Aplicación Web Gestión de Servicios OTOM+

Aplicación Web Gestión de Servicios OTOM+

Cuestiones Previas

1. Se trata de la aplicación para gestión de incidencias NO INFORMÁTICAS.

(Se recuerda que las incidencias relativas a temas informáticos, tanto de equipos como de aplicaciones y/o de la red de comunicaciones, se tramitan a través del CAU).

2. El acceso a la aplicación se realiza a través de la web de la UNED, sólo para usuarios autenticados, desde enlaces directos, tanto en el campus para el PDI como para en el campus PAS.

Enlaces directos a la aplicación de Gestión de incidencias OTOM desde las portadas de los campus PDI y PAS

3. Al acceder aparecen las tres opciones actualmente disponibles:

Enlaces directos a los módulos actualmente disponibles de la aplicación

En este manual se presenta el Módulo para SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE LOCALES. Estas peticiones se han gestionado tradicionalmente enviando un formulario pdf por correo electrónico a la OTOM. Los solicitantes no podían realizar, de forma autónoma, ningún seguimiento de las mismas. Con el nuevo módulo de la aplicación, se facilita el seguimiento de las solicitudes y de las actuaciones que se van realizando.

Por lo tanto, estas solicitudes a partir de septiembre de 2020 se tienen que tramitar por la aplicación de Gestión de Servicios OTOM+ de acuerdo con el siguiente procedimiento:

Módulo para registrar Solicitudes de Modificación de Locales

Solicitud Pre-registrada Registrada Informada Viable Autorizada Cancelada No viable Fin Fin Autorizada Ejecución Finalizada Fin Completa Recepcionada Facturable CERRADA

Diversos participantes intervienen a lo largo de la tramitación de este tipo de solicitudes. Cada uno tendrá una forma de interaccionar con la aplicación diferente en función de su perfil.

• Solicitante: inicia la solicitud.

• Autorizador de la solicitud: Este perfil está asignado a los cargos de Decanato de Facultad, Dirección de Escuela, Vicerrectorados, Secretaría General y Gerencia. Tiene dos intervenciones:

o En la primera es el responsable que autoriza o rechaza la petición del solicitante, es decir, el inicio real del procedimiento.

o La segunda intervención se requiere después de que se confirme la viabilidad técnica a la petición por parte de la OTOM, tras la emisión de los informes y presupuestos por parte de los técnicos (ver más adelante).

• Técnicos: informan la solicitud desde su ámbito de actuación (obra, instalaciones, comunicaciones, salud laboral, mudanzas).

• Autorizador de la solicitud: segunda intervención.

o Con los informes y el presupuesto económico asociado a la petición, tiene que autorizar o rechazar definitivamente la petición. Si está conforme, la autorización implica la definición del porcentaje de cofinanciación y del centro/s de gasto contra los que se tramitará el importe presupuesto.

• Responsable del Centro de Gasto: también tiene dos intervenciones. En la primera tendrá que incorporar a la documentación de la petición los justificantes de retención de crédito correspondientes a las condiciones de cofinanciación y en la segunda, tendrá que teclear los códigos DIR correspondientes al órgano gestor y unidad tramitadora asociados con la cofinanciación. Estos datos tienen carácter informativo. La aplicación no realiza ninguna actuación con ellos. El Servicio de Gestión de la OTOM utilizará esta información para solicitar los correspondientes traspasos de presupuesto una vez finalizados los trabajos necesarios para satisfacer la solicitud.

• Autorizador de la actuación: corresponde al responsable del Vicerrectorado de Economía en última instancia, autorizar o rechazar la ejecución de las actuaciones asociadas con la solicitud.

• OTOM: aunque la aplicación gestiona de forma automática el procedimiento, la OTOM es la responsable de validar técnicamente la actuación y, en caso de autorizarse, de coordinar las distintas actuaciones de los servicios o unidades que deben ejecutarlas.

Cada acción de un participante supone un cambio de estado de la petición. Cada cambio de estado se notifica por correo electrónico al participante que tiene que intervenir en cada momento. El correo incluye un enlace a la aplicación para que acceda directamente a la petición sobre la que tiene que intervenir. Además, en cualquier momento, cualquiera de los intervinientes puede consultar a través del módulo de la aplicación en qué estado se encuentra la petición.

