MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos necesarios para el adecuado registro y control de los
POLÍTICAS GENERALES:
1. El registro contable y control de los inventarios de los Activos Fijos es competencia de la Unidad de Contabilidad.
2. Se tomará como activo Fijo todo bien con un costo superior al monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO
3. Los Activos Fijos con un costo menor al monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO-TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, se contabilizan al gasto, se plaquean y se registran en el Programa de Activos Fijos para el control correspondiente. Asimismo, los
cantidades significativas se registran como inventario.
4. Cada colaborador del Colegio es responsable de los activos fijos que se le asignen para el desarrollo de su trabajo, los cual
el cumplimiento de lo indicado.
5. La Unidad de Contabilidad realizará una toma física al menos una vez al año de todos los activos y muestras parciales al azar sin previo aviso en forma mensua
deberá estar anuente y colaborar con la revisión.
6. Se mantendrán cubiertos por la póliza de equipo electrónico y equipos de contratista, solamente activos de éste tipo que tengan dos años o menos de comprados y cuyo va
o mayor al de un salario base de un Auxiliar del Poder Judicial.
7. Cuando el custodio no pueda comprobar la ubicación de un activo y/o presente un sobrante en la toma física de activos, se le hará entrega del formulario F
custodio dicho formulario, cuenta con tres días hábiles para corregir las inconsistencias presentadas, en caso de que las mismas no sean corregidas y una vez transcurrido el plazo indicado, la Unidad de Contabilidad enviará un correo el
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Dirigido a: Colaboradores y Órganos del Colegio.
Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva Fecha de emisión: 17 de Noviembre del 2009.
Elaborado por: Unidad de Contabilidad
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO
Establecer los lineamientos necesarios para el adecuado registro y control de los Activos Fijos.
El registro contable y control de los inventarios de los Activos Fijos es competencia de la Unidad
Se tomará como activo Fijo todo bien con un costo superior al monto máximo para erogaciones ido en la POL/PRO-TES02 “Manejo de Cajas Chicas”.
Los Activos Fijos con un costo menor al monto máximo para erogaciones establecido en la TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, se contabilizan al gasto, se plaquean y se registran en
os Fijos para el control correspondiente. Asimismo, los cantidades significativas se registran como inventario.
Cada colaborador del Colegio es responsable de los activos fijos que se le asignen para el desarrollo de su trabajo, los cuales quedan bajo su custodia. La jefatura inmediata debe velar por el cumplimiento de lo indicado.
La Unidad de Contabilidad realizará una toma física al menos una vez al año de todos los activos y muestras parciales al azar sin previo aviso en forma mensual. El custodio de los activos fijos, deberá estar anuente y colaborar con la revisión.
Se mantendrán cubiertos por la póliza de equipo electrónico y equipos de contratista, solamente activos de éste tipo que tengan dos años o menos de comprados y cuyo va
o mayor al de un salario base de un Auxiliar del Poder Judicial.
Cuando el custodio no pueda comprobar la ubicación de un activo y/o presente un sobrante en la toma física de activos, se le hará entrega del formulario F-CON05, una
custodio dicho formulario, cuenta con tres días hábiles para corregir las inconsistencias presentadas, en caso de que las mismas no sean corregidas y una vez transcurrido el plazo indicado, la Unidad de Contabilidad enviará un correo electrónico recordándole al custodio y a su
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Órganos del Colegio.
Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva Fecha de emisión: 17 de Noviembre del 2009. Reemplaza a:
POL/PRO-CON01 versión 10, POL/PRO POL/PRO-CON03 versión 1, POL/PRO
Aprobado para entrar en vigencia:Acuerdo 07, sesión ordinaria 013-2010 celebrada el 08 de Febrero 2010.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Activos Fijos.
El registro contable y control de los inventarios de los Activos Fijos es competencia de la Unidad
Se tomará como activo Fijo todo bien con un costo superior al monto máximo para erogaciones
Los Activos Fijos con un costo menor al monto máximo para erogaciones establecido en la TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, se contabilizan al gasto, se plaquean y se registran en
os Fijos para el control correspondiente. Asimismo, los que se compren en
Cada colaborador del Colegio es responsable de los activos fijos que se le asignen para el es quedan bajo su custodia. La jefatura inmediata debe velar por
La Unidad de Contabilidad realizará una toma física al menos una vez al año de todos los activos l. El custodio de los activos fijos,
Se mantendrán cubiertos por la póliza de equipo electrónico y equipos de contratista, solamente activos de éste tipo que tengan dos años o menos de comprados y cuyo valor histórico sea igual
Cuando el custodio no pueda comprobar la ubicación de un activo y/o presente un sobrante en la CON05, una vez recibido por el custodio dicho formulario, cuenta con tres días hábiles para corregir las inconsistencias presentadas, en caso de que las mismas no sean corregidas y una vez transcurrido el plazo ectrónico recordándole al custodio y a su Número:
POL/PRO-CON01 Versión: 11 Mayo 2014
CON01 versión 10, POL/PRO-CON02 versión 1, CON03 versión 1, POL/PRO-CON04 versión 1.
