INVITACIÓN PRIVADA A COTIZAR BIENES BLOQUE DE COMPRAS GENERALES Y TÉCNICAS
Nº 003 DE 2.012
1. CONDICIONES GENERALES 1.1. Presentación
ACCIONES EMPRESARIALES LIMITADA, compañía especializada en la prestación de los servicios de asesoría, consultoría y diseño de estrategias gerenciales, administrativas, legales y de negocios, está interesada en obtener PROPUESTA ECONÓMICA para sí, y para Compañías Usuarias de sus servicios, con destino a la adquisición de los bienes y/o servicios, según los requerimientos y condiciones que se establecen en el presente documento.
1.2. Identificación de la Empresa
La presente invitación privada a cotizar, se entiende hecha, además de ACCIONES EMPRESARIALES LTDA, identificada con el NIT 900.183.742-6, por las siguientes compañías usuarias de sus servicios:
EMPRESA NIT DOMICILIO
BIOAGRICOLA DEL LLANO S.A. E.S.P. 822.000.268-9 Villavicencio GASES DEL CUSIANA S.A. E.S.P. 800.2186.82-2 Yopal
(Casanare) INVERSIONES ALIS LTDA 860.510.315-3 Villavicencio GASES DEL LLANO S.A. E.S.P. 800.021.272-9 Villavicencio CENTRAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS DE SERVICIOS
PUBLICOS “CEPESP LTDA 822.000.439-1 Villavicencio ACCIONES EMPRESARIALES 900.183.742-6 Villavicencio
El conjunto de Empresas mencionadas, incluida ACCIONES EMPRESARIALES LTDA, Para todos los efectos y condiciones del presente documento se denominará con la expresión LA EMPRESA.
1.3. Objeto
La presente invitación tiene como propósito generar economías de escala para la adquisición de los bienes que las Compañías requieren para el desarrollo de sus
actividades empresariales para la vigencia de 2012; en consecuencia, la aceptación de propuestas se hará en la medida que estas generen tales economías.
1.4. Forma de presentación de las propuestas
Las propuestas deberán ser radicadas en las instalaciones de ACCIONES EMPRESARIALES, ubicadas en la Calle 39D # 28-80 Emporio, Villavicencio, en sobre cerrado, a más tardar el 06 de Junio de 2012 antes de las 6:00 p.m., serán foliadas en su totalidad en orden ascendente, y deberán contener los siguientes DOCUMENTOS:
1.4.1. Original de carta de presentación de la propuesta firmada por el oferente o el Representante Legal (Anexo 1)
1.4.2. Propuesta técnica (Anexo 2)
1.4.3. Propuesta Económica (Anexo 3)
1.4.4. CD con la propuesta económica, en formato.xls
1.4.5. Documentos exigidos en el numeral 2 requisitos de los oferentes participantes.
PARÁGRAFO 1: Los requisitos señalados en los numerales 1.4.1., a 1.4.5,deberán ser presentados, además de en documento físico, EN MEDIO MAGNÉTICO (CD) no regrabable.
1.5. Cronograma
1.5.1. Fecha de convocatoria: 22 de mayo de 2012.
1.5.2. Aclaraciones a los términos de invitación a cotizar: Las aclaraciones deberán ser dirigidas por los interesados al E- MAIL [email protected], dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al de recibo de la invitación a cotizar, y serán contestadas por escrito dirigido al E-MAIL que haya informado el cotizante al formular sus observaciones, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles.
1.5.3. Adendas: En caso de ser requeridas modificaciones de los presentes términos, durante el proceso de convocatoria, se expedirán ADENDAS a los mismos, mediante escrito dirigido a cada invitado a cotizar, al E-MAIL que posea ACCIONES EMPRESARIALES LTDA., en un plazo máximo de tres (3) días hábiles. En tal evento, ACCIONES EMPRESARIALES podrá modificar el presente cronograma, debiendo comunicarlo a los invitados a cotizar.
1.5.4. Fecha de presentación oferta: 06 de junio de 2012 antes de las 6:00 p.m. en las Oficinas de ACCIONES EMPRESARIALES LTDA, ubicadas en la Calle 39D # 28-80 Emporio, Villavicencio
1.5.5. Comunicación de resultados e información de las ofertas seleccionadas:
ACCIONES EMPRESARIALES LTDA se reserva el derecho de aceptar una o más propuestas, en forma total o parcial, presentar contraofertas, y la de rechazar aquellas que no se justen a los intereses de LA EMPRESA. La aceptación o rechazo se comunicará al Correo Electrónico informado por los proponentes en su propuesta, el 20 de junio de 2012.