A continuación se muestran las pantallas que cada participante tendrá asociadas y sobre las que tendrá que actuar.

1. Perfil Solicitante

Inicia la petición accediendo al formulario inicial del módulo. Como en el resto de opciones de la aplicación, al acceder al módulo, la pantalla presenta dos secciones distintas: la parte de la izquierda se corresponde con un formulario web para completar los datos relativos a una nueva solicitud

mientras que la parte de la derecha muestra una lista con todas las peticiones realizadas por el solicitante previamente y el estado en el que se encuentran

Pantalla del Módulo para registrar nuevas Solicitudes de Modificación de Locales

La opción Volver del menú, lleva a la pantalla de acceso de selección de módulos. En la parte inferior se muestran tres botones de acción.

En la parte superior hay un filtro para búsqueda de peticiones. Permite filtrar por estado o agrupaciones de estado.

El formulario incorpora una Ayuda en línea, de tal manera que, colocando el ratón sobre el nombre del campo se muestra un texto de ayuda con el contenido que debe introducirse en cada campo.

Fo rm ul ar io p ar a re gi st rar n ue va pe tic ión

Acceso a peticiones previamente registradas

Cada petición tendrá un número asignado y, pinchando sobre ella, se muestra el estado de la petición y sus detalles (en el formulario de la izquierda).

1.1. Pre-registro de nuevas solicitudes

El solicitante inicia una solicitud de modificación de locales que se queda en estado Pre-Registrada hasta que es autorizada por el perfil de autorizador de solicitud. El formulario para incluir los detalles de la solicitud es muy sencillo:

El paso final para pre-registrar la incidencia es GUARDARLA Y ENVIARLA, pulsando sobre el botón de acción correspondiente de la parte inferior del formulario. Un menaje confirmando la acción se muestra en verde en la parte superior

La solicitud pre-registrada se añade a la lista de peticiones que se

muestra en la parte derecha de la pantalla del módulo, con un número asignado por la aplicación para su trazabilidad y un mensaje

Limpia los datos del formulario para iniciar una nueva solicitud.

Añadir ficheros a una solicitud: permite añadir ficheros a las solicitudes pre-registradas. El proceso exige primero registrar la solicitud y acceder a ella desde el listado de la sección derecha de la pantalla. Es decir, no se puede hacer antes de ENVIAR la solicitud, pero sí inmediatamente después y/o en cualquier momento posterior.

En este módulo de la aplicación, los ficheros que definan en detalle la solicitud de modificación solicitada y la justificación para realizarla, son muy necesarios.

Datos del solicitante. El correo se carga automáticamente al estar el usuario autenticado en el portal. La primera vez que se accede a la aplicación se tendrán que introducir el nombre y teléfono del solicitante. La aplicación lo almacenará para futuros accesos.

Breve descripción de la actuación solicitada y selección del tipo entre los disponibles en el desplegable. Obra, Instalación, Mobiliario, Otros.

Hay que ubicar la actuación en un local concreto, definiendo el edificio, la planta y el espacio, así como la unidad a la que está asignado el mismo.

El espacio concreto se puede seleccionar de una lista desplegable en el botón

o señalando en un plano que muestra destacados los espacios de la planta y unidad seleccionadas

Datos del autorizador de la solicitud Se selecciona del desplegable el cargo y se completa el nombre y el correo electrónico.

1.2. Consulta que puede realizar el solicitante sobre solicitudes registradas

Todas las solicitudes previamente iniciadas por cada solicitante se listan en orden cronológico inverso (la más reciente primero) en la parte derecha de la pantalla de acceso del módulo.

El estado de la solicitud se muestra directamente en una columna del listado. Los detalles de la petición se muestran en el formulario de la izquierda al seleccionar una incidencia individualmente, pulsando sobre el botón Detalle correspondiente.