Aprobado para entrar en vigencia:Acuerdo 07, sesión 2010 celebrada el 08 de Febrero 2010.
Jefatura inmediata sobre el faltante y/o sobrante; si al día hábil siguiente no se recibe respuesta al respecto el formulario será trasladado a la Dirección Ejecutiva con los documentos de respaldo correspondientes para que esta autorice o no el cobro del activo al custodio y en caso necesario tomen las medidas correctivas y disciplinarias, según corresponda, conforme al debido proceso.
8. Los activos adquiridos para uso de las regionales del Colypro, deberán estar a nombre de la plataformista de cada regional, dichos activos se consideran para uso general de Colaboradores y/o miembros de Junta Regional. El o La plataformista será el (la) e
existencia y el estado del activo, así como informar cualquier anomalía que se presente con estos activos.
9. Los activos de las distintas regionales deberán permanecer en las oficinas regionales, en caso de que se necesiten para
mediante boleta de traslado de activo temporal o bien mediante un libro de acta la entrega y devolución del mismo. El activo deberá ser devuelto a la oficina máximo al día siguiente de realizada la actividad.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. En caso que un activo se adquiera para uso general de los Colegiados y/o Colaboradores, se asignará un encargado de monitorear la existencia y el estado del activo. Este no será responsable directo sobre el
2. Todo colaborador del Colegio está obligado a reportar a la Unidad de Contabilidad, por medio de la boleta de Traslado Permanente de Activos Fijos
colaborador quien será el nuevo custodio.
3. En caso que se trate del préstamo o salida temporal del activo fijo de su lugar asignado, se deberá hacer la solicitud al custodio por medio de la boleta de Traslado Temporal de Activos Fijos (F-CON02). Este movimiento no será registrado
será un respaldo en caso de hacerse una toma física en el momento del préstamo.
4. Todo colaborador del Colegio está obligado a reportar los activos que se encuentren dañados máximo una semana posterior a ocur
a. En caso de activos cuyo valor de compra supere el monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO
Traslado para reparación de Activos Fijos
activo estará a cargo del Custodio del activo a través de la Unidad de Compras.
b. En el caso de activos cuyo valor de compra no supere el monto máximo para erogaciones establecido en la POL
Unidad de Contabilidad por escrito el daño, quienes procederán a revisar el mal estado del Activo. Si se verifica y observa que el daño es considerable y la reparación no es factible por costo beneficio para el Colegio, el custodio del activo confeccionará una boleta de traslado temporal FCON
Contable el activo dañado, esto para que el activo se conserve en la bodega destinada para tal fin, hasta concluir con el trámite de desecho.
5. Para llevar a cabo el ajuste o exclusión del sistema auxiliar de Activos fijos, de aquellos activos deteriorados:
Jefatura inmediata sobre el faltante y/o sobrante; si al día hábil siguiente no se recibe respuesta al respecto el formulario será trasladado a la Dirección Ejecutiva con los documentos de respaldo para que esta autorice o no el cobro del activo al custodio y en caso necesario tomen las medidas correctivas y disciplinarias, según corresponda, conforme al debido proceso.
Los activos adquiridos para uso de las regionales del Colypro, deberán estar a nombre de la plataformista de cada regional, dichos activos se consideran para uso general de Colaboradores y/o miembros de Junta Regional. El o La plataformista será el (la) encargado(a) de monitorear la existencia y el estado del activo, así como informar cualquier anomalía que se presente con estos
Los activos de las distintas regionales deberán permanecer en las oficinas regionales, en caso de que se necesiten para alguna actividad específica del Colegio, deberá constar por escrito mediante boleta de traslado de activo temporal o bien mediante un libro de acta la entrega y devolución del mismo. El activo deberá ser devuelto a la oficina máximo al día siguiente de
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
En caso que un activo se adquiera para uso general de los Colegiados y/o Colaboradores, se asignará un encargado de monitorear la existencia y el estado del activo. Este no será responsable directo sobre el correcto uso, daño o extravío del mismo.
Todo colaborador del Colegio está obligado a reportar a la Unidad de Contabilidad, por medio de la boleta de Traslado Permanente de Activos Fijos (F-CON01), el traslado de un activo a otro
l nuevo custodio.
En caso que se trate del préstamo o salida temporal del activo fijo de su lugar asignado, se deberá hacer la solicitud al custodio por medio de la boleta de Traslado Temporal de Activos Fijos . Este movimiento no será registrado por la Unidad de Contabilidad, y la boleta solo será un respaldo en caso de hacerse una toma física en el momento del préstamo.
