Paso a Paso desde el Portal de Recursos Humanos

Gerencia Administrativa

Dirección de Administración y Gestión de Personal Área Rendimiento y Productividad

Subárea Desempeño Laboral

Paso a Paso desde el Portal de Recursos Humanos

2017

Tabla de contenido

1. Ingreso al módulo ... 2

2. Digitar claves ... 3

3. Revisión de funcionario(a)s a cargo ... 7

4. Depuración del listado ... 7

a) Incluir funcionario(a) ... 8

b) Excluir un funcionario(a) ... 11

5. Evaluación del funcionario(a) ... 11

5.1. Calificación de los factores ... 15

5.2. Identificación de acciones propuestas ... 15

5.3. Observaciones ... 16

5.4. Guardar Temporalmente ... 16

5.5. Finalizar ... 17

5.6. Impresión y firma del formulario de evaluación ... 18

5.7. Cancelar ... 19

6. Apelaciones ... 19

7. Dependencias ... 22

8. Plan de Acción ... 24

9. Reportes jefaturas ... 27

10. Bitácora ... 29

11. Cambiar Clave ... 34

12. Salir ... 34

2 1. Ingreso al módulo

Ingresar al Portal de Recursos Humanos en la sección de Evaluación del Desempeño.

Luego de haber ingresado este es el formato de información que verá en su pantalla.

Si tiene inquietudes relacionadas con el proceso de evaluación, en la misma pantalla encontrará un ícono para ingresar a las preguntas frecuentes. Debe posicionarse en cada una de las preguntas para ver su respectiva respuesta.

En la misma pantalla encontrará un ícono que le permitirá enviarnos directamente a nuestro correo, aquellas sugerencias o comentarios que encuentre relevantes durante el proceso. Este ícono se encuentra en todas las pantallas a lo largo del proceso de evaluación.

También se encuentra la sección “Acceso” en la cual debe ingresar los datos solicitados, tal como se muestra a continuación:

2. Digitar claves

Debe ingresar:

 El número de identificación debe ser su número de cédula (nacionales) o el número de asegurado (extranjeros). Recuerde que el número debe estar compuesto por 9 dígitos (0-0000-0000) y sin guiones. Por ejemplo, si su número de cédula es 1-234-567, este debe ser ingresado de esta forma: 102340567.

 La contraseña que le ha sido enviada por parte de Recursos Humanos.

4

 Las letras que aparecen en para ingresar el “Código de Seguridad” en la casilla que está abajo, para este ejemplo debe ingresar “70322”.

 Presionar “IR”.

Las claves deben tener una longitud mínima de 8 caracteres y que sean de tipo alfanuméricas (combinación de números y letras sin caracteres especiales).

Cuenta con un máximo de 3 intentos para ingresar al sistema, después de esta cantidad si lo ha intentado erróneamente el sistema le enviará automáticamente una nueva clave a su correo.

Si el problema persiste debe escribir un correo a la dirección [email protected] para gestionar la activación del mismo y se le enviará un correo de respuesta con sus nuevos datos de ingreso.

Si deja la sesión abierta por más de una hora sin utilizarla, deberá ingresar nuevamente con su clave.

Debe presionar la casilla “salir” que se encuentra en la barra de opciones para poder cerrar la sesión correctamente.

En el caso de que olvide su contraseña, puede solicitar una nueva posicionándose en la opción respectiva. Esta nueva contraseña llegará a su correo luego de haberla solicitado.

Una vez ingresados los datos correspondientes y haber presionado el botón

“IR”, verá en su pantalla la siguiente información.

Se ha incluido el icono de “Paso a Paso”, el cual le guiará detalladamente en cada una de las etapas y procesos que constituyen la evaluación.

En la parte central de la pantalla encontrará la lista de funcionario(a)s a su cargo, con la información correspondiente a la identificación, nombre completo, puesto y finalmente opciones relacionadas con la evaluación. En cada renglón podrá encontrar el o los siguientes símbolos.

