SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS EN EL CENTRO MEDICO
ORALSER
MANUEL FERNANDO HOLGUIN DAVID MAURICIO BENITEZ ISABEL CRISTINA JIMENEZ
PROGRAMA: Contaduría Publica ASESOR: Jorge Mario Duque
FECHA: 30/05/2010
UNIVERSIDAD DE SANBUENAVENTURA MEDELLIN
2010
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN- - - 3
1. PRESENTACION DE LA EMPRESA - - - 4
1.2 Elementos corporativos - - - 4
1.3 Portafolio de productos o servicios - - - 6
2. OBJETIVOS- - - - 7
2.1 Objetivo general- - - -7
2.2 Objetivos específicos- - - -7
3. JUSTIFICACIÓN- - - -8
4. MARCO TEORICO- - - 9
4.1 Control y herramientas básicas del proceso - - - 9
4.2 Aspectos claves del sistema contable- - - 11
4.3 Normatividades del sistema contable- - - 15
5. DIAGNOSTICO DEL CENTRO MEDICO ORALSER- - - 20
6. PROPUESTA DEL MODELO- - - 23
CONCLUSION- - - 28
SUGERENCIAS- - - 29
BIBLIOGRAFIA- - - -30
INTRODUCCIÓN
Esta investigación trata sobre el control interno, enfocada en aspectos particulares que permitan mejorar la competitividad del Centro Médico y Odontológico Oralser S.A.. Para el desarrollo de los objetivos que nos proponemos en este proyecto, es necesario realizar un análisis previo de cada uno de los factores internos y externos que impidan el buen desempeño organizacional y contable en esta empresa.
Una vez realizado los respectivos diagnósticos se hará la aplicación de objetivos principales, en los cuales se enfoca el diseño de un sistema que permita el mejoramiento de los procesos y una disminución optima del riesgo contable.
Además de eso también tendremos que desarrollar unos objetivos secundarios como:
Diagnosticar el estado actual del Centro Médico y Odontológico Oralser S.A en el manejo del control interno.
Desarrollar un Sistema de Control Interno de acuerdo a las necesidades encontradas en la institución.
Implementar dicho Sistema de Control Interno.
Para poder desarrollar estos objetivos utilizaremos herramientas básicas tales como: herramientas informáticas, libros y revistas que nos ayuden a analizar los aspectos más importantes a tener en cuenta para un buen desarrollo de un sistema de control.
1. PRESENTACION DE LA EMPRESA
Oralser S.A. es una clínica Odontológica ubicada en la calle 59 # 50ª 66 barrio Prado, esta cuenta con 18 años de experiencia en el sector de la salud oral, tiempo en el que ha conseguido posicionarse y obtener altos estándares de calidad en los servicios ofrecidos. En la actualidad Oralser cuenta con un recurso humano profesional e integro a través del cual ofrece un excelente servicio.
El cuerpo médico se encuentra vinculado laboralmente a través de un contrato de subarriendo, en virtud del cual, el total del valor recaudado por tratamientos realizados es destinado en un 70% para cada odontólogo y el 30% restante, para la Clínica. La empresa además cuenta con 7 empleados de planta, pertenecientes al área administrativa, y vale la pena aclarar que el área contable esta asesorada externamente por la empresa de asesorías contables Hilda & María Antonia Botero Ltda.
Oralser ofrece su portafolio de servicios (tratamientos de rehabilitación oral, Odontopediatria, ortodoncia, cirugía y maxilofacial, implantes dentales entre otro) al público en general y celebra contratos con clientes fijos como lo son Aseguradoras, Fondos de empleados y Empresas de vigilancia.
1.1. BREVE RESEÑA HISTÓRICA
La Clínica Odontológica, surgió a través de la idea de prestar servicios médicos y odontológicos, con intenciones de no solo ser socios sino también lucrarse con el trabajo de dicha sociedad, para esto se unieron un grupo de profesionales altamente calificados que buscaban constituir su propia empresa y como es natural, sacarla adelante.
Su constitución se hace por medio de escritura pública en enero 29 de 1991, como una sociedad de responsabilidad limitada y bajo la denominación de CENTRO MEDICO Y ODONTÓLOGICO, cuya razón social se modifica para el año de 2008 a CENTRO MEDICO Y ODONTÓLOGICO ORALSER S.A., como consta en el Certificado De Existencia y Representación de la Cámara de Comercio.
1.2 ELEMENTOS CORPORATIVOS 1.2.1 Misión
ORALSER es una empresa de carácter privado, con criterios solidarios; que presta servicios de naturaleza básica y complementaria en todas las áreas de la SALUD
ORAL. Con los tratamientos preventivos y correctivos contribuyen a mejorar las condiciones de vida de sus pacientes, que son la razón de ser de la institución.