Todo colaborador del Colegio está obligado a reportar los activos que se encuentren dañados máximo una semana posterior a ocurrido el daño, de la siguiente forma:
En caso de activos cuyo valor de compra supere el monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO-TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, Se debe llenar la boleta de Traslado para reparación de Activos Fijos (F-CON03). El seguimiento de la reparación del activo estará a cargo del Custodio del activo a través de la Unidad de Compras.
En el caso de activos cuyo valor de compra no supere el monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO-TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, se deberá informar a la Unidad de Contabilidad por escrito el daño, quienes procederán a revisar el mal estado del Activo. Si se verifica y observa que el daño es considerable y la reparación no es factible eneficio para el Colegio, el custodio del activo confeccionará una boleta de traslado temporal FCON-02 para trasladar a alguno de los colaboradores de la Unidad Contable el activo dañado, esto para que el activo se conserve en la bodega destinada
fin, hasta concluir con el trámite de desecho.
Para llevar a cabo el ajuste o exclusión del sistema auxiliar de Activos fijos, de aquellos activos Jefatura inmediata sobre el faltante y/o sobrante; si al día hábil siguiente no se recibe respuesta al respecto el formulario será trasladado a la Dirección Ejecutiva con los documentos de respaldo para que esta autorice o no el cobro del activo al custodio y en caso necesario tomen las medidas correctivas y disciplinarias, según corresponda, conforme al debido proceso.
Los activos adquiridos para uso de las regionales del Colypro, deberán estar a nombre de la plataformista de cada regional, dichos activos se consideran para uso general de Colaboradores ncargado(a) de monitorear la existencia y el estado del activo, así como informar cualquier anomalía que se presente con estos
Los activos de las distintas regionales deberán permanecer en las oficinas regionales, en caso de alguna actividad específica del Colegio, deberá constar por escrito mediante boleta de traslado de activo temporal o bien mediante un libro de acta la entrega y devolución del mismo. El activo deberá ser devuelto a la oficina máximo al día siguiente de
En caso que un activo se adquiera para uso general de los Colegiados y/o Colaboradores, se asignará un encargado de monitorear la existencia y el estado del activo. Este no será
Todo colaborador del Colegio está obligado a reportar a la Unidad de Contabilidad, por medio de , el traslado de un activo a otro
En caso que se trate del préstamo o salida temporal del activo fijo de su lugar asignado, se deberá hacer la solicitud al custodio por medio de la boleta de Traslado Temporal de Activos Fijos por la Unidad de Contabilidad, y la boleta solo será un respaldo en caso de hacerse una toma física en el momento del préstamo.
Todo colaborador del Colegio está obligado a reportar los activos que se encuentren dañados
En caso de activos cuyo valor de compra supere el monto máximo para erogaciones TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, Se debe llenar la boleta de El seguimiento de la reparación del activo estará a cargo del Custodio del activo a través de la Unidad de Compras.
En el caso de activos cuyo valor de compra no supere el monto máximo para erogaciones TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, se deberá informar a la Unidad de Contabilidad por escrito el daño, quienes procederán a revisar el mal estado del Activo. Si se verifica y observa que el daño es considerable y la reparación no es factible eneficio para el Colegio, el custodio del activo confeccionará una boleta de 02 para trasladar a alguno de los colaboradores de la Unidad Contable el activo dañado, esto para que el activo se conserve en la bodega destinada
Para llevar a cabo el ajuste o exclusión del sistema auxiliar de Activos fijos, de aquellos activos
a. Cuando el valor de compra supere el monto máximo para erogaciones establecido en la POL/PRO-TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, se deberá presentar a Junta Directiva un informe en donde conste el análisis técnico y/u otros documentos que justifiquen el mal estado del activo fijo, debiendo emitirse un acuerdo para proceder con el ajuste. En cuanto al análisis técnico del activo, si el mismo es emitido por un proveedor del Colegio que nos vende activos del mismo tipo, se debe contar con un segundo criterio técnico.
b. En caso que el monto sea menor a lo establecido en la POL/PRO
Chicas”, la exclusión del activo será aprobada por la Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva.
c. De aprobarse la exclusión del activo, debe confeccionarse un acta de destrucción, en presencia del Auxiliar Contable, la Jefatura Financiera y la Asesoría Legal
la destrucción deba llevarse a cabo en una sede o finca distinta a las de San José y Alajuela, en cuyo caso el acta deberá ser firmada por el encargado de la sede o finca y dos testigos instrumentales, y como apoyo se adjuntará al acta fot
destruir las cuales deberán ser claras, y en por lo menos una, debe observarse de manera legible la placa del artículo que se destruye. Dicha destrucción deberá ser máximo un mes después de que el activo fue reportado como dañado a la U
de Compras en el caso de los activos que se tramitaron mediante la boleta de reparación (F-CON03), y por el custodio en el caso de los activos menores).
