REVISIÓN
FECHA
CAMBIO
MOTIVO
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
JOSÉ ANGEL BUSTAMANTE
SALGADO
ALBA LUCIA MARTINEZ
RIVERA
MARIO ALBERTO BAENA
QUINCHÍA
CARGO
PROFESIONAL SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
PROFESIONAL SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE DEPARTAMENTO
GESTIÓN DOCUMENTAL
FIRMA
FECHA
OCTUBRE 24 DE 2014
OCTUBRE 31 DE 2014
OCTUBRE 31 DE 2014
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
PINAR
VSSC-GD-PLN-001
VERSIÓN 01
Páginas 10
(Octubre de 2014)
1. INTRODUCCIÓN ... 3
2. OBJETIVO ... 4
3. MARCO NORMATIVO EXTERNO ... 4
4. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ... 5
4.1 DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO ... 5
4.2 ASPECTOS
CRITICOS ... 6
4.3 PRIORIDADES ... 6
4.4 POLÍTICA ... 7
4.5 OBJETIVOS ... 7
4.6 PLANES ... 8
4.7 MAPA
DE
RUTA ... 9
4.8 MEDICIÓN ... 10
1. INTRODUCCIÓN
En este documento se describe el PINAR o Plan institucional de Archivos, el cual
un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con
los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
Establecer el plan de acción para el mejoramiento del archivo corporativo.
3. MARCO NORMATIVO EXTERNO
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se establecen las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado:
Artículo 21,
Programas de gestión documental
. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
Parágrafo
. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez
y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.
Decreto 2609 de 2012
, por medio de la cual se reglamenta el título V de la Ley
594 de 2000, en especial el artículo 21sobre programas de gestión documental.
La Política y los lineamientos establecidos, deben ser la base para facilitar el
adecuado control de la documentación de las Empresas Públicas de Medellín
E.S.P, desde su producción o captura hasta la disposición final.
Las disposiciones internas (circulares y decretos) que históricamente han
reglamentado la gestión de documentos en la empresa, han sido tenidas en
cuenta para la definición de esta política, sus lineamientos y reglas de negocio,
razón por la cual con la entrada en vigencia de esta manual, entran en
obsolescencia.
4. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
4.1
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
ELEMENTOS A INCLUIR
DESCRIPCIÓN
Gestión de Documentos
Actividades técnicas y administrativas que interactuan para alcanzar el control de la
documentación de la empresa desde su producción o recepción hasta su disposición
final.
Propósito empresarial
El Grupo EPM busca permanecer en el tiempo, creando valor para sus grupos de
interés, a través de una actuación que equilibre los resultados financieros,
económicos, sociales, y ambientales y favorezca el desarrollo con equidad en una
relación de beneficio mutuo en las sociedades donde actúa.
Estrategia
El Grupo EPM busca crecer en clientes, mercados, productos y servicios a través del
impulso de la productividad de sus negocios, de tal manera que el rendimiento de
sus inversiones genere los recursos necesarios para su desarrollo empresarial,
garantizando el cumplimiento de las expectativas de sus dueños, buscando un
equilibrio entre los resultados financieros, económicos, sociales y ambientales,
contribuyendo así a la sostenibilidad empresa-sociedad-medio ambiente.
Misión del Grupo EPM
Somos un Grupo Empresarial multilatino, de origen colombiano y naturaleza pública,
que genera bienestar y desarrollo con equidad en los entornos donde participa,
mediante la prestación responsable e integral de soluciones en electricidad y gas,
agua, aseo y tecnología de la información y las comunicaciones – TIC.
Valores corporativos Grupo EPM Resonsabilidad, Transparencia, Calidez, Innovación, Compromiso, Confiabilidad,
Servir.
Visión Grupo EPM
En el 2022 el Grupo Empresarial EPM habrá logrado posicionarse entre las 50
primeras multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil,
Chile, Perú y México, siendo referente en excelencia operativa, reputación y
transparencia; ofreciendo a los clientes y al mercado un portafolio integral de
soluciones competitivas en electricidad y gas, agua, aseo y tecnología de la
información y las comunicaciones – TIC, fundamentadas en prácticas socialmente
responsables con todos los grupos de interés.
El modelo de procesos para el Grupo EPM se
encuentra en implementación
Que algunos procesos implementen Soluciones de Gestión de
Documentos específicas, sin contar con las que ofrece el
proceso Gestión de Documentos para el Grupo EPM
Los aplicativos informaticos para gestión de
documentos en el Grupo EPM, no son incluidos en
la planificación del control de documentos de los
proyectos
Ineficiencia operacional
Pérdida de información no estructurada
Instrumentos archivísticos sin implementar en el
Grupo EPM
Sanción por incumplimiento de la normatividad archivística
Colombiana.
4.3
PRIORIDADES
ASPECTO CRITICO Administración de archivos Acceso a la información Preservación de la información Aspectos tecnológicos y de
seguridad Fortalecimiento y articulación TOTAL
Ʃ El modelo de procesos
para el Grupo EPM se encuentra en implementación 1 1 3 3 5
13
Los aplicativos informaticos para gestión de documentos en el Grupo EPM, no son incluidos en la planificación del conrol de documentos de los proyectos 3 5 4 4 420
Instrumentos archivísticos sin implementar en el Grupo EPM 1 1 5 0 411
TOTAL Ʃ5
7
12
7
13
EJES ARTICULADORES4.4
POLÍTICA
ASPECTOS CRITICOS
VALOR
EJES ARTICULADORES
VALOR
El modelo de procesos para el Grupo EPM
se encuentra en implementación
13
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
5
Los aplicativos informaticos para gestión de
documentos en el Grupo EPM, no son
incluidos en la planificación del conrol de
documentos de los proyectos
20
ACCESO A LA INFORMACIÓN
5
Instrumentos archivísticos sin implementar
en el Grupo EPM
11
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
5
POLÍTICA PARA GESTIÓN DE INFORMACIÓN:
El Grupo EPM gestiona su información implementando acciones en los componentes de organización, procesos, normatividad y tecnología,
considerando los requerimientos de sus Grupos de Interés, con el fin de proporcionar información íntegra, confiable y disponible para una
adecuada y oportuna toma de decisiones que apalanquen el crecimiento y la sostenibilidad empresarial
4.5
OBJETIVOS
ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES
OBJETIVOS
PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
El modelo de procesos para el Grupo
EPM se encuentra en implementación
Incorporar el proceso Gestión de
Docuentos a Modelo de Procesos de
Grupo EPM
Implementación del software
para modelamiento de procesos
Los aplicativos informaticos para gestión
de documentos en el Grupo EPM, no son
incluidos en la planificación del control de
documentos de los proyectos
Implementar la Gestión Electrónica de
Documentos, como estrategia para
alcanzar el flujo de información confiable
para la toma de decisiones y la articulación
de los procesos y proyectos del Grupo
EPM con el proceso Gestión de
Documentos.
Proyecto Gestión de
Información
Instrumentos archivísticos sin
implementar en el Grupo EPM
Implementar los instrumentos archivísticos
establecidos por el Archivo Geneal de La
Nación, como medios para el
mejoramiento del proceso y su articulación
con la normatividad archivística
Colombiana.
Actualización e implementación
de las TRD y TVD.
Publicar el PGD.
Implementación del Inventario
Único de Documentos
(MERCURIO).
ACTIVIDAD Responsable Fecha de Inicio Fecha Final Entregable Observaciones Modelar el proceso Gestión de
Documentos
José Angel Bustamante Salgado
Febrero 04 de 2014
Junio 01 de 2014 Mapa del proceso aprobado El modelamento obedece a la metodología de gestión por procesos de EPM
Implementar la Gestión Electrónica de Documentos en el grupo EPM
Mario Alberto Baena Quinchía
Marzo 22 de 2009 Diciembre 31 de 2015 Integración de los aplicativos informaticos: MERCURIO ENTER NEON ONEWORLD VAULT MEMORANDO Avances: Interfase NEON-MERCURIO. Interfase ENTER-MERCURIO. Vault en producción en proyecto PETAR. Vault en prueba piloto en proyecto Ituango. Expedientes electrónicos de instalaciones y clientes.
Expedientes electrónicos de historias laborales.
Historias medico ocupacionales electrónicas.
Archivo intermedio electrónico. Iniciativa de integración NEON ENTER -MECURIO - PÁGINA WEB .
Actos administrativos en ENTER. Flujos de trabajo facturas,PQRs y entes de control en MERCURIO
Poner en marcha el Inventario único de Documentos
Julian Esteban Santamaria Sanchez
Junio 03 de 2014 Diciembre 31 de 2015 Inventario Único de Documentos en producción
Este plan se encuentra en fase de desarrollo por parte de TI
Elaborar el Programa de Gestión Documental
José Angel Bustamante Salgado /Elizabeth Soto A.
Abril 22 de 2014 Septiembre 30 de 2014
Documento word: Programa Gestión Documental
Se encuentra en fase de revisión para aprobación
Actualizar las Tablas de Retención Documental
José Angel Bustamante Salgado
Junio 03 de 2014 Diciembre 15 de 2014 Tablas de retención actualizadas y entregadas al Comité Evaluador del Consejo Departamental de Archivos
Debido a cambios en la estructura administrativa de EPM a partir del 04 de agosto, se dificultó el avance de las tareas
Elaborar el Manual Interno de Archivo y Comunicaciones Oficiales
José Angel Bustamante Salgado
Noviembre 01 de 2014
Junio30 de 2015 Documento word: Manual Interno de Archivo y Comunicaciones Oficiales
Sedebe actualizar el documento original de acuerdo con el estado actua de proceso.
INDICADOR INDICE SENTIDO META
Modelar el proceso Gestión de Documentos
Caracterización y Mapa del proceso GD
Mapa del proceso GD aprobado Implementar la Gestión Electrónica de Documentos en el grupo EPM Aplicativos informaticos para GD en producción. Lieamientos para Gestión Electrónica de Documementos. Actos administrativos y expedientes electrónicos Aplicativos informaticos para gestion de documentos incoporados a los procesos y proyectos del Grupo EPM Inventario Único de Documentos Inventario Inventario en producción Programa de Gestión Documental
Documento Documento Aprobado
Actualizar las Tablas de Retención Documental
Documento TRD entregadas al
CDA Elaborar el Manual Interno de
Archivo y Comunicaciones Oficiales
Documento Documento Aprobado
TIPO CARACTERISTICAS
Horas nómina Conocedores del proceso Gestion de Documentos y la normatividad archivistica Equipos de computacíón Windows 7 u 8 Red de datos Correo electrónico e
internet
Son personas que laboran en el proceso Gestión de Documentos y dedican parte de su jornada laboral a esta actividad
Son los equipos de computación de dotación que la empresa Es la red de datos e intenet corporativa.
OBSERVACIONES procesos.
Alcance: Instrumentos archivísticos, Tecnología Inormatica para Gestión de Dcumentos y Articulación con la Gestión por procesos.
Responsable del Plan: MARIO ALBERTO BAENA QUICHÍA, Jefe del Departamento Gestión Documental
INDICADORES
4.7
MAPA DE RUTA
Corto plazo
(1 año)
2014
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Modelar el proceso Gestión de
Docuentos
Implementar la Gestión Electrónica de
Documentos en el grupo EPM
X
X
Poner en marcha el Inventario ünico de
Documetos
X
Elaborar el Programa de Gesitión
Documental
X
Actualizar las Tablas de Retención
Documental
X
Elaborar el Manual Interno de Archivo y
Comunicaciones Oficiales
X
X
Mediano plazo (1 a 4
años)
Largo plazo (4 años en
adelante)
Plan o Proyecto
Gestión de Docuentos proceso aprobado 100 100 Implementar la Gestión Electrónica de Documentos en el grupo EPM Integración de los aplicativos informaticos: MERCURIO ENTER NEON VAULT MEMORANDO 100 50 Aplicativos en marcha. Expediente Instalaciones y Clientes. Expediente Laboral. Inclusión en proyecto Cadena de Suministro. Poner en marcha el Inventario ünico de Documetos Inventario Único de Documetos en producción 100 100 En desarrollo Elaborar el Programa de Gesitión Documental Documento word: Programa Gestión Documental 100 100 En elaboración
Actualizar las Tablas de Retención Documental Tablas de retención actualizadas y entregadas al Comité Evaluador del Consejo Departament al de Archivos 100 100 En eaboración Elaborar el Manual Interno de Archivo y Comunicaciones Oficiales Documento word: Manual Interno de Archivo y Comunicacion es Oficiales 100 20 60 En elaboración
