Anexo 7 Clase 2: Algunos tipos de reuniones.

Anexo 7 Clase 2: Algunos tipos de reuniones.

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ALGUNOS TIPOS DE REUNIONES

Adaptación de artículos publicados por Serrat, A. (1997) Dado que la mayor eficacia en una tarea suele lograrse con instrumentos especializados, es decir adaptados y preparados para esa tarea, es importante organizar las reuniones de trabajo en función de los objetivos y del contexto de cada una de ellas.

Las reuniones más frecuentes en el contexto docente suelen ser aquellas que tienen como objetivo principal transmitir información y las que proponen debates y toma de decisiones.

En este apartado aportamos algunas propuestas más para organizar estos dos tipos de reuniones, considerando aspectos relevantes para su preparación, para su coordinación y para el seguimiento de acuerdos.

En principio las reuniones informativas se prevé que sean más sencillas y breves que las que implican debates y toma de decisiones, sin embargo sucede con frecuencia que en los centros no participamos en reuniones exclusivamente informativas o de otro tipo, sino que se aprovecha la ocasión de cualquier convocatoria para incluir contenidos informativos y de debate...

En otras ocasiones, de la información intercambiada en una reunión surge el debate y la necesidad de llegar a acuerdos y a conclusiones. Tampoco es extraño que, indisciplinadamente, algunos de los asistentes intervengan con temas ajenos al orden del día o planteen conflictos por las formas de comunicarse.

Las reuniones de trabajo suelen incorporar contenidos especialmente informativos intercalados con otros de debate y otros de toma de decisiones. Es recomendable tratar contenidos de distinta categoría en sesiones específicas, convocando distintas reuniones, pero en caso de que no sea posible se recomienda cubrir los objetivos informativos mediante otro recurso (tablón de anuncios, circular informativa, transmisión escalonada a través de coordinadores de etapa o departamento, coordinadores de ciclo, etc.) dispuesto de forma que se asegure que la información ha sido recibida.

En las circunstancias en que la mejor opción sea incluir en la misma sesión algunos contenidos informativos, otros de debate y otros de toma de decisiones, es recomendable organizar los contenidos en el orden del día de forma que estén agrupados con homogeneidad y orden lógico (P. Ej.: Primero la información necesaria para debatir y/o adoptar decisiones). En tal caso cada apartado de la reunión puede regirse por las recomendaciones más adecuadas al tipo de contenidos que incluye (informativos, de debate, etc).

7.1 REUNIÓN INFORMATIVA.

Las reuniones informativas pretenden transmitir información de forma eficaz. Se justifica su convocatoria si se rentabiliza el tiempo invertido por evitar las servidumbres o las deficiencias de otros procedimientos informativos.

Para motivar, informar y consolidar la información la estructura de este tipo de reuniones establece tres fases.

El cuadro siguiente compara la aplicación de las tres fases en las reuniones con la estructura en la que presentan las noticias los informativos de radio y TV.:

* Al inicio se motiva con el enunciado breve de las noticias principales.

* La parte central se utiliza para desarrollar la información, clasificada y ordenada según el efecto que se quiere conseguir.

• Finalmente se consolida la información mediante un resumen.

Al contrario que en los boletines de noticias, la bidireccionalidad de la comunicación en las reuniones permite que durante la misma reunión se compruebe la comprensión de lo informado, aspecto que representa una ventaja importante respecto a otros recursos informativos.

Valorar el grado de comprensión de las informaciones transmitidas constituye un referente en la evaluación de la eficacia de este tipo de reuniones. En la tabla siguiente se consideran también

otros aspectos a tener en cuenta para la evaluación y la adopción de medidas correctoras, presentadas en forma de parrilla de análisis.

EVALUAR PARA OPTIMIZAR.

7.2.- REUNIONES DE TOMA DE DECISIONES.

Las reuniones de toma de decisiones pretenden decidir acerca de las actuaciones a aplicar respecto a cuestiones en las que corresponde decidir al profesorado. Propiamente este tipo de reuniones debieran durar estrictamente el tiempo de llegar a un consenso o de realizar una votación, pero realmente es necesario contrastar criterios e informaciones antes de decidir, para que la decisión implique a la totalidad, además de que tras llegar al acuerdo es preciso emplear algún tiempo en diseñar el plan de aplicación y seguimiento.

Se justifica su convocatoria por la rentabilidad del tiempo invertido al evitar las servidumbres y las deficiencias de otros procedimientos. La participación directa y presencial en los debates y acuerdos finales puede proporcionar mayor eficacia (mayor participación, perspectiva más realista, mejor calidad de las propuestas...) mayor implicación del grupo de docentes en las decisiones en las que han participado y mayor satisfacción.