6. El Contador Encargado de los Activos Fijos debe presentar un informe tr
Directiva sobre los ajustes realizados en relación con la exclusión de Activos Fijos aprobados en el punto 5, inciso b de la política específica anterior.
7. En caso que un colaborador fuese cesado de sus funciones o renunciara, será resp
la Jefatura Inmediata, realizar la toma física de los Activos Fijos el último día que labora. Los activos pasarán a ser responsabilidad de esta Jefatura, hasta que se designe un nuevo custodio.
De igual forma, la jefatura presentará al Conta
la Toma Física junto con la boleta de traslado correspondiente, para hacer los cambios en el sistema de Activos Fijos.
8. Será responsabilidad del Abogado de la administración el control de los activos fijos corresponden a terrenos y vehículos, por medio de una revisión semestral para prevenir el fraude registral.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición y registro de Activos Fijos
No.
1. Solicita la Compra del Activo, según lo establecido en la POL/PRO 01 “Compra de Bienes y Servicios” o lo compra de caja chica
2. Si la compra es tramitada por la unidad de compras, una vez que llega el activo la Encargada traslada copia de la factura al Contador Encargado de los Activos Fijos para el registro y plaqueo del activo según las POL/PRO
inciso c)
Cuando el valor de compra supere el monto máximo para erogaciones establecido en la TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, se deberá presentar a Junta Directiva un informe en donde conste el análisis técnico y/u otros documentos que justifiquen el mal estado del activo fijo, debiendo emitirse un acuerdo para proceder con el ajuste. En análisis técnico del activo, si el mismo es emitido por un proveedor del Colegio que nos vende activos del mismo tipo, se debe contar con un segundo criterio técnico.
En caso que el monto sea menor a lo establecido en la POL/PRO-
cas”, la exclusión del activo será aprobada por la Jefatura Financiera y Dirección
De aprobarse la exclusión del activo, debe confeccionarse un acta de destrucción, en presencia del Auxiliar Contable, la Jefatura Financiera y la Asesoría Legal
la destrucción deba llevarse a cabo en una sede o finca distinta a las de San José y Alajuela, en cuyo caso el acta deberá ser firmada por el encargado de la sede o finca y dos testigos instrumentales, y como apoyo se adjuntará al acta fot
destruir las cuales deberán ser claras, y en por lo menos una, debe observarse de manera legible la placa del artículo que se destruye. Dicha destrucción deberá ser máximo un mes después de que el activo fue reportado como dañado a la Unidad Contable (por la Unidad de Compras en el caso de los activos que se tramitaron mediante la boleta de reparación
CON03), y por el custodio en el caso de los activos menores).
El Contador Encargado de los Activos Fijos debe presentar un informe tr
Directiva sobre los ajustes realizados en relación con la exclusión de Activos Fijos aprobados en el punto 5, inciso b de la política específica anterior.
En caso que un colaborador fuese cesado de sus funciones o renunciara, será resp
la Jefatura Inmediata, realizar la toma física de los Activos Fijos el último día que labora. Los activos pasarán a ser responsabilidad de esta Jefatura, hasta que se designe un nuevo custodio.
De igual forma, la jefatura presentará al Contador Encargado de los Activos Fijos el resultado de la Toma Física junto con la boleta de traslado correspondiente, para hacer los cambios en el
Será responsabilidad del Abogado de la administración el control de los activos fijos corresponden a terrenos y vehículos, por medio de una revisión semestral para prevenir el fraude
*** FIN DE LA POLÍTICA ***
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición y registro de Activos Fijos
Actividad
la Compra del Activo, según lo establecido en la POL/PRO-PROV- 01 “Compra de Bienes y Servicios” o lo compra de caja chica
Si la compra es tramitada por la unidad de compras, una vez que llega el traslada copia de la factura al Contador Encargado de los Activos Fijos para el registro y plaqueo del activo según las POL/PRO-CON 02
Cuando el valor de compra supere el monto máximo para erogaciones establecido en la TES02 “Manejo de Cajas Chicas”, se deberá presentar a Junta Directiva un informe en donde conste el análisis técnico y/u otros documentos que justifiquen el mal estado del activo fijo, debiendo emitirse un acuerdo para proceder con el ajuste. En análisis técnico del activo, si el mismo es emitido por un proveedor del Colegio que nos vende activos del mismo tipo, se debe contar con un segundo criterio técnico.
