LAS CLAVES PARA GESTIONAR PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Presentación. Miguel Ángel Navarro

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Presentación

Miguel Ángel Navarro

LAS CLAVES PARA GESTIONAR

PROYECTOS

DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

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Con más de 12 años de experiencia en la gestión de empresas TIC y proyectos de implantación de soluciones a cliente final.

Dirección de Proyectos para el sector TIC en diferentes CCAA e iniciativas desde el año 2007.

Creador de una parte de la metodología afirmative, adquirida por Microsoft. Es ponente en Seminarios y Talleres de gestión de Proyectos, además de Talleres de RRHH y Gestión Interna desde el año 2005.

Coautor del libro “Microsoft Dynamics NAV 2009”.

Autor del libro “Las Claves para Gestionar Proyectos de Sistemas de Información”

Director de RRHH del Grupo Afirma

MS Employ España, Microsoft PDC España Director de Proyectos del PDC

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El Equipo del Proyecto El Equipo del Proveedor El Equipo del Cliente

• Designación de los participantes del Equipo del Proyecto desde el principio.

• Asignar un Jefe de Proyecto por cada parte del Equipo.

• Definir claramente los diferentes Roles necesarios en el Proyecto.

• Definir responsabilidades de cada Rol dentro del Proyecto.

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Jefe de Proyecto Responsable del área 1 Usuario Final Usuario Final Responsable del área 2 Usuario Final Usuario Final Responsable del

área 3 Usuario Final

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Jefe de Proyecto Analista Programador Programador Programador Consultor de Negocio Consultor de Sistemas Implantador 1 Implantador 2

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Riesgos del Proyecto

• Diferentes Tipos de Riesgos (Propios del Proyecto, De la Plataforma, Del Equipo del proyecto).

• Hay riesgos que hay que compartir y riesgos que nos los hemos de guardar para nosotros.

• Se pueden utilizar herramientas para cualificar y cuantificar los riesgos.

• Lo más importante es conocer los riesgos que tenemos y predisponernos a ellos, a la hora de valorar y planificar el proyecto, en lo posible.

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• Cuanto antes detectemos los riesgos mejor, más tiempo tenemos para analizarlos y actuar sobre ellos.

Detectar los Riesgos

• Ver que repercusión tienen, que frecuencia y que capacidad tenemos para asumirlos o no. Analizar los Riesgos

• Plan de contingencia para controlar y

gestionar los riesgos, tales como, “buffers” de tiempo o de coste para reducirlos o

eliminarlos, establecimiento de Hitos para revisarlos y tomar medidas o seguir adelante según el resultado de la revisión,.

Gestionar los Riesgos

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Kick-Off

Formación Usuarios

Clave Análisis

Diseño

Técnico Desarrollo Implantación

Puesta en Marcha

Etapas del Proyecto

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KICK-OFF

Equipo Alcance Planificación Objetivos Hitos Metodología Metodología de Proyectos

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Formación Usuarios clave

Áreas, Módulos o Funcionalidades

estándar (a vista de pájaro)

Jefe de

Proyecto del

Cliente

Responsables

de área

Usuarios

finales que

participan en

el Análisis

Metodología de Proyectos

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Sesiones de Consultoría

Contenido de

las sesiones

preparado

previamente

Explicaciones

de los

procesos a

poner en

marcha

Trasmitir la

información

de una forma

clara y

precisa

Etapa de Análisis

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Confección del documento de

Análisis

Documentar justo después de la sesión de Consultoría Detallar los requerimientos lo mejor posible Revisión por cada uno de los

componentes del Equipo de Proyecto Aceptación por parte del Equipo y Firma de los Jefes de Proyecto

Etapa de Análisis

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• Objetivos del documento

• Alcance y Objetivos del Proyecto • Equipo del Proyecto

General

• Organigrama del Departamento (si procede) • Diagramas de Procesos (detallados)

• Diferenciar parte estándar de la parte a medida (si procede)

• Descripción Funcional detallada de las personalizaciones o configuraciones.

Para cada Área de Negocio o

Módulo Funcional

• Especificar los diferentes tipos de formación

• Especificar los diferentes tipos de Usuarios

Plan de Formación

• Establecer cada uno de los Hitos

• Especificar como se consigue cada uno de ellos

Hitos

Contenido del documento de Análisis

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• Reglas de gestión para cada una de las Etapas del Proyecto

• Procesos de Validación Interna y del Cliente • Proceso de gestión de las Incidencias, etc.

Metodología

del Proyecto

• Valoración en horas o jornadas por Módulos, Etapas , Fases o Procesos (según convenga)

Valoración

del Proyecto

• Planificación detalla del Proyecto, con los Módulos, Etapas, Fases o Procesos, y con los Hitos y los "Buffers".