ORALSER Desarrolla su objetivo social a través de un equipo de calificados profesionales, que están comprometidos con la ética, integridad, calidad y eficiencia; contando para ello con la tecnología apropiada y actualización permanente del personal, lo cual garantiza la excelencia y calidad en el servicio.
Consideran que Educando, y Controlando estimulan y crean necesidades al interior de la Institución de “Saber más, para servir mejor”.
1.2.2 Visión
El propósito de Oralser es ser una Institución líder en el área de servicios de SALUD ORAL, brindando atención en prevención, promoción y rehabilitación, bajo parámetros y normas establecidas en calidad, asepsia, bioseguridad y comodidad para los pacientes.
El mejoramiento continuo y la permanente capacitación en la tecnología de vanguardia, serán el objetivo para asegurar la CALIDAD EN EL SERVICIO QUE PRESTAMOS.
1.2.3 Valores, políticas o principios
1. Prestar una mejor atención integral al paciente, mediante un servicio oportuno,
ágil y con la mejor calidad.
2. Desarrollar programas de mejoramiento continuo al personal que labora en la
institución, para brindar una mejor atención y un excelente servicio a la comunidad.
3. Educar al paciente en el cuidado de su Salud Oral, inculcando buenos hábitos
higiénicos y alimenticios, lo cual permite asegurar la calidad de los tratamientos realizados.
4. Incrementar estrategias de mercadeo que despierten interés no solo al paciente,
sino a su entorno familiar.
5. Realizar convenios empresariales tendientes a facilitar la accesibilidad de los
usuarios a todas las especialidades de la odontología.
1.3 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS O SERVICIOS ORGANIZACIÓN
AREA ADMINISTRATIVA: Es la encargada de diseñar permanentemente estrategias de control en las diferentes actividades de la institución, incluyendo el manejo de políticas económicas, que garanticen la eficiencia y eficacia en el servicio que ofrecemos.
AREA DE MERCADEO Y VENTAS: Este Departamento se encarga de la promoción de los diferentes servicios del portafolio, brindando asesoría personalizada a las empresas y realizando brigadas de Salud Oral con el personal competente para ello y velando por que la calidad del servicio ofrecido sea excelente.
AREA ATENCIÓN ODONTOLOGICA: Dentro de sus objetivos se encuentra de suma importancia la “Garantía de la Calidad”, y es por esto que estos cuentan con permanentes comités científicos donde son comentados los avances en tecnología, notas de seminarios, congresos y demás aportes de la Profesión Odontológica; y lo más importante, los casos de pacientes de la Institución.
AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA: Es de gran importancia para la Clínica, realizar una evaluación permanente y metódica en la Institución que lleve al mejoramiento del personal, de los procesos que realizan, los insumos que utilizan, de resultados y productividad que obtienen, en una dinámica en la cual el usuario tiene la palabra y se constituye en protagonista fundamental para el éxito de Oralser.
AREA OPERATIVA: Se cuenta con odontólogos y auxiliares capacitados y certificados para brindar atención en odontología general y especializada.
SERVICIOS ODONTOLÓGICOS:
ODONTOLOGIA GENERAL: Brinda atención integral a los problemas de Salud Oral del paciente.
ODONTOLOGIA PREVENTIVA: Educación y aplicación de sistemas de prevención para evitar la aparición de enfermedades bucales.
ODONTOPEDIATRIA: Atención Odontológica para niños. Intersección de maloclusiones y anomalías del desarrollo.
ORTOPEDIA: Orientar y corregir el desarrollo muscular y el crecimiento óseo de los maxilares.
ORTODONCIA: Corrección de malposiciones dentales, causadas en el desarrollo o por traumas, para mejorar la estética y la función masticatoria.
RADIOLOGÍA: Toma de radiografías e interpretación diagnóstica de afecciones que tienen que ver con los dientes y los maxilares.
PERIODONCIA: Diagnostico y manejo de enfermedades de los tejidos de soporte del diente (Problemas de encías).
ENDODONCIA: Tratamiento de conductos radiculares.
IMPLANTOLOGÍA: Colocación de Tornillos de titanio dentro del hueso de los maxilares como base para restauraciones fijas.
PATOLOGIA ORAL: Diagnostico de enfermedades de la cavidad bucal.
CIRUGÍA ORAL Y MAXILOFACIAL: Tratamiento especializado para corregir problemas bucales, mediante procedimientos quirúrgicos.
