Costos Para Gerenciar Servicios de Salud (3a. Ed.)-1

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(3) COSTOS PARA GERENCIAR SERVICIOS DE SALUD (3ª edición revisada y aumentada).

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(5) COSTOS PARA GERENCIAR SERVICIOS DE SALUD (3ª edición revisada y aumentada). Jaime Castrillón Cifuentes. Ediciones Uninorte Barranquilla, 2010.

(6) 614 C355. Castrillón Cifuentes, Jaime Costos para gerenciar servicios de salud / Jaime Castrillón Cifuentes. -- 3ª ed., rev.-Barranquilla: Ediciones Uninorte, 2010 162 p. ISBN: 978-958-741-049-5 Incluye referencias bibliográficas. I. Administración de servicios de salud - Costos. www.uninorte.edu.co Km 5, vía a Puerto Colombia A.A. 1569, Barranquilla (Colombia). © Ediciones Uninorte, 2010 © Jaime Castrillón Cifuentes. Primera edición, 1996 Segunda edición, 2005 Primera reimpresión de la segunda edición, 2007 Tercera edición revisada y aumentada, 2010. Coordinación editorial Zoila Sotomayor O. Diseño y diagramación Luis Vásquez Mariano Diseño de portada Joaquín Camargo Valle Corrección de textos Henry Stein. )echo en Colombia .ade in Colombia.

(7) Contenido. Presentación .............................................................................. ix Capítulo 1. Generalidades ............................................................................ 1 Objetivos, 1. Introducción, 1. Definición de costo, . Características de los costos, 2. Contabilidad de costos, 2. Resumen histórico, 3. Diferencia entre costo y gasto, 3. Elementos del costo, 4. Costos de manufactura, 4. Costos de comercialización, 4. Costos del servicio, 5. Ejercicios, 5.. Capítulo 2. Clasificación de los costos. Relaciones con la actividad ............................................. 7 Objetivos, 7. Introducción, 7. Clasificación, 8. Ejercicios, 14.. Capítulo 3. Los costos y los niveles de la actividad .................. 17 Objetivos, 17. Introducción, 17. La fórmula presupuestal, 19. La capacidad presupuestada, 21. La capacidad y los costos fijos, 21. La tasa fija, 22. Ejercicios resueltos, 25. Ejercicios para resolver, 30.. vii.

(8) Capítulo 4. Los costos indirectos ........................................................... 34 Objetivos, 34. Introducción, 34. Asignación de los costos indirectos, 35. Procedimiento de asignación de CI a las divisiones, 35. Procedimiento de asignación de los CI a las unidades, 3. Variación de los costos indirectos, 38. Deber ser de los costos, 39. Análisis de las variaciones, 43. Ejercicios resueltos, 45. Distribución de los departamentos de servicio, 55. Ejercicios resueltos, 58. Ejercicios para resolver, 66.. Capítulo 5. Método de costeo variable y de costeo absorbente .................................... 68 Objetivos, 68. Introducción, 68. Aplicaciones del costeo variable, 75. Ejercicios resueltos, 82. Ejercicios para resolver, 86.. Capítulo 6. Relación costo-volumen-utilidad .............................. 88 Objetivos, 88. Introducción, 88. Análisis de sensibilidad, 91. La planeación de utilidades y la relación costo-volumen-utilidad, 93. Margen de seguridad, 95. Punto de cierre, 97. Observaciones acerca del punto de equilibrio, 99. Ejercicios resueltos, 100. Ejercicios para resolver, 106.. Capítulo 7. Teoría de restricciones (toc) ........................................ 112 Objetivos, 112. Introducción, 112. El objetivo básico financiero, 113. Pasos para abordar las restricciones, 113. Medidas de rendimiento de la empresa, 114. Cálculo del Trúput, 115. Manejo de la restricción, 116. Manejo de la restricción cuando se tienen varios productos, 120. Ejercicios para resolver, 123.. Capítulo 8. OUTSOURCING ................................................................................. 127 Objetivos, 127. Introducción, 127. Consideraciones básicas, 128. Analizar la relación coste/beneficio, 128. Seleccionar (o selección), 128. Otros beneficios/ventajas, 128. ¿Qué riesgos/desventajas presenta el outsourcing?, 129. Decisiones de outsourcing, 130. Análisis de costos, 130. Ejercicios propuestos, 140.. Bibliografía .............................................................................. 148. viii.

(9) Presentación. Para la elaboración de este trabajo he sido inducido, esencialmente, por el contacto permanente con funcionarios, profesionales y estudiantes del sector de la salud, en el ejercicio de las cátedras de costos, presupuestos y aspectos financieros en la Universidad del Norte, en Barranquilla, en la Escuela Superior de Administración de Negocios, de Lima (Perú) y en la espol de la ciudad de Guayaquil (Ecuador). Asimismo, han influido las experiencias acumuladas en los trabajos de tutoría, asesoría y consultoría con funcionarios-estudiantes de clínicas, hospitales y otras instituciones del sector de la salud, tanto del orden público como privado. De igual manera, las continuas quejas de directivos de organismos nacionales e internacionales acerca de la carencia de una filosofía y una disciplina convenientes sobre contención de costos, así como la permanente preocupación por conseguir literatura adecuada a sus necesidades, han sido razones que se han tenido en cuenta en la concepción de este estudio, enfocado a brindar información de fácil acceso a las personas comprometidas en el quehacer administrativo. Pretendemos, asimismo, abrir espacios de reflexión sobre la importancia del buen manejo de las variables contables-financieras en el proceso de toma de decisiones en las organizaciones del sector de la salud. El autor. ix.

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(11) Generalidades. 1. OBJETIVOS Al terminar este capítulo, el usuario de este libro estará en capacidad de: • Definir lo que es un costo. • Distinguir el costo-activo del costo-gasto y del costo-pérdida. • Diferenciar los elementos del costo. • Identificar la relación que existe entre la contabilidad de costos y la contabilidad general. INTRODUCCIÓN En este capítulo se tratan aspectos generales que tienen que ver con los costos que se usarán posteriormente. Es importante iniciarse en la diferenciación de algunos términos muy usados, en ocasiones indiscriminadamente, y que con frecuencia generan confusión cuando no se ha aprendido a manejarlos correctamente.. 1.

(12) Costos para gerenciar servicios de salud Es conveniente también hacer un recuento, aunque sea muy sucintamente, de la historia de los costos. Y dado que es de cabal importancia ser capaz de determinar los elementos que constituyen un determinado costo, así sea de un producto que se fabrica, de un bien que se comercializa o de un servicio que se presta, se hace énfasis especial en estos conceptos. DEFINICIÓN DE COSTO Costo es la suma de erogaciones en las que incurre la persona natural o jurídica para adquirir un bien o un servicio, con la intención de que genere ingresos en el futuro. CARACTERÍSTICAS DE LOS COSTOS Costo-activo: Es la erogación que ocurre cuando se adquiere un bien o un servicio cuya capacidad de generar ingresos abarca diferentes períodos. Las porciones de este activo adquirido se enfrentan a los ingresos de los diferentes períodos en forma diferida. Costo-gasto: Son los costos que se enfrentan a los ingresos del período y que han contribuido a la operación del sistema durante ese período. Costo-pérdida: Son las erogaciones que no producen ingresos esperados o no. Ejemplo de ello son los incendios, robos, etc. CONTABILIDAD DE COSTOS La contabilidad de costos es el arte o la técnica de recopilar, organizar, codificar toda la información que tenga que ver con los costos, con el propósito de tener una información oportuna, clara, pertinente, de los costos en que se incurre en la fabricación de un producto, en su comercialización o en la prestación de un servicio. El campo en el que la contabilidad de costos se ha desarrollado más es en el manufacturero. Pero esto no indica que en las empresas comercializadoras o en las de servicio no sea indispensable administrar con una gran racionalidad los costos en los que allí se incurre. La contabilidad de costos es una parte especializada de la contabilidad general de una empresa.. 2.

