ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN EXTERNA PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE FORMACIÓN QUE PRESTA LA COORDINACIÓN DE
PRÁCTICAS DE LA CARRERA DE COMUNICACIÓN SOCIAL AL FUTURO PRACTICANTE JAVERIANO
MARÍA PAULA ARDILA BRAVO
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE COMUNICADORA SOCIAL CON ÉNFASIS EN EL CAMPO ORGANIZACIONAL
Directora de Trabajo de Grado
SANDRA LILIANA HERRERA CUELLAR
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
CARRERA DE COMUNICACIÓN SOCIAL BOGOTÁ
2014
Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana
“La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por los alumnos en sus trabajos de grado, sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y la moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques y polémicas puramente personales, antes
bien, se vean en ellas el anhelo de buscar la verdad y la justicia”
Artículo 23 de la Resolución No. 1 de Junio de 1946
AGRADECIMIENTOS
A Dios por iluminar y guiar mi camino, A mis Padres por su amor, esfuerzo y entrega, A Mónica Baquero Gaitán, mi guía profesional, académico y personal, A Sandra Liliana Herrera Cuellar, por su acompañamiento, compromiso y entrega durante mi aprendizaje académico.
Y a mis compañeros, por ser partícipes de este enriquecedor proyecto.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN……….……1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……….…...3
OBJETIVOS………..5
Objetivo General………....…….5
Objetivos Específicos………..…....5
CAPÍTULO I (MARCO DE REFERENCIA)………6
1. MARCO TEÓRICO……….6
1.1 Estrategia………...6
1.1.1 Planeación Estratégica………..8
1.1.2 Atributos Corporativos………10
1.1.3 Plan de Comunicación……….11
1.2 Comunicación……….12
1.2.1 Comunicación en las organizaciones………..14
1.2.2 Teoría de la Comunicación Humana………...16
1.2.3 Comunicación Interna……….17
1.2.3.1 Tipos de Comunicación Interna………19
1.2.4 Cultura Organizacional………...……21
1.2.5 Comunicación Externa………...….22
1.2.5.1 Imagen………...22
1.2.5.2 Identidad………...……….23
1.3 Servicio………...…24
1.3.1 Servicio como filosofía en las organizaciones………25
1.3.2 Servicio al cliente………27
1.3.3 La atención………..29
1.3.3.1 Relaciones Públicas………...29
1.3.3.2 Comunicación Asertiva……….31
2. MARCO ESPACIAL………..33
2.1 Organigrama………33
2.2 ¿Qué son las prácticas profesionales?...34
2.3 Perfil de los estudiantes en práctica………34
2.3.1 Periodismo………...35
2.3.2 Publicidad………35
2.3.3 Comunicación Organizacional………36
2.3.4 Producción Radiofónica………..36
2.3.5 Producción Audiovisual………..36
2.3.6 Producción Editorial………36
2.4 Proceso de evaluación de las prácticas profesionales……….37
2.4.1 Forma de evaluación………...…37
2.5 Flujo de comunicación………39
2.6 Herramientas de comunicación externa………..40
CAPÍTULO II………..42
METODOLOGIA……...………42
1. Tipo de estudio………..……42
2. Método de Investigación………...42
3. Fuentes y técnicas para recolección de la información………...43
4. Población y Muestra………..…43
CAPÍTULO III………45
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO……….45
1. Resultados de la encuesta para estudiantes en práctica……….45
1.1 Variable 1: Atención………...45
1.2 Variable 2: Manejo de canales y medios de información………...49
1.3 Variable 3: Protocolo de ofertas………..55
2. Resultados de las entrevistas……….58
2.1 Entrevista No. 1………...58
2.1.1 Análisis entrevista No. 1……….62
2.2 Entrevista No.2………63
2.2.1 Análisis entrevista No. 2……….67
3. Análisis de resultados general………...68
CAPÍTULO IV………74
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN EXTERNA………...74
1. Introducción a la estrategia………...74
2. Formulación de la estrategia……….74
3. Ilustración de la estrategia……….75
CAPÍTULO V………..76
PLAN DE COMUNICACIÓN………...76
1. Introducción al Plan de Comunicación……….76
1.1 Plan de Comunicación Variable 1: Atención………..77
1.2 Plan de Comunicación Variable 2: Manejo de canales y medios de información……….78
1.3 Plan de Comunicación Variable 3: Protocolo de Ofertas………....79
CONCLUSIONES………...…80
BIBLIOGRAFIA……….82 ANEXOS
1 INTRODUCCIÓN
Cada vez que el ser humano da un paso adelante para conocer y construir su futuro, tiene miedo de darlo, porque no sabe a qué se podrá enfrentar, ni qué obstáculos encontrará.
(María Paula Ardila)
Así sucede en el proceso de formación de un estudiante a lo largo de su vida académica;
llega a un mundo nuevo, rodeado de conocimientos y oportunidades, obstáculos y retos que deberá afrontar con las herramientas que hacen parte de su ser; la academia brinda las teorías necesarias para llevarlas a la práctica, pero depende del alumno hacerlo o no, depende del alumno si decide tomar el apoyo o seguir con temor a mirar hacia el futuro.
Generalmente, los procesos que maneja un determinado departamento de cualquier organización, debe utilizar como herramienta principal la Comunicación, para interactuar con sus públicos, crear relaciones de poder, motivar al trabajo y divulgar contenidos de interés.
Es por ello, que se decidió llevar a cabo una investigación sobre los procesos de formación que maneja la Coordinación de Prácticas Profesionales de la Facultad de Comunicación y Lenguaje de la Pontificia Universidad Javeriana, donde los estudiantes dan su paso final para dejar la academia y empezar a vivir en la realidad, en el mundo laboral.
El proceso de investigación comenzó con la realización de un diagnóstico, que permitió indagar sobre tres variables que se evidencian en los procesos de la Coordinación:
2 Atención, Manejo de canales y medios de información y el Protocolo de ofertas. El resultado permitió tener una concepción más clara y precisa sobre el estado actual en el que se encontraban dichas variables. Para obtener dichos resultados del diagnóstico, fue necesario aplicar dos técnicas para la recolección de la información, inicialmente se encuestaron a 26 estudiantes y se entrevistaron 2 estudiantes, cursando la asignatura de práctica profesional.
A partir de los resultados obtenidos, se elaboró la estrategia de comunicación externa, objetivo principal de este trabajo de grado, seguido del diseño del plan de comunicación que le da el soporte a la estrategia, todo con el fin de mejorar los procesos de formación de la Coordinación de Prácticas Profesionales de la Carrera de Comunicación Social de la Pontificia Universidad Javeriana.
3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Coordinación de Prácticas de la carrera de Comunicación Social es la encargada de los procesos de búsqueda de práctica para los estudiantes que se encuentran entre IX y X semestre, quienes cumplen con todos los requisitos exigidos por la facultad, es decir quienes hayan cursado y aprobado más de 132 créditos y tengan el nivel de inglés B2 y desean conocer el mundo laboral. A continuación se mencionarán los problemas que presenta la Coordinación de prácticas, los cuales interfieren con el servicio que se presta a los futuros practicante.
