INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
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ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA MECÁNICA Y ELÉCTRICA UNIDAD PROFESIONAL AZCAPOTZALCO
CONTROL DE INVENTARIOS DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA DE EQUIPO FERROVIARIO
TESIS
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
INGENIERO MECÁNICO
PRESENTA:
AGUSTIN SALDAÑA SILIS
MÉXICO, D. F. 2008
AGRADECIMIENTOS:
A mis padres:
Por su amor y por su apoyo, por hacerme ver mis errores y aciertos y por enseñarme el camino correcto y en especial a mi padre, que me cuida desde algún lugar del universo.
A mi esposa y mis hijos:
En especial a mi esposa por su amor y tolerancia, por soportarme en los momentos difíciles, por ser un apoyo incondicional en cada momento de la vida, por los años que hemos vivido juntos, por compartir conmigo los logros, los fracasos y proyectos por ser mujeres y hombres de bien y triunfos.
A mis maestros:
Por compartir sus conocimientos y experiencias, que nos alentaron para hacer camino y recoger el polvo de la vida, los que contribuyeron a mi formación humana y profesional y mi alma mater Instituto Politécnico Nacional y a mí amada ESIME.
A mis amigos:
A los compañeros de carrera que al igual que mi esposa e hijos, me presionaron e incentivaron para dar este paso pendiente.
La planeación estratégica no sustituye al juicio fundado en datos y hechos. La ciencia no sustituye a la habilidad y el valor de la experiencia de un buen director. Al contrario, la organización sistemática de planear el trabajo y el conocimiento que se aplique, viene a fortalecer el juicio, el liderazgo y la visión del director en su planeación estratégica.
Herberth H. Morrison
Los sistemas pueden ser estáticos o dinámicos; Pero si ha de continuar, deben poder ajustarse al ambiente mutante.
ROCOO MARTINO
INDICE.
AGRADECIMIENTOS: ...3
INDICE. ...5
INTRODUCCIÓN ...7
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...8
OBJETIVO...9
JUSTIFICACIÓN. ...10
CAPITULO 1. ANALISIS DEL PROBLEMA. ...12
1.1 Antecedentes: ...12
1.2 Plan de trabajo...12
CAPITULO 2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN ...19
2.1 Introducción:...19
2.2 Programa de trabajo...20
CAPITULO 3. DESARROLLO Y APLICACIÓN A LA PROPUESTA ...22
3.1 Depuración de inventarios...22
3.2 Recuperación de recursos financieros. ...23
3.3 Logística y Reordenamiento de almacenes. ...24
CAPITULO 4.- CONTROL DE INVENTARIOS. ...28
4.1 Concepto e importancia. ...28
4.2 Implantación de Control de Inventarios. ...28
4.3 Estructura Orgánica de Control de Inventarios. ...29
4.4 Manual de Políticas y Procedimientos. ...30
4.5 Base de diseño para el sistema integral de control y registro...31
4.6 Site y red de captura. ...42
4.7 Temática y aplicación de técnica...43
CAPITULO 5. INDICADORES DE GESTIÓN ...52
5.1 Objetivo general: ...52
5.2 Objetivos específicos...52
5.3 Conceptos de control: ...52
5.4 Método de medición:...53
CONCLUSIONES. ...55
BIBLIOGRAFIA. ...56
ANEXOS...58
1 EMISIÓN DE LA INFORMACIÓN...58
2 CONTROL DE LOTES EN SISTEMA EMERGENTE ( STOCKS). ...59
3 INDICADORES DE GESTIÓN. ...60
3 INDICADORES DE GESTIÓN. ...60
4 CONTROL DE INVENTARIOS CONTINUOS. ...61
5 CONTROL INDIVIDUAL DE MATERIALES CONTINUOS. ...62
6 LISTADO DE MATERIALES CONTINUOS...63
7 CONTROL DE MAQUILAS Y ENVIOS A TERCEROS...64
8 TRANSPASOS. ...65
INTRODUCCIÓN
La base de una empresa constructora de equipo ferroviario y de transporte de personas, es la compra y venta de bienes y servicios, de aquí la importancia del manejo y control de inventarios y de la administración de almacenes, que le permitirá tener un estado confiable de la situación económica.
Es asombroso con la velocidad con que avanzan los negocios hoy en día, en sus técnicas de venta, producción y administración. La demanda masiva de artículos y un consumidor cada día más exigente en la calidad, oportunidad y precio.
Actualmente la computación e informática se han convertido en su principal herramienta de control, registro y despacho, mediante una simple PC o redes, programas generales de fácil adquisición y específicos o trajes a la medida, hojas de cálculo, métodos filosóficos: Kan- Ban, Justo a tiempo, Máximos y Mínimos etc., coadyuvando prioritariamente con las áreas de inventarios, almacén, adquisiciones, producción, ventas y distribución (logística).
Dentro de la organización de la empresa, el control de inventarios y el almacén representan uno de los factores más importantes de los estados financieros, que si no son bien atendidos, los resultados son de perdidas, ya sea por bajos o altos inventarios.
Los inventarios son bienes tangibles ya sea para su venta o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios y comprenden materia prima, en proceso, ensambles y subensambles, auxiliares y procesivos, partes y refacciones y producto terminado, base de toda empresa.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La actividad de la empresa, es la fabricación metálica ligera y pesada para la construcción y reparación de equipo ferroviario (locomotoras, carros caja, góndolas, tolvas graneras y areneras, coches de pasajeros, comedor, observatorio, autovías, plataformas, etc., de diferentes capacidades), sistemas de transporte colectivo (metro neumático, rueda de acero y articulado), para su comercialización en el país o en el extranjero.
La empresa requería urgentemente de un cambio de metodología o estrategia en el control de inventarios y la administración de almacenes ya que en su contabilidad, su activo mayor en los balances generales eran los altos inventarios estáticos y sus costos por almacenamiento.
