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MANUAL

CONTROL DE ACCESOS

Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2008 Fecha de Emisión 02/02/2008 Elaboró Maricel Patiño Actualizó: Eduardo Estebes Revisó Noemi Ramirez Pedro Rodriguez

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INDICE

II. ESTRUCTURA DEL ERP ... 7

1. Movimientos del módulo ... 7

III. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE REGISTRO. ... 7

1. Elementos que integran la Pantalla de Registro ... 8

1.1 Barra Superior ... 8

1.2 Barra Superior Derecha ... 8

1.3 Código ... 8

1.4 Foto ... 8

IV. INGRESO DE LA FOTOGRAFÍA DEL EMPLEADO. ... 8

1. Ruta de Acceso ... 9

2. Descripción ... 9

V. MOVIMIENTOS CONTROL DE ACCESOS. ... 11

1. Ruta de Acceso ... 11

2. Registro de Entrada/Salida. ... 12

2.1 Clave de Afectación ... 12

2.2 Funcionalidad ... 12

2.3 Pantalla de Captura ... 12

2.4 Afectación del Movimiento ... 12

VI. REPORTES ... 12

VII. LECTOR DE HUELLA DIGITAL BYOSCRIPT... 12

1. Instalación ... 12

2. Reconocimiento y configuración del software ... 15

3. Instalación Bioscrypt. ... 18

VIII. ENROLAR PERSONAL DENTRO DEL BIOSCRYPT ... 20

1. Registro de Personal (Enrolar) ... 20

IX. ENROLAR PERSONAL (REGISTRO DE HUELLA EN SAGEM) ... 24

1. Enrolar o Registrar personal ... 24

1.1 Registro del número de empleado ... 24

1.2 Selección del dedo ... 24

1.3 Registro de huella digital ... 25

X. INSTALACION DE DIGITALPERSONA GOLD FINGERPRINT RECOGNITION SOFTWARE 2.5.0 ... 25

1. Instalación ... 25

2. Registro de personal ... 30

XI. MEJORAS. ... 32

1. Interfase con hand punch para el módulo de Asistencias ... 32

1.1 Funcionalidad ... 32

1.2 Beneficio ... 32

ANEXO 1 – Flujo de Actividades del Módulo de Control de Accesos. ... 33

TABLA DE IMÁGENES ... 34

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I. ACCESO A INTELISIS

Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.

Imagen 1 – Icono Intelisis En la ventana Acceso Intelisis registre los siguientes datos.

1. Descripción de campos

• USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente.

• CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña

Imagen 2 – Acceso Intelisis USUARIO CONTRASEÑA

DEMO DEMO

NOTA: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados.

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Imagen 3 – Selección de empresa • SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente.

Imagen 4 – Selección de sucursal Presionar el botón

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II. ESTRUCTURA DEL ERP

Imagen 6 – Pantalla Principal Intelisis

La estructura del ERP está dada por Menús, Módulos y Movimientos.

1. Movimientos del módulo

• Registro de Entradas • Registro de Salidas

III. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE REGISTRO.

1. Para acceder a la pantalla de registro ir a:

Menú principal / Procesos / Módulo Control de Accesos

Después de acceder a la ruta antes indicada aparecerá la pantalla de registro. 2. Se abrirá la Pantalla de Registro.

La barra azul de la pantalla es la Barra de Título, la cual indica el nombre de la ventana.

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1. Elementos que integran la Pantalla de Registro

A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero, así como se describirá la funcionalidad de los mismos:

1.1 Barra Superior

Indica la Hora en que sale o entra la persona:

ƒ Las entradas son señaladas con fondo en color verde por default.

ƒ Los retardos y salidas se marcan con fondo de color amarillo por default.

ƒ El acceso denegado se marca con color rojo por default. Nota: Estos colores puedes ser configurables.

1.2 Barra Superior Derecha

Aparece en todo momento el logo de la empresa.

1.3 Código

En este campo se registra el Código de empleado ya sea por medio del teclado, escaneo de la credencial de empleado (Código de barras) o a través de su huella digital.

1.4 Foto

Si se cargo la foto al catalogo del empleado se desplegara en esta área.

