DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

(1)

MANUAL DE DESCRIPCION DE PRUESTOS, FUNCIONES Y

PROCEDIMIENTOS

SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS DE SEGURIDAD –SAAS-

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

(2)

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO.

Dirección De Recursos Humanos

Departamento Puesto Funcional Subdirector Jefe Inmediato Director

Subalternos Cuatro (4)

Descripción de los Subalternos

Jefe del Departamentos de Reclutamiento y Selección de Personal;

Jefe del Departamento de Acciones de Personal;

Jefe del Departamento de Bienestar Laboral;

Jefe del Departamento de Desarrollo y Capacitación.

Correlativo del Puesto SA-DRH-000-02

2. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES.

1. Asistir y acompañar la gestión de la Dirección de Recursos humanos y en ausencia de la titular, representar a la misma.

2. Diseñar y proponer, políticas, planes, programas, procesos y procedimientos de trabajo dentro de la Dirección de Recursos Humanos.

3. Supervisar, evaluar y autorizar por delegación de firma, todas las acciones del personal de la Dirección de Recursos Humanos.

4. Firmar y rubricar todos los documentos generados dentro de la Dirección de Recursos Humanos.

5. Asistir a reuniones del directorio o consejo, por convocatoria de superiores.

(3)

3. PROCESOS.

Función y atribución Nombre del proceso Asistir y acompañar la gestión de la

Dirección de Recursos Humanos y en ausencia de la titular, representar a la misma.

Asistencia a Reuniones

Diseñar y proponer, políticas, planes,

programas, procesos y procedimientos de trabajo dentro de

la Dirección de Recursos Humanos.

Análisis de Proyectos

Supervisar, evaluar y autorizar por delegación de firma, todas las acciones del personal de la Dirección de Recursos Humanos

Autorización de Acciones de Personal

Asistir a reuniones del directorio o consejo, por convocatoria de superiores.

Asistencia a Reuniones de Directorio

Ofrecer capacitación Especializada Capacitación Especializada

(4)

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: Asistencia a Reuniones

Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

No. Pasos Descripción del proceso y descripción del nombre del formulario o forma que se

usa

Nombre del puesto de la persona que hizo la acción

Director RRHH

Subdirector RRHH

Asistente

1 Convoca a reunión (o ser convocado).

2 Participa en la reunión.

3 Analiza la situación.

4 Emite opinión.

5 Delega acciones de seguimiento (o dar seguimiento directo al tema).

6 Informa a superiores.

Inicio

Convoca a reunión

Participa y analiza

Emite opinión

Delega acciones

Informa a

superiores Fin

(5)

NOMBRE DEL PROCESO: Análisis de Proyectos Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Todo Personal SAAS

Director RRHH

Subdirector RRHH

1 Recibe propuesta escrita, electrónica o a través de presentación.

2 Da Lectura al proyecto.

3 Analiza documento y situación

planteada.

4 Emite opinión y margina documento.

5 Sugiere correcciones, ampliación o cambios requeridos.

6 Revisa avances.

7 Autoriza y eleva a superiores.

Inicio

Emite opinión

Sugiere correcciones

Revisa avances Analiza

Autoriza

Fin Recibe

propuesta

Da lectura al proyecto

(6)

NOMBRE DEL PROCESO: Autorización de Acciones de Personal Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Asistente Subdirector RRHH

1 Recibe formato o solicitud.

2 Da Lectura a datos.

3 Firma o rubrica.

4 Entrega al interesado.

Inicio

Recibe formato

Da lectura

Firma o rubrica

Entrega al interesado

Fin

(7)

OMBRE DEL PROCESO: Supervisión de procesos y procedimientos poligráficos Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Superiores

1 Recibe y controla solicitudes de evaluación poligráfica.

2 Supervisa aplicaciones poligráficas.

3 Analiza entrevistas y templetes.

4 Analiza gráficas y cuadros de resultados.

5 Da acompañamiento en la aplicación de pruebas.

NO CORRESPONDE A ESTE PUESTO ES DE ASUNTOS INTERNOS

Inicio

Recibe y controla

Supervisa aplicaciones

Analiza entrevistas

Analiza

Da acompañamiento

Informa a superiores

Fin

(8)

NOMBRE DEL PROCESO: Asistencia a Reuniones de Directorio Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Subdirector RRHH

Superiores

1 Atiende convocaciones a reunión.

2 Atiende y analiza la información.

3 Emite opinión.

4 Da seguimiento a instrucciones recibidas.

Inicio

Atiende convocacion

Atiende y analiza

Emite opinión

Da seguimiento

Informa superiores

Fin

(9)

NOMBRE DEL PROCESO: Capacitación especializada Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Subdirector RRHH

1 Diseña y elabora currículo y

planificación docentes.