Así mismo, padecía de un abastecimiento externo e interno lento y tardío y los costos de pedir elevados, provocando retrasos en el cumplimiento a los clientes y pérdidas económicas por pago de horas extraordinarias al trabajador para cumplir con los objetivos de producción, es decir, productividad baja.
Por lo que la empresa se estableció como objetivo primordial y específico el crear una área independiente y normativa, reportando a la Subdirección de Control de Producción, encargada de implantar un sistema y su metodología, así como, los procedimientos y políticas, para planear, analizar, controlar, resguardar, requisitar y abastecer los recursos materiales en cantidad, calidad o especificación y oportunidad en lo que requieran las líneas y talleres , para los fines específicos de producción y garantías a cliente en el área de posventa, en sus etapas de pedir, recepción, resguardo y despacho, manteniendo los niveles óptimos de existencias bajo un rígido y eficiente registro y control de los inventarios y movimientos de almacén.
OBJETIVO.
Pretender resolver la necesidad de la empresa, a través de teorías producto de la experiencia práctica, tratando de lograr plantear los criterios en la aplicación de metodologías, sistemas, conceptos y principios básicos que la administración moderna en el control de los recursos materiales, nos ofrece hoy en día.
JUSTIFICACIÓN.
En cualquier centro productivo de trabajo, el Control de Inventarios es sumamente importante su administración y control, ya que con esto, se evita al máximo detener la producción por falta de materiales y sobra de otros, coadyuvando con la salud financiera y productividad de la empresa.
Por tal motivo, con el presente trabajo se pretende establecer los parámetros a seguir para el logro de lo anteriormente establecido.
CAPITULO 1
ANALISIS DEL PROBLEMA
CAPITULO 1. ANALISIS DEL PROBLEMA.
1.1 Antecedentes:
Para tener un plan de trabajo y de organización de la nueva área, fue necesario identificar plenamente sus problemas y necesidades, a fin de localizar las soluciones prácticas y procedimientos que debían aplicarse de inmediato y a mediano plazo, hasta donde las circunstancias que predominaban en la empresa lo permitieran.
Así mismo, fue necesario conocer los objetivos de la dirección y recibir información precisa para delinear las acciones pertinentes para mejorar las operaciones administrativas y productivas en el control y flujo de los recursos materiales.
1.2 Plan de trabajo.
A continuación se dan a conocer los conceptos considerados en la elaboración del programa de trabajo:
-Conocer PGO (programa general de operación), presente y futuro
. -
Identificación de áreas de almacenamiento.-Inventario inicial:
-Realizar un inventario total en todas las áreas de almacenamiento.
-Mercancías en transito.
-Materiales en poder de maquiladores
-Registro de datos en un sistema informático emergente.
-Estructura Orgánica y funciones de Control de Inventarios actual.
-Estructura Orgánica y función del Almacén actual.
1.3 Datos Obtenidos.
En la tabla 1.1, se muestra el programa general de operación de la empresa.
Tabla 1.1 Programa General de Operación (PGO):
DESCRIPCIÓN TIPO CANTIDAD
Metro Neumático 12 carros
Tolva Granera 100
Tolva Balastera 50
Metro Neumático 6 trenes
En la tabla 1.2, se presentan las áreas de almacenamiento existentes.
Tabla 1.2 Áreas de almacenamiento:
NOMBRE ALMACÉN SUPERFICIE m2
Materia Prima Ligera. 5 000
Materia Prima Pesada. 20 000
Maderas y Similares 5 000
Pinturas y Químicos 3 000
Especialidades metro 10 000
Locomotora especialidades 3 000
Coche Pasajero 3 000
General Procesivos 15 000
Metálicas Fabricación 3 000
67 000
Inventario inicial.
Paso inicial: elaboración del manual de procedimientos y políticas para la toma física del inventario y el personal a participar, así como, de la creación de un site de computo y cinco centros de captura distribuidos entre los principales almacenes para el registro y control de los inventarios y los movimientos de almacén, que a su vez nos permitiera capacitar al personal requerido para esta función, sirviendo la información como base de datos para el proyecto de diseño del Sistema Integral de control y registro de los recursos materiales, mostrando en la tabla 1.3, los resultados globales obtenidos.
Tabla 1.3 Inventario inicial.
ALMACEN No.
PARTIDAS
EXISTENCIA COSTO EN MILES
$
Materia Prima Ligera 100 1 000 Ton 15 000
Materia Prima Pesada 90 60 000 Ton 300 000
Maderas y similares. 60 600 Pz 1 300
Pinturas y Químicos. 30 6 000 Lt 1 200
Especialidades Metro y fijacion .
3 000 500 000 Pz 150 000
Locomotora Esp. 400 3 000 Pz 3 000
Coche Pasajero. 600 4 000 Pz 4 000
General Procesivos 5 000 1 000 Pz 30 000
Metálicas Fabricación. 500 3 000 Pz 3 000
Nota: los costos se establecieron en base al costo promedio para evaluar inventario
Mercancías en transito:
Las mercancías en transito representaban 100 partidas con un costo de 30 mdp.
En poder de maquiladores o en consignación:
6 partidas con un costo 50 mdp.
Estructura orgánica (gráfica 1.4) y funciones generales de Control de inventarios:
Gráfica 1.4 Estructura Orgánica de Control de Inventarios.
GERENTE DE CONTROL DE PRODUCCIÓN
JEFE DE DEPTO. DE PLANEACION, PROGRAMACION
Y CONTROL DE PROD.
REQUISICIÓN 3
PLANEACIÓN DE M.P. Y O.T. DE FABRICACIÓN 4
AUTORIA DE EXISTENCIAS 2
ABASTECIMIENTO 5 sup. Y 24 de M.O.
Funciones generales de Control de Inventarios: verificar existencias, cálculo de materia prima y emisión de O.T., requisitar al área de adquisiciones, abastecer líneas y talleres de producción por lote de fabricación.