Para motivar y estimular la participación, coordinar las intervenciones, lograr conclusiones eficaces y establecer un plan de ejecución, la estructura de este tipo de reuniones establece tres fases.

La parrilla de análisis para la evaluación de este tipo de reuniones puede poseer la misma estructura que en el ejemplo anterior, situando entre las cuestiones aquellas que hacen referencia a aspectos comunes, además de los aspectos específicos recogidos en el cuadro anterior.

Un aspecto importante a tener en cuenta en este tipo de reuniones de debate y toma de decisiones es a quién le corresponde tomar la decisión en cada caso: nos permitirá evitar algunas reuniones o resolver la decisión, ahorrando tiempo, cuando la reunión no sea efectiva (Ver consultivas y autocráticas).

Para poder tenerlo en cuenta es preciso considerar si el ámbito y temas sobre los que se deciden pertenece a la esfera de lo autónomo o si está regulado por normativa respecto a la cual el equipo docente no posee autoridad. También es necesario considerar sobre quién recae la responsabilidad de las decisiones tomadas.

En general, cuando se debate sobre un problema hay que tener en cuenta que el debate puede ser considerado como consultivo por quien posea la responsabilidad o bien decisorio grupal (democrático). Es importante que los asistentes lo tengan en cuenta.

En situaciones de autocracia es el responsable o jefe quien decide sin consultar; a partir de la información que posee. Este caso es el opuesto a las situaciones de reunión de debate. Los otros casos son representados en el cuadro siguiente.

No obstante el tipo de decisiones a tomar es un importante factor a tener en cuenta al decidir quién decide. Se presentan varias situaciones, en función de tres variables:

El autor propone diversos casos similares a los que se enuncian a continuación, en los que se puede analizar el grado de incidencia de cada una de las variables y como condicionan al sujeto de la toma de decisiones.

Tras analizar los ejemplos siguientes le propondremos un ejercicio en el que Vd. considere algunos casos basados en su experiencia profesional para que sobre ellos razone que tipo de decisión correspondería adoptar.

(I) Primera situación: se seleccionaron unos carteles para colocar en la biblioteca y ahora hay que decidir en que paredes se instalan. La decisión a tomar no es urgente, afecta poco a los objetivos educativos del centro y para aplicarla no se precisa el compromiso de otros miembros de la comunidad educativa. Puede adoptarse una decisión autocrática, o parcialmente consultiva (teniendo en cuenta la opinión de algunos a los que se puede consultar en ese momento.)

1.- Tiempo disponible antes de ser necesaria la actuación. 2.- Riesgo en la situación o calidad necesaria en la decisión.

(II) Segunda situación: Algunos compañeros planifican una comida o cena a celebrar el último día antes de las fiestas de Navidad. Se dispone de semanas para tomar la decisión. La calidad en el acierto de la opción elegida no merma significativamente el objetivo de la actividad ni perjudica a los objetivos educativos... pero el compromiso de asistencia de la mayor parte de los docentes si que es relevante. La decisión a tomar no es urgente, afecta poco a los objetivos educativos del centro pero para aplicarla se precisa alto grado de colaboración de otros miembros de la comunidad educativa. Debe adoptarse una decisión grupal/democrática.

(III) Tercera situación: Se percibe un sentir generalizado de que el Reglamento de Régimen Interior del centro no está adaptado a las necesidades de organización ni a la resolución de los conflictos que están teniendo lugar.

El tiempo disponible no está limitado, aunque convendría demorar los cambios lo menos posible. De la calidad de la decisión dependerá la eficacia en la resolución de buena parte de los problemas del centro. La necesidad de compromiso del profesorado es alta (en todo cambio se precisa el esfuerzo y colaboración de quienes tienen que aplicarlos) y el riesgo/calidad de respuesta también, por lo que interesa contar con el saber profesional de todos los docentes. Debe optarse por una decisión democrática.

TIEMPO DISPONIBLE AMPLIO

RIESGO/CALIDAD DE LA DECISIÓN MUY ALTO

NECESIDAD DE COMPROMISO MUY ALTA

DECISIÓN DEMOCRÁTICA

(IV) Cuarta situación:

A finales de curso la Jefa de Estudios debe plantear los horarios del centro, la asignación de cursos... y otras decisiones cruciales para la dinámica del Proyecto Educativo del centro forman parte de las decisiones organizativo-pedagógicas de las que es responsable el equipo directivo. Estas no poseen carácter de urgencia, hay tiempo para tomarlas, pero afectarán a todo el centro y a la calidad de las decisiones. La consideración de los criterios del equipo docente es importante, aunque la decisión final se tome en el Equipo Directivo. La decisión es consultiva.