CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO.
A continuación se expone la estrategia metodológica, llevada a cabo para alcanzar los objetivos planteados, en el desarrollo de la presente investigación.
3.1. Tipo de investigación.
El estudio que se propone, se ubica dentro de los lineamientos que obedecen a un diseño no experimental, debido a que no existe manipulación directa o indirecta de las variables principales por parte del investigador.
3.2. Diseño de la Investigación.
La presente investigación se encuentra definida como descriptiva, ya que se caracterizan cada uno de los elementos que integran los procesos y procedimientos a fin de establecer su estructura secuencial y requerimientos, para su posterior análisis y documentación.
Sin embargo y a fin de alcanzar cada uno de los objetivos propuestos, se le da a la investigación atributos correlaciónales, estudiando e interpretando de forma práctica, las relaciones entre las variables dependientes e independientes de cada proceso, para precisar los posibles efectos globales
y elaborar estrategias para el incremento o decremento intencional de una variable en específico.
Una vez establecidos los lineamientos metodológicos, se procede a definir el universo a investigar.
3.3. Población.
Dentro de la normalización de los procesos en el CLEB, se define el universo investigativo como cada uno de los procesos administrativos realizados por la gestión interna, distribuidos en la tabla siguiente:
Tabla 3.1. Procesos ejecutados por la G.I. del CLEB.
Competencia Unidad Ejecutora Procesos Claves
Gestión Interna Dir. Administración 1. Compras. 2. Ordenación de pago. 3. Caja chica.
Coord. de Servicios Generales
1. Almacén.
2. Mantenimiento y limpieza.
3. Servicios al personal. Dir. Recursos Humanos**
1. Clasificación y Valoración* 2. Adiestramiento*
3. Ingreso* 4. Nomina* Dir. Planificación y Presupuesto
1. Presupuesto. 2. Modificaciones
Presupuestarias.
Coord. del S.G.C.
1. Control de los documentos* 2. Control de los registros* 3. Auditoria interna de la Calidad* 4. No conforme.*
5. Acción Correctiva.* 6. Acción Preventiva * Total de procedimientos: 18 Procedimientos. Procedimientos actualmente normados (*). 10 Procedimientos. Procedimientos considerados principales 6 Procedimientos.
Procedimientos considerados secundarios 2 Procedimientos.
Gestión de la Calidad, s se encuentran a
entonces como el universo poblacional para el de normalización, lo
caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al personal, formulación del presupuesto y control del presupuesto.
se establece la prioridad de normali
los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y Presupuesto y la Coordinación de Serv
muestra queda definida p
De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:
De la información suministrada por la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad, s
se encuentran a
entonces como el universo poblacional para el de normalización, lo
caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al personal, formulación del presupuesto y control del presupuesto.
Bajo los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar, se establece la prioridad de normali
los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y Presupuesto y la Coordinación de Serv
muestra queda definida p
De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:
Gráfico 3
la información suministrada por la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad, s
se encuentran actualmente normalizados. El 44 entonces como el universo poblacional para el de normalización, lo cual equivale a 8 procesos
caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al personal, formulación del presupuesto y control del presupuesto.
los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar, se establece la prioridad de normali
los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y Presupuesto y la Coordinación de Serv
muestra queda definida p
De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:
3. 1. Diagnostico de procesos
Fuente: Elaboración propia.
la información suministrada por la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad, se observa claramente que un 56
ctualmente normalizados. El 44 entonces como el universo poblacional para el de
cual equivale a 8 procesos
caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al personal, formulación del presupuesto y control del presupuesto.
los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar, se establece la prioridad de normali
los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y Presupuesto y la Coordinación de Serv
muestra queda definida por los siguientes procesos
De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:
iagnostico de procesos
Fuente: Elaboración propia.
la información suministrada por la Coordinación del Sistema de e observa claramente que un 56
ctualmente normalizados. El 44 entonces como el universo poblacional para el de
cual equivale a 8 procesos
caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al personal, formulación del presupuesto y control del presupuesto.
3.4. Muestra.
los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar, se establece la prioridad de normalización para los 6
los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y Presupuesto y la Coordinación de Servicios Generales
or los siguientes procesos
De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:
iagnostico de procesosen el CLEB.