Estructura Orgánica (ver gráfica 1.5) y funciones generales del almacén:
Gráfica 1.5 Estructura orgánica del almacén
Gerencia de almacenes
Departamento 1
Almacenista 9
Kardista 9
M. de obra 50
Funciones generales de almacén: recibo, registro en tarjetas de kardex, identificación, acomodo, resguardo y despacho por vale autorizado.
Sección 1
A continuación se describen las necesidades reales encontradas:
• Sistemas de abastecimiento y control.
• Métodos de trabajo.
• Lay-out de áreas de almacenamiento y abastecimiento.
• Volumen de abastecimiento.
• Consumos.
• Obsoletos, lento movimiento y nulo movimiento.
• Necesidades infraestructura.
• Requerimientos de recursos físicos y humanos.
• Inventario.
• Logística de almacenes
CAPITULO 2
PROPUESTA DE SOLUCION
CAPITULO 2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN
2.1 Introducción:
Basados en el objetivo especifico de la empresa y en los datos obtenidos, la propuesta de solución, fue en el sentido de modificar las estructuras y formas de hacer las cosas, establecer e implantar un sistema, metodologías y sus procedimientos, para planear, analizar y controlar los recursos materiales en cantidad, especificación y oportunidad en lo que requieran, para los fines específicos de producción, así como, en sus etapas de recepción, resguardo y despacho, manteniendo los niveles óptimos de existencias bajo un eficiente registro y control de los inventarios y que a la vez nos permita proporcionar al área de Ingeniería de Diseño, por sistema, la disponibilidad o inventarios en stock, para determinar su aplicación en los lotes por producir y sus obsolescencias.
La administración moderna sugiere los siguientes pasos, dados en una secuencia lógica para el logro de objetivos.
• Planeación.
• Organización.
• Aplicación. .
• Dirección.
• Control.
• Evaluación.
• Modificación y actualización periódica.
Planeación: Establecimiento de metas a corto, mediano y largo plazo, de los objetivos.
Organización: Estructura orgánica, integrada por un sistema de comunicación que logre la interacción total de sus operaciones.
Aplicación: No basta solo un manual de administración, si todos sus componentes no han sido aplicados, es decir, deben funcionar con normas de eficiencia establecidas.
Dirección: Dirigir las operaciones del área, hacia los resultados esperados.
Control: Controlar resultados.
Evaluación: Evaluar en porcentaje las metas y objetivos establecidos, se sigue el ciclo y se actualizan los procedimientos y/o manual.
2.2 Programa de trabajo.
Con la experiencia adquirida, los datos obtenidos y la filosofía de la administración moderna, se procedió a la elaboración y ejecución del programa estratégico de trabajo:
• Depuración de existencias.
• Recuperación de recursos financieros.
• Logística y reordenamiento de los almacenes.
• Crear el área de control de inventarios, como un medio normativo de auditoria y control, estructura orgánica, manual de procedimientos y políticas.
• Indicadores de Gestión.
• Proyecto del sistema integral de control y registro de los recursos materiales.
• Costo Beneficio.
CAPITULO 3
DESARROLLO Y APLICACIÓN A LA
PROPUESTA
CAPITULO 3. DESARROLLO Y APLICACIÓN A LA PROPUESTA
3.1 Depuración de inventarios.
Con los datos obtenidos del inventario inicial se determinaron con exactitud las existencias reales por lote de producción en proceso y programada, así mismo, las necesidades reales de bienes por adquirir, aprovechables, lento y nulo movimiento, obsoletos y considerados chatarra y desperdicio o basura, con los siguientes resultados, mostrados en tabla 3.1.
Tabla 3.1, Resultados de análisis de inventario
ESPECIALIDAD No. PART.
ÚTILES
No. PART. OBS. COSTO TOTAL MILES DE $
COSTO MILES DE $ RECUPERACIÓN
Materia Prima L. 50 50 15 000 6 000
Materia Prima P. 30 60 300 000 200 000
Maderas y similares. 10 50 1 300 850
Pinturas y Químicos. 10 20 1 200 700
Especialidades Metro 1 920 1 080 150 000 52 500
Locomotora Esp. 0 400 3 000 3 000
Coche Pasajero. 0 600 4 000 4 000
General Procesivos 5000 0 30 000 0
Metálicas Fabricación. 200 300 3 000 1 800
TOTAL 7 220 2 560 507 500 268 850
Mercancías en transito:
De las 100 partidas se cancelo el 30% de materia prima, por haber existencia en planta, en cantidad suficiente y que representó un ahorro aproximado de 9 mdp.
En poder de maquiladores o en consignación:
Se realizo conciliación de cifras con documentos y conteo físico, clasificados como obsoletos el 90%.
3.2 Recuperación de recursos financieros.
El comité de baja y destino final de bienes determina la obsolescencia y destino final para su venta a los clientes potenciales de equipo ferroviario y de transporte colectivo para personas, ya que representaba para ellos la posibilidad de contar con refacciones suficientes en las especialidades descritas para sus programas de mantenimiento preventivo, correctivo menor y mayor.
Las 300 partidas de metálicas fabricación, se dictaminaron chatarra y se eliminaron los registros en libros.
Los sobrantes de materia prima, pinturas, chatarra, maderas y similares de igual forma se pusieron a la venta de nuestros clientes y proveedores, lo que permitió:
• Recuperar recursos financieros en un 52.9%, de la venta, más los costos por almacenamiento.
• Reaprovechar existencias.
• Planear las necesidades con inventarios reales.
• Replanear las adquisiciones.
• Liberación de espacios para uso de almacén o nuevos proyectos.
3.3 Logística y Reordenamiento de almacenes.
Se reclasificaron los almacenes y se creo la logística que permitiera tener mayor eficiencia en la ejecución de las labores de recibo, almacenaje, control, registro, localización y despacho y un mejor aprovechamiento del espacio.
