Plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence Document Version: 4.0 Support Package Manual del usuario de Live Office

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Plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence

Document Version: 4.0 Support Package 7 - 2013-10-02

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Tabla de contenidos

1 Acerca de este documento . . . 5

1.1 Destinatarios de este documento. . . 5

1.2 Historial de documentos. . . 5

2 Introducción a Live Office. . . 6

2.1 Acerca del contenido de Live Office . . . 6

2.1.1 Conceptos de Live Office. . . 6

2.1.2 Tipos de objetos de Live Office . . . .8

2.2 Conectarse a la plataforma de Business Intelligence. . . .9

2.3 Actualización de contenido de versiones anteriores. . . 10

2.3.1 Actualizar el contenido de versiones anteriores de Live Office . . . 11

2.4 Barra de herramientas de Live Office . . . 11

2.5 Menú de cinta de Live Office . . . 13

2.6 Panel de Live Office. . . 15

2.7 Menú contextual de Live Office. . . 16

2.8 Definición de las opciones de Live Office . . . 16

2.8.1 Para establecer las opciones generales. . . 16

2.8.2 Para establecer las opciones de visualización. . . 17

2.8.3 Configurar las opciones de la plataforma de BI. . . 18

2.8.4 Configurar las opciones del panel de Live Office. . . 19

3 Trabajar con el contenido de SAP Crystal Reports. . . 21

3.1 Insertar contenido de Crystal Reports. . . 21

3.1.1 Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office. . . 21

3.1.2 Asistente de inserción: Elegir documento. . . .22

3.1.3 Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros . . . 23

3.1.4 Asistente de inserción: Elegir datos. . . 23

3.1.5 Asistente de inserción: Establecer filtros. . . 25

3.1.6 Asistente de inserción: Resumen. . . 26

3.3 Modificar el contenido de Crystal Reports. . . 26

3.3.1 Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office. . . 27

3.3.2 Modificación de campos . . . 27

3.3.3 Modificar filtros. . . 28

3.4 Acceder a las bases de datos seguras. . . 29

4 Trabajar con contenido de Web Intelligence. . . 30

4.1 Insertar contenido de Web Intelligence. . . 30

4.1.2 Asistente de inserción: Elegir documento. . . 30

4.1.3 Asistente de inserción: especificar fecha clave. . . 31

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4.1.4 Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos. . . .32

4.1.5 Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros. . . .32

4.1.6 Asistente de inserción: Elegir datos. . . 33

4.2 Modificación de valores de fecha clave. . . 34

4.3 Agregar más secciones de informe de Web Intelligence. . . .34

5 Uso de consultas. . . 36

5.1 Insertar consultas. . . 36

5.1.2 Asistente de inserción: Elegir universo. . . .36

5.1.3 Asistente de inserción: Especificar consulta. . . 37

5.1.4 Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos. . . 46

5.1.5 Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros. . . .46

5.2 Modificar consultas. . . 47

5.2.1 Para modificar la definición de una consulta. . . .47

5.2.2 Para modificar el contexto de una consulta . . . 48

5.2.3 Para modificar los valores de fecha clave de las consultas. . . 48

6 Uso del panel de Live Office. . . 49

6.1 Descripción de la red de relaciones del panel de Live Office. . . 49

6.2 Búsqueda en el repositorio de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects. . . .49

6.3 Uso de los favoritos del panel de Live Office. . . 50

6.3.2 Para ver favoritos de Live Office. . . 50

6.3.3 Buscar en favoritos de Live Office. . . 50

6.3.4 Para eliminar favoritos de Live Office. . . 51

6.3.5 Para cambiar el nombre de favoritos de Live Office. . . 51

6.4 Visualización de objetos relacionados. . . 51

6.4.1 Para ver objetos relacionados . . . .51

6.5 Insertar documentos en mensaje de correo electrónico . . . 52

6.5.1 Para insertar vínculos a documentos. . . 52

6.5.2 Insertar documentos como objetos de Live Office . . . 52

6.6 Asociar objetos a actividades de Outlook. . . 53

6.7 Documentos sugeridos. . . 53

6.7.1 Acceder a documentos sugeridos. . . 53

7 Envío de datos de Excel a SAP BusinessObjects Explorer. . . 54

8 Cómo trabajar con objetos de Live Office. . . 55

8.1 Actualizar de datos usados en objetos. . . 55

8.1.1 Para actualizar manualmente objetos de Live Office:. . . .55

8.1.2 Configuración de opciones de actualización de datos. . . 56

Manual del usuario de Live Office

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8.2 Modificación de las propiedades de los objetos de Live Office. . . 57

8.2.1 Para configurar las propiedades de un objeto. . . 58

8.2.2 Conexión a un sistema diferente. . . 59

8.2.3 Modificar la configuración de parámetros y peticiones. . . 60

8.3 Publicación de archivos en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects. . . 63

8.3.1 Para publicar documentos de Office 2003. . . 63

8.3.2 Para publicar documentos de Office 2007. . . 63

8.3.3 Ver documentos publicados. . . 64

8.4 Copiar objetos de Live Office. . . 65

8.4.1 Copiar objetos de Live Office sin conectividad de datos. . . .65

8.5 Almacenamiento local de los datos de Live Office . . . 65

8.6 Abrir documentos locales sin conectividad de datos. . . 66

8.8 Agregar seguridad a los documentos. . . 66

8.8.1 Para ocultar datos en los documentos. . . 67

9 Solución de problemas de Live Office. . . 68

9.1 Activar el registro de Live Office. . . 68

9.1.1 Para configurar el inicio de sesión para Live Office. . . 68

9.1.2 Archivos de registro de ejemplo de Live Office . . . 68

9.2 Solución de problemas de los componentes de Live Office. . . 70

9.2.1 No se encuentra el menú de Live Office. . . 70

9.2.2 Error en la actualización del objeto. . . .71

9.2.3 Faltan valores de ordenación y filtrado tras la actualización. . . 71

9.2.4 Acceso denegado a universo . . . 72

9.2.5 Límites de tamaño de objetos de Live Office. . . 72

10 Referencia. . . 73

10.1 Compatibilidad con versiones anteriores. . . 73

10.1.1 Funciones no admitidas. . . 73

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1 Acerca de este documento

Bienvenido al Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office. Con Live Office, puede recuperar

información empresarial, crear consultas, realizar cálculos y compartir respuestas a preguntas empresariales sin necesidad de comprender los complejos idiomas y estructuras de las bases de datos. También puede incrustar información actualizada de SAP Crystal Reports o Web Intelligence en documentos, hojas de cálculos, correos electrónicos y presentaciones de Microsoft®_Office.

En este manual se proporciona información y procedimientos completos que le ayudan a realizar las siguientes tareas empresariales en el entorno de aplicaciones de Microsoft Office:

● Crear consultas e informes de resumen según la información en tiempo real almacenada en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects.

● Ver, modificar y actualizar consultas y objetos de informes existentes.

● Compartir los resultados con sus compañeros de forma segura a través de la red o Intranet.