6 El funcionario(a) ya ha sido evaluado y los resultados de su evaluación no podrán modificarse.

La evaluación está en proceso, es decir fue iniciada pero no ha sido finalizada. Los datos registrados han sido guardados temporalmente y pueden modificarse las veces que sean necesarias antes de finalizar la evaluación de manera definitiva.

Imprime la evaluación mientras se encuentra guardada temporalmente.

El funcionario ha sido justificado para no ser evaluado en este proceso anual.

Luego de seleccionar la razón por la cual el funcionario no entrará en el proceso de evaluación, se puede cambiar para regresar al funcionario dentro de la lista de funcionario(a)s a evaluar.

Aún no se ha iniciado la evaluación del funcionario(a).

En la última columna, como parte de las opciones de evaluación encontrará:

Luego de finalizar la evaluación aparece esta opción para imprimirla.

Muestra el resumen de las evaluaciones realizadas en periodos pasados.

Muestra las bitácoras registradas.

Permite registrar una nueva bitácora.

Elimina a un funcionario(a) que no corresponde a su grupo de evaluación.

Ingresa al formulario para iniciar con la evaluación.

3. Revisión de funcionario(a)s a cargo

Antes de iniciar el proceso de evaluación, es necesario revisar que todas las personas listadas efectivamente pertenecen a su unidad de trabajo.

Los nombres de los funcionario(a)s ligados a su unidad de trabajo, se despliegan por páginas, a las que puede ingresar posicionándose en cada uno de los números de página que se indican al final de la lista. El número en color celeste, indica en cual página se encuentra, como el siguiente ejemplo:

Si desea buscar a una persona dentro del listado puede hacerlo ingresando ya sea el nombre, alguno de los apellidos (ambos sin tildes) o el número de cédula (nacionales) o el número de asegurado (extranjeros) en la sección que se encuentra en la parte superior de la lista. Recordar que el número de identificación debe tener 9 dígitos.

Al digitar la cédula o el nombre, automáticamente aparecerá la información del funcionario que registra el sistema, identificación, nombre, puesto, y las opciones expuestas en el punto anterior que corresponden a la columna llamada “Opciones”.

.

Si luego de realizar la búsqueda esa persona no aparece en el listado y es un funcionario(a) que esta a su cargo, debe agregarlo a la lista, para ello aplique el siguiente paso:

8 a) Incluir funcionario(a)

Si algún funcionario(a) no está dentro de la lista, debe ingresar a la sección

“Incluir funcionario(a)” que se encuentra sobre la tabla de nombres en la página principal.

Dentro de la sección debe indicar el número de cédula (nacionales) o número de asegurado (extranjeros). Recordar que el número de identificación debe tener 9 dígitos.

Debe seleccionar el tipo de búsqueda que realizara, por identificación o por nombre.

Al seleccionar por identificación, luego debe especificar si es nacional o extranjero, debe introducir el número de cédula y darle clic a buscar.

De igual forma al seleccionar la búsqueda por nombre, debe introducir el nombre o apellidos sin tildes y darle clic a buscar

Las dos opciones les llevaran a la misma página donde debe confirmar el nombre del funcionario que está incluyendo. Debe seleccionar el tipo de puesto ya sea este, Jefatura, Profesional o No Profesional.

Debe confirmar el número de teléfono y el correo y en caso de no estar registrados debe ingresarlos.

Por último debe especificar la jefatura inmediata a la cual pertenece. Está identificado el nombre de la unidad con el nombre de su respectiva jefatura.

Puede utilizar el botón “Buscar” mayor facilidad esta la sección de “Buscar”.

Debe especificar la jefatura inmediata a la cual pertenece. Está identificado el nombre de la unidad con el nombre de su respectiva jefatura. Para mayor facilidad esta la sección de “Buscar”.