Al contar con un inventario real, Control de Producción, tiene la información y herramientas necesarias para reprogramar sus requerimientos en cantidad y tiempo real, y el área de adquisiciones obtiene la información para planear sus entregas y seguimiento de materiales en tiempos reales, lo que permite trabajar con una mayor eficiencia y productividad, quedando ordenados de la siguiente manera:
Materia prima Ligera, Materia prima Pesada.- Reacomodo del material a utilizar clasificado por especificaciones y número de parte, con un espacio libre del 50%
aproximadamente, producto de la depuración.
Maderas y Similares.- Una vez que se recupero un 80% de espacio, se convirtió en:
Maderas, Misceláneos y Procesivos.
Pinturas y Químicos.- Se reordeno por número de parte y se dividió físicamente para formar el almacén de Pinturas y el almacén de Partes Planta.
Especialidades Metro.-se reordeno y transformo en almacén de Especialidades, Cables y Componentes Eléctricos.
Locomotora.- Quedo libre al 100% al igual que Coche pasajero.
General.- Se mantuvo por el momento, con el proyecto a mediano plazo de cambiar de lugar, depurar y reclasificar los inventarios. Y Metálica Fabricación de igual forma se reordeno y cambió de lugar y nombre (Partes Planta), dejando su espacio libre.
En la tabla 3.2, se muestra la superficie en metros cuadrados, establecida para cada
Tabla 3.2, área de almacenamiento por almacén
ALMACÉN SUPERFICIE m2
Materia prima Ligera 5 000
Materia prima Pesada 20 000
Maderas, misceláneos y Procesivos 5 000
Pinturas 1 500
Partes Planta 1 500
Especialidades y (cables y componente eléctricos) 10 000
General 15 000
58 000
Los almacenes al tener una mayor cercanía a las líneas y talleres; permite un mejor flujo .de materiales con ahorros de tiempo e insumos, incrementando sustancialmente la oportunidad de abastecimiento y que además represento un 13.5% de recuperación de espacios techados para futuros proyectos o reingeniería del proceso productivo.
La recuperación de espacio, facilita los movimientos de recibo, acomodo, identificación, localización, despacho y control, además de orden y limpieza.
La reducción de áreas de almacenamiento, nos permite la recuperación del 13.23%, de la plantilla (2 almacenistas, 2kardistas y 5 de mano de obra), para otras labores primordiales, en primer instancia se integran a la capacitación para captura en sistema integral y otras de control de inventarios
A continuación en gráfica 3.3, se muestra estructura orgánica establecida para el área de almacenes:
Gráfica 3.3, Nueva estructura de almacenes
Gerencia de almacenes
Almacenista 7
Kardista 7
M. de obra 45
Funciones específicas del almacén: Recibo, codificación, acomodo, registro en kardex y tarjetas de anaquel, despacho y control de todos los movimientos de los materiales.
El registro en Kardex y tarjeta de anaquel se lleva en paralelo hasta lograr certificar que el sistema integral de registro y control, es eficaz y confiable al 100%.
Departamento 1
Sección 1
CAPITULO 4
CONTROL DE INVENTARIOS
CAPITULO 4.- CONTROL DE INVENTARIOS.
4.1 Concepto e importancia.
Ya anteriormente, se estableció que los inventarios representan en la empresa bienes que se adquieren para su transformación o venta y que son su activo mayor en sus balances generales, en este sentido el proyecto de modificación o nuevo concepto a establecer en el control de inventarios de la empresa, servirá como medio de coordinación entre las diversas áreas proporcionando un ambiente de congruencia y orden; y al mismo tiempo coadyuvar en el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta la empresa, incrementando la eficiencia y productividad del área de Planeación y Control de Producción.
Misión: que hacer y lograr como hacer.
4.2 Implantación de Control de Inventarios.
Con los resultados obtenidos con las acciones emprendidas, se determino que la creación de control de inventarios debía acelerarse, basados en este criterio se determino:
• Estructura Orgánica.
• El Manual de Políticas y procedimientos.
• Base de diseño para el sistema integral de control y registro.
• Site y red de captura.
• Capacitar al personal requerido en paralelo al proyecto.
Quedando plenamente establecido que los procedimientos, políticas, sistemas, metodologías y técnicas, quedan sujetos a cambios y actualización, conforme al avance tecnológico en la materia y a la experiencia que se adquiera en su
4.3 Estructura Orgánica de Control de Inventarios.
En la gráfica 4.1, se muestra la estructura orgánica para el logro de objetivos.
4.1 Estructura Orgánica.
SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE PRODUCCIÓN
GERENTE DE CONTROL DE PRODUCCIÓN
SUBGRCIA. DE PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y CONTRLOL DE
PRODUCCIÓN 3 AUXILIARES
BASTECIMIENTO SUPERVISORES 5 Y
24 DE M.O
SUBGERENCIA DE CONTROL DE INVENTARIOS
CONTROL DE INVENTARIOS PLANEACIÓN DE MATERIA P.
Y O.T. DE FABRICACION (3 A)
REQUISICION Y CONTROL
INVENTARIOS POR LOTE 4 AUX.
PLANEACIÓN Y TRASPASOS 1 AUX.
MANEJO Y CALIDAD 1 AUX.
MAQUILAS 1 AUX.
INVENTARIOS CONTINUOS 4 AUX.
4.4 Manual de Políticas y Procedimientos.
En este documento se presenta en forma ordenada y sistemática la información referente a la administración y funcionamiento de Control de Inventarios y su objetivo específico y genérico entre otros.
El manual en sí, comprende de 200 hojas, por lo que únicamente se presentan las funciones generales y específicas de mayor relevancia, que son el fundamento principal que integra la labor de control de inventarios.
Funciones generales:
Llevar a efecto la ejecución de sus actividades en coordinación con su jefe inmediato, de tal manera que le permita cumplir con las políticas, procedimientos y objetivos dictados; y vigilar su cumplimiento, aplicando las normas necesarias en tiempo, forma y oportunidad. Manteniendo una permanente comunicación y supervisión del personal a cargo.