(13) Generalidades RESUMEN HISTÓRICO Se podría afirmar que la contabilidad es tan antigua como la humanidad civilizada. Parece que los egipcios, romanos e incas dejaron vestigios de sus rudimentos contables. Ya mercaderes del siglo XIII hicieron uso de la partida doble. Sin embargo, el monje italiano Lucas Paciolo, en 1494, fue el primero en realizar una publicación que se refiriera puntualmente a temas contables. Es bueno advertir que antes de él en algunos países europeos ya se conocían los primeros rudimentos de costos. Dado el desarrollo vertiginoso de la actividad empresarial, en los últimos años los costos han ido ocupando un sitial importante en las organizaciones. En muchos países se ve con muy buenos ojos el hecho de que las empresas de servicios, y de forma puntual las del sector salud y del sector educativo, se esfuerzan por introducir un buen sistema de costos, por saber cuánto les cuesta el servicio que están prestando, y se preocupan por determinar el precio de venta a la unidad de servicio fundamentándose en los costos en los que se incurre. DIFERENCIA ENTRE COSTO Y GASTO Una clasificación primaria que se puede hacer de los costos indica que todo desembolso que influye sobre el estado de resultados puede tratarse de tres maneras: • Los desembolsos pueden gastarse y compararse con los ingresos en el período en el cual se producen. Son ejemplo de ellos los gastos de mercadeo y ventas y los gastos de administración. • Los desembolsos pueden ser tratados como costos del producto. Cuando se venden hacen parte del c.p.v. (costo producto vendido) en el estado de resultados, y si no se venden, van a los inventarios. Son ejemplo de ellos el costo de la materia prima en un producto que se fabrica. • Los desembolsos pueden capitalizarse como activo fijo, y después, como gasto diferido, se deprecian, se amortizan o se agotan. Estos cargos se gastan en el período o se acumulan a los costos de producción para ser vendidos o llevados a inventarios. Es el caso de los desembolsos para activos depreciables (edificios, maquinaría, vehículos), seguros prepagados, publicidad prepagada, etc. Si el activo pertenece a la función de administración, mercadeo y ventas, los cargos por depreciación, diferidos, serán gastados. Si el activo pertenece a la función de producción, los cargos por depreciación, diferidos, serán tratados como costos del producto, esto es, van al costo del producto vendido o al inventario.. 3.

(14) Costos para gerenciar servicios de salud ELEMENTOS DEL COSTO En cualquier costo concurren dos o tres elementos que contribuyen a su conformación. El número de elementos depende de si se trata del costo de un producto manufacturado, de una comercialización o de un servicio. COSTOS DE MANUFACTURA En la fabricación de un bien intervienen tres elementos bien definidos, que son los del costo de fabricación: • Materiales directos. Son aquellos materiales que se pueden cuantificar e identificar directamente con el producto. Así, en la fabricación de una silla son materiales directos la madera, el hierro, el paño o el plástico. • La mano de obra directa. Es la mano de obra que se puede identificar con el bien fabricado. Por ejemplo, en la fabricación de la silla se considera mano de obra directa el tiempo del tapicero. Se puede cuantificar perfectamente el tiempo que el ebanista o el tapicero dedica a la fabricación de la silla. • Costos generales de fabricación. También llamados costos indirectos de fabricación (CIF). Son aquellos que concurren a la elaboración del producto pero no se pueden identificar con él. Así, en la fabricación de la silla concurren muchos costos que no se pueden identificar directamente con ella; es el caso de la energía eléctrica, agua, teléfono, aseo, depreciación de planta, sueldos de directivos, etc. Es muy difícil determinar los kilowatios/hora, los metros cúbicos de agua y los impulsos telefónicos que se le deben cargar a la silla, como es prácticamente imposible determinar la porción de depreciación y del salario de la mano de obra que de alguna manera contribuyen a la elaboración de la silla pero no pueden identificarse con ella, como sería el salario del supervisor. COSTOS DE COMERCIALIZACIÓN En la comercialización de un producto intervienen tres elementos: • El costo del bien que se comercializa. Así, si se tiene una empresa comercializadora de sillas, cuando coloca este artículo a disposición del público, en el primer costo en el que incurre es en lo que le cuesta el bien que está comercializando. • Costo de la mano de obra. Es el costo de la mano de obra que se puede identificar y cuantificar con la comercialización del producto. El salario de los vendedores, y más concretamente, la comisión de ventas, es un ejemplo.. 4.

(15) Generalidades • Los costos generales. Para poder colocar a disposición de los clientes los bienes que se está ofreciendo es necesario organizar toda una logística: un personal administrativo y de ventas, unos servicios públicos eficientes (agua, energía, teléfono, etc.), un adecuado programa de publicidad y promoción, unas instalaciones confortables de equipos y espacio físico. Sin embargo, no se puede determinar con exactitud qué porción de estos costos se le debería cargar a cada unidad de las que se están vendiendo. COSTOS DEL SERVICIO En la prestación de un servicio, dependiendo de qué tipo sea, concurren varios elementos. Para ilustrar las diferentes situaciones se presentan a consideración varios casos: • Rayos X. En este servicio se presentan los siguientes elementos de costo: - El costo de la placa y de los reactivos - El costo de la mano de obra (tomar la placa, revelarla, interpretarla) - Los costos indirectos: Las depreciaciones, los servicios públicos, los salarios indirectos, etc. • Cirugía. En este servicio concurren los siguientes elementos: - Los insumos que se consumen en esa operación - Costos de salario directo (el cirujano, el anestesiólogo, la enfermera, etc.) - Los costos generales: Las depreciaciones, los servicios públicos, salarios indirectos, etc.) • La consulta médica. En este servicio concurren los siguientes elementos: - Costo de salario directo: Es el salario del médico. - Costos generales: Son todos aquellos costos indirectos a una consulta, como las depreciaciones, servicios públicos, salarios, etc. En servicios como éstos, el costo de los insumos gastados realmente es insignificante. EJERCICIOS 1. En cada una de las siguientes situaciones determine si se trata de un costo-activo, costo-pérdida, costo-gasto. El «Hospital ABC» adquirió unos vehículos por valor de $10’000.000 el 1.° de enero de 1999. ___________ Al finalizar diciembre de 1999 contabilizó una depreciación por valor de $2’000.000. _________________ Durante 19992 canceló por concepto de mantenimiento $1’000.000 y por concepto de salarios $800.000. ________________ En octubre de 19992 uno de los vehículos sufrió. 5.

(16) Costos para gerenciar servicios de salud un accidente que costó $2’000.000; la compañía de seguros respondió por el 80% de este accidente ________________. 2. En cada una de las siguientes situaciones identifique qué clase de elemento del costo es y si el costo pertenece a manufactura, a comercialización o a un servicio. 2.1. La «Clínica Javier Prado» ha organizado un consultorio psiquiátrico. Considera que por cada consulta debe cobrar $25.000, ya que el psiquiatra le cuesta $12.000/paciente _____________________ y que cada paciente le está costando, en cuanto a servicios públicos, depreciaciones, etc., un promedio de $8.000 _____________________. 2.2. La «Clínica Odontológica Vesalio» considera que un servicio le cuesta $18.000, representados en materiales, $4.000 __________________, salario del odontólogo, $8.000 ___________________, y en cuanto a depreciaciones, salario de los directores, servicios públicos, etc., $6.000 _________________. 2.3. La universidad ha determinado que un estudiante del postgrado le cuesta en promedio = $40.000 en costos de docente/estudiante _________________ Costos de directivos (jefe de carrera, secretaría, asesor): $80.000/estudiante. ___________________ En cuanto a publicidad, promoción, papelería, depreciaciones, servicios públicos, salarios de directivos no comprometidos directamente con la carrera, etc.: $200.000 ______________________. 2.4. La compañía «Omega» es una comercializadora de muebles para oficina. Entre sus líneas es digna de destacarse la “Alfa”, que es una mesa estándar universitaria. A «Omega» le cuesta esa mesa $8.000.____________________. A los vendedores se les paga por comisión $3.000/mesa. _____________________ A los directivos, tanto de administración como de mercadeo, se les cancela salarios por el orden de $2’000.000 _________________, pero ellos no están comprometidos con una línea específica. Otros costos (arrendamientos, servicios públicos, etc.) suman $5’000.000 __________________.. 6.

(17) Clasiﬁcación de los costos. Relaciones con la actividad. 2. OBJETIVOS Al terminar este capítulo, el usuario de este libro estará en capacidad de: •. Clasificar cada costo en la categoría que le pertenece.. •. En un conjunto de costos, distinguir a qué clasificación pertenece.. •. Valorar la importancia de la clasificación de los costos para tomar decisiones adecuadas.. •. Distinguir los elementos que conforman un costo .. •. Identificar la relación que existe entre las diferentes categorías del costo.. INTRODUCCIÓN Para una buena gestión administrativa es importante el correcto manejo de los costos, y para ello es necesario un conocimiento amplio y sólido de sus características. En este capítulo se mira el costo desde diferentes ángulos, dependiendo del tipo de decisión que se esté tomando. De aquí la importancia de saber manejar correctamente su clasificación, de identificar la relación que existe entre la capacidad para una actividad y su respectiva estructura de costos y, por lo. 7.

