Procesos tecnicos administrativos

Universidad de San Carlos de Guatemala

Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Humanidades

Facultad de Humanidades

Departamento de

Departamento de Pe

Pedagogía

dagogía

Curso: E5011 Procesos !"cnicos #dministrativos

Curso: E5011 Procesos !"cnicos #dministrativos

$ic Fred% Cardona &ecinos

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Guatemala ' de noviem(re de )011

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C+, -#P#S DE G+-#. C+,CEP!U#$ES. -E,!#$ES. SE-/,!*C+. E!C C+, -#P#S DE G+-#. C+,CEP!U#$ES. -E,!#$ES. SE-/,!*C+. E!C

Breve Historia De La Correspondencia

Breve Historia De La Correspondencia

Conceptos sicos % descripciones en un o2cio:

Conceptos sicos % descripciones en un o2cio:

BREVE

BREVE HISTORIA HISTORIA DE DE LA LA CORRESPONDECORRESPONDENCIANCIA Desd

Desde e las las ms primitms primitivas orgaivas organi3acni3acioneiones s 4uma4umanas los nas los indiindividuviduos 4an os 4an necenecesitadsitadoo maniestar

maniestar sus sus sentimientos sentimientos e e ideasideas #l

#l principi6 principi6 las las e7presioe7presiones nes eectivas eectivas del del 4om(re 4om(re se se reali3arreali3aron on por por medio medio de de lala mímica

mímica % d% de e simples simples sonidos sonidos 8ue m8ue mani2estan ani2estan alegrías alegrías o do dolorolor $ $uego uego ormarormaron lason las leng

lenguas monouas monosíla(síla(as como el as como el c4inc4ino. evolucio. evolucionanonando en la do en la 4isto4istoria 4asta logrria 4asta lograr lasar las magni2cas voces de las lenguas romances: espa9ol. italiano. Franc"s. rumano : así  magni2cas voces de las lenguas romances: espa9ol. italiano. Franc"s. rumano : así  surg

surgi6 la ei6 la e7pr7presi6n desi6n del penel pensamisamiento pento por medor medio io de la de la palapala(ra 4a(ra 4a(lad(lada :ua :ue unae una necesidad

necesidad innata innata en en el el 4om(re 4om(re desde desde las las primeras primeras maniestacionmaniestaciones es . . las las cuales cuales sese rudim

mad

madera era revrevestidestidas as por por capacapas ds de e cera cera en en las las 8ue 8ue se se gra(agra(a(an (an las las palapala(ras (ras porpor medio

medio de pude punta3os nta3os o estileto estileteses -s

-s tardtarde los e los egipcegipcios ios utilutili3ari3aron el on el papipapiro : ro : en en PerPergamo gamo . #si. #sia ma menor enor . se . se uso uso elel pergamino

pergamino en een el l siglo siglo * .* .los los ra(es lra(es llevaron levaron a a Europa Europa el el papel papel . origi. originando nando ;untos;untos con

con los primlos primitivos mitivos medios dedios de impre impresi6n . esi6n . una una verdadera verdadera Florencia Florencia intelectual intelectual Con Con lala guerra

guerra % % el el comercicomercio o se se 4i3o 4i3o indispensa(le indispensa(le la la creaci6n creaci6n de de medios medios para para mantenermantener cone7iones

cone7iones con con los los seres seres 8ue 8ue <ivian <ivian en en territorios territorios distintos distintos a8uí a8uí es es donde donde se se puedepuede decir

decir 8ue 8ue se origise origino la no la pala(ra pala(ra escrita escrita % co% con elln ella a la la correspocorrespondencia ndencia  CONCEPTOS

CONCEPTOS BASICOS Y BASICOS Y DESCRIPCION DESCRIPCION EN UN OFEN UN OFICIOICIO 

 No!"re o ra#$n socia% de %a o&cina o dependenciaNo!"re o ra#$n socia% de %a o&cina o dependencia  u(icado en parte  u(icado en parte su

supeperirioror. . ococupupa a un espaun espacicio o de de dodos s pupulglgadadasas. . si si el papel papel (onel (ond d no tieno tienene mem(

mem(rete rete de;ar de;ar =.> =.> o o ? ? espacespacios ios del del (or(orde de suprsuprior ior para para escri(escri(ir ir nom(nom(rere social. puede a

social. puede aparecer parecer centrado a lo lacentrado a lo largo del paprgo del papelel 

 N'!erN'!ero de o de o&cioo&cios ( rs ( re)erene)erencia *cia *siglas dsiglas de la e la instituci6n instituci6n .orden .orden num"riconum"rico asc

ascendendentente . se . sigiglas las de lde las as 8u8ue e dicdicta % ta % 2r2rma ma . l. líneínea da diagiagonaonal . sl . sigiglas las oo apellidos de

apellidos de 8uien r8uien reali3a el oeali3a el o2cio 2cio  

  L'+ar ( )ec,a.  L'+ar ( )ec,a. a a 15 15 espacios espacios despu"s despu"s del del (orde (orde superior superior del del papel papel . . loslos nom(

nom(res dres de los me los meses se eses se escriescri(en c(en con mion min@scn@scula . ula . el memel mem(ret(rete ocue ocupa pa lala parte

parte superior superior i38uierda i38uierda a a la la ec4a ec4a puede puede colocarse colocarse al al lado lado opuesto opuesto tratandotratando de ;usti2car la escritura

de ;usti2car la escritura 

 DestDestinatainatario*rio* se se escescri(ri(e de de e ? a ? a > e> espaspaciocios ds despespu"s u"s de de la la ecec4a 4a segseg@n@n tama9o del pa

tama9o del papel contra mrpel contra mrgenes i38uierdo genes i38uierdo consta de consta de :: aA

aA tratatratamienmiento Bto Bse9or se9or o se9o se9ora ora Ao tAo titulitulo pro proesioesionalonal (A

(A nom(nom(re re de de la la persopersona na a a 8uie8uien n se se dirigdirigee cA

cA carcargo go 8u8ue e desdesempempe9ae9a dA

dA didirerecccci6i6n o lun o lugagarr 

 Vocativo* se utili3a Vocativo* se utili3a para para dirigirse dirigirse a a altas altas autoridades autoridades e7celene7celentísimo tísimo se9orse9or mi

mininiststroro. . didiststininguguidido o sese9o9or r mimininiststroros. s. sasaluludodos: s: trtratato o enentrtre e reremimitetentnte e %% destinatario

destinatario Despu"s

Despu"s de de escrita escrita la la direcci6direcci6n n % % comen3ando comen3ando el el margen margen i38uierdo i38uierdo de;ando de;ando dosdos espacios

espacios 4ori3ontales Br4ori3ontales Brengl6n a(ierto A% cengl6n a(ierto A% cinco espacios del minco espacios del margen i38uargen i38uierdo seierdo se escri(e

escri(e el el saludo saludo de(e de(e preerirse preerirse el el empleo empleo de de ormulas ormulas sencillas sencillas % % discretasdiscretas así

así como como el el respeto respeto % % consideracionconsideraciones es 8ue 8ue dentro dentro de de determinadeterminadas das actividadesactividades de(en gua

de(en guardarse uno rdarse uno con con otro otro  

 ConContentenido o ido o cucuerperpo del o del o2co2cio. se escriio. se escri(e dos (e dos espespaciacios os a(a(a;o del salua;o del saludo odo o vocativo

vocativo % % en en el el se se e7presa e7presa al al o(;eto o(;eto del del o2cio o2cio siempre siempre a a las las característicascaracterísticas undamenta

undamentales de les de la cola correspondencrrespondencia ia Consta Consta de dos de dos partes :partes : INTRODUCCION

INTRODUCCION DEL DEL TE-TOTE-TO Introd'cci$n*

Introd'cci$n* es es el iniel inicicio del te7o del te7to del o2to del o2cicio o papara luera luego seggo seguiuir r cocon n la parla partete e7positiva

conocidos % si se trata de dar una respuesta a una carta indi8ue la ec4a de ella procure 8ue su lengua;e sea (reve . sencillo % natural  Comunico a usted 8ue. la presente tiene el o(;etivo de inormarle. enterados por su inorme de ec4a

Te.to . es la parte 8ue e7presa el o(;eto de la carta % para ello se de(e de tener un concepto claro % concreto de lo 8ue se desea e7presar  ,o olvide 8ue para lograr un "7ito deseado en la correspondencia o2cial de(e de ser de (uena voluntad no impositiva . 8ue le lengua;e sea utili3ado en orma clara % apropiada  Despedida *es la @ltima rase de cortesía con 8ue se da por terminada la carta . se escri(e de dos espacios de la @ltima línea del cuerpo de la carta . atentamente .respetuosamente . 2rma % cargo de 8uien envía o remite . se escri(e a cuatro espacios despu"s de la despedida . consta del nom(re del 2rmante escrito con el mismo tiro de letra 8ue el apartado registra . igualmente a(a;o del mem(rete se escri(e el cargo proesional del puesto de tra(a;o 