El primer problema que no permite un excelente servicio al futuro practicante se enfoca en la atención al estudiante, aspecto a mejorar ya que la variable más importante es el horario de atención, éste es amplio en la medida que todos los días de lunes a viernes en horas de la mañana se atienden las inquietudes de los alumnos, pero hay quienes solicitan que se extienda un poco más en horas de la tarde, pues sus clases coinciden con el tiempo de atención de la coordinación. Si se recomienda ampliar dicho horarios, éste serpia un punto a favor para el mejoramiento del servicio, pues se brindarían soluciones y asesorías mucho más personalizadas y con mayor tiempo.
El segundo problema radica en la falta de conocimiento sobre que estudiantes cumplen o no con los requisitos de inglés y número de créditos exigidos por la carrera para inscribir la práctica. Para ello, la Coordinación de Prácticas convoca a los posibles interesados a una reunión informativa por medio de un correo electrónico remitido por la Dirección de Carrera. Dicha reunión se programa a mitad de cada semestre académico para que los
4 estudiantes sepan cómo se debe llevar a cabo dicho proceso. Es difícil precisar con exactitud cuántos estudiantes van a inscribirse en el proceso, ya que al finalizar cada semestre, aparecen nuevos interesados en la búsqueda de su práctica. La causa de esta dificultad se debe a que la Coordinación no tiene acceso a la información de los estudiantes que se encuentran entre VIII y IX semestre y son aptos para incurrir en el mundo laboral;
sumado a esto no se puede saber con certeza quienes leyeron la información del correo, ya que nadie le puede certificar a la Coordinación de prácticas que esos estudiantes recibieron la información. Es probable que si se utilizaran canales alternos de comunicación, como por ejemplo las redes sociales o material audiovisual que hablen sobre este proceso, permitirían crear una relación mucho más directa con los alumnos interesados.
Como tercer y último problema se presenta el protocolo de ofertas, éste consiste en mostrar al estudiante un portafolio con las diferentes ofertas de práctica a nivel local (Bogotá) e internacional (Consulados y Embajadas), una vez se hayan acumulado un número considerable de ofertas, los estudiantes están en la libertad de aplicar a varias entidades, las cuales cumplen con su perfil y con la capacidad que tienen de llevar a cabo las funciones descritas por las empresas; Opción que no se brinda en otras universidades de la ciudad.
Pero se ha evidenciado la insatisfacción con dichas ofertas, ya que el futuro practicante espera aplicar no solo a empresas en Bogotá, sino también a entidades ubicadas en todo el país. La causa de esta inconformidad radica en que muchos de los estudiantes de la Carrera de Comunicación Social son oriundos de diferentes zonas del país (Colombia), por ejemplo, Cali, Medellín, Barranquilla, Cartagena, Villavicencio, Manizales y por ello desean realizar
5 su periodo de prácticas en su lugar de origen con el acompañamiento de sus respectivas familias.
Así pues, este estudio se enfocará en la siguiente pregunta de investigación: ¿De qué manera una estrategia de comunicación externa influye en el mejoramiento de los procesos de formación que presta la Coordinación de Prácticas de la Carrera de Comunicación Social al futuro practicante javeriano?
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Diseñar una estrategia de comunicación externa para el mejoramiento de los
procesos de formación que presta la Coordinación de prácticas de la carrera de Comunicación Social al futuro practicante javeriano.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Identificar el perfil profesional de los futuros practicantes con relación a los énfasis proporcionados por la Carrera de Comunicación Social.
• Determinar qué canales y medios de información son aptos para la comunicación directa con los futuros practicantes.
• Diseñar un plan de comunicación externa para el mejoramiento del proceso de formación que presta la Coordinación de Prácticas.
6 CAPITULO I
MARCO DE REFENCIA 1. MARCO TEÓRICO
1.1 ESTRATEGIA
A lo largo de la historia, han existido dos grandes tendencias en la estrategia, “por una parte se encuentran las estrategias occidentales originadas desde el imperio romano basadas en la dominación y la fuerza, y de otro lado las estrategias orientales fundamentadas en la paz, y en ganar batallas", (Pérez, citado en Aguilera, 2002, p.61). Actualmente, las organizaciones comparten los principios filosóficos de oriente, ya que basan su estrategia en tácticas, entendida como “el conjunto de medios, acciones, instrumentos o técnicas para el logro de un fin dado” (Pérez, 2001, p.155) para cumplir los objetivos pactados. (Aguilera, 2002, p.62).
Las estrategias vienen del arte militar específicamente debido a los cambios del entorno ocurridos desde la según Guerra Mundial. Koontz define la estrategia como “La manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo dentro de una empresa y la implementación de cursos de acción y asignación de recursos necesarios para alcanzar esas metas” (2008, p.
131).
Según Pérez (2001), algunas de las características de las estrategias radican en que las situaciones son las que definen la forma de plantear una estrategia, segundo, las estrategias son propuestas de solución, responden a un momento y lugar determinado y pretenden generar una dinámica hacia el logro de un objetivo. A partir de las anteriores referencias se
7 puede definir la estrategia como “una propuesta de solución que busca dinamizar la gestión de una organización en unos tiempos y espacios determinados” (Aguilera, 2002, p. 62).
Porter (1982, p. 396), propone tres modelos de estrategias que pueden ser utilizados dependiendo del área o sector en el que opere una empresa, en este caso, el papel de la comunicación y la imagen
a) Estrategia de costos: Consiste en lograr el liderazgo en costos en un sector industrial determinado mediante una serie de políticas orientadas a este objetivo básico. El papel de la comunicación externa en estas estrategias no tiene un gran peso y suele estar orientado a lograr dos parámetros muy concretos: información y notoriedad.
b) Estrategia de diferenciación: Consiste en la diferenciación del producto o servicio que ofrece la empresa, creando algo que sea percibido en el mercado como único.
(Porter, 1982). Diferenciarse por encima de la oferta competitiva permite obtener una mayor lealtad de los consumidores y el que éstos tengan una menor sensibilidad por el precio.
c) Estrategia de enfoque o de alta segmentación: Consiste en segmentar el mercado bien sea enfocado sobre un grupo de compradores, un segmento de la línea del producto o un mercado geográfico en particular. La Comunicación juega un papel muy importante, pues tiene que establecer un puente entre la personalidad de los públicos y la personalidad de la marca, haciendo ver a los consumidores de ese segmento que precisamente ese es el producto o servicio concebido para ellos.
Ahora bien, Aguilera puntualiza que:
8 Las estrategias se pueden clasificar en dos grandes grupos: las estrategias por problemas y las estrategias por necesidades; las primeras están asociadas a situaciones de crisis donde son implementadas por la presión que genera el medio o el problema, el estratega se ve presionado a solucionar una crisis y/o problemas inmediatos y al terminar el problema indaga sobre la raíz que lo ocasionó, sumado a esto, en la mayoría de los casos es necesario planear y ejecutar al ritmo de la situación ya que en ocasiones es imposible realizar pruebas piloto para su excelente funcionamiento.