Fuente: Elaboración propia.
la información suministrada por la Coordinación del Sistema de e observa claramente que un 56
ctualmente normalizados. El 44% restante, es considerado entonces como el universo poblacional para el desarrol
cual equivale a 8 procesos: Compras, ordenación de pago, caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al personal, formulación del presupuesto y control del presupuesto.
Muestra.
los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar, ción para los 6
los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y icios Generales
or los siguientes procesos:
De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:
en el CLEB.
la información suministrada por la Coordinación del Sistema de e observa claramente que un 56% de los procesos
% restante, es considerado sarrollo de un plan de : Compras, ordenación de pago, caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al personal, formulación del presupuesto y control del presupuesto.
los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar, ción para los 6 procesos
los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y icios Generales. Por lo tanto la De los cuales se pudo obtener el siguiente resultado porcentual:
la información suministrada por la Coordinación del Sistema de % de los procesos % restante, es considerado
lo de un plan de : Compras, ordenación de pago, caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al
los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar, procesos principales, los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y . Por lo tanto la la información suministrada por la Coordinación del Sistema de % de los procesos % restante, es considerado
lo de un plan de : Compras, ordenación de pago, caja chica, almacén, mantenimiento y limpieza, servicios relativos al
los intereses específicos del Consejo Legislativo del Estado Bolívar, principales, los cuales involucran las Direcciones de Administración, Planificación y . Por lo tanto la
- Compras.
- Ordenación de pago (Cheques). - Caja chica.
- Almacén. - Presupuesto.
- Modificaciones Presupuestarias.
No obstante, para el diseño conceptual del sistema de información, la muestra se encuentra limitada a los procesos ejecutados por la Dirección de Administración y la Dirección de Planificación y Presupuesto del Consejo Legislativo del Estado Bolívar.
Dichos procesos, serán la base estructural para el desarrollo del sistema de información, definidos para los efectos del sistema como macro procesos. La naturaleza de la muestra es carácter cualitativo.
3.5. Técnicas e instrumentos de recolección de información.
La recolección de datos implica el traslado hasta los distintos departamentos en estudio, el intercambio de ideas con los funcionarios responsables de la ejecución de los distintos procesos, así como un reconocimiento del sitio de trabajo que permita contextualizar la dinámica organizacional y su nivel de participación y organización. Dejando entonces la observación como la primera técnica a ejecutar.
Adicional a la observación, se utilizó un instrumento adicional para la recolección de información. Una entrevista no estructurada, aplicada tanto a los responsables de las principales Direcciones, como a los funcionarios ejecutores de los principales procesos y procedimientos administrativos.
La información en la cual se sustenta la investigación, fue recopilada mediante la documentación a partir de textos especializados, de la revisión de material relacionado con la investigación disponible en internet, además de considerar documentos oficiales emitidos por instituciones u organizaciones bajo el reconocimiento y amparo del estado venezolano vinculadas tema, como el INPSASEL (Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales), FONDONORMA y el Consejo Legislativo del Estado Bolívar.
Toda la gama de recursos utilizados para la documentación fue debidamente verificada con el fin de aportar confiabilidad a los datos en los cuales se sustentan las bases investigativas y obtener información veraz, precisa y pertinente al contexto investigativo.
3.6. Procedimiento de recolección de información.
Para la concreta ejecución del proceso investigativo, se considera de forma prioritaria el manejo de la información proveniente tanto de las fuentes bibliográficas como de la experiencia practica en el CLEB. El manejo de ambas se describe a continuación:
3.6.1. Información de campo.
La información de campo o información oficial, se refiere a toda aquella información cuya fuente de origen sea el Consejo Legislativo. En esta se incluyen publicaciones, memorándums, entrevistas con empleados y trabajadores, entre otros.
Para la información de campo, el proceso de recolección de información se llevo a cabo en tres fases, en la primera, se considero toda la documentación existente respecto a las áreas en estudio. A partir de la información recolectada, se elaboró un diagrama de caracterización de la unidad. Dichos diagramas cuentan únicamente con la información contenida en el manual de organización y el manual de la calidad del CLEB.