2. OBJETIVOS.
2.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de control interno contable para mejorar la eficiencia y la eficacia en los procesos del CENTRO MÉDICO Y ODONTOLOGICO ORALSER S.A.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar el estado actual del control interno en el Centro Médico y Odontológico Oralser S.A.
Elaborar un modelo de control interno de acuerdo a las necesidades especificas del centro medico Oralser S.A.
3. JUSTIFICACIÓN
Este anteproyecto busca enfocar aspectos fundamentales en la gestión empresarial tales como: la administración, la contabilidad y recurso humano en mejora del control interno tanto contable como organizacional del Centro Médico y Odontológico Oralser S.A., de igual manera se pretende diseñar un modelo integral que posibilite las mejoras en el desarrollo de las funciones organizacionales y contables, para ofrecerlo a aquellas empresas con falencias en su sistemas organizacionales de control posibilitando así un mayor control.
En relación a esta práctica podemos ver claramente la necesidad de implementar un buen modelo que pueda identificar y mitigar las mayores falencias a nivel contable y organizacional y establecer aquellas necesidades prioritarias en el
aspecto estructural del proceso de gestión.
Es por ello que pretendemos diseñar un modelo de control interno, que le sirva a esta empresa como base para tener una mayor eficiencia en la prestación de cada uno de sus servicios, es de mencionar que este sistema tendrá una ayuda tecnológica (Paquetes Contables, bases de datos, entre otros), la cual es un garante para la toma de decisiones tanto en tiempo real como en futuras situaciones.
La implementación de este sistema trae consigo beneficios económicos, puesto que en la empresa no se cuenta con Manuales de Funciones, selección de personal, ni optimización de recursos.
Este Sistema permite que se pueda efectuar e incorporar en otras empresas de Servicios de Salud, ya que parte de un análisis particular hasta llegar a un problema general, el cual es muy común en dichas entidades.
Esta práctica es de gran beneficio para la Universidad pues que permite dar a conocer el potencial de sus estudiantes, de igual modo la Universidad facilita un gran acompañamiento y nos brinda unas buenas bases las cuales tendremos en cuenta para la implementación del Sistema de Control.
A nosotros como estudiantes esta práctica nos sirve para futuros empleos ya que dependiendo del nivel de nuestro trabajo daríamos a conocer nuestras habilidades investigativas, las cuales fomentarían el crecimiento y desarrollo de muchas empresas.
4. MARCO TEORICO
4.1 CONTROL CONTABLE Y HERRAMIENTAS BASICAS DEL PROCESO La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa.
Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados y regidos por normas propias, de modo que puedan ser vistos y analizados como una totalidad, el sistema se organiza para cumplir una o varias funciones.
Un sistema contable entonces se puede definir como el conjunto de herramientas con que dispone un ente económico para que su proceso contable sea fácil y compresible, este sistema debe seguir un modelo básico el cual debe ofrecer una buena compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo vs beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos relacionada con las actividades financieras; registro, clasificación y resumen de los hechos económicos; sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones.
El control, por su parte, necesita de estándares que le permitan medir y evaluar, en consecuencia, la información debe permitir vigilar los resultados oportunamente con el objeto de efectuar correcciones. Para ello debe ser fácilmente accesible y lo mas cercanamente posible al lugar donde se realizan los hechos.
En muchas oportunidades el verdadero problema no se encuentra en no disponer de la información necesaria, sino que esta dado por la situación contraria, es decir, tener demasiada información. Esta situación proviene principalmente de las
siguientes causas:
No existe un estudio tendiente a determinar las reales necesidades de información.
No se revisan en forma periódica las necesidades de información para:
Detectar aquella que ya no sea útil y eliminarla del sistema.
Recoger los nuevos requerimientos y agregarlos al sistema.
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa los objetivos básicos de dicho sistema son:
Generar mayor confianza y accesibilidad a la información financiera Disminuir el riesgo de sanciones tributarias
Permitir una mejor interacción entre los procesos
Colaborar de manera oportuna y veraz en la toma de decisiones
Para empezar a analizar el control a nivel contable y organizacional podemos considerar dos profesiones fundamentales, la administración, y la contaduría.
Estas dos profesiones son fundamentales para el diseño de un buen sistema contable ya que podemos apreciar que el control a nivel administrativo y contable abarca muchas áreas y aspectos muy fundamentales en la toma de decisiones.
