Date submitted: 24/06/2009
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¿Conoces los metadatos multimedias? Catalogando formatos múltiples en la Universidad de Nuevo México
Rebecca L. Lubas
Directora, Cataloging & Discovery Services University of New Mexico Libraries
Albuquerque, USA
Translated by: Christine Nelson
Meeting: 180. Audiovisual and Multimedia and Bibliographic Control
WORLD LIBRARY AND INFORMATION CONGRESS: 75TH IFLA GENERAL CONFERENCE AND COUNCIL 23-27 August 2009, Milan, Italy
http://www.ifla.org/annual-conference/ifla75/index.htm
Resumen:
Este trabajo relata, a través de ejemplos específicos, la crónica de cómo el departamento de UNM Libraries Cataloging and Discovery Services se está transformando de un catalogado centrado en la catalogación de información impresa, a otro que puede abarcar grandes proyectos de materiales audiovisuales. Al aumentar sus conocimientos de estándares y tecnologías y al ser más flexible, UNM Cataloging and Discovery Services está creando la habilidad de desplegar nuevos y rápidamente adaptables flujos de trabajo.
Fondo
Los materiales audiovisuales comenzaron en las bibliotecas como excepciones singulares. Quizás fueron asignados a una persona a catalogarlos, en su tiempo libre. Mientras la diversidad de los formatos aumentaba, había, tal vez, un catalogador dedicado a catalogarlos. Ahora vivimos en un mundo donde los recursos no-impresos empiezan a superar y abrumar los recursos impresos. El modelo de asignar un catalogador a trabajar con los “recursos especiales” ya no es sustentable. Sin embargo, las bibliotecas aún tienden a basar sus procesos de trabajo y operaciones en lo impreso. Ya es tiempo para un cambio radical.
University of New Mexico (UNM) Libraries ha padecido un cambio dramático en los últimos años aún más radical que la mayoría de las bibliotecas. Debido a un incendio en el 2005 y una inundación en el 2006, grandes partes de la colección fueron destruidas y
reemplazadas con sus equivalentes electrónicos. Además, UNM Libraries está ampliando los esfuerzos con la digitalización, que incluye el mandato de la Universidad de que los tesis y disertaciones deben ser entregadas en forma electrónica, a partir del verano de 2009. Algunas jubilaciones de empleados, reorganización, y otros cambios han dejado un grupo de
catalogadores expertos, pero de tamaño reducido. Sin embargo, desde tan sólo hace un año, el enfoque de los procesos de trabajo de la biblioteca se mantenía aun centrado en lo impreso
2 y basado en MARC-AACR2. La catalogación de materiales audiovisuales era asignada en silos estrictos y no se podía aumentar el rendimiento al escalar los procesos.
En el 2008, el grupo de catalogación fue reformado como Cataloging & Discovery Services, con énfasis en la creación de metadatos para acomodar los diversos hábitos de búsqueda que emplean los usuarios – y los usuarios de hoy no enfocan solamente en material impreso, ni aún en el impreso como material primario.
Esta reorganización, y los materiales que necesitan la atención de expertos de metadatos, requiere un repensar continuo de cómo se educan los catalogadores, de cómo fluye el trabajo de departamento a departamento, y requiere una expansión rápida de la cantidad de plataformas en que trabajamos.
Visto que aún hace pocos años los catalogadores trabajaron en una database monolítica diseñada alrededor de un estándar creado hace varias décadas, ahora podemos trabajar en un continuo aumento de medios con estándares múltiples. En UNM Libraries los ejemplos varían desde una donación grande de grabaciones de sonido que antes tuviera que haber sido catalogada por una sola persona, hasta la creación de un archivo digital de un editor sudamericano, a ser buscado en traducciones paralelas. Este tipo de trabajo requiere una nueva actitud. El control bibliográfico ahora es multilingüe.
Las Destrezas
A pesar de que UNM Libraries ha sufrido una época desafortunada, la sección de catalogación mantenía un fondo de talento, rico, aunque pequeño. Además de los años de experiencia que poseen creando fichas con el uso de estándares de Anglo-American Cataloging Rules Second Edition y Machine Readable Record (AACR2/MARC), los catalogadores de UNM también tienen capacitación y experiencia con los estándares del National Authority Cooperative (NACO) y estándares de Enhance para fichas monográficas y partituras.
UNM tiene una colección extensa de materiales en español y portugués en apoyo de sus programas de Estudios Latinoamericanos. Varios de los catalogadores de UNM tienen fluencia en estos idiomas.