El segundo grupo, las estrategias por necesidad son las más comunes y recurrentes pues están asociadas a estrategias para el mejoramiento de las competencias, direccionamiento, clima o cultura organizacional. Estas estrategias nacen de la iniciativa de la organización, al igual que se cuenta con el tiempo necesario para solucionar el problema desde su origen. (2002, p. 64)
De acuerdo al objeto de estudio de esta investigación, la cual es la Coordinación de Prácticas, se tomará como referencia dos ideas que plantea Porter para la formulación de la estrategia de comunicación externa; la combinación entre la estrategia de segmentación y la estrategia de diferenciación, al igual que la estrategia por necesidad de Aguilar. Ya que lo que se pretende es el mejoramiento del actual servicio que presta dicha Coordinación a los futuros practicantes.
1.1.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
De acuerdo al autor Humberto Serna, (2005, p. 201), define la Planeación Estratégica
“como un proceso mediante el cual una organización define su visión de largo plazo y las estrategias para alcanzarla a partir del análisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas”.
Según Libaert (2005, p. 35), “todo plan estratégico implica una referencia mínima a la historia de la empresa, a su identidad, su cultura, sus valores, y sus fines. Un plan señala una dirección, propone un sentido”. Ciertamente, el sentido es el elemento más importante dentro de cualquier proceso de comunicación, pues si no se especifica el propósito de las
9 acciones, seguramente nadie dentro de un área determinada va a entender hacia donde debe dirigirse.
Además, son procedimientos dispuestos de una manera particular para que a partir de la suma de unos recursos, orienten el logro de un objetivo. El proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización, obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro. Este proceso consiste fundamentalmente en responder a las siguientes preguntas: ¿A dónde queremos ir?, ¿Dónde estamos hoy?, ¿A dónde debemos ir?, ¿A dónde podemos ir?, ¿A dónde iremos?, y ¿Cómo se está llegando a la meta?
Entonces, de acuerdo a Libaert (2005), la importancia que reviste la planeación estratégica para las organizaciones se puede observar de la siguiente manera a saber:
1. Conforme a que cada vez la sociedad es más dinámica, y que las organizaciones deben estar íntimamente compenetrada con su micro y macro entorno, entonces la planeación es muy importante para que las organizaciones se adapten a estos cambios.
2. Se requiere que hoy por hoy las organizaciones sean eficientes, eficaces y productivas, entonces, es en este camino que la planeación permite que las organizaciones aprovechen y optimicen al máximo sus recursos, los cuales son cada vez más escasos.
10 3. Como factor importante de la planeación, encontramos la acertada toma de decisiones y es por esto que la planeación permite orientar y definir claramente las decisiones, a fin de dar un norte especifico a las personas que hacen parte del proceso dentro de toda organización.
4. La planeación es importante para reducir los altos niveles de incertidumbre y a su vez permite dar claridad sobre lo que es relevante para las organizaciones.
Igualmente nos permite establecer indicadores de desempeño y avance de las organizaciones.
1.1.2 ATRIBUTOS CORPORATIVOS
“Las labores de comunicación en cualquier organización comienzan en el momento de su constitución, al empezar a actuar y relacionarse, porque hay que fijar la misión, la visión y los valores” (Túñez, 2012, p. 53).
Éste autor define estos tres atributos respectivamente, así:
Misión: es el propósito, la razón de ser actual, el fin que aspira a conseguir la organización.
Visión: es la referencia hacia el futuro, una proyección que indique dónde quiere ubicarse la organización a largo plazo.
Valores: se corresponden con los principios que rigen las actuaciones de la organización.
11 De acuerdo a lo anterior, la misión y la visión marcan el rumbo de cualquier organización, pública o privada. Dichos atributos resaltan la labor de la Pontificia Universidad Javeriana y en cada una de sus facultades académicas, que en nuestro caso, es la Facultad de Comunicación y Lenguaje. Es por ello, que la comunicación de la organización debe tender a consolidar y reafirmar ambas declaraciones, lo que somos y los que pretendemos ser y, por tanto, suponen la referencia constante en las estrategias puntuales y en el plan global de comunicación. (Túñez, 2012, p. 53).
1.1.3 PLAN DE COMUNICACIÓN
El diccionario define plan como: “conjunto de disposiciones adoptadas para la ejecución de un proyecto”. Dentro de la comunicación organizacional, el plan debe adaptarse a esta visión, que según Libaert, un plan de comunicación también se puede utilizar para definir el posicionamiento de imagen, lanzar una nueva campaña e incluso, para preparar una operación de relaciones públicas. (2005, p. 25).
El plan de comunicación es una herramienta de síntesis que traduce en términos de comunicación e imagen las políticas, las estrategias y el proyecto empresarial. Éste plan se realiza a largo plazo y se concreta en planes anuales de comunicación y sus correspondientes programas puntuales. Saló (2005, p. 50), plantea ocho pasos previos al plan de comunicación:
1. Realizar un análisis de necesidades de la empresa.
2. Definir la estrategia global de la comunicación.
3. Estimar las ventajas y los beneficios del plan.
12 4. Hacer balance de los resultados de la auditoria de comunicación.
5. Definir objetivos concretos y planificar las fases de aplicación.
6. Poner en marcha una dirección y gestión de la comunicación eficaz.
7. Adaptar la estrategia a los mensajes y a las técnicas para que lleguen a las personas.
8. Preparar una evaluación y seguimiento para cada programa que permita ver los resultados obtenidos respecto al costo y la eficacia alcanzada.
Igualmente, para la aplicación del plan de comunicación, la autora puntualiza que “un programa de comunicación se define como una acción a medio término destinada a transmitir una comunicación precisa a unos públicos determinados mediante unos medios seleccionados según su eficacia en función de los objetivos estratégicos” (Saló, 2005, p.
55).
1.2 COMUNICACIÓN
“La comunicación es un proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo, mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado” (Saló, 2005, p. 11). El objetivo propiamente de la comunicación en una determinada organización, es apoyar la estrategia de la empresa proporcionando coherencia e integración entre los objetivos, los planes y las acciones de la dirección y la difusión y gestión de la imagen y de la información. Según el autor Mario Krieger (2001, p. 202) en su libro Sociología de las organizaciones “la comunicación es un proceso compuesto por un emisor, que envía un mensaje a través de diferentes medios y un receptor, que le
13 responde mediante una acción”. Pero, para Paz (2010, p. 6) la comunicación es “la transmisión de información entre dos o más seres humanos”. Para dicha autora, el concepto de comunicación se basa en la simplicidad del siguiente modelo:
En las interacciones que se mantienen con otras personas, siempre se hace uso de la palabra oral o escrita, en nuestro caso particular, la Coordinación de Prácticas se comunica con los estudiantes, transmite un determinado mensaje por medio de un canal, como por ejemplo, el correo electrónico y existe una retroalimentación por parte de los alumnos sobre la información remitida.
En el modelo de comunicación tenemos por una parte los sujetos, es decir, quién comunica y a quién lo comunica; son emisor y receptor respectivamente, el uno habla y el otro escucha. Puede tratarse de una comunicación entre personas particulares o entre organizaciones, si ambos o uno de los sujetos representan a una empresa o institución.