Indicadores de arc,ivo o de copias * cuando de un mismo o2cio se envían copias a otras personas . departamentos o instituciones . la reerencia al respecto de(e escri(irse al 2nal del te7to partiendo del margen i38uierdo E;emplo Cc Direcci6n Departamental de Educaci6n . ee de personal -ineduc .Claustro de Catedrticos 

E% pape%* de(e de ser de (uena calidad. con un mem(rete normal no e7agerado de tama9o de dos pulgadas lo m7imo El papel (ond de >0 gramos. para la misma ciudad o país El papel para segundas 4o;as de(e ser menor grosor . de otro color Bpapel copia A del mismo tama9o 8ue el de la primera 4o;a pero sin mem(rete 

Las di)erentes C%ases de pape% de o&cio . de acuerdo con su calidad uso % tama9o: papel peri6dico . papel (ond . papel alemn . papel ingles . papel espa9ol .papel copia . papel ce(olla . papel car(6n . papel est"ncil . papel actura . papel ta(ular papel a"reo 

/UE ES CORRESPONDENCIA

Es la comunicaci6n escrita entre personas 8ue se encuentran en diversos lugares o (ien distintos sentimientos de socia(ilidad . los cuales dan origen a diversos estilos o ormas de redactar . así comercial . diplomtico amiliar % o2cial 

De(ido a 8ue el sistema en 8ue desenvuelve el #dministrador educativo es el o2cial. se estudiara el estilo de correspondencia utili3ando el mismo

Se denomina correspondencia o2cial la 8ue trata de asuntos relacionados con el estado . %a sea dirigida del go(ierno a particulares . de particulares o2cinas del go(ierno % entre uncionarios p@(licos

Su redacci6n de(e ser clara . concisa % como re8uisito indispensa(le . de(e usarse en esta un mem(rete sencillo . conteniendo @nicamente el nom(re de la o2cina o (ien con la direcci6n donde est u(icada 

En la correspondencia o2cial no de(e usarse a(reviaturas Entre las comunicaciones escritas de este g"nero de correspondencia podemos considerar: $a nota o2cial .la noti2caci6n . el o2cio . el acuerdo . la providencia . el decreto la resoluci6n . el inorme . el dictamen % la transcripci6n 

Para la aplicaci6n de las normas es necesario . utili3ar instrumentos de correspondencia o2cial 8ue de(e n de corresponder a determinadas características . entre otras:

,o usar a(reviaturas

Es destinatario se escri(e despu"s de la 2rma del emisor del documento

#notar el n@mero de registro % las reerencias. de 8uien instru%e como de 8uien ela(ora el instrumento

NOR0AS PR1CTICAS DE REDACCION a2 Para conse+'ir c%aridad

1 orden las ideas en orma l6gica ) Evite el e7ceso de aclaraciones = Suprima las notas entre par"ntesis "2 Para %o+rar precisi$n

1 e7presen ideas % conceptos completos ) Sea directo al tratar el tema

= Evite las repeticiones

c2 Para e.presar con prioridad

1 Utilice las pala(ras de acuerdo a su signi2cado % unci6n ) Escri(a con perecta ortograía

= estructure correctamente los prraos d2 Para dar concisi$n a %a escrit'ra

1 Evite pala(ras innecesarias

) Elimine las rase de relleno % los t"rminos vagos = ,o trate la misma idea en prraos separados ? Planee el te7to antes de construirlo

5 ,o constru%a rases largas

ESTRUCTURA INTERNA DE UN ESCRITOR

1 +(;etivo Para 8ue

*normar. ordenar. pedir. preguntar. recomendar. invitar

etc

proesionista . sociedades etc = #sunto So(re 8ue #suntos personales. o2ciales .

de tra(a;o . negocio. etc ?Seleccion Cual material Carta . o2cio . circular .

memorado . recado . etc Cual documento Carta . o2cio . circular

memorando . recado . etc 5 erar8ui3aci6n Cuanta importancia Fec4a. reerencias. numero de

cuentas. daros personales etc

PRINCIPALES INTRU0ENTOS DE CORRESPONDENCIA OFICIAL

+2cio. o2cio circular. acta conocimiento. dictamen. resoluci6n. noti2caci6n. memorando etc

De acuerdo al asunto de 8ue se trata % considerando la u(icaci6n de las acciones así ser el instrumento a utili3ar. (asndose en el cuadro metodol6gico administrativo así:

P&+$E-# ES!&#!EG*# S+$UC*+,

 !oma de posesi6n #cta !rascripci6n de acta

CARACTERISTICAS DE UN SITE0A DE CONTROL EFECTIVO

• $os controles de(en ser sencillos. ciles de comprender • $os controles de(en de adaptarse a la orma de organi3aci6n • $os controles 4an de registrar las desviaciones con prontitud • $os controles de(en ser apropiados para la actividad a controlar • $os controles de(en adaptarse a las situaciones cam(iantes

• $os controles de(en ser convenientes desde el pronto de vista econ6mica • $os controles de(en ense9ar el camino para aplicar una acci6n correctiva

Entre estas verdades o principios* tene!os %os si+'ientes E% o"3etivo de% contro% La e&ciencia de% contro%

La correspondencia de% contro% E% contro% indirecto

p%anes or+ani#aci$n

La individ'a%idad de% contro% La e.istencia de nor!as E% contro% de p'ntos cr4ticos Principios de e.cepci$n La 5e.i"i%idad de% contro% Principio de acci$n

C%asi&caci$n de% contro% 67 Introd'cci$n

Diversos autores 4an ela(orado su propia clasi2caci6n del control. seg@n el punto de vista particular de cada uno. lo cual 4a dado origen a una amplia gama de tipos de controles. algunas veces complementarios

# continuaci6n comentaremos en orma somera las clasi2caciones ms comunes eectuadas so(re el control sicamente nos reeriremos a los

eno8ues de clasi2caci6n (asados en:

aA $os actores su;etos al control. como calidad. cantidad. costo % uso del tiempo

(A $as reas administrativas (sicas en 8ue se aplica al control cA $a orma de operar del control

dA En la oportunidad en 8ue se e;erce el control 87 Contro%es C%aves en %a Ad!inistraci$n aA Control de Cantidad

Consiste en la supervisi6n de la intensidad con 8ue se e;ecutan las tareas $a intensidad es el grado de duraci6n del esuer3o reali3ado % el volumen es la cantidad ísica de un producto. resultante de un proceso

(A Control de calidad

El control de calidad es de vital importancia en las empresas educativas. para poder su(sistir en un mercado de li(re competencia Consiste en compro(ar las características de los servicios. mediante la comparaci6n con la norma o estndar 2;ado previamente. a 2n de mantener una

calidad satisactoria. acorde con los o(;etos del servicio. ms 8ue la me;or calidad posi(le

El control de calidad puede eectuarse mediante la aplicaci6n de uno o am(os de los siguientes m"todos:

* $a inspecci6n

** El control de calidad estadístico *** El control de uso del tiempo

*< El control de costos B1?:1)51)A

Contro%

Consiste en desarrollar mecanismos 8ue posi(ilitan veri2car el avance % pro(lemas de las actuaciones o actividades. para tomar medidas correctivas 8ue sean necesarias

Contro% ad!inistrativo 9Ad!inistrative contro%2

#D- Proceso 8ue utili3an los directivos para inuir so(re las actividades. los acontecimientos % las uer3as de la organi3aci6n. para propiciar 8ue los o(;etivos 8ue se 4an propuesto % las tareas 8ue se 4an asignado. se e;ecuten de acuerdo con los planes de la misma

Contro% correctivo

-ecanismo dise9ado para medir % evaluar el tiempo empleado para devolver a un individuo. departamento u organi3aci6n. alguna situaci6n predeterminada

Etapas de %a ad!inistraci$n

Planeaci6n. organi3aci6n. integraci6n de personal. direcci6n % control

#8uí el control implica medir % corregir el desempe9o individual % organi3acional para asegurar 8ue los 4ec4os se a;ustan a los planes *mplica medir el desempe9o contra las metas % los planes. muestra donde e7isten desviaciones de los estndares % a%uda a corregirlas En resumen. el control acilita el logro de los planes. los cuales no se logran por si solos Estos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con meta especí2ca. despu"s se veri2can las actividades para veri2car si se a;ustan a los planes