Actualmente, las colecciones de idiomas ibéricos representan casi dos tercios de nuestro suministro de materiales impresos. Y los materiales audiovisuales tampoco son desconocidos por los catalogadores de UNM. Varios han trabajado con grabaciones e
imágenes móviles por años. La administradora de la colección cartográfica también cataloga algunos materiales cartográficos.
EL Trabajo
Mientras UNM se mueve agresivamente hacia la colección de versiones electrónicas de sus recursos, UNM Libraries aún siguen coleccionando materiales impresos. Pero los libros ya no comprenden el total de los materiales que se catalogan. Muchos de los libros vienen ‘listos para el uso’ (shelf-ready) con la catalogación provista por un vendedor. Y
3 desde el semestre de primavera del 2009, casi dos tercios del suministro son grabaciones de sonido.
Si hay una versión electrónica de una revista, con acceso estable y permanente a los archivos, la política de selección de revistas de UNM manda escoger estas versiones. La compra de eBooks esta aumentando. UNM Libraries esta invirtiendo sus recursos, tanto fiscales como humanos, en un sistema de manejo y de búsqueda de recursos electrónicos.
Hasta hace poco, los tesis y disertaciones realizados por estudiantes de posgrado de UNM, han constituido una cantidad segura de trabajo para los catalogadores. Por ejemplo, en el abril de 2009, 200 de los 500 títulos que constituyeron el suministro de materiales no-ibéricos para catalogar eran tesis o disertaciones. En el verano del 2009, todo esto cambiará. La Universidad está requiriendo que los estudiantes de posgrado presentan sus trabajos al repositorio digital de la Universidad, DSpaceUNM. No se aceptará ninguna copia impresa. Estas tesis y disertaciones electrónicas (ETDs) tendrán metadatos proveídos por los autores. Sin un plan, no aparecerán con los otros materiales para catalogar como ahora ocurre.
Otro ejemplo de una colección digital es los títulos de Abya-Yala. Estos libros, de un editor sudamericano, sólo se conseguirán en formato electrónico. El plan de Las Bibliotecas, como parte de un acuerdo con el editor, es depositarlos en DSpace. Si los tomos hubieran sido impresos, cabrían fácilmente en los procesos de catalogación corrientes. Sin embargo, no lo son, y sin intervención, tienen la posibilidad de caer fuera del ámbito de los materiales catalogados.
Entonces, dado la experiencia y el talento de los catalogadores de UNM, y sin ninguna falta de suministro de trabajo, ¿cuál era el problema?
Como en muchas otras bibliotecas, los procesos de catalogación se quedaban centrados en lo impreso y organizados alrededor de un idioma de metadatos (MARC). La catalogación de grabaciones de sonido y video eran “almacenadas.” Las catalogadoras de música habían sido separadas del grupo principal de catalogadores, y tenían poca o ninguna interacción o aportación en discusiones de las políticas de catalogación. Si acumulaba un atraso (que sí ocurrió debido a grandes donaciones), tenían que arreglarse a solas con el aumento de trabajo. Había ayuda del grupo principal de vez en cuando, pero nadie la anticipaba ni seguía la necesidad de una manera sistémica. En el grupo principal de
catalogación, la mayoría de los materiales audiovisuales fueron asignados a una catalogadora. No existía ninguna capacitación en la catalogación de recursos electrónicos, ni mucho menos en los esquemas de metadatos fuera del MARC.
Reuniéndolo todo
El suministro de trabajo presentaba oportunidades para la capacitación
interdisciplinaria. En particular, presentaba oportunidades para que los catalogadores aprendieran unos de otros, en vez de restringir la capacitación a una clase, maestro o supervisor.
En el otoño del 2008, las catalogadoras en UNM Fine Arts and Design Library fueron integradas al grupo de catalogación principal. Mantenían su base geográfica de operaciones en la Fine Arts and Design Library (donde también asisten en referencia y desarrollo de la
4 colección), pero pronto comenzaron a participar por completo en las reuniones y
planificaciones del grupo de catalogación.
