PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007
SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007
INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA A PROCESOS DE GESTIÓN
HUMANA
Versión 1
INS – EV – EI - 057 Página 1
1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍA A PROCESOS DE GESTIÓN HUMANA
GUÍA
Para la Realización de las actividades de auditoría in situ sobre los procesos de gestión humana.
1 DESCRIPCIÓN
La realización de un programa de auditoría a los procesos de gestión humana incluye la realización de la reunión de apertura, la recopilación y verificación de información, la generación de los hallazgos de auditoría, la preparación de las conclusiones de auditoría y la realización de la reunión de cierre.
2 OBJETIVOS
Verificar el cumplimiento de las normas y políticas que regulan los procesos de gestión humana tales como: carrera administrativa, viáticos y gastos de viaje, hojas de vida, nómina, cesantías y pensiones, bienestar social, administración de riesgos profesionales en la Procuraduría General de la Nación, a nivel nacional o central, determinar la gestión y sus resultados, analizar los hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor.
Verificar la efectividad de los controles de los procedimientos.
3 REQUISITOS
Tener definido el Plan de Auditoría y haber desarrollado lo previsto en el instructivo INS-EV-EI-056 Guía para la preparación de la auditoría a procesos de
4 OPERACIÓN
En relación con las actividades de Realización de las actividades de auditoría in situ se debe considerar lo siguiente:
Las acciones del plan consideradas como la mejor práctica son los siguientes:
Instructivo, Actividades y pruebas Descripción INS-EV-EI-009- Guía Realización de la Reunión de Apertura
Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los servidores que atenderán la auditoría
Formato
REG-EV-EI-055 Lista de chequeo
carrera administrativa
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en los procesos de carrera administrativa, convocatorias de concurso, calificación de
servicios y registro en carrera Formato
REG-EV-EI-056- Lista de Chequeo viáticos y gastos de
viaje
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de viáticos y
gastos de viaje Formato
REG-EV-EI-057- Lista de chequeo de hojas de vida
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de hojas de
vida y registro de novedades Formato
REG-EV-EI-058 Lista de chequeo
nómina, cesantías y pensiones
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de nómina,
cesantías y pensiones Formato
REG-EV-EI-059- Lista de chequeo bienestar social y ARP
Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de bienestar
social
INS-EV-EI-014- Guía realización de la reunión de cierre
En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de reuniones o despacho del jefe de la dependencia visitada. Elaboración y aprobación del acta de visita de auditoría. (Incluye la organización de la documentación)
La información que se obtenga se puede ir registrando en forma progresiva para lograr la inclusión de los mayores detalles, en todo caso es necesario considerar en la realización de la visita de auditoría los siguientes tópicos1:
Descripción: Es conveniente ceñirse a lo previsto en el plan de visita para cubrir los diversos aspectos, se puede ir enfocado la auditoría a los aspectos que se consideren relevantes en la revisión. Corresponde a la descripción de los pasos de programa a cumplir.
Papeles de trabajo: Es absolutamente necesario obtener los denominados registros o papeles de trabajo.
Hallazgos (Linked Findings): Las situaciones que se consideren inadecuadas o que llaman la atención se constituyen en hallazgos, a medida que se vayan identificando es necesario irlas documentando y escribiendo, sirven para que el auditor vaya precisando la situación encontrada.
Notas de revisión: Anotaciones que va realizando el auditor
Resumen: Generalización de las situaciones que se evidencian que en forma concurrente se presentan.
Test: Son las pruebas que realiza el auditor con el propósito de valorar una gestión o controles.
Adjuntos: Otras documentación de interés que se constituye en papeles de trabajo del auditor.
Considere la realización de las siguientes rutinas:
4.1 Realización de revisiones comunes
Solicite una relación de la normatividad general e institucional que regula el funcionamiento del área, valore si los funcionarios la conocen y están familiarizados con su aplicación.
Solicitar el manual de procedimientos e indagar sobre su utilización y actualización
Solicitar el mapa de riesgos e indagar sobre su actualización, determinar si tienen definidos los riesgos y están siendo administrados.
