CONTENIDO. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento

(1)

1/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura

Versión vigente No. 03 Fecha: 14/09/10

CONTENIDO 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario

8. Anexo

(2)

2/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura 1. Propósito

Establecer los lineamientos para poder contribuir en tiempo y forma, al logro de un eficaz desarrollo de las diferentes fases de los procesos derivados de la solicitud, ejercicio, control y rendición de cuentas de los Recursos Etiquetados Federales asignados a las diferentes dependencias universitarias.

2. Alcance

Este procedimiento debe ser observado y aplicado por el personal de la Coordinación de Recursos Etiquetados, por los usuarios de la Coordinación (Secretaria de Planeación, Tesorería, Secretaría de Docencia, Secretaría de Investigación. Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, etc.), así como todas las áreas que tengan alguna interacción con las actividades de la Coordinación.

(3)

Coordinador de Recursos Etiquetados

Responsabilidad: Autoridad:

 Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar

continuamente el proceso de

conformidad con lo establecido en el manual de la Calidad y en la TEP.

 Dar seguimiento a las no

conformidades detectadas en el proceso.

 Informar a la Alta Dirección el desempeño del proceso.

 Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo.

 Autorizar los documentos del

proceso.

 Gestionar los recursos para

garantizar la operación de este proceso.

(4)

Jefe del Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal

 Llevar el seguimiento y control de los ingresos y egresos de los recursos etiquetados.

 Realizar conciliaciones periódicas con el Departamento de Control y

Seguimiento Financiero, con la

finalidad de tener la misma

información, para la oportuna toma de decisiones.

 Dar de alta asignación presupuestal de los Recursos Etiquetados, así

como dar a conocer a los

Organismos Académicos, Centros

Universitarios, Planteles y

Dependencias Administrativas, a

través del Estado de Situación Presupuestal.

 Validar que los documentos que llegan para trámite se apeguen a la Apertura Programática; así como a

los lineamientos y normas

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Jefe del Departamento de Adquisiciones

 Atender los requerimientos de

infraestructura académica, materiales y acervo bibliográfico.

 Aprobación o rechazo de Bitácora de Proveedores.

 Informar a las Unidades

Responsables del avance de su solicitud.

 Solicitar la recepción, registro para etiquetar en el Almacén de la UAEM.

 Aprobación o rechazo de las

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Jefe del Departamento de Control y Seguimiento Financiero

 Coordinar el adecuado ejercicio del recurso etiquetado, así como la supervisión de la comprobación de los mismos, ante la federación.  Supervisar y controlar las cuentas de

los diferentes Fideicomisos de los Recursos etiquetados.

 Elaboración y revisión de partidas  Rechazo de los documentos que no

cumplan con los requisitos

establecidos en el convenio.

 Elaboración e integración de las comprobaciones correspondientes.

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7/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura 4. Normatividad aplicable

 Norma ISO 9000 Fundamentos y vocabulario

 Norma ISO 9001:2008 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad  Manual de la Calidad de la U.A.E.M.

 Procedimiento: Control de documentos

5. Políticas

Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal

A.- Para el ejercicio de los recursos etiquetados se tramitarán a través de:

HONORARIOS

Póliza (movimiento 57) Póliza de re-embolso (caso honorarios, movimiento 17)

SERVICIOS

Póliza de re-embolso (movimiento 57)

Ficha Gastos a Comprobar (movimiento 1)

REQUISICIONES (materiales, bienes y acervo)

Pedido y factura

NOTA: Ver Anexo I http://pifi.sep.gob.mx/

B.- Estos documentos deben contener los siguientes elementos:  Justificación del gasto (¿Para qué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?)  Codificación de acuerdo al proyecto:

PROMEP. Nombre del maestro

Número del convenio Rubro

(8)

Si corresponde a un Cuerpo Académico (CA) señalar el nombre del mismo.

PIFI 2008. Codificación del proyecto, meta, rubro, número de línea de acción, nombre

del recurso y descripción.

PIFI 2009. Codificación del proyecto, meta, rubro, número de línea de acción, número

de recurso.

PEF 2005. Codificación del proyecto, meta y rubro.

EQUIDAD 2004. Nombre del proyecto, meta y rubro

C.- Visto Bueno para el ejercicio de los recursos:

PROMEP. Concepto de beca de estudiante, pago de colegiatura, seguro médico,

inscripción, estancias cortas, etc., así como las requisiciones llevan el Vo.Bo. de la Secretaría de Investigación. Excepto los conceptos de beca de manutención, fomento a la permanencia, reconocimiento a la trayectoria académica.

PIFI 2008 Y 2009. En los casos de Pólizas y Fichas Gastos, deberán traer el Vo.Bo. de

la Secretaría a la que pertenece la DES (Anexo II). Para las requisiciones no requiere Vo.Bo.

PEF 2005. Para Vo.Bo. será de acuerdo a la naturaleza del proyecto. (Remitirse a la apertura programática).

EQUIDAD 2004. Para Vo.Bo. será de acuerdo a la naturaleza del proyecto. (Remitirse a la apertura programática).

NOTA: En todos los casos se deberán presentar las solicitudes con Firma del Director, Coordinador o Responsable de la Unidad Responsable, así como el sello de ésta.

Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal

Comprobaciones que deberán ser validadas por la Contraloría Interna, antes de ser enviadas a la Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional:

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9/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura PIFI PEF 2005 PEF 2006 EQUIDAD 2004

Instancias designadas para enviar el reporte financiero a la Secretaría de Educación Pública:

PIFI (En todas sus versiones) Secretaría de Planeación y

Desarrollo Institucional

PEF 2005 Secretaría de Planeación y

Desarrollo Institucional

PROMEP Secretaría de Investigación y

Estudios Avanzados

EQUIDAD Sria. De Docencia o

Investigación

Aspectos Contables que se deberán observar: Requisitos fiscales:

 Nombre o Razón Social  RFC

 Domicilio Fiscal  Fecha

 Cálculo de las retenciones correspondientes

Documentos que deben integrarse en las carpetas para comprobación ante la Secretaría de Educación Pública:

Cédula de comprobación por concepto de gasto (Anexo III)

Legajo del gasto

Honorarios  Cheque

 Contra-recibo

 Póliza de recursos etiquetados  Recibo de honorarios o factura  Constancia de retención de

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impuestos (sello y firma de la Dirección de Recursos Financieros)

Servicios  Cheque

 Contra-recibo

 Ficha de Gastos a Comprobar (cuando aplique)

 Póliza de comprobación (fichas gasto a comprobar)

 Factura (s) que ampare el gasto  Liberación de la comprobación del

gasto (fichas gasto a comprobar)  Recibo de ingresos (cuando aplique)  Póliza de etiquetados (re-embolso) Materiales

Bienes Muebles Acervo

 Cheque  Contra-recibo

 Póliza de recursos etiquetados  Factura que ampare el gasto  Contrato-pedido (sellos y firmas)  Requisición

 Lista anexa de bibliografía (acervo)  Lista anexa de materiales

(materiales)

 Lista anexa de papelería (materiales)

 Vale de entrega (bienes muebles)  Nota de entrega (bienes muebles)  Cédula de levantamiento de

etiquetación del Departamento de

Bienes Patrimoniales.

Documentos que deben integrarse en engargolados para comprobación ante la Secretaría de Educación Pública:

 Cédula de comprobación parcial del gasto  Cédula de comprobación acumulada del gasto  Análisis del fideicomiso

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6. Diagrama de bloque del procedimiento

SECRETARIA DE EDUCACION PUBLICA SECRETARIA DE PLANEACION Y

DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL DE LA C.R.E. 3 Revisa apertura programática. Sube información a sistema SIIA.

Emite oficio a las

Unidades Responsables para dar a conocer el techo presupuestal O-5.

A 2 Recibe convenio y elabora Apertura Programática. Turna a Secretaría de Administración y remite a la Coordinación de Recursos Etiquetados. Inicio Da a conocer el Presupuesto Autorizado y en su caso Anexos de ejecución. 1

(12)

UNIDADES RESPONSABLES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

DE LA C.R.E. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL DE LA C.R.E. A B Recibe oficio y elabora

solicitud de requerimiento (ver políticas), recabando Vo.Bo. correspondiente. Turna a la C.R.E. Adquisiciones, para su revisión programática (rubros 3, 4,5, ver políticas). 4

Recibe y registra (rubros 3, 4,5,).

Turna al Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal de la C.R.E.

5

Recibe, revisa, valida o emite observación.

Turna al Departamento de Adquisiciones de la C.R.E. Recibe solicitud de

requerimiento validado por la Dirección de Programación y Control Presupuestal (rubros 1 y 2, ver políticas).

Emite Contra-Recibo. Entrega copia de legajo al Depto. De Control y Seguimiento Financiero de la C.R.E.

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13/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO FINANCIERO DE LA C.R.E. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

DE LA C.R.E. UNIDADES RESPONSABLES

B C Correcto Conecta con 4 NO SI

Recibe, revisa y entrega la solicitud, a Unidad Responsable.

7A Recibe y elabora partida

y envía al Departamento de Contabilidad y/o Tesorería de la Dirección de Recursos Financieros. 7 8A

Recibe, revisa, corrige y/o ingresa a la D.R.M.y S.G. Conecta con 8

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14/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DE LA C.R.E.

DIRECCION GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

C

D Recibe, revisa y determina

modalidad de adquisición (conforme al PEF y LFASP) Realiza proceso adquisitivo (ver políticas).

Elaboración y suscripción de pedido.

Recibe y registra en SIIA. Turna a la C.R.E. al Departamento de Adquisiciones para su adquisición. 9A 10A

Recibe y revisa factura y vale de entrega con sello y firma de almacén y de la Unidad Responsable y copia de pedido (ver políticas). Turna al Departamento de

Adquisiciones de la C.R.E.

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15/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura Procedimiento: Control y Seguimiento de Recursos Federales

Secretaría de Administración

Coordinación de Recursos Etiquetados

Fecha: 03/06/09 Versión Vigente No. 00

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DE LA C.R.E. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO FINANCIERO DE LA C.R.E. CONTRALORIA Viene de 7 D Recibe documentos y

recaba firma del

Coordinador.

Entrega factura, vale

original a Bienes

Patrimoniales de la

Dirección de Recursos Financieros y copia del legajo de almacén.

Recibe de Bienes

Patrimoniales copia de

legajo con sello de

registro.

Remite legajo a la

Dirección de

Programación y Control Presupuestal O-2 y turna

al Departamento de

Control y seguimiento

Presupuestal de la C.R.E. 12A

Conecta con 6

Obtiene copia de cheques. Integra carpetas para comprobación (ver anexo I). Requisita formatos de comprobación autorizados por la DGESU del ejercicio (ver anexo II).

Envía a Contraloría (ver políticas).

8

Recibe, revisa, valida y emite informe de observaciones. 9 Correcto NO Conecta con 10 SI Solventa observaciones y re-envía a Contraloría. 10 Envía a la instancia designada informe financiero correspondiente (ver políticas). 11 FIN

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16/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura 7. Glosario.

Anexos de ejecución. Documento oficial emitido por la Secretaria de Educación Pública, donde desglosa en detalle el ejercicio del presupuesto asignado por proyecto, objetivo particular, meta, línea de acción rubro y descripción del bien o servicio.

ANUIES: Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior.

Apertura programática. Instrumento presupuestal estadístico de soporte para el seguimiento del ejercicio de los recursos federales.

SIIA. Sistema de Integral de Informaciòn Administrativa (Software E.R.P.) CIEES: Comités Interinstitucionales para la evaluación de la Educación Superior

Comprobación: Integración de documentos que soportan el ejercicio del gasto asignado a un determinado proyecto, enviado a la SEP para verificar el avance conforme a la apertura programática.

Conciliación: Procedimiento en detalle, para precisar las discrepancias que se presentaran entre los departamentos involucrados en el registro del ejercicio del recurso etiquetado.

COPAES: Consejo para la acreditación de la Educación Superior

Dependencia de la UAEM: Es la instancia de apoyo con que cuenta el Rector para la coordinación, dirección, seguimiento y evaluación de las actividades que coadyuvan al cumplimiento del objeto y fines institucionales, llevarán el nombre de Secretarías, Direcciones Generales, Departamentos y Abogado General, las cuales contarán con una jerarquía de niveles de delegación compuesta de Secretarios, Directores y Jefes de Departamento.

DGESU: Dirección General de Educación Superior.

DPyCP: Dirección de Programación y Control Presupuestal. CRE: Coordinación de Recursos Etiquetados.

DRF: Dirección de Recursos Financieros.

DRMySG: Dirección de Recursos Materiales y Servicios generales.

Espacio Académico: Son los planteles de la Escuela Preparatoria, Organismos Académicos y Centros Universitarios.

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17/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura Público.

Partida: Asiento que se realiza de la extracción de información relevante de documentos originales del ejercicio de los recursos.

PIFI: Programa Integral del Fortalecimiento Institucional. PE: Programas Educativos.

PEF: Presupuesto de Egresos de la Federación. PNP: Padrón Nacional de Posgrado.

Proceso Adquisitivo: Conjunto de pasos ordenados y sistematizados cuyo objetivo es la adquisición de bienes, en estricto apego a la LAASP, así como a los diversos convenios que la UAEM tiene con la SEP.

PROMEP: Programa de Mejoramiento al Profesorado.

Rubro: Clasificación establecida por la S.E.P. de los recursos de acuerdo a su naturaleza.

Solicitud de requerimiento: Se entenderá como la solicitud de requerimiento que entrega la Unidad Administrativa o Dependencia Administrativa de la UAEM.

Techo presupuestal: Asignación monetaria que se establece de acuerdo a la Apertura Programática.

Unidad administrativa: Son unidades congruentes y coherentes de apoyo administrativo para ejecutar las decisiones, dictámenes, acuerdos y órdenes de los órganos de autoridad de quien depende, despachando los asuntos de su competencia.

8. Anexos

Verificación de Documentos en Expediente Relación de Facturas para contra recibo

Relación de Facturas para Bienes Patrimoniales Formato de cotización

(18)

18/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura Pedido

Control de Documentos no requisitados

Control de Documentos devueltos al Departamento de Adquisiciones Control y Entrega de Contra recibos

Control de Transferencias

Oficio a Unidades Responsables sobre techo presupuestal Partidas PIFI Partidas PEF Partidas PROMEP Partidas PIFIEMS Partidas EQUIDAD Anexo I Anexo II Anexo III Anexo IV Anexo V Anexo VI

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19/19 Coordinador Jefatura de Planeación Jefatura de Difusión Cultural Jefatura de Vinculación y Extensión Universitaria Departamento de Docencia Control Escolar Departamento de Administracion Coordinación de Investigación y Estudios de Posgrado Jefaturas de Area de Licenciatura 9. Revisión Histórica Número de Revisión Fecha de Revisión

Reviso (puesto) Reaprobado

(puesto)

Descripción del cambio

00 02/05/07 Coordinador de Recursos Etiquetados DODA Primera edición 01 23/05/08 Coordinador de Recursos Etiquetados DODA

Adecuación del diagrama de bloque

02 02/07/09

DODA Se incorporaron la autoridad y

responsabilidad; así como la

adecuación a los nuevos formatos del SGC a solictud de la DODA

03 14/9/10

DODA

Se sustituye el término SIIA en lugar de BAAN, así como la eliminación de PIFI 2007 y PIFIEMS programas concluídos.