10 Por último, presione el botón “modificar” y la persona será agregada a la lista respectiva.

b) Excluir un funcionario(a)

Si alguna persona se encuentra en la lista pero no corresponde a un funcionario(a) a su cargo, debe posicionarse en la última columna y seleccionar la “equis roja” al final de la información del trabajador.

Le aparecerá un mensaje consultándole si realmente quiere eliminar el registro de la lista. Si está seguro de que el funcionario(a) no pertenece a su grupo debe presionar “Aceptar”.

5. Evaluación del funcionario(a)

Recuerde que antes de iniciar el proceso de evaluación debe haber constatado que todos los funcionario(a)s a su cargo (independientemente de que califiquen o no para ser evaluados) se encuentran incluidos en la lista y debe depurar el listado según las indicaciones señaladas en el punto 4 de este manual.

12 Para evaluar al funcionario(a)(a) debe seguir los siguientes pasos:

a) Ubique al funcionario(a) que desea evaluar dentro de la lista respectiva.

b) Posiciónese al final del renglón en donde se encuentra el nombre del funcionario(a) seleccionado y presione el ícono del libro ( ) que corresponde al primer símbolo de la columna de “Opciones”.

c) En la parte superior del formulario aparece un “reloj” el cual le indica el tiempo que le queda para poder realizar la evaluación sin que la sesión finalice y no pueda guardar los cambios realizados.

d) Indique y justifique si el funcionario(a) no debe ser evaluado.

Si un funcionario(a) no cumple con las condiciones establecidas para ser evaluado, marque la casilla que se indica:

Y seleccione las razones por las cuales un funcionario(a) no puede ser evaluado:

o Incapacidad o Vacaciones

o Permiso con/sin goce de salario

o No tiene el tiempo requerido para ser evaluado o Licencia por maternidad

o El trabajador se encuentra con medidas cautelares o En suspensión por sanción disciplinaria

Luego de haber seleccionado la justificación para que la persona no forme parte del proceso de evaluación aparecerán al lado del nombre del funcionario(a)(a) los siguientes íconos ( ).

Si posteriormente dentro del tiempo determinado para realizar la evaluación determina que debe reversar el estatus anterior porque el funcionario(a)(a) debe ser parte del proceso de evaluación, seleccione el ícono del candado ( ) que aparece al lado del nombre. El sistema le preguntará si desea eliminar el estado actual del funcionario(a) para pasarlo a formar parte del proceso de evaluación.

14 Si el funcionario(a) cumple con los requisitos para ser evaluado(a), se desplegará el formulario que corresponde al tipo de puesto con el que fue registrado a su cargo, ya sea no profesional, profesional o jefatura.

Si el tipo de formulario no es el correcto, debe ingresar a la sección “Incluir funcionario” y seleccionar el tipo de puesto que le corresponde.¹

La pantalla le mostrará: el periodo que se está evaluando, el nombre del funcionario(a) a evaluar y su número de cédula, el nombre de la unidad a la cual pertenece y el nombre del evaluador.

La calificación aparece para este ejemplo en 0 porque no se ha iniciado el proceso de evaluación para este(a) funcionario(a), este valor irá variando conforme vaya realizando la calificación de los factores a evaluar.

1 Revisar Depuración del Listado, Incluir funcionario. Página 7

5.1. Calificación de los factores

Cada factor a evaluar está detallado para que la jefatura pueda tener claro el aspecto que va a evaluar.

Usted debe seleccionar el valor que a su criterio se ajusta de mejor manera al desempeño del funcionario(a) en el período de evaluación, haciendo click en el círculo correspondiente del puntaje que seleccionó.

El sistema automáticamente irá acumulando el puntaje obtenido.

Para este ejemplo hemos seleccionado el valor “15” el cual automáticamente se refleja en la casilla de puntuación asignada y al mismo tiempo en la casilla de Calificación, la cual mencionamos anteriormente.