Funciones específicas:
Informar a todas las áreas interesadas la situación que guardan las existencias y su disponibilidad.
Responsable de la capacitación del personal del área.
Responsable del uso, registro y control del sistema integral y el equipo, revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema.
Preparar informes periódicos del trabajo y conclusiones.
Hacer coincidir los intereses y posibilidades, de producción, ventas y finanzas.
Mediante una buena planeación y control de los inventarios.
Rotar adecuadamente las existencias para evitar deterioros, obsolescencia, mermas
Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas clientes.
Eliminar la posibilidad de detener la producción por falta de materia prima y demás materiales con los consiguientes costos al desaprovechar la capacidad instalada (perdidas).
Codificación de materiales.
Aplicación de técnicas de planeación y control.
Captura en su primera etapa de arranque y certificación.
Validación:
Determinar la existencia óptima de inventarios de acuerdo a los programas de producción o PGO.
Toma física de inventarios.
Realizar pruebas de cumplimiento a través de auditorias.
Inventarios por lote y continuos.
Conteos cíclicos.
Evaluación los procedimientos de recepción, despacho, en trancito, en consignación y almacenaje.
Análisis del inventario:
Lo que se contó es lo que debíamos tener “nada sobra nada falta”.
4.5 Base de diseño para el sistema integral de control y registro.
Informática para el diseño del Sistema Integral de planeación y control de inventarios, requirió de información base para su diseño y puesta en marcha por modulos, la cual consiste en:
Base de datos:
Catalogo de lotes.
Catalogo de códigos.
Número de diseño o lista de partes.
Inventario por lote.
Inventarios continuos.
Control de traspasos.
Control de maquilas.
Control de materiales perecederos.
Archivo de códigos.
Tipo de movimiento:
Tipo de movimiento de ensambles y subensambles.
No. De movimiento.
Descripción.
Tipo de movimiento partes adquiridas y fabricadas.
No. de movimiento.
Descripción.
Tipo de movimiento de herramientas.
No de movimiento.
Descripción.
Tipo de movimiento entre lotes (traspasos) No. de movimiento.
Centros de trabajo (Origen – Destino).
Posición en línea de ensamble.
No. de posición.
Descripción.
Almacenes.
No. de almacén (clave).
Descripción.
Otras áreas a nivel subdirección.
No. de área (clave).
NOTA: Genera reporte de claves.
Archivo de lotes Nos. De lote.
Descripción.
Unidades a producir.
Salidas de montaje metálico.
Vo.Bo. de control de calidad.
Unidades terminadas.
Unidades aprobadas.
No de posiciones.
NOTA: Genera reporte con fecha y descripción.
Tabla de movimientos de ensambles y subensambles.
Clave: Documento:
XX Orden y vale de fabricación.
XX Orden de taller a taller.
XX Traspaso.
XX Rechazo.
XX Remisión de taller.
XX Vale de almacén.
XX Autorización de embarque.
XX Dictamen de recepción.
XX Movimiento interno.
Tabla Tipo de movimiento de partes adquiridas o fabricadas.
Clave: Movimiento:
XX Suministro de materiales a producción.
XX Rechazo a proveedores.
XX Devolución por cambio de aplicación.
XX Devolución por eliminación de piezas.
XX Orden de compra.
XX Alta en almacén.
XX Inspección de material.
XX Continuación de proceso.
XX Recazo por recuperar.
XX Rechazo a proveedor.
XX Rechazo a ventas especiales.
XX Venta de materiales y equipo.
Tabla de movimientos de Herramientas.
Clave:
XX Alta.
XX Baja.
XX Devolución.
XX Rechazo en reclamación o recuperación (TEMPORAL).
XX Rechazo definitivo.
XX Robo.
XX Reparación.
XX Modificación.
XX Dotación a trabajador y/o taller.
XX A dotación. y/o resguardo del trabajador o taller.
Tabla de movimientos entre lotes (traspaso de lote a lote).
Clave:
XX Remanente del porcentaje adquirido o fabricado.
XX Por reducción del número de carros a construir.
XX Cancelación del lote.
XX Excedente de adquisiciones.
XX Modificación por Ingeniería.
XX Por urgencias.
XX Fabricación interna por incumplimiento del proveedor, XX Otros.
Origen y Destino.
Posición en la Línea de ensamble: de la 01 a la 70.
Claves de Almacenes:
71 Almacén materia prima ligera (AMPL).
72 Almacén materia prima pesada (AMPP)
73 Almacén maderas, misceláneos y procesitos (AMMP).
74 Almacén pinturas (AP).
75 Almacén partes planta (APP).
76 Almacén especialidades (AE) 77 Almacén general (AG).
Claves de áreas o Centros de trabajo:
91 Subdirección de ingeniería.
92 Subdirección de adquisiciones.
93 Subdirección fabricación.
94 Subdirección de montaje.
96 Dirección de comercialización.
99 Otros.
Catálogo de Diseños:
No. de parte.
Descripción.
Unidad de medida.
Costo unitario.
Factor de seguridad.
Modelos de aplicación y cantidad por modelo.
NOTA: De este formato se derivan los demás y se obtiene el reporte de ABC por costo de mayor a menor.
Módulo de Control de Inventarios.
Inventario por lote:
Catálogo de diseños:
No. de parte.
Descripción.
Unidad de medida.
Inventario inicial.
Cantidad por lote.
Porcentaje de seguridad.
Costo unitario.
Lote.
Uso en otros modelos.
Entradas.
No. de serie {Referencia, fecha, origen, destino y tipo de movimiento.
Salidas.
Rechazos.
Almacén.
Localización.
Stock o saldo (disponibilidad).
Encabezado: fecha, almacén y obtener reportes con mismo formato:
Clasificación ABC.
Saldos en rojo (negativos).
Existencia en cero.
