UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD -“COGUI”
GUÍA DE USUARIO PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
Página 1 de 5 Código : TI-G03 Versión: 01
Elaboró
Hildemar Quintana Hernández Responsable del Proceso Apoyo Tecnológico TIC
Revisó
Eira Rosario Madera Reyes Asesora de Calidad
Grupo de Gestión de la Calidad
Aprobó
Jaime Noguera Serrano Vicerrector Administrativo Universidad del Magdalena 1. OBJETIVO
Definir las pautas para que los usuarios docentes y administrativos accedan al servicio de correo electrónico institucional, así como facilitar las herramientas para el adecuado uso de este importante recurso.
2. GENERALIDADES
El correo electrónico institucional, es un servicio de red que permite a los usuarios de la Universidad del Magdalena, enviar y recibir mensajes mediante sistemas de comunicación electrónicos. El Grupo de Servicios Tecnológicos será el encargado de proporcionar este servicio, así como vigilar su correcto uso y funcionamiento.
3. DESCRIPCIÓN
3.1 Asignación de correo institucional
El correo electrónico institucional se caracteriza por el dominio @unimagdalena.edu.co con el fin de garantizar que la identificación del usuario en la dirección de correo sea única, para su asignación se seguirán las siguientes reglas:
Se construirá con las iniciales del nombre del usuario y el primer apellido (sin tildes ni signos propios de algunos idiomas).
En caso de presentarse coincidencias en la identificación de dos usuarios se resolverá de acuerdo con el orden de procesamiento: el primer usuario recibirá la identificación antes mencionada, el segundo será alterado recurriendo a las primeras letras del segundo apellido. Por ejemplo, si hay dos usuarios, uno Juan Rodríguez Serrano y otro Juan Rodríguez Serpa, el primero recibiría la identificación de usuario [email protected] y el segundo sería [email protected].
3.2 Gestión del correo electrónico institucional
Para ingresar al correo electrónico institucional, el usuario debe escribir la URL: https://mail.unimagdalena.edu.co en su navegador web. (Ver Figura 1)
Figura 1. Página Principal Correo Institucional
El correo institucional también está disponible a través del cliente de correo Microsoft Outlook con previa configuración; la cual podrá ser solicitada por el usuario al Grupo de Servicios Tecnológicos en la línea 800 o configurada manualmente previo inicio de sesión en su computadora con sus credenciales de directorio activo.
3.3 Acceso al correo institucional
Para el acceso al correo, debe ingresar el nombre de usuario y contraseña solicitado previamente al Grupo de Servicios Tecnológicos. Una vez ingresados los datos correspondientes, accederá a la bandeja de entrada y a cada una de las funciones del correo electrónico, tales como:
Envío de mensajes a múltiples destinatarios/as. Agenda de direcciones online.
Envío y recepción de archivos adjuntos por mensaje.
Adición automática de una firma personal al enviar un mensaje.
Creación de carpetas personales para ayudarle en la gestión y categorización de sus mensajes.
3.4 Envío de correos
Los mensajes de correo electrónico deben ser considerados como documentos formales y deben respetar los lineamientos y recomendaciones para dicho tipo de documentos, tales como:
Iniciar su correo con un saludo formal. Ejemplo: Buenos días Adriana. Cordial saludo.
Nombrar al destinatario de correo por su nombre o profesión. Evitar tutear.
Evitar el uso de palabras que puedan resultar ofensivas. Escribir puntualmente.
No extenderse demasiado.
Al final del correo agradecer por la atención prestada y firmar (vaya a: Firma del correo institucional, ítem 3.5).
3.5 Firma del correo institucional
Cada funcionario de la Universidad del Magdalena deberá tener una firma en el correo electrónico institucional. Las firmas se presentarán en el siguiente orden: Logos de la Universidad y del proceso de acreditación institucional (adjuntos en este correo), nombre completo y apellidos; cargo, dependencia, nombre de la Institución, teléfono de contacto, dirección de la Universidad, correo electrónico y página Web.
Logos:
Ejemplo:
Pedro Juan Mercado Escalante
Profesional Universitario
Departamento de Comunicaciones Universidad del Magdalena
PBX. (57 -5) 4217940 Ext. 1005
Cra. 32 No. 22-08 Sector San Pedro Alejandrino [email protected]
www.unimagdalena.edu.co
No debe abreviar el nombre de la dependencia de la Universidad ni omitir partes del mismo.