La contabilidad por su parte se remonta a muchos años en el pasado donde la necesidad del hombre por contar y saber cuánto vale cualquier tipo de mercancía se hacía necesario en su diario vivir de esta manera la contabilidad fue tomando mucho auge en nuestra historia llegando a hacer parte de nuestra vida cotidiana y fundamental para cualquier economía administrativa.1
Desde un punto de vista epistemológico, podríamos definir la contabilidad o mejor dicho las ciencias administrativas como aquellas que están dedicadas a lograr un máximo aprovechamiento de los escasos recursos con que cuenta la humanidad;
esto le compete a todas las ciencias económicas como lo son: la administración, la contabilidad y demás áreas afines.
La administración por su parte va muy ligada a la disciplina contable y su historia también se remonta a mucho tiempo atrás donde la necesidad del hombre por administrar de una manera eficiente los recursos era inevitable de esta forma nace la administración como un complemento de la contabilidad en la cual las dos áreas permitían un aprovechamiento eficiente de los recursos escasos.
Desde un punto de vista teórico y metodológico se puede considerar la contabilidad y la administración como un conjunto de partes interrelacionadas que funciona como un todo para lograr un propósito común.
La contabilidad ha venido desenvolviéndose desde sus inicios como un elemento aparte de la administración, sin embargo con el paso de los años podemos darnos
1 TAMAYO, Mario. Proceso de investigación científica capitulo, México: Editorial Limusa, 2003.
p.173
cuenta que estas dos áreas económicas están estrechamente ligadas y deben tomarse como elementos únicos en la toma de decisiones.
Nuestro objetivo con esta investigación es crear un sistema empresarial que integre el control como aspecto fundamental en las empresas. Para generar un avance a nivel administrativo debemos tener muy en cuenta el factor de la internacionalización de la economía, donde surgen nuevos interrogantes sobre las competencias básicas y laborales que exige el mercado de trabajo, de acuerdo con los modos de producción y la división internacional del trabajo, además de esto es importante tener en cuenta que tanto la administración como la contabilidad son fundamentales para el diseño y posterior funcionamiento de cualquier sistema.
4.2 ASPECTOS CLAVES DEL SISTEMA CONTABLE Administración
La administración es la consecución de metas organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando, dirigiendo y controlando los recursos.
Esta definición contiene 2 ideas importantes;
1. las cuatro funciones: planear, organizar, dirigir y controlar.
2. la consecución de las metas organizacionales en forma adecuada y eficiente.
La administración también es definida como el arte de hacer las cosas por medio de las personas, los ejecutivos tienen la obligación de dar orientación a su empresa de ofrecer liderazgo y de decidir la manera de utilizar los recursos para alcanzar las metas. Realizan cosas mediante la gente y mediante otros recursos, proporcionando además liderazgo y dirección.
“La administración se considera universal porque usa los recursos para conseguir metas y un excelente desempeño en todo tipo de empresas tanto a nivel lucrativo como no lucrativas” 1
Contabilidad
La contabilidad se define como el proceso mediante el cual se recolecta, registra, codifica la información de todos los movimientos de una empresa en un periodo determinado, para presentar estados financieros.
1 MEDINA, Lucas. La administración en un ámbito global. Argentina: 2 edición.1995 p. 477)
Contabilidad, proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad.
La contabilidad en la actualidad esta muy ligada a la administración ya que paso de ser un proceso mecánico y simple para convertirse en un proceso gerencial el cual es muy importante para la toma de decisiones, de esta manera la contabilidad debe ser vista como algo más que un proceso y debe también plantear soluciones a problemas encontrados.
Control
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
“Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales”1
1 CASTRO, Emilio. Administración y Dirección 2001. España: McGraw - Hill Interamericana de España, S.A. 1996. p. 258
Control contable
Procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y en la contabilización de éstas; se ejerce tomando como base las cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad. Técnicas utilizadas para que al efectuar las tareas de procesamiento y verificación de las transacciones, se salvaguarden los activos y se constate que los registros financieros y presupuestarios estén respaldados con la respectiva documentación comprobatoria.
Proceso
“Es un concepto que designa el devenir o cambio como elemento fundamental de la realidad, y se opone a todo concepto de ser estático o a una sustancia fija y determinada. A veces, se identifica con flujo, procesión, corriente. El concepto de proceso como cambio y devenir ha tenido una destacada presencia en la historia de la filosofía, desde Heráclito hasta Hegel. En el siglo XX, cabe destacar las aportaciones de Henri Bergson y William James, para quienes la idea de una duración temporal o de un flujo de conciencia son fundamentales. Sin embargo, fue el filósofo británico Alfred North Whitehead quien diseñó una filosofía del proceso en su obra fundamental Proceso y realidad: ensayo en cosmología (1929). Para Whitehead, la realidad fundamental es un proceso del que las entidades particulares son concreciones realizadas en forma determinada. En las actuales filosofías del proceso es necesario distinguir la gran importancia concedida al concepto de novedad, ya que todo verdadero proceso produce cambios y novedades sin las que no es posible hablar de un proceso verdadero”1 Sistema
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software) .Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por
1 MOLINA, Mauricio. La concepción de la administración a través del tiempo. Colombia:
Santillana.1993 p. 656
subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supe sistema.
Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.
Sistema contable
Es la agrupación de una serie de principios y normas con las cuales se nos hace mucho más fácil conocer y representar de forma acertada al ente económico y las operaciones que efectúe. Un sistema contable se vale de recursos como formularios, reportes y libros donde se recopila información de la organización, que permite la toma decisiones financieras.
Registro del hecho económico
En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información contable
Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero
Resumen del a información
Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de necesitará la información de ventas resumida por almacén.
4.3 NORMATIVIDADES DEL SISTEMA CONTABLE
Para la realización del presente trabajo de investigación Control Interno, fue esencial tener como base las diferentes Normatividades que rigen en las Entidades Públicas igualmente a los Contador y la diferente forma de llevar la contabilidad, de acuerdo al Plan de Cuentas.
El 23 de Octubre de 2009, la Superintendencia de Salud emitió la Resolución 001474, donde se emite el nuevo Plan Único de Cuentas para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada y Empresas que prestan Servicios de Transporte Especial de Pacientes.
La Superintendencia de Salud, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1018 de 2007, tiene la obligación de establecer los mecanismos y procedimientos contables que serán adoptadas por las Instituciones Prestadoras de Salud, así mismo estas instituciones deberán guiarse por la Resolución 724 de 2008 para implementar el nuevo Plan Único de Cuentas, para establecer un sistema contable uniforme que permita definir el marco técnico y jurídico que han de seguir dichas entidades.
Dicha Resolución tiene como objetivo el de Adoptar el siguiente Plan Único de Cuentas para las Instituciones Prestadoras de Salud de naturaleza privada o empresa que presta Servicios de Transporte Especial de Pacientes, conformado por las disposiciones generales, el Catálogo de Cuentas y las descripciones y dinámicas contables.
El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada de la clase, grupo, cuenta y subcuenta del activo, pasivo, patrimonio, los ingresos, los gastos, costos de los servicios, cuentas de orden deudoras y cuentas de orden acreedoras.
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general (activo, pasivo y patrimonio, respectivamente); las clases 4, 5, y 6 corresponden a las cuentas de resultados (ingresos, gastos y costos, respectivamente); la clase 7 corresponde a Costos de Producción y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden (deudoras y acreedoras, respectivamente).
Esta Resolución deja en claro que las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud deberán elaborar y exponer los Estados Financiero cumpliendo las normas y disposiciones tanto en Materia Contable como Financiera, igual que los Libros Oficiales serán los exigidos conforme al Decreto 2649 de 1993, deberán estar
registrados y llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del Catálogo de Cuentas contenidos en la presente Resolución.
Para la aplicación Método de participación patrimonial, la entidad deberá remitirse a lo establecido por las instrucciones impartidas por las Superintendencias de Sociedades y Financiera.
Esta Resolución entrara en Vigencia a partir del 1 de enero de 2010 y sustituye en las Resoluciones 724, 1424 y 1842 de 2008 lo referente al Plan Único de Cuentas de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada y de las Empresas que prestan Servicios de Transporte Especial de Pacientes y deroga todas las normas que le sean contrarias.
Otra Normativa que nos servir para esta investigación es la Ley 43 de Diciembre 13 de 1990, la cual reglamenta la profesión del contador público, el Tribunal Disciplinario de la Contaduría Pública en Colombia que es la Junta Central de Contadores que es el organismo de inspección y vigilancia de la misma.
En esta Ley se presenta de manera clara la definición del Contador Público, que como sabemos es una persona natural, que acredite su competencia profesional capacitada para dar fe pública, dictaminar estados financieros, organización, control y revisión de contabilidades, certificaciones sobre estados financieros, certificaciones que se expidan con fundamento en libros de contabilidad, revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoría, así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional de Contador Público, tales como : la asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares.
Esta Ley también establece los pasos para poder Inscribirse como Contador Público:
Tarjeta profesional que será expedida por la Junta Central de Contadores.
Para ser inscrito como Contador Público
Ser nacional colombiano, en ejercicio de los derechos civiles, o extranjero domiciliado en Colombia con no menos de tres (3) años de anterioridad a la respectiva solicitud de inscripción y que reúna los siguientes requisitos:
Título de Contador Público en una universidad colombiana autorizada por el gobierno.