Movimientos y saldo.
Nos. De parte sin movimiento.
Inventarios Continuos (máximos y mínimos).
Catalogo de diseños:
No. de parte.
Descripción.
Unidad de medida.
Inventario inicial.
Cantidad por lote.
Cantidad máxima.
Cantidad mínima.
Cantidad ordenada.
Fecha.
No. de requisición.
Entradas.
Salidas.{referencia, fecha, origen, destino y tipo de movimiento.
Rechazos.
Lote de aplicación.
Localización.
Saldo.
NOTA: Encabezado fecha, almacén y obtener con mismo formato, los reportes:
Clasificación ABC.
Clasificación costo mayor a menor
Existencias en cantidad mínima y punto de reorden, lote mínimo.
Existencias en cero.
Nos. de parte sin movimiento.
Nos. de parte, requisición sin surtir y no. de pedido y fecha.
Control de maquilas.
Catalogo de diseños:
No. de parte.
Descripción.
Unidad de medida.
Maquilador o proveedor.
Cantidad enviada.
Fecha.
No. de serie.
Referencia.
Almacén.
Tipo de transporte.
Cobertura (Piezas procesadas).
Recibido (entradas y devoluciones).
Fecha.
Referencia.
Localización.
Lote.
Abastecidas y fechas, origen destino y tipo de movimiento.
Rechazos y fechas, origen, destino y tipo de movimiento.
Saldo.
Costo unitario maquila.
NOTA: Con formato, obtener reportes:
Por maquilador, envíos, entradas y saldo.
Por almacén, existencias, envidas y entradas.
Control de materiales perecederos.
Catalogo de diseños:
No. de parte.
Descripción.
Unidad de medida.
Proveedor.
Caducidad.
Fecha de entrada.
Cantidad.
Lote.
Localización.
Almacén.
Salidas {fecha, referencia, origen, destino y tipo de movimiento.
Rechazos {fecha referencia, origen, destino y tipo de movimiento.
Saldo.
NOTA: Con formato, obtener reportes:
Por diseño y proveedor, caducidad vencida.
Por diseño y almacén, de nulo movimiento.
Traspasos.
Catalogo de diseños:
No. de parte.
Descripción.
Unidad de medida Cantidad.
Lote A.
Lote B.
Origen.
Destino.
Tipo de movimiento
NOTA: Con formato obtener reportes:
Por diseño cantidad por reponer a lote A, lote y almacén.
4.6 Site y red de captura.
Con la participación de informática y mantenimiento civil eléctrico se construye el site de computo en el área de control de inventarios y se establecen centros de captura dentro de los almacenes aislados del ruido de personas ajenas al proceso, cada centro tiene un máximo de dos capturistas de la información y validación.
El registro se realizo por transferencia de las existencias determinadas en el inventario inicial registrado en el sistema emergente de control de inventarios utilizado al inicio de de todo el proyecto y que paso ha ser base del nuevo sistema, con el propósito de ahorrar tiempo y costos.
• Capturistas y personal de almacén registra movimientos diarios, ingeniería e Informática transfieren las listas de partes al sistema al sistema, esto a su vez,
• Conteos físicos selectivos para optimizar el sistema.
• Para evitar registros en rojo, se realizan traspasos de lote a lote por código.
• La captura de entradas y salidas, se realiza por código, por origen, destino y tipo de movimiento.
4.7 Temática y aplicación de técnica.
El manejo de los artículos que se encuentran en el inventario es de vital importancia, ya que estos son los que determinan en gran parte la asignación de costos en el proceso productivo y determinan en un alto grado el nivel de eficiencia y eficacia de la gestión financiera.
Para realizar una eficiente administración, el área debe controlar todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversión significativa, que si no se maneja de una forma adecuada puede convertirse en un problema que afectaría la gestión financiera de la empresa.
La empresa requiere tener un gran número de artículos de inventario, por debemos analizar cada uno de ellos para determinar la inversión aproximada por unidad.
Apertura temática
La gran cantidad de artículos que se tienen en el almacén y que no tienen la misma característica, muchos de estos artículos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros son bastante costosos y representan gran parte de la inversión de la empresa. Algunos de los artículos del inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotación baja y en consecuencia exigen una inversión considerable; otros artículos, aunque tienen un costo alto por unidad, rotan con suficiente rapidez para que la inversión necesaria sea relativamente baja.
En la mayoría de las empresas la distribución de los artículos del inventario es el 20% corresponden al 90% de la inversión en inventario, mientras que el 80%
restante de los artículos corresponden solamente al 10% de dicha inversión, es por ello que se hizo necesario utilizar un nuevo sistema de asignación en la prioridad que se le da a las existencias que maneja la empresa:
El sistema Pareto de costos basado en las actividades o costeo ABC.
La aplicación del sistema de costos ABC en la empresa para el control de inventarios se inicia por la clasificación en grupos de artículos, así:
Los artículos "A" que son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión y representan aproximadamente el 20% de los artículos del inventario que absorben el 90% de la inversión. Estos son los más costosos o los que rotan más lentamente en el inventario.
Los artículos "B" fuerón aquellos que les correspondía la inversión siguiente en términos de costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 8% de la inversión.
Los artículos "C" los que normalmente son un gran número de artículos correspondientes a la inversión más pequeña y corresponde aproximadamente a el 50% de todos los artículos del inventario pero solo el 2% de la inversión de la empresa en inventario, ver en forma gráfica figura 4.2.
Figura 4.2 Figura 4.2 Figura 4.2
Figura 4.2 REPRESENTACIREPRESENTACIREPRESENTACIREPRESENTACIÓN GRÁÓN GRÁÓN GRÁFICAÓN GRÁFICAFICA FICA
Aunque el sistema de costeo ABC tiene algunas deficiencias estructurales, es un método excelente para determinar el grado de intensidad de control que se debe dedicar a cada artículo del inventario.