1.1 Destinatarios de este documento

Este documento está destinado a los usuarios empresariales de aplicaciones de Microsoft Office que deseen trabajar con datos de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects en el entorno de

aplicaciones de Microsoft Office. Para este documento se presupone que conoce Microsoft Office Excel, Word, Outlook y PowerPoint, y que tiene algún conocimiento de la plataforma de BI.

1.2 Historial de documentos

En la siguiente tabla se ofrece información general sobre los cambios más importantes del documento.

Versión Fecha Descripción

SAP BusinessObjects 4.0 Noviembre de 2010 Primera versión del documento. SAP BusinessObjects 4.0 FP3 March 2012 Actualizado para la versión SAP

BusinessObjects 4.0 FP3. SAP BusinessObjects 4.0 SP4 Junio de 2012 Actualizado para la versión SAP

BusinessObjects 4.0 SP4. SAP BusinessObjects 4.0 SP7 Agosto 2013 Actualizado para la versión SAP

BusinessObjects 4.0 SP7.

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2 Introducción a Live Office

SAP BusinessObjects Live Office( Live Office) es un complemento para las aplicaciones de Microsoft Office que le permite acceder a la información almacenada en la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence. Con Live Office puede insertar contenido desde Web Intelligence, Crystal Reports y consultas de universo en sus documentos de Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel o Outlook). Cuando inserta un objeto también se inserta un ubicación de la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence. Cuando abre posteriormente el documento con la aplicación de Microsoft Office, puede actualizar los objetos y ver los datos actuales en su documento.

Nota

En esta versión, Live Office no admite SAP Crystal Reports para Enterprise. Además Live Officeadmite únicamente universos heredados (.UNV) creados con la herramienta de diseño de universos y documentos de Web Intelligence creados con los universos heredados. No obstante, los universos creados con la herramienta de diseño de información (.UNX) y los documentos de Web Intelligencebasados en universos creados con la herramienta de diseño de información no se admiten en esta versión de Live Office. Esta versión del software tampoco es compatible con los documentos de Web Intelligencebasados en datos de consultas BEx a los que se accede directamente.

Nota

Para usar Live Office debe poder conectarse a la plataforma BI y acceder a los datos del sistema. Si no tiene los derechos apropiados para acceder a los datos, póngase en contacto con su administrador del sistema.

2.1 Acerca del contenido de Live Office

Antes de comenzar a trabajar con el contenido de Crystal Reports o Web Intelligence en Live Office, necesitará entender cómo funciona el contenido de Live Office.

Enlaces relacionados

Conceptos de Live Office [página 6]

Tipos de objetos de Live Office [página 8]

2.1.1 Conceptos de Live Office

Para comprender cómo pueden responder los datos de Live Office a sus preguntas empresariales, deberá familiarizarse con los siguientes conceptos clave:

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Objetos de informe

Un informe es un documento que usted crea y que contiene información presentada en tablas, diagramas y gráficos. Un objeto de informe suministra los datos del informe. En Live Office, se trabaja con objetos de informe porque están conectados al contenido más reciente almacenado en las bases de datos.

Cuando se crea un informe con el diseñador de Crystal Reports o Web Intelligence, su información puede

proceder de varias bases de datos. El objeto de informe devuelve datos del origen de datos subyacente, a petición de la base de datos o bien según la opción de actualización elegida.

Instancias de informe

Una instancia de informe es una versión de un objeto de informe que crea la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence cuando los usuarios modifican el documento de origen o programan los informes. Cada instancia contiene datos actuales en el momento de procesar el informe de origen.

En concreto, una instancia de informe es un objeto de informe que contiene datos recuperados de una o varias bases de datos. Normalmente, los objetos de informe están diseñados de manera que los usuarios pueden programar varias instancias con características diferentes. Por ejemplo, si los usuarios ejecutan un objeto de informe que contiene parámetros, pueden programar una instancia que contenga datos de un departamento determinado y programar otra que contenga información sobre otro departamento, aunque ambas instancias procedan del mismo objeto de informe.

Secciones de informe

Las secciones de informe son partes de un informe que se muestran de manera independiente, sin el resto de la página de informe. De forma más precisa, las secciones de informe son objetos que usan hipervínculos para señalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino de Live Office. Las secciones de informe incluyen objetos como texto o gráficos.

Parámetros

En Crystal Reports, un parámetro es una pregunta que debe responder antes de generar el informe. La

información que escribe o el modo como responde, determina la información que se muestra en el informe. Por ejemplo, en un informe del departamento de ventas podría haber un parámetro para solicitar que se elija una región de ventas. Entonces, el informe devuelve los resultados de la región indicada en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Los parámetros son similares a las peticiones de Web Intelligence. Los parámetros pueden ser obligatorios u opcionales.

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Peticiones de orden

En Web Intelligence, una petición es un filtro dinámico que muestra una pregunta cada vez que se actualizan los datos de un informe. A las peticiones de orden se responde escribiendo o seleccionando los valores de petición que desea ver antes de actualizar los datos. Las peticiones son similares a los parámetros de Crystal Reports. Las peticiones pueden ser obligatorias u opcionales.

Universo

Un universo es una abstracción de una base de datos y presenta datos en términos no técnicos para los usuarios empresariales. Un universo es una colección de objetos de datos que representan la información que está disponible en una base de datos. Los usuarios empresariales de Web Intelligence y Crystal Reports se pueden conectar a un universo y ejecutar consultas en la base de datos. Por ejemplo, una base de datos puede contener un universo para datos de ventas y otro para los datos del servicio de atención al cliente. Éstos pueden realizar análisis de datos y crear informes con los objetos del universo, sin ver, ni tener que saber nada sobre las estructuras de datos subyacentes de la base de datos. Los universos los crean los especialistas de diseño de universos.

Contexto

Un contexto de universo indica qué tipo de preguntas empresariales responden los mismos objetos de universo. Por ejemplo, un universo para datos de ventas podría tener un contexto para ventas de almacén, otro para ventas de socios, etc.

Puesto que los contextos pueden compartir objetos que se encuentran en el mismo universo, resulta muy útil especificar un contexto para el universo para así garantizar que su consulta recupera los datos correctos. Por ejemplo, los datos de gastos de un empleado se podrían almacenar en la misma base de datos que los datos gastos de un producto de marketing. Seleccionar el contexto de universo correcto garantiza que se obtienen los datos de gastos apropiados. Por consiguiente, al seleccionar un universo, puede que tenga más de un contexto de universo para elegir.

Nota

Los contextos los define el administrador del sistema.

2.1.2 Tipos de objetos de Live Office

Live Office admite tres tipos de objetos de datos: Crystal Reports, Web Intelligence y consultas de universo. En la tabla siguiente se muestra de qué modo Live Office admite campos y partes de informes, como gráficos y texto, para cada tipo de datos.

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Nota

No se admiten los subinformes de Crystal Reports incrustados.

Tipo de contenido de Live Office Campos Secciones de informe

Crystal Reports Sí Sí

Web Intelligence No aplicable Sí

Consulta de universo Sí No aplicable

2.2 Conectarse a la plataforma de Business Intelligence

Para usar Live Office para acceder a los datos corporativos, debe conectarse al repositorio de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects donde están almacenados los documentos. Al intentar buscar, agregar, ver, modificar o publicar objetos de Live Office desde una aplicación de Microsoft Office, si no ha iniciado sesión en la plataforma de BI, se le solicitará que lo haga.