5.2. Identificación de acciones propuestas

Una vez que ha terminado de evaluar todos los ítems debe presentar y analizar los resultados con el funcionario(a) evaluado y llenar juntamente con éste la sección de acciones propuestas (compromisos), tanto por parte de la jefatura como del trabajador, para mejorar su desempeño durante el siguiente periodo de evaluación.

Debe recordar que los compromisos deben corresponder a aquellas acciones que se encuentren dentro de las posibilidades de realización del trabajador o

16 Durante o al final del proceso de evaluación, usted cuenta con las siguientes opciones para el manejo del formulario:

5.3. Observaciones

En esta sección podrá ingresar cualquier observación que usted considere importante incorporar al formulario de evaluación.

5.4. Guardar Temporalmente

Esta opción le permite continuar el llenado del formulario en otra ocasión o bien guardar temporalmente el formulario a fin de analizarlo posteriormente con el funcionario(a). Cuando ingrese nuevamente al formulario podrá modificar las calificaciones que considere pertinentes o bien completar las acciones propuestas del trabajador y de la jefatura y proceder a finalizarlo.

Luego de seleccionar esta opción le aparecerá el siguiente mensaje y el mismo triangulo amarillo le aparecerá al lado del nombre de la persona en el listado inicial. Esto para recordarle que debe ingresar nuevamente a la evaluación para terminar el proceso.

5.5. Finalizar

Esta opción guardará definitivamente el formulario, por lo que luego de haberla seleccionado no le será posible efectuar cambios en el mismo. Se recomienda seleccionar esta opción hasta que se haya:

o Completado la calificación de los ítems. De lo contrario el sistema no le permitirá finalizar y le dará el siguiente mensaje:

o Realizado el proceso de retroalimentación con el funcionario(a).

o Llenados los espacios de acciones propuestas, tanto del trabajador como de la jefatura. De lo contrario el sistema no le permitirá finalizar y le dará el siguiente mensaje:

18 Luego de finalizarla, el sistema también le recordará que debe imprimir 3 copias del formulario para ser firmadas.

5.6. Impresión y firma del formulario de evaluación

Luego de hacer los ajustes necesario, de evaluar cada uno de los factores y anotar los compromisos del trabajador y del evaluador debe presionar el botón de “Finalizar”. El sistema le dará el siguiente mensaje.

Este mensaje es con la intención de recordar que debe imprimir 3 copias de la evaluación para ser entregabas a:

 Una al evaluado para su expediente personal

 Una para el expediente del centro de trabajo

 Una para la oficina de RH

Asegúrese de imprimir los 3 documentos de la calificación y firmarlas junto con el trabajador.

5.7. Cancelar

Esta opción le devuelve al listado de los funcionarios a cargo en la página de inicio, sin guardar ninguno de los cambios realizados en el formulario.

6. Apelaciones

Al finalizar la evaluación de cada uno de los funcionario(a)s aparecerá entre los íconos de la columna Opciones una impresora ( ). Esto para recordar que puede imprimir el formulario y ya no aparece el ícono del lápiz ( ) porque al finalizar la evaluación ya no podrá realizarle cambios a la misma.

Las dos hojas ( ) que aparecen en la columna de Opciones, permiten ver el total y el desglose de las evaluaciones de desempeño realizadas desde el portal. Puede confirmar el nombre y la cédula del funcionario y también podrá confirmar el nombre de la jefatura evaluadora para cada periodo.

Debe abrir el símbolo “+” que aparece en la columna de “Detalle”.

20 En la columna de Opciones, también se encuentra el ícono de “mazo” ( ), el cual le permitirá cambiarle el estado a una evaluación finalizada y registrarla como apelada.

El sistema le solicitará adjuntar el documento donde se solicita la apelación.

Debe adjuntarlo y luego presionar “Aceptar”

El sistema le solicita que confirme que desea modificar la evaluación.