Acreditar experiencia en actividades relacionadas con la técnica contable en general no inferior a un (1) año y adquirida en forma simultánea con los estudios universitarios o posteriores a ellos.
O Título de contador público o de una denominación equivalente, expedida por instituciones extranjeras de países con los cuales Colombia tiene celebrados convenios.
Esta Ley reglamentó de manera integral la profesión de Contador Público en Colombia, ampliando su universo laboral, se consagró legislativamente el carácter de la Junta Central de Contadores como tribunal Disciplinario, se definió su naturaleza administrativa, su composición, estructura, funciones y se establecieron normativamente parámetros para que bajo su tutela y orientación se hiciera seguimiento constante al ejercicio de la profesión por parte de personas naturales o entes jurídicos habilitados para prestar servicios inherentes a la disciplina contable.
También se establece en esta Ley la Funciones que debe ejercer la Junta Central de Contadores
a. Ejercer la inspección y vigilancia, para garantizar que la Contaduría Pública sólo sea ejercida por Contadores Públicos debidamente inscritos y que quienes ejerzan la profesión de Contador Público, lo hagan de conformidad con las normas legales, sancionando en los términos de la ley a quienes violen tales disposiciones. Nuevo.
b. Efectuar la inscripción de Contadores Públicos, suspenderla, o cancelarla cuando haya lugar a ello, así mismo llevar su registro.
c. Expedir, a costa del interesado, la tarjeta profesional y su reglamentación, las certificaciones que legalmente esté facultada para expedir.
d. Denunciar ante las autoridades competentes a quien se identifique y firme como Contador Público sin estar inscrito como tal.
e. En general, hacer que se cumplan las normas sobre ética profesional.
f. Establecer juntas seccionales y delegar en ellas las funciones señaladas en los numerales 4 y 5 de este Artículo y las demás que juzgue conveniente para facilitar a los interesados que residan fuera de la capital de la República el cumplimiento de los respectivos requisitos.
g. Darse su propio reglamento de funcionamiento interno.
Otra normatividad clave para la determinación de un diagnostico y diseño de un sistema de control es la resolución 357 de 2008, esta resolución adopta el procedimiento de control interno contable y nos da bases para realizar un diagnostico de manera adecuada esta norma establece:
1. Objetivos del control interno contable:
a. Generar información contable con las características de confiabilidad, comprensibilidad y relevancia, en procura de lograr la gestión eficiente y transparencia.
b. Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad en términos de información contable confiable, relevante y comprensible.
c. Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.
d. Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad, definiendo sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, celeridad y publicidad.
f. Administrar los riesgos de índole contable de la entidad a fin de preservar la confiabilidad relevancia y comprensibilidad de la información como producto del proceso contable.
g. Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la función contable; el diseño del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad.
k. Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y externa, de la información contable.
l. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de mejoramiento pertinentes.
2. Etapas y actividades del proceso contable:
Reconocimiento: es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad.
Identificación: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación.
Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable.
Clasificación: Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas.
Registro y ajustes: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables.
Revelación: Es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.
Elaboración de los estados, informes y reportes contables: Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades.
Análisis, interpretación y comunicación de la información: Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades.
5. DIAGNOSTICO DEL CENTRO MEDICO ORALSER
Área odontológica
Con respecto al área odontológica podemos observar que la empresa maneja buenos estándares en cuanto a calidad y salud oral se refiere. Por la cual se evidencia gran fortaleza en este sentido para afrontar una auditoria de la Seccional de Salud de Antioquia. (ver anexo 1)
Área Administrativa
En estas áreas poseen dificultades como:
No existe una persona capacitada responsable de la contratación de empleados ni del manejo de los mismos.
La gestión del talento en la organización son realizados por el Gerente.
No hay un seguimiento previo al manejo y compra de insumos.
La mayoría de controles financieros están a cargo del auxiliar contable, es decir no han establecido roles para el manejo financiero.
No se establecen parámetros que permitan concluir que una persona es apta para desempeñar dicha función el la organización. (ver anexo 2)
Área financiera (cartera)
En esta fase se evidencian aspectos como:
No tienen establecido un departamento de cartera, lo cual hace difícil el recaudo de sus cuentas por cobrar de manera oportuna, este podría generar un problema de liquidez a largo plazo.
No han establecido estándares que permitan determinar la rotación de su cartera. (ver anexo 3)
Área financiera (compras)
En esta fase se encontraron factores como:
Esta institución no posee departamento de compras, ya que cada odontólogo es responsable de la compra de estos.