IV. INGRESO DE LA FOTOGRAFÍA DEL EMPLEADO.

El módulo de Control de Accesos tiene la única funcionalidad de registrar las entradas y salidas del personal que labora en una empresa, a través de diferentes medios: lectura de código de barras asociados al registro del empleado, huella digital, registro manual de la clave del empleado, etc. Cada empresa definirá cual es el medio que más se adapte a sus necesidades.

El módulo de Control de Accesos ofrece la opción de mostrar la fotografía de los empleados al registrar sus entradas y salidas en dicho módulo, pero para ello se deberá cargar la foto en el sistema y posteriormente ligarla a su registro del Catálogo “Personal”.

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1. Ruta de Acceso

Menú principal / Cuentas/ Personal/ Personal/ Seleccionar el registro del empleado deseado / Abrir

Imagen 8 – Catálogo Personal

2. Descripción

En la barra de herramientas haz clic en el botón Anexos para desplegar la ventana “Anexos” y adicionar una Foto o Documento al catálogo del Empleado.

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En la pantalla “Anexos” oprime el botón Editar para desplegar la pantalla “Editar Anexos” que es donde se agrega la foto o documento al empleado.

Imagen 10 – Editar Anexos

En la pantalla anterior presiona Nuevo para liberar los campos y registrar lo siguiente:

Imagen 11 – Editar Anexos–Nuevo NOMBRE DESCRIPCIÓN

Tipo Establece la condición de la imagen, pudiéndose elegir otros como son: Comentario, archivo, Internet y mensaje.

Nombre El nombre de la imagen debe ser “Foto”, con el fin de que el Sistema la reconozca y la despliegue en el Tablero de Control del Control de Accesos. Dirección Registrar la dirección/ubicación electrónica donde se encuentra el archivo de

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Una vez que se ha cargado un anexo (la foto) al catalogo del empleado, se representara por un Icono que indicara que la foto ya estará lista para ser desplegada en el módulo de Control de Accesos al registrar tanto las entradas como las salidas del personal.

Imagen 12 – Anexo finalizado

V. MOVIMIENTOS CONTROL DE ACCESOS.

1. Ruta de Acceso

Menú principal / Procesos/ Seleccionar el Módulo de Control de Accesos

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2. Registro de Entrada/Salida.

2.1 Clave de Afectación

2.2 Funcionalidad

Este movimiento se utiliza para registrar las entradas y salidas de todo el personal, permitiendo controlar así el tiempo que permanecen en la Empresa.

2.3 Pantalla de Captura

Para su descripción favor de revisar el apartado III. Descripción de la pantalla de registro de este mismo Manual.

2.4 Afectación del Movimiento

La información que se genera es tomada por el Módulo de Asistencias así como para el de Nómina para el cálculo y pago a los empleados, pago que resulta después de haber considerado los retardos, faltas y asistencias del personal.

VI. REPORTES

Los Reportes son informes fijos que tienen un conjunto de búsquedas específicas (Formas Previas) para las cuales fueron ideados y su información desplegada puede enviarse a Excel® o Acrobat®.

Este módulo no tiene reportes específicos, pero se puede consultar la información de Acceso en los reportes del módulo de Asistencias, o Reportes especiales generados específicamente para este módulo.

VII. LECTOR DE HUELLA DIGITAL BYOSCRIPT

1. Instalación

Abrir la carpeta de Bioscrypt y ejecute el archivo de instalación presionando el Icono Setup.exe.

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Dentro de la pantalla de Bienvenida de Asistente de Instalación (InstallShield Wizard) haga clic en .

Imagen 15 – Asistente de instalación

Haga clic en para localizar la ubicación ó destino final donde se desea instalar BioScrypt.

Imagen 16 – Asistente de Instalación – Choose destination location

Seleccione la ubicación donde se colocara el Icono de ejecución del programa y posteriormente haga clic en .

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Imagen 17 – Asistente de Instalación – Select program folder Haga clic en para comenzar la instalación del programa.

Imagen 18 – Asistente de Instalación – Setup status Al terminar la instalación haga clic en .

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2. Reconocimiento y configuración del software

Todos los Programas/ Seleccionar Bioscrypt / VeriAdmin

ó bien haga clic en el siguiente Icono:

VeriAdmin.lnk

Imagen 20 – Icono de VeriAdmin

Dentro de la pantalla VeriAdmin v4.50 haga clic en , ó bien desde la barra de herramientas siga la siguiente ruta: VeriAdmin v 4.50 / File / Network Status.

