Los Recursos humanos en el contexto de un sistema de información empresarial

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(1)Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas FACULTAD DE MATEMATICA, FISICA Y COMPUTACION MAESTRIA CIENCIA DE LA COMPUTACION. TESIS.. Los Recursos Humanos en el contexto de un Sistema de Información Empresarial. Autora: Lic. Naylé Seijo Marimón Tutoras: Dra. Luisa González González Msc. Maria Elena Martínez del Busto. 2006.

(2) Pensamiento.. A la raíz va el hombre verdadero. Radical no es más que eso: el que va a las raíces. No se llame radical quien no vea las cosas en su fondo. Ni hombre quien no ayude a la seguridad y dicha de los demás hombres. José Martí..

(3) Agradecimientos.. A mi madre por su gran ayuda incondicional, a mi padre por su ejemplo y confianza en mi, a mi esposo por su comprensión y cariño, a mi abuela porque hoy está aquí con nosotros, a mi tía que me ayudó con la impresión de esta tesis, a mis tutoras por su ayuda y colaboración permanente, en especial a Mony, a Cesar García Rey por su asesoría constante, a mi jefe Gustavo por ser el mejor jefe y compañero que he tenido y tendré, a Ana María por su colaboración y en especial a la Revolución que me ha formado como profesional de la Ciencia de la Computación y a todas aquellas personas que me ayudaron de alguna manera en el desarrollo de este trabajo..

(4) Dedicatoria.. Este trabajo se lo quiero dedicar a mis padres, mi hermano, mi esposo y mi abuela..

(5) Resumen. Resumen. El presente trabajo muestra el diseño y la implementación de un Sistema de Gestión de Recursos Humanos, Jet Recursos Humanos, como parte integrante de un Sistema de Información Empresarial Técnico Operativo para las empresas de la Agricultura. Este Sistema tiene como característica fundamental la obtención de la información de manera no convencional en forma de tablas semejantes al Excel con resúmenes y detalles por diferentes niveles de agrupamiento con el objetivo de propiciar la ayuda a la Toma de Decisiones. El Sistema implementa varios módulos como son Plantilla, Personal, Capacitación y Protección e Higiene del Trabajo que se corresponden con los subsistemas de la Gestión de Recursos Humanos como el de Ingreso de Personal, Permanencia y Promoción del Personal y Terminación de las Relaciones Laborales o Egreso. Es de destacar la cantidad de información que ofrece el Sistema fundamentalmente en lo referido a los trabajadores al abarcar la estadística que se debe elaborar con carácter mensual en los departamentos de Recursos Humanos. Dentro de las informaciones más interesantes se encuentran la Planificación de las Vacaciones y la Planificación de las Provisiones de Medios de Protección permitiendo conocer la fecha en que se debe hacer una solicitud de compra al proveedor, los Proveedores que Ofertan Productos de mayor Durabilidad, Puestos de Trabajo de Mayor Fluctuación de la Fuerza Laboral entre otras..

(6) Indice. Índice. Introducción.................................................................................................................1 Capítulo I. Sistemas de Información y Gestión de Recursos Humanos................4 1.0. Objetivo del Capítulo. .....................................................................................4 1.1 Sistema de Información....................................................................................4 1.2 Objetivos de los Sistemas de Información.......................................................6 1.3 Funciones principales de los Sistemas de Información...................................7 1.4 Tipos de Sistemas Información........................................................................8 1.4.1. Sistemas Interinstitucionales. ................................................................8 1.4.2 Sistemas Técnico-Operativo.. .................................................................8 1.4.2.1 Características de los Sistemas Transaccionales...........................9 1.4.3 Sistemas Tácticos..................................................................................10 1.4.4 Sistemas Estratégicos...........................................................................10 1.4.4.1 Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS)...................................10 1.4.4.1.1 Características de los Sistemas de Soporte de Decisiones…11 1.4.4.1.2 Tecnologías asociadas a los DSS...........................................11 1.4.4.2 Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS)............................13 1.4.4.2.1 Características de los SI para Ejecutivos................................13 1.4.4.2.2 Cómo optimizar la información................................................15 1.4.4.2.3. Evolución de los EIS..............................................................16 1.5. Evolución de los Sistemas de Información....................................................16 1.6. Planeamiento Estratégico de Sistemas de Información................................19 1.6.1. Planeamiento corporativo.....................................................................19 1.6.2 Planeamiento Estratégico......................................................................20 1.6.2.1 Objetivos del Planeamiento de SI.................................................22 1.6.2.2 Beneficios de la planificación estratégica de SI............................22 1.6.2.3 Comparación entre los sistemas tradicionales y los que usan el Planeamiento Estratégico.................................................22 1.6.2.4 Problemas del enfoque tradicional................................................23 1.6.2.5 Premisas del Planeamiento Estratégico.......................................23 1.6.2.6 Alcance del Planeamiento Estratégico.........................................23 1.6.2.7 Problemas que afrontan las instituciones sin un Planeamiento informático.............................................................24.

(7) Indice. 1.6.2.8. Formas de enfocar el Planeamiento Estratégico de SI...............25 1.6.2.9. Estructura del Planeamiento.......................................................25 1.6.3 Clasificación por diferentes criterios de las estrategias que forman un Plan Estratégico................................................................26 1.6.3.1 Base de información para decisiones estratégicas....................27 1.7 La tecnología de SI......................................................................................28 1.8 Los Sistemas de planeamiento de los Recursos de la Empresa (ERP).....29 1.9 Herramientas tecnológicas existentes........................................................30 1.9.1 Inteligencia de negocios....................................................................30 1.10 Sistema de Gestión de Recursos Humanos (GRH).................................30 1.10.1 Modos de enfocar la ARH en las empresas....................................31 1.10.2 Evaluación y perspectivas futuras de la GRH.................................32 1.10.3 Rasgos de la moderna GRH...........................................................33 1.10.4 Qué debe hacer el departamento de Recursos Humanos que aplica la GRH. ........................................................................33 1.10.5 Sistema de Gestión de los RH de la empresa (SGRHE)................35 1.10.5.1 Objetivos del SGRHE.............................................................35 1.10.5.2 Importancia del SGRHE.........................................................36 1.10.5.3 Subsistemas y elementos del SGRHE...................................36 1.10.5.3.1 Subsistema de ingreso de personal...............................37 1.10.5.3.1.1 Planeación estratégica de los Recursos Humanos de la empresa..........................................................38 1.10.5.3.1.2 Diseño y análisis de puestos de trabajo................38 1.10.5.3.1.3 Reclutamiento y selección del personal....39 1.10.5.3.2 Subsistema de permanencia y promoción de personal..39 1.10.5.3.2.1 Organización del trabajo y de la administración en la empresa.......................................40 1.10.5.3.2.2. Disciplina y relaciones laborales en la empresa........................................................................40 1.10.5.3.2.3 Seguridad, salud y condiciones de trabajo.40 1.10.5.3.2.4 Formación y desarrollo de los Recursos Humanos de la empresa................................................41 1.10.5.3.2.5 Evaluación del desempeño del personal...41 1.10.5.3.2.6 Retribución y estimulación a directivos.