2. REQUISITOS DE LAS OFERTAS 2.1. Requisitos para Cotizar:
Todo oferente invitado a cotizar que aspire a participar en el presente, como PROVEEDOR GENERAL o como PROVEEDOR TÉCNICO, además de cumplir con la presentación de la propuesta con el lleno de los requisitos atrás indicados, deberá estar inscrito en el Registro de Proveedores (previa actualización de los requisitos documentales de dicho procedimiento) ó haber solicitado inscripción ante el mismo.
2.2. Requisitos Adicionales para Oferentes.
Los oferentes invitados a cotizar deberán presentar los documentos relacionados en el subnumeral 2.1; adicional deberán presentar su oferta previa verificación de los diseños, modelos, formatos u información adicional en caso de requerirse, para lo cual las áreas de logística de cada empresa suministrara la información solicitada en los siguientes e-mail dentro de los términos para la presentación de la oferta:
Llanogas S.A. ESP. [email protected],
Bioagricola del Llano S.A. ESP. [email protected], Cusianagas S.A. ESP. [email protected],
Inversiones Alis Ltda. [email protected], Acciones Empresariales Ltda. [email protected], Cepesp Ltda. [email protected]
Los oferentes PROVEEDORES TÉCNICOS, deberán presentar los siguientes documentos sobre los productos ofertados, conforme a la descripción y características técnicas establecidas en el Anexo 2:
Fichas técnicas. Fichas de seguridad Certificados de calidad
Certificados de calibración de los dispositivos de medición.
3. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LAS PROPUESTAS 3.1. Contenido de la Propuesta Técnica
La propuesta técnica presentada por el proveedor deberá ser diligenciada de acuerdo al formato establecido en el ANEXO 2, con la indicación de ítems, características técnicas y valores agregados ofrecidos por los oferentes; a ella se adjuntarán las muestras, fichas y/o certificados, de cada uno de los ítems respecto de los cuales se indique que es obligatorio presentarlas.
El proveedor podrá presentar ofertas para cotizar los bienes del bloque de compras generales y/o el bloque de compras técnicas, siempre que cumpla con los requisitos exigidos en los presentes términos.
3.2. Contenido de la Propuesta Económica
Dentro de la propuesta económica se incluirá:
3.2.1. La Cotización de los bienes ofrecidos, costo unitario, monto de los impuestos aplicables, valor total y descuentos ofrecidos.
3.2.2. El ofertante deberá indicar en su propuesta si se encuentra en condiciones de ofrecer y prestar algún descuento, bien o servicio adicional a los requeridos en la presente invitación, y en tal evento deberá efectuar una descripción de los mismos, los procedimientos y mecanismos para su aplicación, al igual que la finalidad y/o beneficio que LA EMPRESA obtendría con ellos. En todo caso,
estos se entenderán incluidos dentro del valor de la propuesta presentada.
3.2.3. La forma de pago esperada; sólo se aceptarán las propuestas cuya forma de pago sea superior a treinta (30) días calendario.
Dentro de la cotización que presenten los oferentes se entienden incluidos los costos de los transportes, empaques, pólizas exigidas al proveedor, y seguros (si es del caso) para el despacho de los bienes a los domicilios principales de cada una de las empresas. En caso de que el Proveedor no asuma alguno de los costos mencionados,
deberá especificarlo así, expresamente.
Igualmente los oferentes tendrán en cuenta la reglamentación tributaria vigente aplicable a los bienes o servicios ofrecidos.
PARÁGRAFO: Para los efectos del presente subnumeral, los sitios donde deberán ser entregados los bienes a proveer, objeto de la presente invitación, serán los siguientes:
EMPRESA MUNICIPIO DIRECCIÓN
BIOAGRICOLA DEL LLANO S.A. E.S.P. Villavicencio
Carrera 36 No. 34-71 Barrio Barzal -
Km 18 vía Caños Negros - Km 4 vía Pto López EDS divino niño
GASES DEL CUSIANA S.A. E.S.P. Yopal (Cas) Carrera 20 No. 18-66 Barrio Gavan INVERSIONES ALIS LTDA Villavicencio Calle 27 número 38-72 Maizaro GASES DEL LLANO S.A. E.S.P. Villavicencio Calle 47ª No. 30-08 Caudal Alto –
Carrera 34 No.34-65 Barzal Bajo CENTRAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS “CEPESP LTDA
Villavicencio Calle 44 No. 45-56 Barrio Santa Josefa
ACCIONES EMPRESARIALES LTDA. Villavicencio Carrera 39D No. 28-80 B. Emporio
3.3. Vigencia de la Oferta
Las Ofertas que presenten los cotizantes deberán tener una vigencia mínima de doce (12) meses. En caso de que por cualquier razón deban ampliarse los términos de la presente invitación, se entenderán ampliadas en el mismo lapso las propuestas.