Puede configurar Live Office para que se conecte a la plataforma de Business Intelligence de SAP

BusinessObjects automáticamente cada vez que se cargue Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word. Live Office admite el inicio de sesión único (SSO) en la plataforma de BI. Si está habilitado el SSO, cuando los usuarios soliciten datos de informe, Live Office usará las credenciales de inicio de sesión de la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence para acceder al origen de datos, en lugar de solicitar otro inicio de sesión.

2.2.1 Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects

Business Intelligence

Puede introducir la información de inicio de sesión para conectarse al Sistema de administración central (CMS) de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence una vez o seleccionar opciones adicionales para iniciar sesión automáticamente con dichas credenciales cada vez que se abra la aplicación de Microsoft Office. 1. Abra una aplicación de Microsoft Office.

2. En el menú de cinta de Live Office, haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .

3. En el cuadro de diálogo Opciones, seleccione la ficha Enterprise e introduzca la siguiente información:

Opción Descripción

Usar el criterio de inicio de sesión especificado

Si desea que Live Office se conecte automáticamente a la plataforma de BI con esta información cuando se inicie la aplicación de Microsoft Office, seleccione esta opción.

Nombre de usuario Introduzca el nombre de inicio de sesión de la plataforma de BI.

Contraseña Introduzca la contraseña de la plataforma de BI.

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URL de servicios Web Introduzca o verifique la ubicación del servidor para el servicio Web de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence al que desea conectarse, por ejemplo, http:// businessobjects02:8080/dswsbobje/services/Session

Sistema Introduzca o compruebe el Sistema de administración central (CMS) al que desea conectarse, por ejemplo, businessobjects01.

Método de autenticación Seleccione el método usado para comprobar las credenciales de inicio de sesión.

Habilitar inicio de sesión único de Active Directory

Cuando está habilitado, Live Office usa estas credenciales de inicio de sesión para conectarse al origen de datos cuando el usuario solicite los datos del informe, en lugar de necesitar otro inicio de sesión. Para obtener más información acerca del SSO, consulte el

Manual del administrador de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence

disponible en SAP Help Portal.

4. Haga clic en Iniciar sesión.

Live Office se conecta a la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence con la configuración especificada.

2.2.2 Para conectar a un CMS diferente

Si los objetos de Live Office a los que necesita acceder están almacenados en un repositorio distinto de la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence al que está conectado actualmente, puede cambiar la

URL de servicio Web y la configuración del Sistema para iniciar sesión en el Sistema de administración central (CMS) necesario.

1. En el menú Live Office, haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Enterprise.

3. Escriba la información del nuevo CMS en los campos Sistema y URL de servicios Web.

Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertar se encuentra en un CMS denominado businessobjects01, debe escribir el siguiente texto en el campo URL de servicios Web:

http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/Session

2.3 Actualización de contenido de versiones anteriores

Esta versión de Live Office es compatible con versiones anteriores y permite actualizar el contenido a la versión actual de Live Office.

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2.3.1 Actualizar el contenido de versiones anteriores de Live

Office

1. Abra el documento de Microsoft Office que contiene el contenido creado con versiones anteriores de Live Office.

2. Haga clic en Actualizar todo y, en caso necesario, inicie sesión en la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence.

Se le solicitará que actualice.

3. Haga clic en Aceptar para convertir el documento a la versión actual de Live Office.

2.4 Barra de herramientas de Live Office

En las aplicaciones de Microsoft Office 2003, la barra de herramientas de SAP BusinessObjects Live Office está disponible en Microsoft Excel, PowerPoint, Word y Outlook. En Outlook, proporciona acceso rápido a algunos de los comandos más frecuentes para crear y modificar objetos de Live Office en estos programas, así como ejecutar consultas en el repositorio de la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence.

La barra de herramientas contiene los siguientes botones:

Botón Descripción

Insertar contenido de Crystal Reports

Para obtener más información sobre los objetos que puede insertar, consulte

Insertar contenido de Crystal Reports [página 21].

Insertar contenido de Web Intelligence

Para obtener información sobre las opciones que puede usar, consulte

Insertar contenido de Web Intelligence [página 30].

Insertar consultas de universos

Insertar consultas [página 36].

Abrir desde repositorio

Abre los documentos de Microsoft Office (Excel, Word, o PowerPoint) desde el explorador del repositorio y permite seleccionar documentos publicados, informes de Crystal o documentos de Web Intelligence para su inserción. Consulte Ver documentos publicados [página 64].

Guardar en repositorio

Publicación de archivos en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects [página 63].

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Botón Descripción

Guardar como nuevo en repositorio

Actualizar todos los objetos

Actualiza los datos de todos los objetos del documento con respecto a sus informes de origen.

Abrir propiedades para todos los objetos

Abre el cuadro de diálogo de propiedades del objeto, de forma que pueda definir las propiedades.

Opciones de abrir

Abre el cuadro de diálogo Opciones de forma que pueda configurar los valores de Live Office.

Ir al objeto

Le permite acceder a cualquier objeto de Live Office del documento.

Explorar selección de Excel

Carga la selección actual en Microsoft Excel en SAP BusinessObjects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Explorar hoja de Excel

Carga la hoja de cálculo de Excel actual en SAP BusinessObjects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Ayuda

Muestra la ayuda en pantalla de Live Office.

2.4.1 Mostrar u ocultar la barra de herramientas de Live

Office

Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas y seleccione SAP BusinessObjects Live Office. También puede mostrar u ocultar la barra de herramientas desplazándose a Ver Barras de

herramientas .

La barra de herramientas aparecerá o desaparecerá.

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2.5 Menú de cinta de Live Office

En las aplicaciones de Microsoft Office 2007, el menú de cinta de SAP BusinessObjects Live Office está disponible para ayudarle a crear y modificar los informes o ejecutar consultas para responder a sus preguntas

empresariales.

La barra de herramientas contiene los siguientes botones:

Botón Descripción

Insertar contenido de Crystal Reports

Para obtener más información sobre los objetos que puede insertar, consulte

Insertar contenido de Crystal Reports [página 21].

Insertar contenido de Web Intelligence

Insertar contenido de Web Intelligence [página 30].

Insertar una consulta de universo

Insertar consultas [página 36].

Ir al objeto

Le permite acceder a cualquier objeto de Live Office del documento.

Modificar objeto

Modifique el objeto insertando o eliminando filas y columnas, eliminado objetos o agregando más datos del mismo origen de informe.

Actualizar objeto

Actualiza los datos para los objetos seleccionados en relación con los informes de origen.

Actualiza los datos de todos los objetos del documento con respecto a sus informes de origen.

Envíe la selección actual a SAP BusinessObjects Explorer

Carga la selección actual en Microsoft Excel en SAP BusinessObjects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Envíe la hoja actual a SAP BusinessObjects Explorer

Carga la hoja de cálculo de Excel actual en SAP BusinessObjects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

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Botón Descripción Crear instantáneas

Guarda una versión estática del documento para conservar los datos de Live Office actuales.