-TES02 “Manejo de Cajas cas”, la exclusión del activo será aprobada por la Jefatura Financiera y Dirección
De aprobarse la exclusión del activo, debe confeccionarse un acta de destrucción, en presencia del Auxiliar Contable, la Jefatura Financiera y la Asesoría Legal, excepto cuando la destrucción deba llevarse a cabo en una sede o finca distinta a las de San José y Alajuela, en cuyo caso el acta deberá ser firmada por el encargado de la sede o finca y dos testigos instrumentales, y como apoyo se adjuntará al acta fotografías del bien a destruir las cuales deberán ser claras, y en por lo menos una, debe observarse de manera legible la placa del artículo que se destruye. Dicha destrucción deberá ser máximo un mes nidad Contable (por la Unidad de Compras en el caso de los activos que se tramitaron mediante la boleta de reparación
El Contador Encargado de los Activos Fijos debe presentar un informe trimestral a la Junta Directiva sobre los ajustes realizados en relación con la exclusión de Activos Fijos aprobados en el
En caso que un colaborador fuese cesado de sus funciones o renunciara, será responsabilidad de la Jefatura Inmediata, realizar la toma física de los Activos Fijos el último día que labora. Los activos pasarán a ser responsabilidad de esta Jefatura, hasta que se designe un nuevo custodio.
dor Encargado de los Activos Fijos el resultado de la Toma Física junto con la boleta de traslado correspondiente, para hacer los cambios en el
Será responsabilidad del Abogado de la administración el control de los activos fijos que corresponden a terrenos y vehículos, por medio de una revisión semestral para prevenir el fraude
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición y registro de Activos Fijos
Responsable
Interesado Si la compra es tramitada por la unidad de compras, una vez que llega el
traslada copia de la factura al Contador Encargado de los
CON 02 Gestor de Compras
3. Si el activo es menor (comprado por caja chica) el Contador Encargado de los Activos Fijos cuando codifica el reintegro de caja chica y detecta la compra, fotocopia la factura y la traslada al auxiliar contable para el registro según las POL/PRO-CON 02 inciso c)
4. Completa la boleta de Compra de Activos
en un plazo no mayor a un día hábil después de recibido copia de la factura.
5. Traslada la boleta al interesado para que la firme en el espacio de recibido.
6. Firma de recibido conforme en la boleta de Compra de Activos CON04.
7. Entrega al Contador Encargado de los Activos Fijos, la Boleta de Compra de Activos (F-CON04) firmada, junto con la Copia de la Factura
respaldos que componen el costo total del Activo.
8. En base a la información suministrada en la Boleta de Compra de Activos CON04) y sus respaldos, procede a completar la información en el Sistema de Activos Fijos. Además archiva en un auxiliar los respaldos físicos del activo.
9. Realiza el registro contable del Activo. Si la compra es de Contado, con la solicitud de pago. Si la compra es a crédito, con la copia de la Factura.
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: Traslado de los Activos Fijos.
No.
1. Llena correctamente la boleta respectiva, según el tipo de movimiento que se vaya a realizar:
Traslado Permanente del Activo
solicitada a la Unidad de Contabilidad)
Traslado Temporal de Activos Fijos encuentra en intranet)
Traslado para Reparación de Activos Fijos debe ser solicitada al Gestor de Compras) 2. Para la boleta F-CON 01:
activo permanente y verifica que cumpla con los todos requisitos. Incluye en el Sistema los cambios que
la boleta en el expediente que respalda el auxiliar.
3. Para la boleta F-CON 02:
respaldo del activo que está dando en préstamo y a
activo que se detalla en dicha boleta, una vez que el interesado devuelve el activo al custodio original, se destruye la boleta temporal de Activos.
4. Para la boleta F-CON 03:
activo, según lo establecen las políticas.
5. SALIDA DE UN ACTIVO
En caso que el Activo salga de la Sede asignada, entregará al guarda la boleta respectiva, para respaldar la salida o entrada del activo.
6. Recibe la boleta del movimiento del Activo Fijo, y procede a chequear el activo que sale del edificio corroborando el número de placa, su estado, firmas y demás aspectos en la boleta, y firma en señal que cumple con los requisitos necesarios.
7. Conserva la copia que le corresponde y procede a entregar al interesado Si el activo es menor (comprado por caja chica) el Contador Encargado de los
Fijos cuando codifica el reintegro de caja chica y detecta la compra, fotocopia la factura y la traslada al auxiliar contable para el registro según las
Completa la boleta de Compra de Activos (F-CON04), registra y plaquea el, en un plazo no mayor a un día hábil después de recibido copia de la factura.
Traslada la boleta al interesado para que la firme en el espacio de recibido.
Firma de recibido conforme en la boleta de Compra de Activos (F- Entrega al Contador Encargado de los Activos Fijos, la Boleta de Compra de
firmada, junto con la Copia de la Factura y demás
respaldos que componen el costo total del Activo.