Solicitar una relación de los informes que se presentan y las fechas en que se deben rendir.
Verificar el archivo de gestión, determinar que se encuentra actualizado el archivo de documentos y que la recuperación de información es fácil.
Solicite copia del POA e infórmese sobre los avances en su ejecución Solicite copia del plan de mejoramiento e infórmese sobre su ejecución
1
Realice una inspección del área y valore la organización de documentación en los puestos de trabajo, el orden y aseo de la misma, la existencia de contaminación de algún tipo y la presencia de los símbolos institucionales Solicitar copia de pólizas y seguros que deben tenerse
4.2 Realización de la revisión de los procesos de carrera administrativa
Solicite la documentación que soporta la división del trabajo, entre las áreas y entre los servidores
Solicite la documentación sobre los procesos y procedimientos de carrera administrativa
Requiera el manual de funciones y las solicitudes de actualización del mismo Realice una inspección sobre la seguridad y confidencialidad de bancos de
pruebas, en caso de tenerse.
Requiera copia de los estudios o trabajos realizados en forma previa para determinar la conveniencia de iniciar procesos de convocatoria, en caso de ser discrecional, valorar la justificación de la conveniencia.
Solicite documentación que soporte el estudio previo de traslados o movimientos como selección interna de candidatos
Revise la utilización de las listas de legibles existentes en la provisión de empleos
Solicite los requerimientos de recursos presupuestales para dar viabilidad al inicio de procesos de convocatoria
Solicite las actas donde la Comisión de Carrera conoce de los procesos de convocatoria a realizarse.
Solicite el plan de trabajo o cronograma de las convocatorias en curso o a realizarse
Realice una inspección del área física donde se realizan la recepción de documentación para procesos de selección
Realice una inspección física sobre los archivos de las hojas de vida y documentación de las convocatorias, realice un selectivo sobre las carpetas Solicite las carpetas de las reclamaciones recibidas en los concursos
En forma selectiva revise el trámite dado a reclamaciones
Revise las publicaciones realizadas de resultados de pruebas y listas de elegibles
Entreviste aspirantes
Entreviste contratistas de servicios asociados a la selección mediante concursos
Entreviste funcionarios que realizan el proceso
Verifique la existencia de sistemas de información para registro de información Realice selectivo sobre la información registrada en sistemas
Requiera información sobre jornadas de capacitación de la metodología de calificación
Solicite la carpeta de reclamaciones de calificación
Solicite copia de las actas donde la Comisión de Carrera conoció de las reclamaciones
Entreviste funcionarios que realizan el proceso
Aplique el Formato REG-EV-EI-055 Lista de chequeo de carrera administrativa
4.3 Realización de la revisión del proceso de Viáticos y gastos de viaje
Solicitar el manual de procesos y procedimientos e indague sobre su utilización y actualización
Solicite las carpetas de solicitudes de presupuesto y de asignaciones y revise las cifras
Revise el registro en el sistema de información de las apropiaciones iniciales y sus modificaciones
Solicite y revise la documentación sobre la constitución de la caja menor
Requiera y revise los libros donde se lleva el registro de ejecución y saldos de los recursos asignados a la caja menor
Solicite y revise la documentación de las legalizaciones parciales o definitivas de la caja menor
Revise la seguridad sobre las chequeras, los cheques girados con los registrados
Revise y concilie los saldos de la caja menor con los existentes en libros, en caso de encontrar diferencias verifique si están explicadas
Entreviste funcionarios usuarios
Entreviste funcionarios que cumplen el proceso
Entreviste funcionario de contabilidad relacionado con la legalización de las cajas menores de viáticos
Verifique el adecuado archivo y manejo documental
Solicitar y revisar en forma selectiva información enviada a contabilidad o presupuesto
Solicite los soportes del proceso de contratación del servicio de pasajes y evalúelo2
Realice un selectivo sobre los soportes del trámite de pagos de pasajes al contratista
2
Para el efecto de revisión puede personalizar los formatos establecidos en el programa de revisión a procesos de contratación.