(18) Costos para gerenciar servicios de salud tanto, de lo trascendental que resulta el hecho de que los ejecutivos lleguen a convencerse de la necesidad de usar racionalmente los costos. CLASIFICACIÓN Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les dé. 1.. 2.. 3.. 4.. De acuerdo con la función en la que se incurre: •. Costos de producción: Son los que se generan en el proceso de manufactura. Son ejemplo de ellos: La materia prima, la mano de obra directa y los costos generales de fabricación.. •. Costos de distribución o venta: Son aquellos en los que se incurre cuando se ofrece y se lleva el producto o el servicio al cliente. Ejemplo: Los costos de publicidad.. •. Costos de administración: Son aquellos en los que se incurre en la gestión de la logística que garantiza la actividad de la producción, de la comercialización, de la prestación de un servicio. Ejemplo: La papelería consumida en la oficina de recursos humanos, los salarios de los directivos del hospital.. De acuerdo con la identificación con el producto o servicio, con un departamento o división: •. Costos directos: Son los que se identifican con una actividad o con un producto o división. Ejemplo: El costo de la anestesia en una cirugía.. •. Costos indirectos: Son los que no se pueden identificar con una actividad, producto, división, departamento, pero tienen relación con éstos. Ejemplo: El salario del director del hospital con el costo de una cirugía.. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: •. Históricos: Son los que ya ocurrieron.. •. Predeterminados: Se determinan antes de su ocurrencia. Los costos que se usan en la elaboración de los presupuestos pertenecen a esta clasificación.. De acuerdo con la autoridad sobre la incurrencia del costo: •. 8. Costos controlables: Cuando sobre ellos se tiene la suficiente autoridad para que ocurran o no. Ejemplo: El consumo de papelería en la oficina de recursos humanos es controlable por parte del directivo de esta oficina..

(19) Clasificación de los costos. Relaciones con la actividad •. 5.. 6.. 7.. Costos no controlables: Cuando sobre ellos no se tiene suficiente autoridad para que ocurran o no. Ejemplo: Las depreciaciones de planta no son controlables por los directivos de la oficina de recursos humanos.. De acuerdo con la importancia en la toma de decisiones: •. Costos relevantes: Cambian según la opción que se tome. Ejemplo: Los honorarios del cirujano aumentan según se incremente el número de cirugías.. •. Costos irrelevantes: Permanecen inmutables, cualquiera que sea la opción que se tome. Ejemplo: La depreciación del equipo de cirugía permanece constante cualquiera que sea el número de cirugías; el salario de los directivos de una clínica permanece inmutable aunque el número de cirugías aumente o disminuya.. De acuerdo con el tipo de sacrificio incurrido: •. Costos desembolsables: Los que implican salida de efectivo. Ejemplo: El costo de los servicios públicos.. •. Costo de oportunidad: Es aquel en el que se incurre por tomar una decisión en lugar de otra. Así, por ejemplo, el costo en el que incurre el médico al no atender su consultorio por asistir a un curso de capacitación es un costo de oportunidad. En esta decisión hay un costo que no implica salida de efectivo.. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en la actividad: • Costos diferenciales: Son aquellos que se producen cuando hay un aumento o disminución en la actividad. Pertenecen a este grupo: -. Costo decremental: Cuando se produce por la disminución en la actividad. Ejemplo: El costo de los anestésicos disminuye si disminuye el número de cirugías.. -. Costo incremental: Cuando se produce por el aumento en la actividad. Ejemplo: El costo de la energía eléctrica y de los anestésicos aumenta si el número de las cirugías aumenta.. • Costos sumergidos: Son los que permanecen inmutables sin importar la opción que se elija. Las depreciaciones y el salario de los directivos son un ejemplo de este tipo de costo, ya que aunque el número de pacientes. 9.

(20) Costos para gerenciar servicios de salud atendidos por el hospital aumente, las depreciaciones y el salario de los directivos permanecen en el mismo nivel. 8.. 9.. Según se puedan o no evitar al tomarse una decisión: •. Costos evitables: Aquellos de los que se puede prescindir al tomar una decisión. Ejemplo: Los costos de anestesia si no se lleva a cabo la cirugía, lo mismo que los costos del cirujano y del anestesiólogo si se les paga por cirugía.. •. Costos inevitables: Aquellos de los que no se puede prescindir cuando se quiere tomar una determinada decisión. Ejemplo: El salario del director de la sala de cirugía, realícese o no la cirugía, es el mismo.. De acuerdo con su comportamiento: •. Costo fijo (CF): Es aquel que no varía aunque los niveles de la actividad cambien, dentro de cierto rango de volumen de actividad y de tiempo. Ejemplo: el sueldo de un funcionario. El CF. =. $a. Volumen de actividad. =. 0. CF CF. = =. $a $a. Volumen de actividad Volumen de actividad. = =. X Xn. $. a CF 0. x. ACTIVIDAD. Gráfica 1. Costo fijo. 10. xn.

(21) Clasificación de los costos. Relaciones con la actividad. Pero el máximo nivel de actividad permitido por $a es Xn; si se rebasa este límite, el CF se dispara. Ejemplo: es verdad que el sueldo del funcionario es el mismo aunque la actividad sea de 0, o sea, la máxima, pero la actividad puede llegar a un límite tal que no es suficiente un funcionario, es necesario contratar a otro adicional. Los costos fijos se pueden dividir en dos conjuntos: - Costos fijos discrecionales: Los que son susceptibles de ser modificados; se tiene poder sobre ellos. Ejemplo: los sueldos, si la actividad se suspende, si se cierra el departamento, si se clausura la empresa, se puede pensar en prescindir de estos costos. - Costos fijos comprometidos: Se llaman también «sumergidos, muertos». No se tiene poder sobre ellos para suspender su incurrencia. Por ejemplo: la depreciación de una maquinaria. •. Costos variables: Son aquellos que varían de acuerdo con los cambios en los niveles de la actividad, dentro de cierto rango de volumen de actividad y de tiempo.. yn. $ y. 0. x. xn. ACTIVIDAD. Gráfica 2. Costo variable. 11.

(22) Costos para gerenciar servicios de salud. • Costos semivariables o semifijos: Son costos que están conformados por una parte fija y una variable. La forma como este tipo de costo se manifiesta es muy diversa. Los gráficos que se presentan a continuación ilustran diversos casos. Es bueno también advertir que los costos, en cuanto a su comportamiento se refiere, no son tratados de idéntica forma en todas las empresas. Así, en una compañía, unos costos pueden ser considerados fijos y en otra semifijos. -. Costo semivariable o semifijo: Cuando la actividad = 0, CF = $a, una unidad por encima de 0 genera CV. (Ver gráfica 3).. CT. }. a $. 0. }. CV. CF. x. xn. ACTIVIDAD. Gráfica 3. Costo semifijo / Caso A. 12. -. Costo semivariable o semifijo: Cuando la actividad se desarrolla en el tramo comprendido entre 0 - X CF = $a CT = CF. A partir de X cualquier incremento en la actividad genera costos variables y el CT será CF + CV.(Ver gráfica 4).. -. Costo semivariable o semifijo: El costo es fijo dentro de un tramo de actividad..

(23) Clasificación de los costos. Relaciones con la actividad. CT. CV $. a. xn. x. 0. ACTIVIDAD. Gráfica 4. Costo semifijo / Caso B Es fijo entre 0 - X, luego entre X - Xn se dispara, pero dentro de ese tramo permanece constante; luego se dispara entre el rango Xn - Xn+1, y allí permanece constante.(Ver gráfica 5).. $. 0. x. x1. x2. ACTIVIDAD. Gráfica 5. Costo semifijo / Caso C. 13.

(24) Costos para gerenciar servicios de salud EJERCICIOS Marque con X su elección. 1. Determine cuáles costos son directos(D) y cuáles indirectos (Ind.) al Departamento de Recursos Humanos. a) b) c) d). El sueldo de la directora: D ________ Ind. ___________ El sueldo del gerente de la Cía.: D ________ Ind. ___________ El sueldo de la secretaria de la directora: D ________ Ind. ___________ El costo del agua de la Cía.: D ________ Ind. ___________. 2. Determine cuáles costos son fijos(F) y cuáles variables(V) en un programa de capacitación organizado por la Oficina de Recursos Humanos. a) El sueldo de la directora del Departamento de Recursos Humanos: F ______ V ______ b) La depreciación de los muebles de la Oficina de Recursos Humanos: F ______ V ______ c) Al conferencista se le paga por hora dictada. Los costos de las horas que dicta: F ______ V ______ d) A los participantes se les da un refrigerio en la mañana y en la tarde. El costo de este refrigerio: F ______ V ______ 3. De los costos del programa de capacitación del ejercicio anterior, determine cuáles implican salida de efectivo (SE) y cuáles no (NSE): a) b) c) d). El sueldo de la dirección de Recursos Humanos: SE ______ NSE ______ La depreciación de los muebles: SE ______ NSE ______ Las horas que se pagan al conferencista: SE ______ NSE ____ El costo del refrigerio que se les da a los participantes: SE ____ NSE _____. 4. El Departamento de Relaciones Industriales actualmente está trabajando en 4 programas de capacitación, pero estudia la posibilidad de un programa adicional que implicaría contratar los servicios de una nueva psicóloga. La dirección del Departamento cree que con las instalaciones y funcionarios actuales el nuevo programa puede funcionar perfectamente. Determine cuáles costos son relevantes (R) y cuáles no (NR) en la instalación del programa adicional. a) El sueldo de la dirección: R ______ NR ______ b) El sueldo de las secretarias: R ______ NR ______ c) El sueldo de la nueva psicóloga: R ______ NR ______. 14.