En base a la información suministrada en la Boleta de Compra de Activos (F- y sus respaldos, procede a completar la información en el Sistema de Activos Fijos. Además archiva en un auxiliar los respaldos físicos del activo.
Realiza el registro contable del Activo. Si la compra es de Contado, con la solicitud de pago. Si la compra es a crédito, con la copia de la Factura.
PROCEDIMIENTO: Traslado de los Activos Fijos.
Actividad
Llena correctamente la boleta respectiva, según el tipo de movimiento Traslado Permanente del Activo (F-CON01) (Esta boleta debe ser solicitada a la Unidad de Contabilidad)
Traslado Temporal de Activos Fijos (F-CON02) (Esta boleta se encuentra en intranet)
Traslado para Reparación de Activos Fijos (F-CON03) (Esta boleta debe ser solicitada al Gestor de Compras)
CON 01: Recibe el original de la boleta de traslado de activo permanente y verifica que cumpla con los todos requisitos. Incluye en el Sistema los cambios que indica el documento y procede a archivar la boleta en el expediente que respalda el auxiliar.
CON 02: Recibe la boleta de traslado temporal como respaldo del activo que está dando en préstamo y a cambio entrega el activo que se detalla en dicha boleta, una vez que el interesado devuelve el activo al custodio original, se destruye la boleta temporal de Activos.
CON 03: Recibe la boleta y tramita la reparación del activo, según lo establecen las políticas.
SALIDA DE UN ACTIVO
En caso que el Activo salga de la Sede asignada, entregará al guarda la boleta respectiva, para respaldar la salida o entrada del activo.
eta del movimiento del Activo Fijo, y procede a chequear el activo que sale del edificio corroborando el número de placa, su estado, firmas y demás aspectos en la boleta, y firma en señal que cumple con Conserva la copia que le corresponde y procede a entregar al interesado Si el activo es menor (comprado por caja chica) el Contador Encargado de los
Fijos cuando codifica el reintegro de caja chica y detecta la compra,
fotocopia la factura y la traslada al auxiliar contable para el registro según las Contador Encargado de los Activos
, registra y plaquea el,
Contador Encargado de los Activos
Contador Encargado de los Activos
Interesado Entrega al Contador Encargado de los Activos Fijos, la Boleta de Compra de
y demás
respaldos que componen el costo total del Activo.
Interesado
y sus respaldos, procede a completar la información en el Sistema de Contador Encargado de los Activos
Realiza el registro contable del Activo. Si la compra es de Contado, con la Contador Encargado de los Activos
PROCEDIMIENTO: Traslado de los Activos Fijos.
Responsable Llena correctamente la boleta respectiva, según el tipo de movimiento
CON01) (Esta boleta debe ser CON02) (Esta boleta se CON03) (Esta boleta
Interesado
Recibe el original de la boleta de traslado de activo permanente y verifica que cumpla con los todos requisitos. Incluye indica el documento y procede a archivar
Contador Encargado de los Activos Recibe la boleta de traslado temporal como
cambio entrega el
activo que se detalla en dicha boleta, una vez que el interesado devuelve Custodio del Activo del Gestor de compras
En caso que el Activo salga de la Sede asignada, entregará al guarda la Interesado eta del movimiento del Activo Fijo, y procede a chequear el
activo que sale del edificio corroborando el número de placa, su estado,
firmas y demás aspectos en la boleta, y firma en señal que cumple con Oficial de Seguridad.
Conserva la copia que le corresponde y procede a entregar al interesado Oficial de Seguridad.
las demás copias del formulario respectivo.
SALIDA TEMPORAL Fotocopia del formulario
8. ENTRADA DE UN ACTIVO
Busca la boleta de salida del activo que está ingresando, revisa el activo y completa la boleta respectiva que entregó el colaborador al sacar el equipo.
9. Devuelve el activo fijo solicitado como prestado a su custodio original.
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:
No.
1. Genera del Sistema de Activos Fijos, el listado según las realizar la toma física, mismo que debe contener como mínimo:
• Numero y Color de Placa del Activo
• Nombre del Activo
• Departamento o Unidad en donde está ubicado.
• Nombre del Colaborador responsable del Activo
2. Se presenta en la Unidad o lugar donde se realizará la toma física y la elabora, compara todo lo que hay en el lugar contra la lista emitida por el sistema verificando por medio del número de placa que cada uno de los activos asignados al custodio, se
original de ubicación y en uso, verificando además que todos los activos que están de forma física en el lugar se encuentren en la lista (tengan o no tengan placa), en caso de que algún activo no se encuentre en la li
presente alguna inconsistenta u observación, debe ser anotado de forma manual en la lista.
3. Revisa la toma física del inventario que le realizaron y procede a firmar de recibido conforme.
4. Compara el resultado de la toma física realizada con la información del auxiliar de activos Fijos.
5. En caso que se detecte alguna deficiencia en cuanto a la custodia de los activos, que pueda mejorar, si se traslada a otra person
le pueda dar un mejor control de activos, lo comunica por medio de correo electrónico a la Jefatura del Departamento y a la Dirección Ejecutiva.
5. En caso de que exista alguna diferencia completa el formulario F entrega al custodio para que firme en el espacio de recibido, además lo traslada a la Jefatura inmediata del custodio de igual forma para la firma correspondiente.
6. Firma el formulario en el espacio de recibido por el custodio
7. Firma el Formulario en el espacio de recibido por la Jefatura inmediata 8. Informa por escrito a la Unidad Contable
los próximos 3 días hábiles después de recibido el F diferencias presentadas.
las demás copias del formulario respectivo.
Fotocopia del formulario
SALIDA PERMANENTE Boleta Blanca: Contabilidad Boleta Rosada: Quien Entrega Boleta Amarilla: Quien Recibe Boleta Verde: Guarda
ENTRADA DE UN ACTIVO
Busca la boleta de salida del activo que está ingresando, revisa el activo y completa la boleta respectiva que entregó el colaborador al sacar el
evuelve el activo fijo solicitado como prestado a su custodio original.
PROCEDIMIENTO: Toma Física de Activos.
Actividad
Genera del Sistema de Activos Fijos, el listado según las necesidades para realizar la toma física, mismo que debe contener como mínimo:
Numero y Color de Placa del Activo Nombre del Activo
Departamento o Unidad en donde está ubicado.
Nombre del Colaborador responsable del Activo
Se presenta en la Unidad o lugar donde se realizará la toma física y la elabora, compara todo lo que hay en el lugar contra la lista emitida por el sistema verificando por medio del número de placa que cada uno de los activos asignados al custodio, se encuentre en buen estado, en su lugar original de ubicación y en uso, verificando además que todos los activos que están de forma física en el lugar se encuentren en la lista (tengan o no tengan placa), en caso de que algún activo no se encuentre en la lista, o se presente alguna inconsistenta u observación, debe ser anotado de forma Revisa la toma física del inventario que le realizaron y procede a firmar de el resultado de la toma física realizada con la información del En caso que se detecte alguna deficiencia en cuanto a la custodia de los activos, que pueda mejorar, si se traslada a otra personas más apta, o que le pueda dar un mejor control de activos, lo comunica por medio de correo electrónico a la Jefatura del Departamento y a la Dirección Ejecutiva.
En caso de que exista alguna diferencia completa el formulario F-CON05 y lo entrega al custodio para que firme en el espacio de recibido, además lo traslada a la Jefatura inmediata del custodio de igual forma para la firma Firma el formulario en el espacio de recibido por el custodio
Firma el Formulario en el espacio de recibido por la Jefatura inmediata Informa por escrito a la Unidad Contable y Jefatura Inmediata y corrige en los próximos 3 días hábiles después de recibido el F-CON05, acerca de las
Busca la boleta de salida del activo que está ingresando, revisa el activo y
completa la boleta respectiva que entregó el colaborador al sacar el Oficial de Seguridad.
Interesado
Responsable necesidades para
Personal de la Unidad Contable
Se presenta en la Unidad o lugar donde se realizará la toma física y la elabora, compara todo lo que hay en el lugar contra la lista emitida por el sistema verificando por medio del número de placa que cada uno de los encuentre en buen estado, en su lugar original de ubicación y en uso, verificando además que todos los activos que están de forma física en el lugar se encuentren en la lista (tengan o no sta, o se presente alguna inconsistenta u observación, debe ser anotado de forma
Personal de la Unidad Contable
Revisa la toma física del inventario que le realizaron y procede a firmar de
Colaborador el resultado de la toma física realizada con la información del Personal de la
Unidad Contable as más apta, o que
le pueda dar un mejor control de activos, lo comunica por medio de correo
Personal de la Unidad Contable CON05 y lo
Personal de la Unidad Contable
Custodio JefaturaInmediata
del custodio y Jefatura Inmediata y corrige en
CON05, acerca de las Colaborador
9. Realiza los ajustes necesarios en el Sistema de Activos Fijos con el respaldo de la documentación recibid
10. Concluido el plazo de los tres días hábiles y de no corregirse las inconsistencias, envía un correo electrónico al custodio de los activos con copia al Jefe inmediato con el fin de recordarles la situación detectada durante la toma física.
11. Corrige lo necesario en el día hábil siguiente de recibido el correo electrónico, y responde dicho correo a la Unidad contable con copia a la Jefatura inmediata sobre las medidas tomadas.