Para facilitar la búsqueda de petición se ha añadido un filtro en la parte superior del formulario. Permite filtrar por estado y por agrupación de estados (en progreso o terminadas)

Filtros de búsqueda

Listado de solicitudes previamente pre-registradas. Se muestran en las columnas el tipo de modificación, el local, el estado y la fecha del último estado.

El formulario se completa con los datos de la incidencia seleccionada.

2. Resto de perfiles. Aspectos comunes

La aplicación avanza por los diferentes estados de una solicitud a medida que el resto de perfiles actúan sobre ella de una forma muy sencilla.

Cada perfil (autorizador, técnico, etc.) en un momento determinado (de acuerdo con el diagrama de la página 2), tendrá que incorporar nueva información o aceptar la continuidad del procedimiento, pero en todos los casos, el acceso y el formato de la información será similar y tiene aspectos comunes:

1. Mensaje de correo electrónico solicitando la intervención.

Cuando se requiera, de acuerdo con el perfil y el estado de la solicitud, el interesado recibirá un correo electrónico remitido directamente por la aplicación.

En cada caso, en el asunto le orientará sobre qué acción debe realizar.

En cada mensaje aparecerá un enlace para acceder a la solicitud.

2. Acceso desde el enlace del correo.

Al pulsar en el enlace del correo se accede directamente al Módulo de Modificación de Locales para su Gestión.

Se mostrará una pantalla con dos secciones:

1. En la parte superior aparecen todas las solicitudes asociadas con el perfil de acceso, ordenadas por fecha de soliciutd, desde la más reciente a la más antigua.

2. En la parte inferior de la pantalla hay una tabla informativa, sólo con las solicitudes que requieren de su intervención. Se indica el número que tiene la solicitud para que pueda acceder al

Detalle

En cada caso, la información detallada será distinta. Cada perfil tendrá que completar la información que le corresponde visualizará también información diferente según el paso del proceso en el que se encuentra la solicitud.

Listado completo de solicitudes del perfil

Tabla de solicitudes que requieren de alguna acción.

3. Acceso al Módulo de Solicitud de Locales para consultar las solicitudes

Además del enlace del correo, desde el portal de la UNED, con el acceso directo disponible a la aplicación Servicios OTOM+ se puede acceder a módulo para consultar en qué estado se encuentra una solicitud en cualquier momento.

Se puede consultar pulsando sobre el enlace de

Detalle

filtro

A partir de estos aspectos comunes, cada perfil tendrá que actuar de forma particular según su función. En las páginas siguientes se muestran estas particularidades.

3. Autorizador de la solicitud. Primera intervención: iniciar el proceso

El solicitante al iniciar la solicitud de modificación de locales ha definido un autorizador para la solicitud y ha completado los datos de nombre y, muy importante, su correo electrónico. A ese correo electrónico llegará un mensaje comunicándole que tiene una solicitud pendiente de autorizar.

Accederá a la misma desde el enlace del propio correo a través del listado como se ha indicado anteriormente:

Seleccionada la solicitud, se muestra en la parte inferior de la pantalla los datos introducidos para la misma por el solicitante:

El autorizador dispone de tres botones de acción a la derecha de los datos de la petición:

Tanto si autoriza como si rechaza la solicitud, se produce un cambio de estado (REGISTRADA o RECHAZADA) y se confirma con un mensaje inmediato.

Muestra los distintos estados por los que pasa la solicitud y las fechas.

Autoriza la solicitud. Supone el registro definitivo de la misma.

NO autoriza la solicitud. Debe introducir un motivo para el rechazo que le llegará por correo electrónico

al solicitante.

Datos de la solicitud: solicitante, fecha de la petición, tipo de modificación que se quiere realizar, espacio afectado y la descripción breve introducida por el solicitante.

Ficheros adjuntados por el solicitante a la petición para descargar por el autorizador para su consulta.

Si la solicitud es AUTORIZADA, se envía un mensaje a la OTOM como unidad encargada de la gestión de las solicitudes.

La OTOM solicitará informes a los técnicos que tengan que emitirlos en función del tipo de modificación solicitada. Cada técnico recibirá un correo electrónico con un enlace a la solicitud que tiene que informar. Toda la información estará disponible para que pueda realizar el informe oportunamente.

