BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA. CRAI ANTONIO ULLOA
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARA EL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN POR RADIOFRECUENCIA
(RFID).
INDICE
1. ANTECEDENTES 2
2. OBJETO DEL PLIEGO 2
3. CONDICIONES GENERALES 2
4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SUMINISTRO 3
4.1. Sistema Autopréstamo 3
4.2. Sistema Devolución 4
4.3. Sistema Mostrador y Trabajo Interno 4
4.4. Sistema de Control e Inventario de Fondos 5
4.5. Etiquetas 5
4.6. Inicialización y Pegado de Etiquetas 6
4.7. Manuales, Formación y Asistencia Técnica 6
4.8. Resumen del Equipamiento a Contratar 6
5. PLAZO DE EJECUCIÓN 7 6. ENTREGA E INSTALACIÓN 7 7. GARANTIA 7 8. OTRAS CONCIDERACIONES 7
9. ESTIMACIÓN ECONÓMICA 7
Biblioteca Universitaria. Servicios Centrales Sevilla, 05 de octubre de 2012
1 Antecedentes.
La tecnología más extendida para la identificación y gestión del préstamo en las bibliotecas universitarias son los códigos de barras. Sin embargo, estos sistemas presentan claras desventajas respecto a tecnologías más modernas: lentitud, escasez de datos almacenados en las etiquetas, imposibilidad de modificación o reprogramación, bajo first read rate, dependencia de la calidad de impresión del código, errores y dificultades en la práctica etc. La tecnología de identificación por radiofrecuencia denominada Radio Frequency Identification (RFID) surge para mejorar este sistema y consiste en utilizar chips que pueden transferir datos almacenados al lector sin necesidad de contacto físico, ya que transmite la información de manera remota por medio de ondas de radio.
La identificación por radiofrecuencia (RFID) presenta unas características y prestaciones que la convierten en una de las tecnologías de comunicación de corto alcance más prometedoras en un futuro próximo, con un sinfín de aplicaciones y ámbitos, especialmente de cara a la automatización de procesos que hasta ahora se realizan de forma manual o semi-automática: controles de inventario, localización y seguimiento de personas y objetos, o la seguridad en el control de accesos.
La implantación de la tecnología RFID en la Biblioteca, para la mejora de los procesos bibliotecarios (inventarios, préstamos, devoluciones, movimiento de la colección, etc.,) y para la gestión de los fondos, supone una clara apuesta por la tecnología más moderna que redundará en un mejor servicio.
2 Objeto del Pliego.
Es objeto de este documento es definir las características técnicas y funcionales del suministro e instalación de un sistema de RFID de autoprestamo-devolución, control e inventario de fondos, generación de etiquetas y suministro, inicialización y pegado de etiquetas de circulación RFID para el fondo bibliográfico del CRAI Antonio Ulloa.
3 Condiciones Generales.
El sistema garantizará su compatibilidad con versiones futuras de hardware y software, incluso de terceras partes, siempre que sean conformes a los estándares señalados. Los equipos deben operar con las siguientes normas y/o protocolos:
● ISO 18000-3 Modo 1. Parámetros de comunicación aérea para 13,56 MHz.
Tanto las etiquetas, como los sistemas (estaciones y puertas de seguridad), serán compatibles con el estándar para escritura, lectura y seguridad. Garantizando que las etiquetas y los sistemas sean compatibles con futuras mejoras de la tecnología y no sea necesario cambiar todas las etiquetas, para la utilización correcta de las mismas.
● ISO 15693. Estándar de comunicación para 13,56 Mhz para lectura en un rango de “vecindad” a una distancia máxima de lectura de entre 1 y 1,5 metros
● SIP2, ANSI/NISO Z39.83 (NCIP).
● Capacidad de grabar y leer etiquetas en distintos formatos de datos (3M, Danés, Finlandés, Francés).
● Operativo y plenamente integrable con el sistema de gestión bibliotecaria de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla: MILLENIUM de Innovative ver. 2009A y versiones superiores existentes actualmente.
● La empresa adjudicataria deberá acreditar que dispone de un sistema de estas características funcionando en perfectas condiciones en alguna biblioteca usuaria del sistema Millenium de la empresa Innovative.
4 Especificaciones Técnicas del Suministro.
En las siguientes secciones se recogen los requerimientos técnicos, normas y protocolos que deben cumplir el equipo suministrado:
4.1 Sistema de Autopréstamo.
Se suministrarán cuatro máquinas de autopréstamo, una por planta. Dichas máquinas deberán cumplir una serie de requerimientos mínimos.
Funcionalidades.
• El sistema de autopréstamo deberá permitir a los usuarios de la biblioteca realizar el procedimiento de préstamo de aquellos materiales que prestables: libros, CD o DVD en modo de auto-servicio sin necesidad de la presencia del personal de la biblioteca.
• El sistema autopréstamo permitirá la lectura múltiple de etiquetas RFID.
• El usuario podrá elegir en una pantalla táctil la acción que desea realizar, es decir, devolución o préstamo de un libro o cualquier otro artículo que disponga de etiquetado RFID.
• El sistema de autopréstamo tendrá un interfaz de usuario multilingüe, que podrá seleccionar el usuario a través de la pantalla táctil.
• Deberá disponer de un módulo software que permita realizar la grabación de etiquetas RFID (13.56 MHz), que cumpla la norma ISO15693
• Debe disponer de una impresora de recibos que justifiquen el préstamo o la devolución de un libro o de otro artículo.
• El sistema de autopréstamo será capaz de bloquear el préstamo de algún artículo en caso de que exista alguna penalización al lector.
• El sistema debe ser capaz de leer documentos de identidad de usuarios de la biblioteca en varios formatos: código de barras, chip, etc.
• La estación de préstamo debe ser capaz de prestar y devolver todo tipo de material y programar el chip para la circulación en función del estatus.
• La estación de préstamo debe permitir renovar ejemplares con la identificación de un ID de lector.
• La estación de préstamo debe permitir la personalización de los mensajes al usuario.
• El sistema de autopréstamo, debe ser capaz de desactivar de forma electromagnética el sistema antihurto, de forma que, un libro que ha sido prestado adecuadamente no produzca una alarma en el sistema antihurto instalado en la salida de la biblioteca. De la misma forma, durante el procedimiento de devolución el sistema de autopréstamo será capaz de activar el sistema electromagnético para que sea detectada nuevamente por el sistema antihurto.
Hardware y Mobiliario de soporte:
• Unidad de lectura de libros marcados con etiquetas RFID (13.56 MHz). ISO15693. • Pantalla plana táctil LCD
• Impresora térmica para los recibos
• Escáner de código de barras y/o RFID para tarjeta de usuario.
• Sistema autopréstamo conectable a redes de comunicaciones TCP/IP con tecnología inalámbrica (Wireless) opcional.
• Sistema operativo incorporado (Windows XP professional, Vista)
• Protocolos de comunicación con sistemas de gestión de bibliotecas: SIP2 y/o NCIP. • Mesa de soporte para los equipos fácilmente transportable.
• La interfaz de la estación de préstamo debe ser multilingüe y estar basada en UNICODE. 4.2 Sistema de devolución.
Se suministrarán un buzón de devolución, para su ubicación en la planta baja del edificio, de acuerdo a los siguientes requerimientos mínimos:
• La estación de devolución 24/7 deberá soportar tecnología RFID. • Para la instalación de dicho sistema no será necesario efectuar obra civil.
• La estación de devolución cumplirá con el protocolo SIP2 y podrá ser actualizada con NCIP.
• La estación de devolución permitirá la devolución de todo tipo de materiales prestados. Asimismo deberá chequear previamente con el sistema de gestión, la información del lector con el ítem prestado.
• El sistema imprimirá un recibo de todas las transacciones. Asimismo el sistema permitirá a la Biblioteca universitaria la personalización de dicho recibo.
• El sistema de devolución tendrá un mecanismo de seguridad que prevenga la devolución de materiales u objetos que no son de la biblioteca.
4.3 Sistemas RFID para el mostrador y trabajo interno.
Puestos fijos montados en el mostrador, que permiten realizar los procesos de préstamo y devolución al personal bibliotecario, así como la inicialización, comprobación y re-procesado de etiquetas. Se suministrarán ocho unidades, dos por planta, de acuerdo a los siguientes requerimientos mínimos:
Funcionalidades:
• Unidad de lectura de libros marcados con etiquetas RFID (13.56 MHz) ISO15693, con capacidad de lectura múltiple.
• Software de préstamo de documentos en los siguientes formatos: libros, Cd’s, DVD’s y Vídeos.
• Software para devolución y préstamo basado en tecnología RFID. • Módulo de grabación de etiquetas RFID (13.56 MHz). ISO15693. • Control de bloqueo para la gestión de las multas.
• Las estaciones de staff deben ser usadas para inicializar etiquetas, préstamo-devolución y para leer y escribir carnés de usuario.
Funcionalidades Hardware y Mobiliario de soporte:
• Unidad de lectura de libros marcados con etiquetas RFID (13.56 MHz). ISO15693, con capacidad de lectura múltiple.
• Las estaciones de préstamo deben poder ser colocadas de forma fácil y ergonómca en un mostrador o mesa y disponer de apantallamiento para evitar errores de lectura.
• Escáner de código de barras para tarjeta de usuario.
• Sistema operativo incorporado (Windows XP professional, Vista, etc.)
• Protocolos de comunicación con sistemas de gestión de bibliotecas: SIP2 y/o NCIP. 4.4 Sistema de Control e Inventario de Fondos.
El sistema es un dispositivo para escanear etiquetas RFID, está formado por una antena de mano combinada con una unidad portátil de lectura/almacenamiento de datos. La lectura de las etiquetas colocadas en el interior de los libros podrá realizarse sin necesidad de mover los libros del estante. Los datos obtenidos desde este terminal se cotejan con la base de datos de Millenium de Innovative.
Se suministrará una unidad, de acuerdo a los siguientes requerimientos mínimos: • Registrar el número del ejemplar para control de inventario.
• Indicar qué ejemplares están descolocados en el orden establecido en la biblioteca. • Mostrar los ejemplares en función del número de préstamos que han recibido. • Mostrar los ejemplares en función del último año que fueron usados.
• Buscar un ejemplar específico, (Localización).
• Características de Comunicación sin hilos PDA-lector RFID por bluetooth, 4.5 Etiquetas.
Se va ha etiquetar todo el fondo susceptible de préstamo. El número total de etiquetas RFID que hay que adquirir es el siguiente:
Nº Volúmenes F. Química 8.167 F. Física 6.719 F. Matemáticas 17.707 F. Biología 10.407 TOTAL 43.000
Estas etiquetas deben cumplir con las siguientes características mínimas:
• Uso de etiquetas para seguridad y circulación y de etiquetas sólo para seguridad. • Las etiquetas RFID deben ser lectura/escritura y tener al menos 256 bits de memoria. • Las etiquetas RFID deben cumplir la norma ISO 15693 y 18000-3 para escritura, lectura y
seguridad.
• Las etiquetas RFID no deben usar la función EAS con el fin de proveer el número de ejemplar en las puertas de seguridad.
• Las etiquetas RFID deben poder ser impresas con un logo si así se decidiera y suministrada de la forma oportuna para su fácil manipulación e impresión.
• Las etiquetas RFID deben poder ser pegadas directamente a todo tipo de soportes: libros, vídeos, CDs, Vds..
• Estar equipadas con las funciones de “check out” y seguridad en las puertas de control. • El proceso de inicialización/grabación chip de las etiquetas no debe exceder de unos pocos
segundos.
• El funcionamiento de las etiquetas RFID no se verá alterado por estantes metálicos y deben ser anticolisión para que no sufra interferencia cuando varias etiquetas estén muy próximas. • Las etiquetas RFID serán de tamaño estándar europeo para bibliotecas y no exceder las
dimensiones 5.0 cm x 5.0 cm y constar de una pieza única. 4.6 Inicialización y Pegado de Etiquetas.
La empresa adjudicataria realizará la inicialización y pegado del etiquetado para todo el fondo susceptible de ser prestado (43.000). Para cada etiqueta se realizará la grabación en el chip de la información relativa a cada uno de los ejemplares y se equiparán para su circulación y protección.
4.7 Manuales, formación y asistencia Técnica.
A la finalización del proyecto la empresa adjudicataria deberá cumplir las siguientes obligaciones:
• El sistema se entregará completo, incluyendo todos aquellos elementos necesarios para su correcta instalación, puesta a punto y funcionamiento.
• Entregar todos los manuales de uso, técnicos y de mantenimiento de los equipos instalados • Impartirá la formación necesaria para el uso y manejo del sistema de seguridad en su
integridad y de sus distintos componentes al personal de la biblioteca.
• Indicar los mecanismos ordinarios y plazos de respuesta del servicio de asistencia técnica. 4.8 Resumen de los equipos a contratar.
La tabla siguiente recoge una sinopsis del equipamiento a adquirir: Autopréstamos Devolución Trabajo
Interno Inventario Etiquetas Planta Baja 1 Planta 1 1 2 1 Planta 2 1 2 Planta 3 1 2 Planta 4 1 2 UNIDADES 4 1 8 1 43.000 5 Plazo de Ejecución.
El periodo de migración del sistema de identificación de código de barras a RFID, será como máximo de 8 meses. La empresa será la encargada de la contratación del personal necesario:
6 Lugar de Entrega e Instalación.
El suministro de equipos (hardware y software) se destinará al CRAI Antonio Ulloa. Las tareas de pegado de etiquetas de circulación para el control de uso y seguridad de los fondos bibliográficos y tejuelos se deberán realizar en la actual ubicación de los mismos.
7 Garantía.
La garantía para el presente suministro será de 2 años. Se valorará la ampliación del periodo de garantía o periodos de mantenimiento a todo riesgo gratuito.
8 Otras Condiciones.
El suministro garantizará el cumplimiento de las obligaciones empresariales que establece la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, como la normativa y reglamentación que le sea de aplicación en su caso, así como evitar o reducir en lo máximo posible, y siempre dentro de la legalidad, cualquier impacto ambiental (y dentro de él la generación de residuos) que el desarrollo del trabajo o actividad, objeto del contrato, pudiera generar.