Guardar en repositorio

Guardar como nuevo en el repositorio

Abrir desde repositorio

Abre el Explorador de repositorio y permite seleccionar documentos publicados, informes de Crystal o documentos de Web Intelligence para insertarlos. Consulte Ver documentos publicados [página 64].

Propiedades de objeto

Abre el cuadro de diálogo Propiedades de objeto de Live Office para que pueda definir las propiedades.

Actualiza los datos de todos los objetos del documento con respecto a sus informes de origen. Para obtener más información, consulte Actualizar de datos usados en objetos [página 55].

Opciones de la aplicación

Abre el cuadro de diálogo Opciones, de forma que pueda configurar los valores de Live Office.

Ver objeto en explorador

Ayuda

Muestra la ayuda en pantalla de Live Office.

Acerca de Live Office

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2.6 Panel de Live Office

En Microsoft Outlook, Live Office ayuda a mejorar la productividad recopilando, organizando y procesando el comportamiento anterior del usuario, y formando una red de relaciones entre el contenido del correo electrónico, la actividad empresarial, las personas y los documentos. Basándose en esta red, Live Office puede sugerir contenido relevante cuando el usuario abre o redacta un mensaje de correo electrónico. El usuario puede administrar la red de relaciones y ver el contenido sugerido a través del panel de Live Office.

Nota

El panel de Live Office no está disponible en Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint.

El panel de Live Office permite a los usuarios realizar búsquedas en el repositorio de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects e insertar documentos en los mensajes de correo electrónico. Además, en el panel de Live Office, el usuario puede agregar documentos a una lista de favoritos para acceder a ellos con mayor facilidad en el futuro, asociar documentos con mensajes de correo electrónico para formar la red de relaciones en Live Office y ver una lista de los documentos sugeridos en base a la red a relaciones existentes.

Cuando se abre un mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook, el panel de Live Office aparece a la derecha de la ventana del mensaje de correo electrónico.

Nota

Puede configurar las opciones de Live Office para que el panel de Live Office no aparezca automáticamente al abrir un mensaje. Si el panel de Live Office no está visible al abrir una ventana de un mensaje de correo electrónico, puede abrir el panel desde el menú Live Office haciendo clic en Mostrar/Ocultar panel de Live Office.

Uso del panel de Live Office [página 49]

2.6.1 Mostrar u ocultar el panel de Live Office

De forma predeterminada, al abrir o redactar un mensaje de correo electrónico, aparecerá el panel de Live Office a la derecha de la ventana de mensajes. Si se oculta el panel, Live Office conserva dicha configuración para todos los mensajes hasta que se seleccione volver a mostrar el panel.

Nota

Si se oculta el panel de Live Office, se pueden configurar las opciones del panel de Live Office para que sigan mostrando el panel o para que muestren un mensaje al abrir un mensaje de correo electrónico que contenga objetos asociados o sugeridos. Para obtener más información, consulte Configurar las opciones del panel de Live Office [página 19].

1. Si el panel de Live Office está visible, realice una de las siguientes acciones para ocultarlo: ○ En la barra de encabezado del panel de Live Office, haga clic en el botón Cerrar ventana.

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○ En el menú Live Office, haga clic en Mostrar/ocultar el panel de Live Office.

2. Si el panel de Live Office está oculto, en el menú Live Office, haga clic en Mostrar/ocultar panel de Live Office.

2.7 Menú contextual de Live Office

Para mayor comodidad, Live Office proporciona un menú contextual para trabajar con los objetos de Live Office. Al hacer clic con el botón derecho en un objeto de Live Office en un documento de Microsoft Office, se abre el menú contextual. Para realizar una tarea de la lista, haga clic en cualquier elemento disponible.

Al configurar Live Office, puede configurar el menú contextual para mostrar solo las opciones de Live Office, para mostrar las de Live Office y Microsoft, o para mostrar solo las opciones de Microsoft y excluir las de Live Office. Para obtener más información acerca de la configuración del menú contextual, consulte Para establecer las opciones generales [página 16].

2.8 Definición de las opciones de Live Office

Puede configurar varias opciones que controlen el modo en que Live Office se conecta a la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects y el aspecto de Live Office y su funcionamiento en cada aplicación de Microsoft Office. Para Microsoft Outlook, también puede configurar las opciones del panel de Live Office. Cuando se definen las opciones de Live Office, estos valores se aplican solo a la aplicación de Microsoft que esté usando en ese momento. Este comportamiento le permite definir diferentes opciones de Live Office para Word, Excel, PowerPoint y Outlook.

El cuadro de diálogo Opciones tiene cuatro fichas:

● General: para definir las opciones generales de los menús de acceso directo, actualizar opciones, peticiones y mensajes.

● Ver: para definir opciones relacionadas con el formato que van a adoptar los objetos de Live Office en la aplicación Microsoft.

● Panel: para definir opciones del panel de Live Office en Microsoft Outlook.

● Plataforma de BI: para configurar opciones de conexión con la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence.

2.8.1 Para establecer las opciones generales

1. Abra el producto de Microsoft Office para el que desea configurar las opciones de Live Office. 2. Haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .

3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha General y establezca las siguientes opciones:

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Menú contextual El menú contextual aparece al hacer clic con el botón derecho en un objeto de Live Office en un documento de Microsoft Office. Seleccione una opción para definir cómo debe aparecer el menú contextual en el producto Office:

○ Sustituir menú <aplicación>— las opciones de aplicación (Word, Excel, PowerPoint) no están disponibles en el menú de teclas rápidas.

○ Añadir a menú <aplicación>— Las dos opciones de aplicación y Live Officeestán disponibles en el menú de teclas rápidas.

○ Utilizar sólo el menú <aplicación>— Las opciones Live Officeno están disponibles en el menú de teclas rápidas.

Preguntar antes de sobrescribir celdas de Live Office

Si una celda de Microsoft Excel contiene datos de Live Office, al intentar introducir otros datos en la celda, aparece una advertencia.

Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda de enlace

Cuando un objeto de Live Office de un documento de Microsoft Excel está enlazado a una celda y cambia el enlace de celda, el objeto se actualiza automáticamente.

Actualizar objeto de Live Office al abrir documento

Al abrir un documento de Microsoft Office, los objetos de Live Office insertados en el documento se actualizan con los datos actuales en la plataforma de BI.

Copiar y pegar con conectividad de Live Office

Si selecciona esta opción, al copiar un objeto de Live Office en una aplicación de Microsoft Office se mantiene la conectividad del servidor.

Si planea distribuir documentos con objetos de Live Office incrustados y le preocupa el acceso a los datos y la seguridad, puede desconectar la conectividad de la plataforma de BI con los objetos incrustados en aplicaciones Office.

Desmarque esta opción para desconectar los objetos copiados de los datos de la plataforma de BI.

Atención

Cuando los objetos están desconectados no pueden establecer una conexión mediante Live Office y la información del objeto no se actualiza.

Actualizar fórmulas para incluir/excluir celdas al actualizar

Si selecciona esta opción, el objeto Live Officeactualizará fórmulas automáticamente al añadir o eliminar celdas.

Desmarque esta opción para mantener la fórmula y los valores originales.