Debe presionar “Regresar” y podrá ver en el listado de las evaluaciones como en la columna “Estado”, ahora la evaluación dice “Apelada” y el ícono del

“mazo” aparece con una “equis roja” ( )

Luego de que la apelación siga el proceso que le corresponda y se determine una resolución, la jefatura, debe ingresar nuevamente al ícono del “mazo” ( ) y el sistema le solicitará nuevamente que adjunte el documento que respalda la resolución. Le preguntará nuevamente si desea modificar la evaluación.

22 Y podrá ver nuevamente el ícono del “mazo” sin la “equis roja”

Desde el ícono de “bitácora” ( ), también en la columna de opciones, podrá visualizar los documentos adjuntados.

Mientras la evaluación se haya encontrado en el estado de

“Apelada”, esta no se reflejará en el sistema de concursos

7. Dependencias

La opción de dependencias que se ubica en el menú principal permite a una jefatura visualizar todos los niveles jerárquicos adscritos a su dependencia, así como el estado de las evaluaciones del personal a cargo de cada una de las jefaturas.

En la primera pantalla podrá ver la lista de jefaturas que responden directamente a su cargo y al ingresar a los íconos de la columna “opciones”

( ), podrá:

Visualizar la lista de personas que están directamente a cargo de la jefatura seleccionada.

Cada vez que ingrese al ícono de funcionario(a)s ( ) aparecerá la siguiente pantalla:

De esta manera, el usuario podrá conocer el estado de las evaluaciones del personal a cargo de la jefatura seleccionada a través del ícono que se encuentra al lado del número de identificación (para el caso ilustrativo ninguno de los funcionario(a)s ha sido evaluado²). También verá el nombre y puesto de

24 Adicionalmente, al ingresar al ícono ( ), podrá ver las notas obtenidas en este periodo y los anteriores. Al presionar el símbolo ( ) debajo de la columna de detalle, puede observar el desglose de la puntuación obtenida. El valor máximo para cada factor se encuentra señalado entre paréntesis.

Visualizar lista de jefaturas que a su vez reportan a la jefatura seleccionada. Con esta opción puede seguir bajando en la estructura jerárquica hasta el nivel más lejano de la relación.

Visualizar los planes de acción realizados por cada jefatura durante el periodo actual o los anteriores

8. Plan de Acción

El Plan de Acción puede realizarse una vez que se haya evaluado a todo el personal a cargo. Esto con el fin de que la jefatura cuente con toda la información correspondiente a su personal y pueda desarrollar una visión más global del estado de la evaluación del desempeño de su unidad.

Si al ingresar al Plan de Acción el sistema le indica que “Debe finalizar el proceso de evaluación de sus funcionario(a)s…”, por ejemplo, en este caso son

tres las personas que deben ser evaluadas, de las cuales queda pendiente una persona:

La jefatura debe ingresar en la opción “Inicio” y revisar cuáles casos quedan pendientes de evaluar (son aquellos que se identifican con alguno de los siguientes símbolos ).

Luego de finalizar las evaluaciones pendientes, podrá ingresar al Plan de Acción y el sistema le desplegará una tabla con la lista de acciones propuestas por el funcionario(a) y las acciones propuestas por la jefatura de cada una de las evaluaciones individuales.

Esto a manera de insumo para poder definir las acciones más apremiantes o representativas que conformarán su “Plan de Acción” global para la unidad.

Al presionar el ícono del lápiz ( ) encontrará un nuevo cuadro que le permitirá registrar las principales necesidades detectadas. Estas necesidades, deben ser acompañadas por acciones específicas que permitan alcanzarlas. Puede darse

26 cumplimiento de estas acciones y por último el plazo en el cual se estima podrá ser realizada la acción correspondiente.

El ícono de la impresora ( ) le dará un formato de impresión para la información registrada.

El ícono de documento pdf ( ) le ofrece un formato para guardar el documento con la información general registrada.