(25) Clasificación de los costos. Relaciones con la actividad d) Los refrigerios que se darán en el nuevo programa de capacitación: R ______ NR ______ e) La papelería y útiles que se distribuye a los participantes en el nuevo programa: R______ NR _____ f) La depreciación de los muebles y enseres del Departamento de Relaciones Industriales: R _____ NR _____ 5. Teniendo en cuenta el ejercicio inmediatamente anterior, determine cuáles costos son incrementales(I) y cuáles sumergidos(S). a) b) c) d) e) f). Sueldo de la dirección: I ______ S ______ Sueldo de las secretarias: I ______ S ______ Sueldo de la nueva psicóloga: I ______ S ______ Los refrigerios: I ______ S ______ La papelería y útiles: I ______ S ______ La depreciación de muebles y enseres: I ______ S ______. 6. Usted es un profesional con su propia oficina para atender pacientes. Considera que por cursar un postgrado deja de atender clientes que le reportarían una utilidad mensual de $10.000. ¿Qué tipo de costo es éste? ¿Qué razones tiene para llamarlo así? 7. Usted ha decidido dotar con muebles modernos a su oficina y ha contratado una secretaria. Clasifique estos costos. • Valor de los muebles de oficina, $200.000: - Costo-activo ________ Costo-gasto________ -. Costo fijo ________ Costo de oportunidad ________. • Sueldo de la secretaria, $100.000/mes: - Costo-activo________ Costos-gasto________ -. Costo fijo ________ Costo variable ________. -. Salida de efectivo ________. 8. En los siguientes costos, determine cuáles son costos del producto (P), costos de administración (AD), costos de mercado y ventas (M y V). a) Las comisiones que se paga a los vendedores: P ________ AD _________ M y V ________. 15.

(26) Costos para gerenciar servicios de salud b) Los costos de una publicidad en televisión: P ________ AD _________ M y V ________ c) El sueldo del gerente de la Cía.: P ________ AD _________. M y V ________. d) Los costos de la materia prima del producto: P ________ AD _________ M y V ________ e) El sueldo de las operarias: P ________ AD _________. M y V ________. f) La depreciación de la maquinaria dedicada a la producción: P ________ AD _________ M y V ________ g) El mantenimiento del vehículo de la gerencia: P ________ AD _________ M y V ________. 16.

(27) Los costos y los niveles de la actividad. 3. OBJETIVOS Al terminar este capítulo, el usuario de este libro estará en capacidad de: •. Estructurar la fórmula presupuestal haciendo uso de los costos fijos y de los costos variables.. •. Confrontar los costos a los ingresos de una actividad.. •. Identificar la relación entre la capacidad para la actividad y los costos fijos.. •. Medir las variaciones de capacidad y analizarlas.. • Estructurar matrices donde se conjuguen la estructura de los costos y la de los ingresos. INTRODUCCIÓN En la fabricación de un producto, en su comercialización o en la prestación de un servicio confluyen una serie de costos que se pueden englobar en dos grandes conjuntos: Los costos fijos (CF) y los costos variables (CV). Por ello se define a. 17.

(28) Costos para gerenciar servicios de salud la totalidad de los costos como la suma de los CF + CV. CTOTAL = CFTOTAL + CVTOTAL. CT/unidad = CF/unidad + CV/unidad. Ejemplo: Con la siguiente información elaborar una matriz de costos: La estructura de costos de una división de la clínica «X» es: CFT = $100.000 CV/unidad = $100. Aquí el concepto «unidad» se refiere a una unidad que se produce o a una unidad que se comercializa o a una unidad de servicio. La capacidad presupuestada de «X» es de 1000 unidades. Es bueno advertir que cuando en este libro se hable de «valores monetarios» no se hace referencia a alguna moneda específica; se trata solamente de unidades monetarias. Con frecuencia aparecerá el signo $, que se debe leer: «unidad monetaria». MATRIZ DE COSTOS DE LA COMPAÑÍA NIV/ACT. CV/u. CVT. CFT. CF/u. CTOTAL. CT/u. 1. $100. $100. $100 000. $100 000. $100 100. $100 100. 500. 100. 50 000. 100 000. 200. 150 000. 300. 800. 100. 80 000. 100 000. 125. 180 000. 225. 1000. 100. 100 000. 100 000. 100. 200 000. 200. Análisis de la matriz • Se nota cómo en la columna del CV/u los $100/u permanecen constantes desde un nivel de actividad de 1 hasta 1000. Se puede concluir que los CV son constantes / unidad, variables en su totalidad. • La columna de los CVT expresa la totalidad de los CV para cada nivel de actividad. Se obtienen mediante la siguiente operación: CV/u x NIVEL DE ACTIVIDAD.. • La columna de los CFT expresa cómo éstos permanecen constantes en cualquiera de los niveles de la actividad. • La columna de los CF/u expresa cómo varían éstos de acuerdo con los cambios en los niveles de la actividad; concretamente, disminuyen a medida que la actividad aumenta. Se puede concluir que los CF/u son variables y que son CF en su totalidad. Los CF/u se obtienen mediante la siguiente operación:. 18.

(29) Los costos y los niveles de la actividad • La columna del CTOTAL es la suma del CFT + CVT, y expresa la cantidad total de los costos en los que ha incurrido la empresa dado cierto nivel de actividad. • La columna del CT/u expresa cuál es el costo total en que se ha incurrido para poder colocar una unidad al acceso del usuario, y es la suma del CF/u+CV/u. Se puede notar que el CT/u disminuye a medida que la actividad aumenta, y esta disminución se debe a la disminución de los CF/u. Cuando la actividad aumenta, mayor número de unidades absorben los CF, permitiendo que los CT/u sean menores, y de esta manera las utilidades se mejoran. Así, para un nivel de actividad de 1000 unidades, la utilidad es la óptima; en tanto que para un nivel de actividad de una unidad la pérdida es muy grande. Estos conceptos se pueden trabajar en una matriz. El precio de venta que «X» le tiene a su unidad es de $300/u. Las ventas son al contado. El 60% de los CF son costos extinguidos, el 40% restante se consideran CF que implican egreso de efectivo. MATRIZ DE UTILIDAD DE «X» 1 activ. 2 cv/u. 1. $ 100. 1X2 3 cvtot $. 100. 4 cfse $ 40 000. 5 cf(nse). 3+4+5 6 ctotal. 7 pv/m. $ 60 000. 100 100. $ 300. 7X1 8 ingreso $. 300. 8-6 9 u contable ($ 99 800). 8+5 10 u efectivo ($ 39 800). 500. 100. 50 000. 40 000. 60 000. 150 000. 300. 150 000. —0—. 60 000. 800. 100. 80 000. 40 000. 60 000. 180 000. 300. 240 000. 60 000. 120 000. 1000. 100. 100 000. 40 000. 60 000. 200 000. 300. 300 000. 100 000. 160 000. Los costos extinguidos son aquellos que afectan la rentabilidad de la empresa, en un determinado ejercicio, pero que no implican salida de efectivo, precisamente porque ese flujo ya se dio. Esto permite que la empresa cuente con una mayor corriente de efectivo. Cuando la actividad es de 500 unidades, la utilidad es de cero. Sin embargo, se puede contar con $60 000, que es la partida que corresponde al fondo de depreciaciones, diferidos, etc. Cuando el nivel asciende a 1000 unidades, se tiene una disposición de $160.000, compuestos por $100 000 correspondientes a las utilidades y $60 000 de los extinguidos. LA FÓRMULA PRESUPUESTAL En diferentes ocasiones se ha mencionado que los costos se pueden clasificar en fijos, variables o semifijos = CF, CV, CSF. Este comportamiento de un determinado costo de un departamento o de una línea o de toda una empresa se puede expresar en la fórmula CTOTAL = CF + CV.. 19.