Cuadro de mensaje Haga clic en Restaurar valores predeterminados para habilitar todos los mensajes de advertencia que se han deshabilitado al seleccionar No volver a mostrar este mensaje en el cuadro de diálogo de mensajes de error.

2.8.2 Para establecer las opciones de visualización

1. Abra la aplicación de Microsoft Office.

2. Haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .

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3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Ver y defina las siguientes opciones:

Insertar sección del informe con formato de informe

Seleccione esta opción para incluir la configuración de formato del informe (fuente, color, etc.) al insertar los datos del informe en el documento Office. Si no se selecciona esta opción, solo se insertan los datos del informe.

Mostrar filtros como comentarios

Cuando los objetos del campo de Crystal Reports de Microsoft Excel contienen filtros, seleccione esta opción para mostrar los filtros como comentarios en el encabezado de columna para el campo.

Avisar al usuario cuando se produzca una operación que pueda requerir mucho tiempo

Al seleccionar esta opción, se abre un cuadro de diálogo de advertencia en Microsoft Word y Outlook para informar a los usuarios de que se ha seleccionado una operación grande o que consume mucho tiempo. Los usuarios también reciben la opción de reducir el impacto del rendimiento limitando la cantidad de datos recuperados para la operación.

Si selecciona esta opción, puede configurar el número de celdas a las que afecta una operación para desencadenar este cuadro de diálogo.

Valores de celda predeterminados

Defina los mensajes de error predeterminados y las cadenas que aparecerán en las celdas de su documento cuando no haya datos disponibles. Introduzca un valor predeterminado en los siguientes campos:

○ Ningún dato: introduzca el valor para usar cuando la celda no contenga datos. El valor predeterminado está en blanco.

○ Error de datos: introduzca el valor para usar cuando la celda contenga un error. El valor predeterminado es #DataError.

○ Ocultar datos: introduzca el valor para usar cuando los datos de la celda estén ocultos. El valor predeterminado es #Concealed.

Encabezado de columna Seleccione una de las siguientes opciones para especificar la información que aparece en los encabezados de columna de los objetos insertados:

○ Nombre de campo

○ Descripción del campo

○ Ambos

2.8.3 Configurar las opciones de la plataforma de BI

1. Abra el producto de Microsoft Office para el que desea configurar las opciones de Live Office. 2. Haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .

3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Enterprise y establezca las siguientes opciones:

Usar el criterio de inicio de sesión especificado

Seleccione esta opción para permitir el inicio de sesión automático en la ubicación especificada.

Nombre de usuario Escriba el nombre de usuario que se usará para iniciar sesión en el repositorio.

Contraseña Escriba la contraseña que se usará para iniciar sesión en el repositorio.

(19)

URL de servicios Web

Escriba la dirección web del servidor de servicios web al que accederá el repositorio. Use el siguiente formato: http://<hostlocal>:<puerto>/<nombreaplcweb>/servicios

Donde <hostlocal> es el nombre del sistema, <puerto> es el número de puerto y

<nombreaplcweb> es el nombre de la aplicación web que se ha configurado para el servicio web.

Sistema Introduzca el nombre del sistema o host local.

Autenticación El método de autenticación usado por el servicio web. Al introducir la dirección URL de los servicios Web, se agregan las opciones disponibles en el servidor especificado a la lista.

Habilitar Inicio de sesión único del Directorio de Windows Active

Si el inicio de sesión único (SSO) está configurado en la plataforma de BI, seleccione esta opción para permitir el SSO para Live Office. Si está habilitado el SSO, cuando los usuarios soliciten datos de informe, Live Office usará las credenciales de inicio de sesión de la plataforma de BI para acceder al origen de datos, en lugar de solicitar otro inicio de sesión.

Especificar la dirección URL para enviar los datos a SAP

BusinessObjects Explorer

Si SAP BusinessObjects Explorer está desplegado en un sistema distinto a la plataforma de BI, seleccione esta opción para especificar la dirección Web para enviar los datos de Live Office a SAP BusinessObjects Explorer.

Use el siguiente formato: http://<hostlocal>:<puerto>/explorer

Donde <hostlocal> es el nombre del sistema y <puerto> es el número de puerto.

Especificar la dirección URL para abrir el documento para ver el objeto en el explorador Web

La dirección URL de OpenDocument proporciona una forma estándar de abrir documentos e informes que se han publicado en la plataforma de BI. Para ver objetos en un explorador Web, especifique la dirección URL de OpenDocument definida en la plataforma de BI.

Si el sistema usa un proxy inverso, especifique su dirección URL. Por ejemplo, http://

<ServidorProxyInverso>:<PuertoServidorProxyInverso>/

<PlataformaLanzamientoProxy>/opendoc/openDocument.jsp

Donde <ServidorProxyInverso> es el servidor proxy inverso,

<PuertoServidorProxyInverso> es el puerto de escucha del proxy inverso y

<PlataformaLanzamientoProxy> es la ruta virtual para la Plataforma de lanzamiento de BI.

Seleccionar la configuración regional de visualización preferida

El valor de configuración regional de visualización afecta al formato de presentación de datos de tipo fecha, hora y número para objetos de Live Office.

Nota

El valor de configuración regional de visualización no está disponible en los objetos de campo de Crystal Reports.

2.8.4 Configurar las opciones del panel de Live Office

1. Abra Microsoft Outlook.

2. Haga clic en Live Office Opciones .

3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Panel y defina las opciones siguientes:

(20)

Asociación Especifique el número de días que deben conservarse las asociaciones entre objetos y mensajes. Haga clic en Eliminar para eliminar asociaciones más antiguas que el número de días especificado.

Buscar Configura el número de elementos que aparecen en una sola página del panel de resultados de la búsqueda.

Notificación Si el panel de Live Office está cerrado al seleccionar un mensaje de correo electrónico insertado u objetos de Live Office sugeridos, el software puede proporcionar una notificación. Para habilitar notificaciones, seleccione una o las dos opciones siguientes:

○ En la ventana del mensaje de correo electrónico, abra el panel de Live Office: si selecciona esta opción, se muestra en panel de Live Office al abrir un correo electrónico con contenido de Live Office en una ventana independiente.

○ En la lista de mensajes y el panel de lectura, mostrar una alerta de escritorio: si selecciona esta opción, aparece una alerta de escritorio al seleccionar un correo electrónico con contenido de Live Office en la lista de mensajes.

Importar datos de usuario al panel de Live Office

Si ha exportado anteriormente los datos de Live Office, incluidos los favoritos y las asociaciones, puede importarlos en el panel de Live Office.

Nota

Importar datos de usuario sustituye los datos de usuario de Live Office actuales. Se pierden las asociaciones existentes que no se encuentran en el archivo importado y las asociaciones importadas para los mensajes de correo electrónico que no se encuentran en la bandeja de entrada actual. Los favoritos de Live Office se fusionan, pero los elementos con conflictos se sobrescriben con los datos importados.

Exportar datos de usuario desde el panel de Live Office

Puede exportar los datos de usuario de Live Office incluidos los favoritos y las asociaciones como una copia de seguridad. Si debe volver a instalar o invertir los datos a una versión anterior, puede importar los datos de usuario exportados con el botón Importar.