(8) Indice. y trabajadores...............................................................42 1.10.5.3.3 Subsistema de egreso o terminación de la relación laboral............................................................................42 1.10.5.3.4 Subsistema de Auditoría y control de la GRH................42 1.10.5.3.4.1. Auditoría de los Recursos Humanos........43 1.10.5.3.4.2. Control de los subsistemas y elementos del SGRHE...................................................................43 Capítulo II. Sistema de Gestión de Recursos Humanos integrado al paquete de Gestión Económica para las empresas de la Agricultura........................... 44 2.0. Objetivo del Capítulo. ...............................................................................44 2.1 Sistema de Gestión de los Recursos Humanos, Jet Recursos Humanos, componente esencial en el paquete de GestionJet......................44 2.1.1 Contexto del Sistema........................................................................46 2.1.1.1 Jet Contabilidad........................................................................47 2.1.1.2 Jet Medios de Rotación............................................................48 2.1.1.3 Jet Nóminas…..........................................................................49 2.2 Subsistemas y Elementos de la GRH implementados por Jet Recursos Humanos.........................................................................................................50 2.2.1 Subsistema de Ingreso de Personal.................................................50 2.2.1.1 Planeación Estratégica de los Recursos Humanos.................50 2.2.1.2 Diseño y análisis de Puestos de Trabajo (Profesiogramas)....51 2.2.1.3 Reclutamiento de Personal......................................................51 2.2.2 Subsistema de Permanencia y Promoción del Personal..................54 2.2.2.1 Organización del trabajo y de la administración (Plantilla)......54 2.2.2.2 Disciplina..................................................................................54 2.2.2.3 Seguridad, salud y condiciones de Trabajo.............................54 2.2.2.4 Formación y desarrollo de los RH............................................55 2.2.2.5 Evaluación del desempeño del personal..................................55 2.2.3 Subsistema de Egreso......................................................................55 2.3 Análisis y Diseño de Jet Recursos Humanos............................................56 2.3.1 Casos de Usos y actores de Jet Recursos Humanos.......................56 2.3.1.1 Actores......................................................................................56 2.3.1.2 Casos de Usos..........................................................................56 2.3.1.3 Descripción de los Casos de Usos............................................57.

(9) Indice. 2.3.1.3.1 Descripción del Caso de Uso Plantilla..............................57 2.3.1.3.2 Descripción del Caso de Uso Personal............................59 2.3.1.3.3 Descripción del Caso de Uso Capacitación.....................62 2.3.1.3.4 Descripción del Caso de Uso Protección e Higiene........62 2.3.2 Diagrama Entidad-Relación..............................................................63 2.4 Arquitectura del Sistema............................................................................63 2.5 Clases utilizadas en la implementación del Sistema.................................64 2.6 Diagrama de Componentes del Sistema...................................................64 2.7 Comparación con otros Sistemas de R. Humanos existentes en Cuba....65 2.7.1 Comparación con Recursos Humanos del ASSETS........................65 2.7.2 Comparación con el Sistema Integral de R. Humanos GREHU.......66 Capítulo III. Interfaz de Jet Recursos Humanos.................................................67 3.0. Objetivo del Capítulo.................................................................................67 3.1 Pantalla principal.......................................................................................67 3.2 Diseño de las ventanas.............................................................................67 3.3 Facilidades para el procesamiento de información...................................69 3.4 Menú Administración.................................................................................71 3.5 Menú Archivo.............................................................................................71 3.6 Menú Plantilla............................................................................................72 3.6.1 Clasificadores. .................................................................................72 3.6.2 Profesiogramas.................................................................................72 3.6.3 Elaborar Plantilla...............................................................................73 3.6.3.1 Plantilla de Cargos......................................... ....................73 3.6.3.2 Movimientos........................................................................74 3.6.4 Informes de Plantilla..........................................................................74 3.7 Menú Personal...........................................................................................75 3.7.1 Clasificadores....................................................................................75 3.7.2 Trabajadores.....................................................................................75 3.7.2.1 Datos Generales.................................................................75 3.7.2.2 Graduado............................................................................75 3.7.2.3 Idioma.................................................................................76 3.7.2.4 Movimiento.........................................................................76 3.7.2.5 Evaluación..........................................................................77 3.7.2.6 Sanción..............................................................................77.

(10) Indice. 3.7.3 Informes.............................................................. ............................77 3.8 Menú Capacitación...................................................................................78 3.8.1 Clasificadores..................................................................................78 3.8.2 Trabajadores-Estudiando.................................................................78 3.8.3 Trabajadores-Curso..........................................................................78 3.8.4 Informes............................................................................................78 3.9 Menú Protección e Higiene........................................................................79 3.9.1 Clasificadores....................................................................................79 3.9.2 Movimientos Medios de Protección. .......................................... .....80 3.9.3 Accidentes........................................................ ...............................81 3.9.4 Informes............................................................................................81 Conclusiones....................................................................................................... 85 Recomendaciones............................................................................................... 86 Anexos.................................................................................................................. 87 Anexo 1...................................................................... ................................... 87 Anexo 2...................................................................... ................................... 88 Anexo 3...................................................................... ................................... 89 Anexo 4...................................................................... ................................... 90 Anexo 5...................................................................... ................................... 90 Anexo 6...................................................................... ................................... 93 Anexo 7...................................................................... ................................... 94 Anexo 8...................................................................... ................................... 95 Anexo 9...................................................................... ................................... 95 Anexo 10...................................................................... ..................................96 Anexo 11...................................................................... ..................................97 Anexo 12...................................................................... ..................................98 Anexo 13...................................................................... ..................................99 Anexo 14..................................................................... .................................100 Anexo 15...................................................................... ................................101 Anexo 16..................................................................... .................................102 Anexo 17...................................................................... ................................103 Anexo 18...................................................................... ................................103 Anexo 19...................................................................... ................................104 Anexo 20...................................................................... ................................105.

(11) Introducción 1. Introducción. La era actual se basa en el valor de la información en el tiempo y en el espacio. El recurso económico básico más importante de una empresa ya no es el capital, sino es y será el conocimiento junto al capital humano con que cuenta la organización. La información se considera el activo más valioso que poseen las organizaciones, pero si este recurso no se utiliza adecuadamente y se pone a disposición de todos los niveles para la Toma de Decisiones, simplemente deja de tener valor. La calidad de la Toma de Decisiones y por tanto el éxito está determinado por el hecho de disponer del conocimiento de una forma elaborada y asequible. En Cuba el Ministerio de la Agricultura (MINAGRI) es uno de los sectores principales de la economía y que repercute directamente en la población. A pesar de su importancia es notable el escaso uso de las tecnologías de la información en la labor administrativa y en el proceso de Toma de Decisiones. Para dar solución a esta problemática fue creada la Empresa Informática del Ministerio de la Agricultura (EIMA). Ella surge como empresa productora y comercializadora de servicios informáticos entre los que se destaca el desarrollo e implantación de software. Luego de hacer un estudio sobre el uso de la informatización en el MINAGRI queda demostrado que solo algunas de sus empresas tienen automatizados pocos de los principales Sistemas Operacionales (la gran mayoría sobre Fox-Pro para MS-DOS). Por tanto se muestra que no hay un verdadero manejo de información ya que solo pueden utilizar los datos y no una información debidamente procesada, y en el caso de las aplicaciones ya automatizadas están distantes de acercarse a los principios de los Sistemas de Información ya que no se encuentran más de dos sistemas básicos en las empresas, que por lo general son aislados; es decir, carecen de interrelación alguna. También hay que destacar que la Agricultura adolece por completo de algún sistema de Recursos Humanos. Este escaso desarrollo de la informática en el MINAGRI provoca el procesamiento de los datos de forma manual, a su vez, ello conlleva a emplear mayor número de personas, lentitud en la información a entregar y una alta probabilidad de error lo que arroja la no exactitud de la información procesada; por el contrario a nivel provincial y nacional la información es consolidada automatizadamente. Para las empresas de este organismo, es evidente la imperiosa necesidad de mejorar su funcionamiento y lograr desarrollarse partiendo de nuevas estrategias y con ellas el uso de la información. Para ello necesitan en un primer paso un SI Empresarial (SIE) que comprenda Contabilidad y Finanzas, Medios de Rotación, Nóminas, Recursos Humanos, Costos y Activos Fijos Tangibles, núcleo para poder llevar a cabo una gestión empresarial. Las empresas cuya actividad fundamental es muy específica como cultivos varios, ganadería, entre otras, necesitan sistemas adicionales acordes con sus producciones que se integren a este SIE. En un segundo paso para obtener un nivel superior de desarrollo este ministerio, como muchos otros, necesita de un Sistema de Información para Ejecutivos basado en el SIE. La EIMA de Villa Clara cumpliendo con su misión ha desarrollado un paquete de Gestión Económica llamado GestionJet que integraba, hasta antes del inicio de este trabajo, los sistemas de Contabilidad y Finanzas (Jet Contabilidad), Medios de Rotación (Jet Medios de Rotación) y Nóminas (Jet Nóminas), actualmente se le ha añadido el Sistema de Gestión de Recursos Humanos que proponemos, Jet Recursos Humanos. Este paquete de gestión ya se.