El diferenciar el inventario en artículos "A", "B" y "C" nos permite determine el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.
El control de los artículos "A" del inventario debe ser muy intensivo por razón de la inversión considerable que se hace. A este tipo de artículos se les debe implementar las técnicas más sofisticadas de control de inventario.
En los artículos "B" se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus resultados.
En los artículos "C" el control que se realiza es mínimo.
Se tomo en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventario se adaptaba a las necesidades de la empresa por las características de los materiales que se utilizan para la producción de nuestros productos, pero no tiene aplicación en todas las empresas.
El control que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el control que se hace de los costos, ya que al tener una mejor distribución de los inventarios, el costo de almacenaje, conservación, vigilancia, pérdidas y obsolescencia se pueden detectar de una mejor forma.
Aplicación de técnica.
Inventarios por Lote y Continuos.
Inventarios por lote:
Grupos de materiales que serán controlados por este sistema.
Formar los lotes únicos o de stock por especialidad y producto en almacenes.
Determinar las reservas o cantidad de seguridad a mantener.
Inventarios continuos:
Grupo de materiales TIPO C, a controlar por máximos y mínimos Misceláneos.
Procesitos.
Cables.
Fijación Pinturas.
Solventes.
Adhesivos.
Etc.
Grupo de materiales TIPO B, a controlar por entregas programadas.
Componentes eléctricos.
Pinturas.
Materia prima ligera y pesada.
Fundición.
Herramientas.
Grupo de materiales TIPO A, a controlar por lotes programados.
Especialidades importación y nacionales.
.
Siendo los materiales TIPO C básicos y críticos de vital importancia para la operación, es necesario determinar sus parámetros de reposición (lotes económicos, máximos y mínimos, punto de reorden) antes que el resto de los materiales, con el objetivo de tener su control para evitar daños a la producción, en coordinación con
• Lote óptimo de compra .- Se maneja un modelo basado en el supuesto que no hubiese faltante de materiales y el reemplazo fuere inmediato, al cual se le denomina punto de pedido o lote económico de compra, el cual se calcula mediante la siguiente fórmula:
D = demanda anual C1 = costo de adquisición C2 = costo de pedir C3 = costo de mantener Q = lote óptimo de compra
Con este modelo se pude establecer un control de inventarios por máximos y mínimos, para cada producto, es necesario llevar el procedimiento descrito.
• Existencia de seguridad .- A fin de evitar falta de mercancía éste debe obtenerse de la siguiente manera:
Punto de reorden = Prom. diario de consumo X tiempo de entrega + existencia de seguridad
Para determinar la existencia de seguridad debemos auxiliarnos del cálculo de probabilidades, el cual consiste en llevar una estadística de eventos ocurridos entre el punto de pedido y el consumo real durante la renovación.
También suele ser común que a mayor escala de compras, la rebaja suela ser mayor, para tal efecto se deberá partir del lote óptimo de compra y obtener el punto medio donde sale más económico para la empresa.
Por tal motivo se estableció que la cantidad a pedir (requisición) , seria igual a un o más lotes económicos de compra de acuerdo a requerimiento por lote y tiempo de fabricación programado (PGO).
Maquilas.
Establecer los controles tanto de materiales como de herramentales a consignación con proveedores y maquiladores a fin de tener la información real y con oportunidad para iniciar el procedimiento.
Obsoletos:
Ingeniería de Diseño en coordinación con Control de Inventarios y Almacén, para que a la terminación de cada lote de producción, deberán determinar la utilidad de sobrantes en lotes en proceso y programados, hacer ajustes a las necesidades de compra.
Traspasos.
Coordinar, determinar y realizar los traspasos necesarios de materiales, a fin de apoyar la producción, tener control de los movimientos, ahorro de recursos financieros y mejora de la productividad, en los siguientes niveles:
Traspaso definitivo {lote stock.
Traspaso común {lote a lote en producción y por terminación.
Verificación.
Control de Inventarios, deberá tener un control constante, diario y programado de las existencias, bajo los principios de “Auditorias “:
Inventarios selectivos físico-kardex con sistema.
Verificación de la captura de documentos.
Claves.
Cantidad.
Unidad de medida.
Descripción.
Tipo de movimiento.
Oportunidad en la captura {que no exista retraso.
Codificación.
Realizar la codificación y estandardización de los materiales a fin de simplificar su especificación, identificación y compra, coordinado por Ingeniería de Diseño y Control de Inventarios, utilizando los manuales o tablas de materiales normalizados.
Materia prima.
Misceláneos.
Procesitos.
Cables.
Componentes eléctricos.
Auxiliares.
Especiales.
Verificación por manejo y calidad.
Conforme a los procedimientos y políticas, los almacenes deben señalizar los sitios de almacenamiento de los materiales para su localización física, en kardex y sistema, los perecederos en coordinación de Control de calidad y Control de inventarios, bajo un programa continuo de control, a fin de mantenerlos dentro de especificaciones de uso. Mediante el método de:
Primeras entradas, primeras salidas PEPS Almacenaje adecuado.
Manejo adecuado.
Flujo eficiente {movimiento dentro de la planta.
Equipo de manejo y/o carga, transporte y contención {especificado.
Seguridad.
CAPITULO 5
INDICADORES DE GESTIÓN
CAPITULO 5. INDICADORES DE GESTIÓN
5.1 Objetivo general:
Identificar, desarrollar y supervisar la obtención de los indicadores de gestión que permiten evaluar las diferentes funciones de los almacenes, con el objeto de definir e identificar las desviaciones existentes para que se tomen las medidas pertinentes, tendientes a elevar los niveles de eficiencia.
5.2 Objetivos específicos.
Comprobar que los indicadores de gestión cuenten con los elementos que nos permitan su fácil obtención, de acuerdo a la realidad técnico - operativo de los almacenes.