(30) Costos para gerenciar servicios de salud • Cuando el costo es exclusivamente fijo • Cuando el costo es exclusivamente variable • Cuando el costo es compuesto. CT = CFT + 0 CT = 0 + CVT CT = CFT + CVT. Como el CVT = CV/u x NIVEL DE ACTIVIDAD = CVT = CV/u x NA, la fórmula del CT se puede expresar así: CT = $0 + CV/u x NA (cuando CF = 0) CT = $CFT + CV/u x NA Dependiendo del NA se obtiene el CVTOTAL, y dependiendo de éste se obtiene el CT. Si se tienen diferentes NA, se obtienen distintos CT. Aplicando esta fórmula a NA presupuestados se obtienen los costos presupuestados. Por ello, a esta fórmula se llama la fórmula del presupuesto de los costos o fórmula presupuestal = Fp; Fp = CF + CV/u. En lugar de CV se puede hablar de TV (tasa variable) o FV (factor de variación). Como aplicación de los conceptos que se acaban de plantear se puede expresar en sendas fórmulas el comportamiento de cada uno de los costos que intervienen en los estados de resultados así: Materiales (D) Mano de obra (D) Costos indirectos Gastos de administración Gastos de mercadeo FÓRMULA TOTAL. $0 $0 $CF $CF $CF $CF. + + + + + +. TV/u TV/u TV/u 0 TV/u ∑TV/u. (sólo hay costo variable) (sólo hay costo variable) (hay costo fijo y variable) (sólo hay costo fijo) (hay costo fijo y variable). Ejemplo: El «Hospital del LORO» quiere saber cómo es la estructura de los costos de los diferentes conjuntos que intervienen en el lavado y planchado de un kilo de ropa en el Departamento de Lavandería. Costos :. Materiales Mano de obra (D) Indirectos Otros gastos. Para los materiales (D), la Para la mano de obra Para los indirectos Otros gastos Para todo el Dpto.. 20. = = = =. 1.75 onza/kilo a $100/onza 2.5 minutos/k a $20/minuto $900 000 + $15/kilo $200 000 + $10/k. Fp = $0 + $175/k Fp = $0 + $50/kilo Fp = $900 000 + $15/kilo Fp = $200 000 + $10/k Fp = $1 100 000 + $250/k.

(31) Los costos y los niveles de la actividad Esto quiere decir que los costos fijos totales de este departamento ascienden a $1 100 000, en tanto que la sumatoria de los costos variables es de $250/kilo. LA CAPACIDAD PRESUPUESTADA Se puede entender por «capacidad» la potencia que se tiene para realizar algo. Respecto a una empresa se puede afirmar que es la posibilidad de realizar una actividad. Se puede hablar de diferentes capacidades, pero para el caso el esquema se reduce a dos: • Capacidad teórica, máxima, ideal. Es aquella en la que no se consideran las restricciones generadas por variables endógenas o exógenas al sistema; es cuando se tiene en cuenta la máxima actividad posible que se va a desarrollar pero no se tiene presente la parálisis que puede sufrir el sistema por diferentes causas: mantenimiento, ya sea curativo o preventivo; fallas en el personal, como inasistencia, inexperiencia, ineficiencia; problemas en los insumos, como en materiales, suministros, combustibles, energía, etc. Cuellos de botella en los procesos previos o posteriores a una unidad de trabajo, etc. • Capacidad práctica, normal. Es aquella en la que se ponderan todas las restricciones posibles generadas por variables endógenas y exógenas al sistema y en la que todo el sistema está sincronizado con la capacidad de vender. Al elaborar el presupuesto de costos se trabaja con la capacidad normal, la cual se expresa como NAP = Nivel de actividad presupuestado, o NOP = Nivel de operación presupuestado. El presupuesto de actividad se puede expresar en diferentes bases: Horas hombre, horas mano de obra directa, horas máquina, unidades, costo hora mano de obra directa. Para un hospital o una clínica, la capacidad se expresaría en número de camas, horas disponibles para cirugía, horas disponibles del médico para atender la consulta, etc., así respectivamente: Hh, HMOD, HM, U, CHMOD, etc. Todo depende de cuál de ellas expresa mejor la incurrencia del costo o define de una forma más objetiva las posibilidades que tiene la compañía de producir un bien, de comercializar un producto o de prestar un servicio. Además de lo anterior es importante tener en cuenta que la capacidad de la empresa la determina, en un momento dado, la variable más frágil del sistema, así como la fortaleza de la cadena la fija el eslabón más débil. Así, por ejemplo, en el hospital se puede contar con la logística para atender muchísimos pacientes, pero si sólo dispone de un médico, la disponibilidad de éste define en última instancia la capacidad del hospital. LA CAPACIDAD Y LOS COSTOS FIJOS Existe una gran relación entre la capacidad y los costos fijos de la organización. Cuando se aumenta la capacidad instalada se incrementan los CF. En la defini-. 21.

(32) Costos para gerenciar servicios de salud ción de ellos, una característica esencial consiste en que la actividad se mantenga dentro de cierto rango; el límite de este rango lo da la capacidad. Se espera también que dentro de cierto rango de tiempo, un aumento de los CF implique una ampliación de la capacidad, aunque la verdad es que esta relación no siempre ocurre en la realidad. En ocasiones se presentan incrementos en los CF (salarios, depreciaciones, servicios públicos, impuestos, etc.) sin que ello implique una modificación de la capacidad. LA TASA FIJA Tasa fija = TF =. Costos fijos presupuestados. =. CF(p). Capacidad presupuestada. = C F(p)/u. NOP. La tasa fija es la porción de costo fijo que se le debe cargar a cada unidad que se produzca o se comercialice, o a cada unidad de servicio que se preste. La TF también se puede expresar como el costo fijo presupuestado/unidad = CFP/unidad. El costo fijo real/unidad = CF(R)/u = es la cantidad de costo fijo que realmente se cargó a cada unidad. Se obtiene dividiendo el costo fijo real entre el nivel real de la actividad: CF(R)/u = TF =. CFreal Nivel real de operación. =. CF(R) NOR. Si se compara CF(p)/u Vs. CF(R)/u se obtiene la variación del CF/unid. Ejemplo: Si se retoma el ejemplo del «Hospital del LORO», cuyo departamento de lavado procesa 1000 kilos/período, esto es, tiene una capacidad presupuestada de 1000 kilos/período, se tiene:. TF =. $1 100 000. = $1100/kilo. 1000 u CF(p)/k = $1100 Si se desea explorar acerca de la TF en los diferentes subconjuntos de costos, se obtiene:. 22.

(33) Los costos y los niveles de la actividad • Para los indirectos: TF =. $900 000. = $900/kilo. 1000 kilo • Para el conjunto de otros costos: TF =. $200 000. = $200/kilo. 1000 kilo Si al concluir el período contable los CF reales del departamento fueron $1.100.000 y el nivel de la actividad real fue de 800 kilos, se tiene:. CF(R)/u =. $1 100 000. = $1375/k. 800k Variación de CF/k = $1100/k vs. $1375/k => $275 desfavorable Esta variación es desfavorable porque el CF(R)/k > CF(p)/k. Para la organización «EL LORO» resultó más costoso cada kilo de ropa. Estos mayores costos afectan la utilidad presupuestada. También puede ocurrir que el nivel real de actividad sea mayor que el nivel presupuestado. Esto se puede presentar porque el nivel real de las variables que afectan el sistema estuvo por debajo de lo proyectado. Así, por ejemplo, la tasa de inasistencia del personal proyectada fue del 6%, y en la realidad fue sólo del 3%; el tiempo de mantenimiento presupuestado fue de 10 horas, pero sólo se requirieron 7 horas, etc. Suponiendo que la actividad del departamento del hospital hubiese sido de 1100 kilos, se tendría lo siguiente:. CF(R)/k =. $1 100 000. = $1000/k. 1100 kilos Variación de CF/kilo. = CF(p)/k vs. CF(R)/k = $1100/k vs. $1000/k = $100 F. La variación es de $100 favorable porque el costo real fue menor que el presupuestado. A la compañía le ha costado menos un kilo de ropa, y esto se refleja en la utilidad real, la cual será mayor que la presupuestada, por lo menos en este. 23.

(34) Costos para gerenciar servicios de salud aspecto. También se puede medir la variación presentada en todo el volumen de la actividad. Retomando el ejemplo en las dos situaciones planteadas: NOR = 800 k NOP = 1000 k NOP > NOR = Variación de capacidad desfavorable Fórmula: VC (variación de capacidad) = TF (NOR - NOP) En esta fórmula el signo (-) tiene más el sentido de “versus”, de una confrontación, que de una resta. VC = $1100/k (800k - 1000k) VC = $1100/k x-200k => $220 000 D Es desfavorable porque NOR < NOP, porque hubo capacidad ociosa, y lo que se está midiendo es cuánto le cuesta a la compañía esa capacidad ociosa. Expresándolo en términos porcentuales, el uso de la capacidad estuvo a un nivel del 80%, una capacidad ociosa del 20%. • Ahora analicemos la otra situación: NOR NOP NOP VC VC. = 1100 k = 1000 k < NOR = Variación de capacidad favorable = TF(NOR - NOP) = $1100/k (1.100k - 1.000k) = $1100 x 100 = $110 000 F. Es favorable porque hubo una sobreutilización de la capacidad instalada. Al hospital le resultó más favorable, a menor costo, cada kilo de ropa. En términos porcentuales, la sobreutilización es de un 10%. 10% =. 100 k. = 0.1 = 10%. 1000 k Otra manera de determinar la VC es multiplicando la variación de CF/k x el nivel real de actividad: • Para el primer caso: Variación CF/k Nivel real de actividad VC = $275/k x 800 k. 24. = $275/k D = 800 kilos => $220 000 D.

