un grupo de ingenieros del oeste de Iowa, EE.UU., colabora en la construcción de instalaciones para el abastecimiento de agua en Guatemala y se desplaza desde el aeropuerto O’Hare, de Chicago, Illinois, EE.UU., a las 5.30. Quisieran llegar a Chicago la noche anterior y hospedarse en un hotel cer-cano al aeropuerto. Dado que les sería dificultoso trasladarse en automóvil desde Iowa y llegar al aeropuerto varias horas antes de las 5.30 de la mañana los obligaría a conducir durante la madruga-da, se podrán solventar sus gastos de hotel y comidas dentro de un nivel razonable.

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SUBTOTAL:

TOTAL:

1.

2.

➞

Sección 8

Explicación 1. No deje de completar la

sec-ción 8. Si se deja en blanco, retrasará significativamente la tramitación de su solicitud. Si ciertas preguntas no tienen relación con el proyecto, expli-que por qué.

2. Indique quién será el propieta-rio de los artículos adquiridos. Los artículos o materiales adquiridos con fondos de la subvención no podrán ser propiedad de un rotario ni de un club rotario.

3. Se requiere indicar quién se hará cargo de los costos de mantenimiento y operación de los artículos presupuestados. 4. Si los artículos o materiales se

adquieren fuera del país anfi-trión del proyecto y se remiten a éste, deberán tomarse las medidas necesarias para la gestión de los trámites de aduanas.

¿No resulta obvio quién será el propietario de los materiales y equipos que se adquirirán?

No siempre. La Fundación Rotaria deberá contar con la confirma-ción de la persona que será pro-pietaria del equipo y se encargará del mantenimiento. Si el presu-puesto incluye operaciones quirúrgicas u otros rubros intan-gibles, indique quiénes serán los beneficiarios del proyecto.

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SUBTOTAL:

TOTAL:

1.

2.

➞

Sección 9

Explicación 1. Indique todos los clubes y

distritos que aportan fondos y la cuantía total que contribu-yen. Tenga en cuenta que al menos la mitad de las aporta-ciones deberá provenir de fuera del país anfitrión del proyecto.

2. Respecto a las contribuciones del distrito, indique si los fon-dos se aportan en efectivo o con cargo a la porción del FDD de SHARE del distrito.

3. Añada el total y revise la suma. 4. A partir del 1 de julio de 2002,

la Fundación aportará fondos equivalentes al 50% del total de las contribuciones en efecti-vo de los clubes y distritos y al 100% de las aportaciones con cargo al FDD. El Consejo de Fideicomisarios, por medio de su presidente, evalúa las solici-tudes de subvenciones de menos de 25.000 dólares durante todo el año. Dicho organismo rector considera dos veces al año las solicitudes de subvenciones mayores de 25.001 dólares.

5. Indique si hay organizaciones no pertenecientes a Rotary que contribuyen al proyecto y la cuantía total que aportarán. 6. Tenga presente que no se

otorgarán fondos a los proyec-tos también financiados por el CRCID, Canadian Rotary Committe for International Development (Comité Rotario Canadiense para el Desarrollo Internacional) hasta que la Fundación reciba constancia de que el CRCID haya aproba-do la solicitud de fonaproba-dos pre-sentada por los rotarios a dicha organización.

¿Qué diferencia hay entre las aportaciones en efectivo y con cargo al FDD (Fondo Distrital Designado de SHARE?

Las contribuciones en efectivo son aportaciones monetarias en favor de un proyecto dado, a título personal o por parte de los clubes rotarios. Los fondos del FDD de SHARE constituyen el 60% de las contribuciones en efectivo, que el distrito remitió a La Funda-ción Rotaria hace tres años. El gobernador de distrito tiene la autoridad necesaria para asignar

dichas contribuciones para ayu-dar a financiar las subvenciones de la Fundación.

Dado que mi contribución no se efectuó en dólares, ¿de qué ma-nera podría informarme del tipo de cambio oficial de Rotary International?

Consulte el sitio web de RI a fin de encontrar el tipo de cambio o

contactar con el agente de finan-zas más cercano, la oficina de Rotary International más cercana, o la Sede Mundial. El tipo de cambio para el proyecto se fijará de conformidad con el tipo de cambio del mes en el cual se reciba la solicitud, durante toda la extensión del proyecto.

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SUBTOTAL:

TOTAL:

1.

2.

➞

Sección 10

Explicación 1. Disponga que el gobernador

de distrito actual estampe su firma, e indique el monto total que aportará el distrito. 2. Tenga presente que una

vez aprobada la subvención no se podrá modificar el financiamiento acordado. Comprométase a aceptar los totales solicitados antes de la aprobación de la subvención. Preguntas frecuentes

¿A cuánto asciende la porción del FDD que puedo utilizar para el proyecto?

Todos los distritos tienen distintas maneras de asignar su porción del Fondo Distrital Designado de SHARE. Póngase en contacto con el gobernador de distrito o con los funcionarios pertinentes a efectos de informarse sobre la distribución de los recursos de SHARE que efectúa el distrito.

¿Otorga la Fundación fondos equivalentes a los aportados con cargo al FDD?

Sí, dólar por dólar.

¿De qué manera se otorgan fondos paralelos a las contribu-ciones en efectivo?

A partir del 1 de julio de 2002, La Fundación Rotaria otorgará fon-dos por una cuantía equivalente al 50% de los fondos aportados en efectivo.