Cuando tratamos con clientes es posible que nuestro producto o servicio sea adquirido por un consumidor final o por una empresa distribuidora, instaladora, fabricante, etc. (Paz, 2010, p. 7).
14 1.2.1 COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
Se afirma que la comunicación en una empresa apoya los procesos internos en la organización, puesto que la estructura de una manera coherente con los objetivos destinados para cada uno de sus públicos objetivos que según Van Riel (1998), “son con quien la organización tiene una relación interdependiente y normalmente indirecta”. “La comunicación organizacional colabora con la gestión de todos los proyectos planteados por la empresa, refuerza y direcciona el sistema de relaciones interpersonales y el cumplimiento de la misión y visión establecidas para una repercusión exitosa a nivel personal y colectivo de todas las personas que interactúan con la corporación”. (Krieger, 2001, p. 201).
El siguiente cuadro, expone todos los factores que hay que considerar en la comunicación aplicada en las empresas desde una perspectiva global integrada y actualizada. (Saló, 2005, p.15).
LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES Perspectiva interdisciplinar
Integral Aplicada Actualizada
Que incluye Las políticas, estrategias y planes de
comunicación.
Conocimiento del estado de la comunicación:
auditorias, estudios de opinión y de imagen.
Competencias, rol y funciones de la dirección de comunicación.
Los procesos y estructura de la comunicación institucional, comercial, social y financiera.
Los sistemas: marca, management, información e imagen.
Las técnicas y herramientas públicas. La comunicación de crisis.
Tabla 1 (Saló, 2005, p.15)
15 De acuerdo al cuadro anterior, el proceso de comunicación en las organizaciones integra diferentes componentes de carácter y posición distintos, pero necesarios para configurar una política de comunicación que responda a los fines que persigue la empresa.
Las principales funciones de la Comunicación Organizacional que plantean Castro y Jiménez (2008, p. 17) son:
Regularizar y canalizar el plan de direccionamiento estratégico para conseguir las
metas propuestas, encaminándolo correctamente por el tipo de cultura organizacional que se tenga.
Evaluar y ponderar los elementos que influyen directamente en los distintos procesos de comunicación.
Intervenir en el mejoramiento del clima organizacional, a través de la creación y
desarrollo de estrategias organizacionales que ayuden a afrontar el cambio y reestablecerse tras un escenario de crisis.
Dar claridad en los pasos que se deben seguir para el desarrollo de roles y tareas establecidos por la entidad.
Propiciar espacios formales e informales de interacción que vinculen a todos los
sujetos que componen la organización, que ayuden a establecer y mantener entre los miembros relaciones interpersonales cordiales.
La comunicación organizacional tiene que ser un agente que respalde la motivación en la empresa.
16 Ahora bien, Ruesch y Bateson, (citados en Krieger, 2001, p. 236), describen algunas de las dimensiones o niveles de la comunicación en las organizaciones,
“el primer nivel se enfoca en la comunicación intrapersonal donde la comunicación se desarrolla con nosotros mismos, un segundo nivel es el interpersonal, éste es conocido e implica que una persona se comunica con otra, por ejemplo cuando se crea una relación con los demás en el día a día; el tercer nivel comprende la comunicación grupal e individual, en la primer categoría se condiciona a la relación de “uno a muchos”, es decir, la alta gerencia puede comunicar a su equipo de colaboradores las directrices con las cuales se llevará a cabo el trabajo asignado; de acuerdo a la segunda categoría, se habla de una comunicación de “muchos a uno” donde, es las organizaciones actuales un comité puede tomar las decisiones respetivas para el mejoramiento de los procesos internos, labor que debe ser llevaba a cabo por el responsable de una determinada área de trabajo. Y como último nivel, se destaca la comunicación de un grupo con otro, este tipo de comunicación se caracteriza por el flujo de mensajes entre los diferentes sectores de una organización”.
1.2.2 TEORÍA DE LA COMUNICACIÓN HUMANA
Rizo (2011), en su artículo sobre Teoría de la comunicación humana resalta uno de los exponentes más importantes sobre esta teoría, Paul Watzlawick, autor del libro La Teoría de la comunicación humana. Watzlawick (1971) define la comunicación como un
“conjunto de elementos en interacción en donde toda modificación de uno de ellos afecta las relaciones entre los otros elementos” (Marc y Picard, 1992, p. 39). Esta definición nos acerca al concepto de sistema, cuyo funcionamiento se sustenta a partir de la existencia de dos elementos: por un lado, la energía que lo mueve, los intercambios, las fuerzas, los móviles, las tensiones que le permiten existir como tal; y por el otro, la circulación de informaciones y significaciones, misma que permite el desarrollo, la regulación y el equilibro del sistema.
En este sentido, la comunicación es un sistema abierto de interacciones, inscritas siempre en un contexto determinado. Como tal, la comunicación obedece a ciertos principios: el
17 principio de totalidad, que implica que un sistema no es una simple suma de elementos sino que posee características propias, diferentes de los elementos que lo componen tomados por separado; el principio de causalidad circular, según el cual el comportamiento de cada una de las partes del sistema forman parte de un complicado juego de implicaciones mutuas, de acciones y retroacciones; y el principio de regulación, que afirma que no puede existir comunicación que no obedezca a un cierto número mínimo de reglas, normas, convenciones. Estas reglas son las que, precisamente, permiten el equilibrio del sistema.
Los tres principios apuntados en el párrafo anterior constituyen una de las principales aportaciones de la Escuela de Palo Alto a la comprensión de la comunicación. En la obra clásica de Watzlawick, Beavin y Jackson, Teoría de la comunicación humana (1971), se hace hincapié en estos principios básicos del sistema. La totalidad se explica afirmando que
“cada una de las partes de un sistema está relacionada de tal modo con las otras que un cambio en una de ellas provoca un cambio en todas las demás y en el sistema total”
(Watzlawick et. al., 1971, p. 120). El principio de causalidad circular se explica a partir del concepto de retroalimentación, proveniente del enfoque cibernético inaugurado por Norbert Wiener en 19483. Por último, el principio de regulación es nombrado a partir del término equifinalidad, comprendido como el conjunto de elementos que dotan de estabilidad al sistema.
1.2.3 COMUNICACIÓN INTERNA
“La comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y
18 conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación”, (Fernández, 1999)
Cuando se habla de comunicación interna en de las organizaciones, ésta se refiere a los procesos comunicativos que se llevan a cabo en las diferentes áreas de una compañía. De acuerdo a la definición anteriormente expuesta por Carlos Fernández Collado, dicha comunicación busca el logro de los objetivos organizacionales por medio de los mensajes y herramientas para que de esa forma, existan relaciones satisfactorias entre los miembros, un ambiente laboral sano y una armonía en los procesos de trabajo internos.
Otra definición de la comunicación interna expresada por Túnez: “es la comunicación que se realiza entre los miembros de la organización, la que se establece entre el público interno, es decir, entre las personas que forman la organización, principalmente directivos, trabajadores y colaboradores”. (2012, p. 74). Entonces, es importante resaltar que la comunicación interna se encuentra dirigida a sus clientes internos, lo que quiere decir que está encaminada a cada uno de los colaboradores de la organización, por lo tanto ésta surge como una respuesta a las necesidades de las organizaciones por motivar a su capital humano.
Como es el caso de la población objeto de estudio de esta investigación, la Coordinación de Prácticas Profesionales debe notificar al respectivo departamento de Comunicación cada uno de los procesos que se llevan a cabo durante el semestre académico y que tienen que ver directamente con los estudiantes. Esto con el fin, de que cada una de las áreas sepa a
19 cabalidad sobre los proyectos y planes que se emprenden para el mejoramiento del mismo.
Esta idea se basa en el planteamiento que expone Túnez (2012), donde especifica que todo lo que está relacionado con la organización y con sus miembros debe ser transmitido internamente, y para generar más confianza, debe ser conocido por canales internos antes de ser divulgados al exterior. (p. 74).
La comunicación interna es el vehículo de opiniones de todos los miembros para hacer colectivamente una reflexión global de la organización a través de cuatro características (García, 1998):
a) Corporativa: ayuda a precisar y fijar la identidad y la personalidad corporativa.
b) Operativa: es un recurso y un medio para compartir el conocimiento técnico y las actitudes positivas de cooperación e implicación para un mejor desempeño laboral.
c) Cultural: enseña y habitúa a vivir la organización al referir las creencias, normas asumidas, pautas de comportamiento y valores.
d) Estratégica: su gestión es la clave al diseñar políticas estratégicas de la organización ya que los programas de acción necesitan estrategias de comunicación sobre su desarrollo, su aplicación y su evaluación.
1.2.3.1 TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
El siguiente gráfico señala la estructura de la comunicación interna que se debe manejar dentro de las organizaciones, pues la comunicación no puede ser un ente único, sino que por el contrario, necesita de categorías para definirse.
20 Comunicación Interna
Actores
Rango Jerárquico
Vertical: emisor y receptor están en distinto plano jerárquico en la organización.
Iniciativa
Descendente: De mayor a menor rango jerárquico.
Ascendente: De menor a mayor rango jerárquico.
Horizontal: ocupan el mismo rango jerárquico en el organigrama.
Mixta: a la vez horizontal y vertical Intermediarios Interpersonal: de persona a persona.
Masiva: de un emisor a múltiples receptores
Mensaje
Tipo
Informativo: busca que los miembros de la organización conozcan cómo funciona y lo que ocurre en ella.
Normativo: comunicaciones sobre el cumplimiento de las obligaciones.
Motivacional: persiguen generar o mantener una reputación interna favorable.
De pertenencia: buscan reconfirmar la satisfacción por formar parte de la organización.
Soporte
Oral: comunicación verbal.
Audiovisual: imágenes y sonidos.
Escrita: códigos lingüísticos.
No verbal: gestos y códigos paralingüísticos.
Multimedia: varios soportes a la vez.
Transmisión
Canal Mediada: a través de un soporte de difusión del mensaje.
Directa: contacto personal entre emisor y receptor.
Flujo
Unidireccional: de emisor a receptor sin posibilidad de retorno.
Bidireccional: se responde a un mensaje previo.
Dialógica: la bidireccionalidad es sincrónica.
Intención Formal: a través de los canales y normas fijadas por la organización.
Informal: al margen de los cauces formales habituales.
Tabla 2 (Túñez, 2012, p. 79).
21 1.2.4 CULTURA ORGANIZACIONAL
De acuerdo como Túñez plantea la cultura organizacional, ésta es el contexto simbólico y dinámico de construcción y proyección de la identidad, y está sometida a posibles cambios estratégicos y de actuación decididos internamente y a influcencias externas a través de la percepción que la organización tiene de cómo reciben su identidad los individuos que la integran o con los que se relaciona (2012, p. 40).
Schein (1999) define la cultura, como el conjunto de normas, pautas de actuación, de valores, de actitudes, de la forma de estructurar y administrar los recursos humanos y materiales de modelos referenciales que guían y explican el comportamiento de una organización y las relaciones entre sus miembros. Pero, desde otra perspectiva Kloter explica que para “la mayoría de empresarios no resultaría sencillo definir este concepto que algunos definen como las experiencias, historias, creencias y normas compartidas que caracterizan a una organización; sin embargo, si uno va a cualquier empresa, lo primero con lo que entra en contacto es con la cultura corporativa: la forma de vestir de los empleados, cómo se hablan entre sí y cómo saludan a los clientes” (2009, p. 53)
Entonces, la cultura en la organización es como la personalidad de los individuos, la cual se proyecta a través de símbolos y acciones, principalmente en dos aspectos, en los valores y las acciones de interacción social de la organización y en sus niveles de compromiso.
(Tuñez, 2012, p. 41).
22 1.2.5 COMUNICACIÓN EXTERNA
Para Túñez (2012, p.96), la comunicación organizacional externa es la que define cualquier relación con los públicos, pero no se limita a las relaciones públicas. Se puede entender como el conjunto de actos de comunicación con los stakeholders externos y con la comunidad en la que se está inmersa la organización.
Para este caso, la Coordinación de Prácticas maneja la comunicación con los estudiantes, empresas interesadas en tener practicantes y la Dirección de la Carrera de Comunicación Social.
1.2.5.1 IMAGEN
Miguel Túñez define la imagen como “el conocimiento de la identidad transmitida y la fijación de características que permitan reconocer a la entidad a través de los atributos que la individualizan. Es la forma de percibir a la organización” (2012, p. 38). La imagen de una organización se fija a través de percepciones acumulativas; es decir, se crea de forma progresiva después de varios y sucesivos impactos, y se percibe de forma global en su conjunto y en constante interacción con el receptor, porque se trata de una imagen compleja que refleja una mezcla de todos los recursos y todos los soportes de manifestación visual.
(González citado en Túñez, 2012, p. 38).
La imagen puede dividirse en tres, imagen organizacional, imagen corporativa e imagen de marca. Túñez (2012) define cada uno, dependiendo del entorno:
23
Imagen organizacional: Es la imagen de la organización que reciben sus miembros.
Imagen corporativa: Es la imagen de la organización percibida en el conjunto de
sus públicos. Es la identidad percibida por cada uno de los individuos que componen el público de la organización.
Imagen de marca: La organización y su proyección a los públicos se gestiona cada
vez más como una marca en la que se funde la identidad, las acciones y la imagen, aglutinados en torno a la cultura organizacional de cada entidad.
1.2.5.2 IDENTIDAD
“La identidad de la organización es el conjunto de señales de ésta envía a la sociedad como elementos que la identifican” (Túñez, 2012, p. 33). Lo que quiere decir que son su logotipo e imagotipo, es decir, es la personalidad de la organización proyectada a la sociedad.