Por lo general. las actividades de control se relacionan con la medici6n del logro #lgunos medios de control. como el presupuesto de gastos. los registros de inspecci6n % los registros de las 4oras la(orales perdidas. son generalmente conocidos Cada uno mide % muestra si los planes uncionan (ien Si persisten las desviaciones se aplica la correcci6n Pero 8ue se corrige $as actividades. a trav"s de las personas For3ar los acontecimientos para 8ue se a;usten a los planes signi2ca identi2car a las personas 8ue tienen la responsa(ilidad de los resultados 8ue di2eren de la acci6n planeada % despu"s dar los pasos necesarios para me;orar el desempe9o #sí. los resultados se controlan al controlar lo 8ue 4acen las personas

$os controles de(en (asarse en los planes claros. su prop6sito es evaluar actividades % comprender acciones para asegurar 8ue se reali3an los planes % las correccionesI ello da lugar a dise9ar las metas % o(;etivos veri2ca(les de carcter cualitativo % cuantitativo

El control es un arte de tra(a;ar con ms personas so(re las 8ue se e;erce autoridad Jilliam & van Dersal B1'):1=A indica varios principios:

1 Kue es importante 8ue cada su(ordinado comprenda en orma clara lo 8ue se espera de el

) Kue los su(ordinados de(en ser guiados en la e;ecuci6n de las tareas = Kue el coordinador siempre recono3ca una (uena la(or

? Kue 4a% necesidad de 4acer una crítica constructiva

5 Kue 4a% 8ue dar al individuo la oportunidad de demostrar 8ue puede aceptar ma%ores responsa(ilidades mediante una capacitaci6n

En toda supervisi6n educativa. direcci6n educativa. se desarrollan tres etapas. 8ue son: planeamiento. seguimiento % control

El control es la tercera ase de la la(or de la supervisi6n % act@a so(re la (ase de los resultados de los tra(a;os reali3ados. a 2n de prevenir desviaciones. eectuar recti2caciones % aun alteraciones 8ue adopten me;or acci6n de la escuela a las necesidades del educando % de la comunidad

E% contro%

De2nici6n de -adlocL MEs la medici6n de los resultados actuales % pasados. en relaci6n con los esperados. %a sea total o parcialmente. con el 2n de corregir. me;orar % ormular nuevos planes

Contro% de direcci$n

Seguimiento estrec4o % reorma de la actividad organi3ativa. utili3aci6n de recursos con o(;eto de asegurar la consecuci6n de los estndares previstos % la e;ecuci6n de los planes esta(lecidos

Re+istro

<iene de registrar. tomar apuntes. es el ordenamiento de inormaci6n. donde estrictamente se 2;an los resultados de las operaciones de una instituci6n. tam(i"n se puede 4a(lar 8ue es una cone7i6n de 4ec4os relacionados % tratados como una unidad

Caracter4sticas

#lmacenamiento temporal de datos destinados a acilitar diversas operaciones. anotaciones para su empleo o consulta

$os asientos de(ern eectuarse siguiendo el orden temporal de recepci6n % salida #ctualmente se propone la automati3aci6n de los registros administrativos. llevados en cual8uier instituci6n o dependencia de go(ierno para la agilidad en la tramitaci6n de asuntos

Partes o e%e!entos

Dependiendo la intenci6n del registro o su uncionalidad. así sern los datos 8ue se reca(en en las 2c4as. se recomienda 8ue cada 2c4a contenga lo siguiente:

 *denti2caci6n de la 2c4a de registro o li(ro  Seg@n sea el caso:

• Datos (io2siol6gicos • Datos psicol6gicos • Datos sociales • Datos amiliares • &endimiento intelectual • Comportamiento

Clases o tipos de &egistros

C%ases o tipos

Re+istros Ad!inistrativos  son los registros 8ue llevan los 6rganos administrativos Bsin pre;uicio de poder constituir otros registros au7iliaresA en el 8ue se 4ar asiento de todo escrito o comunicaci6n 8ue se presente o reci(a. anotando tam(i"n la salida de escritos % comunicaciones dirigidas a otros 6rganos % particulares

Registros escolares: se da este nom(re en terminología pedag6gica

a todos a8uellos li(ros. 2c4as. documentos. micro2lms. discos compactos. dis8uetes. etc Kue reco;an por escrito la marc4a % organi3aci6n de la vida escolar % educaci6n en general B)010)0A

En la organi3aci6n escolar. es el con;unto de 2c4eros. Lrde7 % dems documentos en donde se anota. por escrito % de manera e7pedita la marc4a de la organi3aci6n % administraci6n de la instituci6n de los escolares en particular

• &egistro de personal administrativo % docente

• &egistro de movimiento econ6mico. 8ue inclu%e inventarios. conta(ilidad.

en otro orden de actividades

• &egistro de inormaci6n de inspecci6n

• &egistro de actas de las reuniones de los maestros • &egistro de correspondencia local % e7terna

• &egistro pedag6gica de los alumnos en orma de 2c4eros personales

• &egistro de matrícula en el cual se lleve el control de inscripci6n de cada

alumno 8ue ingresa a la escuela

Registro de asistencia: puede ser individual. total o colectiva El

registro de cada estudiante lo lleva el maestro directamente N es de asistencia total. es independiente. aun8ue se constru%e con los datos del primero Puede llevarlo la direcci6n o tam(i"n el mismo maestro

Registro psicopedagógico del estudiante: instrumento 8ue permiti6

conocer me;or lo 8ue los alumnos % alumnas son. % lo 8ue el proceso educativo va 4aciendo con ellos

Registro anecdótico: es uno de los instrumentos (sicos de registros

de las o(servaciones no sistemati3adas reali3adas por el docente Consiste en la descripci6n en orma de an"cdota de un 4ec4o ocurrido protagoni3ado por el ni9o 8ue llama la atenci6n %a 8ue no es una conducta característica del mismo Cuando un docente cuenta con una serie de an"cdotas. por lo general puede llegar a valiosas conclusiones acerca de la conducta % personalidad del ni9o muc4as veces puede detectarse cul es el oco de una pro(lemtica e7istente %a 8ue es acti(le determinar me;or cuales son los reor3adores 8ue estn manteniendo una conducta

Ficha de cotejo: es un instrumento de registro de las o(servaciones

reali3adas por el docente 8ue consiste (sicamente en catalogar con un S* o ,+. la ad8uisici6n o no de ciertas conductas por parte del ni9o Previo a la o(servaci6n. el docente 4a de(ido especi2car a8uellas conductas a evaluar % u(icarlas en un ormato especialmente para las 2c4as de cote;o B)010O)0A

Instr'!entos de %a correspondencia en %a

ad!inistraci$n ed'cativa

Nota o&cia%

Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo. (reve % de menor ormalidad 8ue el asunto a tratar en un o2cio Su e7tensi6n. estilo % cortesía. varía de acuerdo con la importancia % el asunto de 8ue se trate. así como la  ;erar8uía de los uncionarios p@(licos

En la nota o2cial se tratan asuntos de menor importancia o menos ormales 8ue en el o2cio % sin ma%or trascendencia

Es usada en algunas o2cinas del go(ierno dierencindose del llamado o2cio en su ormato % en el asunto 8ue trata cada uno Se dirige de ;ees a su(alternos % entre ;ees de menor ;erar8uía

#l redactar la nota o2cial. en lo 8ue se re2ere al tratamiento. de(e tenerse mu% en cuenta la ;erar8uía de los uncionarios. así tenemos:

 Entre uncionarios de ma%or ;erar8uía es mu% respetuosa  De superior a inerior. tiene cierto don de mando

 De inerior a superior. de(e ser ms atenta % respetuosa

O&cio

Es un instrumento o2cial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir inormes. acusar reci(o. transmitir disposiciones u 6rdenes. etc Su redacci6n

de(e ser cuidadosa. atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial. reerente a la est"tica. puntuaci6n. redacci6n. etc Cuando en el o2cio se tratan dos o ms asuntos. se aconse;a separarlos en prrao distinto cada uno. por8ue esto orece ma%or rapide3 en el trmite % resoluci6n del mismo

El o2cio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras. o a diversos uncionarios entre si. por cuestiones relativas a sus cargos % unciones Es usado entre ;ees de alta categoría % de su(alternos a  ;ees En su contenido se tratan asuntos de importancia. pudiendo dar origen

a ormar e7pediente

Por medio del o2cio se pueden 4acer solicitudes. rendir inormes. acusar reci(o. transmitir disposiciones u 6rdenes. etc Generalmente se aplica para inormar alguna disposici6n relacionada al servicio

Este instrumento de(er contener destinatario $os elementos 8ue orman el o2cio son:

 ,umero de o2cio % reerencia  $ugar % ec4a

 Destinatario

 *denti2caci6n del título % cargo de las personas a 8uien se dirige el o2cio  <ocativo

 Contenido o cuerpo del o2cio  Despedida

 Firma % cargo de 8uien envía

 *ndicadores de arc4ivo Copias a otras autoridades u o2cina Correlativo

El o2cio es un instrumento 8ue se utili3a para dirigirse a otras personas de menor rango o ma%or rango o viceversa