Las unidades técnicas a las que habitualmente se les requiere informe son la propia OTOM (actuaciones de obra civil y/o modificación de instalaciones), el CTU (redes de comunicaciones, tanto de voz como de datos), Servicios Generales (mudanzas), la UPRL (evaluación de la actuación solicitada) y, en ocasiones el CEMAV (medios técnicos en salas).

El estado de la solicitud cambia a REGISTRADA . Tanto el solicitante como el autorizador, si consultan la incidencia comprobarán el cambio de estado a REGISTRADA con la fecha de la autorización.

4. Técnicos. Emisión de informes

Seleccionada la solicitud, se muestra en la parte inferior de la pantalla los datos introducidos por el solicitante, incluidos los ficheros que se pueden descargar por los técnicos y las instrucciones para cargar el informe técnico correctamente en la aplicación:

El procedimiento que ha de seguir cada técnico es el siguiente:

En primer lugar, debe completar los campos de la sección INFORME TÉCNICO, introduciendo un resumen breve de su informe técnico y, en el caso de que lleve asociado un presupuesto, el importe del mismo que será el coste que sumará al importe total.

A continuación debe ADJUNTAR el fichero o ficheros, con su informe técnico (debe incluir el presupuesto asociado), para lo que utilizará el botón de acción SUBIR FICHEROS.

El técnico puede comprobar que se ha adjuntado su informe en la parte inferior de la pantalla de la solicitud tras SUBIR FICHERO.

Para terminar, debe CONFIRMAR EL INFORME, con el correspondiente botón de acción. Se muestra un mensaje de validación.

El tercer botón de acción (HISTORIAL DE ESTADOS) muestra los distintos estados por los que pasa la solicitud y las fechas.

Datos de la solicitud y del autorizador introducidos por el solicitante.

Ficheros adjuntados por el solicitante a la petición descargables para su consulta.

La OTOM como unidad encargada de la gestión de las solicitudes recibe las notificaciones de que los distintos técnicos han emitido los informes solicitados.

Cuando están todos los informes completos se emite informe de VIABILIDAD TÉCNICA por parte de la OTOM.

Este informe puede ser POSITIVO o NEGATIVO:

Si es NEGATIVO, la OTOM motivará la NO VIABILIDAD TÉCNICA y la petición habrá finalizado. En este caso el solicitante recibirá un correo con la información.

Si es POSITIVO, la petición continúa adelante y se envía notificación al autorizador de la solicitud para que complete los datos de financiación.

Toda la información de la petición se actualiza en el listado de peticiones del solicitante y puede realizar las consultas que necesite.

De modo similar, también se actualiza la información en el listado del autorizador de la solicitud y de los técnicos a los que se les ha solicitado informa.

5. Autorizador de la solicitud. Segunda intervención: cofinanciación

Los datos detallados de la petición, así como los informes y presupuestos emitidos por los técnicos, se muestran al pinchar sobre el enlace

Detalle

Con esta información puede ABANDONAR la solicitud (se envía notificación al solicitante con la denegación) o COMPLETARLA, en cuyo caso, en primer lugar, debe indicar si la actuación es

COFINANCIABLE o no (por defecto está desactivada la casilla que lo indica) en la sección

FINANCIACIÓN.

Detalles de la solicitud (introducidos por el solicitante) y del autorizador

Declaración de viabilidad técnica y acceso a los FICHEROS con informes técnicos y presupuestos asociados para descarga.

SECCIÓN FINANCIACIÓN

En el caso de que vaya a cofinanciarse la actuación, total o parcialmente debe marcar la casilla.

Coste total presupuestado por los técnicos

Centro de gasto a seleccionar de un desplegable.

Coste que se cofinancia.

Datos del responsable del centro de gasto.

Al marcar la casilla de cofinanciación se abren nuevos campos a completar, para definir los datos correspondientes al centro de gasto al que hay que imputar la parte que se confinancia.

Está previsto que se puedan introducir hasta dos centros de gasto. Si fuera el caso, se

6. Responsable del Centro de Gasto

Una vez que el autorizador de la solicitud completa los datos de financiación, el responsable de gestionar el centro de gasto indicado recibe un correo con un acceso a la solicitud.