(12) Introducción 2. ha implantado en algunas empresas del ministerio aunque todavía muchas otras no han interiorizado la necesidad de explotar esta nueva posibilidad y abandonar las viejas técnicas del procesamiento manual y sistemas antiguos. Es de destacar que todos los sistemas integrantes de GestionJet tienen como características comunes que son aplicaciones cliente-servidor con Bases de Datos sobre SQL-Server 2000 y que han sido diseñados e implementados para funcionar como SI general y como sistemas independientes. Esta última característica es esencial ya que muchas empresas solicitan sólo uno de los sistemas, los que deben cumplir con el principio de su independencia total de GestionJet. La filosofía seguida por cada uno de los sistemas integrantes del SIE fue parametrizar todo aquello que pudiese tener valores múltiples y/o que puedan sufrir cambios en el futuro, logrando así la adaptabilidad de los sistemas ante nuevas condiciones del entorno. De igual manera se parametriza cada dato de las tareas que repercuten de cierta forma en la contabilidad, es decir, cada acción que incluye al menos una cuenta contable permitirá su definición por el usuario autorizado. De modo que el usuario final u operador no requiere de conocimientos contables para la explotación de los sistemas ya que la contabilización es transparente para él. Esta filosofía de parametrizar todo lo que sea posible fue empleada también en el Jet Recursos Humanos que nos ocupa. La cuestión de la información es un aspecto a atender por los países subdesarrollados incluyendo a Cuba, para encaminar y acelerar la dinámica de sus procesos sociales. Por lo que es de vital importancia desarrollar Sistemas de Información, propiamente dichos, capaces de ofrecer toda la información pertinente para lograr ventajas competitivas de la empresa en el mercado, dichos sistemas deben permitirle al capital humano de la empresa desarrollarse y desarrollar la institución a partir de la información que ellos brindan. Haciendo nuestra la premisa de que los principales recursos con que cuentan las empresas son la información y el capital humano; en nuestro trabajo nos hemos propuesto desarrollar el Sistema de Gestión de Recursos Humanos en el contexto de un Sistema de Información Empresarial. Objetivos. 1. Profundizar en la teoría de Sistemas de Información y lo concerniente a ella partiendo de una revisión Bibliográfica actualizada. 2. Abordar los Recursos Humanos en el contexto de un Sistema de Información empresarial, específicamente en el Ministerio de la Agricultura. 3. Implementar un Sistema Gestor de Recursos Humanos que facilite la ayuda a la Toma de Decisiones y que se integre con el Sistema de Información Empresarial de las empresas de la Agricultura. 4. Abordar los subsistemas más importantes de la Gestión de Recursos Humanos como son: ¾ Plantilla. ¾ Personal. ¾ Formación y desarrollo (capacitación). ¾ Protección e Higiene del trabajo. Novedad de la tesis. La novedad de la tesis radica en:.

(13) Introducción 3. •. Obtención de un Sistema de Información Técnico Operativo con un enfoque botton up.. •. Obtención de reportes no convencionales en un sistema operacional dirigidos a facilitar la Toma de Decisiones.. La tesis escrita consta de tres capítulos, como se muestra a continuación: En el Capítulo I se muestra un resumen de los Sistemas de Información desde el punto de vista general, como base para el desarrollo del actual trabajo y de la proyección futura del mismo. Se incluyen conceptos y definiciones tales como: Dato, Información, Sistema de Información y sus diferentes tipos, Planeamiento Estratégico, Gestión de Recursos Humanos, entre otros. En el Capítulo II se muestran los resultados de las fases preliminares de análisis y diseño del sistema con el empleo del Lenguaje de Modelación Unificado y se describe su arquitectura en el marco de un Paquete de Gestión Económica que constituye un Sistema de Información Empresarial Técnico Operativo para las empresas de la Agricultura, para la ayuda a la Toma de Decisiones. En el Capítulo III se destacan algunas características de la aplicación, como son las correspondientes al tipo de interfaz, estructura de los reportes y otras facilidades desde el punto de vista del usuario final..

(14) Capítulo I Pág.. 4. Capítulo I. Sistemas de Información y Gestión de Recursos Humanos. 1.0. Objetivo del Capítulo. Este Capítulo tiene como propósito mostrar qué son los Sistemas de Información, en qué consisten y la importancia de su uso a nivel empresarial así como el Planeamiento Estratégico de los mismos. También se describe la transformación de la antigua Administración de Recursos Humanos en la moderna Gestión de Recursos Humanos y los subsistemas y elementos que la forman. 1.1 Sistema de Información. Por todos es conocido que no siempre, a la hora de tomar una decisión, se cuenta con la información oportuna y de todas aquellas variables que deben tomarse en consideración; no sólo para no equivocar la decisión, sino también para que ésta sea la más correcta. Ello reduce las consecuencias no previstas a corto, mediano y largo plazo y en general influye sobre la calidad y excelencia del proceso formativo en su conjunto. La importancia y actualidad de este tema se ve reflejada en el Proceso de la Dirección por Objetivos y en el Proceso de Planificación Estratégica que tienen lugar en la nueva empresa cubana, donde junto a las nuevas tecnologías informáticas de que se dispone, se hace cada vez más necesario contar con un Sistema de Información que avale y optimice la Toma de Decisiones ya que “El flujo de información es el principal diferenciador de las empresas en la era digital” (Gates, 1999). En este contexto es necesario aclarar la diferencia entre dato e información. Los datos son realidades concretas en su estado primario como nombre del empleado y cantidad de horas trabajadas en una semana, los números de parte de un inventario o los pedidos de ventas. Cuando dichas realidades son organizadas o dispuestas en forma significativa, se convierten en información. La información es un conjunto de datos organizados de tal modo que adquieren un valor adicional más allá del propio (Stair y Reynolds, 2000). Por ejemplo un administrador podría considerar más valioso conocer las ventas mensuales totales que la cantidad de ventas de cada vendedor individual. Los datos poseen escaso valor más allá de su sola existencia. Por su parte para obtener información requieren de un procesamiento en el que pueden establecerse reglas y relaciones para organizar datos a fin de que provean útil y valiosa información, fig. 1.1. Dicho procesamiento puede ser a través de: Resúmenes Simples, Agregaciones complejas, Funciones estadísticas, Minería y Técnicas de KDD. Descubrimiento, Etc.. Fig. 1.1. Transformación de datos en información.. El tipo de información creada depende de las relaciones definidas entre los datos existentes. La adición de datos nuevos o diferentes significa la posibilidad de redefinir las relaciones y de crear nueva información. Por lo que un administrador podría añadir datos de un producto específico a sus datos de ventas para generar información sobre ventas mensuales desglosadas por líneas de productos. La conversión de datos en información es un proceso o serie de tareas lógicas relacionadas entre sí y ejecutadas con el fin de producir un resultado definido. (Stair y Reynolds, 2000).

