Política de comunicación
con accionistas,
inversores institucionales,
asesores de voto (proxy
advisors) y otros grupos
de interés y de criterios de
comunicación de la
información Financiera,
no financiera y
corporativa
Diciembre 2020
Índice
1 Introducción ... 2
2 Objetivos y alcance de la Política ... 2
3 Principios ... 3
4 Canales de comunicación e información al público y mercados en general ... 4
4.1 Junta General de Accionistas ... 4
4.2 Comunicaciones a la CNMV y otros organismos reguladores ... 5
4.3 Página web corporativa de Indra ... 5
4.4 Reuniones periódicas informativas (roadshows) con accionistas, inversores institucionales y asesores de voto ... 6
4.5 Otros canales de comunicación ... 7
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1 Introducción
El Reglamento del Consejo de Administración en su artículo 37.1 establece que “El Consejo favorecerá y potenciará una política de comunicación y contacto regular de la Sociedad con sus accionistas, inversores institucionales, mediadores financieros, asesores de voto así como una política general relativa a la comunicación de información económico-financiera, no financiera y corporativa, plenamente respetuosa con las normas de abuso de mercado y con el principio de igualdad de trato a los accionistas que se encuentren en la misma posición, y arbitrará los cauces adecuados para conocer las propuestas que éstos puedan formular en relación con la gestión de la Sociedad, garantizándose la continuidad e integridad de las comunicaciones realizadas”.
Dicho artículo responde a la Recomendación 4 del Código de Buen Gobierno de las Sociedades Cotizadas, recientemente modificada, que establece que las sociedades cotizadas deben contar con una política sobre comunicación y contactos con accionistas, inversores institucionales y asesores de voto, así como con una política general relativa a la comunicación de información económico-financiera, no financiera y corporativa a través de medios de comunicación, redes sociales u otros canales.
Respecto a la primera de las políticas el Consejo de Administración ha venido prestando especial interés a estos aspectos promoviendo de forma muy activa una política transparente de comunicación y contacto con los accionistas, inversores institucionales y proxy advisors
(asesores de voto).
Asimismo, para el Consejo es fundamental garantizar la calidad de la información financiera, no financiera y corporativa que la Sociedad hace pública a través de distintos canales, así como para maximizar su difusión en el mercado. El Consejo de Administración a propuesta de la Comisión de Auditoría y Cumplimiento en su sesión de 18 de diciembre de 2020 ha acordado revisar la Política de comunicación con accionistas, inversores institucionales y asesores de voto (proxy advisors) e incluir en dicha política los criterios de comunicación de la información financiera, no financiera y corporativa por entender que ampos aspectos están absolutamente ligados entre sí.
2 Objetivos y alcance de la Política
La presente Política establece el marco de actuación y define los principios generales que regirán la comunicación con los accionistas, inversores institucionales y mercado en general, así como la comunicación de información económico-financiera, no financiera y corporativa a través de distintos canales, con la finalidad de responder a los requerimientos de los distintos grupos de interés y el ordenado funcionamiento del mercado.
Los objetivos de la Política pueden concretarse por tipología de información a facilitar a los distintos grupos de interés o mercado en general, si bien tienen en común: i) proporcionar información adecuada, confiable y puntual, con impacto en el logro de los objetivos estratégicos y en el mantenimiento de una buena reputación corporativa; ii) mostrar la existencia y
disposición de la Compañía de mantener líneas abiertas de comunicación; iii) medir, supervisar y gestionar el rendimiento de la Compañía y su impacto en la sociedad; y iv) rendir cuentas sobre el desempeño financiero y no financiero de la Compañía.
Asimismo, a través de la comunicación con los distintos grupos de interés la Compañía busca obtener o recibir información para identificar tendencias, eventos o circunstancias que puedan afectar al logro de los objetivos de su estrategia.
Respecto a los objetivos concretos por tipología de información cabe destacar: a) información económico-financiera
Mostrar la posición y desempeño financiero de Indra aportando datos cuantitativos confiables, relevantes, comprensibles y comparables en aplicación del marco normativo o principios contables que permitan a sus usuarios evaluar la capacidad y el comportamiento de la Sociedad y adoptar las decisiones pertinentes.
Garantizar que la elaboración de dicha información está sujeta a unos sistemas de control adecuados que eviten omisiones, errores o falsedades.
b) información no financiera y corporativa
Detallar cómo la compañía crea valor para sus grupos de interés, así como su estrategia y su enfoque de gestión para los distintos ámbitos de la sostenibilidad.
Indicar el análisis de materialidad en el que se basa para detectar y actualizar los temas relevantes en materia de sostenibilidad para la Compañía y sus grupos de interés.
Ofrecer información sobre los impactos que Indra genera sobre el entorno de forma cualitativa y cuantitativa de conformidad con los requerimientos normativos y estándares de reporte.
Dar a conocer los valores y cultura de la Compañía y las responsabilidades relacionadas con su cumplimiento.
3 Principios
Corresponde al Consejo de Administración la más alta supervisión de la información suministrada a los accionistas, a los inversores institucionales y a los distintos grupos de interés, así como de la actividad de contacto y comunicación con los mismos, tutelando, protegiendo y facilitando el ejercicio de sus derechos e intereses en el marco de la defensa del interés social, todo ello de conformidad con los siguientes principios generales:
i) Transparencia y veracidad de la información, tanto preceptiva como voluntaria: la información difundida por la sociedad deberá ser suficiente, clara, comparable, objetiva, precisa y homogénea sin que pueda inducir a error o confusión. La decisión de los contenidos a hacer
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públicos deberá tener en cuenta la relevancia de la información, la legislación vigente, las recomendaciones nacionales e internacionales en la materia, los estándares de reporte, así como las guidelines de los proxy advisors e inversores institucionales.
ii) Igualdad de trato en la difusión de la información: este principio condicionará la elección de los canales de difusión que deberán asegurar el acceso a la información en un mismo horizonte temporal y de forma simétrica sin discriminación alguna.
iii) Garantía de accesibilidad a la información por parte de todos los públicos a los que va dirigida mediante la utilización de instrumentos de información adecuados.
iv) Cumplimiento de lo previsto en la Ley, normativa interna de la Sociedad y recomendaciones en materia de Gobierno Corporativo, así como con los principios de cooperación y transparencia con las autoridades, organismos reguladores y administraciones competentes.
4 Canales de comunicación e información al público y mercados en
general
4.1 Junta General de Accionistas
La Junta General de Accionistas (“la Junta”) es el principal cauce de participación de los accionistas de Indra.
El Consejo de Administración promueve la participación informada y responsable de los accionistas en la Junta a través de la cual busca conocer la opinión e inquietudes de los accionistas para tenerlas en cuenta a la hora de configurar el orden del día, formular las propuestas de acuerdos y decidir sobre otros extremos y circunstancias relativos a la celebración de la Junta.
Con esta finalidad el Consejo, con anterioridad a la convocatoria de la Junta hace público un comunicado sobre la fecha prevista de celebración de la misma animando a los accionistas a proponer al Consejo de Administración aquellos asuntos que estimen conveniente y ejercer sus derechos de participación.
Con ocasión de la convocatoria formal de la Junta General de Accionistas se amplían los canales de comunicación con el accionista para facilitar su participación en la misma. A tal fin se refuerza la atención telefónica del accionista y se pone a su disposición un formulario en el
microsite de la Junta a través del cual se pueden realizar consultas relacionadas con los puntos
del orden del día, ejercicio del derecho de representación y voto, etc.
Asimismo la Sociedad contrata los servicios de proxy solicitors e intermediarios financieros (plataforma de voto internacional) para garantizar una mejor distribución de la información entre sus accionistas e inversores institucionales y asesores de voto y facilitar la participación En este sentido el Consejo pone a disposición de los accionistas una aplicación para conferir la representación y ejercer el derecho de voto a distancia, así como para asistir telemáticamente.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 539.2 de la Ley de Sociedades de Capital, Indra, a través de su página web, pone a disposición de sus accionistas un foro electrónico con el fin de facilitar la comunicación entre ellos con carácter previo a la celebración de la Junta General de Accionistas.
4.2 Comunicaciones a la CNMV y otros organismos reguladores
A través de la página web de la CNMV, la Sociedad comunica al mercado la información que, conforme a la legislación vigente, tiene el carácter de privilegiada o relevante. Dicha información es enviada asimismo a los reguladores de los mercados donde los valores de la Sociedad coticen.
Por lo que se refiere a la información financiera periódica, se remite a la CNMV tanto la información financiera en el formato regulado como las presentaciones a inversores y analistas que sirven de base a las webcast y conference calls de dichas presentaciones de resultados. Toda la información que se remite a la CNMV se vuelca y hace accesible de manera simultánea en la página web corporativa, tras lo cual se facilita a los medios de comunicación mediante el envío de la correspondiente nota de prensa.
4.3 Página web corporativa de Indra
La página web corporativa de Indra (www.indracompany.com) constituye otro de los principales canales de comunicación e información con los accionistas, inversores institucionales, asesores de voto y con los mercados en general.
La página web es un instrumento de fomento de la transparencia mediante el que se persiguen distintas finalidades: i) informar a los accionistas e inversores y al mercado en general tanto de los hechos económicos como de todos aquellos de carácter significativo que se produzcan en relación con la Sociedad; y ii) facilitar la participación de los accionistas en el ejercicio tanto de su derecho de información como de otros derechos societarios.
La web corporativa contiene un apartado destinado de manera específica a Accionistas e Inversores en el que se recoge información detallada y actualizada sobre distintas materias, entre las que destacan: (i) información económico-financiera y no financiera (Informe de Sostenibilidad); (ii) comunicaciones CNMV; (iii) presentaciones a inversores; (iv) agenda del inversor; (v) información bursátil; (vi) Gobierno Corporativo; y (vii) enlaces a otras secciones de relevancia para el público inversor.
También incluye un apartado de Sostenibilidad en el que se recoge información detallada y actualizada sobre los aspectos no financieros relevantes para la Compañía.
Además, a través de la web corporativa se difunden cualesquiera otros contenidos e información de actualidad corporativa y demás informaciones pueden resultar de interés para los distintos grupos de interés. En este sentido contiene un apartado específico en el que se recopilan todas las notas de prensa emitidas por la Compañía, así como un apartado en el que incluyen las noticias más destacadas publicadas por medios de comunicación.
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El Consejo de Administración es responsable de que la estructura y contenidos de la página web corporativa cumplan los requisitos legales vigentes en cada momento y vela, a través de la Comisión de Auditoría y Cumplimiento, porque la información facilitada a través de la misma sea clara, íntegra, correcta y veraz, esté permanentemente actualizada y sea accesible. Por lo que se refiere a la información privilegiada, la página web constituye el principal mecanismo a través del cual Indra cumple con la obligación de almacenamiento de esta información.
4.4 Reuniones periódicas informativas (roadshows) con accionistas, inversores institucionales y asesores de voto
Con el propósito de fomentar el diálogo constante y el intercambio regular de información con sus accionistas e inversores institucionales, desde la Dirección de Relaciones con Inversores se coordina la preparación de reuniones informativas en distintos formatos (roadshows, reuniones individuales con inversores y conferencias/seminarios) en las principales plazas financieras. A dichas reuniones asisten en representación de Indra, al menos, dos personas. Asimismo, se realizan presentaciones y encuentros con analistas e inversores institucionales que profundizan en temas estratégicos de la Compañía, que complementan la información publicada, y que pueden resultar necesarios o convenientes para facilitar la comunicación
(Investor Day). A dichos eventos se da acceso universal por streaming y los materiales que se
utilizan son previamente comunicados a la CNMV.
A las reuniones con los inversores institucionales y asesores de voto, con la finalidad de intercambiar criterios acerca de cuestiones relativas al Gobierno Corporativo, Compensación, Responsabilidad Social Corporativa y, en particular, sobre las propuestas de acuerdos que se sometan a la Junta General de Accionistas asisten responsables de las materias objeto de debate y, como mínimo dos personas, una de las cuales pertenece al área económico-financiera de Indra.
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Reglamento del Consejo, el Consejero Coordinador está facultado para mantener contactos con inversores y accionistas para conocer sus puntos de vista a efectos de formarse una opinión sobre sus preocupaciones, en particular, en relación con el Gobierno Corporativo de la sociedad.
El Consejo de Administración puede encomendar también el diálogo con accionistas concretos en relación con cuestiones del Gobierno Corporativo de la Sociedad a otros interlocutores (presidentes de las comisiones, auditores externos, directores generales, etc.) siempre y cuando las circunstancias o singularidad de las materias a tratar así lo aconsejen.
Las inquietudes de los accionistas, inversores institucionales y asesores de voto que se conocen a través de las reuniones mencionadas, son trasladadas al Consejo por los interlocutores designados en cada momento, con la finalidad de valorar la procedencia de poner en marcha iniciativas que den respuesta a las mismas.
4.5 Otros canales de comunicación 4.5.1. Oficina del accionista
Mediante este canal de comunicación con accionistas e inversores se atiende de forma permanente y abierta a las consultas y sugerencias que se planteen. Los accionistas pueden dirigirse a dicha oficina acudiendo al domicilio social de Indra sito en Avda de Bruselas 35, 28108 Alcobendas, Madrid, vía e-mail ([email protected]), telefónica (+34) 914 809 800, o través de la web corporativa (www.indracompany.com) rellenando un sencillo cuestionario.
La Oficina del Accionista responde las consultas y sugerencias recibidas con agilidad, buscando siempre el interés social y dentro del marco legal y del Sistema de Gobierno Corporativo de la Sociedad.
4.5.2. Revista del Accionista
La Dirección de Relación con Inversores elabora una revista sobre la situación financiera y del negocio de la Sociedad que pone a disposición de los accionistas a través de la página web corporativa.
4.5.3. Medios de Comunicación
Indra gestiona la comunicación de información financiera, no financiera y corporativa de forma proactiva a través de medios de comunicación y agencias de noticias de amplísima aceptación, distribución, presencia y seguimiento en la Unión Europea principalmente mediante la emisión de notas de prensa y suministro de información como respuesta a los contactos de dichos medios con la Compañía, para la publicación de informaciones.
La difusión de información a través medios de comunicación va precedida de un escrutinio por parte de los responsables de distintas áreas implicadas de forma que se garantice que la información facilitada es precisa, clara y completa y que el medio utilizado permite el acceso dicha información en igualdad de condiciones.
Cuando se utilicen los medios de comunicación para difundir información privilegiada con carácter simultáneo a sudifusión a través de la CNMV, se garantizará la homogeneidad de la información facilitada.
4.5.4. Redes Sociales
La Sociedad, adaptándose a las tendencias tecnológicas actuales, utiliza este canal para comunicarse con el mercado, manteniendo perfil corporativo en Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram y Youtube.
A través de las redes sociales difunde todo tipo de información relacionada con la marcha de la Compañía (notas de prensa, eventos del mercado a los que Indra acude, eventos institucionales, noticias que los medios publican de la compañía, oferta de la compañía y noticias o artículos publicados por ejecutivos de la Compañía de tendencias y actualidad de los sectores en los que opera la Sociedad).
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Asimismo las redes sociales se utilizan como medio de alerta para comunicar determinados eventos corporativos.
En todo caso se utilizan redes sociales de amplísima aceptación y gran número de miembros o usuarios y que tienen una amplia presencia en el territorio de la Unión Europea.
Cuando se utilicen las redes sociales para difundir información privilegiada con carácter simultáneo a su difusión a través de la CNMV se respetarán los siguientes requerimientos: (i) que la información difundida sea completa, objetiva y clara, sin que sea preciso recurrir a fuentes adicionales al mensaje original para su completa comprensión; (ii) que el mensaje contenga claramente la indicación “Información privilegiada” y quede separado de cualquier comunicación promocional o de marketing; (iii) que se identifique a Indra, como emisor sobre el que versa la información y al comunicante de misma; (iv) que se produzca mediante una red social de amplísima distribución y desde cuentas con seguimiento muy numeroso y (v) que se comunique de modoformal, evitando el lenguaje coloquial y de forma precisa y no se añada o matice ninguna información en respuestas o conversaciones que sea esencial para la comprensión de la información.
Cuando no se pueda garantizar el cumplimiento de los anteriores requerimientos, se descartará este canal de difusión.
5 Supervisión de esta política
De conformidad con lo establecido en el apartado 5.3 c) del artículo 18 del Reglamento del Consejo corresponde a la Comisión de Auditoría y Cumplimiento supervisar la aplicación de esta política, así como proponer al Consejo su modificación.
indracompany.com Avda. de Bruselas, 35 28018 Alcobendas Madrid, España T +34 914 805 000
