PLANES DE AVALÚO DE LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS Y DE SERVICIOS AL ESTUDIANTE

P

A

O

A

Universidad de Puerto Rico en Arecibo

Oficina de Planificación y Estudios Institucionales

PLAN DE AVALÚO

DE LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS

Y DE SERVICIOS AL ESTUDIANTE

Tabla de Contenido

Introducción ... i

Plan de Avalúo de la Oficina de Contabilidad Financiera ... 1

Plan de Avalúo de la Oficina de Compras ... 2

Plan de Avalúo de la Oficina Fiscal de Asistencia Económica ... 3

Plan de Avalúo de la Oficina de Propiedad ... 4

Plan de Avalúo de la Oficina de Admisiones ... 5

Plan de Avalúo de la Oficina de Cobros y Reclamaciones ... 6

Plan de Avalúo del Centro de Tecnologías de Información ... 7

Plan de Avalúo de la Oficina de Recaudaciones ... 8

Plan de Avalúo de la Oficina de Pagaduría ... 9

Plan de Avalúo de la Oficina del Decano de Asuntos Estudiantiles ... 10

Plan de Avalúo de la Oficina de Asistencia Económica ... 11

Introducción

El Plan de Avalúo es una herramienta esencial para medir la efectividad institucional, identificando las fortalezas y áreas de mejoramiento. Las oficinas administrativas y de servicios al estudiante de la Universidad de Puerto Rico en Arecibo son partícipes en este esfuerzo de renovación institucional, desarrollando sus propios planes de avalúo, los cuales son un complemento del Plan de Avalúo Institucional (Certificación Número 2005-06-18 del Senado Académico). La implantación de estos planes inicia este año académico 2012-2013.

La elaboración de los planes de avalúo surge como parte del cumplimiento con el objetivo 6.3 del Plan Estratégico 2008-2014, el cual lee “asegurar que se mantengan los procesos de avalúo en UPRA a través de la identificación y evaluación continua de las fortalezas y áreas de mejoramiento de todas las dependencias que promuevan el desarrollo y la transformación organizacional.” Además, específicamente la actividad 6.3.5 del Plan Estratégico establece sobre “implantar y divulgar los planes de avalúo de asuntos estudiantiles y administrativos atemperados al Plan de Avalúo Institucional.”

En el logro de estos planteamientos, se realizó una serie de talleres para orientar al personal gerencial de las diversas oficinas sobre el desarrollo de su respectivo plan de avalúo. Específicamente, se ha concienciado sobre componentes tan esenciales como la misión, los indicadores de ejecución y estrategias de avalúo que deben estar trabajados en el Plan de Avalúo.

La plantilla de avalúo que se diseñó es una adaptación de la plantilla de Nichols que utilizan los

departamentos académicos. En la información contenida en la plantilla, la misión de cada oficina debe estar atemperada con la misión de su decanato y de la institución. A continuación, se incluye los planes de avalúo desarrollados por los directores y/o supervisores de las diversas oficinas.

Plan de Avalúo de la Oficina de Contabilidad Financiera

 Misión de la Oficina: Contabilizar y cuadrar el mayor general, subsidiario de los fondos institucionales, fondos de agencias federales y estatales, mejoras permanentes, de donativos y contratos. Así, como las conciliaciones bancarias tanto de gastos, ingresos, nóminas y de becas. Además, se tramitan todos los documentos de seguros y fianzas.

Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Agilizar el trámite de las conciliaciones bancarias.  Número de conciliaciones bancarias completadas mensualmente.  Archivos de Administración Central recibidos.  Registro de la información sobre los diferentes bancos de datos a ser conciliados.

Plan de Avalúo de la Oficina de Compras

 Misión de la Oficina: Tramitar la adquisición de bienes y servicios no personales, de calidad, con el propósito principal de que se lleven a cabo las tareas administrativas y académicas en la Institución. La misma se rige por la Certificación #30, que es el Reglamento de Compras y Suministros de la Universidad de Puerto Rico.

Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Tramitar las órdenes de compras. Número de órdenes tramitadas. Nivel de satisfacción de los empleados.  Programas UFIS (pantallas)-Módulo de Compras.  Cuestionario de avalúo de oficinas administrativas de OPEI.

Plan de Avalúo de la Oficina Fiscal de Asistencia Económica

 Misión de la Oficina: Brindar un servicio de orientación al estudiante relacionado al desembolso de sus becas y cumplir con la reglamentación, procedimientos y políticas financieras fiscales y administrativas aplicables a la UPR.

Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Incrementar el número de estudiantes que reciben la beca por depósito directo.  Número de estudiantes que utilizan el depósito directo.  Informe de estudiantes con depósito directo  “BBU/DEPOSITO”

Plan de Avalúo de la Oficina de Propiedad

 Misión de la Oficina: Ejercer y garantizar el control adecuado de la propiedad mueble universitaria. Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Automatizar la solicitud de servicio del recogido de equipo.  Solicitud de servicios en línea.  Grado de satisfacción del personal con el servicio recibido.  Programación coordinada con el personal de CTI.  Cuestionario de avalúo de oficinas administrativas de OPEI.

Plan de Avalúo de la Oficina de Admisiones

 Misión de la Oficina: Reclutar, evaluar y admitir los solicitantes procedentes de escuelas superior tanto en Puerto Rico y el extranjero. Además, tramitar solicitudes de estudiantes procedentes de instituciones privadas (transferencias).

Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Incrementar las solicitudes de nuevo ingreso a través de diversas estrategias de promoción.  Total de solicitantes.  Total de escuelas visitadas.  Informe de solicitantes “All applicants report for admissions”.  Informe del coordinador de reclutamiento.