(21)

3 Trabajar con el contenido de SAP Crystal

Reports

Con Live Office, puede beneficiarse de la potencia, comodidad y fiabilidad de la funcionalidad de SAP Crystal Reports desde las aplicaciones de Microsoft Office que usa diariamente para tomar mejores decisiones

empresariales. Simplemente seleccionando o haciendo clic, puede supervisar fácilmente las tendencias de ventas regionales o analizar las cifras de ventas trimestrales desde Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint, y compartir dicho análisis con sus colegas para tomar decisiones con más fundamento.

Con Live Office, tiene la tranquilidad de saber que los datos a los que accede para tomar decisiones empresariales son fiables, recientes y se pueden actualizar fácilmente a petición desde la base de datos. La exactitud de los datos ya no es ninguna preocupación.

Con el Asistente de inserción de Live Office, puede insertar partes o campos de un informe de Crystal Reports en los documentos de Microsoft Office.

Nota

En esta versión, Live Office no admite SAP Crystal Reports para Enterprise.

3.1 Insertar contenido de Crystal Reports

Se puede agregar el contenido de Crystal Reports desde el menú de Live Office o desde la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el Asistente de inserción de Live Office que le guiará a través de la elección de un informe, la selección de objetos de datos de Crystal Reports y la inserción de dichos objetos en las

aplicaciones de Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook o Word como objetos de Live Office.

3.1.1 Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1. Abra un documento de Microsoft Office y coloque el cursor en el lugar en el que desea insertar el objeto de Live Office.

2. Haga clic en Live Office Insertar Contenido de Crystal Reports de una aplicación de Microsoft Office 2003 o en Live Office Crystal Reports en una aplicación de Microsoft Office 2007.

El Asistente de inserción de Live Office se abre para mostrar el proceso de inserción de un objeto de Crystal Reports. Si todavía no ha iniciado sesión en la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence, se le solicitará que lo haga.

Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 9]

(22)

3.1.2 Asistente de inserción: Elegir documento

En la página Elegir documento se muestra el repositorio de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects para que pueda ir hasta el informe que desee usar. Muestra todos los informes de Crystal a los que puede acceder, incluyendo los informes que se encuentran en las publicaciones.

Para insertar una instancia de informe en Live Office, debe estar almacenada en el repositorio de la plataforma de BI. Las instancias que se envían directamente a una bandeja de entrada de BI no se almacenan en el repositorio y no se pueden insertar en Live Office.

Consejo

También puede usar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título, palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe específico rápidamente. Si importa el contenido a un correo

electrónico de Microsoft Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realiza de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de asunto del correo electrónico.

Nota

Si selecciona un informe seguro que necesita un inicio de sesión en la base de datos, se le solicitará que introduzca las credenciales de inicio de sesión en la base de datos. Consulte Acceder a las bases de datos seguras [página 29].

3.1.2.1 Para buscar documentos en el repositorio

1. En la página Elegir documento del Asistente de inserción de Live Office, realice lo siguiente para desplazarse hasta el archivo que desee usar:

○ Para cambiar la vista de árbol a una lista de carpetas, haga clic en el botón Mostrar carpetas ( ). ○ Para cambiar la vista de árbol a una lista de categorías, haga clic en el botón Mostrar categorías ( ). ○ Para ver los informes que contiene una publicación, en la lista de carpetas, haga doble clic en la instancia

de la publicación.

○ Para actualizar la lista de objetos disponibles desde el repositorio, haga clic en el botón Actualizar ( ). ○ Para buscar un informe concreto, seleccione en la barra de herramientas el campo que desee buscar en

la lista campo, introduzca el término que desee buscar en el cuadro Buscar y haga clic en el botón Buscar. ○ Para ordenar la lista de los informes disponibles en los resultados de búsqueda, haga clic en el

encabezado de la columna en la que desee basar la ordenación.

○ Para ver una lista de informes sugeridos en Microsoft Outlook, expanda la carpeta Sugerencias.

Consejo

Los elementos incluidos en la carpeta Sugerencias se basan en el asunto introducido para el mensaje.

○ Para buscar un informe creado o modificado recientemente en Live Office, expanda la carpeta Recientes. 2. Seleccione un informe y haga clic en Siguiente.

Si el informe seleccionado contiene parámetros, se abrirá la página Especificar valores de parámetros. De lo contrario, se abrirá la página Elegir datos.

(23)

3.1.3 Asistente de inserción: Especificar valores de

parámetros

La página Especificar valores de parámetros se abre cuando el informe seleccionado contiene parámetros. La página Especificar valores de parámetro le permite especificar los parámetros a usar en el informe. Los parámetros definidos para un informe pueden ser obligatorios u opcionales. Para los parámetros obligatorios, debe definir los valores antes de continuar. Los valores de los parámetros opcionales se pueden definir más adelante.

Los parámetros se pueden usar para llenar las listas de selección dinámicas. Por ejemplo, un objeto de informe llamado “Actividades por ubicación” que un jefe de ventas use para supervisar la actividad de ventas regionales, podría tener un parámetro llamado “Seleccionar región” con una lista de valores que contuviera “Este” y “Oeste”. Después de insertar el informe como un objeto de Live Office, puede enlazar la lista de valores de parámetro a celdas concretas de la hoja de cálculo de Microsoft Office Excel para poder actualizar de manera más sencilla. Para obtener información acerca del enlace de parámetros y la modificación de los valores de parámetros, consulte Modificar la configuración de parámetros y peticiones [página 60].

3.1.3.1 Para especificar valores de parámetro

1. En la página Especificar valores de parámetros, especifique el valor de parámetro para cada parámetro definido.

Nota

Puede seleccionar no especificar valores para parámetros opcionales.

2. Haga clic en Siguiente. Se abre la página Elegir datos.

3.1.4 Asistente de inserción: Elegir datos

La página Elegir datos del Asistente de inserción de Live Office permite seleccionar las secciones o campos del informe para incluir en el objeto de Live Office. Para cambiar entre la vista de las partes y la vista de los campos, haga clic en los botones Cambiar a campos y Cambiar a partes.

Seleccionar secciones como el conjunto de datos [página 24]

Seleccionar campos como conjunto de datos [página 25]

(24)

3.1.4.1 Seleccionar secciones como el conjunto de datos

1. En la página Elegir datos, si se seleccionan la vista de campos, haga clic en el botón Cambiar a secciones. 2. Para modificar los valores del parámetro de un informe con parámetros interactivos, haga clic en el botón

Alternar panel de parámetros ( ).

Los parámetros del informe aparecen en una lista en este panel, junto con los valores que se han especificado para cada parámetro.

○ Para agregar un valor de parámetro, haga clic en el área en blanco Valor de parámetro debajo del nombre del parámetro y escriba un valor.

Nota

Si se especifica valores de parámetro no válidos, como valores en blanco, aparecerá un icono de advertencia para el parámetro y no se podrá actualizar el informe. Debe especificar un valor correcto o eliminar el valor.

○ Para cambiar un valor de parámetro, haga clic en el valor bajo el nombre del parámetro y escriba un nuevo valor.