Este instrumento se conse;a utili3arlo en el sistema educativo % lo puede utili3ar el Director del plantel educativo. para dirigirse a los su(alternos de la empresa educativa a su cargo. cuando se diri;a a las autoridades del -inisterio de Educaci6n supervisores Educativos. Capacitadores t"cnico pedag6gicos. Capacitadores t"cnico administrativos % viceversa

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE :UATE0ALA

FACULTAD DE HU0ANIDADES

Esti%o de Carta ( P'nt'aci$n

BLO/UE E-TRE0O PUNTUACI;N STANDARD

Guatemala. )5 de #gosto de )011  6venes estudiantes

#D-*,*S!&#C*, EDUC#!*<# Facultad de Humanidades

Universidad de San Carlos de Guatemala Campus Central

Estimados #lumnos BasA:

$es esto% presentando el estilo $+KUE E!&E-+. con la puntuaci6n Standard ,ote 8ue en este estilo todas las partes de la carta se escri(en contra el margen i38uierdo. por ello es ms prctico % tiene gran aceptaci6n en la Correspondencia Comercial

$a puntuaci6n Standard consiste en anotar dos puntos en el vocativo % coma en la despedida &ecuerde 8ue vocativo es la rase de saludo o de introducci6n al cuerpo de la carta $a despedida es la rase con 8ue se cierra lo escrito

De(en o(servar adems 8ue despu"s de punto % aparte se de;an dos espacios

Deseo 8ue aprendan los dierentes estilos para presentar una carta % la est"tica 8ue es de tanta importancia en la escritura de la misma

Espero 8ue ustedes lleguen a ser (uenos BasA proesionales % para ello de(en seguir las instrucciones del catedrtico

#tentamente.

Por la F#CU$!#D DE HU-#,*D#DES $ic Fred% Cardona &

Catedrtico Cc

Fuente: Ela(orada por $icda -aría Colindres de Cardona

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE :UATE0ALA FACULTAD DE HU0ANIDADES

Estilo de Carta % Puntuaci6n

SE0IBLO/UE PUNTUACI;N ABIERTA

A+osto 8<* de 8=66

A %os est'diantes de

Ad!inistraci$n Ed'cativa Fac'%tad de H'!anidades

Universidad de San Car%os de :'ate!a%a Ca!p's Centra%

Distin+'idos a%'!nos 9as2

E% esti%o !>s 'sado en n'estro !edio* e% e% SE0IBLO/UE* e% c'a% !e per!ito presentar7

A% inicio de cada p>rra)o se de3a 'na san+r4a de ? a 6= espacios ( e%%o %o di)erencia de% esti%o B%o@'e7 Note @'e %a )ec,a* ante &r!a* &r!a ( post &r!a se corren ta!"in ,acia e% !ar+en derec,o

La p'nt'aci$n a"ierta se caracteri#a por@'e no %%eva si+nos de p'nt'aci$n en nin+'na de %as %4neas de %a )ec,a* destinatario* despedida* ante &r!a* &r!a ( post &r!a* %a c'a% 'sa!os en sta7

$es recomiendo 8ue en la escritura de sus cartas practi8uen los dierentes estilos 8ue se indican. así lograrn la (uena presentaci6n de las mismas

$es deseo muc4os "7itos en sus estudios

CU&S+ E501

$ic Fred% Cardona &ecinos Catedrtico

Cc

Fuente: Ela(orada por $icda -aría Colindres de Cardona

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE :UATE0ALA FACULTAD DE HU0ANIDADES

Estilo de Carta % Puntuaci6n BLO/UE PUNTUACI;N CO0PLETA

Guatemala. )' de #gosto de )011  6venes estudiantes.

De #dministraci6n Educativa. Facultad de Humanidades.

Universidad de San Carlos de Guatemala. Campus Central

#nte ustedes el estilo $+KUE +(serven 8ue es este estilo la ec4a. ante2rma. 2rma % post 2rma Se corren 4acia el margen derec4o Se dierencia del estilo lo8ue E7tremo precisamente en ello Es mu% prctico % sencillo

Se usa la puntuaci6n completa. punto al 2nal de la ec4a. coma en cada línea del destinatario a e7cepci6n de la @ltima 8ue lleva puntoI dos puntos en la rase de saludo. coma despu"s de la despedida o 6rmula 2nal de cortesía. coma en las líneas de la ante 2rma. 2rma % post 2rma % punto en la @ltima

Para llegar a ser un BaA e2ciente proesional es necesario conocer todas las reglas para centrar (ien una carta % los distintos estilos 8ue se usan en su presentaci6n Sugieron 8ue atiendan las instrucciones de sus catedrticos. para lograr la e7celencia en su carrera

Estudia % aprende.

Por C#!ED&/!*C+ DE$ CU&S+ 501. LIC7 Fred( Cardona Recinos7

Catedr>tico

Cc

Fuente: Ela(orada por $icda -aría Colindres de Cardona

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE :UATE0ALA FACULTAD DE HU0ANIDADES

Estilo de Carta % Puntuaci6n

COL:ANTE PUNTUACI;N CO0PLETA

:'ate!a%a* 8< de a+osto de 8=667

FACULTAD DE HU0ANIDADEDS*

Edi&cio S  de %a Universidad de San Car%os de :'ate!a%a* Ci'dad Universitaria* ona 68*

:'ate!a%a7  uventud estudiosa:

El estilo C+$G#,!E 8ue les presento en Qesta. es mu% usado en las cartas de propaganda. por8ue

"stas de(en ser atractivas en su presentaci6n % atra%entes en su redacci6n $a primera línea de cada prrao se escri(e contra el margen i38uierdo. pero las dems líneas se

Empie3an a escri(ir a una sangría de 5 espacios

Podría decirnos 8ue puntuaci6n se us6 en esta carta Kue dierencia encuentra entre el estilo

C+$G#,!E N S#,G&#D+ ,o dudo 8ue sus respuestas sern: Puntuaci6n completa en el estilo sangrado se escri(e con sangría de 5 espacios @nicamente en la primera línea de cada prrao % las líneas del destinatario. despedida. ante 2rma % post 2rma llevan una sangría de ) a = espacios

-e despido de ustedes desendoles muc4os "7itos en sus estudios

Por E$ C#!ED&/!*C+ DE$ CU&S+ E501 $ic Fred% Cardona &

C#!ED&/!*C+ !*!U$#&

Fuente: Ela(orada por $icda -aría Colindres de Cardona

Providencia

-*,*S!E&*+ DE EDUC#C*+, D*&&ECC*+, DEP#&!#-E,!#$ C++&D*,#C*+, SEC!+& ,+&!E

D*,#C*, SEC!+& ,+&!E. -U,*C*P*+ DE CH*,#U!$#. GU#!E-#$#. !&E*,!# DE

+C!U&E DE$ D+S -*$

+,CE 

#SU,!+: ES!EF#,N P#+$# ES!E<ER $PER. Directora de la Escuela ,acional Ur(ana -i7ta de la Colonia Santa Fa3. -unicipio de C4inautla. Departamento de Guatemala. solicita: incremento en la cuota para aporte de limpie3a % seguridad. para el esta(lecimiento en menci6n para el a9o dos mil catorce. por la cantidad de K =00

por cada alumno 8ue se inscri(a en el esta(lecimiento. ante la comisi6n de 2nan3as de esta escuela. ad;unto doce olios como constancia de ingresos % gastos reali3ados durante el semestre de enero a ;unio del dos mil once

P&+<*DE,C*# ,o )?0 5. )011

#nali3ada la solicitud. % so(re la (ase del acuerdo ministerial ,o 15 artículos ,o 1). 1=. % 1>: se autori3a el incremento a la cuota e7traordinaria por un monto de K=00 Btres 8uet3ales e7actosA destina para la seguridad % limpie3a del esta(lecimiento para el ciclo escolar dos mil die3. 8uedando (a;o el control de la comisi6n de 2nan3as. el (uen uso del mismo. reali3ando una asam(lea para comunicarlo a los padres de amilia. previo al cierre del ciclo escolar dos mil nueve

$icda -aría del &osario oc4e Farn Coordinadora Sector ,orte Guatemala

Cc7 Arc,ivo

-*,*S!E&*+ DE EDUC#C*,

D*&ECC*, DEP#&!#-E,!#$. GU#!E-#$# C++&D*,#C*, !TC,*C+ #D-*,*S!&#!*<# SEC!+& ,+&!E

<*S*, EDUC#!*<# ,o 1)05 GU#!E-#$#. <E*,!*!&TS DE -#N+ DE$ D+S -*$

D*ER 

#SU,!+: E$*# C#&-*,# S+!+ <*$$#S+$. de =0 a9os de edad. guatemalteca vecina del municipio de C4inautla. Proesora de ense9an3a -edia %