El ícono verde ( ), permite que ingrese más Necesidades Detectadas y acciones al reporte.

9. Reportes jefaturas

Esta opción permite generar diferentes reportes, según los criterios seleccionados:

 General

 Por Criterios de evaluación

 Por acciones propuestas

 Tipos de justificaciones

 Pendientes

 Justificados

 Evaluados

 Planes de acción

Al ingresar a reportes, visualizará la siguiente pantalla:

28 Deberá seguir los siguientes pasos para la mayoría de los reportes:

a) Escoger el periodo que desea reflejar en el reporte.

b) Seleccionar el rango dentro del cual desea el reporte. Si selecciona la opción [Todos], cubrirá todos los rangos de calificaciones obtenidas.

c) Seleccionar el tipo de formulario de evaluación que desea analizar.

d) Seleccionar la dependencia.

e) Seleccionar el tipo de reporte que desee visualizar.

Es importante indicar que el tipo de reporte “Por criterios de evaluación” cuenta con la restricción de que no pueden seleccionarse la opción “todos” en tipos de puesto, ya que los reportes por criterios evaluados son diferentes en cada tipo de formulario de evaluación.

Luego de generar cada uno de estos reportes, el sistema le permitirá exportaros a Excel mediante su ícono respectivo ( ) el cual está sobre el extremo superior izquierdo del cuadro. También le permitirá imprimirlo mediante su respectivo ícono.

10. Bitácora

Las jefaturas pueden ingresar todos los eventos que sean necesarios para respaldar una evaluación siempre y cuando se encuentre dentro del periodo de evaluación actual.

No es posible registrar un evento en la bitácora a un funcionario que no está a cargo de la jefatura.

Cuando una jefatura se traslada de unidad, la información de las bitácoras registradas se mantienen con esta jefatura y no con la nueva.

Debido a que este registro es solo utilizado como referencia, no está sujeto a apelaciones o anulaciones, como si está normado para el documento final de evaluación anual.

Para ingresar a crear una nueva bitácora puede hacerlo desde la barra de menú principal o desde el ícono ( ) que se encuentra en la columna de Opciones.

30 El ícono de la hoja con la pluma ( ) le permite visualizar el histórico de las bitácoras registradas para un funcionario durante el periodo de evaluación actual.

Puede ingresar su observación con un máximo de 1.000 caracteres y puede seleccionar la notificación o no del evento al funcionario antes de guardarlo, el cual debe ser entregado en forma física por la jefatura.

Si ingresa desde la barra del menú principal, y requiere hacer una búsqueda de un funcionario determinado, puedo hacerlo ingresando su identificación o el nombre. Esto le dará resultado siempre y cuando previamente este funcionario haya sido registrado a su cargo. No podrá ingresarles eventos en la bitácora a funcionarios que pertenezcan a otra jefatura.

Al guardar el evento en el sistema, este le recordará que una vez guardado no podrá hacerle ninguna modificación.

Cuando se tienen más de un evento registrado para un(a) funcionario(a), puede ingresar al primer ícono de la pluma ( ) en el menú de opciones.

En esta nueva columna de Opciones, podrá visualizar el evento registrado en un formato pdf ( ), el cual le permitirá firmarlo y compartirlo con el funcionario de ser necesario.

El formato de impresión para ser entregado al funcionario cuenta con un

32 También podrá ver la información de una forma más resumida desde la opción de detalle con el ícono de la lupa ( ).

Al seleccionar “Reporte General” mostrará todos los eventos registrados para el funcionario seleccionado.

34 11. Cambiar Clave

Esta opción le permite personalizar su clave al indicar los datos que se solicitan en la siguiente pantalla:

Las claves deben tener una longitud mínima de 8 caracteres y que sean de tipo alfanuméricas (combinación de números y letras sin caracteres especiales).

12. Salir

Al pulsar la opción “salir”, regresará a la página inicial de la sección de Evaluación del Desempeño.