BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DE CONTRATOS DE SOFTWARE PARA EMPRESAS PEQUEÑAS DE SOFTWAREN elé

BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DE CONTRATOS DE

SOFTWARE PARA EMPRESAS PEQUEÑAS DE SOFTWARE

Merchán, L

Universidad de San Buenaventura, Cali, Colombia

Resumen

En razón a la poca experiencia en desarrollo y elaboración de contratos de software en las empresas del Parque Tecnológico de la Universidad de San Buenaventura, se decidió desarrollar un modelo de gestión de buenas prácticas que le permita a las empresas usuarias generar contratos de software a partir de clausulas y componentes personalizados tomados de una base de conocimientos que dispone de contratos en los cuales se contemplan de acuerdo a su tipo las diferentes cláusulas a ser consideradas. Para una mayor facilidad se desarrolló una herramienta informática de soporte.

Abstract

Due to the limited experience in developing and drafting contracts in business software Technology Park, University of San Buenaventura, was decided to develop a management model of good practice that allows all business users to create software contracts from clauses and components taken from a knowledge base that has them covering contracts according to their type, the various clauses to be contained. For ease developed a computer tool support.

Keywords: Contract, Software process, Software development

1. Introducción

Son muchas las empresas, especialmente aquellas que apenas están incursionando en el mundo empresarial, que se ven hoy en día involucradas en procesos de demandas y situaciones poco favorables para su crecimiento debido a la realización de procesos contractuales y jurídicos críticos que exigen experiencia y un análisis minucioso y riguroso. Nos referimos a la contratación de software con otras empresas o entidades públicas.

El desconocimiento de los factores que regulan el proceso de contratación pública y privada y del cómo deben realizarse los contratos sin importar su naturaleza o qué elementos deben contener que permitan estipular detalladamente los compromisos y sanciones de las partes involucradas, conllevan a la generación de situaciones como:

 Realización de contratos demasiado extensos sin el contenido jurídico requerido lo que dificulta la interpretación y cumplimiento de las obligaciones y sanciones asumidas.

 La no retroalimentación de las experiencias en contratación que permita replicar las buenas prácticas así como alertar sobre cláusulas que han tenido problemas de aplicación, interpretación o cumplimiento.

Teniendo en cuenta lo anterior y debido a la gran importancia que tiene para cualquier empresa de software la correcta elaboración de un contrato para la adquisición o desarrollo de un software o compra de licencias, se ha decidido desarrollar un modelo que sirva como guía o marco de referencia para que cualquier empresa pueda realizar de una forma más adecuada y organizada contratos de software. En el modelo se encuentran contenidos todos los aspectos que se deben considerar en un contrato de software

2 Planteamiento del Problema

Actualmente en el Parque Tecnológico de la Universidad de San Buenaventura, existen muchas empresas emprendedoras dedicadas a la industria del software donde uno de los elementos claves en su gestión son los contratos de software. Al ser empresas emprendedoras, muchas en proceso de incubación, cuentan con muy poco conocimiento sobre el proceso de elaboración de contratos. Su inexperiencia en la industria, hace que al elaborar contratos de software se omitan puntos relevantes tales como tiempo en el desarrollo de aplicaciones o prestación de servicios, cláusulas de incumplimiento tanto para la empresa que presta el servicio como para el cliente y pólizas entre otras, exponiéndose a riesgos que pueden ser decisivos para una empresa que está en proceso de crecimiento.

Teniendo en cuenta lo anterior, se percibió la necesidad de desarrollar un modelo guía, que permita elaborar contratos de software mucho más detallados y completos, a partir de la experiencia de otras empresas de la misma industria, minimizando el riesgo de incurrir en situaciones poco favorables. Lo anterior redundará en buenas prácticas que les permitirá afrontar exitosamente los procesos de contratación.

3 Características de las empresas impactadas por el modelo

Las empresas pequeñas de software han venido ganando terreno en al campo del reconocimiento de sus características particulares a la luz de los estándares en pro de obtener que los mismos reconozcan sus necesidades a la vez de sus limitantes. Es así como el Standards for the International Organization for Standardization/ International Electrotechnical Commission Joint Technical Committee 1/Sub Committee 7 (ISO/IEC JTC 1/SC7) ha establecido el Work Group 24 (WG-24) con el ánimo de propender por modelos de madurez enfocados principalmente en los niveles bajos en empresas que cuentan con muy poco personal y recursos. Es así como también se acuña el nombre de Very Small Enterprise (VSE) [2].

En la reunión de Thailandia en mayo del 2006, el WG24 estableció 2 perfiles para empresas: de 1 hasta 9 empleados y de 10 a 25 empleados [2].

Un estudio de caracterización de la industria local [2] estableció las siguientes características para las empresas de desarrollo de software [3]:

 El 73% de las empresas tienen en promedio 3 años de antigüedad.

definidos, roles y estándares a través de tareas especializadas. Los procesos son simples y flexibles.

 El 96% no han implementado procesos de contratación y manifiestan que no conocen de aspectos legales de contratación y carecen de experiencia sobre los componentes de los contratos de software.

En razón a lo anterior el Laboratorio de Investigación para el Desarrollo de la Ingeniería de Software (LIDIS) decidió adelantar una investigación que condujera a un modelo ágil soportado por una herramienta informática que permitiera a las empresas pequeñas desarrolladoras de software apropiar la gestión de contratación de software a partir de experiencias y buenas prácticas.

4 Referente Teórico

La elaboración de contratos en Colombia se encuentra enmarcada dentro de los procesos de Contratación Pública y Privada regidos por el Código Civil y la Ley 1150 del 2007.

La contratación pública es un proceso mediante el cual las entidades públicas o privadas contratan con personas jurídicas o naturales del sector público, para cumplir con algunas de sus obligaciones [3]. La Ley 1150 del 2007 a través de los decretos reglamentarios establece el estatuto general de contratación pública.

Aunque el proceso de contratación privada se rige por el código civil, muchas empresas contratan siguiendo procedimientos muy similares al de contratación pública.

El contratante quien paga por recibir un bien o servicio y el contratista quien provee un bien o servicio, son las partes involucradas dentro de este proceso.

El proceso de contratación pública inicia con una convocatoria pública realizada por una entidad pública (Ley 1150 del 2007), en el cual los interesados en participar presentan sus ofertas y es la entidad quien selecciona la propuesta más acorde a sus necesidades. El proceso de contratación directa es una excepción; se realiza cuando no es posible hacer una licitación por situaciones especiales o necesidades técnicas específicas [5] [6].

Finalmente el acuerdo de Cartagena en su decisión 351 establece el régimen común sobre derechos de autor. Específicamente el decreto 351 establece lo relacionado con programas de computador y bases de datos. Igualmente la Ley 44 de 1993 demarca lo relacionado con el registro nacional del derecho de autor. Ya la Ley 23 de 1982 había definido los tipos de obras sobre las que aplican los derechos de autor, y más específicamente el artículo 6 en cuanto al software [7] [8].

A continuación se presentan las etapas ser contempladas en cada tipo de contratación (contratación pública y contratación privada).

4.1 Proceso de contratación pública

La contratación pública consta de 3 etapas: exigencias previas, desarrollo y culminación. 4.1.1 Etapa 1. Exigencias Previas

Esta etapa consta de 6 actividades:

 Elaborar estudios, diseños y planes. Se realizan una serie de estudios como es el plan de desarrollo (especifica la forma de adjudicación) y el presupuesto aprobado (se prevé la financiación del proyecto).

 Elaborar los pliegos de condiciones. Es un documento que tiene varios aspectos: Primero, lo relacionado con el objeto de la contratación y sus aspectos generales. El segundo aspecto es el relacionado con el contratista y las condiciones que se le exigen (datos de experiencia, capacidad técnica, etc.). El tercer aspecto es lo referente al plazo, precio, forma de pago y todo lo relacionado con las especificaciones del objeto, a partir de la cláusula principal o central que es el objeto. El cuarto aspecto es el relativo a las reglas de evaluación o calificación de las propuestas y de los factores que se tendrán en cuenta para la adjudicación o para eventualmente declarar desierta la contratación [4].

 Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal. En esta actividad se debe certificar que existe un presupuesto para la realización de la contratación.

 Remitir la información a la cámara y comercio de la localidad.

 Publicar aviso. Se realiza el llamado a la contratación publicando como máximo 3 avisos y con una antelación entre 10 y 20 días.

4.1.2 Etapa 2. Desarrollo

Esta etapa consta de 6 actividades:

 Abrir contratación. La contratación se abre con el acto administrativo que lo emite el representante legal de la entidad.

 Realizar audiencia. Se efectúa 3 días después de la orden de apertura. La audiencia tiene como objetivo aclarar los aspectos que son confusos en el proceso.

 Presentar ofertas. Se deben entregar en sobre cerrado y presentar dentro del plazo de la contratación

 Cerrar licitación o concurso. Asisten todos los proponentes y se elabora el acta de cierre que suscriben todos los asistentes presentes.

 Evaluar las ofertas. Se evalúan las ofertas presentadas con los distintos estudios técnicos, económicos y jurídicos y se registran las observaciones pertinentes.

 Consultar informes de evaluación. Los informes deben permanecer 5 hábiles para que los contratistas realicen observaciones sin poder mejorar o modificar las propuestas.

4.1.3 Etapa 3. Culminación Esta etapa consta de 6 actividades:

 Adjudicación. Se realiza en una audiencia pública en donde se menciona a los proponentes la calificación que obtuvieron. Debe producirse dentro del plazo señalado en los pliegos respectivos y con evaluación objetiva.

 Firma del contrato. Debe producirse dentro del plazo fijado en los pliegos. En caso de no firmar el contratista, la entidad en los 15 días siguientes puede adjudicar el proyecto al contratista que ocupó el segundo lugar.

 Perfeccionar el contrato. En esta actividad firman las 2 partes con el registro presupuestal ya perfeccionado. Posteriormente el contrato se debe de publicar en el diario oficial.  Ejecutar el contrato. Se necesita la aprobación de la disponibilidad presupuestal y la

garantía única de cumplimiento.

 Liquidar el contrato. Se realiza mediante un acta de cierre administrativo de las obligaciones de las partes.

4.2 Contratación privada

El proceso de contratación privada es un acuerdo entre 2 o más partes por el que acuerdan la compra de productos y/o la prestación de servicios.

El proceso de contratación privada consta de 5 etapas. 4.2.1 Etapa 1. Preparación del documento de entendimiento

Un documento de entendimiento (conocido como Request For Proposal – RFP) es un documento para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos y/o servicios. El documento define los entregables del proyecto, el marco de ejecución, los requisitos de la empresa y las condiciones bajo las cuales contrataría [5].

El documento debe entre otros considerar los siguientes aspectos:  Especificación del producto o servicio.

 Información del contratante.

 Información del proceso de contratación.

 Estructura de criterios para seleccionar o descalificar a los proponentes.  Levantamiento de requerimientos base de la contratación.

4.2.2 Etapa 2. Desarrollo de la contratación A través de las siguientes actividades:

 Invitación de proponentes a participar del proceso.  Recepción de propuestas.

4.2.3 Etapa 3. Evaluación de propuestas A través de las siguientes actividades:

 Evaluación y preselección de las propuestas.  Presentación de prototipos.

 Visitas a empresas referenciadas.

 Evaluación final. Debe contemplar los conceptos jurídicos, técnicos y financieros. 4.2.4 Etapa 4. Negociación

 Determinar la cuantía, alcance, características y tiempo.  Determinar formas y plazos de pago.

4.2.5 Etapa 5. Elaboración del contrato

Se procede finalmente a la elaboración y perfeccionamiento del contrato.

4.3 Tipos de contratos

Uno de los aspectos definidos dentro del proceso de elaboración del modelo fue el manejo de diferentes tipos y clases de contratos que permitieran abarcar todos los servicios que pueden adquirir o prestar las empresas de software. Dentro de los tipos de contratos definidos se contemplaron:

4.3.1 Contrato de Implementación

Contratos que permiten establecer las condiciones bajos las cuales una empresa presta o solicita los servicios de instalación y puesta en marcha de las aplicaciones.

4.3.2. Contrato de Desarrollo

Contrato mediante el cual las empresas contratan con otras el desarrollo de aplicaciones.

4.3.3. Contrato de licenciamiento

Contratos mediante el cual la persona dueña de los derechos de autor permite a otra la utilización de un producto, durante un periodo determinado y bajo unas condiciones establecidas.

4.3.4 Contrato de Mantenimiento

Contratos celebrados entre empresas o personas naturales donde se realizan acuerdos de prestación de servicios de revisión, reparación y mantenimiento en condiciones optimas de las aplicaciones.

5 Metodología Propuesta

Se detalla a continuación el proceso metodológico establecido como marco del proceso de contratación de software y que sirvió de marco de referencia para la construcción de la herramienta informática que soporta la metodología.

5.1 Paso 1: Selección de tipo y clase contrato

La clase de contrato se refiere a si el contrato se encuentra enmarcado dentro de un proceso de contratación pública o privado que como se pudo observar tienen diferencias procedimentales. En cuanto al tipo de contrato se define el tipo de servicio que se va a contratar: implementación, desarrollo, licenciamiento o mantenimiento ya que cada uno de ellos tendrá características muy particulares.

5.2 Paso 2: Selección de componentes

Para la selección de los componentes generales que fueron incluidos en los contratos realizados por los usuarios, se realizó una revisión minuciosa a una muestra de 35 contratos de diferentes tipos. El resultado obtenido permitió determinar algunos de los componentes más utilizados en un contrato como:

 Encabezado  Objeto

 Obligaciones del contratante  Obligaciones del contratista  Precio y forma de pago  Garantías

 Sanciones por incumplimiento  Pólizas

 Plazo de entrega

Estos componentes son generales para los todos los contratos, aunque es posible la creación de nuevos componentes en el modelo dependiendo de las necesidades propias del tipo y clase de contrato.

5.3 Paso 3: Selección de cláusulas

Teniendo en cuenta la definición y función de los componentes dentro de un contrato, se hace necesaria la asignación de las cláusulas a cada uno de ellos. Esta asignación se realizó a partir de la búsqueda, recolección y observación de las características propias de cada una de las cláusulas pertenecientes a la muestra tomada inicialmente.

La identificación de las características propias de cada una de las cláusulas es la que permite realizar una asignación de forma adecuada, asegurando que sean agrupadas dentro del componente más acorde y evitando que puedan ser agrupadas en varios componentes, debido a que éstas por su naturaleza, no pueden pertenecer a dos componentes diferentes.

El seguimiento a las cláusulas se realiza mediante la asignación de versiones, es decir, las cláusulas se encuentran versionadas dependiendo del componente al que pertenecen y al número de cláusulas registradas por un usuario en el sistema permitiendo así, la realización de un seguimiento detallado y el conocimiento de su evolución a través del tiempo.

5.4 Paso 4: Análisis estadístico

Por último, se define el proceso para la generación de estadísticas correspondientes a las cláusulas más utilizadas, componentes más utilizados, tipos de contrato más utilizados y clases de contrato más utilizadas lo que permite recoger las mejores prácticas a partir de las cuales se construyen los contratos.

6 Conclusiones y Trabajos Futuros

las cláusulas y componentes realizadas por otras empresas, generando conocimiento y confianza a los usuarios.

 Los contratos y su elaboración, conforman algunos de los aspectos más importantes de una empresa, especialmente para aquellas que por su condición de empresas en proceso de crecimiento y de incursión en el mercado, carecen de la experiencia y del conocimiento suficiente y necesario para desarrollar este tipo de documentos de manera correcta. Correcta en el sentido de abarcar todos y cada uno elementos jurídicos que les permiten establecer compromisos de manera transparente y segura, minimizando riesgos, convirtiéndose así en un elemento clave en el ejercicio de cualquier empresa sin importar su naturaleza, pues determina condiciones y compromisos decisivos para su crecimiento y expansión.

 El proceso de contratación es una de las actividades más importantes con que se enfrentan las empresas. Al no tener claro este proceso, omiten actividades y puntos claves que son decisivos para un desarrollo óptimo. Es necesario tener en cuenta las etapas de cada proceso de contratación ya sea público o privado y las actividades que cada etapa conlleva.

 La base de datos se seguirá alimentado a partir de los contratos de las empresas de desarrollo de software así como de contratos que se alimenten a partir de experiencias externas al parque tecnológico y que sirvan como referentes de actualización y buenas prácticas de contratación de software.

Referencias

 [1] http://www.infofranquicias.com/cd-017/La-importancia-de-un-buen-contrato.aspx (Fecha de Acceso: 22 de Octubre del 2008).

 [2] Merchán, L. y Rebollar, R. Propuesta de un modelo liviano de mejoramiento de procesos para empresas pequeñas de desarrollo de software. Zaragoza, España, Actas del XII Congreso Internacional de Ingeniería de Proyectos, 2008. P. 456-345.

 [3] http://www.infofranquicias.com/cd-3017/La-importancia-de-un-buen-contrato.aspx (Fecha de Acceso: 22 de Octubre del 2008).

 [4]

http://www.avanza.org.co/archivos/676ff593dcb3454fd4de6c02316ed440/_tallerNHG2.p pt. (Fecha de Acceso: Octubre 22 del 2008).

 [5] http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/eco/contraest-1.htm (Fecha de Acceso: 25 de Octubre del 2008).

 [6] http://www.gestiopolis.com/delta/term/TER343.html (Fecha de Acceso: 25 de Octubre del 2008).

 [7] http://www.eumed.net/cursecon/dic/P1.htm (Fecha de Acceso: 22 de Octubre del 2008).

Agradecimientos

Se reconoce a las empresas que aportaron sus contratos a través de la participación en la presente investigación. Igualmente a las estudiantes Johanna Castillo y Laura Zuluaga por el de desarrollo de la respectiva herramienta informática de soporte a la propuesta metodológica.

Correspondencia

Luis Merchán Paredes

e-mail: [email protected]

Facultad de Ingeniería, Universidad de San Buenaventura, Seccional Cali

Cali – Colombia Teléfonos: 0057. 2. 3182224