3.4. Negociaciones
LA EMPRESA se reserva el derecho a solicitar aclaraciones, o información adicional a la presentada por los Oferentes, el de aceptar una o más propuestas, en forma total o parcial, presentar contraofertas, y el de rechazar aquellas que no se justen a los intereses de LA EMPRESA.
3.5. Causales de rechazo de la propuesta:
3.5.1. El incumplimiento de alguno de los requisitos aquí establecidos.
3.5.2. La no entrega de los documentos soporte especificados en el numeral 2.1, siempre que ellos no sean señalados como OPCIONALES.
3.5.3. La no entrega de los documentos soporte especificados en el numeral 2.2 cuando el oferente participe en la cotización del bloque de compras técnicas.
3.5.4. Cuando verificada la información suministrada por el oferente, ésta no se ajuste a la realidad, o sea soportada con documentos falsos.
3.5.5. Cuando la propuesta sea firmada por una persona diferente al Oferente o a su Representante Legal, o en el evento de que Representante Legal no esté debidamente facultado para ello.
3.5.6. Cuando el término de vigencia de la oferta no cumpla con lo estipulado en el numeral 3.3, o cuando no se indique dicho término.
3.5.7. Cuando la oferta se presente sin utilizar los medios aquí establecidos, en lugar diferente al aquí señalado, o fuera de la oportunidad que se dispone para ello.
3.5.8. Cuando el oferente (persona natural o jurídica) se encuentre embargado, en proceso de liquidación o en Régimen de insolvencia.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Se evaluarán las propuestas de los oferentes teniendo como base los siguientes criterios:
4.1. Criterios técnicos y calidad (sobre productos requeridos):
CLASE DE PROVEEDOR FACTORES DE EVALUACIÓN ESPECÍFICOS
GENERAL Cumplimiento de las especificaciones
Certificados de calidad
TÉCNICO Cumplimiento de las especificaciones técnicas (muestras)
4.2. Criterios Económicos
CLASE DE PROVEEDOR FACTORES DE EVALUACIÓN ESPECÍFICOS
GENERAL Valor económico de la Cotización
Descuentos, servicios o bienes adicionales ofrecidos
TÉCNICO
Valor económico de la Cotización
5. CONDICIONES CONTRACTUALES 5.1. Tipo de contrato
Con los Ofertantes seleccionados se celebrarán Acuerdos de Voluntades, donde se consignarán las especificaciones de contratación; dichos Acuerdos podrán consistir en CONTRATOS con las formalidades plenas, o en ORDENES DE COMPRA, según dispongan los Representantes Legales de LA EMPRESA.
Los Ofertantes, una vez les sea comunicado que fueron seleccionados, deberán suscribir el contrato u orden de compra, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, salvo que por necesidades de LA EMPRESA sea preciso prorrogar dicho plazo.
5.2. Obligaciones del Contratista.
Sin importar la forma contractual que se suscriba con los Oferentes seleccionados, se entienden incorporadas en tales Acuerdos de Voluntades, aún cuando no consten en dichos documentos, las siguientes obligaciones:
5.2.1. Cumplir con la entrega oportuna de los bienes contratados, conforme a los CRONOGRAMAS DE ENTREGAS enviados por cada EMPRESA y las solicitudes especiales que realice el CONTRATANTE.
5.2.2. Cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes contratados conforme a la invitación privada y la oferta presentada, documentos que se entienden como parte integral del contrato u orden de compra que se suscriba.
5.2.3. Entregar a LA EMPRESA la factura o cuenta de cobro proporcional a los bienes efectivamente suministrados, a más tardar el día veintitrés (23) de cada mes vencido, junto con los soportes que le sean solicitados por cada una de las Empresas.
5.2.4. Realizar la entrega de certificados de calidad de lote, en los casos requeridos (materiales técnicos).
5.2.5. Asumir el valor de los transportes, empaques y seguros de los bienes que se despache dentro de las condiciones de este contrato.
5.2.6. Las demás acordes al objeto contractual y la normatividad vigente, y aquellas consagradas en los presentes Términos o en la Oferta presentada.