2 Elabora presentaciones, documentos y material didáctico.

3 Conduce el hecho educativo.

4 Asigna y califica tareas.

5 Supervisa actividades extramuros.

6 Coordina con otros instructores.

7 Califica y entrega notas.

Inicio

Diseña y elabora

Elabora

Conduce

Asigna y califica

Supervisa actividades

Coordina

Califica y entrega

Fin

(10)

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

Departamento Puesto Funcional Director

Jefe Inmediato Subsecretario Administrativo

Subalternos Dos (2)

Subdirector de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos

Correlativo del puesto SA-DRH-01

1. Administrar la Gestión de la Dirección de Recursos Humanos.

3. Coordinar el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal para dar cumplimiento al requerimiento de las diferentes Direcciones de SAAS.

4. Supervisar, evaluar y autorizar, todas las acciones del personal a su cargo, así como las políticas laborales, prestaciones, obligaciones fiscales laborales y legales.

5. Aprobar liquidación de las nóminas de pago mensual, adicional, la nómina del personal contratado bajo los renglones 029 y 031.

(11)

6. Gestionar el pago de las nóminas del convenio de la fuerza aérea, convenio de la Academia, convenios por participación becaria y nómina de pago de puestos fijos del personal de seguridad.

8. Planificar, proponer, coordinar la ejecución de programas de asistencia laboral, recreación y de salud para el bienestar del personal.

9. Definir puntos de agenda para la reunión de Consejo Consultivo en materia de Recursos Humanos y asistir a reuniones del consejo consultivo, por convocatoria de superiores.

10. Otros que le sean delegados por las autoridades superiores.

3. PROCESOS.

Función y Atribución

Nombre del Proceso Administrar la Gestión de la

Dirección de Recursos Humanos

Gestión de Recursos Humanos

Diseño y Propuesta de Políticas,

Planes, Procesos y Procedimientos.

Supervisar, evaluar y autorizar todas las acciones de personal de la Dirección de Recursos Humanos

Supervisión, Evaluación y Autorización de Acciones de Personal

Definir puntos de agenda para la reunión de Consejo Consultivo en

Agenda Consejo Consultivo

(12)

materia de Recursos Humanos y asistir a las mismas.

Planificar, proponer y coordinar la ejecución de programas de asistencia laboral, recreación y de salud para el bienestar del personal.

Asistencia Laboral, Recreación y Salud para el Bienestar del Personal.

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: Gestión de Recursos Humanos

Responsable: Director de Recursos Humanos

No.

Pasos

Descripción del proceso y descripción del nombre del formulario o forma que se usa

Director RRHH Asistente Subdirector RRHH Jefes de departamento

1 Da seguimiento a todos los procesos y procedimientos de los diferentes Departamentos de la Dirección de Recursos Humanos.

2 Convoca al personal de la Dirección de Recursos Humanos a reuniones semanales y/o quincenales; para dar seguimiento a lo planificado.

3 Analiza y toma decisiones relacionadas con la Gestión de Recursos Humanos.

Inicio

Da seguimiento a procesos

Convoca al personal

Analiza Analiza

(13)

4 Emite opinión.

5 Delega acciones de seguimiento (o da seguimiento directo al tema).

NOMBRE DEL PROCESO: Diseño y Propuesta de Políticas, Planes, Procesos y Procedimientos.

usa

Todo el Personal

Director de RRHH

Asistente Superiores

1 Elabora propuesta escrita, electrónica o a través de presentación.

2 Recibe propuesta y traslada.

3 Da Lectura, analiza y opina sobre el proyecto, informe, documentos o proceso.

4 Analiza situación del documento.

Inicio Emite

opinión

Delega acciones

Fin

Recibe propuesta

Da lectura

Emite opinión

Analiza Elabora

(14)

6 Traslada marginado a quién corresponda.

7 Realiza acciones conforme a marginado y devuelve para revisión.

usa

Todo el Personal

Director de RRHH

Asistente Superiores

9 Revisa avances.

10 Autoriza.

11 Eleva a superiores.

Traslada marginado

Realiza acciones

Corrige o amplia

Autoriza

Eleva a superiores

Fin

(15)

NOMBRE DEL PROCESO: Supervisión, Evaluación y Autorización de Acciones de Personal

No. Pasos Descripción del proceso y descripción del nombre del formulario o forma que se usa

Asistente Director de RRHH

1 Recibe formato o solicitudpara firmar o rubricar:

vacaciones, permisos, comisiones del personal, solicitud de viáticos, solicitud de visas, solicitud de pasaportes oficiales, acuerdos y nombramientos;

constancias de trabajo, certificados del IGSS, liquidación de vales de caja chica, requerimientos de utensilios de la Dirección, entre otros documentos.