Chaves, (2005) hace hincapié en que la organización controla y proyecta su identidad visual para generar una imagen en los públicos con los que se relaciona. Pero la identidad no termina en lo visual porque también se ve influenciada por la imagen recibida. La identidad se construye también con la forma en que los públicos internos (identidad organizacional) y los externos (identidad corporativa) se relacionan con la organización.
Túñez (2012) divide la identidad en tres tipos:
Identidad Visual: Es la representación gráfica, los símbolos y señales que identifican a la organización.
24
Identidad Organizacional: Son los atributos duraderos que caracterizan a la organización. Lo que sus miembros hacen y piensan de ella.
Identidad Corporativa: La organización gestiona el modo de presentarse y
proyectarse ante sus públicos internos y externos. Su identidad corporativa incluye cómo se comporta, cómo se relaciona, cómo y qué comunica, los símbolos que usa y los rasgos que la diferencian de otras organizaciones.
1.3 SERVICIO
Las palabras que giran en torno a la idea de servicio provienen de la palabra latina servus:
siervo; de allí servir, servidumbre, servidor y servicial. (Rodríguez y Escobar, 1999, p. 9).
Hoffman (2002, p. 4) afirma que el servicio son los actos, esfuerzos o situaciones de carácter intangible, es decir, que carece de sustancia material. Albretech (1994, p. 116) define el servicio como el “el trabajo realizado por una persona para el beneficio de otra”.
Igualmente, lo conceptualiza como:
“el conjunto de actitudes que determinan comportamientos orientados a satisfacer al cliente en relación con sus intereses, expectativas, necesidades y anhelos que originan una serie de procesos para satisfacer una necesidad, realizando diferentes funciones que el cliente no desea ejecutar y que está dispuesto a pagar a quien lo reemplace, este alguien analiza cómo satisfacer, en qué oportunidad, lugar y elementos y con qué personas”.
Ahora bien, para Vargas y Aldana (2011, p. 85) el servicio es un “conjunto de actividades diseñadas para construir procesos que conduzcan a incrementar la satisfacción de necesidades, deseos y expectativas de quien lo requiera, realizados por personas y para
25 personas, con disposición de entrega generosa a los demás y de esta forma promover y crear valor nuevo, tal que derive desarrollo mutuo y cambios duraderos”.
Hoy en día, el servicio y todo lo que conlleva está siendo un factor diferencial decisivo entre las organizaciones, tanto públicas como privadas, tan simple como ver que la Coordinación de Prácticas presta a sus estudiantes una asesoría personalizada sobre el proceso de prácticas, mientras que en otras universidades de la ciudad de Bogotá, que ofrecen la misma carrera (Comunicación Social), los procesos corren por cuenta de los mismos estudiantes, donde no brindan las indicaciones necesarias para cumplir éste requisito de grado.
1.3.1 SERVICIO COMO FILOSOFÍA EN LAS ORGANIZACIONES
Si bien para todas las organizaciones ha sido predominante cuidar de manera cautelosa y estratégica la producción, distribución, y sobre todo la venta de sus productos, hace ya varios años que estos factores dejaron de ser su función principal.
“Desde el siglo XIX las empresas funcionaban sobre cuatro pivotes: economía, organización, producción, y administración” (Costa, 2005). No obstante, el modelo tradicional de la empresa occidental ha cambiado radicalmente en los últimos años. Las empresas han entendido que su razón de ser no son las ventas, sino los clientes, y por lo tanto, que el factor principal no es la producción, sino la capacidad y el nivel de comunicación entre la empresa y el cliente.
26 Kotler citado en Schmitt (2004, p. 10) dice que “el concepto de marketing sostiene que la clave para alcanzar las metas organizacionales consiste en determinar las necesidades y los deseos de los mercados objetivo, y en proporcionar las satisfacciones deseadas de una manera más efectiva y eficiente que los competidores. Esto comienza con un mercado bien definido, se enfoca en la necesidad del cliente, coordina todas las actividades que afectarán a los clientes y produce ganancias a través de la satisfacción de los clientes”.
Como se evidencia en el argumento anterior, las organizaciones deben invertir tiempo y recursos, para poder convencer a los clientes, en nuestro caso, a los futuros practicantes, de que la percepción que tienen y la que desean tener es una sola que se constata en la experiencia del servicio. Para entender esto de una manera más estructural Schmit (2004, p.
1), explica que: “Las compañías de todo tipo reconocen que sus clientes son importantes, que constituyen el activo más valioso de la compañía, que ésta solo sobrevive cuando tiene clientes y que sólo crecen cuando pueden retenerlos y atraer a otros nuevos; en consecuencia, todas reconocen que una compañía debe estar estructurada y administrada en torno al cliente”. De ser cierto esto, entonces ¿por qué existen tantas organizaciones que descuidan en gran manera el servicio?
De acuerdo a Lovelook (2004, p. 97), en su libro Administración de Servicios, precisa la existencia de cuatro categorías de los procesos de servicio orientados al cliente:
a) Servicios dirigidos al cuerpo de las personas: en este caso, los clientes necesitan estar presentes en persona durante todo el proceso de entrega de los servicios para recibir los beneficios que dichos servicios proporcionan.
27 b) Servicios dirigidos a posesiones físicas: en este tipo de servicio se refiere a acciones intangibles dirigidas a los bienes y otras posesiones físicas que pertenecen al cliente, en este caso, el objeto que requiere el procesamiento debe estar presente, aunque el cliente no lo esté.
c) Servicios dirigidos a la mente de las personas: se refieren a las acciones intangibles dirigidas a las mentes de las personas. Cuando se trata de estos servicios, los clientes deben estar presentes mentalmente, pero ubicados, ya sea en el mismo lugar donde se crea el servicios, como una sala de conferencias, o bien, en un sitio lejano conectado por medio de señales de transmisión.
d) Servicios dirigidos a activos intangibles: éstos describen acciones intangibles dirigidas a los activos de un cliente. En esta categoría se requiere poca participación directa del cliente una vez que solicita el servicio y aún esta solicitud se puede realizar a distancia por medio del correo, del teléfono o de Internet.
1.3.2 SERVICIO AL CLIENTE
Humberto Serna (2006, p.19) afirma que servicio al cliente “es el conjunto de estrategias que una compañía diseña para satisfacer mejor sus competidores, las necesidades y expectativas de sus clientes externos”. Como lo describe Ken Blanchard (2005), en su libro Clientemanía, indica cuatro pasos principales para lograr construir bien una compañía enfocada en el servicio al cliente: fijar su visión en el objetivo correcto, tratar a sus clientes de manera correcta, tratar a sus empleados de manera correcta y crear el estilo de liderazgo correcto.
28 De acuerdo a Prieto (2010, p. 28), el servicio se componen de atributos y cualidades. Los principales atributos que caracterizan a los servicios son la actitud y la calidad, donde a su vez cuentan con factores que los definen. A continuación, se explican los componentes del servicio.
Respecto a las cualidades del servicio, se destacan cuatro que son explicadas por Hoffman (2002, p. 27):
1. Intangibilidad: Característica distintiva de los servicios que nos impide tocarlos o sentirlos tal como hacemos con los bienes materiales.