5.3. Pago de los bienes o servicios contratados
Los pagos por los suministros de bienes efectivamente realizados, se harán de conformidad con los plazos y condiciones establecidas por cada una de las sociedades comerciales de LA EMPRESA.
5.4. Duración
El término de los contratos u órdenes de compra será aquel necesario para que se suministren la totalidad de los bienes pactados SEGÚN PLAN DE ENTREGAS; en todo caso, tal término NO PODRA EXCEDER al 31 de marzo de 2013. Sin perjuicio de lo anterior, se podrá ampliar la duración, siempre y cuando el oferente esté dispuesto a mantener constantes los precios de su propuesta.
5.5. CESION Y SUBCONTRATOS:
Los Oferentes que resulten seleccionados, y con quienes se suscriba el Contrato u Orden de Compra, no podrá ceder las obligaciones adquiridas en virtud del contrato u Orden, ni subcontratarlas con persona natural o jurídica alguna, salvo consentimiento expreso y escrito de la Empresa respectiva, pudiendo ésta reservarse las razones que tenga para negar la cesión o no autorizar el subcontrato.
5.6. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO:
Esta Actividad estará a cargo del funcionario que designe cada una de las sociedades que constituyen LA EMPRESA, en el momento de suscribir el Contrato u Orden de Compra.
Cordialmente,
ELIS ROSA TELLEZ GUZMAN
Representante Legal
ACCIONES EMPRESARIALES LTDA
ADJUNTO:
ANEXO 1
CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA
Fecha, Ciudad Señores:
ACCIONES EMPRESARIALES LTDA
VILLAVICENCIO
Asunto: Invitación Privada a Cotizar BCG 001 Cordial Saludo:
_(NOMBRE)____________________, identificado al final de éste escrito, actuando en nombre propio (o en representación de __________), me permito presentar OFERTA PARA PARTICIPAR
en la Invitación de la Referencia.
En el evento de resultar aceptada mi propuesta, me comprometo a perfeccionar y legalizar el respectivo contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de de mi selección como proveedor, y a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte de la Invitación, del contrato, y de esta propuesta, en las partes aceptadas por
LA EMPRESA.
En mi calidad de Oferente declaro:
1. Que conozco los pliegos de condiciones de la presente Invitación, sus Adendas e informaciones, así como los demás documentos relacionados con los suministros a realizar, y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos. De igual forma manifiesto que acepto las consecuencias que se deriven por el incumplimiento de los requisitos u obligaciones mencionados.
2. Que en caso de ser aceptada mi Oferta, me comprometo a iniciar la ejecución del contrato respectivo, cuando La Sociedad respectiva lo disponga en cronograma correspondiente, y a terminarlo dentro de los plazos contractuales de acuerdo con lo establecido en los documentos de la Invitación, la propuesta y el contrato respectivamente.
3. Que conozco y acepto en todo las leyes generales y especiales aplicables a esta invitación.
4. Que conozco detalladamente, en terreno y los sitios en los que debo suministrar los bienes y servicios ofertados, sus características, accesos, entorno socio económico, condiciones climatológicas, geotécnicas y geológicas y que he tenido en cuenta este conocimiento para la elaboración de la propuesta y en consecuencia asumo los efectos de esta declaración.
5. Que leí cuidadosamente el contenido de la invitación, y elaboré mi propuesta ajustada al mismo, y que tuve las oportunidades para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes.
1. ____________ de fecha ____________________ 2. ____________ de fecha ____________________ 3. ____________ de fecha ____________________
7. Igualmente declaro bajo la gravedad de juramento, que toda la información aportada y contenida en mi oferta, es veraz, y autorizo expresamente a ACCIONES EMPRESARIALES LTDA su comprobación, en lo que considere necesario.
RESUMEN DE LA PROPUESTA:
Nombre o Razón Social del Proponente: ________________________________
Cédula de ciudadanía o NIT:
________________________________ Representante Legal:
_________________________________
Término de Validez de La Propuesta ________________________________
TOTAL FOLIOS DE LA PROPUESTA: (____letras______) (_números_)
PERSONA ASIGNADA COMO CONTACTO
Dirección: __________________________ Ciudad: _________________________ Teléfono Móvil : ____________ Correo Electrónico:_________________________
COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES:
Las comunicaciones y notificaciones relativas a esta Invitación las recibiré en:
Dirección: ________________________________ Ciudad: _____________________
Teléfono(s): _____________________ Fax __________ Teléfono Móvil:____________
Correo Electrónico:___________________________
Cordialmente,
Firma: ___________________________________ Nombre:
