UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
Proyecto Integrador de Carrera previa la obtención
del título de:
INGENIERAS EN CONTABILIDAD SUPERIOR, FINANZAS Y
AUDITOR, C.P.A
TEMA:
“MANUAL DE MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y DE
CONTROL ADMINISTRATIVO DEL ÁREA DE SALUD N° 1 PASTAZA”
AUTORAS : TLGA. DAMARIS PAULINA SÁNCHEZ MOYOLEMA
TLGA. MÓNICA GABRIELA SINCHI REINOSO
ASESORA : DRA. MIRYAN AREVALO
ii
CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA
Puyo, 26 de Marzo del 2010
Dra. Miryan Arévalo, en mi calidad de asesora del Proyecto Integrador de Carrera previa la
obtención del Titulo de
INGENIERAS EN CONTABILIDAD SUPERIOR,
FINANZAS Y AUDITOR, C.P.A, de las tecnólogas DAMARIS PAULINA
SÁNCHEZ MOYOLEMA Y MÓNICA GABRIELA SINCHI REINOSO, cuyo
tema es “
MANUAL DE MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y DECONTROL ADMINISTRATIVO DEL ÁREA DE SALUD N° 1 PASTAZA”, certifico que el mismo observa las orientaciones técnicas y metodológicas de la Investigación Científica, cumpliendo con las disposiciones emitidas por la Universidad Regional Autónoma de los
Andes “UNIANDES” a través de la Facultad de Sistemas Mercantiles, por lo que autorizo
hacer uso de la presente para los fines legales consiguientes a su sustentación ante el Tribunal de Grado correspondiente.
ATENTAMENTE,
iii
AUTORÍA
Las ideas y conceptos, así como el tratamiento formal y científico de la metodología de la investigación contemplados en: “MANUAL DE MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL ÁREA DE SALUD N° 1 PASTAZA”, Trabajo Integrador de Fin de Carrera previo a la obtención del Título de Ingenieras en Contabilidad Superior, Finanzas y Auditor C.P.A por la Facultad de Sistemas Mercantiles de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes” es de nuestra
responsabilidad.
AUTORAS:
iv
AGRADECIMIENTO
Nuestro más grato agradecimiento a nuestra tutora por su
alegría y transparencia de cristal con que nos entregó sus
sabias enseñanzas, gracias a nuestros padres que con su
nobleza y sacrificio, vertieron todo su apostolado en nuestras
almas.
v
DEDICATORIA
A nuestros padres:
Que con su afán y sacrificio, hicieron posible la culminación
de esta etapa de nuestra carrera que nos ha capacitado
para un futuro mejor y que siempre pondremos al servicio
del bien, la verdad y la justicia.
vi
RESUMEN
El presente trabajo, cuenta con bases científicas e investigativas que nos ha permitido desarrollarlo; primero cuenta con bases teóricas de contabilidad General en materia de activos y en el caso del Área de Salud N° 1 Pastaza se ha tomado en consideración los Activos Fijos, su valor, la depreciación y el tratamiento que cada uno por separado y juntos cumplen; la Normativa Gubernamental también es importante en éste caso ya que al cumplirla nos permitirá un correcto manejo de los Bienes del Sector Público, hemos tomado en cuenta la Auditoría como una herramienta para realizar un examen que nos ayude a obtener resultados que aumente el proceso que se debe llevar a cabo a los Bienes de la Institución como sus procesos transparentando las transacciones y llevando un verdadero proceso claro en bien de las cosas públicas.
vii
SUMMARY
The present work, has scientific and investigative bases that it has allowed us to develop it; first bill with theoretical bases of General accounting as regards active and in the case of the Area of Health N° 1 Pastaza has taken in consideration the Fixed assets, its value, the depreciation and the treatment that each one for separate and together they complete; the Government Regulatory scheme is also important in this case since when completing it will allow us a correct handling of the Goods of the Public sector, we have taken into account the Audit like a tool to carry out an exam that he/she helps us to obtain results that the process that should be carried out to the Goods of the Institution like its processes revealing the transactions increases and taking a true clear process in well of the public things.
viii
INDICE
CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA……… AUTORIA……….. AGRADECIMIENTO……….. DEDICATORIA……… RESUMEN………. CAPÍTULO I………. EL OBJETO DE TRANSFORMACIÓN………...
1.1 ANTECEDENTES Y ESTADO ACTUAL DEL
OBJETO DE TRANSFORMACIÓN………..
1.2 IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO………
1.3 OBJETIVOS………..
1.3.1. Objetivo general………
1.3.2. Objetivos específicos……….
1.3 BENEFICIARIOS……….
CAPÍTULO II………... DISEÑO TEÓRICO-METODOLÓGICO DE LA PROPUESTA……….. 2.1. BASES TEÓRICAS DEL PROYECTO
INTEGRADOR DE CARRERA……… 2.1.1 CONTABILIDAD GENERAL……….. 2.1.1.1 ACTIVOS………..
2.1.1.1.1 ACTIVOSFIJOS………..
2.1.1.2 NORMATIVA DEL SISTEMA DE
ix
2.1.1.2.1 PRINCIPIOS GENERALES……… 2.1.1.2.2OBLIGATORIEDAD DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA……… 2.1.1.2.3 NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL… 2.1.1.2.4 NORMAS TÉCNICAS DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL……… 2.1.1.3 CATÁLOGO DE CUENTAS……… 2.1.1.4 ASOCIACIÓN CONTABLE PRESUPUESTARIA……… 2.1.1.5 SISTEMA DE CODIFICACIÓN……… 2.1.2 AUDITORÍA FINANCIERA………. 2.1.3 AUDITORÍA INTERNA………
2.1.4 PARTES DE UN MANUAL……….
2.2. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA DEL PROYECTO…….. 2.2.1 METODOLOGÍA……… 2.2.1.1TIPOS, MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN………
2.2.1.2 PLAN DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN………..
2.2.1.3 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LAINFORMACIÓN…… 2.2.2 TABULACIÓN DE LAS ENCUESTAS DIRIGIDAS AL
PERSONAL DEL ÁREA DE SALUD N°. 1 PASTAZA………. CAPITULO III………..
DISEÑO DE LAPROPUESTA……….
3.1 DISEÑO DE LAINVESTIGACIÓN DE CAMPO……….
3.1.1 PRESENTACIÓN……… 3.1.2 OBJETIVO GENERAL………..
x
3.1.3 ALCANCE DEL MANUAL……… 3.1.4 MARCO JURÍDICO………... 3.1.5 POLÍTICAS GENERALES……… 3.1.6 ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL DEL ÁREA
DE ADMINISTRACIÓN Y DE LOS ACTIVOS FIJOS………… 3.1.7 CODIFICACIÓN………. 3.1.7.1 CODIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS……….. 3.1.7.2 PLAN DE CUENTAS………... 3.1.7.3 FORMACIÓN DEL SISTEMA DE
CODIFICACIÓN ADMINISTRATIVO……….. 3.1.8 PLAN DE CUENTAS………..
3.1.9 SISTEMA DE CODIFICACIÓN ADMINISTRATIVO………. 3.1.10 SISTEMA DE CODIFICACIÓN ORDINAL……….
3.2CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………..
CAPÍTULO I
EL OBJETO DE TRANSFORMACIÓN
1.1 ANTECEDENTES Y ESTADO ACTUAL DEL OBJETO DE
TRANSFORMACIÓN
En el transcurso de los últimos años se observa un mejoramiento de las condiciones de salud de la población mundial, sin embargo, se registran programas de salud que tan solo se presentan en documentos escritos pero que en la realidad no se los cumple, éstos se dan por incoherencias en el presupuesto o en muchos de los casos por falta de infraestructura para atender a los miles de enfermos que acuden a nivel mundial a los diferentes sitios o puestos de salud para ser atendidos con calidad y de forma oportuna; presentándose como un espejismo ante tanta desigualdad mundial, mientras en las grandes metrópolis como Manhattan la asistencia médica puede ir hasta el hogar del paciente que lo necesite, al otro lado del hemisferio la realidad es abismal, tan solo en América del Sur existen zonas rurales, pequeñas ciudades y pueblos que no son atendidos ni una vez al año, por la distancia a la que se encuentran de los hospitales o por las condiciones marginales en las que viven.
organizacionales a nivel mundial que poco o nada pueden llegar a las zonas más desprotegidas del mundo.
En Ecuador las cosas no son diferentes, es uno de los países de la región con mayores desigualdades en materia de salud y con menor impacto de los recursos invertidos en salud.
La estructura dependiente del MSP (Ministerio de Salud Pública) está muy debilitada por la falta de presupuesto y su capacidad de liderar el sector, salud es por el momento limitada, apegada a lo asignado desde el Ministerio de Economía.
La red de servicios de salud dependiente del Ministerio de Salud Pública (MSP) se estructura de forma regionalizada con dos niveles de descentralización: el provincial (direcciones provinciales de salud) y cantonal (áreas de salud).
El principal problema que tienen las redes de salud es la escasez de personal y su limitada capacidad de resolución en atención primaria y especializada de nivel cantonal y provincial. Existen barreras económicas, culturales y geográficas que limitan el acceso a los servicios de salud y que afectan especialmente a la población pobre que vive en zonas rurales, indígena en su mayoría que siente las necesidades y a la realidad epidemiológica de poblaciones, especialmente en aquellas zonas más desprotegidas.
Una rápida mirada al sector salud en el Ecuador en las últimas décadas, refleja una realidad bastante problemática y la presencia de limitantes en su accionar: Acceso inequitativo a los servicios, bajas coberturas y calidad de atención, modelo de atención curativo y biologista, gestión centralizada, falta de una política integral de recursos humanos, inadecuada coordinación interinstitucional, paternalismo de instituciones públicas y privadas, alto costo de insumos y tecnologías, pero el principal es el mal uso que se les da a los pocos activos fijos que mantienen situación similar a la de otros países de la región, que sin embargo ha sufrido algunos cambios en los últimos años, cuando se empiezan a implementar acciones relacionadas con la reforma del sector salud, que inicia en la década de los 80´s.
Es importante señalar que en otras instituciones del Estado los problemas no son diferentes a los que se presentan en Salud, la infraestructura con la que cuentan es de forma reducida y en muchos de los casos no prestan las garantías para un desempeño laboral óptimo, pero los inconvenientes no terminan ahí, existen instituciones que no cuentan con la infraestructura para realizar sus funciones, ante esta situación los administradores han optado por arrendar oficinas improvisadas para realizar sus funciones.
El presupuesto para la compra de activos fijos dentro de las instituciones del Estado es reducido, pocas obras que han sido construidas por convenios con los Gobiernos Seccionales de turno, paulatinamente se ha podido abastecer ciertas instituciones con su infraestructura para la atención a sus usuarios; de manera especial en el tema Salud, los activos precarios tomando en cuenta que se necesitan insumos y activos de optima calidad para un buen servicio.
problemas no solo se centran en la falta de medicinas y de plazas para que lo cubran los muchos profesionales de la provincia.
Las mayores preocupaciones del Área, es el manejo de la cosa publica, por la carencia tecnológica de la administración pudo haber sido una causa para no contar con los requerimientos y estipulaciones en la decisión de crear un ente regulador para los Activos fijos de la institución.
Además existen deficiencias dentro de las instituciones de salud, la determinación de normativas de carácter particular que regulen los procesos relacionados con la administración de bienes, respondiendo a la estructura organizativa y el talento humano con que cuenta esta entidad de salud, problema que deriva efectos como mal uso, desconocimiento de la ubicación de los bienes, bienes improductivos, obsolescencia anticipada por falta de uso, compra de bienes que no están acorde con la necesidades y muchas veces con la tecnología, todo esto va en detrimento de los escasos recursos económicos asignados por el Ministerio de Finanzas año tras año, impidiendo entregar servicios con calidad, calidez, como es el lema del Ministerio de Salud Pública y por ende cumplir con los planes, programas, metas y objetivos trazados por el Área.
1.2 IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO.
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo general
Diseñar un manual de administración de activos fijos y de control administrativo que permitirá un uso adecuado de los bienes del Área de Salud N° 1 Pastaza.
1.3.2 Objetivos específicos
1.3.2.1 Fundamentar teóricamente la realización del Manual de Manejo, Administración de Activos Fijos y gestión en las entidades del sector público.
1.3.2.2 Determinar la condición actual del Área de Salud N°1 Pastaza.
1.3.2.3 Elaborar un Manual de Manejo y Administración de Activos Fijos y de control administrativo del Área de Salud N°1 Pastaza.
1.4 BENEFICIARIOS
El Área de Salud N°1 Pastaza, permitiéndole mejorar el control de sus procesos
administrativos.
Usuarios internos como los Agregadores de Valor (médicos, enfermeras y
odontólogos) y Habilitantes de Apoyo (personal administrativo) accediéndole a que realicen un proceso con eficacia.
Usuarios externos ya que son los beneficiarios más directos al acceder
CAPÍTULO II
DISEÑO TEÓRICO-METODOLÓGICO DE LA PROPUESTA
2.1. BASES TEÓRICAS DEL PROYECTO INTEGRADOR DE CARRERA
2.1.1 CONTABILIDAD GENERAL
2.1.1.1 ACTIVOS
Activos es el conjunto de bienes tangibles o intangibles que posee una empresa. Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos que el bien otorga. Eso no significa que sea necesaria la propiedad ni la tenencia. Los activos son un recurso o bien económico propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios. Los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa.
Una empresa pequeña puede tener un solo vehículo o una modesta oficina. Mientras que una gran tienda, un departamento o una fabrica, puede tener edificios, maquinarias y equipos sofisticados, terrenos, mobiliarios, cuentas por cobrar, etc.
2.1.1.1.1 ACTIVOS FIJOS
La proporción del activo fijo con relación al capital no es el mismo en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinarías, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo es grande o pequeño debemos conocer las características y el objeto fundamental de la empresa.
2.1.1.1.1.1Bienes Tangibles o Materiales
Representan la inversión que tiene la empresa en bienes con materia corpórea, como son: maquinarías, instalaciones, muebles y enseres, terrenos, edificios, equipos, etc.
La contabilización y control del activo fijo lo trataremos en la siguiente forma:
1. Compra 2. Control 3. Depreciación
4. Venta o Desincorporación
2.1.1.1.1.2 Compra de Activos Fijos
Al construir la de una planta de la fábrica no solamente se valorará el terreno y materiales empleados en la construcción del mismo, sino que se incluirán todos los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificación:
Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniería, estudios arquitectónicos, gastos de obreros, etc.
2.1.1.1.1.3 Control de Activos Fijos
Cada cuenta general de activos será desglosada en fichas que indicarán el movimiento de la misma. Por ejemplo: Maquinaria. Esta cuenta la controlaremos abriendo una ficha. Si tenemos cien máquinas tendremos abiertas cien fichas, una para cada máquina.
2.1.1.1.1.4 Depreciación del Activo Fijo
Teniendo en cuenta el principio contable de "Aplicación en el Tiempo" el cual sostiene que los gastos e ingresos deberán reflejarse en el período al cual corresponden, la depreciación es un procedimiento de distribución y tiene por objeto distribuir las pérdidas de valores de nuestros activos sujetos a depreciación entre los período en los cuales se realicen estas pérdidas.
Todos los bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados se acelera, lo que se denomina depreciación.
1. Normales
Son las que realizamos como consecuencia de su uso funcional y tiempo.
2. Anormales o Eventuales
Se realiza en forma eventual, como consecuencia de contingencias económicas u obsolescencia prematura como consecuencia de adelantos técnicos o científicos.
La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva de la entidad. Su distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe revelarse en las notas a los Estados contables.
2.1.1.1.1.5 Vida útil y valor de desecho
A menudo es difícil estimar la vida útil y el valor de desecho o de recuperación de un activo fijo, pero es necesario determinarlo antes de poder calcular el gasto de depreciación para un período. Por lo general, una compañía estima la vida útil de acuerdo con la experiencia previa obtenida con activos similares propiedad de la empresa.
2.1.1.1.1.6 Depreciación contable
Con excepción de los terrenos, la mayoría de los activos fijos tienen una vida útil limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro físico causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la pérdida de utilidad comparativa respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su contenido. La disminución de su valor, causada por los factores antes mencionados, se carga a un gasto llamado depreciación.
La depreciación indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada período fiscal. Se distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida útil al asignar una parte del costo del activo a cada período fiscal.
El cómputo de la depreciación de un período debe ser coherente con el criterio utilizado para el bien depreciado, es decir, si éste se incorpora al costo y nunca es revaluado, la depreciación se calcula sobre el costo original de adquisición, mientras que si existieron revalúos, debe computarse sobre los valores revaluados. Éste cálculo deberá realizarse cada vez que se incorpore un bien ó mejora con el fin de establecer el nuevo importe a depreciar.
Por otro lado, debe considerarse el valor residual final ó valor recuperable que será el que tendrá el bien cuando se discontinúe su empleo y se calcula deduciendo del precio de venta los gastos necesarios para su venta, incluyendo los costos de desinstalación y desmantelamiento, si éstos fueran necesarios.
Importe original +
Revalúos efectuados
-Valor recuperable =
Para calcular la depreciación imputable a cada período, debe conocerse:
Costo del bien, incluyendo los costos necesarios para su adquisición.
Vida útil del activo que deberá ser estimada técnicamente en función de las
características del bien, el uso que le dará, la política de mantenimiento del ente, la existencia de mercados tecnológicos que provoquen su obsolencia, etc.
Valor residual final.
Método de depreciación a utilizar para distribuir su costo a través de los
períodos contables.
2.1.1.1.1.7 Métodos de depreciación
Se han desarrollado varios métodos para estimar el gasto por depreciación de los activos fijos tangibles. Los cuatro métodos de depreciación más utilizados son:
El de la línea recta.
El de unidades producidas.
El de la suma de los dígitos de los años.
El del doble saldo decreciente.
MÉTODO CARGO DE DEPRECIACIÓN
Línea recta Igual todos los años de vida útil
Unidades producidas De acuerdo a la producción
Suma de los dígitos de los años Mayor los primeros años
Doble saldo decreciente Mayor los primeros años
2.1.1.1.1.8 Sistema de Depreciación
Los sistemas más importantes de depreciación son:
1. Sistema de línea recta 2. Sistemas decrecientes 3. Sistema creciente
4. Sistema del tiempo de trabajo realizado 5. Sistemas de reemplazo o retiro
El sistema de depreciación más utilizada es la depreciación de sistema de línea recta:
2.1.1.1.1.8.1 Sistema de línea recta
Se denomina línea recta, porque considera que las depreciaciones son continuas y sin variaciones, siendo su base principal el tiempo de vida útil calculada, sin tener presente si se uso mucho o poco.
El caso de no tener valor del residuo sería:
Cuota de Depredación=Costo del Bien a Depreciar La Vida útil estimada
Nota: Al obtener la cuota anual de depreciación podremos conocer la cuota mensual dividiendo la primera entre 12.
2.1.1.1.1.8.2 Método de las unidades producidas
El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el activo, o el número de horas que trabajará el activo, de acuerdo con la fórmula.
Para determinar el gasto anual de depreciación, se multiplica el costo por unidad producida por el número de unidades que producirá en ese período.
Los métodos de depreciación en línea recta y de unidades producidas distribuyen el gasto por depreciación de una manera equitativa. Con el método de línea recta el importe de la depreciación es el mismo para cada período fiscal. Con el método de unidades producidas el
DEPRECIACIÓN = VALOR ACTUAL–VALOR RESIDUAL
costo de depreciación es el mismo para cada unidad producida o de cuántas horas se emplean, durante el período fiscal.
2.1.1.1.1.8.3 Método de la suma de los dígitos de los años
En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el número de años de vida del activo. Utilizando el camión como ejemplo el cálculo de la depreciación, mediante el método de la suma de los dígitos de los años, se realiza en la forma siguiente:
Año 1 + año 2 + año 3 + año 4 + año 5 = 15 (denominador)
Puede usarse una fórmula sencilla para obtener el denominador.
Año + (año x año)
= denominador 2
2.1.1.1.1.8.4 Método del doble saldo decreciente
segundo año, lo mismo que en los subsiguientes, el porcentaje se aplica al valor en libros del activo. El valor en libros significa el costo del activo menos la depreciación acumulada.
2.1.1.1.1.8.5 Depreciación en períodos fraccionarios
Todos los métodos de depreciación que se han presentado muestran el importe de ésta, por un año completo de la vida del activo. Con frecuencia el año de vida de un activo no coincide con el año fiscal de una empresa, o no es lo mismo. Por tanto, es necesario calcular la depreciación por la fracción del año, para registrar el importe correcto del gasto en el período fiscal.
En la mayor parte de los casos, la compra de los activos se realiza en épocas que no coincidan con el inicio del año fiscal. Es importante recordar que el gasto por depreciación debe corresponder al año fiscal de la compañía y no a la vida física del activo. A menudo es útil formular un cuadro mostrando la fecha en que fue adquirido el activo, así como los cálculos de la depreciación para cada año fiscal, antes de elaborar los asientos de ajustes de la depreciación.
2.1.1.1.1.8.6 Ventas de Activo Fijo o Desincorporación
1. El Valor Contable es igual al Valor Real 2. El Valor Contable es mayor que el Valor Real. 3. El Valor Contable es menor que el Valor Real.
2.1.1.1.1.8.7 Ventas por el valor contable
Para éste tipo de venta los pasos que deberá seguir son los siguientes:
1. Consiga la Ficha que controla el activo que estamos vendiendo.
2. En el caso que la depreciación no esté al día, calcúlela desde la última fecha, hasta el día de su venta. Regístrela en su ficha y en los libros Generales (Diario y Mayor).
3. Halle el Valor Contable y compárelo con el Valor Real obtenido en la venta y comprobará si hubo o no las correspondientes pérdidas o ganancias por éste concepto.
4. Cierre la cuenta de Depreciación Acumulada, correspondiente al activo que estamos vendiendo.
5. Dé salida, por su Valor Contable, al activo que estamos vendiendo. Si hubiese diferencia entre éste y el Valor Real, regístrela en la Cuenta de Pérdidas o Ganancias en Ventas de Activos Fijos.
2.1.1.1.1.8.8 Reemplazos de Activos Fijo
nuevo y contablemente lo registraremos de la misma forma como se explicó en los casos de venta sin ganancia, con ganancia y con pérdida, la única variable sería que en lugar de dar entrada a Caja (o Efecto a Cobrar) dará entrada al nuevo Activo Fijo.
2.1.1.1.1.8.9 Gastos de Depreciación
Debe abrirse una cuenta de “depreciación acumulada” para cada clase de activo fijo: maquinaría, equipos, muebles y enseres, etc.
Se debe tener cuidado, al determinar quién debe soportar los gastos de las depreciaciones pues no será igual la depreciación de una máquina, que se considera como un costo de producción (gastos de fabricación, que la de una mesa de escritorio, que será un cargo a gastos de administración).
Veremos algunos de los más corrientes.
Gastos de administración: Debe soportar las depreciaciones de los muebles, máquinas de escribir, calculadoras, equipos de oficina, equipos de transporte destinados al personal administrativo y ciertos inmuebles destinados al servicio de administración.
Gastos de ventas: soportarán las depreciaciones de los equipos de reparto destinados a servir en eficiencia y rapidez, las ventas realizadas y material móvil destinados a los vendedores de la empresa, también la de ciertos inmuebles destinados al uso exclusivo de éste departamento.
compras por lo que en estos casos, deberá soportar una parte de las depreciaciones.
Gastos de Fabricación: Los más importantes son; Depreciaciones de maquinarias, troqueles, herramientas, edificios de fábricas, instalaciones de fábrica.
2.1.1.2 NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
El Sistema de Administración Financiera “SAFI” es el conjunto de elementos
interrelacionados, interactuantes e interdependientes, que debidamente ordenados y coordinados entre sí, persiguen la consecución de un fin común, la transparente administración de los fondos públicos.
Dichos elementos son, entre los más importantes: Planificación, Banco de Proyectos, Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Administración de Personal, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, los que están regidos por principios y normas técnicas destinadas a orientar e instruir a los dignatarios, funcionarios y servidores del Estado.
2.1.1.2.1PRINCIPIOS GENERALES
2.1.1.2.1.1 ENTES FINANCIEROS
Administración Financiera. Si las circunstancias lo ameritan se desconcentrará el sistema, bajo la exclusiva responsabilidad del ente financiero institucional.
Los entes financieros se presumirán de existencia permanente, a menos que las disposiciones que los crearon definan una existencia determinada u otra norma legal establezca su disolución o fusión.
El conjunto de recursos y obligaciones administrados por los entes financieros, reflejados en el Sistema de Administración Financiera institucional, constituirán la base del Sistema en los niveles Sectorial y Global del Sector Público no Financiero.
2.1.1.2.1.2 PERÍODOS DE GESTIÓN
El Sistema de Administración Financiera operará con períodos mensuales para medir, conocer y comparar los resultados de la gestión y la situación económica financiera, contable y presupuestaria, sin que ello constituya impedimento para generar informes con la oportunidad, forma y contenido que los usuarios lo determinen. En el período con cierre activado, no se podrán alterar o modificar los datos; las regularizaciones por errores u otras causas deberán efectuarse en el mes vigente del Sistema. El ejercicio fiscal coincidirá con el año calendario, comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de cada año.
2.1.1.2.1.3 CONSISTENCIA
El Sistema de Administración Financiera estará estructurado como un sistema integral, único y uniforme.
y normas técnicas; los efectos en los resultados contables y presupuestarios se darán a conocer en notas explicativas de los respectivos informes, analizando el impacto económico o financiero que representen.
2.1.1.2.1.4 EXPOSICIÓN DE INFORMACIÓN
Los reportes obtenidos del Sistema de Administración Financiera incluirán toda la información que permita una adecuada interpretación de la situación económica de los entes financieros, como también de los niveles sectorial y global, de modo que reflejen razonable y equitativamente los legítimos derechos y obligaciones de los distintos sectores involucrados.
En la información que corresponda a procesos de agregación de movimientos contables y presupuestarios, se observarán procedimientos de consolidación que permitan expresar la situación lo más cercano al nivel de gestión de la administración respectiva.
En notas explicativas a los reportes, se revelarán los hechos o situaciones cuantitativas y cualitativas que puedan influir en los análisis y decisiones de los usuarios de la información.
2.1.1.2.1.5 IMPORTANCIA RELATIVA
Los principios, normas y procedimientos técnicos para la operación del Sistema de Administración Financiera se aplicarán con sentido práctico, siempre y cuando no se distorsione la información contable y presupuestaria institucional, sectorial o global.
2.1.1.2.1.6 OBSERVANCIA DEL ORDENAMIENTO LEGAL
Prevalecerán las disposiciones legales respecto de los principios y normas técnicas que se establezcan en materia contable y presupuestaria.
En caso de imprecisión en la disposición legal, el Ministerio de Economía y Finanzas establecerá los criterios técnicos de aplicación, en tanto no exista interpretación jurídica en contrario.
2.1.1.2.2 OBLIGATORIEDAD DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
La aplicación del Sistema de Administración Financiera es obligatoria en el ámbito de los organismos, entidades, fondos o proyectos del Sector Público no Financiero; la inobservancia de sus normas estará sujeta a las sanciones previstas en la Ley.
2.1.1.2.3 NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
2.1.1.2.3.1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
2.1.1.2.3.1.1 Medición económica
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los recursos materiales e inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus variaciones, siempre que posean valor económico para ser expresados en términos monetarios.
2.1.1.2.3.1.2 Igualdad contable
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los hechos económicos sobre la base de la igualdad, entre los recursos disponibles y sus fuentes de financiamiento, aplicando el método de la Partida Doble.
2.1.1.2.3.1.3 Costo histórico
En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados al valor monetario pactado, ya sea éste el de adquisición, producción, construcción o intercambio de los recursos y obligaciones. Los bienes recibidos en calidad de donaciones que no tengan un valor establecido, serán valorados y registrados en la fecha que ocurran, al precio estimado o de mercado.
2.1.1.2.3.1.4 Devengado
En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia del reconocimiento de derechos u obligaciones ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prácticas comerciales de general aceptación.
2.1.1.2.3.1.5 Realización
En la Contabilidad Gubernamental las variaciones en el patrimonio serán reconocidas cuando los hechos económicos que las originen cumplan con los requisitos legales o estén de acuerdo con la práctica comercial de general aceptación.
2.1.1.2.3.1.6 Re expresión contable
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los resultados de la aplicación de métodos sustentados en regulaciones legales, criterios técnicos, peritajes profesionales u otros procedimientos de general aceptación en la materia, que permitan expresar los activos, los pasivos, el patrimonio y sus variaciones, lo más cercano al valor actual al momento de su determinación.
2.1.1.2.3.1.7 Consolidación
La Contabilidad Gubernamental permitirá obtener información financiera consolidada, a diversos niveles de agregación de datos, según las necesidades de la administración o en función de requerimientos específicos.
La consolidación de la información financiera se preparará a nivel institucional, sectorial y global; presentará agregados de las cuentas patrimoniales y de los resultados de gestión, así como de los informes presupuestarios producidos por los entes financieros objeto de consolidación.
que le proporcionarán los dignatarios, funcionarios o servidores públicos de las instituciones del Sector Público no Financiero, en los plazos establecidos en la Ley.
Con la finalidad de obtener la información financiera, el Ministerio de Economía y Finanzas pondrá a disposición de los responsables de la entrega de la información financiera y presupuestaria institucional los instrumentos técnicos e informáticos que le aseguren su oportuna y confiable disponibilidad.
2.1.1.2.4 NORMAS TÉCNICAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
2.1.1.2.4.1 RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS
2.1.1.2.4.1.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento de los hechos económicos.
2.1.1.2.4.1.2 Derechos monetarios
Los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios, independientemente de su recepción inmediata o futura, se reconocerán en la instancia del devengado y serán registrados debitando las cuenta del subgrupo Cuentas por Cobrar, de acuerdo con la naturaleza de la transacción; las contra cuentas tendrán asociación presupuestaria, a efecto de registrar la ejecución de los ingresos del Presupuesto.
2.1.1.2.4.1.3 Obligaciones monetarias
Los hechos económicos que representen obligaciones a entregar recursos monetarios, independientemente de su erogación inmediata o futura, se reconocerán en la instancia del devengado y serán registrados acreditando las cuentas del subgrupo Cuentas por Pagar, de acuerdo con la naturaleza de la transacción; las contra cuentas tendrán asociación presupuestaria, a efecto de registrar la ejecución de los gastos del Presupuesto.
En las obligaciones monetarias que se generen simultáneamente, en el mismo acto, la instancia del devengado y el pago, será igualmente obligatorio registrar ambas instancias.
2.1.1.2.4.1.4 Otros movimientos monetarios
Los hechos económicos que generen traspasos monetarios entre cuentas de los subgrupos Disponibilidades, Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros, que no representan derechos u obligaciones monetarias, no requerirán el reconocimiento de la instancia del devengado.
2.1.1.2.4.1.5 Ajustes económicos
2.1.1.2.4.1.6 Donación de bienes
La recepción de bienes en calidad de donaciones, se registrarán directamente contra la cuenta respectiva del Patrimonio Público.
La entrega de bienes en calidad de donaciones deberá registrarse disminuyendo el valor contable del bien y el de la depreciación acumulada correspondiente, por la diferencia entre las dos cuentas se afectará a la cuenta respectiva del Patrimonio Público.
2.1.1.2.4.1.7 Estimaciones presupuestarias
En la Contabilidad no se registrarán las estimaciones incorporadas en el Presupuesto; el Sistema Contable contendrá mecanismos técnicos de integración, que permitan la confrontación de las estimaciones presupuestarias con los movimientos de su ejecución.
2.1.1.2.4.1.8 Períodos de contabilización
Los hechos económicos se deberán contabilizar en la fecha que ocurran, dentro de cada período, de acuerdo con las disposiciones legales y prácticas comerciales de general aceptación en el país. No se anticiparán o postergarán las anotaciones, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el Catálogo.
2.1.1.2.4.2 AGRUPACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS
2.1.1.2.4.2.1 Alcance
Esta norma determina el criterio de agrupación de los hechos económicos, para su registro en la Contabilidad Gubernamental.
2.1.1.2.4.2.2 Tipo de movimientos
Los hechos económicos en el proceso de contabilización, serán identificados con una de las siguientes opciones:
• Movimiento de apertura (A) • Movimiento financiero (F) • Movimiento de ajuste (J) • Movimiento de cierre (C)
2.1.1.2.4.2.2.1 Movimiento de apertura
Identifica el registro de los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, al inicio de cada ejercicio fiscal.
2.1.1.2.4.2.2.2 Movimiento de ajuste
En las cuentas de los grupos de Activos Operacionales y de Deuda Flotante, no se registrarán movimientos de ajuste.
2.1.1.2.4.2.2.3 Movimiento financiero
Identifica el registro de los hechos económicos con impacto inmediato o futuro en las disponibilidades monetarias; en el proceso de contabilización es requisito básico la concurrencia de cuentas de Activos Operacionales o de Deuda Flotante.
2.1.1.2.4.2.2.4 Movimiento de cierre
Identifica el registro de los ajustes técnicos especificados en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamentalm.
2.1.1.2.4.2.3 Corrección de errores
La rectificación de errores contables se realizará utilizando el proceso de reversión, que invalida total o parcialmente los flujos de las cuentas aplicadas, a partir de la fecha de registro de la corrección. Se identificará con similar tipo de movimiento al de la transacción original.
2.1.1.2.4.3 INVERSIONES FINANCIERAS
2.1.1.2.4.3.1 Alcance
2.1.1.2.4.3.2 Aplicaciones de excedentes de caja
Los excedentes de caja, conformados por las disponibilidades de fondos deducidos los requerimientos para redimir obligaciones inmediatas, se podrán aplicar transitoriamente en operaciones con documentos fiduciarios de fácil conversión, siempre y cuando se tengan las facultades legales para efectuar dicho tipo de transacciones.
Las transacciones originadas con excedentes de caja constituirán simples traspasos de fondos entre las cuentas de disponibilidades, igualmente su recuperación.
Las rentas financieras derivadas de estas operaciones serán registradas contablemente, en la fecha de su devengamiento, como derechos monetarios.
2.1.1.2.4.3.3 Inversiones en títulos y valores
Las inversiones en documentos fiduciarios con las características de depósitos a plazo, acciones, bonos u otros instrumentos de igual naturaleza, efectuadas con finalidad de lucro, ánimo de control o cualquier otra causa, sujetos a restitución en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos o de acuerdo con las prácticas comerciales existentes en el país, se podrán efectuar siempre y cuando las disposiciones legales lo permitan y en el presupuesto institucional del respectivo ejercicio fiscal se hayan asignado recursos para dicha finalidad.
2.1.1.2.4.3.4 Inversiones en préstamos
Los créditos monetarios otorgados a terceras personas naturales o jurídicas, entregados en uso de las facultades legales que lo permitan y sujetos a restitución en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos u otros documentos de igual naturaleza, se podrán conceder siempre y cuando en el presupuesto del respectivo ejercicio fiscal consten asignaciones para dicho propósito.
A la fecha de vencimiento del crédito o de las cuotas pactadas, el monto de dicho movimiento se trasladará a las cuentas por cobrar de los activos operacionales.
2.1.1.2.4.3.5 Cambios en las condiciones para la recuperación de inversiones
Se mantendrán como inversiones en títulos y valores o en inversiones en préstamos sí, con antelación, se postergan las condiciones del plazo para la restitución, o existen fundadas expectativas de la escasa o nula posibilidad de recuperación.
En los casos en que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha posterior al traslado y la recuperación exceda el ejercicio fiscal vigente, la regulación respectiva se hará como una corrección de errores.
2.1.1.2.4.3.6 Rentas de inversiones
2.1.1.2.4.4 EXISTENCIAS
2.1.1.2.4.4.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para la valoración, contabilización y control de las inversiones en existencias.
2.1.1.2.4.4.2 Valoración
Las adquisiciones de existencias se deberán contabilizar al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro valor necesario para que el bien esté en condiciones de consumo, transformación ó venta. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición.
Las disminuciones de existencias se registrarán al precio promedio ponderado.
2.1.1.2.4.4.3 Control de existencias
Las adquisiciones destinadas a la formación de existencias y las disminuciones por consumo, transformación, venta u otra causa, se deberán registrar en la contabilidad aplicando el método de control de inventarios permanente o perpetuo.
2.1.1.2.4.5 BIENES DE LARGA DURACIÓN
2.1.1.2.4.5.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuación, erogaciones capitalizables, baja y control de los bienes de larga duración, excepto la pérdida de los mismos.
2.1.1.2.4.5.2 Aspectos generales
Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga duración, se tendrán en cuenta los siguientes conceptos:
Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos inherentes a la
misma.
Valor de donación, comprende el asignado para su correspondiente registro, incluyendo los
gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación.
Valor contable, comprende el costo de adquisición o de donación, más los aumentos o
disminuciones registrados durante la vida útil del bien.
Valor en libros, comprende el valor contable menos la depreciación acumulada.
Los muebles e inmuebles serán registrados como Bienes de Larga Duración, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
Bienes de propiedad privativa Institucional.
Generen beneficios económicos futuros.
Vida útil estimada mayor a un año.
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100).
2.1.1.2.4.5.3 Valoración
Las inversiones en bienes de larga duración deberán contabilizarse al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, instalación, impuestos no reembolsables, más cualquier valor directamente atribuible para poner el bien en condiciones de operación y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición.
Los gastos de financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración formarán parte del costo del bien, en la medida que sean devengados durante el período previo a su entrada en funcionamiento; los incurridos con posterioridad al período antes indicado, serán reconocidos como gastos de gestión.
2.1.1.2.4.5.4 Erogaciones capitalizables
Las adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias destinadas a aumentar la vida útil estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga duración, de conformidad con los criterios técnicos, deberán registrarse como erogaciones capitalizables que aumentan el valor contable del bien.
Los gastos en reparaciones ordinarias, destinadas al mantenimiento y conservación de la capacidad de uso del bien, deberán registrarse como gastos de gestión.
2.1.1.2.4.5.5 Disminución y baja de bienes de larga duración
La venta, permuta, entrega como parte de pago u otra forma de traspaso de dominio, a título oneroso, de los bienes de larga duración, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia constituirá el costo del bien y se contabilizará en la cuenta respectiva del subgrupo de Costo de Ventas y Diferidos.
El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio de los bienes de larga duración, se registrará como Ingresos de Gestión. La utilidad o pérdida ocurrida en la transferencia se obtendrá aplicando el método indirecto.
La exclusión de inventario por la baja de bienes de larga duración, por obsolescencia o por ser ya inservibles, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia disminuirá directamente la cuenta respectiva del Patrimonio Público.
2.1.1.2.4.5.6 Control de bienes de larga duración
En el catálogo de cuentas institucional será obligatoria la apertura de los conceptos contables, en términos que permitan su control e identificación y destino o ubicación.
Cada bien en forma individual.
Por cada componente del bien, en la medida que la vida útil de cada parte o pieza que lo
conforme sea diferente.
Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las partes o
piezas de la compra conformen un todo.
2.1.1.2.4.6 DEPRECIACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
2.1.1.2.4.6.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para determinar la pérdida de valor por el uso, desgaste físico u obsolescencia de los bienes de larga duración.
2.1.1.2.4.6.2 Vida útil
Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas, productivas o que se incorporen a proyectos o programas de inversión, se depreciarán empleando la siguiente tabla de vida útil:
TIPO DE BIEN
VIDA ÚTIL ESTIMADA (AÑOS)
ADMINISTRATIVA PRODUCCIÓN PROYECTOS
Edificaciones
Ladrillo o bloque 40 35 40
Mixto (ladrillo o bloque y
adobe o madera)
35 30 35
Adobe 25 20 25
Madera 20 15 20
Maquinaria y equipos 10 UPE* 10
Muebles y enseres 10 10 10
Instalaciones 10 UPE* 10
Equipos de computación 5 5 5
Vehículos 5 UPE* 5
* UPE. Unidades de Producción Estimadas.
La vida útil de maquinarias, equipos, vehículos e instalaciones especializadas, será la establecida en los catálogos o especificaciones técnicas del fabricante.
Las reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones capitalizables obligarán al re cálculo del monto de la depreciación, en términos de la re estimación de la vida útil del bien.
2.1.1.2.4.6.3 Valor residual
2.1.1.2.4.6.4 Método de cálculo
La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas o incorporadas a proyectos o programas de inversión, se determinará aplicando el método de línea recta, en base a la siguiente fórmula:
CDP = cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el Activo.
La cuota de depreciación proporcional de bienes de larga duración, destinados a actividades productivas, se determinará aplicando el método de unidades de tiempo o unidades de producción, basado en la siguiente fórmula:
U = Número de unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas.
La depreciación determinada bajo el método de línea recta, preferentemente se registrará al término de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada mediante el método de unidades de tiempo o de producción, se contabilizará en función del proceso productivo.
2.1.1.2.4.6.5 Contabilización
La depreciación reflejará en la Contabilidad la amortización periódica prorrateada de los bienes de larga duración, en función del valor contable de los bienes y durante el tiempo establecido en la tabla de vida útil, desde la fecha que se encuentren en condiciones de operación y cumplan el objetivo para el cual fueron adquiridos.
Para contabilizar la depreciación, se empleará el método indirecto, manteniendo en las cuentas del grupo Inversiones en Bienes de Larga Duración el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la amortización respectiva.
El monto de la depreciación de los bienes destinados a las actividades administrativas se reflejará como gastos de gestión; en cambio, la originada en procesos productivos o en proyectos o programas de inversión, incrementará el costo del producto esperado.
2.1.1.2.4.7 AMORTIZACIÓN DE INVERSIONES DIFERIDAS
2.1.1.2.4.7.1 Alcance
2.1.1.2.4.7.2 Tiempo estimado
Los costos acumulados en investigación, desarrollo, derechos u otras inversiones diferidas de igual naturaleza, se amortizarán en un tiempo estimado que no podrá exceder de diez (10) años. No obstante se excluirán del cálculo de la amortización, siempre y cuando exista la certeza de que los costos acumulados de las inversiones diferidas serán integrados en proyectos o programas en ejecución.
Los costos acumulados de software de base o de aplicación y versiones de actualización desarrollados por la institución y registrados como Inversiones Diferidas, se distribuirán como Gastos de Gestión proporcionalmente durante la vida útil estimada.
2.1.1.2.4.7.3 Contabilización
En la contabilización de la amortización de las Inversiones Diferidas se empleará el método indirecto, manteniendo en las cuentas de Inversiones Diferidas el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la amortización, de acuerdo con el tiempo transcurrido.
Al término del tiempo estimado de amortización, se procederá a liquidar las cuentas que intervinieron en el proceso.
2.1.1.2.4.8 INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
2.1.1.2.4.8.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para la identificación, valoración, acumulación de costos y liquidación de las inversiones en proyectos y programas.
2.1.1.2.4.8.2 Identificación
Los proyectos y programas tendrán una identificación única de código y denominación, la que permanecerá invariable desde el momento de su generación hasta la terminación o liquidación de los mismos.
2.1.1.2.4.8.3 Valoración
En los proyectos o programas se incluirán todos los costos atribuibles a su ejecución, hasta la puesta en funcionamiento, cumplimiento del objetivo o fecha de liquidación.
Los gastos de financiamiento de las inversiones en proyectos o programas formarán parte del costo del bien o producto final, en la medida que sean devengados durante el período de ejecución. Los incurridos con posterioridad al período antes indicado, serán reconocidos como gastos de gestión.
El monto de la depreciación del período incrementará los costos de los proyectos o programas.
Cuando se utilicen en la ejecución de proyectos o programas activos del grupo de Inversiones en Bienes de Larga Duración, la depreciación de aquellos incrementará los costos de los proyectos o programas; la depreciación acumulada en cambio, incrementará la cuenta complementaria correspondiente del Activo.
2.1.1.2.4.8.4 Reconocimiento de gastos de gestión
Los hechos económicos relacionados con los costos en proyectos o programas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o productos intangibles, se contabilizarán en las cuentas de acumulación de costos, con crédito a las Cuentas por Pagar correspondientes.
Simultáneamente se cargará la cuenta respectiva del subgrupo de Inversiones Públicas y se reflejará el efecto en las cuentas complementarias de las Inversiones en Proyectos y Programas. En los proyectos de obras institucionales que van a formar parte de los recursos privativos de la Institución, no se efectuará la aplicación a los gastos de gestión.
2.1.1.2.4.8.5 Acumulación de costos de proyectos y programas
de Costos de Inversiones en Obras en Proceso o Acumulación de Costos de Inversiones en Programas en Ejecución, respectivamente. El traslado en mención operará como un ajuste si el momento de su liquidación ocurre en cualquier fecha del ejercicio fiscal o como un cierre si al término del ejercicio aún no han concluido.
2.1.1.2.4.8.6Liquidación de proyectos o programas
Al finalizar la ejecución de los proyectos o programas, que hayan cumplido con las condiciones técnicas establecidas en los acuerdos o contratos, contablemente se procederá a registrar la liquidación. En los proyectos destinados a la formación de bienes tangibles, que se integrarán a los recursos privativos de la Institución, se deberá traspasar la acumulación de costos de inversiones a las cuentas de Inversiones en Existencias o de Inversiones en Bienes de Larga Duración, según corresponda.
Los bienes de larga duración adquiridos para la ejecución de proyectos y programas, cuyos costos no formen parte del producto final, a la fecha de liquidación se deberán traspasar a las cuentas de grupo de Inversiones en Bienes de Larga Duración, por el valor neto en libros. En los proyectos o programas destinados a la formación de bienes tangibles o intangibles que no incrementen los recursos institucionales, deberán ajustarse las cuentas de Acumulación de Costos de Inversiones y las cuentas complementarias respectivas.
2.1.1.2.4.9 ADQUISICIÓN DE SOFTWARE
2.1.1.2.4.9.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento y valoración del software adquiridos en el mercado.
2.1.1.2.4.9.2 Reconocimiento
Las adquisiciones de software de base o de aplicación y versiones de actualización, se reconocerán como Bienes de Larga Duración, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
• Disponga de licencia autorizada para el uso del producto. • Constituyan propiedad privativa de la Institución.
• Susceptible de separarsedel medio de instalación.
• Vida útil mayor a un año.
• Costo de adquisición igual o superior a cien dólares (US $ 100).
2.1.1.2.4.9.3 Valoración
atribuible para ser puesto en condiciones de operación y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas se deducirán del costo de adquisición.
2.1.1.2.4.10 DIFERENCIAL CAMBIARIO
2.1.1.2.4.10.1 Alcance
Esta norma tiene por finalidad regular el diferencial cambiario generado en las cuentas de Activos Operacionales y Deuda Flotante, siempre que estén destinadas a controlar operaciones en moneda diferente a la de curso legal en el país.
2.1.1.2.4.10.2 Base de cálculo
Las referencias al tipo de cambio corresponderán al fijado oficialmente. En las actualizaciones por el diferencial cambiario, se aplicará el siguiente criterio:
2.1.1.2.4.10.3 Determinación
Las recaudaciones, pagos, otorgamientos de anticipos y sus rendiciones de cuentas, así como las recepciones y devoluciones de depósitos de terceros, efectuados en monedas diferentes a la de curso legal, se registrarán contablemente en la moneda de curso legal, al tipo de cambio vigente a la fecha de la transacción.
Al momento de la liquidación de estas operaciones, se procederá a multiplicar las divisas registradas en los auxiliares de las cuentas respectivas, por el tipo de cambio vigente a la fecha de la operación y a comparar con los valores registrados en la moneda de curso legal a la fecha de origen de la transacción. En caso de desigualdad, ésta se ajustará como diferencial cambiario, sobre la base de generar un derecho o una obligación monetaria, según corresponda.
2.1.1.2.4.10.4 Contabilización
El diferencial cambiario determinado para las cuentas de los grupos antes precisados se registrará según el efecto producido; si es a favor de la institución se reconocerá como un derecho monetario por Rentas de Inversiones y si es en contra, se reconocerá una obligación monetaria por Gastos Financieros y Otros.
El complemento de la transacción constituirá la recaudación del derecho o el pago de la obligación generados en el registro del diferencial cambiario.
2.1.1.2.4.11 CORRECCIÓN MONETARIA
2.1.1.2.4.12 CUENTAS DE DUDOSA RECUPERACIÓN
2.1.1.2.4.12.1 Alcance
Esta norma establece el criterio contable para la determinación y aplicación de provisiones en carteras de dudosa recuperación.
2.1.1.2.4.12.2 Determinación y aplicación
Las inversiones financieras en títulos, valores o préstamos que a la fecha de vencimiento de los documentos, créditos o cuotas pactadas, denoten fundadas expectativas de la escasa o nula posibilidad de recuperación, transcurridos seis meses de la determinación de dicha condición, se trasladarán a la cuenta respectiva del subgrupo de Inversiones no Recuperables.
Igual tratamiento se observará para los saldos de las carteras de Cuentas por Cobrar de Años Anteriores del subgrupo de Deudores Financieros.
De la cartera de Inversiones Financieras no Recuperables, al término de cada ejercicio y previo análisis y expectativas reales de cobro, se creará una provisión equivalente al 10% de los saldos pendientes de dudosa recuperación.
Las Cuentas por Cobrar por aportes fiscales o transferencias corrientes o de capital del Tesoro Nacional, de las cuales se tenga la confirmación oficial, debidamente fundada en disposiciones legales, que ya no procederán, se darán de baja directamente con cargo al Patrimonio Público, sin afectar las provisiones.
La recuperación de inversiones financieras, castigadas o dadas de baja, se registrará como ingresos de gestión en el ejercicio en que ocurra su recaudación. Lo expuesto en esta norma no se aplicará a las carteras de las cuentas de Activos Operacionales e Inversiones Financieras que se hallaren en litigio dentro de procesos judiciales en curso.
2.1.1.2.4.13 CONVENIOS
2.1.1.2.4.13.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para registrar las transacciones de proyectos financiados con recursos externos, respecto de los cuales exista la obligación de informar en los términos pactados en los respectivos convenios.
2.1.1.2.4.13.2 Reconocimiento
2.1.1.2.4.13.3 Contabilización
Los hechos económicos relacionados con la ejecución de convenios deberán ser registrados en la Contabilidad del ente financiero, aplicando las disposiciones contenidas en la Norma Técnica de Contabilidad de Inversiones en Proyectos y Programas, utilizando el Catálogo General de Cuentas vigente.
En registros auxiliares complementarios a las carteras de Cuentas por Cobrar y por Pagar se asentará, simultáneamente, el movimiento financiero según las clasificaciones y monedas establecidas para dicho efecto en los respectivos convenios; los aportes de contraparte local tendrán similar tratamiento contable.
2.1.1.2.4.14 CONTRATACIÓN DE CRÉDITOS
2.1.1.2.4.14.1 Alcance
Esta norma establece los criterios técnicos para el reconocimiento de los desembolsos de créditos y las obligaciones por amortización del capital.
2.1.1.2.4.14.2 Créditos con destino al contratante
A la fecha de vencimiento de las cuotas de amortización del capital, el monto de dicho movimiento se lo trasladará a la Cuenta por Pagar Amortización Deuda Pública, del grupo de Deuda Flotante. Se mantendrá en las cuentas del grupo de Deuda Pública, si con antelación es postergada la condición del plazo para la restitución.
En los casos que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha posterior al traslado a la Deuda Flotante y sean renegociados los compromisos de amortización, cuyo impacto afecte a ejercicios futuros, serán regularizadas las operaciones como corrección de errores.
2.1.1.2.4.14.3 Créditos sin destino al contratante ni restitución del beneficiario
Los recursos provenientes del endeudamiento público, originados en contratos o convenios de financiamiento o en la negociación de títulos y valores, destinados a un ente diferente al contratante y sin obligación del beneficiario de amortizar, en el organismo contratante se registrarán en forma oportuna como lo señala esta norma.
El traspaso o desembolso de los fondos al organismo beneficiario se registrará como obligaciones monetarias, previo cargo a la cuenta respectiva del subgrupo Transferencias Entregadas, de los gastos de gestión.
A la fecha de vencimiento de las cuotas de amortización, el organismo contratante procederá según lo estipulado en el segundo inciso del subtítulo anterior de esta norma.
2.1.1.2.4.14.4 Créditos sin destino al contratante y con restitución del beneficiario
Los fondos provenientes del endeudamiento público, originados en contratos o convenios de financiamiento o en la negociación de títulos y valores, destinados a un ente financiero diferente al contratante, con la obligación del beneficiario de restituirlo en las condiciones pactadas, en el organismo contratante se registrará como derechos monetarios y abono a la cuenta correspondiente del subgrupo de Títulos y Valores o Empréstitos, de la Deuda Pública.
El desembolso directo de los fondos al organismo beneficiario se lo registrará, en el organismo contratante, como obligaciones monetarias y con cargo a la cuenta respectiva del subgrupo Inversiones en Préstamos y Anticipos.
En los entes beneficiarios del crédito con la obligación de restituir los fondos recibidos, se registrará el desembolso directo como derechos monetarios, con abono a la cuenta correspondiente de los Créditos Internos del subgrupo de Empréstitos.
crédito afectando ejercicios futuros, serán reguladas las operaciones como correcciones de errores.
2.1.1.2.4.15 COMPENSACIÓN DE SALDOS
2.1.1.2.4.15.1 Alcance
Esta norma establece los criterios técnicos para compensar saldos pendientes de las carteras de deudores y acreedores.
2.1.1.2.4.15.2 Compensación individual
Los saldos pendientes de una misma persona natural o jurídica, podrán ser compensados si están registrados en las cuentas de Activos Operacionales y Deuda Flotante, hasta el monto que mantenga invariable el principio de la igualdad contable.
En aquellos casos que las compensaciones requieran incluir saldos de las cuentas de Inversiones Financieras y de Deuda Pública, es requisito previo reconocer los derechos y obligaciones monetarios en las Cuentas por Cobrar y por Pagar, según corresponda.
2.1.1.2.4.15.3 Compensación múltiple
2.1.1.2.4.16 PÉRDIDA DE RECURSOS PÚBLICOS
2.1.1.2.4.16.1 Alcance
Esta norma determina los criterios contables para la disminución patrimonial por la pérdida de fondos y bienes.
2.1.1.2.4.16.2 Disminución de disponibilidades
La pérdida de fondos que se presume fue causada por servidores públicos, terceros ajenos al ente financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor, deberá trasladarse a la cuenta de complemento respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial, por el monto constante en los registros contables y mediante un asiento financiero, hasta que las autoridades competentes emitan el dictamen o resolución sobre la materia; ésta cuenta contendrá auxiliares para identificar a los presuntos responsables de las pérdidas.
En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse como gastos de gestión, en la cuenta Otros Gastos Financieros y se generará la obligación monetaria respectiva, la cual se cancelará contra la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial.