Nota

Algunos valores solo se pueden cambiar desde el cuadro de diálogo Introducir valores de parámetro.

○ Para seleccionar los valores de parámetro desde el cuadro de diálogo Introducir valores de parámetro, seleccione el parámetro y haga clic en el icono Mostrar el cuadro de diálogo Avanzado. Este cuadro de diálogo muestra más opciones de algunos parámetros. Especifique los valores y haga clic en Aceptar. ○ Para eliminar un valor de parámetro, seleccione el valor y haga clic en Eliminar.

○ Para actualizar el informe según los nuevos valores de parámetro, haga clic en Aplicar. 3. Localice los datos que desee incluir en el informe.

○ Si el informe contiene varias páginas, puede usar las flechas de navegación para ver las distintas páginas. ○ Para buscar contenido específico en el informe, puede buscar el texto al hacer clic en el botón Buscar

texto ( ). La función de búsqueda busca texto en la página del informe que visualiza actualmente. ○ Para ver un panel con los grupos de datos del informe, haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de

grupos ( ). Puede hacer clic en los grupos para resaltar los datos del informe.

4. En el visor de documentos, haga clic en las secciones de informe u objetos que desee insertar. Para

seleccionar varios objetos, arrastre un cuadro por los objetos o mantenga pulsado Ctrl mientras selecciona

los objetos. También puede usar Alt + Clic para seleccionar una columna de datos completa.

Nota

Para copiar la selección actual como contenido estático, haga clic en el botón Copiar ( ). Puede pegar el contenido en el documento de Office cuando termine de trabajar con el Asistente de inserción de Live Office.

5. Haga clic en Siguiente. Se abre la página Resumen.

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3.1.4.2 Seleccionar campos como conjunto de datos

1. En la página Seleccionar datos, si está seleccionada la vista Partes, haga clic en el botón Cambiar a campos. 2. En la lista Campos disponibles, haga clic en el campo que desee incluir en el objeto de informe y, a

continuación, haga clic en la flecha derecha (>) para moverlo a la lista Campos seleccionados.

3. Use las flechas arriba y abajo a la derecha de la lista Campos disponibles para cambiar el orden de los campos incluidos, según sea necesario.

4. Haga clic en Siguiente.

Se abre la página Configurar filtros.

3.1.5 Asistente de inserción: Establecer filtros

Si ha insertado los datos como campos, se abrirá la página Configurar filtros en el Asistente de inserción de Live Office, de modo que pueda aplicar filtros en los campos que se incluyen en el objeto de Live Office para restringir la cantidad de datos del informe. Los filtros restringen los datos del informe, incluso si los campos no aparecen en el documento.

Nota

En Microsoft PowerPoint, el objeto de Live Office solo puede mostrar 50 filas y 50 columnas de datos. Si inserta una vista de informe con más datos, éstos se truncan. Puede reducir el número de campos que muestra el objeto de informe o agregar filtros para reducir los datos hasta el límite de 50 filas y 50 columnas.

3.1.5.1 Para filtrar los datos

1. En la página Configurar filtros, seleccione el campo que desea filtrar. 2. Seleccione un operador de la lista Operador.

Nota

Si desea incluir o excluir valores nulos, puede usar los operadores <es nulo> o <no es nulo> junto con otros operadores. El operador <no es igual que> también filtra valores nulos.

Nota

Live Office no puede recuperar los valores calculados desde la base de datos subyacente.

3. Si aparecen varios campos Valor después de seleccionar el operador, especifique los valores adecuados para el filtro.

Se configura el filtro.

4. Para configurar más filtros, repita los pasos anteriores.

Puede configurar varios filtros para cada campo. Para eliminar un filtro, selecciónelo y haga clic en Eliminar filtro.

(26)

5. Haga clic en Siguiente. Se abre la página Resumen.

3.1.6 Asistente de inserción: Resumen

La página Resumen del Asistente de inserción de Live Office muestra el nombre del objeto, el número de objetos seleccionados y la ruta a los objetos. Si lo desea, puede introducir un nombre distinto para el objeto de Live Office. Para finalizar el proceso e insertar el objeto, haga clic en Finalizar.

3.2 Agregar más secciones de informe desde el mismo origen

de datos

Puede agregar rápida y fácilmente secciones de informe adicionales desde el mismo origen de datos en su documento de Microsoft Office.

Nota

La información de esta sección no se aplica a los objetos de Live Office incrustados en un correo electrónico recibido.

1. Seleccione el objetos de Live Office de origen.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Nuevo objeto del mismo informe .

Se abre el cuadro de diálogo Insertar desde el mismo origen. Igual que la página Elegir datos del asistente de inserción de Live Office, este cuadro de diálogo permite seleccionar secciones de informe para insertar. 3. En la aplicación de Microsoft Office, coloque el cursor en el lugar en el que desee insertar el contenido. 4. Seleccione las secciones de informe adicionales y haga clic en Insertar.

5. Repita los pasos 3 y 4 según sea necesario para agregar más secciones de informe al documento. 6. Haga clic en Cerrar.

Seleccionar secciones como el conjunto de datos [página 24]

3.3 Modificar el contenido de Crystal Reports

Existen varias funciones en SAP BusinessObjects Live Office que permiten modificar fácilmente los objetos de Crystal Reports existentes.

Modificación de las propiedades de los objetos de Live Office [página 57]

(27)

3.3.1 Agregar contenido personalizado a objetos de Live

Office

Los objetos de Live Office insertados como tablas se componen de filas y columnas. Puede insertar filas o columnas para agregar contenido personalizado al objeto. El contenido personalizado se conserva cuando se actualizan los datos del objeto.

1. Vaya al objeto de Live Office.

2. Seleccione la celda adyacente en la que desea insertar una columna o fila.

Al agregar filas, se insertan encima de la celda seleccionada. Las columnas se insertan a la izquierda de la celda seleccionada.

3. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Insertar fila o Insertar columna. 4. Repita este paso hasta que haya insertado el número de filas o columnas deseado.

Para eliminar una fila o columna del contenido personalizado, seleccione una celda de la fila o columna. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Eliminar fila o Eliminar columna.

3.3.2 Modificación de campos

Puede agregar o eliminar campos de un objeto de informe basado en un documento o instancia de documento de Crystal Reports.

Nota

Esta función no se aplica a las secciones de informe.

3.3.2.1 Para agregar o eliminar campos

1. Haga clic en una celda del objeto de Live Office.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Agregar o eliminar campos . 3. En el cuadro de diálogo Elegir datos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

○ Para agregar un campo, en la lista Campos disponibles, haga clic en el campo y muévalo hacia la lista

Campos seleccionados.

○ Para eliminar un campo, en la lista Campos seleccionados, haga clic en el campo y muévalo hacia la lista

Campos disponibles.

○ Para cambiar el orden de los campos, en la lista Campos seleccionados, seleccione el campo y use las flechas arriba y abajo para moverlo dentro de la lista.

4. Haga clic en Aceptar. Enlaces relacionados

Seleccionar campos como conjunto de datos [página 25]

(28)

3.3.3 Modificar filtros

Puede agregar, modificar y eliminar filtros del documento. Puede aplicar filtros a cualquier campo, excepto en los campos calculados en el documento de Crystal Report de origen, aunque no se muestre el campo.