Imagen 21 – Pantalla principal VeriAdmin

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A continuación seleccione el Lector y haga clic en .

Imagen 23 – Pantalla Network Status – COMM#1

Haga clic en Comunication Setting ó bien desde la barra de herramientas siga la siguiente ruta: VeriAdmin v 4.50 / Configure / Comunication Setting.

Imagen 24 – Pantalla Principal VeriAdmin

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Imagen 25 – Communication Port Settings Haga clic en para establecer la configuración del Lector

Imagen 26 – Modify Communication Settings.

Establezca los parámetros correspondientes tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

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Una vez que se configuraron los parámetros, en la opción de Test Setting haga clic en .

Imagen 28 – Unit Parameter Settings (2)

Si se configuro correctamente aparece una ventana con la leyenda Passed, además el lector emite un bip.

Imagen 29 – Leyenda de confirmación

3. Instalación Bioscrypt.

Instalar el software Bioscrypt (programa que efectúa la lectura en la computadora de los datos contenidos en el lector de huella digital).

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Imagen 30 – Vista de los archivos existentes en el CD–ROM Una vez copiado está carpeta a C:\ se ejecuta el archivo con extensión .exe

Imagen 31 – Icono del archivo ejecutable de Bioscrypt Al ejecutar este archivo se abre la pantalla Identify.

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VIII. ENROLAR PERSONAL DENTRO DEL BIOSCRYPT

1. Registro de Personal (Enrolar)

Para ingresar a BioScrypt haga clic en el Icono VeriAdmin ó bien siga la siguiente ruta de acceso:

Todos los Programas/ Seleccionar Bioscrypt / VeriAdmin

ó bien haga clic en el siguiente Icono:

VeriAdmin.lnk

Imagen 33 – Icono VeriAdmin

Dentro de la pantalla VeriAdmin v4.50 haga clic sobre el Icono Quick Enrollment Process ó bien siga la siguiente ruta de acceso: VeriAdmin v 4.50 / Configure / Quick Enroll.

Imagen 34 – Pantalla Principal VeriAdmin/ Configure/Quick Enroll Registre el número de empleado dentro del campo Template ID Number.

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Imagen 35– Pantalla Quick Enrollment

Una vez que registro el número de personal haga clic sobre .

Cuando aparezca esta pantalla es el momento indicado para colocar el dedo sobre el lector, tal y como se muestra a continuación.

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Mantenga el dedo sobre el lector para que la huella se registre en el Bioscrypt.

Imagen 37 – Pantalla Quick Enrollment – Hold Finger on sensor

Una vez que se registro la huella digital presione .

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En la pantalla Template Editor registre la información correspondiente.

Imagen 39 – Pantalla Template Editor CAMPO DESCRIPCIÓN Enrollee Name Ingrese el nombre del Empleado a registrar. Security Threshold Seleccione la opción “Médium”.

Seleccione la mano y el dedo correspondiente a la huella registrada anteriormente.

Imagen 40 – Selección de mano y dedo iguales al anterior

Una vez que registro la información presione Current Unit Save , para guardar el registro.

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IX. ENROLAR PERSONAL (REGISTRO DE HUELLA EN SAGEM)

1. Enrolar o Registrar personal

Haga clic en el Icono Enroll.exe para comenzar a registrar ó enrolar personal.

Imagen 41 – Icono del archivo ejecutable Enroll

1.1 Registro del número de empleado

Dentro de la pantalla Enrolamiento de Empleados registre el Número de Empleado ó equivalente en el campo ID del Empleado.

Imagen 42 – Pantalla de Enrolamiento de Empleados

1.2 Selección del dedo

Seleccione la mano y el dedo del cual se desea tomar la huella digital.

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1.3 Registro de huella digital

Se debe colocar el dedo correspondiente sobre el lector para registrar la huella digital.

Imagen 44 – Colocación del dedo a registrar en el lector La huella digital queda registrada tal y como se muestra en pantalla.

