PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Representante de la Gerencia.
Fecha de Vigencia: 07-07-2011
Elaborado por:
Pamela Ampuero Saavedra Encargada de Calidad
Aprobado por:
Javier Troncoso Anderson Representante de la Gerencia Revisión N°: 03
INDICE
0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES
5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE
6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
8. REGISTROS 9. ANEXOS
0.
TABLA DE CONTROL DE CAMBIOSRev. Nº Fecha Alcance de la Modificación Nº Página Aprobado por
00 25-08-06 Versión inicial Representante
Gerencia 01 11/04/08 Modificación en la definición de
responsabilidades
Representante Gerencia 02 14/01/10 Cambio de Logo y nombre
Corporativo.
Todas Representante Gerencia
03
07/07/2011
Se definen acciones para asegurar que se cuenta con las versiones aseguradas de los documentos externos
6 Representante
1. OBJETIVO
Establecer una metodología para controlar, aprobar, modificar, distribuir, reponer y eliminar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo los registros.
2.- ALCANCE
Aplica a todos los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad de Lutromo Industrias Ltda.
3.- RESPONSABILIDADES
Encargado de Calidad: Elabora todos los documentos del SGC, y consulta a los diferentes involucrados para incorporar sus indicaciones y consolida el documento.
Representante de Gerencia: Aprueba todos los documentos del SGC, con la excepción de la Política de Calidad, que es aprobada por el Presidente del Directorio.
4. DEFINICIONES No aplica
5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE ISO 9001:2008
Modo Operativo:
Ciclo de Aprobación de los documentos
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Revisión y modificación de los documentos
La revisión de un documento (adecuación, actualización o mejora) procede en cualquier momento, previa solicitud de cualquier integrante de la empresa al Encargado de Calidad, quien en conjunto con las partes afectadas revisa la documentación.
La revisión de la documentación también puede proceder de la Revisión Gerencial o como acción para subsanar una o varias no conformidades.
Las modificaciones a los procedimientos, instructivos, manuales quedan reflejados en una tabla denominada Hoja de Control de
Generación o solicitud de modificación de documentos por cualquier integrante de la empresa, se elaboran y aprueban según cuadro del punto 2 del presente procedimiento. En caso de ser documento externo incluido dentro del SGC, ir al paso nº 3.
Revisión y Aprobación por el Representante
de la Gerencia.
Puesta en vigencia del documento. Encargado de Calidad actualiza Listado
Maestro de Documentos y/o Listado Maestro
de Registros y lo actualiza en la intranet de Lutromo Group.
1
2
Los documentos de origen externo que aplican en el SGC, se identifican en el registro Listado Maestro de Documentos en la columna “Emisor” y de acuerdo a su aplicación se consultara su actualización con las entidades que corresponden, por ejemplo: CITUC, ASIQUIM, SEREMI DE SALUD, etc.
Control de los registros
El mecanismo de control de los registros apunta a identificar, forma de almacenar, tiempo de retención del registro, forma de indexarlo, responsable de llenado y disposición final del registro. Este control se realiza mediante el uso de la tabla adjunta, Listado Maestro de Registros.
Identificación Almacenamiento Tiempo de
retención Indexación Llenado Disposición
Código o nombre del registro
Lugar en donde se almacenan los registros
Tiempo en (días, meses, años) que se mantendrán los registros Forma de ordenar el registro (por cliente, por fecha) Responsable(s) de llenar el registro Acción a desarrollar una vez cumplido el tiempo de retención
(se elimina, se almacena)
La protección de los registros la realiza cada usuario, el que debe salvaguardar la información contenida
Se controlan los formatos de los registros, no la información que estos contienen. A cada formato de registro se le asigna una versión para que los usuarios comparen esta versión con la vigente en la intranet. Estructura de los procedimientos
Los procedimientos poseen capítulos y se ordenan de la siguiente manera
INDICE: identifica los capítulos que integran el procedimiento
0. Control de Cambios: tabla que identifica las modificaciones que ha tenido el procedimiento a través del tiempo, y de sus versiones previas.
1 Objetivo: indicar para qué se realizó el procedimiento, cual es su finalidad.
aplicabilidad del procedimiento
3. Responsabilidades: señalar los cargos que tienen relación con las actividades descritas en el procedimiento, a modo de resumen.
4. Definiciones: Incluye la definición de los términos que se necesita comprender para la mejor aplicación del procedimiento.
5. Documentación Aplicable: Referencia los documentos que han servido de base para la redacción del procedimiento.
6. Diagrama de Flujo: Grafica en forma esquematizada las actividades relacionadas con la aplicación del procedimiento.
7. Descripción del Procedimiento: describe las tareas y/o acciones que permiten alcanzar el objetivo del procedimiento.
8. Registros: indica los registros que se llenan como resultado de la ejecución de las tareas descritas en el modo operativo.
9. Anexos: mostrar a modo de índice los anexos que contiene el procedimiento, los que se incluyen al final del documento.
Estructura del Manual del SGC
El Manual del SGC se compone de los siguientes elementos: Indice
Tabla de Control de Cambios
Identificación y reseña de la empresa Alcance del SGC
Descripción de los procesos de la empresa Requisitos del SGC
8. REGISTROS
Identificación Almacenamiento Tiempo de
retención Indexación Llenado Disposición
Listado Maestro
de Documentos Intranet Lutromo
Según
modificaciones Por documento
Encargado de
Calidad Se elimina Listado Maestro
de Registros Intranet Lutromo
Según
modificaciones Por registro
Encargado de
Calidad Se elimina
9. ANEXOS No aplica