2. Inseparabilidad: característica que distingue a los servicios y refleja la relación existente entre el prestador del servicio, el cliente que disfruta del servicio y otros clientes que comparten la experiencia del servicio.
CALIDAD
ACTITUD
Oportunidad
Confiabilidad
Amabilidad
Agilidad
El servicio se debe ejecutar dentro del plazo exigido por el cliente.
Los servicios deben ser exactos, precisos, seguros y veraces.
El servicio debe ser amable, agradable, gentil y humano.
Los servicios deben ser rápidos, prontos, sencillos y oportunos.
(Prieto, 2005, p. 9)
29 3. Heterogeneidad: Característica de los servicios que refleja la variación de la
consistencia de una transacción de servicios a otra.
4. Carácter perecedero: Característica distintiva de los servicios en el sentido de que es imposible guardarlos o reservar la capacidad que no se usó, es decir, no se pueden almacenar como si se hace con los productos.
1.3.3 LA ATENCIÓN
Como ya se ha aclarado anteriormente, los servicios son intangibles y no materiales; es decir, que los clientes no pueden expresar su grado de satisfacción hasta que lo consuma.
Para Renata Paz (2010, p. 41), las dimensiones de la calidad en atención al cliente se componen de:
a) La prestación buscada por el cliente: El cliente se encarga de elegir previamente como quiere su servicio y espera que la calidad en la atención sea alta.
b) La experiencia: es aquello que experimenta el cliente y que puede determinar su grado de satisfacción, que será positiva o negativa según la disponibilidad de tiempo del prestador del servicio, las posibilidades de opción, el ambiente, la actitud del personal del servicio, la rapidez y precisión en responder a sus preguntas y la personalización del servicio. (Paz, 2010, p. 42).
1.3.3.1 RELACIONES PÚBLICAS
Martini (1998), define las Relaciones Públicas como “un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como
30 principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras”. Mientras que para Túñez (2012), las relaciones con los públicos son el núcleo de la gestión de la comunicación en las organizaciones (p. 115). De acuerdo a la definición dada por los autores anteriormente mencionados, el concepto de relaciones públicas hace parte de los procesos de comunicación que tiene la Coordinación de Prácticas de la Carrera de Comunicación Social, ya que se basa en la construcción de relaciones con los estudiantes, para apoyarlos en el proceso de búsqueda de práctica.
Expresa Túñez que “las reacciones desfavorables que suponen una amenaza para la imagen o la actividad de la organización se gestionan a través de estrategias de comunicación preventiva” (2012, p. 116). Por esta razón, el objetivo de este trabajo de grado se basa en una estrategia de comunicación externa para el mejoramiento de los procesos comunicativos que utiliza la Coordinación, con el fin de fortalecer las relaciones con su público, en este caso, los estudiantes interesados en cursar la práctica profesional.
Un aspecto importante para enfatizar es la información que se transmite en medios propios, Túnez (2012) precisa que los medios de comunicación propios de una organización pueden considerarse como una herramienta de las relaciones con los públicos, en el caso particular de la Coordinación, el portal Wix (en internet) es un medio propio que se utiliza como mecanismo para la transmisión de información, se publican contenidos de interés y se utiliza como plataforma para la interacción entre preguntas y respuestas. El segundo aspecto que menciona Túnez (2012), respecto a los elementos que componen las
31 Relaciones Públicas es la comunicación interpersonal, el autor aclara que la comunicación cara a cara marca los modos de interactuar entre iguales en una organización, interna y externamente, es decir, se basa en el intercambio mutuo e inmediato de mensajes.
1.3.3.2 COMUNICACIÓN ASERTIVA
La asertividad, según Gallego, la define como: “expresión directa de nuestros sentimientos, necesidades, derechos u opiniones sin amenazar o castigar a los demás y sin violar los derechos de otras personas” (2010, p.192).
El estilo de nuestra comunicación es nuestra carta de presentación para nuestros interlocutores. Según la impresión que demos, así reaccionarán las personas que estén a nuestro alrededor. Con estas habilidades, si las proyecta directamente, el emisor será capaz de persuadir, de captar la atención de los receptores.
Gallego (2010, p.194) explica el estilo de comunicación asertivo de la siguiente manera:
Las personas asertivas emplean una expresión directa de sus emociones y
sentimientos pero sin ser coercitivos, los que les permite conseguir sus objetivos sin sacrificar sus relaciones interpersonales.
La asertividad implica expresar lo que se quiere y desea de un modo directo,
honesto y adecuado, mostrando respetos hacia los demás en definitiva, es el arte de expresar clara y concisamente lo que se quiere y siente a otra persona mientras se es respetuoso con su punto de vista, con sus actitudes, o con sus emociones y comportamientos.
32
Las personas que utilizan éste estilo suelen mostrar un comportamiento firme y
directo, ya que su propósito es una interacción, que no provoquen reacciones negativas en los demás pero que consiga resultados. Suelen utilizar mensajes “yo”
(“yo creo que”, “pienso que”) en los que se indica el origen personal y no impositivo en la comunicación.
De igual forma la asertividad produce consecuencias positivas intrapersonales e interpersonales.
Nota Aclaratoria: las citas y referencias fueron organizadas y utilizadas según el libro de Gustavo Patiño Díaz propuesto por la Facultad de Comunicación de la Pontificia Universidad Javeriana.
33 2. MARCO ESPACIAL
Ésta investigación será realizada en el marco de la Coordinación de Prácticas Profesionales de la Carrera de Comunicación Social de la Pontificia Universidad Javeriana. La siguiente información es única y exclusivamente de la Facultad de Comunicación y Lenguaje, utilizados con el debido permiso y para fines netamente académicos.
2.1 ORGANIGRAMA
Gráfico realizado por la autora del trabajo. Periodo lectivo 2013-II.
Dirección del Departamento (Mario Morales)
Dirección de Carrera (Mónica Salazar)
Monitora de Prácticas (María
Paula Ardila)
Coordinadora de Prácticas
(Mónica Baquero)
Evaluadora 1 (Grace Burbano)
Evaluadora 2 (Jacqueline
Alarcón)
Evaluadora 3 (Rosa Clemencia
Rojas)
Evaluador 4 (Yesid Hernández)
34 2.2 ¿QUÉ SON LAS PRÁCTICAS PROFESIONALES?
Es un espacio donde los estudiantes de X semestre pueden complementar su formación y aplicar los conocimientos adquiridos en la solución de diversas problemáticas de país o de una organización, mediante la experiencia determinada de un trabajo, durante un semestre, en una entidad relacionada con el campo profesional correspondiente. La práctica tiene una duración de 4 meses cuando el estudiante dedica tiempo completo y de 6 meses cuando dedica medio tiempo a esta labor.
2.3 Perfil de los estudiantes en práctica:
Los estudiantes del programa de Comunicación Social de la Pontificia Universidad Javeriana se pueden desempeñar en uno o dos de los siguientes énfasis profesionales:
1. Periodismo 2. Publicidad
3. Comunicación Organizacional 4. Producción radiofónica
5. Producción audiovisual
6. Producción editorial multimedia
35 De acuerdo a uno de los objetivos específicos planteados al inicio del trabajo, se da cumplimiento a la identificación del perfil profesional de los futuros practicantes con relación a los énfasis proporcionados por la Facultad de Comunicación y Lenguaje.
