El Sistema de Administración del
Programa de Mejora de la Gestión
(SAPMG)
República
Objetivos
Los participantes:
Recordarán los conceptos básicos del Programa Especial de Mejora de la Gestión.
Conocerán el Sistema de Administración del PMG (SAPMG).
Identificaran el seguimiento a los Proyectos Integrales de Mejora de la Gestión (PIMG).
Dinámica
Una sesión teórica
Agenda
El SAPMG
Conceptos básicos del PMG
El esquema de seguimiento de proyectos
La herramienta: Sistema de Administración del PMG
Ciclo de vida de los proyectos de mejora Seguimiento a los proyectos de mejora Informes y reportes de la mejora
Conceptos básicos PMG
Operación en el ámbito Institucional
Resultados al ciudadano + Efectividad + Calidad - Costos Indicadores de efectividad Indicadores de calidad Indicadores de costo Planeación de la mejora Ejecución de Proyectos Asegura-miento de resultados Estrategia Institucional Objetivos PMG Categorías de proyectos PIMG PMG A B C D Aprendizaje Institucional E Estrategia PMG: Diagnósticos de los procesos
Sistema de Administración del
PMG
El sistema de administración del PMG es la herramienta informática que
opera el Programa de Mejora de la Gestión mediante el registro y
seguimiento de proyectos de mejora que las instituciones comprometen
ante la Secretaría de la Función Pública.
El sistema permite de manera automática:
Registro y administración de proyectos de mejora (Datos básicos, programa de trabajo, avances y cierre de proyecto).
Monitoreo de los compromisos que adquieren las instituciones para el logro de los objetivos del PMG.
Seguimiento a los avances y resultados de cada proyecto de mejora. Reportes a distintos niveles (por institución, sector, indicadores, etc.). Administración de información a través de un tablero de control.
Esquema de seguimiento de
proyectos
Avances Indicador Actividades % Logros y Metas Análisis de la Información Reporte de Metas e Indicadores Si la actualización impacta uno o varios indicadores del proyecto Actualización de las actividadesProyectos
Proyectos de mejora
0. Plantilla Re-emisión normativa 15% 1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN 4% 2. REGULACIÓN BASE CERO EN NORMAS 2% 2.1. REGULACIÓN BASE CERO ADMINISTRATIVA. 16% 3. REGULACIÓN BASE CERO EN TRÁMITES Y SERVICIOS 1% 4. MEJORA DE PROCESOS, TRÁMITES Y SERVICIOS 20% 5. INCORPORACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS Y MEJORA DE ESTÁNDARES 6% 6. USO DE HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 26% 7. ATENCIÓN CIUDADANA INTEGRAL EN UNA OFICINA 3% 8. PROCESOS Y TRÁMITES 100% EN LÍNEA 3% 9. REINGENIERÍA 2% 10. Proyectos inter-institucionales 2%1371 Proyectos registrados en el SAPMG
SAPMG
A través del Sistema de Administración del PMG se lleva a cabo la medición de los
resultados obtenidos en el PMG mediante indicadores de proyecto y la
evaluación a través de la información que se documenta en el cierre del proyecto.
Avance global de proyectos Cronograma de avances de proyectos Tablero de control de indicadores Proyectos por cuadrante Semáforos de avance de actividades Supervisión y control en línea Reportes
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1. Datos del proyecto. •Datos Generales •Equipo de trabajo. 2.Indicadores de proyecto. 3.Análisis •Categoría de proyecto •Análisis de costo •Análisis de Factibilidad 4.Gráfico. Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto. •Etapa •Actividad •Responsable Seguimiento de proyecto: •Etapa •Actividad •Resultados de Actividad •Indicadores •Informe de Cierre •Aseguramiento de la mejora •Lecciones aprendidas Iniciativa Proyecto
Ciclo de vida de los proyectos
Incorporación de personal involucrado en los proyectos
Las iniciativas se validan y aprueban por la figura de los Grupos Tecnicos
INICIATIVAS DE PROYECTO
Los proyectos identificados son iniciativas hasta que el Titular los aprueba
Datos generales de los
proyectos
Indicadores de proyecto
Indicadores de proyecto
Indicadores de proyecto
seleccionados
Gráfica de impacto y facilidad
de ejecución
Plan de trabajo
Se registra la fecha planeada para realizar cada actividad Se registra el responsable de ejecutar cada actividad
Plan de trabajo
Fase II. Registro
de proyectos
Avance de proyectos
Se registra la terminación de cada actividad Se documentan resultados de cada actividad
El registro de avances lo realiza el responsable del proyecto
El sistema muestra el historial de los indicadores (reporte que muestra el resultado que se capturó en la etapa anterior y solo es para consulta).
1. Fecha. 2. Actividad.
3. Indicador del Proyecto. 4. Línea Base.
5. Descripción línea base. 6. Meta.
7. Descripción meta.
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Indicadores
Estatus de actividad . 1: Capturar el resultado de la actividad.
Para cada actividad el sistema mostrará una pantalla en la cual podrá ingresar el resultado de la actividad. 24 Estatus de la actividad • En tiempo verde • Retrasada rojo
• Información incompleta gris • Información completa con retraso naranja
Avance de proyectos
Sistema de
semaforeo
Cierre de proyectos
El cierre documenta los resultados finales del proyecto
Cualitativos - resumen de aspectos relevantes Comparación planeado - real
Productos del proyecto, beneficios, alcance, indicadores, programa de trabajo, costo. Cuantitativos – indicadores del proyecto
El plan de calidad garantiza la medición frecuente de resultados
Aseguramiento de la mejora
Se confirma el plan de mediciones de calidad posteriores al cierre con los indicadores del proyecto