2 Da Lectura a los datos.

3 Analiza y verifica la información.

4 Firma y/o rubrica.

5 Devuelve a su asistente.

6 Registra documento por devolver.

7 Devuelve al interesado.

Inicio

Recibe Formato

Lee los datos

Analiza

Firma

Devuelve a su asistente

Registra documento

Devuelve al interesado

Fin

(16)

NOMBRE DEL PROCESO: Agenda Consejo Consultivo Responsable: Director de Recursos Humanos

usa

Director RRHH

Subdirector RRHH

Jefes de Depto.

Subsec.

Adtiva.

1 Recibe sugerencia para puntos

pendientes de resolver de los diferentes departamentos de RRHH.

2 Analiza información, proyectos o nuevas propuestas a presentar.

3 Solicita inclusión de los puntos de agenda en materia de RRHH a la Subsecretario Administrativo.

4 Presenta y expone en Consejo

Consultivo los temas.

5 Informa al personal de RRHH los puntos tratados.

6 Da seguimiento.

7 Informa a superiores del resultado del seguimiento a los mismos.

Inicio

Recibe sugerencia

Solicita inclusión

Presenta y expone

Informa al personal

Da seguimiento

Informa a superiores Analiza

Fin

(17)

NOMBRE DEL PROCESO: Asistencia Laboral, Recreación y Salud para el Bienestar del Personal.

usa

Director RRHH

Clínicas Servicios Barbería y Lavandería

Actividades Recreativas

Superiores

1 Da seguimiento a todos los servicios que la SAAS proporciona a sus empleados en relación al bienestar del personal.

2 Da seguimiento al servicio de las clínicas médica, nutricional, dental y psicológica.

3 Da seguimiento a los servicios de barbería, lavandería.

4 Da seguimiento a actividades deportivas, recreativas, culturales y sociales.

Inicio

Da seguimiento

Fin

(18)

Departamento Puesto Funcional Subdirector Jefe Inmediato Director

Jefe del Departamentos de Reclutamiento y Selección de Personal;

Jefe del Departamento de Acciones de Personal;

Jefe del Departamento de Bienestar Laboral;

Jefe del Departamento de Desarrollo y Capacitación.

Correlativo del Puesto SA-DRH-02

1. Asistir y acompañar la gestión de la Dirección de Recursos humanos y en ausencia de la titular, representar a la misma.

3. Supervisar, evaluar y autorizar por delegación de firma, todas las acciones del personal de la Dirección de Recursos Humanos.

5. Asistir a reuniones del directorio o consejo, por convocatoria de superiores.

(19)

3. PROCESOS.

Función y atribución Nombre del proceso Asistir y acompañar la gestión de la

Dirección de Recursos Humanos y en ausencia de la titular, representar a la misma.

Asistencia a Reuniones

Análisis de Proyectos

Supervisar, evaluar y autorizar por delegación de firma, todas las acciones del personal de la Dirección de Recursos Humanos

Autorización de Acciones de Personal

Asistir a reuniones del directorio o consejo, por convocatoria de superiores.

Asistencia a Reuniones de Directorio

Ofrecer capacitación Especializada Capacitación Especializada

(20)

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: Asistencia a Reuniones

Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Director RRHH

Subdirector RRHH

Asistente

1 Convoca a reunión (o ser convocado).

2 Participa en la reunión.

3 Analiza la situación.

4 Emite opinión.

5 Delega acciones de seguimiento (o dar seguimiento directo al tema).

Inicio

Convoca a reunión

Participa y analiza

Emite opinión

Delega acciones

Informa a

superiores Fin

(21)

NOMBRE DEL PROCESO: Análisis de Proyectos Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Todo Personal SAAS

Director RRHH

Subdirector RRHH

1 Recibe propuesta escrita, electrónica o a través de presentación.

2 Da Lectura al proyecto.

3 Analiza documento y situación

planteada.