(15) Capítulo I Pág.. 5. La decisión es el proceso de transformación de la información en acción (Menguzzato y Renau, 1993). Por lo que es difícil tomar decisiones acertadas sin la información necesaria. De aquí que la información debe ser valiosa. Ver ANEXO 1. Lo que indica que la información es también un recurso con que cuentan las empresas que debe ser correctamente administrado. Entre otros aspectos, ello supone balancear adecuadamente los costos de la información (vinculados a la cantidad de información necesaria, la accesibilidad a ella, la velocidad de obtención, las vías y condiciones de acceso, el contenido de la información, etc.) con sus beneficios o valor (expresados en la reducción de la incertidumbre del futuro, la afectación efectiva a la decisión, la modificación sensible de las consecuencias de la decisión, etc.). Así, la información nos permite monitorear los cambios tanto nuestros como del entorno, lo cual se refleja en los más diversos procesos del trabajo cotidiano como son el desempeño laboral, la eficiencia y calidad de la producción, así como áreas importantes dentro de una empresa como es el departamento de Recursos Humanos.. Flujo Vertical de Información. Las necesidades de información pueden ser tanto cualitativas o cuantitativas, internas como externas; deben de estar en función tanto de los sujetos o usuarios de los mismos, de sus niveles de dirección o trabajo, de los fines que se persiguen, etc., y estarán vinculadas a los procesos de diagnósticos y Toma de Decisiones, la puesta en práctica de los mismos y su control.. Administració n Administración Administración de Operaciones Procesamiento de Operaciones y Transacciones Flujo Horizontal de Información. Fig. 1.2. Flujo de información en una empresa.. No obstante, el significado y manejo de la información requiere tener presente precauciones. Algunas de ellas se refieren al riesgo de sobreinformación, es decir, pretender acumular un número excesivo de información, no toda necesaria o útil y que conduce al empobrecimiento de la misma, a la posibilidad de errores y a la elevación de sus costos. Del mismo modo debe cuidarse la dependencia absoluta de la información para tomar una decisión, sin querer encasillar toda la información con antelación pues la dinámica de los procesos prácticos requiere de mayor flexibilidad. Al respecto se ha planteado que "En el proceso de adopción de decisiones no se puede pretender que toda la información necesaria sea predeterminada, formalizada e informatizada" (Menguzzato, M. y J. Renau, 1993)..

(16) Capítulo I Pág.. 6. De aquí, que sea sumamente importante fundamentar adecuadamente los procesos de obtención, organización, uso y transmisión de la información; todo lo cual se plasma en el Sistema de Información que se elija y el modelo específico en el que se instrumente. Si vamos a hablar de SI debe conocerse primeramente que es Sistema. Sistema: conjunto de elementos o componentes que interactúan entre sí para cumplir ciertas metas. Los Sistemas poseen cuatro componentes: entradas, procesamiento y almacenamiento, salidas y retroalimentación (Stair y Reynolds, 2000). Sistema de información (SI): Entidad abstracta que sustenta en mayor o menor medida a todo sistema organizacional. Es el medio por el cual los datos fluyen de un departamento, área o persona hacia otros. Es decir es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El SI se refiere a todos los recursos necesarios para resolver las necesidades de información de una empresa de carácter operativo o gerencial. Estos recursos se pueden ubicar en tres grupos:. I. Sistemas de aplicación. II. Infraestructura tecnológica. III. Infraestructura organizacional. 1.2 Objetivos de los Sistemas de Información. • • • •. Ofrecer la información necesaria, en el momento oportuno y con la estructura adecuada. Automatización de procesos operativos. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de Toma de Decisiones Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.. Es importante elegir adecuadamente el Sistema de Información que se corresponda con las necesidades, condiciones y fines de la institución. Para ello es preciso tomar en consideración elementos tales como: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾. Definir la cantidad y tipo de información que necesitan los usuarios. Seleccionar aquella información que impacte en la Toma de Decisiones. Posibilitar el acceso directo a los usuarios. Diseñar correctamente el modelo de recolección de datos. Difundir adecuadamente la información procesada. ¾ Actualizar periódicamente dicho sistema, entre otros.. Para lograr el éxito, un Sistema de Información debe responder a las necesidades de la empresa, sus condiciones y objetivos corporativos. Debe lograr que el mando intermedio actué con la seguridad que comunica un caudal de información específica y orientado a lo práctico. Un Sistema de Información persigue aumentar la cantidad de ideas valiosas que emergen entre los mandos de línea y los trabajadores de calificación superior. Cuando le damos a la gente datos concretos que analizar se les ocurren ideas concretas sobre como podrían hacerse mejor las cosas. El SI posibilita que la empresa ponga la información en marcha con eficiencia, profundidad y creatividad muy superiores debido al nivel de análisis de la información, mediante el que los trabajadores de calificación superior convierten los datos pasivos en información activa.. El síntoma definitivo de un buen Sistema de Información es la concreción de las reuniones cara a cara, y su productividad en términos de acciones específicas. El fin primordial de las reuniones nunca debe ser el presentar unas informaciones. Para eso es mejor el uso del correo electrónico, de manera que los asistentes puedan analizar la información de antemano y presentarse a la reunión preparados para formular recomendaciones o entrar en un debate con fundamento. Los datos que necesitan las empresas están presentes en alguna forma o lugar. Lo que hace falta es obtenerlos sin demora de sus.

(17) Capítulo I Pág.. 7. diversas fuentes y poder analizarlos desde muy variadas perspectivas. Con datos sólidos todos podemos poner en práctica una política sólida; “teniendo en cuanta a la velocidad a la que cambia hoy el mundo de los negocios, la necesidad de dirigir desde la fuerza de los datos es mayor que nunca” (Gates, 1999). 1.3 Funciones principales de los Sistemas de Información. Las principales funciones de los Sistemas de Información son: Fig. 1.3. 1. 2. 3. 4.. Entrada de datos. Almacenamiento. Procesamiento de datos y su transformación en información. Salida.. Retroalimentación Fig. 1.3. Diagrama de un Sistema de Información.. Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en las conocidas bases de datos. La unidad típica de almacenamiento son los discos duros y dispositivos de almacenamiento externo. Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Dichos cálculos pueden ser resúmenes simples, agregaciones complejas, funciones estadísticas, minería de datos y técnicas de descubrimiento de conocimiento. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la Toma de Decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, disquetes, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información.