Solicite a la firma de pasajes que indique las sumas adeudas por servicios y las facturas donde se realizan los cobros, concilie esta información con viáticos Requiera y revise los soportes de la legalización de las comisiones
Solicite la documentación sobre reintegros y revísela
Aplique Formato REG-EV-EI-056- Lista de Chequeo de Viáticos y Gastos de Viaje
4.4 Realización de la revisión del proceso de Hojas de Vida y Registro de Personal
Realice una inspección a las instalaciones donde se archivan las hojas de vida de funcionarios
Entreviste a funcionarios que realizan el proceso de registro y manejo de hojas de vida
Realice pruebas sobre recuperación de información
Realice un selectivo sobre las carpetas de las hojas de vida
Revise si se cuenta con los elementos necesarios para la manipulación de las carpetas
Revise la actualización y registro de información en el Sistema de Información (SIAF)
Revise la actualización y registro de la información en el Sistema Único de Información de Personal.
Entreviste a los ingenieros que brindan el soporte técnico y determine servicio, seguridad y requerimientos pendientes
Determine el reporte oportuno de información, a diversas instancias (por ejemplo al SUIP)
Consulte la información existente en medios electrónicos y valore que la misma sea útil para la gestión
Aplique Formato REG-EV-EI-057- Lista de chequeo de Hojas de Vida y Registro de Personal
4.5 Realización de la revisión del proceso de Nómina, cesantías y pensiones
Solicite los reportes de presupuesto sobre apropiación inicial y modificaciones Solicite los soportes de las solicitudes de adición y modificaciones
presupuestales
Valore la información presupuestal para determinar necesidades y que estén requeridas
Valore los controles existentes sobre la apropiación y su efectividad, atendiendo a los parámetros de austeridad
Solicite documentación soporte sobre diferencias identificadas y de ajuste de las mismas
Solicite la carpeta de la normatividad aplicable o la información, para determinar si los funcionarios están familiarizados y poseen las normas
Requiera la impresión de las tablas de sueldos y compárelas con las definidas en los decretos salariales
Realice una inspección al archivo de soportes de descuentos de nómina
Realice un selectivo sobre el registro de descuentos en el sistema de información que liquida la nómina
Solicite las carpetas de solicitudes de códigos de descuentos y realice un selectivo sobre el cumplimiento de políticas institucionales para su creación Revise la documentación en trámite sobre novedades de personal tales como
nombramientos, traslados, comisiones, encargos y otros que afectan la liquidación y determine su oportunidad y completitud.
Solicite los soportes de cambios de EPS y fondos de pensiones y determine si los mismos se están presentando con oportunidad y con las firmas correspondientes
Inspeccione un proceso de cargue de descuentos de cooperativas y valore los controles existentes y las fallas que se presentan en la captura de información, para el efecto presencie la realización del ingreso, la generación de reporte y valor
Realice un selectivo sobre la liquidación de sueldos en la prenómina o nómina, solicite los soportes de descuentos y valore la concordancia entre lo devengado y la tabla de sueldos.
Entreviste a funcionarios encargados de liquidar la nómina
Entreviste al ingeniero que brinda el soporte y determine la calidad del servicio y los requerimientos pendientes
Solicite copia de las últimas quejas o reclamaciones recibidas y determine la atención dada.
Realice pruebas de obtención de información del archivo
Solicite copia de los convenios o contratos con los bancos y revíselos
Solicite las planillas o terminales de nómina y determine que están debidamente legalizadas.
Revise las planillas de nómina y determine las principales anotaciones que se realizan y la atención de las mismas.