No se realiza inspecciones ni se controlan los materiales que se compran.(ver anexo 4 )
Área control contable
Con respecto al área contable se han identificado aspectos los cuales son de mucha importancia tener en cuentas dentro del ciclo contable algunas de ellos son:
No se actualiza de manera permanente el PUC esto, podría acarrear sanciones por los organismos competentes.
No se realizan mantenimiento a las herramientas contables, por lo cual podrían presentarse errores constantes.
No se realiza una revisión o auditoria previa para al presentación de estados financieros.
No se implementan indicadores para medir la gestión administrativa ni contable.
No se realizan cruces entre dependencias ya que no están bien establecidas.
No se realizan revisiones constantes para determinar que los valores si sean los correctos
No se llevan consecutivos de documentos.
No se presentan notas a los estados financieros ni se verifican los valores de los mismos.
No se identifican ni se analizan los riesgos contables de manera permanente, así como tampoco se realizan autoevaluaciones.
No se realizan flujo grama de procesos, ni se hacen depuraciones contables.
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CONTABLE
PUNTAJE OBTENIDO
INTERPRETACIÓN
1.ETAPA DE RECONOCIMIENTO 82 SATISFACTORIO
1.1 identificación 39 ADECUADO
1.2 clasificación 16 SATISFACTORIO
1.3 registro y ajustes 27 DEFICIENTE
2.ETAPA DE REVELACION 26 DEFICIENTE
2.1 elaboración de estados contables 13 DEFICIENTE 2.2 análisis e interpretación de la
información
13 DEFICIENTE
3. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 30 DEFICIENTE
3.1 acciones implementadas 30 DEFICIENTE
Como podemos observar este es el resultado del control contable en el centro medico oralser, cabe recalcar que las áreas en rojo son los aspectos que mas se tienen que trabajar para lograr la eficiencia del ciclo contable. (ver anexos 5 y 6)
6. PROPUESTA DEL MODELO
POLITICAS CONTABLES
M.O. P
PROCEDIMIENTOS
FUNCIONES INDICADORES
AUTOEVALUACION
RIESGOS
CONTROL
PLANES DE MEJORAMIENTO
El modelo de control interno se divide en 3 subsistemas:
Subsistema de direccionamiento estratégico Subsistema de control de gestión
Control de evaluación
1. Subsistema de direccionamiento o control estratégico Este subsistema de control esta fundamentado en 3 etapas:
Ambiente de control: para lograr un ambiente de control que permita el buen funcionamiento del proceso dentro de la organización, se deben desarrollar acuerdos, compromisos o protocolos éticos, así mismo se debe fomentar el desarrollo del talento humano y definir el estilo de dirección.
Para el correcto desarrollo del ambiente de control en el centro medico oralser es necesario tener en cuenta aspectos como:
a) Contratar una persona con conocimiento en el manejo de personal, dicha persona será la encargada de fomentar y controlar el clima y cultura organizacional dentro de la entidad.
b) Por la necesidad global de crear líderes a nivel organizacional, es importante fomentar dentro de la entidad el coaching empresarial, con el fin de tener la seguridad que se cuenta con el mejor personal.
Direccionamiento estratégico: en esta etapa se deben empezar a diseñar planes y programas que permitan mejorar la eficiencia y la eficacia en dichos procesos, además que se debe tener en cuenta la estructura organizacional para determinar dichos planes y programas.
Planes o programas a implementar
a) Se requiere crear un plan de mejoramiento a nivel direccional, es decir crear departamentos que permitan definir el rol de funciones, así como la
respectiva jerarquización la cual es demasiado importante para el direccionamiento estratégico de dicha entidad.
b) Es necesario tener en cuenta que se viene un proceso de internacionalización a nivel contable en Colombia por lo cual es necesario asesorarse en materia de normas internacionales de contabilidad, se debe tener presente dentro del sistema de control interno un subsistema adicional que permita afrontar este proceso de la mejor manera.
Administración de riesgo: esta etapa es la que nos permite determinar la clase de riesgo y la manera de controlarlo, así mismo se debe determinar de manera oportuna dichos riesgos y analizarlos según su magnitud.
Tabla dinámica para evaluar el nivel de riesgo
Esta tabla mide el numero de errores presentados dentro de la entidad en un periodo
CONCEPTO N DE VECES NIVEL DE RIESGO
Codificación hecho económico
Aplicación de porcentaje de retención
Expedición de facturas de venta
Consecutivos y transacciones
Tramites legales
Determinación porcentajes de IVA
Ingreso facturas al sistema contable
N errores al día Nivel de riesgo
1 a 3 BAJO
4 a 6 MEDIO
6 a 9 ALTO
Análisis de riesgos
2. subsistema de control de gestión Este subsistema establece 3 fases
Actividades de control: en esta fase se empiezan a estipular las políticas que permitan establecer el funcionamiento del sistema de control, así mismo se definen los procesos y procedimientos a seguir y los diferentes indicadores a implementar tanto de gestión como de proceso para cumplir con los objetivos propuestos.
