UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO

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UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Proyecto de Investigación previo a la obtención del título de Ingeniero

en Contabilidad y Auditoría.

TEMA:

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL

INTERNO DE LA COMPAÑÍA QUEVEDO AEROFUMIGADORA

AEROFAQ CIA. LTDA., AÑO 2010

AUTOR:

AYALA PACHECO CARLOS VICENTE

DIRECTORA:

DRA. AIDA PALMA LEÓN

QUEVEDO – LOS RÍOS – ECUADOR 2010

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CERTIFICACIÓN

Dra. Aida Palma León, directora del proyecto de Investigación CERTIFICO: Que el egresado AYALA PACHECO CARLOS VICENTE realizó el proyecto de Investigación titulado ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE LA COMPAÑÍA QUEVEDO AEROFUMIGADORA AEROFAQ CIA. LTDA., AÑO 2010 Bajo mi dirección habiendo cumplido con las disposiciones reglamentarias establecidas para el efecto.

--- Dra. Aida Palma León.

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UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA DE ECONOMÍA Y FINANZAS

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN:

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE LA COMPAÑÍA QUEVEDO AEROFUMIGADORA AEROFAQ CIA. LTDA., AÑO 2010

TRABAJO PRESENTADO AL HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES COMO REQUISITO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

APROBADO POR:

Presidente del tribunal ________________________

Miembro del Tribunal _________________________

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iv 2010

AUTORÍA

Yo, AYALA PACHECO CARLOS VICENTE, declaro que soy autor exclusivo del presente proyecto de Investigación, es original, autentica y personal.

Todos los efectos académicos y legales que se desprenden del presente proyecto de investigación son de exclusiva responsabilidad del autor.

--- Ayala Pacheco Carlos Vicente

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DEDICATORIA

A mis padres, hermanos y amigos por el apoyo y confianza que me han brindado.

A mi hija Cristina, la cual deseó que sea una profesional

Y a mis compañeros de estudios del tercer nivel, de los cuales espero que nos sigamos preparando profesionalmente.

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AGRADECIMIENTO

A Dios por permitirme culminar este trabajo de investigación, a todos aquellos profesionales que con sus conocimientos de una u otra manera me colaboraron en el proceso de esta investigación.

A mi tutor, la Dra. Msc. Aida Maribel Palma.

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PROLOGO

Una vez culminado los estudios de la carrera de Contaduría Pública Autorizada en la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, surgió el interés de realizar el trabajo de investigación, por lo cual elegí la empresa Aerofumigadora Aerofaq Cia. Ltda. y tuve un conocimiento de las debilidades por lo que seleccioné el tema más idóneo.

El presente trabajo es el resultado muy importante de la vida estudiantil que concluyo, por medio de esta investigación se pretende aportar los conocimientos adquiridos en el desarrollo normativo de la región.

También sirvió para confrontar mis propias ideas y criterios profesionales con las actividades de la vida diaria, confirmar algunos hechos, rechazar otros y finalmente obtener conclusiones sujetas a posteriores revisiones.

En cuanto al tema de trabajo de investigación, después de fructíferas conversaciones con todo el personal implicados en este proyecto, decidí por este trabajo de investigación sobre la ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE LA COMPAÑÍA QUEVEDO AEROFUMIGADORA AEROFAQ CIA. LTDA., AÑO 2010. Como objetivo principal se planteó investigar y medir la eficiencia del funcionamiento eficaz de las diversas actividades de la compañía. Además de comenzar a abrir el campo laboral para los profesionales en nuestra carrera y que apliquen los conocimientos en las diversas compañías de nuestro medio que es la razón por la cual las universidades ofrecen a la comunidad a profesionales capacitados.

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RESUMEN EJECUTIVO

El presente proyecto de investigación titulado: ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE LA COMPAÑÍA QUEVEDO AEROFUMIGADORA AEROFAQ CIA. LTDA., AÑO 2010 Surge de la necesidad de contar con una herramienta que permita un mayor control de las actividades de operación, mantenimiento, administrativa lo cual ayudará a tener información razonable a disposición en cualquier momento que se la requiere para la correcta toma de decisiones y dar a conocer la realidad administrativa y financiera y evitar cualquier inconveniente con los entes de control a los cuales está regida.

La principal razón que se persigue es conocer la importancia de la creación de un plan anual de actividades para el control de los procedimientos y políticas que están diseñadas para el correcto funcionamiento de la organización.

La presente investigación anhela aportar no solo a la compañía Aerofaq Cia.Ltda. sino a todas las organizaciones jurídicas del medio con una propuesta que sin duda alguna ayudará al correcto enrrumbamiento y fortalecimiento de sus organizaciones insertando en su estructura un manual de procedimientos de control interno, que permita optimizar los mecanismos de control.

Por lo tanto considero que la decisión de acoger la elaboración del manual de procedimiento de control interno de la compañía Quevedo Aerofumigadora Aerofaq Cia. Ltda. Serán consistentes y aplicables para su funcionamiento, puesto que se pondrá énfasis en el cumplimiento de las obligaciones y deberes en cada una de las actividades de la compañía. La correcta aplicación de cada una de las normas que rigen sus funcionamientos específicos.

En el primer capítulo se encuentran el marco contextual y los antecedentes sobre el origen del los manuales de procedimientos y el control interno, con la ubicación y

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ix contextualización del problema que enmarca la situación actual de la problemática y la evolucion industrial en donde se piensa sobre origen del control interno que surge con la partida doble que fue una de las medidas de control teniendo como interrogante el problema de investigación y problemas derivados como ¿Cuál es la situación actual del control interno de la empresa Aerofaq Cía. Ltda.?. La justificación y los cambios esperados en la investigación, planteando objetivos que orientan a la investigación del proyecto.

En el segundo capítulo, se encuentra el desarrollo del marco teórico, acogiendo como referencia los conocimientos científicos, de administración, operación, contables - financieros

La función de la administración es coordinar las actividades de la organización metas de gestión a través de un manual de procedimientos de control interno que sirva como plataforma de apoyo para mejorar los procesos administrativos operativos y contables de la empresa.

Un manual de procedimiento debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios para el cumplimiento de los objetivos organizacionales que está considerado como una herramienta administrativa y de operación para medir la parte financiera de la entidad, en él se definen las, responsabilidades, actividades necesarias que deben desarrollar los órganos de control y forma de participación, proporcionando información básica para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.

En el capitulo tres, se describe la metodología de la investigación utilizada para obtener la información, se fundamenta en el conocimiento científico documental y de campo, se encuentra dentro del paradigma cualitativo caracterizado por ser crítico propositivo y cuantitativo porque está orientado a la comprobación de hipótesis. Se utilizo métodos descriptivo, inductivo, deductivo y analítico, las técnicas para la obtención de la información son de fuentes primarias y secundarias como la observación y la entrevista; la construcción metodológica objeto de la investigación se inicio haciendo una observación del problema que mantiene la compañía Aerofaq

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x Cía. Ltda. recopilando información bibliográfica referente al tema objeto de estudio e información contable para evaluar la misma y sacar conclusiones

En el capitulo cuatro, se analiza e interpreta los resultados obtenidos en el proceso de investigación con respecto a la hipótesis general La elaboración de un manual de procedimiento a la compañía Aerofaq le permitirá mantener el orden de las funciones y responsabilidades en las distintas áreas y tener una visión clara en la toma de decisiones. En la primera hipótesis especifica se realiza el diagnostico a los controles internos actuales de la compañía Aerofaq Cía. Ltda. que van a permitir conocer si son los adecuados, a través de causas - efectos.

En el capitulo cinco, se establecen las conclusiones y las recomendaciones de la investigación en base a los resultados obtenidos se presentan sugerencias orientadas a mejorar la gestión administrativa, operativa, contables – financieras de la compañía Aaerofaq Cía. Ltda. donde se definen lineamientos que permitan elaborar un manual de procedimientos de control interno para mejorar las actividades de las áreas respectivas.

En el capitulo seis, se presenta la propuesta IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO QUE PERMITA EJECUTAR UNA EVALUACIÓN CONTINUA Y PERMANENTE DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, OPERATIVAS Y CONTABLES DE LA COMPAÑÍA QUEVEDO AEROFUMIGADORA AEROFAQ. CÍA. LTDA, misma que contiene Justificación Fundamentación, Objetivos, Importancia, Ubicación sectorial, Factibilidad, Actividades, Presupuesto, Impacto, Evaluación e Instructivo de funcionamiento, se a diseñado los procedimiento de control interno por área en la que cada una tiene objetivo, base legal , alcance, responsable del procedimiento, medidas y políticas de seguridad y de autocontrol, culminando con la bibliografía y anexos.

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ÍNDICE

Caratula

Certificación i

Aprobación del tribunal ii

Autoría iii

Dedicatoria iv

Agradecimiento v

Prólogo vi

Resumen Ejecutivo vii

Contenidos o índice x

CAPITULO I: MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN 1

1.1. Antecedentes 1

1.2. Ubicación y contextualización de la problemática 4 1.3. Situación actual de la problemática 5

1.4. Problema de investigación 7

1.4.1 Problemas derivados 7

1.5. Delimitación del problema 7

1.6. Justificación 8

1.7. Cambios esperados 9

1.8. Objetivos 10

1.8.1 General 10

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xii ….

CAPITULO II: MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN 11

2.1. Antecedentes 11

2.2. Principales Operaciones del Proceso Productivo 12

2.2.1. Preparación 13

2.2.2. Mesclado 13

2.2.3. Abastecimiento 13

2.2.4. Fumigación 13

2.2.5. Control de la Aerofumigación 13

2.3. Documento de control y enlace en las principales

operaciones del proceso productivo 13

2.4. Fundamentación teórica 14 2.4.1. Definición de Empresa 14 2.5. Clasificación 14 2.5.1. Microempresas 14 2.5.2. Pequeña Empresa 15 2.5.3. Mediana Empresa 16 2.5.4. Grande Empresa 17

2.6. Formas de Organización de las empresas 18

2.6.1. Sociedad Colectiva 19

2.6.2. Sociedad en Comandita Simple 19 2.6.3. Sociedad de Responsabilidad Limitada 19 2.6.4. Sociedad en Comandita por Acciones 19

2.6.5. Sociedad Anónima 19

2.7. Manual de procedimientos 20

2.8. Otras definiciones aplicadas a los procedimientos 20

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2.10. Ventajas de los manuales 21

2.11. Beneficios de los manuales 21

2.12. Objetivos y políticas 22

2.13. Contenido del manual de procedimientos 23

2.14. Manual de procedimiento y su aplicación dentro del control

interno 23

2.15. Definición de proceso 24

2.16. Definición de procedimientos 24

2.17. Diferencia entre proceso y procedimiento 25

2.18. Control interno 25

2.18.1. Definición y objetivos 25

2.18.2. Componentes del control interno 27 2.19. El control interno administrativo y contable 29 2.19.1. Ejemplos de Control Interno 31 2.20. Control interno del efectivo del inventario 32 2.21. Lista de Verificación para el control interno. 32 2.22. Sistema Contable y el control interno 33

2.23. Separación de obligaciones 34

2.24. Autorización apropiada 34

2.25. Documentos Adecuados 34

2.26. Procedimientos Apropiados 35

2.27. Salvaguardas Físicos. 35

2.28. Personal Confiable con responsabilidades claras 35

2.29. Conciliación Bancaria 36

2.30. Elementos del sistema de control interno y su justificación

con el contenido del manual de procedimientos 37

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xiv 2.32. Quienes deben utilizar el manual de procedimientos 39

2.33. Responsabilidad de los jefes de las áreas frente al manual

de procedimientos 39

2.34. Objetivos del Levantamiento de Procedimientos 40 2.35. Técnicas para realizar el levantamiento de procedimientos 41 2.36. Funciones del grupo directivo: 43 2.37. Funciones del grupo de apoyo: 43 2.38. Funciones del grupo asesor o coordinadores 44

2.39. Fases 44

2.40. Gestión estratégica por procesos 45

2.41. Priorización de Procesos: 47

2.42. Como revisar los procedimientos 49 2.43. Técnicas para el diseño y manejo de los puntos de control

en cada uno de los procedimientos 50 ..

….

CAPITULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 64 3.1. Métodos y técnicas utilizados en la investigación 64 3.1.1. Método de la investigación 64 3.1.1.1. Método descriptivo 64 3.1.1.2. Método inductivo 64 3.1.1.3. Método deductivo 64 3.1.1.4. Método Analítico 62 3.1.2. Técnicas de la investigación 65 3.1.2.1. Observación 65 3.1.2.2. Entrevista 65

3.2. Construcción metodológica del objeto de investigación 66 3.3. Elaboración del marco teórico 68

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xv 3.4. Recolección de la información empírica 68 3.5. Descripción de la información 68 3.6. Análisis e interpretación de los resultados 69 3.7. Construcción del informe de la investigación 69

…..

CAPITULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS

EN RELACIÓN CON LAS HIPÓTESIS DE INVESTIGACIÓN 71

4. Hipótesis General 71

4.1. Variable independiente 71

4.2. Variable dependiente 71 4.3. Discusión de la información obtenida en relación a la

naturaleza de la hipótesis

78

4.3.1. Comprobación disprobacion de la hipótesis 80 …

CAPITULO V: CONCLUSIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES 81

5.1. Conclusiones 81

5.2. Recomendaciones 82

…

CAPITULO VI: PROPUESTA ALTERNATIVA 83

6.1. Título de la propuesta 83

6.2. Justificación 83

6.3. Fundamentación 84

6.4. Objetivos 84

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6.4.2. Específicos 84

6.5. Importancia 84

6.6. Ubicación sectorial y física 85

6.7. Factibilidad 85

6.8. Actividades 86

6.9. Recursos (Humanos, administrativos y Financieros 86

6.9.1. Talento Humano 86 6.9.2. Recursos Administrativos 86 6.9.3. Recursos Materiales 87 6.9.4. Recursos Técnicos 87 6.9.5. Recursos financieros 87 6.9.6. Presupuesto 87 6.10. Impacto 88 6.11. Evaluación 88 6.12. Instructivo de funcionamiento 88 6.13. Plan de trabajo 89 BIBLIOGRAFÍA Y ANEXOS 236 Referencias Bibliográficas 236 ANEXOS 237 ÍNDICE DE CUADROS

CUADRO N° 1. Estructura de control interno 28 CUADRO N° 2. Diferencia entre gestión tradicional y estratégica 46 CUADRO Nº 3. Fundamentación básica del procedimiento o caratula

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CUADRO Nº 4. Formato único para el levantamiento de los _{procedimientos} 54

CUADRO Nº 5.

La empresa dispone de un manual de procedimiento de controles internos en la ejecución de las funciones en las diferentes áreas

72

CUADRO Nº 6. Los clientes cancelan las ventas a crédito de acuerdo _{con la política que dispone la compañía.}

73

CUADRO Nº 7. La empresa dispone de un departamento de recursos _Humanos

73

CUADRO Nº 8. Los documentos contables y tributarios son archivados _{adecuadamente para extraer información} 74

CUADRO Nº 9. Los saldos de las cuentas en el programa contable se _{mantienen actualizados.} 74

CUADRO Nº 10. Existe independencia entre el manejo de ventas y _{adquisiciones} 75

CUADRO Nº 11. De los ingresos recaudados en el día, se utilizan para

realizar adquisiciones 75

CUADRO Nº 12.

La documentación e información de las transacciones efectuadas en la oficina de la pista, le es proporcionada en el tiempo y de forma adecuada, para

que realice la respectiva contabilización 76

CUADRO Nº 13.

Todas las transacciones que se efectúan en la empresa son ingresadas oportunamente al programa

contable 76

CUADRO Nº 14. En la oficina central se dispone de un fondo de caja _{chica para cubrir los pagos menores} 77

CUADRO Nº 15. En la oficina ubicada en la pista se dispone de un _{fondo de caja chica para cubrir los pagos menores} 77

CUADRO Nº 16 Se lleva un control de los ingresos y salida de stock _{del combustible y aceite agrícola}

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