Con una gran cantidad grabaciones de sonidos para catalogar, era un paso práctico intentar de expandir el fondo de catalogadores para trabajar en las grabaciones de sonido. Uno de los catalogadores con la responsabilidad principal de la catalogación de materiales de idiomas ibéricos, también es músico. Hubo una donación particularmente grande de
aproximadamente 5000 discos compactos que necesitaban evaluación y catalogación. Los catalogadores de música y el catalogador “nuevo” se reunieron y crearon un procedimiento para dividir este trabajo entre dos sitios distintos. El catalogador agregado a los que
catalogaban música aprendió rápidamente, debido a la profundidad de su experiencia con los principios de la catalogación y su conocimiento de música. Después de aproximadamente seis meses, añadimos otra catalogadora del grupo principal para catalogar también música. Esta catalogadora había sido responsable principalmente por la catalogación de materiales audiovisuales no-musicales – especialmente videos, y había catalogado grabaciones de sonido desde hace tiempo. Este intercambio de suministro de trabajo había funcionado en ambas direcciones. Cuando aumentaron los recibos de libros de idiomas ibéricos, las catalogadoras de Fine Arts ayudaron con la catalogación de libros impresos en español y portugués con temas de arte. Esta orientación hacía los procesos de trabajo y asignación de trabajo ya ha ayudado a UNM Libraries a asignar la mano de obra donde más se necesita.
Cuando las tesis y disertaciones sean únicamente electrónicas, ya no habrá ninguna desencadena para catalogarlas (el recibo del manuscrito impreso y encuadernado). En preparación para esta nueva situación, repasamos los metadatos de Dublín Core en DSpace por el grupo de ETDs que fueron presentados voluntariamente por los estudiantes por los últimos tres años. Descubrimos que los metadatos, aunque contenían resúmenes y palabras claves útiles, necesitaban análisis de autoridades (regularizar los nombres) y temas (sujetos). También nos preocupaba que al sólo mejorar los metadatos en DSpace, quedarían separadas las colecciones en el catálogo de las Bibliotecas (de los trabajos antes del 2009) y los títulos más nuevos en el repositorio. Estamos afinando unos procesos de trabajo para alertar a los catalogadores de nuevas entregas en DSpace, para que puedan mejorar los metadatos Dublin Core, y al final, cruzar los metadatos a MARC para cargarlos en OCLC WorldCat y en el catálogo de las Bibliotecas.
Los títulos Abya-Yala también serán depositados en DSpace, brindando a los catalogadores de lenguas ibéricas más experiencia al entregar al repositorio, empleando Dublin Core y un cruce de metadatos tal que habría acceso por medio del catálogo, WorldCat, y DSpace a dichos títulos.
Además de aprender nuevos formatos, lenguas metadatos, y flujo de trabajo, hay un cambio paradigmático que considerar en la catalogación. Hoy no resulta práctico aproximar cada título con la intención de elaborar una ficha de metadatos debido a la gran proliferación de información. Los catalogadores pueden y deben aplicar sus destrezas a la importación y el manejo de conjuntos grandes de metadatos para hacer nuestras colecciones accesibles. En UNM estamos trabajando en un proyecto para conseguir metadatos completos para las revistas electrónicas, lo que requerirá la selección de un vendedor, la prueba de datos y el reporte de procesos de datos que no cumplen los criterios o aparean las tenencias. Mientras que los catalogadores apliquen sus conocimientos sobre estándares de metadatos a estos procedimientos, ellos también desarrollarán una nueva destreza: manejo de proyecto. Esto significa el cambio de la aproximación de pieza por pieza usada en el pasado. Cuando los catalogadores crean registros individuales, el énfasis ahora cae en el enriquecimiento de los
5 metadatos para el mundo (vía WorldCat de OCLC), en vez de editar solamente para las databases locales de UNM.
Este mundo de información brinda también a los catalogadores la oportunidad de trabajar más allá de la biblioteca. UNM estableció el Google Appliance para ser su
herramienta principal en la investigación de las páginas web de la Universidad. En el 2009, las bibliotecas expresaron interés en jugar un papel más importante en el manejo del
“appliance”. Los catalogadores prestarán sus expertos conocimientos para conseguir mejoras en los resultados de las investigaciones de UNM al consultar con los departamentos sobre las mejores prácticas de diseños web y metadatos.
Conclusión
La expansión de los formatos de información no es simple “más de los mismo” para los catalogadores. Es una oportunidad para la aplicación en modos nuevos de las destrezas de organización de la información. En UNM, en la asignación de catalogadores al trabajo a ser realizado, y conseguir mejores resultados de investigación para nuestros usuarios, ya sea que ellos usen el catálogo de la biblioteca, el repositorio digital o simplemente visiten la página web de la Universidad. El contenedor de la información no debe interesar, el acceso al contenido debe ser igual.