Políticas de control
Todos los hechos económicos deben ser clasificados y analizados según la matriz de riesgo previamente establecida.
Presentar periódicamente indicadores de gestión financiero (razón corriente, prueba acida, nivel de endeudamiento) y demas indicadores necesarios para determinar la situación financiera de la empresa.
Realizar periódicamente una auditoria de cuentas con el fin de llevar una contabilidad acorde con la realidad.
Identificación del riesgo
Clasificación del riesgo
Bajo
Medio
Alto
Seguimiento preventivo
Seguimiento constante
Correctivo inmediato
Eficiencia
Información: esta fase establece la importancia de la información en el sistema de control y se clasifica en 3 tipos de información:
Información primaria : es la información obtenida en primera instancia, la cual debe estar debidamente soportada
Información secundaria: es la información obtenida después de haberse realizado el análisis de riesgos y los controles posteriores a este, esta información se debe comparar con la información primaria para establecerse un mayor control y disminución de riesgo.
Sistemas de información: son las herramientas informáticas que me permiten agilizar el proceso.
Información Pública: esta etapa establece la importancia de presentar los estados financieros oportunamente ya que son de vital importancia para la toma de decisiones, consecución de créditos y para no acarrear sanciones por las autoridades competentes, de igual forma se deben publicar los estados financieros ya que son de interés común.
3. Subsistema de evaluación y control
Este subsistema de control esta enfocado a la evaluación del proceso de control planteado establece aspectos tales como:
Autoevaluación tanto del control como de la gestión.
Evaluación independiente al sistema de control y auditoria interna del proceso.
Se deben estipular planes de mejoramiento tanto a nivel individual, como planes de mejoramiento del proceso y planes de mejoramiento a nivel institucional.
CONCLUSIONES
Después de realizar un trabajo bastante extenso en el centro medico y odolontogico oralser hemos podido concluir:
El centro medico oralser carece de un sistema de control que le permita mejorar la eficiencia y la eficacia de sus proceso.
El centro medico oralser no posee bien establecidos sus departamentos administrativos, así como tampoco el rol de funciones y su jerarquización.
En el centro medico oralser no existe una persona capacitada en el manejo de personal, que garantice que el personal contratado es el idóneo para desempañarse en el cargo asignado.
En el centro medico oralser no hay un seguimiento previo en el manejo y compra de insumos.
El centro medico oralser no posee políticas contables bien establecidas que le permitan garantizar la uniformidad del proceso.
El centro medico oralser no realiza una revisión o auditoria previa para la presentación de estados financieros.
El centro medico oralser no se implementan indicadores para medir la gestión administrativa ni contable.
El centro medico oralser no se identifican ni se analizan los riesgos contables de manera permanente, así como tampoco se realizan autoevaluaciones.
El centro medico y odontológico oralser no se tiene estipulado un flujo grama de procesos
SUGERENCIAS
1. Se recomienda al área administrativa capacitarse en manejo de gestión humana así como la contratación de personas idóneas para desempeñar funciones de gestión de personal, debido a la importación del factor humano hoy en día debe ser esta, una fortaleza que le permita a la organización desempeñarse de manera competitiva en el mercado.
2. Es indispensable la determinación de roles dentro de la entidad, para esto seria conveniente adoptar un manual de funciones concreto que permita establecer funciones claras y concisas para las personas que hacen parte del centro odontológico.
3. Se recomienda al área administrativa adoptar e implementar dentro de su organigrama un área financiera previamente sectorizada, con personal capacitado en manejo de cartera, así mismo es de gran ayuda que implementen algunos indicadores financieros para determinar si su rotación de cartera esta adecuada al manejo o funcionalidad del negocio y poder determinar cual es el efectivo disponible para cubrir con sus obligaciones de corto plazo y pensar en una inversión futura.
4. Se debe establecer una lista de proveedores para facilitar el material de manera oportuna y con los estándares de calidad requeridos.
5. Se recomienda al centro medico oralser adoptar el modelo de control interno propuesto, así como adoptar políticas, planes y programas que le permitan garantizar la eficiencia, la eficacia y la rentabilidad de su organización por largo tiempo en el mercado.
BIBLIOGRAFÍA
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Administración en un ámbito global. Lucas. P. Medina. Argentina. Pág. 477.
La concepción de la administración a través del tiempo. Mauricio Molina.
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