Catedrtica del *nstituto &u("n Darío del municipio de C4inautla. ;ornada

matutinaI solicita autori3aci6n para creaci6n % uncionamiento de la academia de computo M!ecnología % dise9o en ;ornadas. matutina. vespertina %

nocturna. con sede en la 1)> calla 2nal ocotales P&+<*DE,C*# ,o 1))010 1)?01

#tentamente pase el presente e7pediente a la secci6n de control #cad"mico de la Unidad de Desarrollo de la Direcci6n Departamental de Educaci6n del Departamento de Guatemala. para el 8ue sirva emitir el dictamen

correspondiente. ad;unto )5 olios

$icda -aría del &osario oc4e Farn Supervisora Educativa

Cc7 Arc,ivo

0e!orand'! ,o !ES+ 1)0)011

P#&#: Personal del Departamento de !esorería

DE: -aría del &osario oc4e Farn  !esorero

#SU,!+: Periodo autori3ado para almuer3o

Por instrucciones de la Decanatura de esta Facultad. a partir de la presente ec4a. todo el personal de(er o(servar 8ue el período de almuer3o autori3ado en la Universidad de San Carlos de Guatemala es de ?5 minutos. seg@n lo esta(lece el Estatuto de relaciones $a(orales entre la Universidad % sus tra(a;adores Por lo 8ue esta ;eatura aplicar las sanciones 8ue correspondan a tal eecto

Cc7 Arc,ivo

  Corre%ativo

In)or!e )or!'%ario

Se utili3a cuando de(e darse la misma inormaci6n. cada cierto tiempo

E3e!p%o

In)or!e 0ens'a% de Actividades rea%i#adas -es: ma%o #9o: )011 Fec4a de inorme: ma%o V)011 ,om(re: -aría os" Figueroa Pro%ecto: Presupuesto )01) Cargo: !esorera sede: Facultad de Ciencias Econ6micas Departamento: Guatemala &egi6n: Central

,o DESC&*PC*, DE $#S #C!*<*D#DES +&DE,

1 Preparaci6n de las actividades. para la reali3aci6n del pro%ecto de presupuesto. el día 1 de septiem(re

) *nicio de la distri(uci6n de las (ases presupuestarías Día ) de septiem(re

servir servir

de (ase para el pro%ecto Día = de agosto de (ase para el pro%ecto Día = de agosto

?

? Entrega de las propuestas presupuestarias para el a9o )01). 8ue Entrega de las propuestas presupuestarias para el a9o )01). 8ue contendrn loscontendrn los documentos de respaldo para la e;ecuci6n de las

documentos de respaldo para la e;ecuci6n de las actividaactividades programadas en eldes programadas en el Periodo indicado

Periodo indicado

5

5 &ev&evisi6n de isi6n de las propuestas. presentadas por los dierentes departamentos de las propuestas. presentadas por los dierentes departamentos de lala Facultad % correcci6n de las modi2caciones 8ue no contienen el respaldo necesario Facultad % correcci6n de las modi2caciones 8ue no contienen el respaldo necesario para su

para su reali3aci6reali3aci6nn

>

> #plicaci#plicaci6n de 6n de las correccionelas correcciones de s de acuerdo a la presentaci6n en el acuerdo a la presentaci6n en el pro%ectopro%ecto presupuesta

presupuestario de acuerdo a rio de acuerdo a la partida presupuestaría % al orden de la partida presupuestaría % al orden de la mismala misma presentaci6n

presentaci6n



 &evisi6n % correcci6n de las propuestas presentadas por la Direcci6n %&evisi6n % correcci6n de las propuestas presentadas por la Direcci6n %#dministraci6n#dministraci6n de la Facultad de Ciencias Econ6micas partida presupuestaria ?105101 de la Facultad de Ciencias Econ6micas partida presupuestaria ?105101



 &evisi6n % correcci6n de las propuestas presentadas por los departamentos de pu&evisi6n % correcci6n de las propuestas presentadas por los departamentos de pu (licacio

(licaciones nes % procesamiento electr6nico de % procesamiento electr6nico de datos. partida presupuestaríasdatos. partida presupuestarías ?10510) % ?10510=

?10510) % ?10510=

BA

BA WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW WWWWWWWWW <<o o oWWWWWWWWWWWoWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW WWWW  **nnoorrmmaannttee $$iiccddaa  --aarríía a ooss" " FFiigguueerrooaa Carta In)or!e

Carta In)or!e

Se utili3a cuando se remite a dependencias u o2cinas uera del esta(lecimiento Se utili3a cuando se remite a dependencias u o2cinas uera del esta(lecimiento In)or!e For!a%

In)or!e For!a% Se

Se ututilili3i3a a cucuanando do se se trtratata a de de asasununtotos s de de imimpoportrtanancicia a 8u8ue e se se sosomemeteten n a a lala consideraci6n de superiores. e;emplo

consideraci6n de superiores. e;emplo::

In)or!e For!a% In)or!e For!a% #

#:: UU,,!!# # DD**&&EECC!!**<<## F#

F#CU$CU$!#D DE !#D DE HU-#,*D#DESHU-#,*D#DES U,*<E&S*D#D DE S#,

U,*<E&S*D#D DE S#, C#&$+S DE GU#!E-C#&$+S DE GU#!E-#$##$# D

DEE:: --aarríía a ooss" " FFiigguueerrooa a SSoollííss  !

 !esoreraesorera

FFEECCHH##::   dde e mmaa%%o o dde e ))001111 P

P&&++NNEECC!!++:: PP&&EESSUUPPUUEESS!!+ + ))0011)) #

#CC!!**<<**DD##DD:: $$a ea ellaa((oorraaccii66n dn deel l pprroo%%eecctto d e o d e pprreessuuppuueesstto o ppaarra a eel l aa99oo ))001100.. contempla reca(ar la inormaci6n necesaria de las dierentes escuelas contempla reca(ar la inormaci6n necesaria de las dierentes escuelas %

% depardepartamenttamentos. os. los los cuales cuales a a la la ec4a ec4a se se 4an 4an compcompletado letado en en un un 55 po

presentaci6n es de un )5 por ciento del total disponi(le. lo cual signi2ca presentaci6n es de un )5 por ciento del total disponi(le. lo cual signi2ca 8ue se reali3ara en orma oportuna

8ue se reali3ara en orma oportuna ES!#D+ DE$

ES!#D+ DE$ P

P&&++NNEECC!!++:: En lEn la sa sitituuaacci6i6n an accttuuaal el el pl prro%o%eecctto vo va ea en un un an avvaanncce de del el ??0 p0 poor cr ciienenttoo. p. poorr lo tan

lo tanto de to de acueracuerdo al do al tiempo tiempo dispondisponi(lei(le el mismel mismo se eso se estar entar entregtregandoando en la semana comprendida entre el )1 % )5 de ma%o esta

en la semana comprendida entre el )1 % )5 de ma%o esta previsto

previsto Para Para la la presentaci6n presentaci6n se se revisara revisara % % anali3ara en ormaanali3ara en orma con;unta

con;unta con con cada cada direcci6n direcci6n % % departamento departamento para para 8ue 8ue todas todas laslas unidades est"n conormes con el contenido del mismo

unidades est"n conormes con el contenido del mismo #CC*+,ES:

#CC*+,ES: Para Para alcan3ar alcan3ar los o(los o(;etivos ;etivos de de presentaci6n presentaci6n se se prev" prev" revisar revisar cadacada cam(io en

cam(io en el prel pro%ecto con;uno%ecto con;untamente con tamente con las autoridades las autoridades para evitarpara evitar conusiones

conusiones % % malos malos entendidos entendidos por por lo lo 8ue 8ue la la semana semana anterior anterior a a lala por lo 8ue la

por lo 8ue la semana anterior a semana anterior a la presentaci6n se lela presentaci6n se le proporcionara

proporcionara una una copia copia del del mismo mismo para para su su anlisis anlisis % % apro(aci6napro(aci6n 2nal 2nal P&*-+ P&*-+ *,F+&-E DE *,F+&-E DE $+G&+ # SE& $+G&+ # SE& E

E,,!!&&EEGG##DD++:: 11  dde e ooccttuu((rre e dde e ))001111

Acta Acta

&ese9a 4ist6rica 8u

&ese9a 4ist6rica 8uee de;a constancia de 4ec4o ocurrido. 8ue se considerande;a constancia de 4ec4o ocurrido. 8ue se consideran importantes. para 8ue ormen parte de la memoria de una instituci6n # esa acci6n se le importantes. para 8ue ormen parte de la memoria de una instituci6n # esa acci6n se le nom(ra como redactar o 4acer el

nom(ra como redactar o 4acer el actaacta Partes de 'n Acta

Partes de 'n Acta #A *ntroducci6n #A *ntroducci6n

A Clusula o cuerpo del acta % A Clusula o cuerpo del acta % CA

CA Cierre Cierre o o 2nali3aci6n2nali3aci6n $a in

$a introtroducciducci6n co6n consta nsta de: nde: n@mer@mero de o de acta. acta. nom(rnom(re de e de la cla ciudad. iudad. día. mdía. mes. a9es. a9o %o % 4or