5 Sugiere correcciones, ampliación o cambios requeridos.

6 Revisa avances.

7 Autoriza y eleva a superiores.

Inicio

Emite opinión

Sugiere correcciones

Revisa avances Analiza

Autoriza

Fin Recibe

propuesta

Da lectura al proyecto

(22)

NOMBRE DEL PROCESO: Autorización de Acciones de Personal Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

1 Recibe formato o solicitud.

2 Da Lectura a datos.

3 Firma o rubrica.

4 Entrega al interesado.

Inicio

Recibe formato

Da lectura

Firma o rubrica

Entrega al interesado

Fin

(23)

OMBRE DEL PROCESO: Supervisión de procesos y procedimientos poligráficos Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Superiores

1 Recibe y controla solicitudes de evaluación poligráfica.

2 Supervisa aplicaciones poligráficas.

3 Analiza entrevistas y templetes.

4 Analiza gráficas y cuadros de resultados.

5 Da acompañamiento en la aplicación de pruebas.

NO CORRESPONDE A ESTE PUESTO ES DE ASUNTOS INTERNOS

Inicio

Recibe y controla

Supervisa aplicaciones

Analiza entrevistas

Analiza

Da acompañamiento

Fin

(24)

NOMBRE DEL PROCESO: Asistencia a Reuniones de Directorio Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Subdirector RRHH

Superiores

1 Atiende convocaciones a reunión.

2 Atiende y analiza la información.

3 Emite opinión.

4 Da seguimiento a instrucciones recibidas.

Inicio

Atiende convocacion

Atiende y analiza

Emite opinión

Da seguimiento

Informa superiores

Fin

(25)

NOMBRE DEL PROCESO: Capacitación especializada Responsable: Subdirector de Recursos Humanos

usa

Subdirector RRHH

1 Diseña y elabora currículo y

planificación docentes.

2 Elabora presentaciones, documentos y material didáctico.

3 Conduce el hecho educativo.

4 Asigna y califica tareas.

5 Supervisa actividades extramuros.

6 Coordina con otros instructores.

7 Califica y entrega notas.

Inicio

Diseña y elabora

Elabora

Conduce

Asigna y califica

Supervisa actividades

Coordina

Califica y entrega

Fin

(26)

Dirección Recursos Humanos

Departamento Puesto Funcional Asistente de Dirección

Jefe Inmediato Director

Subalternos No tiene

Correlativo del Puesto SA-DRH-03

1. Llevar control de la agenda de la Director y Sub Director y la entrega a éste para su marginación y trámite.

2. Realiza recordatorios de la programación para la atención de las mismas.

3. Prepara y entrega a la Directora, la información documental que requiere para atender los asuntos en las reuniones de trabajo, y diversas actividades en las que participe la señora Directora.

4. Toma notas de las reuniones que realiza la señora Directora.

5. Realiza otras tareas de similar naturaleza que le sean asignadas por la Director y Sub Director.

(27)

6. Recibir todo tipo de correspondencia dirigida a la Dirección de Recursos Humanos.

7. Entregar a Director y/o Subdirector de Recursos Humanos la papelería recibida para la marginación correspondiente y efectos procedentes.

8. Distribuir y entregar a donde corresponda la papelería después de la respectiva marginación.

9. Archivar documentos internos de la Director y Sub Director.

10. Elabora oficios, memos, informes y otros documentos derivados de la ejecución de sus tareas.

11. Atender el teléfono y realizar llamadas correspondientes para la buena marcha de las funciones del Director y Sub Director de Recursos Humanos.

12. Responsable de realizar Requisiciones de almacén y Pedidos y remesas de materiales y útiles de oficina que sean necesarios para uso de toda la dirección de Recursos Humanos.

13. Responsable del Control de materiales y útiles de oficina que son solicitados por los diferentes departamentos de la dirección de Recursos Humanos.

14. Responsable del Control de solicitud, elaboración y entrega de certificados de trabajo para citas en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-.

15. Responsable del Control de la solicitud y entrega de las certificaciones laborales y/o Constancias de ingreso.

(28)

16. Responsable del control de solicitud, traslado de papelería necesaria para la elaboración y entrega de los carné de recreación del personal de SAAS.

17. Responsable de los diferentes libros donde se lleva el control de correlativo de egresos de Memos y oficios.

18. Reporta el equipo de oficina y computo en mal estado.

19. Participa en comisiones especiales designadas por el Director y Sub- Director de Recursos Humanos

20. Atender el teléfono y realizar llamadas necesarias.

21. Recibir todo tipo de correspondencia dirigida a la Dirección de Recursos Humanos.

22. Leer, revisar y clasificar correspondencia.

23. Entregar al Director y Sub director de Recursos Humanos la papelería recibida para la marginación correspondiente y efectos procedentes.

24. Distribuir y entregar a donde corresponda la papelería después de la respectiva marginación.

25. Elaborar correspondencia (memos, oficios, etc.) que fueran necesarios o solicitados por el Director y Sub director.

26. Coordinación de actividades de mensajería del Director, Sub Director y del personal de la Dirección.

27. Control de solicitud, elaboración y entrega de certificados de trabajo para citas en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-.