Plan de Avalúo de la Oficina de Cobros y Reclamaciones

 Misión de la Oficina: Gestionar el cobro de los deudores de manera efectiva para minimizar las cuentas morosas.

Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Automatizar la notificación de deuda a los estudiantes que solicitan prórrogas.  Gestionar el cobro de las deudas de estudiantes y empleados.  Notificación de deuda automatizada.  Total de deudas cobradas.  Programación diseñada por CTI.  Informe BBU 264 de cuentas por cobrar. Fiador o Co-deudor a los estudiantes. (Comité de aprovechamiento Académico.) Ejemplo: estudiantes que pierden sus becas debido al

progreso académico.

Plan de Avalúo del Centro de Tecnologías de Información

 Misión de la Oficina: Provee tecnología confiable, contemporánea e integrada para asistir en la educación, aprendizaje, investigación y servicio.

Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Evaluar los servicios técnicos, audiovisuales y del Centro de Cómputos que se brinda a los usuarios de los sistemas de información.  Grado de satisfacción con los servicios.  Total de servicios solicitados.  Total de servicios recibidos.  Cuestionario de avalúo sobre satisfacción.  Informes generados por el Centro de Tecnologías de Información.

Plan de Avalúo de la Oficina de Recaudaciones

 Misión de la Oficina: Recaudar, contabilizar y depositar fondos procedentes de pagos de estudiantes y empleados, y otros ingresos de la Institución.

Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Agilizar el servicio a la comunidad universitaria  Integrar el uso de la tecnología en los procesos de recaudo.  Mantener el servicio de recaudo en horario extendido.  Nivel de satisfacción con el servicio recibido.  % de recaudos realizados electrónicamente*  Total de estudiantes atendidos en el horario extendido  Cuestionario de avalúo sobre nivel de satisfacción  Análisis de los informes generados por el sistema  Informe de transacciones realizadas durante el horario extendido

Plan de Avalúo de la Oficina de Pagaduría

 Misión de la Oficina: Procesar y distribuir los pagos de desembolso a estudiantes, empleados y suplidores. Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Agilizar el proceso de la entrega de cheques a los estudiantes.  Nivel de satisfacción de los estudiantes.  Cuestionario de satisfacción a los estudiantes.

Plan de Avalúo de la Oficina del Decano de Asuntos Estudiantiles

 Misión de la Oficina: Ofrecer servicios de apoyo estudiantil de calidad que permitan al estudiante su integración a la vida universitaria y a su desarrollo intelectual y social. De esta manera, se fomenta la formación integral del estudiante para que sea un ciudadano útil a la sociedad. Servicios/Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias / Instrumentos de Avalúo Resultados obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Sistematizar las solicitudes de prórrogas y exenciones de matrícula  Incorporar a SITA el procedimiento de solicitud de transferencia del estudiante a otra institución universitaria.  Evaluar las recomendaciones para la concesión de exención de matrícula  Total de solicitudes en línea tramitadas.  Procedimiento incorporado a SITA.  Total de exenciones concedidas  Cuestionario de satisfacción al estudiante.  Informe de SITA sobre los estudiantes retenidos que habían solicitado transferencia.

Plan de Avalúo de la Oficina de Asistencia Económica

 Misión de la Oficina: Identificar, orientar y cualificar a los estudiantes solicitantes a los diversos tipos de ayuda económica.

Servicios/ Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/ Acción Correctiva  Agilizar el servicio directo a los estudiantes.  Número de estudiantes atendidos diariamente.  Nivel de satisfacción de los estudiantes.  Total de becas otorgadas.  Listas diarias de asistencia de los estudiantes.  Cuestionario de satisfacción  Informe de Análisis de necesidades económicas

Plan de Avalúo de la Oficina de Salud, Seguridad Ocupacional y Protección

Ambiental

 Misión de la Oficina: Asegurar que la institución provea un ambiente de trabajo y aprendizaje seguro

y saludable, libre de riesgos reconocidos, asistiendo a departamentos y oficinas mediante el desarrollo de planes, políticas y prácticas de seguridad para proteger a los empleados, estudiantes y recursos. Además, asegurar el cumplimiento con las leyes y reglamentos ambientales y coordinar el manejo de emergencias mediante la preparación, protección, respuesta, recuperación y mitigación para responder de manera efectiva ante situaciones que afecten la vida, propiedad y el ambiente.

Servicios/Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/Acción Correctiva Desarrollar y divulgar programas de

cumplimiento con las reglamentaciones aplicables en el campo de la Salud, Seguridad Ocupacional y Protección Ambiental.  Cantidad de programas desarrollados, revisados y divulgados a través de la página Web.  Página Web de la oficina.

Servicios/Procesos/ Actividades Indicador de Ejecución Estrategias/ Instrumentos de Avalúo Resultados Obtenidos Uso de los Resultados/Acción Correctiva  Adiestrar al personal docente, no docente y estudiantil en los programas de

cumplimiento con las reglamentaciones aplicables.  Cantidad de adies-tramientos ofreci-dos a la comunidad universitaria.  Número de emplea-dos y estudiantes adiestrados.  Hojas de Certificación, Pruebas diagnósticas y de aprovechamiento

 Radicar y renovar per-misos y licencias reque-rídos para el desarrollo de actividades acadé-micas y admvas.

 Solicitudes de reno-vación de permisos y licencias radica-das en las diferen-tes agencias.  Informes de las inspecciones realizadas por agencias reglamentarias.  Preparar, revisar, divulgar e implantar diferentes planes de emergencia.  Cantidad de progra-mas desarrollados, revisados y divulgados a través de la página Web.  Número de prác-ticas y/o simulacros efectuados.

 Cantidad de perso-nas de los grupos operacionales adiestradas.  Lista de cotejo para la evaluación de simulacros y prácticas.