(18) Capítulo I Pág.. 8. puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Medios de Rotación tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera el comprobante contable de los movimientos realizados en un tiempo dado. El Sistema de Información está integrado por la tecnología que le permita operar y el Recurso Humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan dicho sistema. La tecnología digital transformará los procesos de producción y los procesos de su empresa, también puede liberar a los trabajadores eliminando la lentitud y la inflexibilidad del trámite sobre papel. La sustitución de estos por procesos digitales hace que los trabajadores de calificación superior se dediquen a hacer cosas productivas (Gates , 1999). Como todo Sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación a manera de mecanismo de control mediante el cual se puede saber si se cumple con las expectativas y requerimientos de los usuarios. En la actualidad muchas empresas cuentan con diversos subsistemas de información, surgidos de los diferentes departamentos, que conforman el Sistema principal. 1.4 Tipos de Sistemas Información. Las aplicaciones cliente/servidor centradas en bases de datos son clasificadas en cuatro grandes grupos: ¾ Sistemas Interinstitucionales. ¾ Sistemas Técnico-Operativo que abarcan los Sistemas Transaccionales (OLTP: Procesamiento de transacciones en Línea). ¾ Sistemas Tácticos. ¾ Sistemas Estratégicos que incluyen los Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS) y los Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS). Estas categorías de sistemas proporcionan tipos diametralmente diferentes de soluciones al trabajo por lo cual resulta importante tener claras sus diferencias. 1.4.1. Sistemas Interinstitucionales. Este nivel de Sistemas de Información recién está surgiendo. Es consecuencia del desarrollo organizacional orientado a un mercado de carácter global, el cual obliga a pensar e implementar estructuras de comunicación más estrechas entre la organización y el mercado (Empresa Extendida, Organización Inteligente e Integración Organizacional). Todo esto a partir de la generalización de las redes informáticas de alcance nacional y global (INTERNET), que se convierten en vehículo de comunicación entre la organización y el mercado, no importa dónde esté la organización (INTRANET), el mercado de la institución (EXTRANET) y el mercado (Red Global). 1.4.2 Sistemas Técnico-Operativo. Los Sistemas Técnico-Operativo esencialmente incluyen Sistemas Transaccionales que se relacionan entre sí y muestran información resumida y detallada que sirva de ayuda a la Toma de Decisiones. Los Sistemas Transaccionales tienen como objetivo reflejar el estado y funcionamiento de la empresa registrando las transacciones u operaciones diarias de aquí que los mismos se conozcan como sistemas de procesamiento de transacciones en línea (OLTP). Dichos sistemas logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización. Este tipo de sistema da respuesta a preguntas tales como:.

(19) Capítulo I Pág.. 9. o ¿Cuál es el saldo disponible de la cuenta x? o ¿Cuál es el estado de la orden x? o ¿Cuál es el nivel de inventarios del producto x? o ¿Cuál es el estado de la cuenta del cliente x? Los sistemas OLTP son usados para crear aplicaciones en todos los tipos de trabajos. Usándose fundamentalmente en aplicaciones de misiones críticas que requieren entre 1-3 segundos de tiempo de respuesta. El número de clientes soportado puede variar radicalmente en días, semanas o años, pero se debe mantener el tiempo de respuesta. Los sistemas OLTP requieren también de un alto control de la seguridad e integridad de la base de datos. Los niveles de seguridad y validez de los datos también deben ser altos, además de tener en cuenta que los datos tomados deben ser consistentes y correctos. Las aplicaciones OLPT automatizan fundamentalmente las tareas de procesamiento administrativo, tales como órdenes de entrada y transacciones bancarias, o sea, operaciones realizadas diariamente. Estas acciones son estructuradas, repetitivas y consisten en transacciones cortas, atómicas y aisladas. Estas transacciones requieren de datos detallados hasta la fecha y de lectura o modificación de pocos artículos, los cuales son accedidos a través de su llave primaria. Las BD transaccionales son generalmente muy grandes, con tamaños que van desde los cientos de megabytes hasta cientos de gigabyte. En este tipo de BD la consistencia y recuperación resultan ser aspectos críticos, por lo que son diseñados para reflejar la semántica operacional y en particular minimizar conflictos de concurrencia. Estos sistemas están evolucionando con censores, autómatas, sistemas multimedia, bases de datos relacionales más avanzadas y Data Warehouses. 1.4.2.1 Características de los Sistemas Transaccionales. ¾ Reflejan el estado y funcionamiento de la empresa, registrando las transacciones y operaciones diarias. ¾ Ahorran mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. ¾ Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las empresas. ¾ Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. ¾ Son recolectores de información por lo que constituyen el primer eslabón para la creación de los Almacenes de Datos y los Sistemas Técnicos-Operativos. ¾ Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. Con los Sistemas Transaccionales que por ejemplo administran pedidos, manejan inventarios y procesan la contabilidad, se han acumulado grandes volúmenes de datos. En esta acumulación de datos, existe información con el potencial de incrementar la participación en el mercado, mejorar la productividad, incrementar el rendimiento de la inversión y mejorar el servicio al cliente. A pesar de lo anterior, las organizaciones se encuentran limitadas en su habilidad de hacer uso de dicha información en beneficio de la empresa. Existe un espacio entre los Sistemas Transaccionales y los requerimientos analíticos de los administrativos. Es por ello importante destacar que “la.

(20) Capítulo I Pág. 10. automatización ha tenido su importancia, pero la tecnología puede convertir las operaciones básicas en fundamento de una inteligencia mucho más amplia, a escala de empresa.”(Gates , 1999). El modelo relacional se ha perfeccionado con el objetivo de poder reflejar los movimientos y transacciones requeridas en la operación de los negocios. Aunque estos sistemas soportan consultas y reportes, los esquemas de las aplicaciones no se encuentran orientados al análisis, es decir, se especializan en responder preguntas sobre lo que ocurre y no por qué ocurre. Puede considerarse que el modelo relacional, en el cual se basa OLTP, tiene como objetivo guardar información integrada, no contradictoria, necesaria para operar, de la manera más eficiente, un negocio. Sin embargo, este modelo no se corresponde con la forma en que el usuario percibe la operación de un negocio. La estructura relacional consiste en tablas y relaciones, mientras que la visión del usuario consiste en múltiples dimensiones con jerarquías dentro de las mismas, lo cual le permite observar el negocio desde diferentes perspectivas y a diferentes niveles de abstracción. "De hecho, los sistemas transaccionales nunca fueron diseñados con la intención de proveer funciones poderosas para la síntesis, el análisis y la consolidación de datos, que define el análisis multidimensional de datos " (Codd, 1995). 1.4.3 Sistemas Tácticos. Los Sistemas Tácticos son los encargados de facilitar consultas e informes sobre información almacenada en el sistema. Ellos están orientados a soportar la coordinación de actividades y manejo de documentación así como facilitar la gestión de la información a los niveles intermedios de la organización. Dentro de estos sistemas se encuentran: -. Sistemas Ofimáticos (OA). Sistemas de Transmisión de Mensajería (eMail y FaxServer). Coordinación y control de tareas (WorkFlow). Tratamiento de documentos (Imagen, Trámite y Bases de Datos Documentales).. 1.4.4 Sistemas Estratégicos. Los Sistemas estratégicos son los de nivel superior y mayor complejidad, dentro de ellos se encuentran los Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS) y los Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS) que describimos a continuación. 1.4.4.1 Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS). Los Sistemas para la Toma de Decisiones son aquellos que tienen como objetivo medir y controlar el desarrollo de las variables importantes del negocio, buscando identificar, proyectar y predecir las tendencias del negocio a partir de los datos acumulados. Ejemplos de preguntas a que da respuesta este tipo de sistema son: ¿Cuál?. Problema merece atención inmediata o prioritaria? Esto significa que debemos tener conocimiento de los problemas que existen y por qué merecen atención prioritaria.. ¿Por qué. Ocurre el problema? lo cual significa que buscaremos la causa que lo está produciendo.. ¿Quién. Corre riesgo debido al problema? Identificaremos que parte de la población podría afectarse con el problema.. ¿Dónde. Viven o trabajan las personas que corren el riesgo? Ubicaremos geográficamente al grupo en riesgo.. ¿Cuánto. Podremos resolver y en cuanto tiempo?, es decir a que cantidad de personas expuestas o que se encuentran enfermas podremos ayudar y cuánto tiempo vamos a emplear para.

