Qué es Microsoft Access? Ejecutar Access. Creando una b.d. nueva. Como diseñar una b.d. Pantalla inicial de Access

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁

Tema 7. Manejo de bases de datos. Anexo: Access.

Introducción a la Informática.

E.U. Politécnica. Primer Curso. Departamento Lenguajes y Ciencias de la Computación.

Universidad de Málaga José Luis Leiva Olivencia. Despacho: I-326D (Edificio E.U.P)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₂

¿Qué es Microsoft Access?

Programa gestor de b.d relacionales con el que

organizar y estructurar la información.

Access permite crear los siguientes objetos:

Tablas Consultas Formularios Informes Macros Páginas Módulos.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₃

Tema 7. Manejo de B.D. (Access)

Ejecutar Access

Al entrar en Access, debemos elegir alguna de las

siguientes opciones:

Base de datos en blanco. Asistente para base de datos. Abrir una base de datos existente.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₄

Creando una b.d. nueva

Al crear una b.d en blanco, hay que

darle un nombre con el que guardarla, a pesar de que todavía no tiene nada.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación.

Pantalla inicial de Access

Al crear una base de datos en blanco, o con asistente

o abrir una base de datos existente, aparece ‘la pantalla inicial de Access’:

Como diseñar una b.d.

Es una tarea importante y requiere una especial

dedicación, para ello hay que:

Determinar finalidad de la b.d. Determinar las tablas

Identificar los campos con valores exclusivos. Establecer relaciones entre tablas. Introducir datos en tablas.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₇

Concepto de tabla.

Unidad principal de almacenamiento de datos en un sistema de

base de datos relacional.

Por ejemplo, en una tabla de clientes, cada fila contendrá

información sobre un cliente determinado (registro), y la fila estará dividida en columnas (campos o atributos), como el nombre del cliente, domicilio, teléfono, etc.

Código Cliente Apellidos Nombre Domicilio Teléfono 598741 Alvarez del Río Carlos Avda.Mediterráneo,56 323-5452 152358 Pérez Díaz Angel C/ del Pez,5 598-5236 456789 Pérez Guzmán Pedro c/ Costa Brava,13 526-9862

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₈

Diseñar una tabla.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. En una tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre. No debe haber d atos duplicados en la tabla. Para que no los

haya habrá que utilizar varias tablas que se conectarán por medio de campos clave o llave.

Cada tabla debe tener un campo clave principal, que puede e

star formado por un campo o combinación de campos.

No es necesario guardar en la tabla campos calculados. Debe ser posible modificar cualquier campo de la tabla, excepto

la clave principal, sin que ello afecte a los otros campos.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₉

Crear nueva tabla.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₀

Crear tabla en modo Vista diseño.

Vista Diseño/ Vista Hoja de datos.

Tipos de datos de los campos.

Texto Memo Numérico Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Objeto OLE Hipervínculo

Asistente para crear tabla.

Permite crear una tabla nueva con todos los campos que se

desee, con un tipo y una longitud determinados, en una sola operación, sin necesidad de definirlos uno a uno.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₃

Limitaciones

Máximo 255 campos. Máximo 32 índices.

Índice como máximo 10 columnas,

siempre que no supere 255 bytes.

Número máximo de tablas abiertas

1024.

Base datos no superior a 1Gb.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₄

Modificar el diseño de una

tabla.

Si por alguna circunstancia necesitas

modificar el diseño de una tabla, puede hacerse, independientemente de que la tabla tenga o no datos.

Si las modificaciones conllevan pérdida

de datos, Access lo comunica y ofrece posibilidad de cancelar operación.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₅

Consideraciones al realizar

modificación

Los cambios realizados en las tablas no se

propagan a los objetos que dependen de estas tablas.

No puede cambiarse el tipo de dato de los

campos utilizados para relacionar las tablas.

No es posible cambiar el diseño de una tabla

que esté utilizando un objeto dependiente.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₆

Clave principal.

Es un campo o combinación de campos de la

tabla cuyo contenido identifica de forma única a cada registro de la misma.

La clave principal es ordenada o indexada

automáticamente; luego Access utiliza este índice para agilizar operaciones.

Un índice es una tabla con todos los valores

de la clave principal y una serie de punteros a la posición en que está el dato.

Clave principal (y II)

Para crear un campo clave:

Seleccionar el/los campos que formarán el

campo clave.

Hacer clic en

Hacer clic en el botón guardar para hacer

efectivos los campos.

LA CLAVE PRINCIPAL NO PUEDE

BORRARSE SI LA TABLA ESTÁ RELACIONADA.

Los campos y sus propiedades.

Los campos de la tabla de datos que se

definen en la vista diseño tienen asociado el panel Propiedades del campos.

Dispone de dos fichas: General y

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₉

Tamaño del campo

Representan el número máximo de

caracteres que puede contener.

Se establecen tres tipos:

Texto (por omisión 50 caracteres). Autonumérico.

Numérico (Byte, Entero, Entero largo,

Simple, Doble) (3 primeros sin decimales)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₂₀

Formato de un campo.

Personaliza la forma en que Access

visualiza e imprime el texto, números y fechas, sin que afecte al modo en que se almacenan los datos.

Access utiliza los formatos definidos en

el diseño de tablas en las consultas, formularios e informes, pero no a los definidos anteriormente.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₂₁

Formato de campos tipo

Numérico y Moneda.

Número general (Visualiza los números tal como se han

introducido - 1234,56)

Moneda (Número separado por miles y visualiza los números

negativos entre paréntesis- 1.234 pts.)

Fijo (Número sin separadores de miles - 1234,56) Estándar (Número con separadores de miles - 1.234,56) Porcentaje (Multiplica el número por 100 y le añade el signo %

- 12%)

Científica (Número con notación científica estándar - 1,23E+03)

La propiedad Lugares decimales afecta únicamente a la forma

en que se visualizan y no al número de decimales que almacena.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₂₂

Formato para tipo Texto y Memo.

Los más importantes son:

> Visualiza todos los caracteres en

mayúsculas.

< Visualiza todos los caracteres en

minúsculas.

Formato tipo Fecha/Hora

Fecha general (25/02/02 13:20:13) Fecha larga (Domingo, 25 de Febrero..) Fecha mediana (25-Feb-01)

Fecha corta (25/02/01) Hora larga (1:20:13 PM) Hora mediana (1:20 PM) Hora corta (13:20)

Máscara de entrada.

Facilitan la entrada de datos y controlan

los valores que se van a introducir en un cuadro de texto. Esta propiedad se utiliza cuando todas las entradas del campo tienen parecido o idéntico formato (número de teléfono, código postal, número de cuentas de banco, etc.)

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₂₅

Máscara de entrada (II)

0 (Introducir obligatoriamente un dígito,

signos no permitidos)

# (Introducir opcionalmente un dígito o

un espacio, signos permitidos)

9 (Introducir opcionalmente dígito o

espacio, signos no permitidos)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₂₆

Máscara de entrada (III)

L (Introducir obligatoriamente una letra) ? (Introducir opcionalmente una letra)

A (Introducir obligatoriamente una letra o un dígito) a (Introducir opcionalmente una letra o un dígito) & (Introducir obligatoriamente carácter o espacio) C (Introducir opcionalmente cualquier carácter o espacio) ! (Máscara se rellena de derecha a izquierda)

...y muchos más (Consultar AYUDA) ¡PUEDE UTILIZARSE EL ASISTENTE! Y

¡PERSONALIZARLO!

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₂₇

Ejemplos de máscara.

SÍMBOLO SIGNIFICADO (000)000-0000 (123)456-7890 999-999-999 123-456-789 (999)999-9999 ()123-4567 #999 -12 ISBN:00-000-0000-0 ISBN:01-234-5678-9 L.99.999-9999 M.12.345-7890 >LL00000-0000 AB12345-6789

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₂₈

Propiedad Título y Valor predeterminado.

La propiedad Título permite adjuntar al campo un

texto que sirva como encabezado de columna para los campos de la tabla o de las consultas asociadas. Si no se escribe ningún título el valor de la propiedad es el nombre del campo.

La propiedad Valor Predeterminado permite

especificar un valor que se introduce de forma automática a un campo cada vez que se c rea un registro. Ejemplos: “Málaga”,500, Fecha()

Propiedades regla de validación y

texto de validación.

La propiedad regla de validación permite

establecer una condición que debe cumplir el contenido de un campo para que sea válido (Operadores: >,<, >=, <=, <>, Y, O, No)

Si el dato introducido en el campo no cumple

la regla de validación entonces aparece en pantalla el texto indicado en l a propiedad Texto de validación.

Otras propiedades.

Requerido: permite especificar la

obligatoriedad de tener que escribir un valor en dicho campo al añadir registros nuevos.

Permitir longitud cero: para poder introducir

cadenas de longitud cero debes escribir un espacio en blanco entre dos comillas dobles “ ”.

Indexado: crea índice para facilitar labores de

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₃₁

Ficha búsqueda.

Mostrar control: especifica el tipo de control para la visualización del campo. Tipo de origen de la fila: si la lista de valores procede de una Tabla/Consulta,

Lista de valores o de campos.

Origen de la fila: si en la propiedad anterior se eligió Tabla/Consulta o Lista d e

campos, especifica la tabla o consulta que contiene los datos. Si se especificó Lista de valores, deben introducirse los valores separados por punto y coma (;).

Columna dependiente: especifica la columna del cuadro combinado o lista que

proporciona el valor que define este campo.

Número de columnas: determina el número de columnas proporcionadas por la

propiedad origen de la fila.

Encabezados de columna: Si se visualiza o no los títulos de las columnas.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₃₂

Operaciones básicas con una tabla.

Introducción de datos. Moverse por los campos. Moverse por los registros. Eliminar registros. Modificar registros. Cancelar entrada Editar registros. Buscar registros.

Cambiar formato de la hoja de datos. Importar y vincular datos.

Exportar datos (dBASE, Paradox, WORD...) Compactar y reparar (Menu Herramientas)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₃₃

Caracteres comodín para búsquedas.

? p?sa (pasa, pesa, pisa, posa, pusa) * p* (pasa, pastel, perro...)

[] p[ae]sa (pasa,pesa)

[!] p[!o]sa (pasa,pesa,pisa,pusa) [-] [a-b]* (arbusto, becerro...)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₃₄

Expresiones(I)

Las expresiones son combinaciones de

símbolos que permiten obtener diferentes tipos de resultados a partir de los datos.

Ejemplo: =[Cantidad]*[PVP]

Suelen utilizarse en Access en las

propiedades Valor predeterminado y regla de validación, en consultas de campos calculados y de actualización.

Expresiones (II)

Las expresiones pueden devolver:

Números Fechas Textos Estados lógicos Verdadero Falso

Expresiones (III)

En las expresiones se pueden incluir:

Operadores. Operandos. Funciones. Literales: Números Textos Fechas Constantes Identificadores

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₃₇

Expresiones (IV)

Reglas que siguen las expresiones: Puede usarse el generador de expresiones. Entre corchetes deben ir los nombre de los

campos, tablas, consultas... Ej: [PVP]

Entre almohadillas deben ir las fechas.

Ej:#25/7/89#

Entre comillas dobles (“”) debe ir el texto;

por defecto las pone Access. Ej: “Málaga”

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₃₈

Operadores aritméticos

Su sintaxis es:

operando1 operador operando2

O P E R A D O R O P E R A C I Ó N + s u m a - r e s t a * p r o d u c t o / d i v i s i ó n \ d i v i s i ó n e n t e r a ^ e x p o n e n c i a c i ó n m o d m ó d u l o a r i t m . ( ) a g r u p a r o p e r a n d o s

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₃₉

Operadores de comparación.

Su sintaxis es:

operando1 operador operando2

OPERADOR SIGNIFICADO < Menor que <= Menor o igual > Mayor >= Mayor o igual = Igual <> Distinto de

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₄₀

Operadores lógicos.

Sintaxis: proposición1 operador proposición 2

Y: Es verdadero cuando ambas

proposiciones son verdaderas. En caso contrario es falso.

OR: Es verdadero cuando al menos una

de las proposiciones es verdadera. Es falso en caso contrario.

Negado: Niega la proposición.

Operadores lógicos (II)

Oexcl: Exclusión lógica. Es verdadero cuando

una proposición es verdadera y la otra es falsa. Es falso cuando ambas tienen el mismo valor de verdad o falsedad.

Eqv: Equivalencia. El resultado es verdadero

cuando ambas proposiciones tienen el mismo estado de verdad (ambas son verdaderas o ambas son falsas); es falso en caso contrario.

Operadores lógicos (III)

Imp: Implicación. El resultado es falso

cuando ambas proposiciones tienen el mismo estado de verdad, es verdadero en caso contrario.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₄₃

Operadores diversos (I)

Texto como Patrón: en la cual

Texto es la cadena que se pretende comparar.

Patrón es la cadena que se va a comparar con texto. El patrón

puede incluir comodines.

? Sustituye a un solo carácter.

* Sustituye a cualquier número de caracteres. # Igual que ? Pero para números.

[lista de caracteres] El texto coincidirá con el patrón si contiene

cualquiera de los caracteres incluidos en la lista.

[!lista de caracteres] Se puede leer diferente a. El texto

coincidirá con el patrón si contiene cualquiera de los caracteres no incluidos en la lista.

Ejemplo: [Provincia] como “A*”

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₄₄

Operadores diversos (II)

Entre...Y... : Determina si el valor de

una expresión está comprendido en un intervalo de caracteres.

Ej: [Fecha] Entre #1/3/78# Y #25/5/89#

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₄₅

Operadores diversos (III)

En: Determina si el valor de una

expresión está incluido entre los valores de una lista.

Ej: [Provincia] en (“Madrid”;”Salamanca”)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₄₆

Operadores diversos (IV)

Es Nulo: se utiliza para saber si una

expresión es nula.

Ej: [Telefono] Es Nulo.

Identificadores.

Los identificadores hacen referencia a

los objetos de Access. Por ejemplo, es un identificador el campo [Nombre].

Para hacer referencia a un identificador

perteneciente a un objeto: Informe![Ventas]![Stock] hace referencia al campo stock del informe ventas.

Identificadores (II)

!: se utiliza generalmente delante del

nombre del objeto definido por el ujsuario. Por ejemplo: una tabla, una consulta, un formulario....

. : se suele usar delante de una

propiedad. Por ejemplo:

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₄₉

Generador de expresiones(I)

Es un asistente para facilitar la

construcción de expresiones.

Cuadro de expresiones

Botones de operadores

Elementos de expresiones

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₅₀

Generador de expresiones(II).

Aparece:

al hacer clic en el botón Generar que

aparece a la derecha de la hoja propiedades en un campo

o en una celda de criterios de la ventana

de la ventana de consultas.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₅₁

Generador de expresiones(III)

Zonas del generador de expresiones: Cuadro de expresiones.

Botones de operadores. Elementos de expresiones:

Zona izquierda: contiene carpetas con los

diferentes objetos, elementos, funciones, etc.

Zona centro: los elementos específicos de la

zona izquierda

Zona derecha:visualiza los valores de los

elementos seleccionados en las otras dos zonas

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₅₂

Ejemplos de expresiones.

[Nombre]&” “&[Apellidos]

Muestra el valor de los campos Nombre y Apellidos

separados por un espacio.

DifFecha(“d”,[FechaPedido],[FechaEnvío])

Por medio de la función DifFecha calcula el número

de días transcurridos entre el campo FechaPedido y el campo FechaEnvío.

Consultas.

Una consulta es una pregunta que se

hace a Access sobre el contenido de una o varias tablas.

Se utiliza para ver y analizar datos de

diferentes formas.

Pueden buscarse registros mediante la

opción Buscar del menú Edición, pero mediante consultas es ‘más elegante’.

Consultas.

Las consultas visualizan en la hoja de

datos, todos los registros que cumplan las condiciones especificadas.

Además, solo se visualizan los campos

deseados.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₅₅

Características de las consultas.

Sobre una tabla pueden definirse tantas consultas

como se quiera.

Son independientes.

Permiten especificar condiciones de búsqueda

sencillas y complejas.

Permiten modificar los datos de la tabla.(OJO)

Pueden acceder a datos de más de una tabla.

Se crean a partir de tablas o de otras consultas.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₅₆

Tipos de consulta(I).

Consultas de selección:

Permite seleccionar campos o registros a

partir de una o más tablas.

Muestran los resultados en una ‘hoja de

datos’ (en casos excepcionales pueden actualizar datos).

Cuando se habla de consulta se refiere a

consultas de selección.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₅₇

Tipos de consulta (II).

Consultas por acción:

Permite cambiar los valores de un campo,

o de los campos, de todos los registros que cumplan las condiciones especificadas.

Permiten crear nuevas tablas, añadir,

modificar y borrar registros de las tablas existentes.

Ejemplo: Incrementar un 10% todos los precios.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₅₈

Tipos de Consultas(III).

Consultas de parámetros:

Permiten modificar las condiciones en el

momento de ejecutar la consulta mediante un cuadro de diálogo.

Ejemplo: Visualizar los clientes de una ciudad determinada

Tipos de consulta (IV)

Consultas de tablas de referencias

cruzadas:

permiten agrupar datos por categorías y

mostrarlos de forma resumida.

Formas de crear las consultas.

Asistente: para posteriormente

modificarlas mediante la Vista Diseño siempre que sea necesario.

Vista Diseño: se indican las tablas y

consultas sobre las que se desea filtrar los datos,mediante la especificación de las condiciones de búsqueda.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₆₁

Vistas de las consultas.

Las consultas presentan las siguientes

vistas:

Vista diseño: se utiliza para diseñar la

consulta y especificar las condiciones de filtrado.

Vista Hoja de datos: visualiza todos los

registros que cumplan las condiciones especificadas en la Vista Diseño.

Vista SQL: visualiza la instrucción SQL.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₆₂

SQL.

Es un lenguaje utilizado para diseñar y crear

tablas, y para realizar consultas en distintos entornos como ORACLE.

Access genera de forma automática las

consultas en instrucciones SQL, que pueden visualizarse en la vista SQL. Dichas consultas se generan a partir de los campos y

condiciones especificadas en la vista diseño.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₆₃

Creación de consultas de selección.

Se caracterizan por:

Solo muestran datos de la tabla y no

permiten realizar ningún tipo de operación sobre ellos.

Los cambios hechos en los datos de la

consulta se realizará también en la tabla (RELACIÓN DINÁMICA).

Durante la ejecución de la consulta no

puede modificarse la condición de filtrado.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₆₄

Consultas utilizando asistente.

Hacer clic en el objeto consultas de la b.d. Hacer doble clic en Crear una consulta utilizando

el asistente.

En la lista tablas/consultas selecciona la tabla (o consulta) sobre la cual vas a crear la consulta. Añade los campos que aparerán en la consulta. Botón siguiente hasta finalizar la creación de la

consulta.

Consultas utilizando asistente.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₆₇

Consultas utilizando asistente.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₆₈

Consultas utilizando asistente.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₆₉

Vista diseño de una consulta.

Puedes acceder a la Vista diseño de una

consulta para:

Crear una nueva consulta: desde el objeto

Consultas, haz doble clic en en botón Crear una consulta en Vista diseño.

Modificar el diseño de una consulta

existente.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₇₀

Vista diseño de una consulta.

*

Vista diseño de una consulta.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₇₃

Cuadrícula de diseño.

La cuadrícula de diseño tiene las siguientes

filas:

Campo: Indica los campos que se van a utilizar en

la consulta.

Tabla: Señala el nombre de la tabla a la que

pertenece el campo seleccionado en la fila anterior.

Orden: Permite indicar por qué campo o campos

se va a visualizar, con ordenación ascendente o descendente.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₇₄

Cuadrícula de diseño.

Mostrar: Indica si los campo que se van a mostrar

en la consulta. Esto quiere decir que no todos los campos definidos en la fila campo se tienen que visualizar.

Criterios: Sirve para escribir las condiciones de

búsqueda que se vana utilizar en la consulta.

O: Esta fila, y las situadas por debajo de ellas,

sirven para escribir el resto de las condiciones.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₇₅

Añadir campos a la consulta.

Hay que realizar alguna de las siguientes

operaciones:

Haz clic en la fila Campo. A continuación haz clic en la flecha

que aparece a su derecha para visualizar los nombres de los campos. Por último, haz clic en el nombre del campo.

En la ventana con el nombre de l a tabla, haz clic en el

nombre del campo deseado y arrástralo a la primera columna de la cuadrícula que quede libre.

Haz doble clic sobre el nombre del campo que deseas

añadir.

Si deseas agregar todos los nombres del campo, haz clic en

el asterisco(*)....

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₇₆

Ejecutar consulta desde su diseño.

Una vez diseñada la consulta, para

comprobar su funcionamiento, es necesario ejecutarla:

Haz clic en el botón ejecutar

Haz clic en el botón Vista Hoja de Datos Ejecuta Consulta/Ejecutar.

Guardar consultas.

Los nombres de las consultas deben ser

diferentes a los nombres de las tablas de datos.

Cada vez que realices una modificación,

debes guardar los cambios.

Puedes guardar la consulta, haciendo

clic en

Borrar columna de la cuadrícula de diseño.

Para borrar una columna de la

cuadrícula de diseño

Haz clic en cualquier posición de la

columna que vas a eliminar. Solo elimina si está la

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₇₉

Establecer condiciones.

Para especificar condiciones de

búsqueda en un campo de la cuadrícula de diseño hay que escribir una

expresión en la celda de criterios de ese campo.

Texto, debe ir entre comillas (‘‘ ’’) Fecha, debe ir entre almohadillas(#)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₈₀

Establecer condiciones.

En los campos de tipo fecha pueden utilizarse las

siguientes funciones: Año[Fecha] Mes[Fecha] ParcFecha(“t”;[Fecha];1;0) ParcFecha(“m”;[Fecha];1;0) ParcFecha(“yyyy”;[Fecha];1;0)

En los campos de tipo texto:

Izquierda() o Izq() Derecha() o Der() Medio() o Med()

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₈₁

Ejemplos.

Entre#1/3/2002# y #11/6/2002# <Fecha()-30

Fechas de hace más de 30 días.

<=Fecha()-15 y >=Fecha()-30 >=Fecha()-30

Año([Campofecha])=2002

Fechas cuyo año sea 2002.

ParcFecha(“m”;[Fecha];1,0)=2

Fechas correspondientes al mes de Febrero.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₈₂

Ejemplos.

Izquierda([Matriculacoche];2)=“Ma”

Extrae matrículas de Málaga

Derecha([Telefono]);3)=321

Teléfonos cuyas tres últimas cifras sean 321

Medio([Nombre];3;2)==“se”

Nombres que, a partir de la tercera letra, tenga se

en los dos siguientes; por ejemplo Jose

Utilización de comodines.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₈₅

Criterios con operadores.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₈₆

Criterios con operadores.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₈₇

Criterios con operadores.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₈₈

Uso de los operadores Y, Or.

A la hora de escribir condiciones Y para

diferentes campos, éstas deben estar escritas en la misma fila de criterios.

A la hora de escribir condiciones O para

diferentes campos, éstas deben estar escritas en diferentes filas en el diseño de la consulta.

Combinación de operadores Y,Or.

Eliminar una consulta.

Desde la ventana de B.d. Haz clic en el objeto

Consultas.

Haz clic en el nombre de consulta que

quieres borrar.

Pulsa la tecla Supr

Aparece un cuadro de diálogo para confirmar

su eliminación.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₉₁

Copiar una consulta.

Cuando las consultas son parecidas

entre sí, en lugar de diseñar desde el principio, se puede copiar otra consulta parecida y, luego, realizar las

modificaciones oportunas.

Seleccionar consulta

Copiar

Pegar

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₉₂

Ordenar los registros de una consulta. Al ejecutar una consulta Access

visualiza los registros que cumplen las condiciones en el mismo orden en que se introdujeron los registros en la tabla de datos.

Puedes especificar en la cuadrícula de

diseño de consulta los campos por los cuáles se va a ordenar.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₉₃

Propiedades de las consultas.

Las propiedades más interesantes son:

Mostrar todos los campos.

Valores superiores.

Valores únicos.

Registros únicos.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₉₄

Propiedades de los campos de la consulta.

Los campos que tienen activado el

cuadro Mostrar, heredan las

propiedades del campo definidas en la tabla.

Para poder definir o modificar las

propiedades de los campos, hay que hacer clic en el botón con el campo seleccionado.

Campos calculados.

Un campo calculado es un campo definido en una consulta que

opera con los campos de una tabla y visualiza un resultado.

En las consultas, los campos calculados se crean escribiendo el

texto que se desea que aparezca como título en una celda en blanco de la fila campo de la cuadrícula de diseño, que irá seguido de la expresión de cálculo.

Si necesitas ayuda haz clic derecho en el generador de

expresiones.

Campos calculados.

En la columna del campo calculado

debes escribir el título que se desea visualizar al ejecutar la consulta, seguida de dos puntos (:) y de la expresión. Recuerda que los campos deben ir entre corchetes.

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Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₉₇

Consultas de totales(I).

Las consultas de totales se utilizan para

aplicar funciones agregadas (de tipo estadístico), sobre todo, a los registros de la tabla, o sólo a un grupo de ellos, sin incluir aquellos registros que contengan valores en blanco.

Ejemplos: número de empleados de un

departamento, persona con más horas extras trabajadas, etc.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₉₈

Consultas de totales(II).

Estas consultas implican:

Agrupar los registros por el campo deseado. Visualizar la fila total de la cuadrícula de diseño. Aplicarle al conjunto de registros una función

agregada.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₉₉

Consultas de totales(III).

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₀₀

Consulta de totales(IV).

Agrupar por: indica que el campo se va

a usar como campo de agrupación.

Suma: para cada grupo, calcula la suma

de todos los valores del campo.

Promedio: para cada grupo, calcula la

media aritmética de todos los valores del campo.

Consulta de totales(V).

Min: Para cada grupo, calcula el valor

mínimo (en campos de tipo texto devuelve el valor con menor número de caracteres).

Max: Para cada grupo, calcula el valor

máximo del campo.

Cuenta: Para cada grupo, visualiza el

número total de registros que tienen un valor determinado en ese campo.

Consulta de totales(VI).

DesvEst: Para cada grupo, calcula la

desviación estándar de este campo en cada grupo.

Var: Calcula la varianza de todos los

valores de este campo en cada grupo.

Primero: Visualiza el valor que hay en el

primer registro de este campo.

(18)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₀₃

Consulta de totales(VII).

Expresión: En la fila campo permite

escribir una expresión en lugar de un nombre de campo.

Dónde: Indica que el campo se utiliza

sólo para incluir condiciones que determinen qué registros se visualizan en la consulta.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₀₄

Consulta de totales(VIII).

Ejemplo: Calcular lo que debe pagar

una empresa a todos los empleados por el concepto de las horas extras

trabajadas.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₀₅

Consulta de totales(X).

Ejemplo: Calcular el número de

empleados que trabajan en el departamento de Informática.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₀₆

Consulta de totales(XI).

Ejemplo: Calcula el número de

empleados del departamento de Informática que han ganado más de 3000 por el concepto de horas extras.

Consultas con parámetros.

Relaciones entre tablas(I).

Una tabla, por lo general, no puede

resolver todos nuestros problemas, por lo que será necesario utilizar´más de una.

En cada tabla deben guardarse los

datos sobre un asunto determinado, de forma que no haya registros con valores iguales(no siempre se puede conseguir)

(19)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₀₉

Relaciones entre tablas(II).

Las tablas se diseñan, de tal forma que,

a partir de la información contenida en una tabla, se pueda acceder a la información de otras tablas.

Esta forma de trabajo permite no

duplicar la información y mantener los datos actualizados.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₁₀

Relación entre tablas(III).

Una vez creadas las tablasm, es

necesario indicar a Access cómo se debe combinar esa información definiendo las relacionesentre las tablas.

Una vez relacionadas las tablas, ya

pueden crearse consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₁₁

Relación entre tablas(IV).

En un programa gestor de bases de

datos como Access, los datos se guardan en varias tablas relacionadas.

Las relaciones se establecen por un

campo común, del mismo tipo de dato, que permite acceder a la información situada en varias tablas al mismo tiempo.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₁₂

Relación entre tablas(V).

Una relación hace coincidir los datos de

los campos claves (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas, pero pueden ser diferentes).

Relaciones entre tablas(VI).

Las tablas se relacionan por medio de

un campo común, por lo general con el mismo nombre. Esos campos suelen ser ella clave principal (tabla A) y una clave externa(campo o campos que hacen referencia a la clave principal) en la tabla B.

Tipos de relaciones.

Uno a Uno.

Uno a muchos.

Muchos a muchos. (Access no las

(20)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₁₅

Relación muchos a muchos.

Access no es capaz de trabajar con

relaciones muchos a muchos, y solo es posible si se define una tercera tabla, denominada tabla de unión, cuya clave principal está formada por, al menos, dos campos: las claves externas de las tablas A y B.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₁₆

Tipos de relación

determinados por Access.

El tipo de relación viene determinado

según estén definidos los campos relacionados:

Si uno de los campos es una clave principal

o índice único Access crea una relación uno a muchos.

Si ambos campos son claves principales o

tienen índices únicos, Access crea una relación uno a uno.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₁₇

Ejemplos de relación.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₁₈

Reglas de integridad

referencial.

Se refiere a un conjunto de reglas por

las que se rige Access para garantizar que las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas son válidas y no se modifican o eliminan

accidentalmente los datos relacionados.

Reglas de integridad

referencial.

La integridad referencial puede

establecerse cuando se cumplen las siguientes condiciones:

En la tabla principal, el campo por el que se

establece la relación es una clave principal.

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de

datos (Excepción hecha de autonumérico).

Las tablas pertenecen a la misma b.d., ya que n o

puede exigirse la integridad en tablas vinculadas.

Reglas de integridad

referencial.

Las reglas que determinan la integridad

referencial son las siguientes:

No se puede añadir un registro en la tabla

relacionada, a no ser que haya un registro con ese valor en la tabla principal.

No se puede cambiar un valor d e la clave principal si

ese registro tiene registros relacionados en la tabla secundaria.

No se puede borrar un registro de una tabla principal

si existen registros relacionados en la tabla secundaria.

(21)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₂₁

Establecer relaciones.

Crear, ver o modificar relaciones. Añadir nuevas tablas.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₂₂

Establecer relaciones.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₂₃

Modificar o eliminar relación.

Hacer clic en la línea de relación.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₂₄

Añadir las tablas relacionadas como

hojas secundarias.

Una hoja secundaria es una hoja de datos

que está anidada en otra hoja de datos.

Contiene datos relacionados o combinados

con la primera hoja.

La hoja secundaria permite añadir nuevos

registros a la tabla secundaria y así poder saber a qué registro de la tabla principal se le está añadiendo y de quien van a depender los nuevos registros.

Campos de búsqueda en la

misma tabla.

Al definir en una tabla un campo del

tipo búsquedapuedes optar por escribir los valores de la lista a mano o extraerlos de una tabla o del mismo campo.

Consultas de parámetros.

Las consultas de selección se

caracterizan por tener el criterio de selección incrustado en el diseño de la consulta, es decir, las condiciones de la búsqueda no se pueden modificar en tiempo de ejecución.

Ejemplo: para visualizar las ventas de

artículos en cada mes ¿habría que hacer 12 consultas?

(22)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₂₇

Consultas de parámetros.

Una consulta de parámetros es aquella

que permite modificar las condiciones de búsqueda en tiempo de ejecución por medio de un cuadro de diálogo.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₂₈

Consultas de parámetros.

Para crearla tan solo es necesario

escribir en la fila de Criterios de la cuadrícula de diseño, y entre corchetes ([]), el texto que se desea mostrar en el cuadro de diálogo, y así se puede escribir la condición de búsqueda.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₂₉

Consulta de varios parámetros.

En las consultas de parámetros se

puede establecer más de un parámetro para el mismo campo (utilizando los operadores lógicos Y y O) para diferentes campos.

En estos casos, Access presentará

tantos cuadros de diálogo como parámetros se hayan especificado.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₃₀

Consultas de acción.

Las consultas de acción permiten

cambiar los valores de un campo o varios campos de todos los registros que cumplan las condiciones

especificadas en una sola operación.

Ejemplo: Incrementar un 10% el precio

de todos los artículos.

Consultas de acción.

Pueden utilizarse para:

Crear nuevas tablas.

Copiar registros de una tabla a otra, lo que se

conoce con el nombre de consultas de datos anexados.

Modificar valores a muchos registros. Eliminar registros.

Consultas de acción.

Al ejecutar las consultas, Access en

lugar de mostrar los datos, los cambia, y sus efectos no se pueden invertir

con el comando Deshacer.

Antes de efectuar los cambios, Access

analiza la consulta y los datos que se van a modificar,para que en caso de detectar error, dar la posibilidad de cancelar la operación.

(23)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₃₃

Consulta de acción.

Los tipos de errores que se pueden

cometer en las consultas de acción son:

Actualizar o anexar registros que incumplen campos

de validación.

Actualizar, anexar o eliminar registros que incumplen

las reglas de integridad referencial.

Actualizar o anexar registros que contienen valores

de campo clave que ya existen.

En caso de error, pulsar tecla ESC para

que la consulta no se ejecute.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₃₄

Consulta de acción.

Para evitar pérdidas es aconsejable

ejecutar una consulta de acción como una consulta de selección. Si los resultados son los deseados puedes convertir la consulta de selección en una consulta de acción y

posteriormente, ejecutarla como tal.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₃₅

Consultas para crear tablas.

Las consultas de acción para crear tablas

permiten grabar en forma de tabla el resultado de una consulta.

La nueva tabla como campos los definidos en

la cuadrícula de diseño, y sus registros serán los que cumplan las condiciones.

Los datos no heredan las propiedades de los

campos ni la clave principal de la tabla original.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₃₆

Consultas para crear tablas(II)

Para crear una tabla nueva por medio de una

consulta de acción, hay que seguir la siguiente secuencia:

Crea la consulta de selección.

Hacer clic en la opción Consulta de creación de tabla.

Consultas para crear

tablas(III).

En la caja Nombre de la tabla, escribe el nombre de la nueva tabla.

Si deseas añadir la tabla a la b.d. En la que estás trabajando, haz clic sobre el botón Base de datos activa. En caso contrario elige otra base de datos.

Aceptar.

Guardar.(Observa el nuevo icono)

Para ejecutar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar. Access informa en un cuadro de aviso del número de filas que serán creadas.

Para comprobar resultados, abre la tabla creada.

Consultas para anexar

registros.

Las consultas para anexar registros, se utiliza

para agregar un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas sin modificar los que ya hubiera.

La consulta solo anexa los datos de los

(24)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₃₉

Consultas para anexar

registros (II)

Para crear una consulta de acción que

permita añadir registros, hay que seguir la siguiente secuencia:

Hacer clic en la opción Consulta de datos anexados.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₄₀

Consultas para crear

tablas(III).

En la caja Nombre de la tabla, escribe el nombre de la nueva tabla.

A continuación procede como en las consultas de acción para crear tablas.

Guardar las modificaciones en el diseño de la tabla. En el objeto Consultas aparece el nombre de la consulta precedida del icono.

Consejo: Para detener una consulta de datos anexados pulsa Ctrl+Intro.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₄₁

Consultas de actualización.

Las consultas de actualización, permiten

modificar registros en una o más tablas.

Crea la consulta de acción con las condiciones

necesarias en la cuadrícula de diseño para seleccionar los registros que se van a actualizar.

Comprueba que los resultados de la consulta son

los deseados.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₄₂

Consultas de actualización (II)

Hacer clic en la opción Consulta de actualización.

En la cuadricula de diseño aparece la fila Actualizar a . Escribe la expresión que va a actualizar los registros. Haz clic en el botón Ejecutar.

Guarda la consulta y ciérrala. En el objeto Consultas delante

del nombre de la consulta, aparece el icono

Consultas de eliminación.

Las consultas de eliminación, borran los registros de la tabla de

datos de una tabla o varias tablas relacionadas uno a uno o uno a muchos que cumplan las condiciones especificadas en la cuadricula de diseño.

Las consultas de eliminación borrarn registros enteros. Hay que tener en cuenta que una vez que se borran, no se

pueden recuperar, por lo que antes de ejecutar se recomienda hacer copia de seguridad.

Si tienes activada la opción eliminación en cascada de los

registros relacionados, siempre que se eliminen registros en la tabla principal, se eliminarán automáticamente los registros relacionados sin mostrar aviso.

Consultas de eliminación(II).

Para borrar registros de:

una tabla solo es necesario incluir en la cuadrícula

de diseño los campos por los que se van a establecer los criterios.

más de una tabla, en la cuadrícula de diseño será

necesario incluir todos los campos de la tabla de la cual se desea eliminar algún registro. Para ello arrastra el asterisco (*) desde la Lista de campos hasta la cuadrícula de diseño.

(25)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₄₅

Consultas de eliminación (III)

Hacer clic en la opción Consulta de eliminación.

En la cuadrícula de diseño aparece la fila Eliminar. En la fila eliminar, del campo en el que has indicado los

criterios, selecciona la opción Donde, que indica a Access que debe eliminar solo los registros que cumplan las condiciones de búsqueda.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₄₆

Consultas de eliminación (IV)

Haz clic en el botón vista Hoja de datos para ver os registros

que se eliminarán.

Haz clic en el botón Ejecutar. Access muestra una caja de

alerta indicando el número de registros que se van a eliminar.

Para eliminar los registros haz clic en el botón Sí. Guarda la consulta si lo deseas y cierrala. En el objeto

Consultas, el nombre de la consulta está precedido por el icono

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₄₇

Crear consultas con varias

tablas.

Las consultas con varias tablas permiten extraer

información de más de una tabla al mismo tiempo y visualizarla en una hoja de datos.

Si las tablas están relacionadas entre sí, este tipo de

consultas son casi iguales a las consultas de una sola tabla.

Las relaciones indican a la consulta que busque los

valores coincidentes en los campos combinados sin necesidad de escribir la condición en la fila de criterios.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₄₈

Crear consultas con varias

tablas(II).

Si las relaciones no se han definido, en cualquier

instante puede crear una combinación en una consulta procediendo de la siguiente forma:

Arrastra uno de los campos de una tabla hasta el otros

campo en la otra tabla de datos.

Suelta el botón del ratón. Aparece una línea de combinación. Para cambia el tipo de combinación, haz doble clic sobre la

linea que aparece entre las tablas.

Para eliminar una combinación:

Clic en la línea de combinación. Pulse la tecla Supr.

Formularios.

Un formulario es un objeto que Access

pone a nuestra disposición para introducir o editar los datos en una o varias tablas de una forma

personalizada y no en el orden en que se definieron los campos en la tabla de datos.

Formularios(II)

Access permite crear formularios de

(26)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₅₁

Vistas de un formulario.

Vista diseño

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₅₂

Vistas de un formulario (II)

Vista Hoja de datos:

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₅₃

Vistas de un formulario(III).

Vista Formulario:

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₅₄

Crear un formulario.

La mayoría de las veces, la mejor forma

de crear un formulario cosiste en utilizar algún asistente, y

posteriormente, hacer las

modificaciones deseadas desde la Vista Diseño del formulario.

Crear un formulario (II)

En la ventana Base de datos, haz clic en el

objeto Formularios.

Haz clic en el botón

Selecciona el tipo Autoformulario

Selecciona la tabla o consulta con los datos

en los que deseas basar el formulario.

Haz clic en el botón Aceptar y sigue las

instrucciones.

Crear un formulario (III)

Otra forma es:

Desde el objeto tablas o consultas, de la

ventana base de datos, selecciona en la tabla o consulta sobre la que se desea construir el formulario.

Haz clic en el botón Nuevo Objeto y elige

(27)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₅₇

Ejecutar un formulario.

Utiliza el botón

Aparecen botones de desplazamiento

para acceder a los diferentes registros, además de indicar el registro activo

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₅₈

Operaciones en vista

Formulario.

Añadir nuevo registro. Borrar el registro actual.

Modificar el contenido de un campo. Cerrar el formulario.

Modificar su diseño. Acceder a la vista Diseño.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₅₉

Teclas activas en Vista

Formulario.

Supr: Borrar el carácter donde se esté situado.

Retroceso: Borrar el carácter situado al a izquierda del punto de

inserción.

Inicio: Principio del campo. Fin: Final del campo

Flecha derecha, abajo, Tab o Intro: Al campo siguiente del

mismo registro.

Flecha izquierda, arriba o Shif+Tab: Al campo del mismo

registro.

Control+AvPag: Al registro siguiente. Control+RePag:Al registro anterior.

F5:Al cuadro de número de registro. Se escribe el número al

que quiero visitar.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₆₀

Crear formulario con el

asistente.

Para crear un formulario utilizando el

asistente:

En la ventana b.d. Haz clic en el objeto

Formularios.

Haz clic en la opción Nuevo.

Hacer clic en la opción Crear un formulario

utilizando el asistente.

En la lista desplegable Tablas/Consultas haz clic

en el nombre de la tabla base.

Crear formulario con el

asistente(II).

En la lista campos disponibles, elige los que quieres visualizar en

el formulario.

Elige la distribución que deseas que tenga el formulario. Elige el estilo.

Escribe el nombre que deseas dar al formulario.

Ordenar los datos en un

campo del formulario.

Sitúate en el campo por el que deseas

realizar la ordenación.

Haz clic en el botón Orden ascendente,

u orden descendente de la barra de herramientas.

(28)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₆₃

Utilizar filtros en los

formularios.

Un filtro es una condición que se indica a una

tabla, consulta o formulario para visualizar solamente los registros que cumplen la condición especificada en él.

Los filtros, al igual que las consultas, se

utilizan para buscar registros. Sin embargo, hay algunas diferencias tanto en la forma de prepararlos como en su funcionamiento.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₆₄

Filtro por entrada de datos.

Abre el formulario en la Vista formulario. Sitúa el punto de inserción en el campo por el

que deseas aplicar el filtro.

Desplegar el menú contextual y haz clic en la

opción Filtrar por.

Escribe la expresión deseada. Pulsar Intro.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₆₅

Filtro por selección.

Abre el formulario en Vista Formulario. Sitúa el punto de inserción en el campo

para seleccionar todo el campo o selecciona la parte del comienzo del campo que deseas indicar como filtro.

Haz clic en el botón Filtro por

Selección.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₆₆

Filtro excluyendo la selección.

Abre el formulario en Vista Formulario. Selecciona la condición de filtrado. Despliega el menú contextual y haz clic

en la opción Filtro excluyendo la selección. Access oculta del formulario los registros que cumplan la condición.

Filtro por formulario.

Guardar un filtro como una

consulta.

Para poder guardar un filtro como una

consulta, en primer lugar debes crear el filtro por la siguiente secuencia de pasos:

Abre un formulario.

Haz clic en el botón filtro por formulario. Crear el filtro.

Una vez creado y comprobado que funciona, hacer

(29)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₆₉

Utilizar consultas como filtros.

Puedes aplicar una consulta como filtro

en un formulario al proceder de la siguiente forma:

Abre un formulario.

Clic en el botón filtro por formulario. Haz clic en el botón cargar desde la consulta Haz clic en la consulta deseada.

Haz clic en el botón Aplicar filtro.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₇₀

Ordenar registros por más de un

campo de en un formulario.

Desde la Vista Formulario, ejecuta Registros, Filtro,

Filtro u orden avanzado. Aparece la ventana Filtro del formulario.

Arrastra el campo deseados, seleccionando orden

ascendente u descendente.

Arrastra de la misma manera el resto de los campos

que desees.

Si deseas guardar la consulta, puedes hacerlo.

Aplicar filtro.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₇₁

Ordenar registros por más de un

campo de en un formulario.

Desde la Vista Formulario, ejecuta Registros, Filtro,

Filtro u orden avanzado. Aparece la ventana Filtro del formulario.

Arrastra el campo deseados, seleccionando orden

ascendente u descendente.

Arrastra de la misma manera el resto de los campos

que desees.

Si deseas guardar la consulta, puedes hacerlo.

Aplicar filtro.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₇₂

Crear formulario en vista

diseño.

Para crear un formulario en blanco y

añadirle posteriormente los controles deseados realiza la siguiente secuencia en pasos:

Selecciona el objeto Formularios. Haz clic en Nuevo.

Selecciona la opción Vista Diseño. Haz clic en Aceptar.

Diseño de Nuevo formulario.

(30)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₇₅

Elementos de la ventana de

diseño de formulario.

Barra de herramientas. Cuadro de herramientas. Lista de campos. Barras de desplazamiento. Reglas. Secciones. Cuadrículas.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₇₆

Tipos de controles.

Control dependiente: depende de los datos de una

tabla o de una consulta.

Control independiente: visualiza la información que

no cambia: en todos los registros es la misma.

Control calculado: permite realizar cálculos en base a

los valores de uno o más campos.

Otros: cuadros combinados, grupo de opciones, etc.

NO OLVIDAR QUE CADA OBJETO TIENE SUS

PROPIAS PROPIEDADES.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₇₇

Operaciones con los controles.

Seleccionar objeto.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₇₈

Operaciones con los

controles(II).

Mover un control junto con su etiqueta.

arrastrar

Operaciones con los

controles(III).

Mover un control y su etiqueta de forma

independiente. _arrastrar

Operaciones con los

controles(IV).

Cambiar el tamaño de un control.

(31)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₈₁

Operaciones con los

controles(V).

Alinear controles:

Seleccionar los controles que se van a alinear.

Formato. Alinear.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₈₂

Operaciones con los

controles(VI).

Añadir una barra de desplazamiento

(campos memo preferentemente) :

Haz clic en el botón Propiedades.

Haz clic en la ficha Formato.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₈₃

Cambiar el formato del

formulario.

El formulario presenta el formato

elegido en el asistente. Pero si creas el formulario en Vista Diseño, no presenta ningún formato como fondo.

Si deseas cambiarlo de forma rápida,

elige el botón Autoformato.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₈₄

Formato condicional.

Los controles dependientes presentan

durante su ejecución el color aplicado en la vista diseño. Sin embargo, puedes hacer que cambie el color cuando el valor mostrado por el campo cumple una serie de condiciones.

Formato-> Formato condicional

Añadir controles

independientes.

Se caracterizan por no poseer un origen

de datos. Entre ellos están las

etiquetas, líneas, cuadros, botones,... Etiqueta

Rectángulo Imagen

Línea

Añadir control dependiente

con la lista de campos.

Arrastrar el campo, hacia el lugar

deseado del formulario. Access añade el campo y su etiqueta.

(32)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₈₇

Añadir un control de cálculo.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₈₈

Cuadros de lista y

combinados.

Los cuadros de lista presentan una lista de

valores para elegir uno. La lista siempre está visible en el formulario. Para moverse rápidamente al primer valor, que empieza con una letra determinada, pulsa la letra

correspondiente.

Los cuadros combinados presentan una lista

desplegable con valores entre los que se puede elegir uno.

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₈₉

Cuadros de lista y

combinados(II).

Es conveniente tener activado el

Asistente para controles (para facilitar el trabajo).

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₉₀

Cuadros de lista y combinados

(III)

Selecciona Cuadro combinado o cuadro

de lista.

Cuadros de lista y combinados

(IV)

Cuadros de lista y combinados

(V)

(33)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₉₃

Cuadros de lista y combinados

(VI)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₉₄

Cuadros de lista y combinados

(VII)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₉₅

Cuadros de lista y combinados

(VIII)

Departamento de Lenguajes y Ciencias de la Computación. ₁₉₆

Grupos de opciones.

Un grupo de opciones es un grupo de botones para

seleccionar una opción en el conjunto de opciones presentadas al hacer clic en él.

Solo una opción del grupo de opciones puede ser

seleccionada a la vez. Según el botón seleccionado, Access asigna un número (1,2, etc.) al campo vinculado al grupo de opciones. Si en lugar de guardar números deseas guardar los valores mostrados en los botones del grupo de opciones, debes usar un cuadro combinado.