Únicamente tiene que Subir el documento con la retención de crédito correspondiente a la parte que se financia de la actuación.

Y, una vez subido, para terminar pulsar sobre el botón de acción

La retención de crédito debe hacerse por el importe indicado como Coste Cofinanciado por el centro de gasto

7. Autorización a la actuación

Llegados a este punto, la solicitud está completa: los técnicos tienen definidas las distintas intervenciones y el coste total para atender la solicitud. Con estos datos, se han definido las unidades que van a asumir ese coste y se tienen las retenciones de crédito asociadas.

El Vicerrectorado de Economía tiene que intervenir para autorizar o rechazar el inicio de los trabajos necesarios. Habrá recibido un correo electrónico con el enlace a la solicitud y, por lo tanto, a todos los datos, informes, presupuestos y resto de documentos.

Sólo tendrá que aceptar la ejecución (EJECUTAR) oRECHAR el inicio de los trabajos. Si RECHAZA LA ACTUACIÓN, se notificará al solicitante con el motivo del rechazo.

En cualquiera de los casos, todos los que han intervenido en algún momento en el trámite de la solicitud podrán consultar en cualquier momento, el estado de la misma y el resto de la información.

La OTOM como unidad encargada de la gestión de las solicitudes recibe iniciará a partir de este momento la coordinación de todas las actuaciones que se han definido para atender la solicitud.

Tendrá que definir un calendario para la actuación y comunicárselo al resto de técnicos que han emitido informes con trabajos a realizar para que coordinen sus recursos.

También comunicará la fecha de inicio de los trabajos al solicitante y al autorizador de la solicitud.

Una vez terminados los trabajos, generará un documento con un acta de recepción que adjuntará a la solicitud para que el solicitante pueda firmarla y así dar por finalizado todo el proceso.

8. Acta de recepción

El solicitante recibirá una notificación para acceder a la solicitud y descargar el acta de recepción. Desde el enlace del correo, como con el resto de notificaciones, se accede a la petición. Entre los documentos asociados a la misma, se encuentra el acta sin formar. El solicitante debe descargarla, firmarla y subirla de nuevo para completar toda la documentación de la solicitud.

9. Códigos DIR

Cada responsable de alguno de los centros de gasto que cofinancian la actuación recibe un correo electrónico en el que se le informa que el solicitante ha firmado el acta de recepción de los trabajos y que, por lo tanto, se pueden tramitar los distintos pagos de las facturas asociadas con los mismos. Toda la facturación en la UNED exige conocer los códigos DIR contra los que se tiene que emitir una factura. En este paso, cada responsable de centro de gasto debe completar los códigos DIR del órgano gestor y unidad tramitadora correspondiente.

La imagen siguiente muestra un ejemplo en el que una actuación tiene dos cofinanciadores parciales de la solicitud. No se confinancia el 100%, cada centro de gasto asumirá el coste indicado en el paso de financiación previo.

1.

2.

Cada responsable de centro de gasto debe completar los códigos DIR que le corresponde. En la imagen se recuadra en rojo y azul lo que corresponde a cada responsable de centro de gasto. La sección

FINANCIACIÓN muestra la información previamente aportada y en la sección CÓDIGOS DE FACTURACIÓN hay que completar los códigos DIR. Cada responsable de centro de gasto tendrá que completar los suyos y el procedimiento no avanza hasta que no están todos los datos completos.

En este paso, la solicitud está FACTURABLE y se envía un mensaje a la OTOM como unidad encargada de la gestión de las solicitudes.

La OTOM, a través del Servicio de Gestión de la OTOM notificará a los proveedores los códigos de facturación y/o internamente los importes para traspaso de créditos entre unidades.

La aplicación en este punto no tiene más interacciones ni con proveedores ni con departamentos/servicios/secciones de gestión económica de la UNED.

Realizadas estas gestiones administrativas, la OTOM CIERRA la solicitud definitivamente.

En todo caso, la solicitud permanece accesible para todos los intervinientes con toda la información y su trazabilidad en la aplicación.