(21) Capítulo I Pág. 11 hacerlo. ¿Cuándo. Debemos resolver el problema?. Buscaremos el momento oportuno de nuestra intervención para resolver el problema.. ¿Con qué. Identificaremos los Recursos Humanos, económicos y materiales que vamos a utilizar para resolver el problema?. o ¿Si reducimos la fuerza de trabajo en un 20% cual será el impacto por línea de producto? o ¿Cuál fue y será el crecimiento es a mes de las ventas por línea de producto? o ¿Cuál se espera que sea la tendencia a la siniestralidad para los próximos meses? 1.4.4.1.1 Características de los Sistemas de Soporte de Decisiones. ¾ Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. ¾ La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de Toma de Decisiones. ¾ Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso. ¾ No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión. ¾ Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. ¾ Apoyan la Toma de Decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado. 1.4.4.1.2 Tecnologías asociadas a los DSS: ¾ Data Warehouse: Consolida datos de diversas fuentes en un gran depósito. - Carga, sincronización periódica de réplicas. - Integración semántica. ¾ OLAP: - Consultas y vistas SQL complejas. - Consultas basadas en operaciones estilo hojas de cálculo y vistas multidimensionales de datos. - Consultas interactivas online. ¾ Data Mining: - Búsqueda exploratoria para tendencias y anomalías interesantes Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática. Los DSS cliente/servidor no son típicamente sustituibles por sistemas operacionales ya que poseen pobre integridad de los controles y limitada capacidad de acceso a múltiples tablas. El encontrar la información puede involucrar gran.

(22) Capítulo I Pág. 12. cantidad de datos, lo que significa que el nivel de control de concurrencia no es muy granular, por ejemplo un usuario puede querer una lista y actualizar una entrada de la tabla. Como respuesta a la debilidad fundamental de las bases de datos relacionales para proveer capacidad de análisis y sistemas de soporte a las decisiones, han surgidos los denominados Almacenes de datos (Data Warehouse). Los Almacenes de Datos son repositorios de información que contienen datos tangibles, con una perspectiva histórica, sumarizados a diferentes niveles de abstracción, utilizando datos de múltiples fuentes que se fusionan en forma congruente. Estos datos se mantienen actualizados, pero no cambian al ritmo de los sistemas transaccionales. Muchos Almacenes de Datos han sido diseñados para contener un nivel de detalle hasta de nivel de transacción, con la intención de hacer disponible todo tipo de datos y características para reportar y analizar. En un ambiente cliente/servidor podemos ver el Data Warehouse como el depósito o almacén de los datos para procesar soporte de decisiones. En el planteamiento original de Data Warehousing (DWH) presentado por William H. Inmon el uso de los Almacenes de Datos como modelo de infraestructura para el soporte de la Toma de Decisiones tiene cuatro objetivos principales. 1. Proteger los sistemas de producción del acceso indiscriminado de usuarios sedientos de información, que podrían afectar el rendimiento de estos sistemas. 2. Proveer un ambiente de información protegido y bien administrado para la Toma de Decisiones, ya que representa un activo importante para la organización. 3. Construir un modelo de datos corporativo que permita una estandarización en el manejo de información tanto de los sistemas operacionales como de los sistemas para el soporte a la Toma de Decisiones. 4. Mantener independencia entre las aplicaciones de acceso del usuario y la administración de la información, manejándolas como problemáticas independientes La tecnología para el soporte a la Toma de Decisiones, que apareció con los Sistemas de Información y que ha evolucionado con ellos a lo largo de los años, tiene como objetivo ofrecer a ejecutivos y analistas información oportuna, fácil de entender y de manipular, relativa a su negocio o área de desarrollo, de forma que puedan tomar decisiones, elegir cursos de acción o definir estrategias congruentes con la realidad (Pendse y Creeth). A pesar de que los DSS están dirigidos principalmente a los ejecutivos no son solo ellos los que deben ver los datos de la empresa sino que también deben hacerlo el resto de los empleados. Para el director es importante ver como se desenvuelve la empresa por regiones, o líneas de productos, o por segmentos de clientes. Pero son los mandos intermedios de cada empresa quienes necesitan saber donde residen las pérdidas y ganancias, si los programas comerciales funcionan o no, y si los gastos son correctos o se está despilfarrando. Ellos necesitan un flujo inmediato de información correcta. Que no tengan que esperar a que los directivos les acerquen la información (Gates, 1999). El análisis de situaciones o patrones interesantes se puede llevar a cabo por medios manuales tales como: ¾ Preguntas pre-formuladas, escritas en un lenguaje de tercera generación o de cuarta, los que dan reportes diseñados manualmente, pero cuyo resultado nos es útil para medir desempeño, productividad, costos unitarios, etc.; ya que estos son indicadores de gestión Las salidas o respuestas son generalmente numéricas..