Una vez realizada una primera caracterización, se elaboro la estructura de la entrevista, en función de todas las dudas o vacios existentes en la caracterización. Se solicitaron los permisos para las visitas al área operativa.
La segunda fase de recolección, se realizó directamente en el área administrativa, donde se aplicaron las técnicas de recolección de información antes mencionadas a todo el personal involucrado.
A partir de estas observaciones y la información recabada en las entrevistas, se diseñaron los diagramas de flujo para cada uno de los procedimientos y los mapas de riesgos correspondientes al área.
En la tercera y última fase, se realizó una verificación detallada con cada uno de los operarios involucrados en el proceso y con los supervisores del área, a fin de constatar el nivel de realidad reflejada en los grafos.
Las actividades posteriores para la formulación del diseño conceptual no amerito una nueva recolección de información.
3.6.2. Información bibliográfica.
El uso de la información bibliográfica es el marco fundamental en el cual se sustenta la investigación. Esto responde a la diversidad de herramientas aplicables a la hora de realizar el diseño conceptual de un sistema de información.
La información bibliográfica fue sometida a dos fases principales: recolección y contraste. En la fase de recolección, se consideraron tesis y proyectos de investigación de pregrado y post grado, los cuales abrieron una gama de opciones estratégicas. En la fase de contraste, cada herramienta fue comparada bajo criterios de aplicabilidad y funcionalidad. El resultado de dicho contraste, son resultados claros, precisos y que le brindan un valor agregado a cada uno de los procesos.
3.7. Procesamiento de la Información.
En función de los objetivos establecidos en la investigación, fue prioridad el establecimiento de una estructura para el procesamiento de la información.
etapas bien diferenciadas, como se p
de documentación, la cual alcanzo su punto máximo en la las unidades (procesos) en análisis.
donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.
bibliografía (marco legal) Para esto,
etapas bien diferenciadas, como se p
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase de documentación, la cual alcanzo su punto máximo en la
las unidades (procesos) en análisis.
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente, donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.
E1.1, E1.2, … E2.1, E2.2,
E3.1, E3.2, …, E3.n
La información proveniente de las entrevistas, la observación bibliografía (marco legal)
Normalización de Procedimientos. Documentación y creación de soportes
Para esto, se define una estructura secuencial, etapas bien diferenciadas, como se p
Gráfico 3
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase de documentación, la cual alcanzo su punto máximo en la
las unidades (procesos) en análisis.
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente, donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.
Tabla 3.2.
Entradas
E1.1, E1.2, …, E1.n E2.1, E2.2,…, E2.n E3.1, E3.2, …, E3.n
La información proveniente de las entrevistas, la observación bibliografía (marco legal)
Diseño conceptual del sistema
Normalización de Procedimientos.
Caracterización de las Unidades.
Documentación y creación de soportes
se define una estructura secuencial, etapas bien diferenciadas, como se p
Gráfico 3. 2. Estructura Metodológica
Fuente: Elaboración Propia.
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase de documentación, la cual alcanzo su punto máximo en la
las unidades (procesos) en análisis.
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente, donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.
.2. Diagrama de caracterización de la Unidad.
E1.n E2.n E3.1, E3.2, …, E3.n
Fuente: Elaboración Propia.
La información proveniente de las entrevistas, la observación
bibliografía (marco legal) se conjuga para la elaboración de los
Diseño conceptual del sistema
Estudio Entidad - Relación.
Aseguramiento de la calidad.
Normalización de Procedimientos.
Caracterización de las Unidades.
Documentación y creación de soportes
se define una estructura secuencial,
etapas bien diferenciadas, como se presentan a continuación:
. Estructura Metodológica
Fuente: Elaboración Propia.
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase de documentación, la cual alcanzo su punto máximo en la
las unidades (procesos) en análisis.
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente, donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.
Diagrama de caracterización de la Unidad.
Procesos
P1 P2 P3
Fuente: Elaboración Propia.
La información proveniente de las entrevistas, la observación
se conjuga para la elaboración de los
Diseño conceptual del sistema
Estudio Entidad - Relación.
Aseguramiento de la calidad.