4ora. lugar aseda. lugar asede de e de la reula reuni6ni6n o n o sesisesi6n. títu6n. título. nomlo. nom(r(re e % puest% puesto de o de las las perpersonsonas 8ueas 8ue participan. motivo de la reuni6n $a introducci6n puede principiar con o sangría

participan. motivo de la reuni6n $a introducci6n puede principiar con o sangría Acta No7 688=66

Acta No7 688=66

En la ciudad de Guatemala. el once de ;unio de dos mil once a las oc4o 4oras con En la ciudad de Guatemala. el once de ;unio de dos mil once a las oc4o 4oras con treinta minutos se reunieron en l

treinta minutos se reunieron en la Direcci6n del *nstituto +2cial a Direcci6n del *nstituto +2cial de -ercadotecnia % Pu(licidadde -ercadotecnia % Pu(licidad X *+-P X Rona 1 de esta ciudad el *nrascrito Supervisor Educativo. $icenciado Dennos ulio X *+-P X Rona 1 de esta ciudad el *nrascrito Supervisor Educativo. $icenciado Dennos ulio García *(ar

García *(argueren. el gueren. el $icenciado $icenciado ulio ar8ulio ar8uín Día3 % uín Día3 % la Prla Proesora de Enoesora de Ense9an3a -edia -se9an3a -edia -aríaaría  os" Figueroa Solís

 os" Figueroa Solís secretaría de secretaría de la Direcci6nI la Direcci6nI % la % la Se9orita $issSe9orita $issete arrios ete arrios -olina. para -olina. para tomartomar pos

posici6ici6n n del del carcargo go de de CatCatedredrtictica a de de *ng*ngles les en en ?to ac4i?to ac4illerllerato ato del del *ns*nstittituto uto +2c+2cial ial dede -ercadotecnia % Pu(licidad

-ercadotecnia % Pu(licidad Las c%>'s'%as

De(en de ir

De(en de ir enumeradas con letras % enumeradas con letras % en ma%@sculas Es en ma%@sculas Es preeri(le enumerarlas 4aciapreeri(le enumerarlas 4acia el margen i38uierdo del papel para ma%or uniormidad $a redacci6n de las clusulas del acta el margen i38uierdo del papel para ma%or uniormidad $a redacci6n de las clusulas del acta se escri(e así

se escri(e así

P&*-E&+: El se9or Director del *nstituto procedi6 a dar la (ienvenida a la se9orita arrios P&*-E&+: El se9or Director del *nstituto procedi6 a dar la (ienvenida a la se9orita arrios -olina SEGU,D+: El se9or Supervisor Educativo dio lectura al #cuerdo de ,om(ramiento 8ue -olina SEGU,D+: El se9or Supervisor Educativo dio lectura al #cuerdo de ,om(ramiento 8ue especi2ca nom(rar a la se9orita $isset arrios -olina como catedrtica del *nstituto +2cial de especi2ca nom(rar a la se9orita $isset arrios -olina como catedrtica del *nstituto +2cial de -er

-ercadcadotecotecnia % nia % PuPu(li(licidcidad. a ad. a parpartir de agosttir de agosto o de dos mil de dos mil dosdos. . con trcon treineinta períodta períodos a os a lala sem

semanana. a. cocon n un un ememoluolumementnto o de de 0=0=.).)0000000 0 susueldeldo o (a(ase se en en clclasase e MM##. . segseg@n @n papartrtididaa pres

presupuestupuestaria aria ,o ,o 0)000)00=)51=)51  !E&!E&CE&+CE&+: : seguidseguidamente el amente el $icenc$icenciado iado ulio ar8uín ulio ar8uín Día.Día. Director +2cial de -ercadotecnia % Pu(licidad dio lectura a las atri(uciones in4erentes al Director +2cial de -ercadotecnia % Pu(licidad dio lectura a las atri(uciones in4erentes al mencionado cargo de catedrtica

mencionado cargo de catedrtica

CU#&!+: la se9orita $issete arrios -olina agradeci6 la con2an3a depositada en su persona % CU#&!+: la se9orita $issete arrios -olina agradeci6 la con2an3a depositada en su persona % pr

prometometi6 i6 cucumplmplir ir con todas sus con todas sus o(lo(ligaigaciociones como nes como catcatedredrtictica a del *nstidel *nstituttuto o +2c+2cial deial de -ercadotecnia % Pu(licidad

-ercadotecnia % Pu(licidad

Cierre Cierre

El cierre del acta de(er escri(irse así: El cierre del acta de(er escri(irse así:

Se da por terminada la presente sesi6n. en el mismo lugar % ec4a arri(a mencionados. Se da por terminada la presente sesi6n. en el mismo lugar % ec4a arri(a mencionados. a las nueve 4oras con die3 minutos $eída % rati2cada. damos e los 8ue intervenimos

a las nueve 4oras con die3 minutos $eída % rati2cada. damos e los 8ue intervenimos

Despu"s del cierre se escri(en los nom(res de las personas 8ue intervinieron para 8ue Despu"s del cierre se escri(en los nom(res de las personas 8ue intervinieron para 8ue cada 8uien sepa en d6nde de(e de colocarse su 2rma

cada 8uien sepa en d6nde de(e de colocarse su 2rma

Si una persona o varias no estn de acuerdo con algunas clusulas o con todas. puede Si una persona o varias no estn de acuerdo con algunas clusulas o con todas. puede neg

negarse a 2rmar el acta arse a 2rmar el acta Sin em(aSin em(argrgo. alguno. algunas veces estaas veces estas persons personas se as se ven orven or3ad3adas aas a 2rm

2rmar. ar. aun cuando est"n de aun cuando est"n de acueracuerdo Para no do Para no ad8uad8uirir responsa(iirir responsa(ilidadeslidades. . la persona 8ue la persona 8ue nono est de acuerdo con el acta on alguna clusula puede levantar a otro sí

est de acuerdo con el acta on alguna clusula puede levantar a otro sí Otros4 

Otros4 

<iene del latín alterum otroI sic. 8ue signi2ca adems de esto El otrosí se escri(e <iene del latín alterum otroI sic. 8ue signi2ca adems de esto El otrosí se escri(e unido con inicial ma%@scula Se coloca ante las 2rmasI de lo contrario. la persona lo escri(e % unido con inicial ma%@scula Se coloca ante las 2rmasI de lo contrario. la persona lo escri(e % seguidamente coloca su 2rma E;emplo:

seguidamente coloca su 2rma E;emplo:

+trosí Hago constar 8ue 2rmo la presente acta. pero no esto% de acuerdo con todo lo +trosí Hago constar 8ue 2rmo la presente acta. pero no esto% de acuerdo con todo lo 8ue en ella se dice

8ue en ella se dice

Fir

Firma ma WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW 

El otrosí puede usarse tam(i"n cuando se 4a omitido involuntariamente una clusula % El otrosí puede usarse tam(i"n cuando se 4a omitido involuntariamente una clusula % la persona no seda cuenta se da cuenta 4asta 8ue los 8ue intervinieron %a 4an puesto su la persona no seda cuenta se da cuenta 4asta 8ue los 8ue intervinieron %a 4an puesto su 2rma En conclusi6n el otro si se usa para agregar algo 8ue no est escrito dentro del cuerpo 2rma En conclusi6n el otro si se usa para agregar algo 8ue no est escrito dentro del cuerpo del acta

Testado ( entre%ineados

$as actas se 4acen en o en 4o;as numeradas. las cuales son autori3adas por la contraloría de cuentas de la ,aci6n. en estos li(ros u 4o;as no se pueden 4acer (orrones cuando se cometen e8uivocaciones Ku" se 4ace cuando la persona encargada de ela(orar las actas se e8uivoca u omite alguna pala(ra. incluso prraos o líneas

$o primero 8ue tiene 8ue 4acer es tac4ar con guiones el error. luego entrelinear la o las pala(ras correctas entre diagonales Para 8ue el entrelineado sea vlido. se tiene 8ue testar al 2nal del acta. despu"s del cierre % antes de las 2rmas

#lgunas veces cuando el acta %a est ela(orada % las personas 4an 2rmado. alguien se percata de un error En estos casos. se puede entrelinear % testar despu"s de 2rmasI pero para 8ue tenga la valide3 8ue se re8uiere. se 4ace necesario solicitar otra 2rma de las personas 8ue intervinieron en el acta Si por descuido se 4a omitido una clusula comple;aI est puede descri(irse despu"s del cierre % se 4ace uso del otrosi