(23) Capítulo I Pág. 13. ¾ Preguntas espontáneas, no planificadas, utilizando el lenguaje SQL (lenguaje estándar de consulta) o uno o más gráficos, como el QBE (pregunta mediante ejemplos). Las salidas o respuestas son textuales: números y letras, en columnas. ¾ Desplegando los resultados de las preguntas anteriores en forma tabular; en gráficas de tipo pastel, barra, etc.; en histogramas o diagramas de dispersión; en forma de nubes o cúmulos; sobre mapas para formar lo que se ha denominado Cartas Temáticas que despliegan su contenido sobre cartas geográficas. Sin embargo este tipo de análisis manual o visual tiene varias desventajas: ¾ El tiempo disponible es limitado. Muchas situaciones interesantes se soslayan simplemente porque toma tiempo imaginarse la pregunta, elaborarla; expresarla (en SQL, por ejemplo) de manera sintácticamente correcta; interpretarla o compilarla; hacer la búsqueda en la base de datos, y analizar (ver, contemplar) la respuesta para determinar si es interesante. El usuario se cansa, o no le alcanza el tiempo. ¾ El usuario no percibe una situación interesante. No la ve. ¾ No se le ocurre buscar en determinado lugar, y allí puede haber información necesaria. Por consiguiente, hace falta un tipo de análisis automatizado, que complemente al análisis manual. Es decir, un sistema donde la computadora proponga lugares (regiones de la base de datos) donde buscar información; donde los criterios de interés se propongan automáticamente o estén predefinidos por la computadora, y(o) modificados por el usuario; donde las búsquedas se vayan efectuando poco a poco, y donde se vayan recopilando aquellos datos que resultaron interesantes (usando criterios predefinidos en la máquina o, mejor aún, modificados por el usuario), a efecto de que el usuario pueda verlos y determinar por sí mismo qué tan interesantes o rutinarios en realidad son. Los Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS) son usados para analizar los datos y crear reportes u otras formas de salida, un DSS potente debe proporcionar al usuario un acceso flexible a los datos y así como las reglas para manipular los mismos y presentar los resultados de una forma asequible al ejecutivo. Los DSS no son generalmente de tiempo crítico y pueden tolerar tiempos de respuesta lentos. 1.4.4.2 Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS). Los Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS) son aplicaciones móviles lanzadas con los Almacenes de Datos para obtener solicitudes específicas o búsquedas de patrones en los datos. Se utilizan para descubrir ocurrencias inesperadas en un ambiente de DWH. Estos Sistemas son algo más potentes, fáciles de usar y de tareas más específicas que los Sistemas de Soporte de Decisiones, realmente son más expresivos. Los EIS se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información, presentando información relevante y usando recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de mantenerlos informados. Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema de Confección de Planeamiento enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información como: situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa..

(24) Capítulo I Pág. 14. 1.4.4.2.1 Características de los Sistemas de Información para Ejecutivos (Peralta, 2004; Flores, 2004). Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la Toma de Decisiones. Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa. Esto implica que ejecutivos diferentes pueden requerir información o formatos de presentación distintos para trabajar en una empresa en particular. Lo anterior se debe a que los factores críticos del éxito pueden variar de un ejecutivo a otro. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. ¾ Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. ¾ Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los EIS son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos es un EIS, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. ¾ Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio. El sistema debe contar con capacidad de manejar información que proviene de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de información. ¾ Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por el temor a cambiar. ¾ Son Sistemas desarrollados con altos estándares en sus interfases hombre-máquina, caracterizados por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicación entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo. ¾ Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización. Esta característica de los EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de información. Por ejemplo, puede conocer las ventas por país, por zona geográfica, por cliente y por línea de producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y más detallados de la información en caso necesario. ¾ Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos. ¾ Son sistemas sin carga periódica de trabajo, es decir, su utilización no es predecible, al contrario de otros casos, cuya utilización es periódica. Las múltiples características de los EIS, han permitido elevar el nivel de confianza en la Toma de Decisiones de alto nivel hacia el logro de ventajas competitivas efectivas. Ya que obtienen una visión de los datos desde diferentes ángulos, reduciendo con ello en gran medida la incertidumbre en el proceso de Toma de Decisiones. Un buen EIS pone en contacto la información idónea con la.

(25) Capítulo I Pág. 15. gente idónea produciendo un aumento espectacular en la aptitud de la empresa para desarrollar oportunidades estratégicas de negocio y actuar en consecuencia. Dentro de este tipo de sistemas encontramos: los Sistemas de Información Gerencial (MIS), Sistemas de Información Georeferencial (GIS), Sistemas de Simulación de Negocios (BIS y que en la práctica son sistemas expertos o de Inteligencia Artificial-AI). 1.4.4.2.2 Cómo optimizar la información. Un cuestionamiento muy frecuente es: ¿Cómo logran los EIS una verdadera eficacia en la Toma de Decisiones hacia las ventajas sobre el mercado? Este mejoramiento se logra al optimizar la información de los reportes corporativos o divisionales de la organización, esta optimización se hace a través de: ¾ La redefinición de los métodos de recopilación de la información permite que quien esté encargado de tomar decisiones no se involucre en la obtención de los datos de manera directa, sino que se enfoquen sus energías al análisis de la información. ¾ El mejoramiento de la certidumbre de los datos. ¾ Hacen más rápido el proceso de obtención de la información. ¾ Mediante la realización de cambios en la manera de presentar la información, haciendo uso de nuevas técnicas de presentación como: gráficas, histogramas, dibujos y animaciones. ¾ El rediseño de los sistemas actuales de reportes, mediante los cuales se les da mayor importancia a los factores críticos que permitirán tener un mejor rendimiento de la organización. El ANEXO 2 muestra los pasos que sigue un EIS para llevar la información hasta el usuario final. En él se incluyen los SI básicos que ofrecen datos e información al EIS. Los agentes que permiten llevar acabo una nueva conceptualización y una manera diferente de hacer los procesos de planeación y control son (Flores, 2004): ¾ Las actividades de los negocios hoy día se realizan de manera más rápida lo cual implica que la manera tradicionalista de ver la planeación en períodos más largos de tiempo cambie, anteriormente se consideraban períodos trimestrales e incluso semestrales y anuales. En estos tiempos existe una alta necesidad de contar con información semanal e incluso diaria; esto permite que las organizaciones realicen los ajustes necesarios a las condiciones de los mercados. ¾ El contar con nuevas maneras de hacer las cosas, tales como factores críticos para alcanzar el éxito. ¾ Las modificaciones en los procesos de planeación y pronósticos. Los EIS vigorizan los procesos de planeación y pronósticos mediante las siguientes maneras: ¾ Mecanizando el proceso de planeación de la organización. ¾ Estableciendo nuevas metodologías de planeación estratégica y análisis competitivos. Estas se mejoran teniendo una comunicación adecuada y acceso a las bases de datos. ¾ Haciendo que los encargados de tomar las decisiones hagan uso del sistema para realizar una planeación técnica con aplicaciones que anteriormente se consideraban para control administrativo..

(26) Capítulo I Pág. 16. ¾ Logrando que los ejecutivos sean diestros al realizar análisis específicos haciendo uso de la información que se encuentra en las bases de datos. 1.4.4.2.3. Evolución de los EIS. Los Sistemas de Información para Ejecutivos aparecieron al final de la década de los ochenta como primer intento de mejorar el flujo de información. Permitían que los ejecutivos obtuviesen información sin necesidad de esperar meses a un informe especial. Entonces fue un acierto, pero estaban limitados a los directivos y no tenían conexión con los demás Sistemas de Información de la compañía; era un sistema particular dentro de otro sistema particular. En una gran siderurgia estadounidense descubrieron que la información suministrada por el nuevo instrumento inducía más preguntas de los directivos a sus subordinados, y que estos carecían de datos con que responder. Contando con la ventaja de las plataformas basadas en ordenadores personales, los instrumentos para el desarrollo rápido de aplicaciones y el mejoramiento de las interfases graficas de usuarios. Luego el EIS evolucionó convirtiéndose en un Sistema de Información Empresarial o Sistema de Medida del Rendimiento. Los nuevos EIS van orientados a proporcionar información a una gama más amplia de personas de la organización. “El cociente de inteligencia de una empresa está determinado por la medida en que su infraestructura informática conecta la información, la comparte y le da estructura. Las aplicaciones aisladas, los datos aislados, por impresionantes que resulten, producen memoriones, pero no una conducta corporativa de elevada funcionalidad” (Gates, 1999). El valor actual que tienen dichos Sistemas no consiste en instalarlos sino en el asesoramiento que ofrecen a las empresas, para que sepan que hacer con ella. Con frecuencia el cliente se presenta con sus expectativas prefiguradas por la idea de que la información es muy difícil de conseguir. De manera que no sabe lo que puede esperarse en realidad de los Sistemas de Información. El proveedor de EIS, Comshare Inc. de Ann Arbor (Michigan), suele formular al cliente varias preguntas como: - ¿Qué quiere obtener del sistema? - ¿Qué resultados tiene intención de medir? Su aplicación de análisis de ventas comprende noventa preguntas específicas sobre el tipo de datos de la compañía: rendimientos habituales, señales de alarma, desgloses regionales, etc. Comshare ofrece una combinación de sistemas que coloca en primera línea las aplicaciones normales de oficina e Internet, ayuda al cliente en los análisis y en configurar un planteamiento correcto para el problema y pone a su disposición consultores que le faciliten la reingeniería de procesos si fuese necesaria (Gates, 1999). 1.5. Evolución de los Sistemas de Información. Los Sistemas de Información han evolucionado en el tiempo y en las organizaciones. Frecuentemente los primeros en ser implantados son los OLPT, luego los DSS y por último, se desarrollan los EIS que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó en el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación (Peralta, 2004):.