28. Control de la solicitud y entrega de las certificaciones laborales y/o Constancias de ingreso.

(29)

29. Control de solicitud, traslado de papelería necesaria para la elaboración y entrega de los carné de recreación del personal de SAAS.

30. Responsable de los diferentes libros donde se lleva el control de correlativo de egresos de Memos y oficios.

31. Tomar nota de las reuniones internas de la Dirección.

32. Archivar documentos del Director y Sub director.

33. Centralización de informes de toda la dirección de Recursos Humanos.

34. Realizar Requisiciones de almacén y Pedidos y remesas de materiales y útiles de oficina que sean necesarios para uso de toda la dirección de Recursos Humanos.

(30)

Departamento De Acciones y Registro de Personal Puesto Funcional Jefe de Acciones y Registro de

Personal Jefe Inmediato Subdirector

Encargado de Nóminas Analista de Nóminas

Analista de Acciones de Personal Encargado de Archivo

Correlativo del Puesto SA-DRH-DARP-01

1. Dirigir, controlar y supervisar las tareas de los Analistas de Acciones de Personal.

2. Elaborar y notificar documentos para los diversos movimientos de personal.

3. Registrar y controlar las sanciones impuestas al personal de la SAAS de conformidad con las Disposiciones Disciplinarias.

4. Elaborar y gestionar Convenio de apoyo con la Policía Nacional Civil.

5. Tramitar creación y reasignación de puestos.

6. Registrar y controlar suspensiones médicas prescritas por el IGSS.

7. Controlar y asignar turnos de trabajo de Recursos Humanos.

(31)

8. Actualizar acciones de personal con Base de Datos de la SAAS.

9. Actualizar memoria general labores del Departamento de Acciones de Personal.

10. Elaborar plan estratégico de trabajo del Departamento de Acciones de Personal.

3. PROCESOS.

Función y Atribución Nombre del proceso Dirigir, controlar y supervisar las

tareas de los Analistas de Acciones de Personal.

Supervisión y Control de puestos de trabajo de Acciones de Personal.

Elaborar y notificar documentos para los diversos movimientos de personal.

Acciones de Personal.

Registrar y controlar las sanciones impuestas al personal de la SAAS de conformidad con las Disposiciones Disciplinarias.

Supervisión y Control de Sanciones.

Elaborar y gestionar Convenio de

apoyo con la Policía Nacional Civil. Traslado de Personal PNC a SAAS.

Tramitar creación y reasignación de

puestos. Puestos Nuevos, traslado y

modificación de puestos.

Registrar y controlar suspensiones

médicas prescritas por el IGSS. Suspensiones médicas.

Controlar y asignar turnos de trabajo

de Recursos Humanos. Cobertura de turnos de trabajo de RRHH.

Actualizar acciones de personal con

Base de Datos de la SAAS. Base de Datos RRHH-SAAS.

(32)

Actualizar memoria general labores del Departamento de Acciones de Personal.

Memoria de Labores

Elaborar plan estratégico de trabajo del Departamento de Acciones de Personal.

Plan anual de trabajo

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: Supervisión y Control de puestos de trabajo de Acciones de Personal

Responsable: Jefe de Acciones y Registro de Personal

No.

Pasos

Jefe de Acciones

Todos

1 Convoca a reuniones periódicamente con los colaboradores del Departamento de Acciones de Personal.

2 Organiza equipos de trabajo y fija fechas para alcanzar los objetivos del Departamento.

3 Supervisa avances y pendientes de trabajo.

Inicio

Convoca Reuniones

Organiza Equipo

Supervisa Avances

Fin

(33)

NOMBRE DEL PROCESO: Acciones de Personal

Director de RRHH

Jefe de Acciones

Encargado de nóminas

1 Recibe instrucción del Director o Subdirector de Recursos Humanos para emitir Acuerdo, Nombramiento Interno, Resolución, solicitud o emisión de Dictamen; para las diversas acciones de personal en la SAAS.

2

Solicita al encargado de nóminas partida presupuestaria vacante y nombre del puesto, si son Acuerdos para nombramientos por primer ingreso, reingreso de personal.

3

Emite el documento correspondiente, si son destituciones u otros movimientos de personal, como suspensiones de trabajo con o sin goce de salario, por licencias, por suspensión médica o por aprehensión preventiva.

4

Traslada documento emitido al Director de RRHH para firma del señor Secretario y Subsecretarios.

5

Tiene a la vista el Documento de Acción de Personal a la vista firmado por el señor Secretario y Subsecretarios para la emisión del Acta correspondiente.