Cuando un acta tiene muc4os errores % muc4as correccionesI est puede anularse por medio de otra acta $uego ela(orar la 8ue anulo. pero %a sin errores ,unca de(er 4acerse (orrones con (orradores corrientes ni con correctores especiales

En las trascripciones o certi2caciones de acta. los entrelineados % testados %a no de(en de aparecer Por lo tanto. la transcripci6n de la misma se 4ace sin erroresI sin em(argo. el otro sí de(e de escri(irse. asimismo el nom(re de las personas 8ue 2rmaron el acta

Re@'isitos para e%a"orar 'n acta7

De(e de enumerarse % escri(irse en espa9ol. con letra legi(le. escrip o de molde  !odos los n@meros de(en de ir en letras En caso de discrepancia. se tomar lo escrito en letras su redacci6n de(e de ser clara. concisa % precisa Por lo tanto. de(e 4acerse uso correcto de las reglas gramaticales

$as clusulas o puntos tratados de(en de 4acerse al margen i38uierdo. con letras ma%@sculas de preerencia para real3arlo $os entrelineados de(en salvarse % testarlos despu"s del cierre del acta

Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo. decreto. resoluci6n o disposici6nI es conveniente copiar literalmente la parte conducente o todo el documentoI esto entre comillas

$as resoluciones 8ue se tomen en una sesi6n. de(ern de ense9arse % se9alarse e indicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo. o sí 4u(o alguno 8ue apro(6 la moci6n o la resoluci6n

$a persona 8ue participe como representante de otra. de(er una carta o poder legal 8ue loa acredita para ello $os li(ros de acta de(en estar autori3ador por la Contraloría de cuentas de la naci6n % estos de(en estar oliados o numerados correlativamente.

$os nom(res de los participantes en una sesi6n. de(en de escri(irse despu"s del cierre del acta. para identi2car cada una de las 2rmas. %a 8ue en muc4as de estas son ilegi(les $os espacios en (lanco de(en llenarse con guiones para no permitir interrelaciones

Es un documento 8ue se prepara en el li(ro autori3ado para el eecto. 8ue contiene la descripci6n de actas o 4ec4os. 8ue ocurren en un momento determinado

E%e!entos @'e con)or!an e% acta

· Lugar, fecha y hora.

· Identificación de participación.

· Cuerpo del acta o cláusulas o puntos tratados. · Cierre, y

· Firma de los participantes.

E3e!p%o

#cta ,o )))011

En la ciudad de Guastato%a. Departamento del El Progreso. el día )1 de agosto de dos mil once. a las 8uince 4oras en punto. reunidos en la sede de la Direcci6n Departamental de Educaci6n. u(icada en el arrio El Golo de esta ca(ecera departamental. el inrascrito Director Departamental de Educaci6n $icda -aría os" Figueroa Solís. Capacitador !"cnico #dministrativo $ic ,elson -arro8uín % la PE- #na -aría -orales Prado. con el o(;eto de renovar el 8uin8uenio )00)011 de uncionamiento del *nstituto Por Cooperativa. Carlos Prado de Santa &ita. Guastato%aYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY YP&*-E&+: Se tiene a la vista la &esoluci6n de Educaci6n Departamental ,o Doce B1)A de la ec4a veintiuno B)1A de septiem(re del dos mil. donde se autori3a al instituto por Cooperativa Carlos Prado. para impartir la carrera de ac4illerato en el nivel medio educativo. (a;o la direcci6n t"cnica de la PE- #na -aría -orales Prado SEGU,D+: $a Direcci6n del *nstituto por Cooperativa presento a los $icenciados +rellana % -arro8uín. Director Departamental % Capacitador !"cnico #dministrativo. el e7pediente de renovaci6n 8uin8uenal de uncionamiento. para su estudio % apro(aci6n correspondiente. compro(ndose 8ue cumple con los re8uisitos 8ue para el eecto esta(lecen los artículos )= % )? del decreto legislativo 1)'1 % el articulo  del acuerdo gu(ernativo - de E 1= &eglamento de la le% de Educaci6n ,acionalI El virtud de lo anterior estas #utoridades -inisteriales. dan valide3 a todas las acciones educativas 8ue realice el *nstituto por Cooperativa Carlos Prado. durante el 8uin8uenio )00)011. se ordena a la Directoras del esta(lecimiento. transcri(ir la presente. en original % cinco copias % proceder a enviarlas a estas o2cinas Sin ms 8ue 4acer constar. se da por terminada al presente. en el mismo lugar % ec4a de su inicio. a las diecis"is 4oras en punto $eída % rati2cada. 2rmamos los 8ue intervenimos

Agenda:

La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un término

latino para denotar “las acciones hacer y cometidas. Lo !ue hoy se conoce

por una agenda es una lista de renglones indi"iduales, cada uno de ellos

referidos originalmente como agendum. #oy en d$a es com%n referirse a la

lista en su totalidad como la agenda para la reunión.

Características:

•

&e distribuye generalmente a los participantes de una reunión de

modo !ue los asistentes estén enterados de los temas !ue se

discutirán y puede prepararse consecuentemente para la reunión.

Partes y elementos:

•

'ien"enida y apertura de la agenda.

Comentarios a los puntos de la agenda.

•

(e"isión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.

Lista de los puntos espec$ficos a ser tratados en la reunión. )sta parte

es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido

más significante.

•

*tros puntos !ue permite a los asistentes e+presar sus áreas de

atención.

•

 rreglos y anuncios para la pró+ima reunión.

Cierre de la reunión. -/0/1/2

Minuta o ayuda de Memoria:

)+tracto o borrador !ue se hace de una escritura, contrato,

documento u otra situación, anotando las cláusulas o partes esenciales,

para copiarlo después y e+tenderlo con todas las formalidades necesarias

para su percepción.

Características:

'orrador de un oficio, documento e+posición, orden, etc. 3ara copiarlo

en limpio.

'orrador original !ue en una oficina !ueda de cada comunicación

e+pedida por ella.

La escritura es ligera, pro"isional para luego pasarlo en limpio y por lo

general firmarlo y darle el trámite correspondiente. &e anotan las cláusulas

o partes esenciales para copiarlas y e+tenderlas con todas las formalidades

necesarias a su perfección.

Partes o elementos:

•

4n encabe5ado consignado el tipo de reunión o el asunto principal de

la misma y la fecha.

•

La agenda del d$a o de la reunión.

•

Los temas tratados en forma resumida.

•

Los acuerdos, resultados o decisiones todas.

)l nombre de los comparecientes o participantes.

La hora !ue finali5o la reunión.

Clases o tipos:

6o e+iste una clasificación de las minutas, sin embargo estas se

toman como res%menes de lo ocurrido en reuniones, sesiones de traba7o o

asambleas de cual!uier tipo, son documentos gu$a de uso interno y deben

recoger principalmente, los acuerdos o decisiones a las !ue se llegó en el

acto !ue interesa. -/0/1/2

Formato de Minuta de reuniones:

Fecha:

Presentes:

Ausentes:

(1)Tema

Discusión

Acción

Persona (s) responsale (s)

!ncargado de Acta

Firma

Conocimiento

)s un documento !ue contiene la manifestación escrita de haber 

recibido o entregado alguna cosa.

)lementos !ue conforman el conocimiento8



Lugar y fecha,



6ombre de !uien recibe,

9escripción de lo recibido y

6ombre y firma del receptor.

Aplicación del conocimiento

se utili5a para hacer un recordatorio indi"idual o colecti"o de temas o

asuntos, con la finalidad de no ol"idarlos u omitirlos.

!"emplo

Conocimiento

C#$#C%M%!$T# $o& '1'1'

Con fecha, trece de septiembre del a:o dos mil ocho, se hace entrega

al Lic. ;ulio )steban <ui:one5, 7efe del 9epartamento de 3rocesamiento de

9atos, el e!uipo de cómputo con ficha de ingreso 6o. 0=>/0/, !ue se

detalla a continuación8

0/ monitores marca 9)LL, serie 0=?=@A=B&L

0/ teclados marca 9)LL, serie 0=?=@A=B&L

0/ C34 marca 9)LL, serie 0=?=@A=B&L

0/ Bouse marca 9)LL, serie 0=?=@A=B&L

/= Impresoras de tinta marca )3&*6

Lic. ;ulio )steban <ui:one5

Lic. na abriela del (. Chi"ichón

3ersona !ue (ecibe

3ersona !ue entrega

*a circular 

)s un documento utili5ado para emitir una orden o con7unto de

instrucciones reglamentarias, aclaratorias !ue sobre una materia en"$a la

autoridad a sus subordinados.

!lementos +ue con,orman la circular 



$umero de orden

Fecha-

Destinatarios-

Asunto o contenido y

Firma

La circular se utili5a espec$ficamente para brindar información

colecti"a acerca de un determinado tema o asunto.