3.3.3.1 Para agregar o modificar un filtro

1. Haga clic en cualquier celda del informe que desea modificar.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Configuración de filtros Agregar o modificar .

3. En la página Configurar filtros, agregue, quite o modifique los filtros para el informe, según sea necesario.

Nota

Si asigna formato a celdas individuales de un objeto de informe y a continuación cambia los filtros, las celdas formateadas podrían desaparecer.

4. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios. Enlaces relacionados

Para filtrar los datos [página 25]

3.3.3.2 Para eliminar un filtro

1. Seleccione una celda del documento que contiene el filtro que desea eliminar.

2. Haga clic en Live Office Modificar Configuración de filtros Agregar o modificar . 3. En la página Configuración de filtros, seleccione el filtro que desee eliminar.

4. Haga clic en Eliminar filtro y haga clic en Aceptar.

3.3.3.3 Elegir valores de campo específicos como

parámetros de filtro

Para estrechar los datos incluidos en un informe, puede centrarse en un conjunto concreto de valores de campo o filtrarlo.

Por ejemplo, si los datos del informe contienen información sobre una gama de bicicletas, podría tener tres campos con la siguiente información: tamaño, color y precio. Las bicicletas podría fabricarse en cuatro colores: rojo, negro, azul y verde. Para mostrar solo el tamaño y el precio de las bicicletas negras, puede usar la

configuración del filtro Centrarse en valor para que el campo de color devuelva solo dicha información. Además, puede usar Excluir valor para excluir valores específicos.

(29)

3.3.3.3.1 Para centrarse en un valor de campo

1. Haga clic en la celda que contiene el valor de campo que desea incluir como filtro.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Configuración de filtros Centrarse en valor . El informe solo incluye los datos que pertenecen al valor del filtro seleccionado.

3.3.3.3.2 Para excluir un valor de campo

1. Haga clic en la celda que contiene el valor que desea excluir.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Configuración de filtros Excluir valor . Las filas para ese campo que contienen el valor seleccionado se eliminarán del informe.

Nota

Para restablecer la vista predeterminada, elimine el filtro.

Para eliminar un filtro [página 28]

3.4 Acceder a las bases de datos seguras

Por razones de seguridad, el administrador del sistema puede que haya protegido mediante contraseña ciertos documentos y repositorios de Crystal Reports. Al acceder o actualizar dichos documentos o repositorios se le solicitará que escriba las credenciales de inicio de sesión de la base de datos.

3.4.1 Para acceder a bases de datos seguras

1. Iniciar sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects. 2. Haga clic en Live Office Insertar contenido de Crystal Reports .

Se inicia el Asistente de inserción de Live Office.

3. En la página Elegir documento, desplácese a un documento protegido que necesite credenciales de inicio de sesión de base de datos.

4. Cuando se le solicite, introduzca las credenciales de inicio de sesión. Enlaces relacionados

Asistente de inserción: Elegir documento [página 22]

(30)

4 Trabajar con contenido de Web

Intelligence

SAP BusinessObjects Web Intelligence proporciona acceso a la información empresarial por las intranets y extranets para crear consultas ad hoc y usarWeb Intelligence.

Con Live Office, puede compilar, analizar y manipular datos de Web Intelligence desde documentos de Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook y Word, y usar estos datos para tomar decisiones colaborativas.

4.1 Insertar contenido de Web Intelligence

Se puede agregar contenido de Web Intelligence desde el menú de Live Office o a través de la barra de

herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el Asistente de inserción de Live Office, que le indicará cómo elegir un informe, seleccionar objetos de datos de Web Intelligence, e insertar dichos objetos en aplicaciones de Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word, como objetos de Live Office.

4.1.1 Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1. Abra un documento de Microsoft Office y coloque el cursor en el lugar en el que desea insertar el objeto de Live Office.

2. Haga clic en Live Office Insertar Contenido de Web Intelligence en una aplicación de Microsoft Office 2003 o en Live Office Web Intelligence en una aplicación de Microsoft Office 2007.

El Asistente de inserción de Live Office se abre para mostrar el proceso de inserción de un objeto de Web

Intelligence. Si todavía no ha iniciado sesión en la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence, se le solicitará que lo haga.

4.1.2 Asistente de inserción: Elegir documento

En la página Elegir documento se muestra el repositorio de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects para que pueda ir hasta el informe que desee usar. Muestra todos los documentos de Web Intelligence a los que puede acceder.

Para insertar una instancia de informe en Live Office, esta debe estar almacenada en el repositorio de la

plataforma de BI. Las instancias que se envían directamente a una bandeja de entrada de BI no se almacenan en el repositorio y no se pueden insertar en Live Office.

Consejo

También puede usar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título, palabras clave, contenido o en todos los campos a fin de localizar un informe específico rápidamente. Si importa el contenido a un correo

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electrónico de Microsoft Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realiza de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de asunto del correo electrónico.

4.1.2.1 Para buscar documentos en el repositorio

1. En la página Elegir documento del Asistente de inserción de Live Office, realice lo siguiente para desplazarse hasta el archivo que desee usar:

○ Para cambiar la vista de árbol a una lista de carpetas, haga clic en el botón Mostrar carpetas ( ). ○ Para cambiar la vista de árbol a una lista de categorías, haga clic en el botón Mostrar categorías ( ). ○ Para ver los informes que contiene una publicación, en la lista de carpetas, haga doble clic en la instancia

de la publicación.

○ Para actualizar la lista de objetos disponibles desde el repositorio, haga clic en el botón Actualizar ( ). ○ Para buscar un informe concreto, seleccione en la barra de herramientas el campo que desee buscar en

la lista campo, introduzca el término que desee buscar en el cuadro Buscar y haga clic en el botón Buscar. ○ Para ordenar la lista de los informes disponibles en los resultados de búsqueda, haga clic en el

encabezado de la columna en la que desee basar la ordenación.

○ Para ver una lista de informes sugeridos en Microsoft Outlook, expanda la carpeta Sugerencias.

Consejo

Los elementos incluidos en la carpeta Sugerencias se basan en el asunto introducido para el mensaje.

○ Para buscar un informe creado o modificado recientemente en Live Office, expanda la carpeta Recientes. 2. Seleccione un informe y haga clic en Siguiente.

Se abre la siguiente página del Asistente de inserción de Live Office.

4.1.3 Asistente de inserción: especificar fecha clave

Si los datos del documento de Web Intelligence seleccionado se basan en una variable de fecha clave, se abre la página Especificar fechas clave.

En algunas bases de datos, los atributos y jerarquías que dependen de fechas se evalúan mediante una variable de fecha clave (KEY DATE). Por ejemplo, los resultados financieros se pueden publicar en una fecha específica o al inicio de los nuevos años fiscales. Puede usar Live Office para insertar y actualizar datos que contengan configuración de fecha clave.

4.1.3.1 Para especificar fechas clave

1. En la página Especificar fechas clave, especifique cómo desea configurar las fechas clave.

○ Para un informe de Web Intelligence con una única fecha clave, están disponibles las siguientes opciones: