Aranda
CONFIGURATION MANAGEMENT
DATA BASE
CMDB
®
Versión 7.1
Aranda Software Corporation 2002-2007. Todos los derechos reservados.
Cualquier documentación técnica proporcionada por Aranda Software Corporation es un producto registrado por Aranda Software Corporation y pertenece a Aranda Software Corporation.
El software descrito en este manual está protegido por los acuerdos y leyes que regulan la propiedad intelectual y los derechos sobre publicaciones tanto en Colombia, como las leyes internacionales sobre estas materias y puede ser utilizado únicamente bajo los términos enunciados en la licencia adjunta. Está prohibida la reproducción total o parcial del presente manual por cualquier medio –impreso, escrito, gráfico, electrónico o mecánico incluyendo fotocopiado, grabación o almacenamiento en cualquier forma-, sin la autorización previa y por escrito de ARANDA Software Corp.
Aranda Software Corp. puede realizar cambios y mejoras en los productos descritos en el presente manual sin previo aviso. Tales cambios serán incorporados en nuevas ediciones de la publicación.
Introducción
La base de datos de configuración de gestión de Aranda (Aranda CMDB) hace el seguimiento y clasifica todos los costos relacionados con activos, permitiendo a las organizaciones analizar el impacto financiero de los activos en la empresa y facilitar la adopción de ITIL y otras mejores prácticas de la industria.
Aranda CMDB se encargará de mantener, de manera confiable y actualizada, la información de cada elemento de configuración (CI) de su compañía. Por cada activo, usted podrá tener un registro de existencia y versión respectiva, así como de su historial.
Adicionalmente, Aranda CMDB integra las diferentes herramientas de Aranda Software como Aranda ASSET MANAGEMENT y Aranda SERVICE DESK, para tener en un lugar centralizado todos los activos, integrando las funcionalidades de los productos existentes y unificando la información.
TABLA DE CONTENIDO
ARANDA CONFIGURATION MANAGEMENT DATABASE (ACMDB) ... 2
INTRODUCCIÓN... 3
TABLA DE CONTENIDO ... 4
REQUISITOS DE ARANDA CMDB... 6
Requisitos del Sistema ... 6
De hardware y software ... 6
En la estación ... 6
INSTALACIÓN DE ARANDA CMDB ... 7
USO DE ARANDA CMDB ... 9
ARANDA CMDB Y ARANDA CMDB ENTERPRISE ...10
INTERFAZ DE LA CONSOLA CMDB ...11
Menú Principal ... 11
Archivo ... 11
Herramientas... 12
Crear CIs desde AAM ... 12
Buscar CI ... 12 Aranda SNMP ... 12 Asignar Perfil ... 12 Reactivar CI ... 12 Ayuda ... 13 Ayuda ... 13
Barra de Herramientas Horizontal ... 13
Barra Vertical de Iconos ... 13
Resumen ... 14 Elemento de Configuración ... 15 1.Crear Mantenimiento ... 16 2.Programar Mantenimientos ... 16 3.Ver Mantenimientos ... 16 4.Configurar Depreciación ... 16
5.Asociar a centro de costos... 16
6.Nombre de la acción... 17
Crear Nuevo Elemento de Configuración ... 17
General... 17
Creación de una compañía, un tercero o un fabricante... 20
Relaciones ... 20 Componentes... 21 Mantenimiento ... 21 Características ... 22 Usuarios ... 22 Históricos ... 22 Ubicación ... 23 Gestión de Contratos... 24
Contratos ... 24 Facturas ... 24 Otros Documentos ... 25 Depreciación ... 25 Gestión de Contratos... 27 Contratos ... 28 Facturas ... 30 Otros Documentos ... 32 Proveedores ... 33 Mantenimiento ... 36
Crear una orden de Mantenimiento... 36
Programar Mantenimientos ... 37
Ver Mantenimientos ... 39
Ver Registros de las órdenes de mantenimiento ... 40
Recordatorio de Órdenes ... 41
Configuración ... 42
Mantenimiento ... 43
Ver ... 43
1.Todos los Registros... 43
2.Orden de Mantenimiento ... 44 Acciones... 46 1.Imprimir ... 46 2.Editar . ... 46 3.Exportar a Excel... 46 4.Exportar a HTML... 46 Búsqueda... 46
Reportes del Usuario ... 47
Presupuestos ... 48
Crear un Nuevo Presupuesto... 48
Configuración de Parámetros ... 51
Categoría... 51
Agrupación... 52
AFS ... 53
Estado de inactividad para contratos ... 54
Acción ... 54
Otros Parámetros ... 56
ARANDA WEB MANTENIMIENTO ...58
USO DE ARANDA WEB MANTENIMIENTO...60
Interfaz de la Consola Web ... 61
Resumen ... 61
Detalles ... 62
Ver detalles de la orden... 64
Estado ... 65
Escribir Nota... 66
Fecha Inicial... 66
Descripción ... 66
Ítems... 66
Ver detalles del Ítem ... 67
GLOSARIO ...68
ANEXOS ...69
Requisitos de Aranda CMDB
Requisitos del Sistema
Antes de iniciar el proceso de instalación, asegúrese de desinstalar cualquier versión previa y verifique algunos puntos adicionales para asegurar una correcta instalación y adecuado funcionamiento.
De hardware y software
En la estación
Procesador Pentium II
Sistema operativo Windows 2000 Professional o superior
Memoria RAM 512 MB
Espacio en DD 100 MB
En el servidor
Procesador Pentium IV de 2 GHz
Memoria 512 MB RAM y 512 MB por cada 30 conexiones a la base de datos.
Sistema Operativo Microsoft Windows 200 Server o superior Internet Information Services 5.0 o superior Microsoft.NET
Framework 1.1 MDAC 2.7 o superior Espacio Libre en DD 150 MB
Instalación de Aranda CMDB
Para empezar a instalar la consola del CMDB, se debe hacer doble clic en el archivo cmdb_7.1.0.exe; Inmediatamente, aparecerá una ventana en la que debe seleccionar el idioma con el que va a quedar configurado el uso de la consola. Sin embargo, si lo desea cambiar, lo podrá hacer desde el AAM Settings, cuyas indicaciones se encuentran detalladas en su respectivo manual.
1. Una vez haya seleccionado el idioma, pulse [Siguiente].
2. Lea cuidadosamente los términos de la licencia y si desea continuar con la instalación, seleccione aceptar, de lo contrario, cancele.
3. Pulse [Siguiente] e ingrese el nombre de usuario y el de la empresa.
4. Pulse [Siguiente] y seleccione el tipo de instalación que desea:
Completa
Automáticamente se instalan todas las aplicaciones del programa Personalizada
Puede elegir la ruta donde desea guardar el programa y las aplicaciones que necesite instalar.
• Console Modules: Para instalar las aplicaciones de la consola • Server Module: Para instalar los módulos del CMDB: Mailer y SDB.
5. Para finalizar el proceso de instalación, pulse [Instalar].
6. Felicitaciones. Ahora puede acceder a la consola CMDB. Para ello, debe registrar la solución en el módulo Registry. Remítase a los Anexos.
Uso de Aranda CMDB
La autenticación para ingresar a la consola de CMDB se realiza, bien por el registro de Aranda, o bien por el Directorio Activo de Windows.
Autenticación: Esta opción permite seleccionar el ingreso a la consola como usuario de Aranda o como uno de Windows.
Aranda: Son los usuarios que pueden ser importados desde el Directorio Activo o creados en el Profile de AAM.
Windows:Son los usuarios que se validan con el Directorio Activo.
NOTA: El administrador tiene la opción de restringir ciertos permisos de uso de la consola de Aranda CMDB para usuarios específicos. Esto se realiza a través del módulo Aranda Profile. Para conocer más detalles al respecto de esta herramienta, remítase a la guía de Aranda Profile.
Aranda CMDB y Aranda CMDB Enterprise
Con el fin de diferenciar en este manual la versión CMDB de la CMDB Enterprise, se asignó un icono para las funcionalidades extras que contiene la Enterprise.
Así, los ítems que se encuentren antecedidos por el siguiente icono, pertenecen únicamente a la versión Enterprise.
Interfaz de la Consola CMDB
La interfaz de la Consola CMDB está compuesta por: • Un menú principal
• Una barra de herramientas horizontal • Una barra de íconos vertical
Menú Principal
Archivo
Nuevo Permite crear un nuevo elemento. El elemento, documento o dato cambia depende de la opción en la barra de iconos vertical que haya seleccionado. Editar Permite editar la información. El elemento, documento o dato cambia depende de la opción en la barra de iconos vertical que haya seleccionado. Borrar Permite borrar la información de un elemento. El elemento, documento o dato, cambia depende de la opción en la barra de iconos vertical que haya
seleccionado.
Clonar Permite copiar en el inventario un CI con las mismas características del que haya ingresado previamente y desee clonar. Posteriormente, puede editar las características que los diferencien.
Actualizar
Permite actualizar la página de acuerdo con los cambios de información más recientes.
Guardar Como Permite guardar la configuración realizada en la sesión, en formato Excel o en HTML Salir Permite cerrar la consola.
Herramientas
Características Adicionales
Permite insertar tipos de características para que se registren al momento de ingresar o editar un CI en la base de datos. (Color, Marca, etc.)
Crear CIs desde AAM Permite importar la información de los activos inventariados desde Aranda ASSET MANAGEMENT y asignarlos en una categoría, para crearlos como CIs.
Buscar CI Permite buscar de forma rápida un CI para consultar su respectiva información. Para buscar todos los CIs, en la opción texto digite un asterisco (*), de inmediato se listarán todos los elementos de configuración. Tal como se muestra en la Figura 1.1.
Aranda SNMP Es un módulo integrado que permite detectar dispositivos que utilicen el protocolo Simple Network Management Protocol (SNMP) y
posteriormente importarlos como CIs.
Asignar Perfil
Permite asignarle a un CI un perfil determinado. Para ello, debe estar ubicado en un registro de CI en el icono Ítem de Configuración y pulsar [Asignar Perfil] en la barra de herramientas. Para más información sobre cómo configurar los perfiles, remítase al capítulo Otros Parámetros.
Reactivar CI Cuando se cumple la fecha de salida, asignada por el usuario al CI, se inhabilita la posibilidad de configurar la información del mismo, de manera que queda congelado. Esta opción permite reversar ese estado.
Figura 1.1
NOTA: La opción Crear CIs desde AAM sólo estará habilitada si tiene instalada previamente la solución Aranda ASSET MANAGEMENT (AAM) y así, llevar a cabo la integración de Aranda CMDB y AAM.
Ayuda
Ayuda Abre una ventana en la que se muestra la información técnica y legal de Aranda CMDB.
Barra de Herramientas Horizontal
La barra de herramientas cuenta con botones de acceso rápido a las opciones presentes en el Menú Principal. Tenga en cuenta que para utilizar las opciones de los tres primeros botones debe ubicarse en un ítem de la Barra Vertical de Íconos.
Barra Vertical de Iconos
Resumen
Esta opción le muestra en la parte de arriba una gráfica del consolidado de CIs, según diferentes criterios de búsqueda, que previamente haya ingresado en el AAM Settings. En la parte superior de la gráfica, aparecerá un cuadro, con las respectivas unidades CI para cada criterio.
Para cambiar el ángulo de visualización, se deben ingresar los parámetros del ángulo en los ejes [X] y [Y] en la opción de 3D, ubicada en la parte superior:
En la parte de abajo, hay una rejilla que muestra las alarmas para el vencimiento de contratos. En ella, se visualiza la siguiente información:
• Número del Contrato • Fecha Inicial
• Fecha Final • Tipo de Contrato • Días Límite
Elemento de Configuración
Esta opción le permite ingresar, configurar y observar la información de cada CI que desee registrar.
En la parte media de la pantalla encontrará tres pestañas que seleccionará de acuerdo con los criterios en los que desee ver la información de los CI:
Categorías, Agrupaciones* y Perfiles*.
* NOTA: Las pestañas para ver la información de Agrupaciones y Perfiles sólo están disponibles para la versión .
Al seleccionar cualquiera de las tres pestañas, en la rejilla de la parte derecha aparecerá la siguiente información:
• Nombre del CI: Nombre del elemento de configuración.
• Estado: Estado actual del elemento de configuración. Cada estado tiene un color de identificación.
• Tipo: Categoría del CI.
• Serial: Número identificador del CI. • Agrupación: El grupo al pertenece el CI.
• Centro de Costo: El departamento al que pertenece el CI.
• Código de Barras: El código que identifica un artículo en el mercado.
Al hacer clic derecho sobre cualquier ítem de la rejilla de la derecha, se muestra el siguiente menú:
1.
Crear MantenimientoEsta opción le permite crear una orden de mantenimiento para el CI seleccionado. Para ampliar esta información y conocer esta funcionalidad, remítase al capítulo Mantenimiento.
2.
Programar MantenimientosEsta opción se utiliza cuando es necesario generar una misma orden de mantenimiento para varios CIs y de esta forma, agilizar el proceso. Para ampliar esta información y conocer esta funcionalidad, remítase al capítulo Mantenimiento.
3.
Ver MantenimientosEsta opción le permite ver un resumen de las órdenes de mantenimiento. Para ampliar esta información y conocer esta funcionalidad, remítase al capítulo Mantenimiento.
4.
Configurar DepreciaciónPuede elegir el método de depreciación del activo (Línea Recta o Suma de Dígitos), el valor de salvamento que tendrá el activo y el número de años de cálculo de la depreciación del CI. Si desea información más detallada, remítase al capítulo Depreciación.
5.
Asociar a centro de costosEsta opción le permite relacionar el(los) CI(s) seleccionados a un centro de costo determinado, el cual es previamente ingresado en el AAM Settings. Para ello, haga clic en el menú desplegable que se encuentra en esta opción y seleccione el centro de costo requerido.
la acción
ce el nombre de la aplicación o documento al que u con ACMDB. Tenga en cuenta que se define una única acc
ste caso se presenta la aplicación Aranda ASSET MANAGEMENT.
6.
Nombre deEn esta opción apare sted haya configurado
para integrar ión, que aplica para todos
los CIs. Por ejemplo, en e
Para mayor información sobre esta función, diríjase al capítulo Configuración de Parámetros.
uración
Nuevo desde la Barra cerá una ventana en la
General
Esta opción tiene una barra de herramientas horizontal con tres opciones: Guardar Cambios: Permite guardar toda la información que ha ingresado.
Actualizar: Permite refrescar la página para que presente información actualizada.
Asociaciones: Permite crear, editar o conocer la información de las asociaciones de los CI a los componentes, contratos, facturas u otros documentos.
Crear Nuevo Elemento de Config
ara ingresar un nuevo elemento de configuración al CMDB, pulse la opción P
de Herramientas Horizontal o desde el Menú Principal. De inmediato apare que se debe ingresar todos los datos y la información correspondiente al CI.
En la parte izquierda se encuentra una Barra Vertical de Iconos que se activarán a medida que se ya ingresando la información del CI.
va
Nombre Ingrese el nombre del CI.
Categoría Permite asociar el CI a la categoría que elija. Si desea crear una nueva o configurar las existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración del árbol de categorías del AAM Settings. Impacto Permite seleccionar la importancia del funcionamiento del CI
dentro de la empresa. (Baja, Media, Alta, Crítica).
Modelo Modelo determinado del CI.
Número de Placa Código del CI dentro de la empresa (si lo tiene). Marca Nombre de la empresa que fabrica el CI.
Serial Código único del CI.
Precio Costo que tuvo para la empresa la compra del CI.
Agrupación Permite asociar el CI al grupo de trabajo que elija. Si desea crear uno nuevo o configurar los existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración del árbol de agrupaciones del AAM Settings. Centro de Costo Permite asociar el CI al centro de costo que elija. Si desea crear
uno nuevo o configurar los existentes, pulse y de inmediato se abrirá la configuración de campos Lookups del AAM Settings. Responsable Permite asignar una persona responsable del CI. Puede buscar,
desasociar, crear, editar y ver los detalles del usuario en el menú desplegable.
Fecha de Inicio de
Responsabilidad Permite ingresar la fecha en la cual el usuario asumió la responsabilidad del CI. Seleccione la Foto del
Ítem de Configuración Para ubicar la foto del CI, pulse , busque y seleccione el archivo. Descripción Permite ingresar una breve descripción del CI. Por ejemplo, color,
En la parte inferior de la ventana, hay tres pestañas:
Compañía:
Estado Actual Permite seleccionar el estado del CI. Por ejemplo, Arriendo, Leasing, Activo, Inactivo, en uso, etc. Dependiendo de la configuración de opciones que haya realizado el administrador.
Estado Programado Permite seleccionar el próximo cambio de estado del CI. Por ejemplo, si el estado actual es arriendo, el siguiente puede ser propio.
Fecha de Entrega a la Compañía
Fecha en la cual el CI fue recibido.
Fecha de Aceptación Fecha en la cual el CI fue aprobado en la compañía.
Unidad de Medida Es la unidad de medida que caracteriza al CI. Puede ser tamaño (si es un monitor: pulgadas), capacidad (si es una memoria: MB), etc.
Valor de Unidad de Medida
El valor que caracteriza dicho CI.
Asociación de Estaciones
Permite asociar el CI a una estación determinada.
Fecha de Salida de la
Compañía Fecha en la cual el CI deja de ser parte de los elementos de configuración de la compañía. Terceros
Proveedor Permite seleccionar, desasociar, editar y crear la información del distribuidor del CI al hacer clic en . Para más información, diríjase al capítulo Vendedor.
Fabricante Permite seleccionar, desasociar, editar y crear la información del fabricante del CI al hacer clic en . Para más información, diríjase al capítulo Vendedor.
Identificación
RFID Permite ingresar el código del Identificador de Radiofrecuencia (si lo tiene).
Código de Barras Permite ingresar el código de barras del elemento de configuración (si lo tiene).
Licencia Permite Ingresar el código de la licencia (si lo tiene).
Creación de una compañía, un tercero o un fabricante
En la opción compañía, que es el botón adjunto que encuentra en los campos Proveedor y Fabricante de la pestaña [Terceros], es posible ingresar, editar, o eliminar la información de cada vendedor al cual se le hace la compra del CI. Para crear o editar dicha información, remítase al capítulo Vendedor.
Relaciones
En esta opción usted puede asociar o desasociar el CI a otro(s) CI y además, configurar dichas relaciones en una gráfica. Así:
• Para controlar el Zoom de la gráfica, se debe ubicar el Mouse en la línea roja del cuadrado de la parte de abajo y con clic sostenido, moverlo hacia adentro para agrandar la imagen ó, hacia afuera para reducirla.
• Para asociar o desasociar CI a la gráfica, se debe hacer clic en las pestañas [Asociar CI´s] / [Desasociar CI´s] según corresponda. Al seleccionar la pestaña [Asociar CI´s], deberá ingresar uno o varios criterios de búsqueda según el CI que desee asociar (Campo Lookup; que empiece con; valor; conector, entre otros). Al seleccionar la pestaña [Desasociar CI´s], deberá seleccionar los CI´s que estén listados y que desee desasociar.
Componentes
En esta opción usted puede asociar o desasociar uno o varios componentes al elemento de configuración (CI) y además, configurar dichas relaciones en una gráfica. Así:
• Para controlar el Zoom de la gráfica, se debe ubicar el Mouse en la línea roja del cuadrado de la parte de abajo y con clic sostenido, moverlo hacia adentro para agrandar la imagen ó, hacia afuera para reducirla.
• Para asociar un componente al CI, e incluirlo o excluirlo de la gráfica, se debe hacer clic en la pestaña [Asociaciones]. Al seleccionar esta pestaña, podrá crear, editar o eliminar el componente que desee.
Mantenimiento
En esta opción se pueden consultar los mantenimientos realizados al CI y si éste está programado para un próximo mantenimiento, la fecha del mismo. En la parte de abajo se encuentra una rejilla que le mostrará la siguiente información respecto al consolidado de órdenes de mantenimiento.
• Orden No: Número de la orden.
• Inicio del Mantenimiento: Fecha en la cual empezó a ejecutarse la orden. • Fecha Estimada: Fecha tentativa para finalizar el mantenimiento.
• Fin del Mantenimiento: Fecha real en la cual finiquitó el mantenimiento. • Costo Total: El valor del mantenimiento.
• Comentario: Observación (es) realizadas respecto al mantenimiento del CI. • Tipo: Clase de mantenimiento. Por ejemplo, correctivo, preventivo, etc. • Estado: Estado de atención de la orden. Por ejemplo, aprobado, cerrado, etc. • Prioridad: Importancia de atención de la orden de mantenimiento.
Características
Permite consultar, registrar y editar la información correspondiente a las principales propiedades del CI seleccionado. Por ejemplo, color, material, tamaño, capacidad del disco duro, etc. Dichas características son ingresadas previamente en la opción [Características Adicionales], ubicada en el menú desplegable [Herramientas] del Menú Principal. Para guardar la configuración realizada, pulse [Guardar Cambios].
Usuarios
Aquí se asocian o desasocian los usuarios al CI. Pulsando las opciones [Asociar Usuarios]/ [Desasociar Usuarios] respectivamente. En la opción [Asociar Usuarios] deberá ingresar uno o varios criterios de búsqueda según el CI que desee asociar (Campo Lookup; que empiece con; conector, entre otros). Para Desasociar uno o varios usuarios al CI, señale el (los) usuario(s) y pulse [Desasociar Usuarios]. Para guardar la configuración realizada, pulse [Guardar Cambios].
Históricos
En esta opción se consultan todos los comentarios que se han incluido respecto al CI. Así mismo, puede adicionar uno o más comentarios. En la rejilla se muestra la siguiente información:
• Comentario: El contenido del comentario.
• Tipo de Comentario: Clasifica la información por usuario o por estación. • Fecha del Comentario: Fecha en que fue ingresado el comentario
• Nombre del Usuario: Es el usuario con el que se registró en la consola e ingresó el comentario.
• Alias: El alias que utiliza el usuario al momento de registrarse en Windows o en la consola.
Para insertar un comentario, pulse la opción [Insertar Comentario] que se encuentra en la barra de herramientas horizontal. Ingrese el texto en la ventana que aparece y pulse [Aceptar]. Para guardar la configuración realizada, pulse [Guardar Cambios].
Ubicación
Aquí usted puede ingresar la información específica del lugar donde se encuentra ubicado el elemento de configuración (país, ciudad, edificio, sede, entre otros) de acuerdo con la configuración de campos Lookup del AAM Settings.
La información que debe ingresar es la siguiente:
• Seleccione la foto de Ubicación del CI (Puede ser un mapa de la ciudad o de las instalaciones de la empresa)
• Departamento (Dependencia de la empresa)
• Número de Departamento (código del centro de costo o dependencia de la empresa) • País • Ciudad • Sede • Edificio • Piso • Compañía • Dirección 23
Gestión de Contratos
Esta opción presenta los detalles de los contratos, facturas y otros documentos relacionados al elemento de configuración. Dependiendo de la pestaña donde se encuentre, la información será la correspondiente.
Contratos
En la rejilla se presenta la siguiente información:
Número Número del contrato
Fecha Inicial Fecha en que se dio inicio a la ejecución del contrato Fecha Final Fecha en que se da por terminado el contrato
Acta El número del acta del contrato (si la hay). Valor Precio por el que se fijó el servicio de uso del CI.
Tipo de Contrato La clase de contrato. Por ejemplo, indefinido, Directo, Outsourcing, etc. Archivo Ruta donde se encuentra guardado el contrato.
Descripción Observaciones del contrato.
En la rejilla de la parte de abajo se presenta la información respectiva a la(s) factura(s) asociada(s) al contrato del CI.
Facturas
Número de la
Factura Número de la factura (Ingresado por el usuario). Fecha Fecha de la Factura
Valor Valor que aparece inscrito en la factura Archivo Ruta de la factura.
Otros Documentos
Número Número consecutivo del documento. Fecha Fecha de elaboración del documento. Valor Valor que aparece inscrito en el documento. Archivo Ruta donde se encuentra guardado el documento. Descripción Observaciones del documento.
Depreciación
Esta función le permite tener registrado cuál es el valor actual real de sus activos con respecto al valor original desde el momento en que los adquirió, dependiendo de la configuración realizada respecto al método de depreciación y al valor de salvamento.
Método de Depreciación Línea Recta
Al elegir este método, el valor de depreciación anual será el mismo para todo el periodo de salvamento que haya configurado.
Suma de Dígitos
Este método es ideal si los ingresos de la empresa son establemente positivos, ya que el valor de la depreciación anual disminuye en el transcurso del tiempo.
Fecha de Entrada en servicio
Muestra la fecha en la cual ingresó el elemento de configuración a la empresa. Esta información se registra en el icono General del Ítem de configuración, explicado anteriormente.
Valor del activo
Precio que pagó la empresa al adquirir el elemento de configuración. Esta información se registra en el icono General del Ítem de configuración, explicado anteriormente.
Valor a Salvar
Ingrese el valor de salvamento final del activo. Es decir, el precio por el que estará avaluado el activo en el tiempo que configure.
Años
Ingrese el número de años en los que se proyecta el valor que tendrá el salvamento.
Cálculo de Depreciación
Al hacer clic en esta opción, en las rejillas superior e inferior de la parte derecha, se muestra la siguiente información, dependiendo del método de depreciación que haya seleccionado, el valor de salvamento y el número de años del mismo.
Depreciación Anual/ Mensual Fecha de
Finalización Fecha en la cual termina el año / mes de depreciación.
Depreciación Valor de la depreciación, que en este caso (línea recta) es el mismo para todos los años /meses.
Total
Depreciación Valor Acumulado de la depreciación. Valor en Libros Valor del activo depreciado.
Gestión de Contratos
En este icono se ingresa la información de los contratos, las facturas y otros documentos pertenecientes a esta gestión. En cada pestaña hay dos rejillas, una en la parte superior y otra en la inferior. Esta última muestra la relación de los CI asociados al soporte contable respectivo. En las pestañas [Contratos], [Facturas] y [Otros Documentos] usted podrá publicar en el AFS los archivos guardados. Haciendo clic en el siguiente icono de la barra de herramientas horizontal de la ventana. Para más información, remítase al capítulo Publicar en el AFS.
Contratos
Presenta en su parte superior toda la lista de contratos ingresados a la base de datos, con las características relevantes del mismo, y en la parte inferior, muestra el listado de facturas que se le han asociado a un contrato determinado.
Crear Nuevo Contrato
Aquí podrá ingresar y editar la información de cada contrato. Podrá crear uno nuevo seleccionando la opción Nuevo desde el acceso rápido de la Barra de Herramientas Horizontal o, desde el Menú Principal, en la opción Nuevo.
Enseguida, le aparecerá la siguiente ventana:
Dentro de esta ventana hay tres pestañas: [General], [Centros de Costo] y [Comentarios]. General
Los campos a ingresar en esta pestaña para crear un nuevo contrato son: No. de Contrato: Número de adjudicación del contrato.
Acta de Contrato: El número del acta correspondiente a cada contrato.
Proveedor: Seleccione uno de los registros existentes en el menú desplegable, ó ingrese uno nuevo, haciendo clic sobre el botón adjunto . Proveedor.
Número de identificación del proveedor: Esta información aparece cuando selecciona un proveedor.
Fecha de iniciación: Debe colocarse la fecha de inicio del contrato. Fecha de terminación: Debe colocar la fecha de finalización del contrato.
Alarma: Puede escoger si desea o no programar la alarma con anterioridad a la fecha de terminación del contrato y en la opción [Días], ingresa el número de días anteriores a dicha fecha. Esta alarma la genera el servicio SDB y le notifica por correo en el Servicio Mailer. Monto: El valor total del contrato.
Usuario: El responsable del contrato.
Tipo de Contrato: La modalidad del contrato. Por ejemplo, si es de soporte, garantías, entre otros. Depende de los contratos que efectúe la empresa.
Estado: Fase en la que se encuentra el contrato. (Activo, Inactivo, etc.)
Correo de Notificación: Dirección de Correo electrónico para contactarse con el cliente/proveedor.
Descripción: Detalles breves del contrato.
Al lado derecho de la ventana se muestran las generalidades de las facturas relacionadas al contrato. Para agregar una factura, pulse la opción [Adicionar factura] y seleccione la que corresponda insertar; pulse Aceptar. Para borrar una factura, ubíquese en la factura que vaya a desasociar y pulse la opción [Borrar Factura].
Recuerde que debe guardar los cambios cada vez que cree un nuevo registro y utilizar el botón salir para cerrar la ventana y regresar a la interfaz principal.
Centros de costo
Aquí se ingresa el porcentaje de contratos destinado para cada centro de costo. En la rejilla que aparece, le muestra el código del centro de costo, el nombre del centro de costo y sólo se debe ingresar el porcentaje (que el total de la suma sea de 100%) para cada uno de ellos.
Comentarios
Esta opción muestra los comentarios relacionados con el contrato, el (los) usuario(s) que los ingresó (aron) y la fecha de ingreso de los mismos.
Publicar en el AFS
Esta opción le permite publicar los contratos que han sido firmados para la adquisición, uso, alquiler, etc. de un CI, el formato de este documento puede ser una imagen, un archivo *.doc, *.xls o cualquier otra extensión que haya sido almacenada en una ruta de localización.
Al hacer clic sobre Publicar se mostrará la interfaz de conexión al servidor Web; debe ingresar en el campo Host, la dirección del servidor en el formato http://servidorweb/afs, donde el servidor Web es el nombre del servidor donde realizó la instalación del AFS; y /afs es la carpeta o directorio virtual que se creó durante dicha instalación.
En el campo Archivo haga clic sobre el botón adjunto y seleccione el archivo que desea publicar en la ruta donde lo guardó. Haga clic en sincronizar para completar el proceso de publicación.
Ver
Al hacer clic sobre Ver, se mostrará el archivo asociado al contrato que está consultando, este archivo puede examinarlo las veces deseadas.
Facturas
Al seleccionar esta pestaña, podrá ingresar y editar la información de cada factura con la cual se hizo la adquisición de los CI´s. El registro de las facturas es importante para ejercer un mejor control de la información de compra de cada activo.
Crear Nueva Factura
Para crear una nueva factura, seleccione la opción Nuevo desde el acceso rápido de la Barra de Herramientas Horizontal o, desde el Menú Principal, en la opción Nuevo. Con ello, le aparecerá la siguiente ventana:
Dentro de esta ventana hay tres pestañas: [General], [Centros de Costo] y [Comentarios]. General
Los campos a ingresar en esta pestaña para crear una nueva factura son: No. de Factura: Debe digitar el número que aparece en la factura.
Proveedor: Seleccione uno de los registros existentes en el menú desplegable o ingrese uno nuevo, haciendo clic sobre el botón . Proveedor.
Número de identificación del proveedor: Esta información aparece cuando selecciona un proveedor.
Fecha: Debe registrar la fecha de la factura. Precio: El valor total de la factura.
Descripción: Detalles breves de la factura.
Recuerde que debe guardar los cambios cada vez que cree un nuevo registro y utilizar el botón salir para cerrar la ventana y regresar a la interfaz principal.
Centros de costo
Aquí se ingresa el porcentaje de facturas destinado para cada centro de costo. En la rejilla que aparece, le muestra el código del centro de costo, el nombre del centro de costo y sólo se debe ingresar el porcentaje (que el total de la suma sea de 100%) para cada uno de ellos.
Comentarios
Esta opción muestra los comentarios relacionados con la factura, el (los) usuario(s) que los ingresó (ingresaron) y la fecha de adición de los mismos.
Publicar en el AFS
Esta opción le permite publicar las facturas (como imágenes o archivos con formato de Word, Excel o cualquier otra extensión) que han sido escaneadas y guardadas en un dispositivo. Para más información, remítase al capítulo Publicar en el AFS.
Ver
Al hacer clic sobre Ver, se mostrará el archivo asociado a la factura que está consultando, este archivo puede examinarlo las veces que desee.
Otros Documentos
Al seleccionar esta pestaña, podrá ingresar y editar la información de cada documento adicional. El registro de estos documentos es importante para ejercer mayor control de la información de la gestión de activos.
Crear Nuevo Documento
Para crear un nuevo documento, seleccione la opción Nuevo desde el acceso rápido de la Barra de Herramientas Horizontal o, desde el Menú Principal, en la opción Nuevo. Con ello, le aparecerá la siguiente ventana:
Dentro de esta ventana hay tres pestañas: [General], [Centros de Costo] y [Comentarios]. General
Los campos a ingresar en esta pestaña para crear un nuevo documento adicional son:
No. de Documento: Debe digitar el número que aparece en el documento. Puede ser un número de radicación.
Proveedor: Seleccione uno de los registros existentes en el menú desplegable o ingrese uno nuevo, haciendo clic sobre el botón . Proveedor.
Número de identificación del proveedor: Esta información aparece cuando selecciona un proveedor.
Fecha: Debe registrar la fecha del documento. Precio: El valor total del documento.
Descripción: Detalles breves del contenido del documento.
Recuerde que debe guardar los cambios cada vez que cree un nuevo registro y utilizar el botón salir para cerrar la ventana y regresar a la interfaz principal.
Centros de costo
Aquí se ingresa el porcentaje de dichos documentos destinado para cada centro de costo. En la rejilla que aparece, le muestra el código del centro de costo, el nombre del centro de costo y sólo se debe ingresar el porcentaje (que el total de la suma sea de 100%) para cada uno de ellos.
Comentarios
Esta opción muestra los comentarios relacionados con el documento, el (los) usuario(s) que los ingresó (ingresaron) y la fecha de adición de los mismos.
Publicar en el AFS
Esta opción le permite publicar los documentos (como imágenes o archivos con formato de Word, Excel o cualquier otra extensión) que han sido escaneados y guardados en un dispositivo. Para más información, remítase al capítulo Publicar en el AFS.
Ver
Al hacer clic sobre Ver, se mostrará el archivo asociado a la factura que está consultando, este archivo puede examinarlo las veces que desee.
Proveedores
En este icono se ingresa la información de de los proveedores de los CI´s de la compañía. Esta opción le permitirá ingresar, editar, o eliminar la información de cada vendedor y/o proveedor al cual se le hace la compra del CI.
Crear Nuevo proveedor
Para crear un nuevo proveedor o vendedor, debe hacer clic derecho sobre la rejilla ó seleccionar el icono Nuevo de la barra de herramientas horizontal.
La ventana que se muestra para crear un nuevo proveedor o vendedor, cuenta con tres pestañas diferentes:
Departamentos
En esta pestaña se debe ingresar la información básica del vendedor. Compañía: Nombre de la empresa.
Número de identificación de la compañía: Número de NIT de la empresa. Contacto: Persona de contacto dentro de la empresa.
Correo-e: Dirección de correo electrónico. Hogar en Internet: Dirección URL (si la tiene). Descripción: Descripción de la empresa.
Dirección
Esta pestaña permite ingresar datos más detallados del vendedor, como direcciones, teléfonos, localización, etc.
Recuerde que debe guardar los cambios cada vez que cree un nuevo registro y utilizar el botón salir para cerrar la ventana y regresar a la interfaz principal.
Comentarios
En esta pestaña se puede ingresar los comentarios relevantes para cada registro.
Utilice el botón Guardar Cambios para almacenar el nuevo registro. Adicionalmente usted tiene opción de editar, eliminar, omitir y desplazarse entre los vendedores creados. En la rejilla de la parte inferior, se muestran las generalidades de los Contratos, Facturas, Otros Documentos y Garantías asociadas al proveedor seleccionado. Dependiendo de la pestaña donde se encuentre, se mostrará la información correspondiente.
Mantenimiento
Crear una orden de Mantenimiento
Para crear una orden de mantenimiento debe dirigirse al icono Elemento de Configuración, en la barra vertical de iconos. En la rejilla principal, debe ubicarse sobre el CI relacionado con la orden de mantenimiento y hacer clic derecho. Allí aparece el siguiente menú, en el que deberá seleccionar la opción Crear Mantenimiento.
NOTA: Tenga en cuenta que sólo es posible crear una orden de mantenimiento cuando se selecciona un solo CI, el cual debe tener al menos un componente seleccionado.
Paso 1. Configuración General
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Paso 2. Selección detalles de la ejecución de la orden
Rejilla Inferior
Se visualiza el componente relacionado al CI, luego seleccione el daño que está reportando, el técnico encargado de ejecutar la orden y las observaciones del componente específico. Después de ello, haga clic en el siguiente icono para guardar los cambios y después pulse [Siguiente>>].
Paso 3. Vista Previa
En este paso, se muestra la información anteriormente ingresada antes de generar la orden. Esto con el fin de revisar si la información registrada es correcta. De ser así, para generar la orden pulse [Finalizar], de lo contrario pulse [<<Anterior] y vuelva a realizar los pasos anteriores.
Programar Mantenimientos
Esta opción se utiliza cuando es necesario generar una misma orden de mantenimiento para varios CIs y de esta forma, agilizar el proceso.
Para ello, debe dirigirse al icono Elemento de Configuración, en la barra vertical de iconos. En la rejilla principal, debe ubicarse sobre el CI relacionado con la orden de mantenimiento. Allí aparece el siguiente menú, en el que deberá seleccionar la opción Programar Mantenimientos. Orden No. El sistema ingresa el número de la orden de mantenimiento de
acuerdo con el registro de la base de datos.
Tipo
Ingrese la clase de mantenimiento. Es decir, si es preventivo (antes de un daño) o si es correctivo (cuando se presenta el daño), entre otros. Prioridad Escoja la urgencia en la atención de la orden (Crítica, Alta, Media y
Baja).
Fecha de Inicio Ingrese la fecha en la cual se crea la solicitud.
Fecha Final Ingrese una fecha tentativa en la cual se da por terminada la orden. Solicitado Por Ingrese el nombre del usuario que solicita la orden.
Asignado a Nombre del responsable de atender la orden.
Enseguida aparece una ventana en la que se registra la siguiente información:
En esta ventana debe ingresar los respectivos datos:
Prioridad Escoja la urgencia en la atención de la orden (Crítica, Alta, Media y Baja).
Técnico Nombre del encargado de ejecutar el mantenimiento.
Tipo Ingrese la clase de mantenimiento. Es decir, si es preventivo (antes de un daño) o si es correctivo (cuando se presenta el daño), entre otros. Descripción Ingrese los detalles del daño o mantenimiento. Por ejemplo, qué daño
tiene, qué componentes se deben cambiar, etc. Fecha de Inicio Ingrese la fecha en la cual se crea la solicitud.
Fecha de Final Ingrese una fecha tentativa en la cual se da por terminada la orden. Descripción Detallada Ingrese los detalles de la orden de mantenimiento.
Para programar el mantenimiento debe adicionar los últimos tres datos de la anterior tabla, pulsando . Inmediatamente, en la rejilla de la derecha se muestra la información ingresada.
Si desea programar más fechas, puede hacerlo repitiendo este último paso. Así, el mantenimiento quedará programado para ejecutarlo varias veces en las fechas indicadas.
Ver Mantenimientos
Esta opción le permite ver un resumen de las órdenes de mantenimiento. Para ello, debe dirigirse al icono Elemento de Configuración, en la barra vertical de iconos. En la rejilla principal, debe ubicarse sobre el CI relacionado con la orden de mantenimiento. Allí aparece el siguiente menú, en el que deberá seleccionar la opción Ver Mantenimientos.
La visualización del reporte de las órdenes de mantenimiento se presenta en una gráfica de torta (por tipos de mantenimiento). En la rejilla de la parte de abajo se muestra la siguiente información:
• Tipo de mantenimiento • Número de la Orden • Valor Total de la Orden
• CI al cual se le va a realizar el mantenimiento • Descripción del Mantenimiento
•
En la parte inferior de la rejilla se muestra el número de órdenes y el costo del total de las órdenes.
Ver Registros de las órdenes de mantenimiento
Para visualizar esta información, debe ubicarse en el icono Mantenimiento de la barra vertical de iconos.
En esta opción, se muestran todos los registros de órdenes de mantenimiento y le permite editarlos de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Este icono consta de tres pestañas de acceso:
Recordatorio de Órdenes
Esta función permite consultar y editar las órdenes de mantenimiento. La ventana se divide en dos partes: La rejilla donde se muestra la información y una gráfica de barras que muestra la cantidad de órdenes vencidas y los días de vencimiento de las mismas.
En la rejilla se encuentran varios menús desplegables, dependiendo de la categoría de consulta que prefiera.
NOTA: La categoría predeterminada es Técnico, pero si usted desea cambiarla, arrastre hacia abajo la opción Técnico y haga clic sostenido en otra categoría arrastrándola hacia arriba.
La información que muestra la rejilla es la siguiente:
• Prioridad
• Número de la Orden
• Fecha Estimada de Vencimiento • Técnico
Los colores que aparecen en la parte derecha de la anterior rejilla, indican las órdenes vencidas, representadas en la gráfica de barras.
En la gráfica de barras se representan las órdenes vencidas por los días vencidos. Cada orden es representada por un color distinto.
Configuración
En esta pestaña se pueden ingresar y editar los daños, los tipos de mantenimiento y las reparaciones que quedarán en los menús desplegables para la creación de cada nueva orden de mantenimiento.
Para cada una de las tres opciones, se debe ingresar la siguiente información: Tipos de Mantenimiento:
1. Si desea crear un nuevo tipo de mantenimiento, pulse la opción [Nuevo]. 2. Registre el nombre del tipo de mantenimiento.
3. Describa en qué casos se utiliza este tipo de mantenimiento. 4. Pulse la opción [Grabar].
Reparaciones:
1. Si desea crear una nueva reparación, pulse la opción [Nuevo]. 2. Registre el nombre de la reparación
3. Describa en qué casos se utiliza esta clase de reparación. 4. Pulse la opción [Grabar].
Daños:
1. Si desea crear un nuevo daño, pulse la opción [Nuevo]. 2. Registre el nombre del daño.
3. Describa en qué casos se utiliza este tipo de daño. 4. Pulse la opción [Grabar].
Para las tres opciones anteriores, en la rejilla de la parte inferior de la ventana se muestran los daños, reparaciones o tipos de mantenimiento hasta el momento ingresados según corresponda.
Mantenimiento
Esta pestaña contiene tres opciones: Ver, Acciones y Búsqueda.
Ver
En esta opción hay dos links: • Todos los Registros • Orden de Mantenimiento
1. Todos los Registros
Al hacer clic en esta opción, en la rejilla de la parte derecha aparecen varios menús desplegables de las órdenes según el estado de la fecha. (Hoy, Anteriores, Hace dos Semanas, Mañana, etc.).
Si desea que estos menús no se listen por fecha sino por otra categoría, arrastre el inicio de la columna hasta arriba.
Al desplegar uno de estos menús, la rejilla muestra la siguiente información:
• CI • Estado • Orden No • Categoría • Fecha Inicio • Fecha Final • Técnico • Tipo • Prioridad • Usuario • Valor Total
• Descripción del Mantenimiento
En la parte inferior de la rejilla se muestra el número de registros y el costo de la suma total de los mismos.
Al hacer clic derecho sobre algún registro, se despliega el siguiente menú:
A continuación se explica con más detalle cada una de estas opciones.
2. Orden de Mantenimiento
Para ejecutar esta función, se requiere estar ubicado en una de las órdenes registradas en la rejilla. Al hacer clic en Orden de Mantenimiento, aparece una ventana en la cual se puede editar la información dicha orden.
Los datos configurables son: • Estado
• Nota de Estado: Al hacer clic en el icono , que se encuentra al lado del menú deplegable de la configuración de estado, puede ingresar una nota respecto al cambio de estado.
• Tipo (de mantenimiento) • Prioridad
• Solicitado Por • Fecha Estimada • Fecha Final
En la rejilla inferior se puede editar la siguiente información:
• Nueva Nota: El usuario puede ingresar una nota técnica respecto a la orden. • Componente • Daño • Reparación • Valor • Fecha Reparación • Técnico
• Descripción del Daño
En la parte inferior de la ventana puede ingresar la descripción de la orden de mantenimiento.
Acciones
1. Imprimir
Si desea imprimir la información de la orden de mantenimiento seleccionada, sólo haga clic en Imprimir y de inmediato la orden de impresión será ejecutada.
2. Editar
Para editar la información de la orden de mantenimiento, repita los pasos explicados en el capítulo Orden de Mantenimiento.
3. Exportar a Excel
Permite guardar la información de la orden en formato Excel. Esta función es muy útil en la medida en que le permite conservar la información de manera organizada sin tener que traspasarla manualmente. Así mismo, quien no tenga acceso a la consola, pero requiera de dicha información, puede consultarla y si es necesario, editarla en el archivo de Excel.
4. Exportar a HTML
Permite guardar la información de la orden en formato en formato HTML.
Búsqueda
Esta opción permite agilizar la búsqueda de los registros, ingresando un rango de fecha (Fecha Inicial, Fecha Final). Para consultar los registros, editarlos o guardarlos en formato Excel, ó HTML.
Reportes del Usuario
En esta opción usted puede consultar la asociación de los usuarios a los CI´s y la responsabilidad de los mismos.
Para consultar la información, debe hacer clic en [Buscar Usuario] y de acuerdo con la necesidad de consulta, ingresar los campos que se requieran. Cuando ubique al usuario, pulse [Aceptar].
CMDB muestra la siguiente información del usuario:
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En la rejilla de la ventana hay dos pestañas: ,
dependiendo de los datos que desee consultar seleccione una de las dos pestañas.
Elementos de Configuración a cargo: Muestra los CIs que están bajo la responsabilidad del usuario.
Elementos de Configuración que usa: Muestra los CIs que utiliza el usuario. Nombre Nombre del Usuario encontrado
Estado Estado del Usuario
Alias El nombre con el que se registra en Windows o en la base de datos creada por AAM
Cargo Cargo que desempeña en la empresa Correo – e Dirección electrónica de contacto
Empresa para la cual trabaja Compañía
La información que se muestra en la rejilla es la siguiente: • Nombre del CI • Categoría • Agrupación • Precio • Código de Barras
Para ampliar la consulta de los detalles del usuario, haga clic en [Ver Detalles del Usuario]. NOTA: Recuerde que en este icono sólo puede consultar la información. Si desea editarla, diríjase a Elemento de Configuración.
Presupuestos
Permite consultar, crear y editar los presupuestos para cada Centro de Costo.
Crear un Nuevo Presupuesto
Para ingresar un nuevo presupuesto al CMDB, pulse la opción Nuevo desde la Barra de Herramientas Horizontal o desde el Menú Principal. De inmediato aparecerá una ventana en la que se debe ingresar todos los datos y la información correspondiente al presupuesto.
Centro de Costo Seleccione en el menú deplegable el centro de costo al cual desea asignarle el presupuesto.
Fecha de Iniciación Ingrese la fecha en que inicia la disponibilidad del presupuesto. Fecha de Terminación Ingrese la fecha en que termina la disponibilidad del presupuesto. Asignado Por Para insertar el nombre de la persona que asigna el presupuesto, haga
clic en el icono e ingrese la información en la rejilla.
Valor Asignado Ingrese el valor fijado para el centro de costo seleccionado. Si desea guardar la información ingresada en la rejilla, pulse (Ubicado en la parte inferior de la rejilla).
49 Descripción Escriba brevemente la(s) observación(es) al presupuesto.
Para guardar la configuración realizada, pulse [Guardar] (Ubicado en la parte superior de la ventana).
En la rejilla del medio se muestran los centros de costo ingresados desde el AAM Settings y su respectivo código. Esto para que al momento de seleccionar un centro de costo, la búsqueda de los presupuestos y documentos asociados, sea más ágil.
En la rejilla superior se muestran las generalidades de los presupuestos por cada centro de costo. • Número de Presupuesto • Fecha de Creación • Fecha de Inicio • Fecha de Finalización • Descripción
• Estado (La convención de los colores aparece en la parte inferior de la ventana
Así: ).
• Valor
En la rejilla inferior se muestran las generalidades de los documentos que están asociados a cada centro de costo. Esto con el fin de que al momento de crear los presupuestos, se tenga en cuenta cuáles son los precios de los CIs de cada centro de costos y cuál es el manejo económico que se les da.
• Número de Documento: El número que tiene el documento (se genera por defecto al momento de crear un nuevo documento).
• Tipo de Documento: La clase de documento (si es contrato, factura, etc.).
• Porcentaje: El porcentaje del valor del documento respecto al presupuesto del centro de costo.
• Valor del Documento: El precio registrado en el documento.
Configuración de Parámetros
En este icono se crean, editan y eliminan los parámetros requeridos en cada una de las funciones del CMDB. Al hacer clic en cada uno de los siguientes links, inmediatamente se abre la opción del AAM Settings que permite configurar los campos LookUps, las categorías, las agrupaciones los estados de inactividad para contratos y las direcciones AFS. Para el links de Acción, aparece una ventana para ingresar la respectiva información.
Nota: Una vez se creen nuevas opciones en los campos LookUps, recuerde hacer clic en el botón actualizar para visualizar la información más recientemente ingresada y configurada.
Categoría
Este link envía directamente a la opción Categoría del AAM Settings. Esta función permite crear, editar y eliminar las categorías y subcategorías existentes. Así mismo, podrá clasificar los activos inventariados en las categorías que ha creado.
Crear categoría
Crear Nuevo Padre: permite crear los nodos principales de jerarquía de acuerdo con el esquema organizacional de su compañía. Estos nodos tendrán asociados nodos secundarios.
Crear Nuevo Sub Nodo: permite crear nodos secundarios que dependen de un nodo principal. Modificar Categoría: permite realizar modificaciones de un nodo padre o hijo.
Borrar Nodo: permite eliminar nodos padre o hijo de la base de datos. Si se elimina un nodo padre, el nodo hijo sustituirá al padre.
Borrar Rama: Permite eliminar todos nodos (padres e hijos) que estén asociados, al igual que las estaciones de trabajo.
Salir: esta opción permite salir de la ventana de configuración de filtro.
Agrupación
Crear Agrupación
El árbol de configuración (TREEConfig) permite crear niveles de filtro a los cuales se les asocian estaciones, haciendo más sencilla la administración y ejecución de tareas remotas desde la Consola AAM a las estaciones de trabajo. Esta interfaz cuenta con las opciones:
Crear nuevo padre: permite crear los nodos principales de jerarquía de acuerdo con el esquema organizacional de su compañía. Estos nodos tendrán asociados nodos secundarios.
Crear nuevo hijo: permite crear nodos secundarios que dependen de un nodo principal. Editar nodo: permite realizar modificaciones de un nodo padre o hijo.
Borrar nodo: permite eliminar nodos padre o hijo de la base de datos. Cuando se elimine un nodo padre, éste eliminará automáticamente los nodos hijos que estén asociados, al igual que las estaciones de trabajo.
Salir: esta opción permite salir de la ventana de configuración de filtro.
Nota: para desasociar las estaciones que han sido asociadas al árbol de configuración debe arrastrarlas del panel derecho de la ventana y colocarlas en el panel inferior izquierdo de la ventana. Y si desea adicionar varias estaciones, mantenga sostenida la tecla Shift mientras arrastra dichas estaciones al árbol de configuración.
AFS
Este link envía directamente a la opción AFSPath del AAM Settings.
Esta opción permite configurar la dirección URL en la cual se van a publicar las fotos, imágenes y demás objetos publicables desde el CMDB.
Nuevo Permite crear un nuevo AFS.
Editar Permite configurar los AFSs ya existentes. Borrar Permite eliminar uno o más AFSs ingresados. Aplicar Permite guardar los cambios.
Asignar AFS Predeterminado
Permite asignar un AFS como predeterminado.
Cerrar Permite cerrar la ventana.
URL Se ingresa la URL donde está ubicado el AFS
Descripción Se describe brevemente las generalidades u observaciones del AFS.
AFS Predeterminado Muestra el AFS que configuró anteriormente como predeterminado.
Estado de inactividad para contratos
En este link, se selecciona el estado de los contratos que desea visualizar como inactivo en el icono de la barra vertical [Gestión de Contratos]: Activos, Inactivos, si desea ingresar otros estados, haga clic en el icono y registre la información en el AAM Settings.
Acción
Este link permite integrar ACMDB con otro aplicativo o documento. Por ejemplo, en la siguiente gráfica la aplicación seleccionada es la consola de inventario perteneciente a la solución Aranda ASSET MANAGEMENT.
Descripción: El nombre de la aplicación
Programa: La ruta o dirección URL de la aplicación.
Parámetro: Uno de los datos del CI que desee como criterio de integración del CI a la aplicación o documento.
Cuando el usuario se remita al icono [Elemento de Configuración] de la barra vertical y haga clic derecho sobre cualquier CI listado en la rejilla, aparece el nombre del aplicativo y la opción para integrarlo de acuerdo con el parámetro configurado anteriormente.
NOTA: Tenga en cuenta que sólo es posible configurar una única acción y que ésta aplicará para todos los CIs.
Otros Parámetros
Al hacer clic en los siguientes links del icono Parámetros del CMDB, se abrirá inmediatamente la opción PARAMConfig del AAM Settings, en la cual se pueden crear y configurar las variables de los siguientes los campos Lookups:
• Centro de Costo • Marca
• Estados • Departamento
• Número del Departamento • País • Ciudad • Sede • Edificio • Piso • Compañía • Tipos de Relaciones • Perfiles • Tipos de Contratos • Estados de Contratos
La información consignada en estos campos, es equivalente a la ingresada por cada usuario de la compañía durante el ingreso de los datos requeridos a lo largo de las funcionalidades del CMDB.
Estos datos se definen para cada estación en particular y son importantes para que usted pueda identificar, además de la información técnica de cada estación de trabajo, su ubicación geográfica y los permisos que han sido asignados a los diferentes usuarios que pueden autenticarse en ella. Incluye las páginas País, Ciudad, Sede, Edificio, Piso, Compañía, Estado, Departamento, Número de departamento y Permisos por nivel, entre otras.
Nombre Ingrese aquí el nombre de cada nuevo registro, después de hacer clic sobre el botón “Nuevo Registro” en la barra horizontal superior.
Listado Seleccione en esta lista uno de los registros existentes. Cada nuevo registro almacenado será incluido en esta lista y estará disponible para utilizarse posteriormente.
Botón Nuevo Registro Permite agregar un nuevo registro a la base de datos.
Botón Editar Registro Permite editar un registro que ha sido ingresado en la base de datos.
Botón Borrar Registro Permite eliminar un registro de la base de datos.
Botón Salvar Cambios Permite guardar los cambios en los registros que han sido modificados.
Botón Deshacer Cambios
Deshace el último registro que ha sido digitado antes de ser ingresado en la base de datos.
Botón Salir Permite salir de la ventana de configuración de datos adicionales.
Aranda Web Mantenimiento
Éste es el módulo Web de CMDB, que le permitirá obtener todos los detalles de las órdenes de mantenimiento de cada uno de los usuarios y/o estaciones existentes en la compañía.
La consola Web permite agilizar y llevar el control del estado de las órdenes de mantenimiento para que los técnicos especializados, encargados de llevar a cabo la ejecución de dichas órdenes, cuenten con un listado de tareas organizado que les facilite la programación de sus labores.
Requisitos de Aranda Web Mantenimiento
Requisitos del Sistema
Antes de iniciar el proceso de instalación, asegúrese de desinstalar cualquier versión previa y verifique algunos puntos adicionales para asegurar una correcta instalación y adecuado funcionamiento.
De hardware y software
En el servidor
Para el Especialista
Procesador Pentium II
Sistema operativo Windows 2000 Professional o superior Framework 1.1
Web Server IIS 5.0 o superior
Otros Internet Explorer 6.0 o superior
• Tenga en cuenta que debe estar configurado el AFS Versión 7.1.x y el módulo Aranda Web Configurator versión 7.1.x., apuntando a la siguiente ubicación:
- C:\Inetpub\wwwroot\awc\bin
- C:\Inetpub\wwwroot\awm\bin
En esta ruta es donde se encuentra el archivo DBCONFIG.XML, creado al momento de la instalación de la consola Aranda Web Mantenimiento, explicada a continuación.
En el cliente
Instalación de Aranda Web Mantenimiento
Para empezar a instalar la consola de Aranda Web Mantenimiento de ACMDB, se debe hacer doble clic en el archivo cmdb_7.1.x_we; Inmediatamente, aparecerá una ventana en la que debe seleccionar el idioma con el que va a quedar configurado el uso de la consola.
1. Una vez haya seleccionado el idioma, pulse [Siguiente] y de inmediato empezará el proceso de instalación de CMDB Web.
2. Cuando el programa de instalación haya terminado de preparar la instalación, aparecerá una ventana de notificación para que finalice el proceso.
3. Felicitaciones. Ahora puede acceder a la consola Aranda Web Mantenimiento.
Uso de Aranda Web Mantenimiento
Para ingresar a la consola Web de Mantenimiento, debe dirigirse a la dirección Web o URL del servidor donde se encuentra instalada la aplicación Web. Una vez ingresada esta dirección el usuario debe registrarse con su usuario y contraseña correspondiente, dependiendo del tipo de autenticación que escoja. Aranda o Directorio Activo, tal y como fue explicado al inicio de este manual.
Interfaz de la Consola Web
En la interfaz se encuentran dos pestañas [Resumen] y [Detalles].Resumen
Cuando se ingresa a la consola Web, la pestaña predeterminada que se muestra es la de Resumen. Esta opción presenta un breve resumen con sus respectivas gráficas sobre la clasificación de las órdenes de mantenimiento. Así:
Número de Ordenes por Prioridad
Muestra en una tabla la cantidad de órdenes que hay vigentes según la prioridad de atención (Crítica, Alta, Media y Baja). Abajo, se presenta en una gráfica de torta con dicho resumen.
Número de Ordenes por Estado
Muestra en una tabla la cantidad de órdenes según el estado de las mismas (Creado, Aprobado, No Aprobado, Estado en Proceso, Cerrado). Abajo, se presenta en una gráfica de torta dicho resumen.
Estado de Ordenes Mes Actual Muestra en una tabla la cantidad de órdenes en el mes actual, según el estado de las mismas (Creado, Aprobado, No Aprobado, Estado en Proceso, Cerrado). Abajo, se presenta en una gráfica de torta dicho resumen.
Número de Ordenes por Prioridad Mes Actual
Muestra en una tabla la cantidad de órdenes que hay vigentes en el mes, según la prioridad de atención (Crítica, Alta, Media y Baja). Abajo, se presenta en una gráfica de torta con dicho resumen.
Detalles
En esta pestaña se pueden ver los detalles de las órdenes de mantenimiento y adicionalmente, se puede cambiar su estado.
En el lado izquierdo se encuentran los rangos de búsqueda según la clasificación de las órdenes de las que se desee obtener detalles. Para desplegar cada uno de los rangos, se debe hacer clic sobre el nombre del mismo.
63 En el lado derecho, se muestra un resumen de los detalles de cada orden.
Al hacer clic en el signo se muestran los detalles del componente al cual se le va a realizar el mantenimiento. Para obtener información más amplia al respecto, diríjase a la opción Ver Detalles del Ítem.
Detalles En esta columna por cada orden de mantenimiento, aparece el link Ver. Al hacer clic en él, usted podrá conocer datos importantes de la orden y si requiere, puede cambiar el estado de atención de la misma.
Número de Orden Muestra el respectivo número de la orden
CI Es el elemento de configuración al que pertenece(n) el/los componente(s) al(los) que se le(s) va a realizar el mantenimiento.
Búsqueda por Fecha En esta opción usted puede seleccionar el rango de fecha de registro de las órdenes que desee consultar.
Búsqueda por Orden En esta opción usted puede seleccionar el número de la orden que desee consultar.
Búsqueda por Prioridad En esta opción usted puede seleccionar el rango de prioridad (Crítica, Alta, Media y Baja) de las órdenes que desee consultar.
Búsqueda por Estado En esta opción usted puede seleccionar el rango de estado (Creado, Aprobado, No Aprobado, Estado en Proceso, Cerrado) de las órdenes que desee consultar.
Categoría Es el grupo al cual pertenece el CI. La configuración de dicho grupo se realiza en el AAM Settings.
Fecha Inicial Fecha en la cual se ingresó la solicitud. Fecha Final Fecha en la cual se realizó el mantenimiento Responsable Nombre del encargado de ejecutar la orden.
Tipo Clase de mantenimiento. Es decir, si es preventivo (antes de un daño) o si es Correctivo (cuando se presenta el daño).
Prioridad
Muestra la urgencia en la atención de la solicitud. Solicitado Por Nombre del usuario que solicita el mantenimiento.
Descripción
Muestra el detalle de la solicitud del mantenimiento. Por ejemplo, qué daño tiene, qué componente se debe cambiar, etc.
Ver detalles de la orden
Número de Orden Muestra el respectivo número de la orden CI
Es el elemento de configuración al que pertenece(n) el/los componente(s) al(los) que se le(s) va a realizar el mantenimiento.
Categoría Es el grupo al cual pertenece el CI. La configuración de dicho grupo se realiza en el AAM Settings. Fecha Inicial