Normalización de Procedimientos.
Caracterización de las Unidades.
Documentación y creación de soportes
se define una estructura secuencial,
resentan a continuación:
. Estructura Metodológica
Fuente: Elaboración Propia.
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase de documentación, la cual alcanzo su punto máximo en la
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente, donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.
Diagrama de caracterización de la Unidad.
Procesos
S1.1, S1.2, …, S1.n S2.1, S2.2 …, S2.n S3.1, S3.2 …, S3.n
Fuente: Elaboración Propia.
La información proveniente de las entrevistas, la observación
se conjuga para la elaboración de los
Diseño conceptual del sistema
Estudio Entidad - Relación.
Aseguramiento de la calidad.
Creacción de indicadores
Caracterización de las Unidades.
Revisión de las áreas operativas
fundamentada en tres resentan a continuación:
. Estructura Metodológica.
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase de documentación, la cual alcanzo su punto máximo en la caracterización de
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente, donde se reflejan los atributos principales de cada proceso.
Diagrama de caracterización de la Unidad.
Salidas
S1.1, S1.2, …, S1.n S2.1, S2.2 …, S2.n S3.1, S3.2 …, S3.n
La información proveniente de las entrevistas, la observación
se conjuga para la elaboración de los
Diseño conceptual del sistema
.
Aseguramiento de la calidad.
Creacción de indicadores
Caracterización de las Unidades.
Revisión de las áreas operativas
fundamentada en tres
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase caracterización de
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente,
Diagrama de caracterización de la Unidad.
Salidas
S1.1, S1.2, …, S1.n S2.1, S2.2 …, S2.n S3.1, S3.2 …, S3.n
La información proveniente de las entrevistas, la observación y se conjuga para la elaboración de los
Creacción de indicadores Revisión de las áreas operativas
fundamentada en tres
Con base en esta estructura, se inicio el manejo de los datos con la fase caracterización de
Los resultados de la caracterización son plasmados en la tabla siguiente,
la se conjuga para la elaboración de los
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual de procedimientos es el siguiente:
los indicadores normalización
se clasifican de acuerdo a su objetivo funcional.
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual de procedimientos es el siguiente:
Tabla 3
Completado el proceso de normalización, se dio inicio a la formulaci los indicadores
normalización
se clasifican de acuerdo a su objetivo funcional.
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual de procedimientos es el siguiente:
Tabla 3.3. Formato para la Normalización de los Procedimientos.
Completado el proceso de normalización, se dio inicio a la formulaci los indicadores el cual contempla su diseño, definición y posterior normalización. Una vez finalizado
se clasifican de acuerdo a su objetivo funcional.
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual de procedimientos es el siguiente:
.3. Formato para la Normalización de los Procedimientos.
Fuente: Ela
Completado el proceso de normalización, se dio inicio a la formulaci
el cual contempla su diseño, definición y posterior Una vez finalizado
se clasifican de acuerdo a su objetivo funcional.
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual de procedimientos es el siguiente:
.3. Formato para la Normalización de los Procedimientos.
Fuente: Elaboración Propia.
Completado el proceso de normalización, se dio inicio a la formulaci el cual contempla su diseño, definición y posterior Una vez finalizado el proceso de formulación, los indicadores se clasifican de acuerdo a su objetivo funcional.
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual
.3. Formato para la Normalización de los Procedimientos.
boración Propia.
Completado el proceso de normalización, se dio inicio a la formulaci el cual contempla su diseño, definición y posterior
el proceso de formulación, los indicadores se clasifican de acuerdo a su objetivo funcional. (Ver Tabla 3
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual
.3. Formato para la Normalización de los Procedimientos.
Completado el proceso de normalización, se dio inicio a la formulaci
el cual contempla su diseño, definición y posterior el proceso de formulación, los indicadores
(Ver Tabla 3.4.)
procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual
.3. Formato para la Normalización de los Procedimientos.