Imagen 45 – Pantalla de Enrolamiento de Empleados – registro de huella

X. INSTALACION DE DIGITALPERSONA GOLD FINGERPRINT

RECOGNITION SOFTWARE 2.5.0

1. Instalación

De clic en la carpeta Huella e inicie el programa de instalación (Setup.exe) dando doble clic

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Imagen 47 – Confirmación de inicio de instalación.

Seleccione el idioma para ejecutar la instalación de huella digital y de clic en .

Imagen 48 – Selección de idioma para instalación

Se despliega la pantalla de bienvenida del Asistente de Instalación.

Imagen 49 – Asistente de Instalación

Inmediatamente después, aparecen las condiciones de la licencia del programa (licence agreement), seleccione la opción “I accept the licence agreement” y de clic en .

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Imagen 50 – Licencia del programa

El asistente de instalación de huella direcciona la carpeta de donde se guardarán las aplicaciones del programa, si está de acuerdo de clic en , en caso de requerir una ubicación diferente dar clic en y posteriormente en .

Imagen 51 – Asistente de Instalación – Destination folder

El asistente de instalación está listo para instalar la aplicación, si fuese necesario modificar algún dato dar clic en el botón , si todos los datos son correctos hasta este punto y no se desea hacer modificaciones dar clic en el botón .

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Imagen 52 – Asistente de Instalación – Confirmación de configuración para instalación Da comienzo a la instalación, este proceso puede tomar algunos minutos.

Imagen 53 – Asistente de Instalación – Instalando

Terminado el proceso de instalación de la aplicación, se requiere la creación de una clave de seguridad, la cual no volverá a ser requerida más adelante, puede crear una en el campo y dar clic en o elegir la clave preconfigurada dando clic en el botón .

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Imagen 54 – Clave de seguridad

El asistente de instalación nos indica que el proceso fue exitoso, de clic en para terminar la instalación.

Imagen 55 – Asistente de Instalación –Finalizado

Se despliega la siguiente pantalla que nos indica la ubicación del programa instalado, dar clic en .

Imagen 56 – Ubicación de archivo ejecutable

El programa de instalación nos advierte que es necesario reiniciar el equipo, ya sea inmediatamente dando clic en o en caso de que existan otras aplicaciones abiertas

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Imagen 57– Mensaje para reiniciar el equipo

2. Registro de personal

Localizar en la carpeta Huella el programa de igual nombre y dar doble clic.

Imagen 58 – Carpeta Huella e Icono del archivo ejecutable Huella

Se abre el programa lector de huella digital, con las opciones datos a almacenar; almacenar huella o huella a buscar.

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Para empezar a registrar al personal, coloquemos el número de empleado en el campo Datos a Almacenar, seleccione Almacenar huella y de clic en .

Imagen 60 – Pantalla Principal – Activar

Ya con la información anterior, solicite al personal que coloque su huella en el lector digital.

Imagen 61 – Muestra del registro del Personal

El programa muestra la imagen de la huella almacenada, para seguir el proceso de registro de huella digital de todos los empleados, de clic en y repita el proceso de captura de la Huella.

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Imagen 62– Huella almacenada

XI. MEJORAS.

1. Interfase con hand punch para el módulo de Asistencias

1.1 Funcionalidad

Esta interfase permite que el sistema lea el archivo txt generado por Hand Punch y registre los accesos en el Módulo de Asistencias.

Dicho archivo contiene la clave del empleado, la fecha y hora de registro en valores separados por comas.

La interfase lee uno o varios renglones y genera un movimiento por cada renglón leído, además de eliminar de la carpeta los archivos leídos por omisión una vez procesados aquellos que contendrán la fecha en consecutivo.

Se encuentra a partir de la Versión 2693 y de la versión 2.1.3 de Control de Accesos.

1.2 Beneficio

Esta mejora permite que el sistema sea compatible con el hardware Hand Punch de tal modo que la información de ingreso y salida de los empleados esté controlada para efectos de nómina.

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ANEXO 1 – Flujo de Actividades del Módulo de Control de Accesos.

Movimientos que repercuten en la generación de la Nómina.

Movimiento que se genera como resultados de los movimientos de Control de

Accesos.