!"emplo

46ID)(&I99 9) &6 C(L*& 9) 4E)BL FC4LE9 9) #4B6I99)&

CI(C4L( 6o. 0A>/0/E&

&e:ores

3ersonal de Eesorer$a Facultad de #umanidades

4ni"ersidad de &an Carlos de uatemala &e:ores8

9e manera atenta me diri7o a usted, para informarles !ue los d$as "iernes 0 y lunes 0=, la 4ni"ersidad de &an Carlos de uatemala permanecerá cerrada, por estarse celebrando un ani"ersario más de nuestra patria uatemala.

 l agradecer la atención y deseándoles un feli5 descanso.  tentamente,

Licda. na abriela del (osario Chi"ichón E)&*()(

Dictamen

&e origina de una pro"idencia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables al caso y precedentes, as$ como, la opinión ra5onada del signatario, en la cual puede basarse el superior para dictaminar -decidir2. 3or lo general es emitido por asesores de las oficinas gubernati"as a !uienes se les ha pedido opinión sobre el asunto.

!lementos +ue con,orman el dictamen:

• Identificación de la oficina !ue conoce el caso y del asunto !ue trata,

• 9escripción de los pasos seguidos para la in"estigación,

• Considerandos o moti"os !ue lo originaron.

• )l por tanto, !ue contiene los elementos !ue lo fundamentan, y

M%$%.T!/%# D! !D0CAC%#$

D%/!CC%#$ D!PA/TAM!$TA* D! !D0CAC%#$ !* P/#/!.#

>>>6I9 9) 9)&((*LL* )94CEID*, 9I()CCI*6 9)3(EB)6EL 9) 94CCI*6. uatemala, G0 de octubre de dos mil once>>>>>>>>>>>>>

A.0$T#

B(I L);69( L*3)H ())&, de A a:os de edad, guatemalteca, "ecina de uastatoya el progreso, Licenciada en 3edagog$a y dministración )ducati"a, solicita la autori5ación de creación y funcionamiento de la cademia de Computación en los diferentes programas “#CI 46 64)D )6)(CI*6, en 7ornadas matutina, y "espertina, con ubicación en 0 calle =>A= barrio )l olfo de uastatoya.

D%CTAM!$ $o& 123'11

La unidad de desarrollo educati"o de la 9irección departamental de educación de uastatoya, )l 3rogreso, a petición de la interesada, estudio el e+pediente de solicitud de creación y funcionamiento de la cademia de computación en los diferentes programas “#CI 46 64)D )6)(CI*6, en 7ornadas matutina y "espertina con ubicación en 0 calle =>A= 'arrio )l olfo de uastatoya y después del análisis y "erificación de la documentación y "isita ocular, se comprobó !ué8

0. )l e+pediente ingreso a esta unidad por medio de la pro"idencia BI6)3(* 0A>/@. 9e la super"isión educati"a 0>0=>/@ con sede en uastatoya, )l 3rogreso y cuenta con la documentación re!uerida en el art$culo =. 9e la resolución /J>//0 de 99).

. La 3)B. 9ora Lemus )scobedo, propuesta como directora, es guatemalteca, con residencia en &anta (ita uastatoya, )l 3rogreso, persona de reconocida honorabilidad, seg%n carencia de antecedentes penales y policiacos ad7untos al e+pediente.

G. )l edificio donde funcionara la academia, re%ne las condiciones higiénicas, sanitarias y pedagógicas, para acondicionar a los estudiantes !ue recibirán los cursos.

?. Los instructores, estudiantes de Ingenier$a en sistemas, propuestos, re%ne las condiciones de ense:an5a, para atender las necesidades de superación profesional del estudiantado.

Con fundamento en lo anterior e+puesto y en lo !ue para el efecto se:alan los art$culos 6o. KG de la Constitución 3ol$tica de la (epublica de uatemala, 6os. G, ?, GK, @@ y K= del 9ecreto Legislati"o 6o. 0>J0 Ley de educación 6acional y resolución 6o. /J>//0 de la 9irección 9epartamental de )ducación, se autori5a la creación y funcionamiento de la academia de computación en los diferentes programas “#CI 46 64)D )6)(CI*6 en 7ornadas matutina y "espertina, ba7o la dirección técnica de la 3)B 9ora Lemus )scobedo.

&e le autori5a como cuota de inscripción <. 0=/.// y cuota mensual <. 0/.//.

Licda. )l"ia . ri7al"a uerra Coordinadora 49)

/esolución

)s la decisión !ue se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos los datos, de haberse formado 7uicio al respecto y de haber anali5ado el fondo del mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definiti"a, pero en algunos casos aun pueden interponerse recursos.

&e redacta en forma clara, precisa y sin ambigedadesM deberá comprender  también la notificación a las partes y la obligación de reponer el papel, cuando as$ procediere. )s el documento !ue contiene la decisión de la autoridad competente.

&e utili5a para dar respuesta final a un asunto planteado, ya sea fa"orable o desfa"orable al peticionario.

*a resolución comprende:

• Los considerandos -indican los moti"os !ue han obligado a tomar la decisión2 • )l por tanto -e+presa las leyes en !ue se basa la resolución2

• La determinación -resuel"e2. l anotar la resolución deberán numerarse los

puntos !ue contiene.

La resolución cobre "ida a tra"és de la solicitud planteada en un oficio a fa"or de un centro educati"o, por m%ltiples causas, e7emplo8 autori5ación de un establecimiento educati"o, cambio de director técnico, cambio de propietario, cambio de dirección y ubicación, cambio del nombre del establecimiento, actuali5ación de cuotas a cobrar  hasta el mes de octubre, etc.

Memorial

&e reconoce con el nombre de memorial, más com%nmente como solicitud o representación de un escrito solicitado por los particulares a los funcionarios p%blicos con el fin de declarar hechos !ue la ley e+ige o bien para solicitar algo en e7erció del derecho del derecho de petición.

)ste documento carece de saludo o "ocati"o, se compone es un párrafo inicial en el !ue el remitente e+presa su nombre, domicilio y demás caracter$sticas personales. &eguidamente se e+ponen en uno o más párrafos, el contenido de la declaración o petición. La frase de cierre consiste en una e+presión como 7usticia “!ue espero me sea concedida o simplemente es 7usticia o atentamente.

Las respuestas o contestaciones correspondientes a los memoriales, dirigidas por  las oficinas p%blicas a los particulares, toman la forma de oficio.

.e4ora Ministro de !ducación

*icenciada María del Carmen Ace4a uatemala- uatemala

.e4ora Ministra:

)l"ia ri7al"a uerra, maestra del se+to grado de primaria en la )scuela 6acional 4rbana Bi+ta, C>=J=, soltera, guatemalteca, de = a:os de edad, con cedula de "ecindad numero de orden 4 guión "eintidós y de registro dieciséis mil doscientos "eintidós -4> 0@2 e+tendida por la municipalidad de 3asaco, ;utiapa, con domicilio en colonia &an Ferm$n 5ona 0 y dirección para recibir notificaciones la mencionada anteriormente, ante 4&E)9>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> !5P#$!>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

<ue debido a problemas de salud deberá ausentarse de sus labores diarias por un

periodo de dos meses, P#/ *#

TA$T#>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.#*%C%TA>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

  L &)N*( BI6I&E( sir"a concederle una licencia por este lapso de tiempo con goce de sueldo y para el efecto acompa:a certificado médico del I)&&, informe de  cta al patrono, a"iso de suspensión de traba7o, e+tendido por el doctor ;osé

Calderón, en el !ue consta !ue se encuentra padeciendo hepatitis, agrade5co a la se:ora ministra la atención a la presente y se suscribe su atento ser"idor.

)l"ia ri7al"a uerra Cédula 4> 0@

Acuerdo

&e emiten por el gobierno de la republica o bien por medio de los ministros de estado. )s una disposición o ley !ue beneficia a una "arias personas.

)n comparación con el decreto se le considera una ley de menor 7erar!u$a. La finalidad del acuerdo es reglamentar alg%n acto de la administración p%blica, para el bien o me7oramiento de dichas acti"idades a fa"or del pueblo.

Cuando un acuerdo es emitido por el gobierno de la republica se llama acuerdo gubernati"o y cuando lo emite alguno de los ministerios se llama acuerdo ministerial. Los acuerdos gubernati"os "an firmados por el presidente de la republica y por el ministro, cuyo despacho sea afectado con el acuerdo.

Los acuerdos ministeriales los firma el ministro y "iceministro del ramo. 4n acuerdo ya sea gubernati"o, ministerial o institucional contiene8

• <uien lo emite • Fecha de emisión • La palabra acuerda, • )l ob7eti"o del mismo, y • Lo acordado