2.3.1 Periodismo:
El periodista puede desarrollarse en medios impresos, audiovisuales y digitales, no solo en las grandes empresas informativas, sino también de los medios de comunicación local y regional. Está capacitado para desempeñar diversas funciones: redactor o reportero, redactor jefe y editor de impresos; director de contenidos en proyectos de prensa digital;
investigador, reportero, guionista y libretista de espacios informativos en radio y televisión. Además, puede trabajar en las oficinas de comunicación de instituciones públicas y privadas, en la elaboración de información y dirección de medios para públicos externos. Asimismo está preparado para apoyar y desarrollar investigaciones en organizaciones no gubernamentales y distintas instituciones de carácter científico.
2.3.2 Publicidad
El comunicador-publicita puede desempeñarse profesionalmente como: creativo copy, redactor y ejecutivo de cuenta en las agencias de publicidad, en empresas nacionales y multinacionales. Además puede desempeñarse en equipo interdisciplinarios para desarrollar campañas publicitarias de acuerdo con un proceso de planeación estratégica. Puede trabajar en instituciones públicas y privadas para desarrollar productos publicitarios de acuerdo a unas necesidades específicas.
36 2.3.3 Comunicación Organizacional
Puede desempeñarse como un estratega, responsable de la planeación, dirección, organización y ejecución de procesos de comunicación interna y externa tanto en entidades públicas como privadas y ONGs. Realizar diagnósticos, diseñar políticas y planes integrales de comunicación para el logro de los objetivos de las organizaciones, esto incluye el diseño y la realización de medios, entre otros, impresos, audiovisuales y multimediales.
2.3.4 Producción Radiofónica:
Está en capacidad de desempeñarse como evaluador, diseñador y gestor de proyectos radiofónicos. Puede elaborar proyectos de programación de emisoras, producir y realizar programas y, además puede desempeñarse como DJ en programas musicales, programador de música y de emisoras, musicalizador de programas radiales y guionista para series documentales o dramatizadas.
2.3.5 Producción Audiovisual:
En el cine, la televisión y el video, el comunicador audiovisual puede desempeñarse en diversas etapas y procesos desde la preproducción, realización, postproducción, distribución, exhibición. Así como en diferentes roles: diseñador, realizador, productor, libretista, editor, investigador y programador de canales de televisión.
2.3.6 Producción Editorial:
Se desempeña como editor de publicaciones impresas, digitales, y en los diferentes roles del mundo editorial como: coordinador o editor de proyectos editoriales, administrador de ventas, asistente de producción y distribución, diseñador y coordinador de proyectos
37 interactivos multimediales, especialmente para la edición de obras destinadas al aprendizaje y a la interacción lúdico-educativa.
2.4 PROCESO DE EVALUACIÓN DE LAS PRÁCTICAS PROFESIONALES
Las prácticas profesionales son una asignatura dentro del plan de estudios de la carrera de Comunicación Social por tal motivo son evaluadas y monitoreadas directamente por la Universidad.
Criterios de evaluación:
•Capacidad de gestión del estudiante frente a las tareas, funciones y responsabilidades asignadas durante el desarrollo de la práctica
•Responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos concertados y de las metas propuestas.
•Calidad y oportunidad de los aportes hechos por el estudiante a procesos comunicacionales de la empresa en la cual desarrolla sus prácticas.
•Nivel de compromiso ético y profesional con la empresa o proyecto.
2.4.1 FORMA DE EVALUACIÓN
La evaluación de las prácticas profesionales se divide en tres actividades:
1. Informes académicos escritos: 40%
El estudiante presentará los siguientes informes a la supervisora de prácticas asignada por la coordinación de prácticas profesionales, así:
38
Informe de objetivos y metas: 20%
Informe de avance: (Es opcional)
Informe de gestión: 20%
2. Visitas de supervisión y responsabilidad con el programa: 20%
Durante el semestre de prácticas, el estudiante recibirá dos visitas por parte de la coordinación de prácticas, con el fin de, verificar el cumplimiento del convenio interinstitucional y la gestión realizado por el estudiante en su práctica.
Para realizar esta visita se concertará una entrevista con el jefe inmediato de cada estudiante, donde se diligenciará el formato de seguimiento que será el soporte de evaluación del desempeño del practicante. Cuando el practicante realice sus prácticas en el exterior esta supervisión se realizará telefónicamente y/o vial e-mail.
3. Evaluación del jefe inmediato: 40%
El jefe inmediato de cada estudiante evaluará la práctica profesional teniendo en cuenta los criterios de evaluación propuestos por la Universidad, a través del formato de evaluación que será diligenciado en conjunto con la supervisora de prácticas día de la visita.
39 2.5 FLUJO DE COMUNICACIÓN DE LA COORDINACIÓN DE PRÁCTICAS
DE COMUNICACIÓN SOCIAL
La Coordinación de Prácticas Profesionales maneja 5 niveles de comunicación a nivel interno y externo. En primer lugar se encuentra la relación con los estudiantes interesados en el proceso de prácticas, como segundo lugar se establecen relaciones con las empresas que solicitan practicantes, en tercer puesto están los docentes que evalúan y realizan el seguimiento de la práctica de los estudiantes, seguido por la Dirección de Carrera quien se encarga de divulgar la información preliminar a los interesados y por último se establecen relaciones con el Departamento Jurídico de la Universidad Javeriana para el trámite de los convenios interinstitucionales bajo el cual debe estar acogido cada estudiante en práctica.
Estudiantes
Empresas
Profesores
Dirección de Carrera- Comunicación Social
Departamento Jurídico-PUJ
Información general, seguimiento de práctica y procedimientos jurídicos.
Vinculación a la Coordinación de Prácticas, Procedimientos jurídicos y procesos de
seguimiento de los estudiantes.
Se comunica a los docentes el cronograma de actividades, realización del proceso de seguimiento.
Encargada de los casos especiales y divulgación de la información a los estudiantes para iniciar el proceso de prácticas.
40 2.6 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN EXTERNA
MEDIOS Y CANALES PROPIOS DESCRIPCIÓN GRÁFICO
Página web de la Pontificia Universidad Javeriana-Enlace Carrera
de Comunicación Social http://www.javeriana.edu.co/carrera-
comunicacion-social
La página de la Carrera de Comunicación Social tiene un
apartado para las Prácticas Profesionales donde se especifica cuál es su propósito y se enfatiza que
es una ventaja de la carrera. Esta información la reciben los estudiantes, profesores e interesados
es inscribirse al programa profesional.
Portal Web en Wix.com http://practicasprofesiona3.wix.com/p
uj#!
El portal web Wix, es una plataforma donde se actualizan contenidos semestralmente como las ofertas de práctica, explicación de modalidades
de práctica, horarios y datos de contacto. El estudiante tiene conocimiento de esta página una vez
haya iniciado el proceso con la Coordinación.