(27) Capítulo I Pág. 17. ƒ Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. ƒ Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad, entre otros sistemas operacionales. ƒ El pequeño Departamento de Sistemas depende del de contabilidad. ƒ El tipo de administración empleado es escaso y la función de los Sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en computación. ƒ El personal que labora en el departamento de sistemas consta a lo sumo de un operador y/o un programador. ƒ En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra. ƒ Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. ƒ Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son: -. Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá de imitar.. -. Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.. -. El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa.. -. El tipo de administración empleada está orientada hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.. -. Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.. -. Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.. -. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.. ƒ Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: -. Esta etapa se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de.

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Fig. 1.3. Diagrama de un Sistema de Información.
Fig. 1.3. Diagrama de un Sistema de Información. p.17
Fig 1.4. Efectos de la implantación de un sistema de información.

Fig 1.4.

Efectos de la implantación de un sistema de información. p.29
Fig. 1.5. Definición de objetivos, estrategias y Planeamiento.
Fig. 1.5. Definición de objetivos, estrategias y Planeamiento. p.30
Fig. 1.6. Ámbito del Plan estratégico como resultados de los SI.
Fig. 1.6. Ámbito del Plan estratégico como resultados de los SI. p.31
Fig. 1.8. Base de información para el planeamiento estratégico.  N iv e l  A lto   D e c is io n e s  s u p e r io r e s   In fo r m a c io n e s   g e n e r a le s   ( 1 )   N iv e l  M e d io   D e c is io n e s  m e d ia s   In fo r m a c io n e s   g l
Fig. 1.8. Base de información para el planeamiento estratégico. N iv e l A lto D e c is io n e s s u p e r io r e s In fo r m a c io n e s g e n e r a le s ( 1 ) N iv e l M e d io D e c is io n e s m e d ia s In fo r m a c io n e s g l p.38
Fig. 1.9. Intensidad de actividades de planeamientos de operación y de control según el nivel del área  usuaria de la información
Fig. 1.9. Intensidad de actividades de planeamientos de operación y de control según el nivel del área usuaria de la información p.38
Fig. 1.12. Impacto que tiene la GRH sobre el mejoramiento de la competitividad
Fig. 1.12. Impacto que tiene la GRH sobre el mejoramiento de la competitividad p.47
Fig. 1.13. Sistema de gestión de Recursos Humanos empresarial.
Fig. 1.13. Sistema de gestión de Recursos Humanos empresarial. p.47
Fig. 2.1. Esquema de Jet Recursos Humanos.
Fig. 2.1. Esquema de Jet Recursos Humanos. p.55
Fig. 2.2. Esquema General del Sistema de de Información Empresarial que se propone para las empresas de la  Agricultura.
Fig. 2.2. Esquema General del Sistema de de Información Empresarial que se propone para las empresas de la Agricultura. p.56
Fig. 2.5. Esquema de Jet Medios de Rotación.
Fig. 2.5. Esquema de Jet Medios de Rotación. p.59
Fig. 2.6. Esquema de Jet Nóminas.
Fig. 2.6. Esquema de Jet Nóminas. p.61
Fig. 2.7. Diagrama de Secuencias que utiliza la Planificación de Vacaciones.
Fig. 2.7. Diagrama de Secuencias que utiliza la Planificación de Vacaciones. p.64
Fig. 2.8. Diagrama de Casos de Usos y Actores de Jet Recursos Humanos.
Fig. 2.8. Diagrama de Casos de Usos y Actores de Jet Recursos Humanos. p.67
Tabla 2.2. Tabla de Eventos Caso de Uso 1.3.1 Plantilla de Cargos.

Tabla 2.2.

Tabla de Eventos Caso de Uso 1.3.1 Plantilla de Cargos. p.69
Fig. 2.13. Descripción del Caso de Uso Clasificadores de Personal 2.1.
Fig. 2.13. Descripción del Caso de Uso Clasificadores de Personal 2.1. p.70
Tabla 2.5. Tabla de Eventos de Adicionar y Modificar trabajador.

Tabla 2.5.

Tabla de Eventos de Adicionar y Modificar trabajador. p.71
Fig. 2.15. Descripción del Caso de Uso Personal 2.2.1.1
Fig. 2.15. Descripción del Caso de Uso Personal 2.2.1.1 p.71
Tabla 2.7. Tabla de Eventos Caso de Uso 2.2.5 Evaluación.

Tabla 2.7.

Tabla de Eventos Caso de Uso 2.2.5 Evaluación. p.73
Fig. 2.20. Diagrama de componentes de Jet Recursos Humanos.
Fig. 2.20. Diagrama de componentes de Jet Recursos Humanos. p.76
Fig. 3.2. Ventana de Clasificadores.
Fig. 3.2. Ventana de Clasificadores. p.78
Fig. 3.8. Creación de Usuarios.
Fig. 3.8. Creación de Usuarios. p.82
Fig. 3.9. Configuración del Sistema.
Fig. 3.9. Configuración del Sistema. p.82
Fig. 3.10. Menú de Archivo.              Fig. 3.11. Menú Plantilla.
Fig. 3.10. Menú de Archivo. Fig. 3.11. Menú Plantilla. p.83
Fig. 3.13. Profesiogramas.
Fig. 3.13. Profesiogramas. p.84
Fig. 3.15. Adicionar Plantilla.    Fig. 3.16. Adicionar Plantilla de Cargos.
Fig. 3.15. Adicionar Plantilla. Fig. 3.16. Adicionar Plantilla de Cargos. p.85
Fig. 3.20. Adicionar Movimiento de Alta o Baja.      Fig. 3.21. Opción de escoger un período de tiempo
Fig. 3.20. Adicionar Movimiento de Alta o Baja. Fig. 3.21. Opción de escoger un período de tiempo p.87
Fig. 3.27. Ventana mostrada antes de visualizar los Informes de Capacitación.
Fig. 3.27. Ventana mostrada antes de visualizar los Informes de Capacitación. p.90
Fig. 3.30. Ventada de adicionar y modificar producto.
Fig. 3.30. Ventada de adicionar y modificar producto. p.91
Fig. 3.33. Informes de Protección e Higiene.
Fig. 3.33. Informes de Protección e Higiene. p.93

Referencias

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