(35) Los costos y los niveles de la actividad • Para el segundo caso: Variación CF/k Nivel real de actividad VC = $100/k x 1100 kilos. = = =. $100/k F 1100 kilos $110 000 F. Como se puede ver, siempre que el NAP sea diferente del NAR se tiene lo que se llama una variación de capacidad = Vc. Una subutilización de la capacidad instalada repercute negativamente en las utilidades de la organización. Uno de los esfuerzos de la administración debe centrarse en mantener la franja entre NAP y NAR lo más estrecha posible. EJERCICIOS RESUELTOS El objetivo de este conjunto de ejercicios es brindar un escenario propicio para consolidar los conceptos de costos fijos, costos variables, tasa fija, costo total/unidad. 1. La «Clínica del Norte» necesita saber cuál es el total del costo fijo de su sección de rayos X. La información que se tiene es ésta: - Un funcionario con un salario mensual de $100 000 - Los equipos tienen un valor de $50 000 000 y una vida útil de 10 años. - Muebles y enseres que cuestan $10 000 000, también con vida útil de 10 años. Solución La porción de costos fijos correspondientes a los equipos y a los muebles se obtiene mediante el sistema de depreciación en línea recta: Dep. Equipos =. $50 000 000. = $5 000 000/año. 10 años Dep. Muebles y Enseres =. 5 000 000. = 416 6667/mes. 12 meses. $10 000 000 10 años. = $1 000 000/año. 1 000 000. = $83 333/mes. 12 meses. Entonces, CFTOTAL = $416 667 + $83 333 + $100 000 = $600 000/mes 2. Hay unos costos fijos que le son asignados a la sección de rayos X, como depreciaciones de planta, salarios de directivos, etc. Estos costos ascienden a $400 000/mes. La clínica quiere saber cuál es la tasa fija = TF = el costo fijo/ unidad si en un mes se toma un promedio de 250 placas.. 25.

(36) Costos para gerenciar servicios de salud Costos totales = $600 000 (propios) + $400 000 (asignados) = $1 000 000 TF = $1 000 000 ÷ 250 placas = $4000/placa 3. Si en la «Clínica del Norte» el Departamento de Consulta Externa tiene la siguiente estructura de costos: Fijos propios: Depreciaciones = $ 400.000/año. 400 000. = 33 333/mes. 12 meses Salarios Fijos asignados. = $300 000/mes = $200 000/mes. Se espera atender 3 pacientes/hora y se tienen disponibles 8 horas/día y 26días/mes. -. La clínica quiere saber cuál es la capacidad mensual ¿Cuál es el CF/paciente cuando se trabaja a plena capacidad? ¿Cuál es el CF real/paciente cuando el promedio de atención es de dos pacientes/hora? ¿Cuál es el sobrecosto/paciente? ¿Cuál es la variación de capacidad?. Solución CF TOTAL/mes = $33 333 + $300 000/mes + 200 000 = $533 333 Capacidad = 3 pacientes/hora x 8 h/día x 26 días/mes = 624 pacientes/mes CF/paciente =. $533 333. = $854.7/p. 624p Cuando se atiende 2 pacientes/hora, el número de pacientes atendidos en el mes= 2p/h x 8h/d x 26d = 416 pacientes CF Real/paciente =. $533 333. = $1.282.05/p. 416p Sobrecosto = CFR/p - CFp/p = $1 282.05 - 854.7 = = $427.35/paciente. 26.

(37) Los costos y los niveles de la actividad Variación de capacidad: VC = TF(NAP -NAR) VC = $854.7/p(624-416) = $854.7/p x 208p = $177 776.62 Esta variación es desfavorable porque el nivel real de la actividad es menor que el nivel presupuestado. 4. Si en Consulta Externa de la «Clínica del Norte» al atender un paciente se causan costos variables de $200/paciente, se quiere saber cuánto le cuesta a la clínica un paciente cuando atiende 624 y 416. Solución • Cuando atiende 624 pacientes: CF/p =. $533 333. = $854.7/p. 624p. CV/p CT/paciente CT/p. = = =. $200 (dado en el ejercicio) CF/p + CV/p $854.7/p + $200/p = $1.054.7/p. • Cuando atiende 416 pacientes:. CF/p =. $533 333. = $1282.05/p. 416p CV/p CT/p. = $200/p = $1282.05 + $200/p = $1482.05/p. 5. La «Clínica del Norte» quiere una matriz de costos en la que aparezcan los costos unitarios y los costos totales para los niveles de atención de 300 y 250 pacientes. Solución • Costos para 250 pacientes: CV/p CV Total. = =. $200 $200/p x 250p = $50 000. 27.

(38) Costos para gerenciar servicios de salud CF Total CF/paciente C Total CT/paciente. = = = =. $533 333 $533 333 ÷ 250p = 2.133,3/p CFT + CVT = $533 333 + $50 000 = $583 333 CF/p + CV/p = $2133.3 + 200 = $2333.3/p. • Costos para 300 pacientes: CV/p CV Total CF Total CF/p C Total C Total/p. = = = = = =. $200 CV/p x no pacientes = $200/p x 300 = $60 000 $533 333 $533 333 ÷ s 300p = $1777.77/p CFT + CVT = $533 333 + $60 000 = $593 333 CF/p + CV/p = $1777.77 + 200 = $1977.77/p. Después todas estas cifras se concentran en una matriz, así: MATRIZ DE COSTOS no ACTIVIDAD. CV/P. CVT. 250p. $200. 300p. 200. CFT. 50 000 533 333. CF/P. C TOTAL. CT/P. 2 133,3. 583 333. 2 333,3. 60 000 533 333 1 777,77. 593 333. 1 977,77. 6. La clínica cobra por cada consulta $2.000 y quiere saber cuál es la utilidad o pérdida en los niveles de 250 y 300 pacientes. Solución Se elabora un estado de resultado para cada uno de los niveles, así: «CLÍNICA DEL NORTE» DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA. Estado de resultados para 250 pacientes Ventas 250p x $2000/p ................................................................... $500 000 -. Costos Variables 250p x 200/p...............$ 50 000 Fijos ...............................................$ 533 333 Total costos................................................................................ 583 333 Utilidad o pérdida ................................................................... (83 333). 28.

(39) Los costos y los niveles de la actividad «CLÍNICA DEL NORTE» DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA Estado de resultados para 300 pacientes Ventas 300p x $2000/p .................................................................. $600 000 - Costos Variables 300p x $200/p ...........................$60 000 Fijos .............................................................533 333 .................... 593 333 Utilidad............................................................................................ $6667 7. En el Departamento de Consulta Externa de la «Clínica del Norte» se ha encontrado que de todos los costos fijos $ 100 000 no implican salida de efectivo. La clínica quiere saber cuál es el flujo neto de efectivo con que cuenta en los niveles de 250 y 300 pacientes atendidos. Solución Se elaboran estados de resultados para cada uno de los niveles, teniendo presente cuáles costos implican salida de efectivo y cuáles no. • Para un nivel de 250 pacientes: «CLÍNICA DEL NORTE» DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA. Estado de resultados Ventas 250p x $2000/p .................................................................... $500 000 -. Costos que implican salida de efectivo Variables 250 x $200/p ............................. $50 000 Fijos (533 333 - 100 000 ............................. 433 333 ................... 483 333. Utilidad de efectivo ...........................................................................$16 667 -. Costos que no implican salida de efectivo ............................. 100 000. Pérdida contable ............................................................................ $(83 333) Esto quiere decir que aunque la clínica está teniendo una pérdida de $83 333 en el servicio de consulta externa, dispone de $16 667 de efectivo.. 29.

(40) Costos para gerenciar servicios de salud • Para un nivel de 300 pacientes: «CLÍNICA DEL NORTE». DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA. Estado de resultados Ventas 300p x $2000/p.................................................................. $600 000 -. Costos que implican salida de efectivo Variables 300p x $200/p ...................... $60 000 Fijos (533 333 - 100 000) ....................... 433 333 ...................... 493 333. Utilidad de efectivo....................................................................... $106 667 -. Costos que no implican salida de efectivo ........................... 100 000. Utilidad contable ............................................................................... $6667 Esto quiere decir que la clínica tiene una utilidad de $ 6.667, pero cuenta con una disponibilidad de efectivo de $106 667. EJERCICIOS PARA RESOLVER El objetivo de este conjunto de ejercicios es practicar sobre el comportamiento de los costos; hacer uso de la fórmula presupuestal en la determinación de los costos presupuestados, costos debe ser, etc., y ejercitarse en la identificación de las variaciones y en su análisis. 1. El «Hospital San Luis Beltrán» de la ciudad de Frontino es relativamente nuevo. Tiene una capacidad de 200 camas. Sus costos fijos ascienden a $100.000.000/mes y los costos variables en promedio ascienden a $50 000/ cama por estadía de paciente; la permanencia del paciente en promedio es de 3 días. La administración del hospital está interesada en conocer cuánto le cuesta un paciente cuando se trabaja a plena capacidad, cuando la actividad es sólo de un 80% y cuando sólo es de un 40%. 2. El hospital del caso anterior recibe en aportes de diferentes fuentes la suma de $150 000 000. Teniendo como punto de referencia una ocupación normal de 160 camas/mes, ¿cuánto se le debería cobrar a cada paciente para no obtener déficit en la gestión? 3. Una vez se haya definido cuánto cobrarle al paciente, determine cuál es la ganancia para el hospital cuando en un mes ha habido una utilización de 190 camas, y cuál es la utilidad o pérdida cuando la utilización de las camas ha sido solamente de 120/mes.. 30.