Inicio

Recibe Instrucción

Solicita Al Encargado

Emite Documento

Traslada Documento

Tiene a vista Documento

(34)

Director de RRHH

Jefe de Acciones

6 Redacta acta de la acción de personal.

7

Traslada al encargado de nóminas copia del documento de la acción de personal, si ésta afecta el salario del trabajador, para su registro en el Sistema de Guate nóminas.

8

Registra el movimiento de personal en Guate nóminas e indica el número de delegación del movimiento de personal para agregar en el Formulario único de movimiento de personal.

9

Registra información personal en Base de Datos que exige el Formulario Único de Movimiento de Personal.

10

Imprime Formulario Único de Movimiento de Personal en tres originales por acción de movimiento de personal.

11

Adjunta fotocopia del Acuerdo, Resolución y/o suspensión médica u otro documento legal, fotocopia de cédula o DPI, fotocopia de carné de afiliación al IGSS; de la persona que sufrió la acción de personal (el expediente lo conforma los tres originales del formulario y las copias de documentos indicados).

Redacta Acta

Traslada Al Encargado

Registra Movimiento

Imprime Formulario

Adjunta Fotocopia

(35)

Director de RRHH

Jefe de Acciones

12 Firma los formularios del Expediente de movimiento único de personal.

13

Lleva a la Oficina Nacional de Servicio Civil –ONSEC, los expedientes de movimientos de personal, en fechas de fijadas por esa Oficina.

14

Corrige expedientes de personal, formulario único de movimiento de personal físico y/o sistema de Guate nóminas.

15

Supervisa la aprobación de movimientos de personal en el Sistema de Guate nóminas para la liquidación de nóminas mensuales.

16

Recoge las copias operadas de los expedientes del formulario único de movimiento de personal en la ONSEC.

17

Traslada al encargado de archivo, copia del formulario para su archivo en los expedientes personales.

Firma Formulario

Lleva Expediente

Corrige Expediente

Supervisa La Aprobación

Recoge Copia

Fin

(36)

NOMBRE DEL PROCESO: Supervisión y Control de Sanciones Responsable: Jefe de Acciones y Registro de Personal

Jefe de Acciones

Encargado de Guate nóminas

1 Recibe de la Recepcionista copia de las sanciones impuestas al personal, por cada Director o por la máxima autoridad de la SAAS.

2 Registra en Base de Datos las sanciones:

Amonestación Verbal, Amonestación Escrita, Disponibilidad Extraordinaria de Servicio, y traslada a la persona encargada de archivo para su expediente personal.

3 Ingresa los datos generales del sancionado a la Base de Datos de las sanciones de Suspensión de Trabajo sin Goce de Salario o Destitución, para imprimir formulario único de movimiento de personal.

4 Levanta acta de entrega de puesto.

5 Traslada al encargado de nóminas para que se registre en el sistema de Guate nóminas.

6 Suspende salario en Guate nóminas.

Inicio

Recibe Copia

Registra Sanciones

Ingresa Dato

Levanta Acta

Traslada AL Encargado

Suspende Salario

(37)

Jefe de Acciones

7 Recibe del Encargado de Guate nóminas número de delegación para imprimir formulario único de movimiento de personal.

8 Imprime formulario único de movimiento de personal en tres originales.

9 Lleva expediente a ONSEC para que sea grabado y operado movimiento de personal.

10 Levanta acta de toma de posesión por finalizar suspensión disciplinaria, si se trata de una sanción de Suspensión de Trabajo sin Goce de Salario; al finalizar.

11 Traslada al Encargado de Nóminas para que sea registrado en el Sistema de Guate nóminas.

12 Registra en Guate nóminas para pago de salario.

13 Recibe del Encargado de Guate nóminas número de delegación para imprimir formulario único de movimiento de personal.

14 Imprime formulario único de movimiento de personal en tres originales y se lleva a ONSEC para su aprobación para generar pago.

Recibe Del Encargado

Imprime Formulario

Lleva Expediente

Lleva Acta

Registra Para Pago

Recibe Del Encargado

Imprime Formulario

(38)

Jefe de Acciones

15 Traslada al encargado de Archivo para expediente personal.

NOMBRE DEL PROCESO: Traslado de Personal PNC a SAAS Responsable: Jefe de Acciones y Registro de Personal

Director de RRHH

Jefe de Acciones

Encargado Nóminas

1 Emite instrucción y nombres de las personas de PNC que serán trasladadas a un puesto de la SAAS.

2

Elabora proyecto de Convenio de traslado de personal de PNC a la SAAS, indicando los datos generales del Director General de PNC, generales del señor Secretario de la SAAS, cláusulas que debe contener el Convenio, indicando en una de ellas los nombres de las personas que se solicita sean trasladadas a SAAS.