Utilizar la información capturada a través de los sistemas normados por la empresa, lo cual garantiza la confiabilidad y oportunidad necesaria para una evaluación administrativa eficiente del área y establecer la frecuencia e intensidad de las desviaciones en base a estadísticas.
5.3 Conceptos de control:
Almacén: No. de código asignado.
Nombre: Iniciales del almacén.
Semana: número de la semana donde se inicia el registro a la semana de terminación.
Año: los dos últimos dígitos del año en cuestión.
5.4 Método de medición:
Captura o registro del documento.
Mide el % de captura realizado dentro de un periodo determinado.
TDPC: total de documentos para captura.
TDNC: total de documentos no capturados.
TDP - TDNC X 100 TDPC
Inventario o verificación selectiva físico sistema y/o kardex.
Mide el % de existencias bien controladas.
TPIN: total de partidas inventariadas.
TPCD: total de partidas con diferencia.
TPIN - TPCD X 100 TPIN
Verificación a recepción.
Mide el % de eficiencia en la elaboración de los documentos de recibo.
TMR: total material recibido.
TMSDE: total de materiales en documentos de entrada.
TRM - TMSDE X 100 TMR
Auditorias al acomodo y localización de los materiales.
Mide el % de materiales bien estivados, identificados y localizados en almacén.
TMA: total de materiales auditados.
TMM1: total de materiales mal estivados y localizad TMA - TMML X 100
TMA
Con nombre y firma del que realiza por Control de Inventarios.
Nombre y firma del que revisa.
Nombre y firma de quien autoriza.
Nombre y firma de quien da el Vo. Bo.
CONCLUSIONES.
Desde el punto de vista financiero y contable o costo beneficio, la inversión en recursos represento el 0.15% del 100% recuperado por la depuración de inventarios y venta de sobrantes, en el aspecto operativo y de infraestructura se lograron almacenes con los espacios adecuados para el almacenaje, resguardo, manejo y trafico de materiales, por lo que se redujeron las pedidas por daño o deterioro, por extravío y obsolescencia, los costos por almacenamiento disminuyeron en un 33%, y los costos de pedir se vieron beneficiados en un 40%, a causa de las requisiciones programadas y máximos y mínimos programados.
Se obtuvo por primera ves un sistema te integral de control de inventarios y de información de los recursos materiales eficiente y eficaz que permitió requerir y comprar en la cantidad necesaria, tiempo y especificación lo necesario para los programas específicos de producción.
Las estructuras y horas hombre empleadas para el logro del proyecto fue reaprovechado del personal ya existente.
Lo presentado en este documento describe el procedimiento seguido en el área de administración de los recursos materiales en sus objetivos, necesidades y métodos, donde los logros obtenidos representaron en todos los casos un incremento en la productividad, una mayor eficiencia y eficacia, pero sobre todo, más competitivos, mejoro el servicio y atención al cliente, hubo mayores ingresos financieros y disminuyeron la perdidas en un 95%.
Con este proyecto se logro el objetivo principal requerido por la empresa, cumplimiento en tiempo y calidad los programas de producción, disminuir gasto y lograr un saneamiento financiero de los recursos materiales y dejar bases sólidas para mejorar los sistemas, métodos, infraestructura y estructura de la administración de los recursos materiales.
BIBLIOGRAFIA.
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Trillas. 4ª. Edición, 2007
MANEJO INNOVATIVO DE MATERIALES.
ST. ONGE COMPANY 18S. GEORGE St.
York PA 17401.
ALMACENES- PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONTROL Alfonso García Cantú
Trillas. 3a. Edición. 2005
GERENCIA DE INVENTARIOS Ángel Díaz Matalobos
IESA 1999.
PLANIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES Mc Graw-Hill. 2a. Edición. 2001.
ANEXOS.
ANEXOS.
1 EMISIÓN DE LA INFORMACIÓN.
2 CONTROL DE LOTES EN SISTEMA EMERGENTE ( STOCKS).
CONTROL DE LOTES EN SISTEMA EMERGENTE ( STOCKS)
no.
LOTE
ALMACEN
71 AMPL
72 AMPP
73 AMMP
74 AP
75 APP
76 AE
77 AG
78
79
80
3 INDICADORES DE GESTIÓN.
ALMACÉN:
PLANEACIÓN Y CONTROL DE PRODUCCIÓN CONTROL DE INVENTARIOS
SEMANA:
INDICADORES DE GESTIÓN
AÑO:
CAPTURA: INVENTARIO: RECEPCIÓN: VERIFICACIÓN
TDPC TPIN TMR TMA
TDNC TPCD TMSDE TMML
INDICADOR: RESULTADO: INDICADOR: RESULTADO:
CAP
REC
INV
VER
REALIZO: REVISO: AUTORIZO: Vo.Bo.:
− =
100 TDPC x
TDNC
TDPC − =
100 TMR x
TMSDE TMR
− =
100 TMA x
TMML
= TMA
− x100
TPIN TPCD TPIN
4 CONTROL DE INVENTARIOS CONTINUOS.
CONTROL DE INVENTARIOS CONTINUOS
NÚMERO DE PARTE: DESCRIPCIÓN:
LOTE: ALMACÉN:
FECHA DEL MOVIMIENTO
PRECIO UNITARIO
CONSUMO PROMEDIO MENSUAL
VELOR DE UTILIZACIÓN
5 CONTROL INDIVIDUAL DE MATERIALES CONTINUOS.
HOJA DE
CONTROL INDIVIDUAL DE MATERIALES CONTINUOS
MATERIAL:
CODIGO: ÁREA DE USO:
USO:
ESPECIFICO
GENERAL
CONTROL DE EXISTENCIAS:
MÁX. - MÍN REQ. PROGRAMADA REQ. ESPECIAL
MÁX. MÍN. P.O. L.E.
L.E.
P.O. L.E. ENTREGAS
No. DE
REQ. FECHA CANTIDAD
No.
PEDIDO
FECHA PROMESA
FECHA
ENTREGA OBSERVACIONES