Planificación

• Firma del documento por parte de los Jefes del Proyecto

Aceptación

del

documento

Contenido del documento de Análisis

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Análisis del Diseño

Análisis de cada uno de los procesos Análisis de cada requerimiento, tanto individual como dentro del proceso relacionado Análisis general de la solcuón Análisis de importaciones, configuraciones e Interface con otros aplicativos

Etapa de Diseño

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Diseño Técnico

Documentación Técnica de los procesos Documentación Técnica de los requerimientos Documentación Técnica de las importaciones, configuraciones e Interface Maquetación

Etapa de Diseño

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Desarrollos o Programaciones

Desarrollo de los

requerimientos

especificados en

la

documentación

Técnica

Consultas al

Analista

programador de

todas las dudas

Técnicas

Consultas al

Consultor de

todas las dudas

Funcionales

Etapa de Desarrollo

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Validaciones de Desarrollo

Configuración de la Solución Bateria de Pruebas Funcionales Bateria de Pruebas de Importaciones Bateria de Pruebas de Interface

Etapa de Desarrollo

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Validaciones Internas

Configuración de la Solución Bateria de Pruebas Funcionales Bateria de Pruebas de Importaciones Bateria de Pruebas de Interface

Etapa de Implantación

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Presentaciones y Valicaciones con el Cliente

Presentación de Procesos

completos

Validación por parte del

Cliente y reporte de incidencias o ajustes Solución de las incidencias o ajustes por parte del Proveedor Nueva presentación de los temas resueltos y Aprobación del Cliente

Etapa de Implantación

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Formación a los Usuarios Finales y tareas antes de la Puesta en Marcha Formación a cada usuario final de las funcionalidades o procesos a utilizar de la solución Aceptación de la formación por parte de los usuarios Finales y de sus Responsables de Área Últimas Validaciones de Formatos de documentos e Interface Ejecución de las importaciones reales

Etapa de Implantación

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Nuevos Requerimientos Imprescindibles

Parar el Proyecto Análisis de los Nuevos Requerimientos Implicación sobre el Proyecto Actualizar la Valoración y la Planificación Documentación en un Anexo y Firma de los Jefes del Proyecto

¿Qué pasa si salen nuevos

requerimientos imprescindibles?

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Soporte a la Puesta en Marcha

Volumen del

Soporte

proporcional al

Alcance del

Proyecto o Fase

Sesiones de

Soporte

escalonadas en

el tiempo

El Soporte lo

realiza el mismo

Recurso que

realiza la

Implantación

Etapa de Puesta en Marcha

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Hitos del Proyecto

Kick-Off

Formación Usuarios Clave Impartida correctamente

Firma Doc. Análisis

Diseño Técnico Finalizado

Aplicación Base y Licencias Instaladas

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Hitos del Proyecto

Configuraciones realizadas

Procesos, Módulos o Funcionalidades Implantadas correctamente

Formación Usuarios Finales Impartida correctamente

Puesta en Marcha

Firma Cierre del Proyecto

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Teoría de la Mesa

Control de Proyectos

Feedback con el Equipo del Cliente Feedback con el

Equipo del Proveedor

Aplicaciones de

Gestión de Proyectos

Decisiones del Jefe de Proyecto Proyecto

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Teoría de la Mesa

• Reuniones de seguimiento periódicas planificadas.

• Certificación de Hitos del Proyecto.

• Actas de sesión o informes de servicios detallados de las actividades en casa del Cliente.

• Documentos detallados y pactados con el Cliente (Doc. Análisis, Anexo de

cambios, Cierre de Proyecto, etc.)

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Teoría de la Mesa

Feedback con el Equipo del Proveedor

• Presentación interna del Proyecto.

• Reuniones de seguimiento periódicas planificadas.

• Presentaciones internas (Diseño, Maquetas, Procesos, Módulos o Funcionalidades).

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Teoría de la Mesa

• Presupuesto detallado del Proyecto.

• Imputaciones con el detalle diaria de los técnicos a los Proyectos.

• Revisión semanal (Presupuesto vs Imputaciones).

• Revisión semanal (Actas de sesión o Informes de servicio).

• Revisión mensual de Rentabilidades de Proyecto, Desviaciones,

Productividad, Calidad).

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Teoría de la Mesa

• Según la información obtenida con los Feedback del Equipo de Proyecto y las Aplicaciones de Gestión se toman

decisiones:

• Actuaciones sobre el Equipo del Cliente.

• Actuaciones sobre el Equipo del Proveedor.

• Actuaciones sobre el Proyecto.

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Kick-Off Formación Usuarios

Clave Análisis

Diseño

Puesta en Marcha

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Clave Análisis

Diseño

Puesta en Marcha Formación Usuarios Clave Impartida correctamente Firma Documento Análisis Diseño Técnico Finalizado Aplicación Base y Licencias Instaladas Configuraciones realizadas Procesos, Módulos o Funcionalidades Implantados correctamente Formación Usuarios Finales Impartida correctamente Puesta en Marcha

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Clave Análisis

Diseño

Gestión y Control durante todo el Proyecto

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Método Integrado para la

Gestión del Proyecto

Clave Análisis

Diseño

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¡Psicología en los Proyectos!

• La psicología juega un papel decisivo, con diferente intensidad y con cambio de actores en función de la etapa del Proyecto.

• Los mayores “oteadores” de estos temas psicológicos son los Jefes del Proyecto, principalmente del Proveedor.

• Si se presta atención a esta parte y se obra en consecuencia puede

resolver muchos problemas anticipadamente y reducir costes y tiempo que ayudan al cumplimiento de costes y fechas previstas en el Proyecto.

• Por ejemplo:

• En el Equipo del Proveedor.

• En el Equipo del Cliente.

• En el Kick-Off del Proyecto.

• En la Formación a los responsables de área.

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Más información

manavarro.bubok.es

www.lasclavesparagestionar.es

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