Entreviste al tesorero y determine sus necesidades
Entreviste al jefe de contabilidad y determine sus necesidades
Solicite copia de nóminas adicionales y valore las causas que la originan Revise la liquidación de transferencias y aportes
Solicite los soportes de pago de un mes de cajas de compensación, EPS, ARP, fondos de pensiones, fondos de cesantías, DIAN
Requiera y revise las modificaciones realizadas a los pagos de transferencias y aportes
Solicite copia de los requerimientos realizados por cajas de compensación, EPS, ARP, fondos de pensiones, fondos de cesantías, DIAN, que correspondan a situaciones de demora o inadecuada liquidación y pago, determine las causas y las acciones tomadas para su resolución
Aplique Formato REG-EV-EI-058 Lista de chequeo de nómina, cesantías y pensiones.
4.6 Realización de la revisión del proceso de bienestar social y administración de riesgos profesionales
Solicite el programa de actividades a realizar por el área y determine actividades de prevención y de atención
Solicite las carpetas de los convenios y revise su conformidad legal y de conveniencia
Entreviste a los funcionarios que cumplen los procesos
Requiera el panorama de riesgos realizado y las conclusiones del mismo Solicite soportes documentales de actividades realizadas
Solicite y revise soportes documentales de eventos programados, verificación de asistencia de servidores
Solicite estadísticas de asistencia a eventos programados y analícelos Requiera el plan de contingencias, y revíselo
Solicite documentación sobre la organización de brigadas y equipos de prevención y atención de riesgos
Solicite soportes documentales sobre actividades de capacitación y entrenamientos para los integrantes de las brigadas y equipos
Realice un recorrido por las instalaciones físicas y determine que se cuenta con los implementos de seguridad industrial necesarios
Solicite documentación sobre la realización de simulacros las conclusiones y medidas tomadas con base en los mismos.
Entreviste brigadistas y miembros de los equipos de emergencias Entreviste funcionario(s) de la ARP
Entreviste funcionarios psicólogos o trabajadores sociales que realizan acompañamiento y seguimientos
Entreviste funcionarios de las EPS que asisten o apoyan programas de la entidad
Requiera copia de la conformación o designación del Comité Paritario de Salud Ocupacional
Solicite la carpeta o documentación sobre el proceso de elección de los representantes de los empleados al Comité
Solicite la carpeta de las actas y determine que efectivamente sesiona y que las mismas están legalizadas
Solicite estadísticas de atención y servicios a los funcionarios de la entidad Aplique Formato REG-EV-EI-059- Lista de chequeo bienestar social y
administración de riesgos profesionales
4.7 Selección de pruebas a realizar
Las pruebas que se consideran las mejores prácticas son la aplicación de las listas de chequeo definidas para los diversos procesos de gestión humana, así como: Pruebas sustantivas tales como visitas, inspecciones, verificaciones de la
información
Pruebas de cumplimiento referidas a la aplicación de políticas y procedimientos
4.7.1 Registro de las pruebas realizadas
Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en registros (o papeles de trabajo)3.
Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los auditores y soportar los conceptos posteriores.
El registro de la información se realiza considerando:
Resultado: Presentación de las conclusiones de la aplicación de la prueba
Papeles de trabajo: En ellos se vinculan los registros o papeles de trabajo
4.8 Las Técnicas de obtención de evidencias aplicables
Las técnicas en auditoria para la obtención de evidencias que son consideradas como las mejores prácticas en relación con el proceso y subprocesos de gestión humana son las siguientes:
3
Análisis de saldos y movimientos Comprobación Conciliación Confirmación Confrontación. Indagación Inspección Observación Revisión analítica
El Muestreo Estadístico en Auditoria
5 PAPELES DE TRABAJO Permanentes:
Ver primer Instructivo de este Capítulo.
Corrientes:
Soportes de los procesos
Plan Operativo Anual POA
Plan de Mejoramiento
Informe de la visita anterior e información de seguimiento
Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría
Formato de Registro REG-EV-EI-055 - Lista de chequeo carrera administrativa
Formato de Registro REG-EV-EI-056 - Lista de Chequeo viáticos y gastos de viaje
Formato de Registro REG-EV-EI-057- Lista de chequeo de hojas de vida
Formato de Registro REG-EV-EI-058 Lista de chequeo nómina, cesantías y pensiones
Formato de Registro REG-EV-EI-059- Lista de chequeo bienestar social y ARP