Imprime Formulario

Fin

Inicio

Emite Instrucción

Elabora Proyecto

(39)

Director de RRHH

Jefe de Acciones

Encargado Nóminas

3 Traslada al Director de RRHH el proyecto del convenio con oficio, para firma del señor Secretario.

4 Firma Oficio para envío del proyecto y envía al Director General de PNC.

5 Envía original para firma del señor Secretario, al aceptar los términos del Convenio y posteriormente para firma del Director General de PNC, en dos originales, uno para cada parte.

6 Emite Acuerdo de Nombramiento, una vez firmado el Convenio por traslado o ascenso, según salario devengado por cada uno de los interesados.

7 Traslada Acuerdo Interno al Director de RRHH para firma del señor Secretario.

8 Ingresa datos personales a la base de datos, una vez firmado el Acuerdo, para imprimir formulario único de personal.

9 Emite acta de movimiento de personal.

10 Traslada al Encargado de Nóminas para que sean registrados dichos movimientos de personal en Guate nóminas.

Traslada Al Director

Firma Oficio

Envía Original

Emite Acuerdo

Ingresa Dato

Emite Acta

(40)

Director de RRHH

Jefe de Acciones

Encargado Nóminas

11 Registra en Guate nóminas y traslada número de delegación para imprimir formulario único de personal

12 Imprime formulario único de

movimiento de personal en tres originales y se lleva a ONSEC para que sea operado y aprobado.

13 Traslada a la encargada de archivo para el expediente personal.

NOMBRE DEL PROCESO: Puestos Nuevos, traslado y modificación de puestos Responsable: Jefe de Acciones y Registro de Personal

Director de RRHH

Jefe de Acciones

MFP ONSEC

1 Da instrucción de creación, supresión, traslado y modificación de puestos.

2 Elabora nómina de los puestos nuevos a crear o de los puestos a cambiar en su título, indicando la clase del puesto, Dirección, Subdirección, Departamento al que pertenecerá y el desglose del salario.

Registra Número

Imprime Formulario

Fin

Inicio

Da Instrucción

Elabora Nomina

(41)

Director de RRHH

Jefe de Acciones

MFP ONSEC

3 Solicita a la Dirección Administrativa y Financiera de la SAAS, a través de oficio el dictamen para el financiamiento de los puestos (se adjunta nómina).

4 Traslada a Encargado de Nóminas, al contar con el Dictamen financiero favorable, para que cree en Guate nóminas los puestos a solicitar, cuando éstos son nuevos. Cuando solamente es cambio del título de uno o varios puestos, no se crea en el sistema.

5 Envía solicitud y justificación de creación al Ministro de Finanzas Públicas, por medio de oficio firmado por el Señor Secretario, adjuntando Dictamen financiero, nómina de puestos y se indica el número de expediente de la creación de puestos en Guate nóminas.

6 Traslada a Dirección Técnica del Presupuesto del MFP, Departamento de Administración de Puestos de la ONSEC para su análisis.

7 Devuelve el expediente a DTP indicando aprobación, y solicitando que ellos dispongan la fecha de vigencia de aprobación de puestos nuevos.

Solicita A Dirección

Traslada A Encargado

Envía Solicitud

Traslada a Dirección

Devuelve el Expediente

(42)

Director de RRHH

Jefe de Acciones

MFP ONSEC

8 Recibe de la DTP expediente aprobado a SAAS para que se emita Dictamen de RRHH y Resolución para la aprobación de los puestos, indicando vigencia de los mismos.

9 Emite Dictamen y Resolución.

10 Envía copias de Dictamen y Resolución a APRA- ONSEC y DTP-Finanzas Públicas.

11 Gestiona en APRA y DTP para que aprueben en el sistema de Guate nóminas los puestos

Recibe Expediente

Emite Dictamen

Envía Copia Dictamen

Gestiona En APRA

Fin

(43)

NOMBRE DEL PROCESO: Suspensiones Médicas Responsable: Jefe de Acciones y Registro de Personal

Jefe de Acciones

1

Recibe de la Recepcionista, los informes médicos del personal de la SAAS extendidos por el IGSS o médicos particulares.

2

Registra en base de datos las suspensiones, si son de médico particular indica al personal la gestión para que sea suspendido por el IGSS.

3

Registra si es suspensión del IGSS, en el control, verificando que no se exceda de 3 meses.