Para mayor seguridad, incluya en la configuración de su firma de correo el siguiente párrafo que advierte que los contenidos que se incluyan en sus correos solo podrán ser utilizados por los destinatarios de los mismos. El siguiente texto debe pegarlo después de los datos de su firma, en la fuente Arial, tamaño 8.
AVISO LEGAL: Las opiniones que contenga este mensaje son exclusivas de su autor y no representan la opinión oficial de la UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA- o de su administración. El receptor deberá verificar posibles virus informáticos que tenga el correo o cualquier anexo a él, razón por la cual UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA no aceptará responsabilidad alguna por daños causados por cualquier virus transmitido en este correo. La información contenida en este mensaje y en los archivos electrónicos adjuntos es confidencial y reservada, conforme a lo previsto en la Constitución y en la Ley Colombiana, y está dirigida exclusivamente a su destinatario, sin la intención de que sea revelada o divulgada a otras personas. El acceso al contenido de esta comunicación por cualquier otra persona diferente al destinatario no está autorizado por UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA y está sancionado de acuerdo con las normas legales aplicables. El que ilícitamente sustraiga, oculte, extravíe, destruya, intercepte, controle o impida esta comunicación, antes de que llegue a su destinatario, estará sujeto a las sanciones penales correspondientes. Igualmente, incurrirá en sanciones penales el que, en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro, divulgue o emplee la información contenida en esta comunicación. En particular, los servidores públicos que reciban este mensaje están obligados a asegurar y mantener la confidencialidad de la información en él contenida y, en general, a cumplir con los deberes de custodia, cuidado, manejo y demás previstos en el régimen disciplinario. Si por error recibe este mensaje, le solicitamos enviarlo de vuelta al remitente y borrarlo de sus archivos electrónicos o destruirlo.
3.6 En el uso del correo electrónico no está permitido:
a) Atentar contra la buena imagen y reputación de la Universidad.
b) Enviar o reenviar cadenas de correo, mensajes ajenos al quehacer institucional (por ejemplo, mensajes con contenido racista, sexista, pornográfico, publicitario no institucional) o cualquier otro tipo de mensajes que atenten contra la dignidad de las personas, mensajes mal intencionados que puedan afectar los sistemas internos o de terceros, mensajes que vayan en contra de las leyes, la moral, las buenas costumbres y mensajes que inciten a realizar prácticas ilícitas o promuevan la violencia.
c) Enviar mensajes masivos para expresar desavenencias, comentarios y opiniones personales o discusiones alrededor del algún tema en particular. Para expresar comentarios y sugerencias se deben utilizar los conductos regulares y las cuentas de correo institucionales destinadas para estos fines.
d) Enviar correo tipo SPAM, es decir “correo basura”, por ejemplo enviar mensajes relacionados con falsos virus, publicidad de empresas, robo de datos personales, etc.
e) Enviar mensajes de correo electrónico, alterando la dirección electrónica del remitente para suplantar a terceros; identificarse como una persona ficticia o simplemente no identificarse.
f) Falsificar mensajes de correo electrónico.
g) Usar cuentas de correo distintas a la suministrada por la Universidad para el desarrollo de las actividades académicas o administrativas en la Institución. De esta forma, todos los trámites, se deben realizar haciendo uso de la cuenta de correo institucional.
h) Es responsabilidad de los usuarios realizar los backup que sean necesarios para resguardar la información de los buzones, para tal fin el Grupo de Servicios Tecnológicos dispondrá del Instructivo para la elaboración del Backup del correo electrónico institucional, el cual se puede consultar en http://cogui.unimagdalena.edu.co, Proceso de Apoyo Tecnológico TIC, opción instructivos.
Nota: Es responsabilidad de cada usuario, según lo considere necesario, realizar las copias de respaldo de su información. La Universidad no se hace responsable por la pérdida de información, resultante de interrupciones en el servicio de redes institucionales, causadas por virus, configuraciones de los sistemas operativos o acciones voluntarias o involuntarias de los usuarios. El Grupo de Servicios Tecnológicos indicará a los usuarios que lo requieran, las alternativas para realizar las copias de respaldo de su información.
Para reportar problemas, hacer sugerencias o realizar cualquier solicitud que tenga relación con cuentas de correo o el servicio de correo electrónico en general, debe efectuarse una llamada a la ext. 800 o enviar una comunicación al correo [email protected].
4. REGISTRO DE MODIFICACIONES
Versión Fecha Ítem modificado Descripción