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TABLA DE IMÁGENES

Imagen 1 – Icono Intelisis ... 5

Imagen 2 – Acceso Intelisis ... 5

Imagen 3 – Selección de empresa ... 6

Imagen 4 – Selección de sucursal... 6

Imagen 5 – Ejemplo Acceso Intelisis ... 6

Imagen 6 – Pantalla Principal Intelisis ... 7

Imagen 7 – Pantalla de Registro ... 7

Imagen 8 – Catálogo Personal ... 9

Imagen 9 – Anexos ... 9

Imagen 10 – Editar Anexos ... 10

Imagen 11 – Editar Anexos–Nuevo ... 10

Imagen 12 – Anexo finalizado ... 11

Imagen 14 – Carpeta y archivo de instalación Bioscrypt ... 12

Imagen 15 – Asistente de instalación ... 13

Imagen 16 – Asistente de Instalación – Choose destination location ... 13

Imagen 17 – Asistente de Instalación – Select program folder ... 14

Imagen 18 – Asistente de Instalación – Setup status ... 14

Imagen 19 – Asistente de Instalación – Finish ... 14

Imagen 20 – Icono de VeriAdmin ... 15

Imagen 21 – Pantalla principal VeriAdmin ... 15

Imagen 22 – Pantalla Network Status ... 15

Imagen 23 – Pantalla Network Status – COMM#1 ... 16

Imagen 24 – Pantalla Principal VeriAdmin ... 16

Imagen 25 – Communication Port Settings ... 17

Imagen 26 – Modify Communication Settings. ... 17

Imagen 27 – Unit Parameter Settings ... 17

Imagen 28 – Unit Parameter Settings (2) ... 18

Imagen 29 – Leyenda de confirmación ... 18

Imagen 30 – Vista de los archivos existentes en el CD–ROM ... 19

Imagen 31 – Icono del archivo ejecutable de Bioscrypt ... 19

Imagen 32– Pantalla Identify ... 19

Imagen 33 – Icono VeriAdmin ... 20

Imagen 34 – Pantalla Principal VeriAdmin/ Configure/Quick Enroll ... 20

Imagen 35– Pantalla Quick Enrollment ... 21

Imagen 36 – Pantalla Quick Enrollment – Place finger on sensor ... 21

Imagen 37 – Pantalla Quick Enrollment – Hold Finger on sensor ... 22

Imagen 38 – Pantalla Quick Enrollment – Accept ... 22

Imagen 39 – Pantalla Template Editor ... 23

Imagen 40 – Selección de mano y dedo iguales al anterior ... 23

Imagen 41 – Icono del archivo ejecutable Enroll ... 24

Imagen 42 – Pantalla de Enrolamiento de Empleados ... 24

Imagen 43 – Pantalla de Enrolamiento de Personal – selección de dedo ... 24

Imagen 44 – Colocación del dedo a registrar en el lector ... 25

Imagen 45 – Pantalla de Enrolamiento de Empleados – registro de huella ... 25

Imagen 46 – Carpeta Huella y Archivo de Instalación ... 25

Imagen 47 – Confirmación de inicio de instalación. ... 26

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Imagen 49 – Asistente de Instalación ... 26

Imagen 50 – Licencia del programa ... 27

Imagen 51 – Asistente de Instalación – Destination folder ... 27

Imagen 52 – Asistente de Instalación – Confirmación de configuración para instalación ... 28

Imagen 53 – Asistente de Instalación – Instalando ... 28

Imagen 54 – Clave de seguridad ... 29

Imagen 55 – Asistente de Instalación –Finalizado ... 29

Imagen 56 – Ubicación de archivo ejecutable ... 29

Imagen 57– Mensaje para reiniciar el equipo ... 30

Imagen 58 – Carpeta Huella e Icono del archivo ejecutable Huella ... 30

Imagen 59 – Pantalla Principal de Huella ... 30

Imagen 60 – Pantalla Principal – Activar ... 31

Imagen 61 – Muestra del registro del Personal ... 31

Imagen 62– Huella almacenada ... 32

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GLOSARIO Y SIGLAS

Personal de una Empresa con el fin de conocer el tiempo efectivo que permanece el Personal en la misma y la relación de sus incidencias. Lector Dispositivo que lee y registrar la (s) huella (s)

digitales para efectos de Control de Accesos. Enrolar Es el proceso de registrar la huella y datos de un

Empleado para que un Sistema de Control de Accesos registre sus incidencias.