4

Efectúa corte de salario por suspensión médica IGSS, cuando ésta excede de 3 meses, así como inclusión en nómina al finalizar la misma.

5

Traslada a encargado de nóminas para su registro en el sistema de Guate nóminas, para corte e inclusión de salario.

6

Traslada documentos al Encargado de Archivo, para su archivo en expediente personal.

Inicio

Recibe De Recepción

Registra Suspensión

Efectúa Corte

Traslada Encargado

Traslada Documento

Fin

(44)

NOMBRE DEL PROCESO: Cobertura de turnos de trabajo de RRHH Responsable: Jefe de Acciones y Registro de Personal

Director de RRHH

Jefe de Acciones

1 Registra en una hoja de Excel un control por orden alfabético de todos los integrantes de Recursos Humanos.

2 Da instrucción para coordinar a las personas que cubrirán un evento especial o de actividades específicas de Recursos Humanos.

3 Notifica por correo electrónico a las personas que corresponde realizar el turno.

4 Registra al finalizar el evento, las horas y día en que se realizó el mismo como parte del control.

Inicio

Registra En Excel

Da Instrucción

Notifica Por Correo

Registra Al Finalizar

Fin

(45)

NOMBRE DEL PROCESO: Base de Datos RRHH-SAAS Responsable: Jefe de Acciones y Registro de Personal

Director de RRHH

Jefe de Acciones

Encargado de Nóminas

1 Traslada las diferentes acciones de personal para su registro.

2 Actualiza en Base de Datos todos los primeros ingresos, ascensos, traslados funcionales, renuncias, abandono de trabajo y destituciones.

3 Registra los cambios en el salario que tienen los trabajadores de la SAAS.

Inicio

Traslada Diferente

Actualiza Dato

Registra Cambio

Fin

(46)

NOMBRE DEL PROCESO: Memoria de Labores

Jefe de Acciones

1 Solicita cada viernes a los integrantes del Departamento, el informe de las actividades realizadas en cada sección del Departamento de Acciones de Personal.

2 Compila toda la información en una hoja de Excel que usa toda la Dirección de RRHH y vacía la información.

3 Traslada memoria de labores completa al Director de Recursos Humanos.

Inicio

Solicita Integrante

Compila información

Traslada Memoria

Fin

(47)

NOMBRE DEL PROCESO: Plan anual de trabajo Responsable Jefe de Acciones y Registro de Personal

Director de RRHH

Jefe de Acciones

1 Se reúne con todos los integrantes de Acciones de Personal para solicitar su plan estratégico de trabajo

2 Recibe el plan por Sección y lo traslada a un formato utilizado por toda la Dirección de RRHH.

3 Traslada plan estratégico de trabajo del Departamento para su revisión al Director de Recursos Humanos.

4 Hace una presentación del mismo.

Inicio

Reúne con Integrante

Recibe Plan

Traslada Plan

Hace presentación

Fin

(48)

Departamento De Acciones y Registro de Personal Puesto Funcional Encargado de Archivo

Jefe Inmediato Jefe del Departamento

Subalternos No tiene

Correlativo del Puesto SA-DRH-DARP-02

1. Recibir, archivar y proporcionar copia de documentos del personal activo y de baja.

2. Actualizar información personal en base de datos.

3. Proporcionar expedientes en calidad de préstamo.

4. Registrar, publicar y archivar Diario de Centroamérica.

5. Apoyar a Analista de Acciones de Personal.

6. Atender al cliente.

3. PROCESOS.

Función y Atribución Nombre del proceso

Recibir, archivar y proporcionar copia de documentos del personal activo y de baja.

Control de Expedientes

Actualizar información personal en base de datos.

Base de Datos

(49)

Proporcionar expedientes en calidad de préstamo.

Préstamo de Expedientes

Registrar, publicar y archivar Diario de

Centroamérica. Archivo Diario de Centroamérica Apoyar a Analista de Acciones de

Personal.

Apoyo Acciones de Personal

Atender al Cliente. Atención al Cliente

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO.

NOMBRE DEL PROCESO: Control de Expedientes Responsable: Encargado de Archivo

No.

Pasos

Todos los integrantes de Acciones de Personal

Encargado de Archivo

Recepción

1 Recibe solicitud verbal o escrita de expedientes.

2 Entrega papelería destinada para archivo en los expedientes por conocimiento.

3 Clasifica y archiva documentos de todo el personal de SAAS, personal de apoyo y personas de baja.

4 Brinda fotocopias de documentos de los expedientes, con la autorización del jefe inmediato.

Inicio

Recibe Solicitud

Brinda Fotocopia Entrega

Papelería

Clasifica Documento

Fin