(41) Los costos y los niveles de la actividad 4. El comportamiento de ocupación en el «Hospital San Luis Beltrán» durante el primer trimestre del año fue el siguiente: Enero Febrero Marzo. 180 camas ocupadas 110 camas ocupadas 160 camas ocupadas. ¿Cuál es la pérdida o utilidad en este primer trimestre? 5. Para el mes de abril se anuncia un aumento en algunos insumos, lo que implica un incremento de los costos variables de un 5%. -. ¿Cuál es el nuevo costo variable?. -. ¿Cuánto le cuesta un paciente al hospital, dada la nueva estructura de costos?. -. ¿Cuál debe ser la nueva cuota que se le debe cobrar al paciente?. 6. El «Hospital de Swan» está interesado en conocer cuál es la estructura de sus costos, y para ello facilita la siguiente información: a) b) c) d) e). El edificio costó $100 000 000, y fue construido hace 5 años. Los equipos costaron $50 000 000, y fueron adquiridos hace 4 años. Los muebles costaron $10 000 000, y fueron estrenados hace 4 años. Los vehículos costaron $6 000 000, y hace 3 años que están trabajando. Los sueldos, sin prestaciones sociales, ascienden mensualmente a $4’000.000, las prestaciones sociales son un 50%. f) El consumo de los servicios públicos (agua, energía, teléfono, etc.) cuesta $1 000 000/mes. Se considera que un 30% de este costo es fijo, el resto del costo sí depende de la ocupación del hospital. g) El consumo de los recursos materiales (suministros, drogas, etc.) suma $2 000 000/mes. Un 25% es fijo, el resto sí depende de la ocupación del hospital. El hospital atiende en la actualidad un promedio de 25 pacientes/día, aunque su capacidad es de unos 50 pacientes/día. Se pide determinar: -. El total de costos fijos. Para un total de 50 pacientes. El total de costos variables. Para un total de 50 pacientes. Cuál es el costo variable/paciente.. 7. ¿Cuánto le cuesta al «Hospital de Swan» un paciente cuando el promedio de atención es de 35 pacientes/día? ¿Cuánto le cuesta un paciente cuando atiende a plena capacidad?. 31.

(42) Costos para gerenciar servicios de salud 8. Elabore una matriz de costos para el «Hospital de Swan» que recoja las siguientes condiciones y situaciones: -. Situación 1: no. de pacientes atendidos/día = 15 Situación 2: no. de pacientes atendidos/día = 25 Situación 3: no. de pacientes atendidos/día = 40 Situación 4: no. de pacientes atendidos/día = 50. Las ayudas que recibe el hospital ascienden a $8 000 000/mes, y a los pacientes les cobra una tarifa de $1400/p. ¿Con esta tarifa se alcanzan a cubrir los CV? ¿Cuál es la utilidad o pérdida en cada una de las situaciones del ejercicio anterior? 9. La compañía «Alfa», especializada en cirugía estética, ofrece el servicio «Eterna». Los costos en los que incurre son: -. Materiales Mano de obra directa (fija) (cirujano, anestesiólogo, enfermeros) Mano de obra indirecta (fija) Depreciaciones Otros diferidos Suministros 70% variables Mantenimiento 60% fijo Impuestos fijos Servicios públicos 25% fijos Sueldos administración Otros costos en administración. $75/hora $300 000/mes 500 000/mes 100 000/mes 50 000/mes 60 000/mes 100 000/mes 30 000/mes 100 000/mes 800 000/mes 50 000/mes. Toda esta información es para un NAP de 1000 horas de atención. • ¿Cuánto le cuesta a la compañía una hora de cirugía cuando trabaja a plena capacidad? • ¿Cuánto le cuesta una hora de cirugía cuando la ocupación es de un 50%? • ¿Cuánto cobraría por una hora de cirugía si espera un 60% de utilidad sobre sus costos? • ¿Cuánto pierde o gana cuando su promedio de ocupación es de un 50%?. 32.

(43) Los costos y los niveles de la actividad 10. Si es política de la compañía obtener una utilidad del 30% sobre el costo total, elabore una matriz de utilidades para 1 hora, para 500, para 800 y para 1100. El 40% de los costos fijos son vivos. 11. La «Clínica Liliana María» es una entidad particular. Tiene una capacidad instalada para 250 camas. En promedio hay 18 camas que están fuera de servicio por múltiples razones, entre ellas, por mantenimiento. En promedio una enfermera atiende 25 camas en 8 horas; cada turno tiene una enfermera jefe que sólo atiende 10 camas. El número total de enfermeras de la clínica es de 30; siempre hay una enfermera en descanso en cada turno. Muchos son los elementos necesarios para dotar una unidad cama, pero 3 son indispensables y muy costosos: el A, el B y el C. Del elemento A, la clínica cuenta con 260 unidades; del B, con 230, y del C con 235. Cada enfermera puede hacer una hora extra como máximo en cada turno, pero sólo un 60% del personal trabaja extras, el 40% restante no lo hace. • Determine cuál es la capacidad máxima, ideal, de esta clínica (en camas). • Determine cuál es la capacidad práctica y la variable más adecuada para medirla. Si desea aumentar la capacidad práctica, ¿qué se debería hacer? Al aumentar la capacidad práctica, ¿en qué tipo de costos se incurriría? 12. ¿Cuál es la tasa fija en el «Hospital de Swan»? ¿Cuál es la tasa fija de la compañía «Alfa»? Cuando el promedio de atención del «Hospital de Swan» es de 35 pacientes, ¿cuál es el costo fijo real/paciente? Cuando el NAR de «Alfa» es de 800 unidades, ¿cuál es el CFR/hora? 13. Determine la variación de capacidad del «Hospital de Swan» cuando atiende 35 pacientes, mediante todos los métodos que usted conoce. Realice la misma operación con la compañía «Alfa» cuando sus niveles de actividad son de 800 y 1100 horas.. 33.

(44) Los costos indirectos. 4. OBJETIVOS Al terminar este capítulo, el usuario de este libro estará en capacidad de: • Distinguir los costos indirectos de los costos que son directos a una división, a un producto, a un servicio. • Distribuir los costos indirectos a las respectivas divisiones. • Asignar los costos indirectos al producto o al servicio respectivo. • Distribuir los costos de las divisiones de soporte en las divisiones básicas. • Determinar la variación de presupuesto (VP), la variación de capacidad (VC) y la variación neta (VN). INTRODUCCIÓN En esta clasificación se incluyen los costos que no se pueden identificar directamente con un producto, con un servicio o con una división. Algunos de estos costos son directos a la división pero indirectos al producto o servicio; otros son. 34.

(45) Los costos indirectos indirectos a la división y, por lo tanto, al producto o al servicio. En cuanto se refiere a su comportamiento, se dividen en fijos, variables y semivariables. En aquellos costos que son directos a una división es más fácil identificar su variabilidad (su factor de variación) con los respectivos niveles de la actividad; cuando los costos son indirectos a la división es difícil relacionar la variabilidad con los niveles de actividad de la organización, porque esta variabilidad con frecuencia está relacionada con niveles de actividad específicos de una división dada. Es el caso de los costos variables de un departamento de servicios generales donde los costos variables están dados según el número de horas de servicio prestadas y el nivel de las horas servidas no siempre está en función de los niveles de operación de la empresa. ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS (CI) Uno de los propósitos de la contabilidad de costos es determinar el costo de producir o comercializar un bien o de prestar un servicio. Es, por lo tanto, una tarea importante identificar todos los costos que concurren en la fabricación y comercialización de un bien o prestación de un servicio. Dentro de este proceso está la asignación de los costos indirectos a las unidades de actividad de la empresa. PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE CI A LAS DIVISIONES El primer paso es repartir los costos indirectos en las respectivas divisiones. Una vez identificado el costo que se va a distribuir se busca una base de distribución. Esta base debe ser un ítem que refleje objetivamente la causación de ese costo. Las bases pueden estar dadas en: área, número de personas, horas de servicio prestadas, horas hombre, horas máquina, etc. Así, por ejemplo, si se quiere repartir el costo depreciación de planta, una base adecuada podría ser «área»; si se quiere repartir el costo de mantenimiento, una base podría ser «número de horas de servicio»; una base propia para repartir costo de restaurante podría ser el «número de personas de cada división», etc. El paso siguiente es determinar el factor de asignación = FA. Costo por repartir FA = Base. Ejemplo: La compañía «ABC» tiene tres divisiones: la A, la B y la C. -. La división A tiene 300 m2 La división B tiene 250 m2 La división C tiene 450 m2. 35.