Completado el proceso de normalización, se dio inicio a la formulación de el cual contempla su diseño, definición y posterior el proceso de formulación, los indicadores procedimientos debidamente normados. El formato utilizado para el manual
ón de el cual contempla su diseño, definición y posterior el proceso de formulación, los indicadores
Tabla 3.4. Atributos de los Indicadores. Definición Propósito Toma de datos Cálculo Responsables Frecuencia de medidas Frecuencia de cálculos Resultados Meta (vigente) Observaciones Indicador 1
Indicador 2
…
Indicador n
Fuente: Elaboración Propia.
A fin de establecer una caracterización detallada de cada procedimiento, se utilizó un formato para la elaboración de los diagramas de tortuga (Ver Gráfico 3.2.), dicho formato se utilizó como anexo en el manual de procedimientos final.
Gráfico 3. 3. Formato: Diagrama de Tortuga.
La incorporación de diagramas representativos (diagramas de tortuga, de proceso, entre otros) da valor agregado al sistema de gestión y favorece las actividades de inducción del personal.
Una vez caracterizadas las unidades, y definidos los indicadores, se pasa a la última fase para el diseño conceptual, la aplicación del modelo entidad – relación, para lo cual, se realizó el ordenamiento de toda la información en la tabla siguiente:
Tabla 3.5. Entidades y sus respectivos atributos, considerados para el diseño conceptual del Sistema de Información.
Entidad Atributos
Director
Supervisor
…
Fuente: Elaboración Propia.
Tabla 3.6. Entidades y sus respectivas relaciones, consideradas para el diseño conceptual del Sistema de Información.
Entidad/Relación Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4
Director N : N
Supervisor 1 : N
Empleado 1 : 1
Trabajador …
3.8. Actividades Ejecutadas.
Una vez definido el manejo de la información, se elabora el siguiente resumen de actividades, sentando un precedente metodológico para una posible ampliación del sistema. Por lo tanto, los procedimientos requeridos para el alcance de los objetivos propuestos son los siguientes:
1. Realizar de forma rápida, un proceso de inducción a las actividades regulares, procesos y procedimientos realizados por la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad en el CLEB.
2. Realizar una verificación de los datos históricos existentes para cada una de las áreas asignadas.
3. Realizar las solicitudes para las inspecciones a cada área administrativas para la posterior documentación y normalización de cada uno de los procesos y procedimientos ejecutados. Dentro de esta actividad se realizará:
a. Detección de riesgos físicos.
b. Entrevistas con los funcionarios ejecutores de los procesos o procedimientos.
c. Documentación de las actividades.
d. Requisición de documentos relacionados.
4. Realizar la toma de datos para la posterior documentación. Esta fase incluye:
a. Recepción de documentos.
b. Procesamiento de las entrevistas.
c. Elaboración del procedimiento bajo el formato designado por el CLEB.
5. Elaborar conjuntamente con la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad una revisión integral de cada uno de los procedimientos documentados.
6. Elaborar los diagramas de flujo para cada uno de los procesos considerados.
7. Elaborar los diagramas de caracterización finales para cada proceso. (Diagramas de Tortuga)
8. Elaborar, normalizar y clasificar los indicadores pertinentes para cada uno de los procesos normalizados.
9. Realizar la estructura primaria del sistema de información. Establecer las entidades principales del sistema. Aplicación del modelo Entidad – Relación.
10. Elaborar el diseño conceptual final para el Sistema de Información (mapa lógico).
11. Elaboración del informe final.
La secuencia de dichas actividades se ilustra a través del siguiente diagrama de Gantt:
Tabla 3.7. Distribución de las actividades en el tiempo. Semanas Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1. Inducción al CLEB.
2. Revisión de datos existentes.
3. Levantamiento de procedimientos. (Solicitud de permisos para entrevistas y mediciones)
3.1. Normalización de: Almacén
3.2. Normalización de: Caja Chica
3.3. Normalización de: Cheques
3.4. Normalización de: Presupuestos.
3.5. Normalización de: Compras.
4. Revisión integral de los procedimientos.
5. Elaboración de Indicadores de gestión.
6. Elaboración del manual de procedimientos.
7. Elaboración de los diagramas de flujos de datos para la muestra seleccionada.
8. Diseño conceptual del sistema de información.
9. Fin de la permanencia en el CLEB.
10. Elaboración del informe definitivo.
11. Corrección del informe por parte de los tutores.
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