MANUAL
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1 Presentación...3
2 Iniciar “Software Moyata” ...3
3 Iniciar “Software Moyata” ...4
4 Contabilidad ...8
4.1 Tipos de comprobantes contables ...8
4.2 Plan de cuentas ...11
4.3 Registro de transacciones ...15
4.4 Obtención de los estados financieros ...20
4.5 Centro de costos ...20
5 Seguridad ...22
5.1 Crear el archivo de seguridad ...22
5.2 Registrar nuevos usuarios ...23
5.3 Tipos de usuarios ...24
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Presentación
El software Moyata es un sistema informático que ha sido desarrollado para facilitar el registro de transacciones de las empresas.
Los datos son guardados en bases de datos de Access que se encuentran separadas del programa, de tal manera que si algo pasa con el programa, este puede ser reinstalado y podrá leer la base de datos.
El sistema Moyata puede trabajar con varias empresas al mismo tiempo, no existe un límite en cuanto a la cantidad de empresas que se pueden operar con el sistema.
Cada empresa puede tener varias sucursales y a la vez cada sucursal puede tener varios almacenes.
El tema de trabajar con varias monedas también está contemplado. Para esto existen los conceptos de moneda paralela y múltiples monedas. También se encuentra contemplado los ajustes por inflación y por valuación de monedas.
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Iniciar “Software Moyata”
Al instalar el sistema, se crea el siguiente acceso directo:
El nombre de usuario y la contraseña inicial son: Nombre de usuario: “Sistema”, contraseña: “123”. El usuario posteriormente puede cambiar su contraseña o agregar más usuarios, cada usuario con su propia contraseña. La siguiente ilustración presenta el cuadro de diálogo de inicio de sesión.
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El panel de la ilustración es el “Panel principal”, muestra las opciones disponibles para el sistema.
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Iniciar “Software Moyata”
Al instalar el sistema, se crea el siguiente acceso directo:
El nombre de usuario y la contraseña inicial son: Nombre de usuario: “Sistema”, contraseña: “123”. El usuario posteriormente puede cambiar su contraseña o agregar más usuarios, cada usuario con su propia contraseña. La siguiente ilustración presenta el cuadro de diálogo de inicio de sesión.
Después de hacer clic en la opción "Entrar". Se mostrará el siguiente panel:
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El panel de la ilustración es el “Panel principal”, muestra las opciones disponibles para el sistema.
Cada empresa trabaja en una base de datos distinta, para crear una nueva empresa se necesitará crear una nueva base de datos.
Moyata contable acepta bases de datos de versiones anteriores con varias empresas, sin embargo, no permite crear más empresas en la misma base de datos. Para crear nuevas empresas Moyata contable creará una base de datos nueva con el nombre de la empresa. Para crear una nueva empresa simplemente hacer clic en el botón de comando “Nueva empresa” del panel de control. En la siguiente ilustración se muestra el botón “nueva empresa”.
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A continuación, simplemente hay que llenar el formulario con los datos que éste pide.
El nombre o razón social se refiere al nombre comercial de la empresa.
El campo “elija el tipo de registro fiscal” es debido a que la denominación del registro fiscal es diferente en cada país aunque algunos países poseen el mismo. Simplemente elija el registro fiscal que corresponde a su país. Si no se encuentra en la lista simplemente escríbalo y el sistema lo aceptará aunque no se encuentre en la lista.
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A continuación, en el campo de la derecha escriba el número de registro fiscal, tal como se muestra en la siguiente ilustración:
El nombre del propietario posee la siguiente condición. Si la empresa es una sociedad, el nombre del propietario se deja en blanco.
Las fechas, inicial y final de gestión, se refiere a la gestión contable de la empresa. Por lo general, las empresas comerciales y de servicios tienen una gestión que comienza el primero de enero hasta el 31 de diciembre del mismo año. La gestión contable de las empresas industriales comienza el 1 de abril hasta el 31 de marzo del año siguiente. La gestión de las empresas agrícolas comienza el 1 de junio hasta el 31 de mayo del siguiente año. Estas fechas podrían variar en algunos países para algunos tipos de empresas.
La carpeta de la base de datos, se refiere a la ubicación en la que se guardará la base de datos de la empresa que se va a crear. La ubicación predeterminada es la carpeta en la que se encuentra el programa Moyata. Se puede cambiar la ubicación clicando el botón Examinar. El botón examinar abre un explorador mediante el cual se puede elegir otra ubicación, esta ubicación puede ser de la computadora local, así como también, de la red local. Mediante el explorador también es posible crear nuevas carpetas. Aclarando algunas confusiones, en este campo, solo se registra la ruta de la carpeta, no el nombre del archivo de la base de datos.
El nombre de base de datos, de manera predeterminada Moyata le asigna el mismo nombre que el de la empresa, sin embargo, por seguridad, el sistema no permite crear una base de datos que ya exista en la ubicación especificada. El usuario puede cambiar el nombre predeterminado por el que él desee.
Opciones de moneda, dependiendo del país en el que se encuentre, las políticas monetarias pueden ser distintas. Estas opciones pueden ser: 1) una moneda, 2) índices de inflación, 3) Bimonetario y 4) Bimonetario + índice de inflación.
La elección de estas opciones está relacionada con los campos de moneda que se encuentran a continuación:
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La moneda nacional posee dos campos, el del nombre de la moneda y el símbolo.
El índice de inflación. Los gobiernos de algunos países proveen un índice de inflación al que se tienen que actualizar principalmente los activos y el patrimonio. De la misma manera se puede especificar el nombre del índice y el símbolo correspondiente, como si se tratara de otra moneda.
La moneda extranjera. Dependiendo de la estabilidad de la moneda nacional algunos países con monedas que se devalúan frecuentemente pueden permitir que se contabilice con una moneda extranjera más fuerte como referencia de valor, dicho registro se debe registrar junto con el equivalente al tipo de cambio con respecto a la moneda nacional. Si este es el caso, se debe registrar tanto el nombre de la moneda extranjera como su respectivo símbolo.
La división política del país. Existen diferentes denominaciones para las divisiones políticas de cada país. Elegir el que corresponda y luego colocar en el campo de la derecha el nombre de la división política.
Por ejemplo:
Dirección, ciudad y país. Colocar en estos campos lo que corresponda. Una vez que está lleno el formulario clicar en el botón Aceptar
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Contabilidad
Para acceder al panel contabilidad, elegir la opción “contabilidad” de la lista “panel” en el “panel de control”.
El manejo del módulo de contabilidad consiste en comprender como funcionan 4 aspectos importantes que son:
1) Los tipos de comprobantes 2) El plan de cuentas
3) La introducción de asientos de contabilidad 4) La obtención de reportes financieros
4.1
Tipos de comprobantes contables
El sistema configura automáticamente 5 tipos de comprobantes de contabilidad que son: 1) comprobante de ingreso, 2) comprobante de egreso, 3) comprobante de diario, 4) comprobante de traspaso y 5) comprobante de ajuste.
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Para editar la configuración predeterminada de los tipos de comprobantes, ingresar al módulo “contabilidad” y dentro del módulo elegir la opción “Comprobantes contables”
Se mostrará la lista de comprobantes ya configurados, tal como se muestra en la siguiente ilustración:
En la ilustración se puede observar los cinco tipos de comprobantes, cada uno con el botón abrir y configurar. El botón configurar abre el formulario de configuración del tipo de comprobante elegido.
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4.1.1 Nombre del tipo de comprobante
En este campo se asigna el nombre al tipo de comprobante, puede tener cualquier nombre que se desee.
4.1.2 Abreviatura
La abreviatura deben ser dos letras, el libro mayor mostrará solo la abreviatura del tipo de comprobante y no el nombre completo.
4.1.3 Registra cheques
Al marcar la opción “registra cheques”, el comprobante contable mostrará los campos banco y número de cheque, en el que el usuario podrá registrar los datos correspondientes. Al marcar esta opción también se modifica el formulario impreso.
4.1.4 Numerar de forma correlativa
Cuando está marcada la opción “¿Numerar de forma correlativa?”, los comprobantes se enumerarán automáticamente comenzando desde el número 1 o desde el número que se indique en el campo Nro inicial, si no está marcada esta opción la numeración será con prefijo de año y mes.
4.1.5 Cantidad de dígitos (numeración por año y mes)
Este campo solo es válido si no está marcada la opción “numerar de forma correlativa”. Este campo atribuye la cantidad de dígitos que tendrá el número de comprobante después de los prefijos de año y mes. El usuario debe calcular la cantidad de comprobantes mensuales para no hacer números muy grandes o bien para que no falten.
Por ejemplo de 3 dígitos significa que solo puede registrar 999 comprobantes en cada mes. 4.1.6 Nro inicial y Nro final
Estos campos solo son válidos si la opción “numerar de forma correlativa” se encuentra marcada. Con el Nro inicial se decide cual va a ser el primer número de comprobante y con “Nro final” cuál va a ser el último número permitido.
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4.1.7 Firmas
En los campos “Firma 1” hasta “Firma 6” coloque quienes son los que firman el comprobante de contabilidad.
4.2
Plan de cuentas
Para configurar o ver el plan de cuentas, clic en botón “contabilidad”, luego, en el módulo contabilidad cliquear en el botón “configuraciones contables”
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4.2.1 Cambiar vista
Es posible que algunas computadoras antiguas no puedan soportar la nueva característica de visualización, cambiar vista es un comando que permite trabajar con un plan de cuentas de visualización simple, sin botones de comando.
4.2.2 Mostrar
El cuadro combinado mostrar posee tres opciones:
De la empresa. Muestra el plan de cuentas de la empresa
Personalizado. Muestra el plan de cuentas personalizado
De la versión actual. Muestra el plan de cuentas de la versión actual. 4.2.3 Copiar a
Este cuadro combinado posee dos opciones:
La empresa
Personalizado
Cuando se ejecuta el comando “Ejecutar”, se procede a realizar la acción especificada, por ejemplo, en la siguiente ilustración se procederá a copiar el plan de cuentas de la versión actual a la empresa.
4.2.4 El comando recodificar
El comando recodificar se usa cuando se cambia el código de grupo de alguna cuenta contable o cuando se cambia el nombre de alguna cuenta de grupo.
Este comando acomoda todas las cuentas de sumatoria con sus respectivas subcuentas cuando estas han sido modificadas.
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No será necesario ejecutar el comando “recodificar” cuando se cambie el nombre a una cuenta de movimiento o cuando se cambie el código pero no se cambie de grupo.
4.2.5 El comando “agregar una cuenta”
El comando “agregar una cuenta” desplaza el cursor hasta el final de la hoja de datos del plan de cuentas, se debe tener planificado el código a introducir antes de ejecutar este comando.
4.2.6 El comando “imprimir plan de cuentas”
Imprime el plan de cuentas de la empresa.
4.2.7 El comando “Eliminar plan de cuentas”
Elimina el plan de cuentas seleccionado menos el de la versión.
Si la empresa ha generado asientos de contabilidad, el sistema no permite eliminar el plan de cuentas de la empresa.
4.2.8 El conjunto de comandos
En la siguiente ilustración se encuentra marcado dentro de un círculo azul cuatro botones que facilitan las operaciones a realizarse con el plan de cuentas:
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4.2.8.1 El comando agregar nueva cuenta
Este comando te permite agregar cuentas de la siguiente manera:
Seleccionamos el tipo de cuentas superior, es decir la cuenta de familia.
Sucesivamente el sistema nos dará el Nº de cuenta, e introducimos la cuenta, seleccionamos la cuenta de flujo de efectivo, y por ultimo hacemos clic en guardar.
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4.2.8.2 El comando eliminar cuenta
Este comando elimina la cuenta seleccionada con ciertas restricciones:
No permite eliminar cuentas de grupo que poseen subcuentas
No permite eliminar cuentas de movimiento que se encuentran involucradas con asientos contables
4.2.8.3 El comando herramientas
4.2.9 Modificar una cuenta
Para modificar el nombre o el código de una cuenta, simplemente escribir encima del nombre o del código de la cuenta que se desea modificar.
4.3
Registro de transacciones
Para registrar las transacciones, cliquear en el botón “contabilidad”, en el módulo contabilidad cliquear en el botón “Comprobantes contables”, por último, elegir el tipo de comprobante que se va a usar haciendo clic en el botón abrir del tipo de comprobante elegido.
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4.3.1 Lista de comprobantes
La lista de comprobantes posee 4 columnas que son: 1) Número, que se refiere al número del comprobante de contabilidad, 2) Fecha, 3) cliente / proveedor y 4) glosa.
En la parte inferior se encontrará una barra de exploración y un comando de búsqueda.
Las operaciones que se realizarán se pueden definir desde la lista de comprobantes según se define a continuación:
4.3.1.1 El comando “Nuevo comprobante” de la lista de comprobantes
El botón de comando “nuevo comprobante” abre el formulario del tipo de comprobante elegido vacío con el propósito de que los datos sean introducidos por el usuario.
4.3.1.2 El comando “Actualizar” de la lista de comprobantes
El botón de comando “Actualizar” carga la lista de comprobantes otra vez. Cuando se agregan nuevos comprobantes, estos se mostrarán en la lista solo si se ejecuta el comando “actualizar”.
4.3.1.3 El comando “Cerrar” de la lista de comprobantes
Este comando “Cerrar” está simbolizado por una puerta amarilla, imagen que se muestra a continuación.
Este botón de comando simplemente cierra la lista de comprobantes.
4.3.1.4 El comando “Editar comprobante” de la lista de comprobantes
El botón de comando “Editar comprobante” abre el formulario “comprobante contable” cargando los datos del comprobante elegido.
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En la siguiente imagen se muestra el formulario “comprobante contable” cargado con datos de ejemplo, sin embargo para poder modificar efectivamente el comprobante, deberá cliquear en el botón “modificar”.
4.3.1.5 El comando “Eliminar comprobante” de la lista de comprobantes
El botón de comando “Eliminar comprobante” permite eliminar un comprobante contable sin la necesidad de visualizarlo.
Este comando está simbolizado por una flecha con una equis de color rojo, como se muestra a continuación:
La eliminación de comprobantes se realiza en dos pasos, el primer paso es mostrar un cuadro de diálogo que le da la última oportunidad de optar por no eliminar el comprobante contable y el segundo paso es la decisión definitiva.
4.3.2 El formulario “Comprobante contable”
Todo lo que se requiere para trabajar con la contabilidad se encuentra dentro del comprobante contable.
El comprobante contable posee muchas funciones y comandos que permiten al usuario trabajar con todas las opciones sin necesidad de abandonar este formulario.
Para comodidad del usuario se muestra nuevamente el comprobante contable cargados con datos de ejemplo.
4.3.2.1 El “título” del comprobante contable
El título del comprobante contable muestra el tipo de comprobante elegido. En la figura de ejemplo se muestra el título “comprobante de egreso”.
Cada tipo de comprobante posee características propias que el usuario define mediante la configuración de tipos de comprobantes. En este caso se puede ver que este tipo de comprobante fue configurado con moneda paralela (comúnmente conocido como bimonetario) porque muestra el campo “Tc” que significa tipo de cambio, además se muestran las columnas “Debe $us” y Haber “$us” por lo que se puede ver que ese es el símbolo de la moneda paralela. Se ha configurado también para registrar cheques por lo que se muestra los campos “CtaBanco” y “cheque”.
4.3.2.2 La casilla de verificación “Asiento de apertura” del comprobante contable
La casilla de verificación “Asiento de apertura” se usa para establecer un asiento de apertura de la gestión. Al ejecutar el reporte “Balance de apertura” el sistema reconocerá este asiento o los asientos que hubieran sido señalados como tal. También tiene efecto en el reporte “Estado de evolución del patrimonio” debido a que el sistema toma como referencia el o los
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comprobantes que están marcados como “asiento de apertura” para determinar cuáles eran los importes iniciales.
En el “asiento de apertura” se debe copiar el balance general de la gestión anterior o de lo contrario, si no posee balances anteriores, se debe registrar el balance de apertura.
4.3.2.3 Otros comandos y funciones del comprobante contable
La opción “atajos” de la barra de herramientas, posee una lista de las principales funciones de automatización del sistema tal como se muestra a continuación:
Como se puede observar, las funciones de asientos automáticos están clasificadas por grupos. El campo Nº muestra el número actual de comprobante y cuenta con botones de exploración.
El comprobante contable también cuenta con comandos que facilitan su manejo:
El comando “nuevo” genera un nuevo registro.
El comando “ver” visualiza el formulario a imprimir en vista previa. El comando “imprimir” ejecuta la acción imprimir sin vista previa.
El comando “modificar” permite modificar el comprobante de contabilidad. El comando “cerrar” cierra el comprobante.
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El campo “Nombre o razón social” es un campo no obligatorio y permite escribir un nombre, si es un nombre frecuentemente usado se puede guardar con el comando “+”, esta acción agregará el nombre a una tabla de datos, se puede modificar o eliminar el nombre introducido haciendo doble clic en este campo.
El campo “CtaBanco” muestra las cuentas contables que se han marcado como bancaria y el “cheque” permite registrar el número de cheque que corresponde a esa transacción.
En el campo glosa consignar la glosa de la transacción.
El comando “recalcular” posee la función de calcular otra vez los importes en moneda extranjera, muy útil para los casos en que se hubiera cambiado el tipo de cambio de alguna moneda.
La columna código muestra el plan de cuentas organizado por código de cuenta, la columna “nombre de cuenta” muestra el plan de cuentas organizado alfabéticamente por nombre de cuenta.
En el campo “glosa” se escribe de manera predeterminada la glosa general, sin embargo, se puede cambiar la glosa de cada línea.
En la columna “ref” se puede escribir el número de documento de referencia. El contador debe clasificar si los importes se registran en debe o haber.
El campo “aj” se debe marcar cuando se desea realizar un ajuste por inflación, esto se hace para desconectar la conversión automática de la moneda.
El campo “Moneda cta” se muestra la moneda de la cuenta que se especificó en el plan de cuentas.
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El campo “Tc MC” significa “tipo de cambio moneda de cuenta” se especifica el tipo de cambio de la moneda, si la transacción es en moneda nacional se colocará automáticamente el valor 1, si no se ha registrado un tipo de cambio para la fecha establecida en el comprobante contable el sistema pedirá el tipo de cambio de esa moneda mediante un cuadro de diálogo.
Los campos “Debe MC” y “Haber MC” se calculan automáticamente multiplicando la moneda nacional por el tipo de cambio. También funciona a la inversa, esto quiere decir que se puede colocar el importe en moneda extranjera y se calculará en moneda nacional.
Los totales deben ser iguales tanto en debe como en haber, si no son iguales se mostrará la diferencia en el campo “DIF. DEBE – HABER”.
El campo “Son” muestra en literal el total de la columna “Debe”.
El campo “IdUsuario” muestra el usuario que ha ingresado datos al sistema.
4.4
Obtención de los estados financieros
Para obtener los estados financieros cliquear en el botón “Contabilidad”, luego en el botón “reportes contables”, esto abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá elegir clicando con el ratón en la opción deseada.
Especificar en el cuadro de diálogo las diversas opciones de obtención de reportes.
4.5
Centro de costos
Los centros de costos se crean en el panel de contabilidad y se registran en los comprobantes contables.
21 4.5.1 Registrar centros de costos
Para registrar los centros de costos elegir el panel contabilidad en el panel de control. Luego elegir la opción “centro de costos” del cuadro combinado “Atajos”.
Esto abrirá una hoja de datos con tres columnas.
En la columna código se debe registrar un código numérico para el centro de costo. En la columna descripción se debe nombrar al centro de costo.
La columna habilitado se debe desmarcar para aquellos centros de costos que ya no se usan. 4.5.2 Registrar transacciones en centros de costos
El procedimiento para registrar transacciones es mediante un comprobante de contabilidad. Dentro del comprobante de contabilidad, en la sección de imputación contable, clicar en el botón secundario del ratón, en el menú emergente clicar en la opción “centro de costo”, esto abrirá un formulario que permitirá distribuir el gasto en los respectivos centros de costos.
El formulario de centros de costos se muestra a continuación.
En la columna código colocar el código del centro de costos, esta columna va ligada a la columna “descripción”, cuando se cambia el código también cambia la columna descripción, de la misma manera, cuando se cambia la columna descripción, también cambia el código. En la columna “costos” se escribe el costo correspondiente. En el caso de la ilustración se tiene una compra de combustible por un total de 500, que se distribuyen en cuatro centros de costos que son: “Oficina, obra Santa Rosa, obra Warnes y Fábrica”. El total de la suma de los
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cuatro debe ser igual al importe de 500, en caso de que existan diferencias el sistema mostrará un aviso al cliquear en el botón de comando “cerrar”.
Una vez distribuido el gasto en sus respectivos centros de costos, cerrar el formulario. 4.5.3 Obtener reportes de centros de costos.
Para obtener los reportes de centros de costos clicar en el botón “Contabilidad”, luego en el botón “reportes contables”, esto abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá elegir clicando con el ratón en la opción deseada.
El “reporte del centro de costo” muestra la información de un solo centro de costos, mientras que el “reporte de centros de costos” muestra la información de todos los centros de costos.
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Seguridad
El sistema de seguridad de usuarios se encuentra en una base de datos externa, esta base de datos posee los nombres de usuarios, contraseñas y permisos asignados.
5.1
Crear el archivo de seguridad
Para crear el archivo de seguridad, debe dirigirse al panel de control, sucesivamente al icono que se encuentra en la parte superior del sistema “empresas” lo señala y saldrá varias opciones, la que debe seleccionar es “copias de seguridad” como se muestra en el siguiente
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Hace clic en “copias de seguridad” en el siguiente cuadro, le pedirá la ruta de dirección donde se guardaran sus registros, le pedirá cada cuanto tiempo quisiera que se realice las copias de seguridad.
5.2
Registrar nuevos usuarios
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Hacer clic en el comando “Cuentas de usuario”, se abrirá el formulario correspondiente.
El usuario predeterminado es el usuario sistema, la contraseña de este usuario es “123”, el usuario “Sistema” posee todos los permisos, incluyendo los de crear y asignar permisos a los usuarios.
Para registrar un nuevo usuario cliquear en el comando “nuevo”, se mostrará un registro en blanco.
Registrar el nombre de usuario, si no se registra el nombre y/o el apellido real del usuario, el sistema mostrará solo el nombre de usuario.
5.3
Tipos de usuarios
El campo Tipo de usuario posee un conjunto de permisos predeterminado para cada tipo. Al elegir el Tipo de Usuario se cargará automáticamente el conjunto de permisos configurado para el usuario elegido.
Al ejecutar el comando “Actualizar permisos de grupos” se abre un formulario que permite configurar los grupos de permisos de usuarios.
La hoja de datos “permisos” muestra los permisos que cuenta con dos partes, la clave del permiso y la descripción de cada clave.
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Los permisos se habilitan marcando la casilla de verificación “asignado”.
El comando “cargar permisos” borra los permisos actuales y carga el predeterminado del tipo de usuario.
El comando “eliminar todos los permisos” elimina todos los permisos del usuario elegido.
5.4
Cambiar la contraseña del usuario
Todos los usuarios pueden cambiar su propia contraseña en el comando “cambiar contraseña” del panel “Configuraciones” del “panel principal”.
La contraseña por defecto para el usuario “sistema” es “123”, el usuario puede cambiar la contraseña digitando en el campo “contraseña anterior” la contraseña “123” y colocando la nueva contraseña en los campos “Nueva contraseña” y “Confirmar contraseña”.