(46) Costos para gerenciar servicios de salud La compañía necesita distribuir el costo de deprecación de planta, que es de $1 000 000. La base de distribución es de 1000 m2 de área.. FA =. $1 000 000 1000 m2. = $1000/m 2. Una vez hallado el FA se procede a distribuir a las divisiones los costos que les correspondan, así: Distribución de costo a tal división= FA x cantidad de base que tenga.. • Cantidad asignada a la división A=. $1000 x 300 m2 m2. = $300 000. Esto quiere decir que por cada m2 que tenga la división se le asignará $1000 de este costo indirecto de depreciación. • Cantidad asignada a la división B =. • Cantidad asignada a la división C =. $1000 x 250 m2 m2 $1000 x 450 m2 m2. = $250 000. = $450 000. Total distribuido= $1 000 000. Una vez distribuidos los costos a las respectivas divisiones se pasa a cargar los costos de cada división a las unidades de actividad. Es conveniente agrupar estos costos con base en la relación que tienen con las funciones. Así se tiene que los costos indirectos de fabricación = CIF son aquellos indirectos relacionados con la fabricación del producto. Los indirectos de administración = CIA son todos aquellos costos que tienen relación con la administración. En estos costos se incurre para poder mantener la logística de la organización en el cumplimiento de sus objetivos. Los costos indirectos de mercadeo = CIM son aquellos costos en que se incurre para promocionar y hacer llegar oportuna y adecuadamente el bien o el servicio al cliente.. 36.

(47) Los costos indirectos PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE LOS CI A LAS UNIDADES • Se determina el costo que se va a distribuir entre las unidades (producidas, comercializadas, de servicio). Este costo se determina aplicando la fórmula presupuestal = FP al nivel de actividad presupuestado = NAP. • Se calcula la tasa predeterminada = TP = Rata de aplicación de indirectos = RAI = factor de aplicación de indirectos, dividiendo CI entre NAP: TP =. CI NAP. Esta tasa no es más que un factor mediante el cual se le van cargando los CI a las unidades que se van realizando. Es una especie de «Deber ser» del costo. Quiere decir: si se cumple con el nivel de costos y de actividad presupuestados, cada unidad debe absorber esta determinada cantidad de costos. Ejemplo: En la «Clínica X», el Departamento de Servicios de Alimentos presenta esta estructura de costos: CFT = $100 000 CV. = $100 en promedio. u NAP = 1000 unidades El departamento quiere saber cuáles son los C totales y cuál es la tasa predeterminada. Solución 1. CV T= CV/U x NA = $100/u x 1000u = $100 000 2. C TOTAL = CFT + CVT = $100.000 + 100.000 = $200 000 3. T.P. =. $200 000. = $200/u. 1000 u -. Cuando se tiene la tasa predeterminada, el proceso siguiente es ir cargando a cada unidad realizada los costos correspondientes.. 37.

(48) Costos para gerenciar servicios de salud Continuando con el ejemplo anterior, durante el mes de junio de 1999 la actividad de la empresa se comportó de la siguiente manera: -. Junio 1 a junio 10: NAR = 300 unidades Junio 11 a junio 20: NAR = 200 unidades Junio 21 a junio 30: NAR = 500 unidades. Los costos cargados decadalmente fueron: -. Junio 1 a junio 10: TP x NAR = $200/u x 300 u = $ 60 000 Junio 11 a junio 20: TP x NAR = $200/u x 200 u = $ 40 000 Junio 21 a junio 30: TP x NAR = $200/u x 500 u = $ 100 000. Total aplicados. $200 000. VARIACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS Cuando el nivel de la actividad real es idéntico al nivel de la actividad presupuestada, y cuando los costos en que se incurrió, como en el ejemplo anterior, son iguales a los presupuestados, la desviación entre lo real y lo presupuestado es de cero significa que se alcanzaron los objetivos propuestos. Pero existen casos en los que la actividad real es mayor o menor que la presupuestada. Se presenta entonces lo que se denomina la variación de capacidad, la cual es favorable cuando NAR > NAP y desfavorable cuando NAR < NAP. También puede ocurrir que los costos realmente causados sean diferentes de aquellos que se deben causar (deber ser de los costos). Cuando los reales son mayores que el «deber ser» se presenta lo que se llama la variación de presupuesto desfavorable; pero cuando los reales son menores que el «deber ser» de los costos se presenta la variación de presupuesto favorable. Ejemplo: Continuando con el ejemplo de la «Clínica X», se presentan tres situaciones: 1. NAP NAR CI(P) CI(R) Reales 200 000 Variación neta. = = = =. 1000 unidades 1000 unidades 200 000 200 000. =. 0. 2. NAP NAR. = =. 1000 unidades 1000 unidades. 38. Asignados (aplicados) 200 000.

(49) Los costos indirectos CI(P) CI(R). = =. Reales 220 000 Variación neta =. $200 000 $220 000. $20 000 desfavorable. Asignados (aplicados) 200 000. Se tiene una diferencia de $20 000 desfavorable, debido a que los costos en los que se incurrió fueron mayores en $20 000 que los costos que se le cargaron a lo realizado. 3. Si los costos reales hubiesen sido menores que $200 000, por ejemplo $190.000, y se conservan todas las variables anteriores inmodificables, se tiene una variación neta de $10 000 favorable. NAP = 1000 unidades NAR = 1000 unidades CI (P)= 200 000 CI (R)= 190 000 Reales Asignados(aplicados) 190 000 200 000 Variación neta = $10 000 favorable El sentido de una variación neta desfavorable consiste en que los clientes absorbieron $200 000 pero los costos realmente causados fueron mayores, entonces la empresa tiene que absorber esa diferencia, disminuyendo las utilidades del ejercicio en esa cuantía. Cuando esta variación es favorable, los resultados son contrarios. Con base en el ejemplo, la compañía incurrió en $190 000 y los clientes absorbieron $200 000, para una variación de $10 000 favorable, incrementando la utilidad del ejercicio en esta cuantía. DEBER SER DE LOS COSTOS Significa los costos que se deben causar para un determinado nivel de actividad. Con base en las definiciones de los costos fijos y los costos variables se sabe que los primeros no cambian dentro de un rango de volumen de actividad y de tiempo determinado. Por lo tanto, se espera que dentro de esos rangos, cualquiera que sea el nivel de la actividad, los costos fijos permanezcan constantes. Por consiguiente, para un nivel mínimo, intermedio o máximo de actividad, el deber ser de los fijos reales es igual al de los presupuestados. En cuanto a los variables, se sabe que éstos cambian de acuerdo con los niveles de la actividad y según el factor de variación. Este comportamiento es lineal dentro de ciertos rangos de tiempo y actividad. Esto quiere decir que para un nivel mínimo, el deber ser de los costos variables totales será mínimo, y para un nivel máximo, el deber ser de los costos variables totales será máximo.. 39.

(50) Costos para gerenciar servicios de salud Continuando con el ejemplo de la «Clínica X»: El «DEBER SER DE LOS COSTOS» = CFT + CV/u x NOR Esto es lo mismo que FP ap NOR O sea, FP ap NOR. = CFT + CV/u x NOR A este tipo de costos también se le llama los presupuestados para el nivel real = CI(PNR): CI(PNR) = CFT + CV/u x NOR Como se supone que los costos fijos no varían, entonces la diferencia entre los deber ser y los reales está dada por una variación en los costos variables. ¿Qué significa esto? Que en la realidad no se cumplió el factor de variación, y dado que un costo está conformado por los elementos cantidad y precio (C = q x p), la variación de que se trata puede estar dada por un cambio en el precio, en la cantidad o en ambos. «Deber ser de los costos» de la «Clínica X» para el mes de junio: $100 000 + $100/u x 1000 u = $200 000 En este caso, «deber ser de los costos» = Presupuesto de costos. NAR = NAP y CT(P) = CT(R) VARIACIÓN DE PRESUPUESTO = VP para las situaciones que se dieron (supues-. tas) en la «Clínica X»:. Costos reales = $200 000 «Deber ser de los costos» = $200 000 Reales “ $200 000. Variación presupuesto «Deber ser» “ $200 000 $0. Costos reales = $220 000 Deber ser = $200 000. 40.