12. Realiza los ajustes necesarios en el Sistema de Activos Fijos con el respaldo de la documentación recibida.
13. En caso de no recibir respuesta concluido el día hábil luego de enviado el correo electrónico, traslada el Formulario F
14. Autoriza por medio de su firma en la boleta F
custodio o responsable; en el caso de que se confirme que este fue extraviado y devuelve el formulario al Auxiliar Contable.
15. En caso de que se autorice el cobro del activo extraviado, registra en el sistema contable y de activos fijos, la liquidación del activo, contra la cuenta por cobrar a empleados correspondiente.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No.
1.
TRAMITE PARA UN ACTIVO MENOR
Reporta al Asistente Contable que tiene un activo dañado.
2. Revisa el daño que presenta el activo, si se trata de un activo menor y determina que el daño, es considerable y la reparación no es factible por costo-beneficio para el Colegio.
3. Si el activo está para desecho según boleta de traslado temporal F
colaboradores de la Unidad de Contabilidad
4. Recibe el activo y lo conserva en la bodega destinada para los activos en trámite de desecho, para seguir el procedimiento.
5. Reporta a la Jefatura Financiera el daño del activo, y solicita la autorización para la exclusión del mismo.
6. Revisa el activo y autoriza la confección del Acta de destrucción de éste.
7. Confecciona el Acta de destrucción del activo.
8. Firman el Acta de Destrucción del Activo.
9. Excluye el Activo del sistema Auxiliar de Activos Fijos e incluye en el Sistema de Contabilidad el asiento respectivo, con los respaldos del movimiento.
10. TRAMITE PARA UN ACTIVO IGUAL AL MONTO MÁXIM
Realiza los ajustes necesarios en el Sistema de Activos Fijos con el respaldo de la documentación recibida.
Concluido el plazo de los tres días hábiles y de no corregirse las inconsistencias, envía un correo electrónico al custodio de los activos con copia al Jefe inmediato con el fin de recordarles la situación detectada Corrige lo necesario en el día hábil siguiente de recibido el correo electrónico, y responde dicho correo a la Unidad contable con copia a la Jefatura inmediata sobre las medidas tomadas.
Realiza los ajustes necesarios en el Sistema de Activos Fijos con el respaldo de la documentación recibida.
En caso de no recibir respuesta concluido el día hábil luego de enviado el traslada el Formulario F-CON05 a la DirecciónEjecutiva . Autoriza por medio de su firma en la boleta F-CON05 el cobro del activo al custodio o responsable; en el caso de que se confirme que este fue
el formulario al Auxiliar Contable.
En caso de que se autorice el cobro del activo extraviado, registra en el sistema contable y de activos fijos, la liquidación del activo, contra la cuenta por cobrar a empleados correspondiente.
EDIMIENTO: Activos Fijos dañados.
Actividad TRAMITE PARA UN ACTIVO MENOR
Reporta al Asistente Contable que tiene un activo dañado.
Revisa el daño que presenta el activo, si se trata de un activo menor y determina que el daño, es considerable y la reparación no es factible por
beneficio para el Colegio.
Si el activo está para desecho según el procedimiento anterior, confecciona la boleta de traslado temporal F-CON 02, para trasladar el activo a alguno de los colaboradores de la Unidad de Contabilidad
Recibe el activo y lo conserva en la bodega destinada para los activos dañados en trámite de desecho, para seguir el procedimiento.
Reporta a la Jefatura Financiera el daño del activo, y solicita la autorización para la exclusión del mismo.
activo y autoriza la confección del Acta de destrucción de éste.
Confecciona el Acta de destrucción del activo.
Firman el Acta de Destrucción del Activo.
Excluye el Activo del sistema Auxiliar de Activos Fijos e incluye en el Sistema de Contabilidad el asiento respectivo, con los respaldos del movimiento.
TRAMITE PARA UN ACTIVO FIJO CON VALOR DE COMPRA MAYOR O IGUAL AL MONTO MÁXIMO PARA EROGACIONES ESTABLECIDO EN LA
Realiza los ajustes necesarios en el Sistema de Activos Fijos con el respaldo Personal de la Unidad Contable Concluido el plazo de los tres días hábiles y de no corregirse las
inconsistencias, envía un correo electrónico al custodio de los activos con copia al Jefe inmediato con el fin de recordarles la situación detectada
Personal de la Unidad Contable Corrige lo necesario en el día hábil siguiente de recibido el correo
electrónico, y responde dicho correo a la Unidad contable con copia a la Colaborador Realiza los ajustes necesarios en el Sistema de Activos Fijos con el respaldo Personal de la
Unidad Contable En caso de no recibir respuesta concluido el día hábil luego de enviado el
CON05 a la DirecciónEjecutiva .
Personal de la Unidad Contable CON05 el cobro del activo al
custodio o responsable; en el caso de que se confirme que este fue DirecciónEjecutiva.
En caso de que se autorice el cobro del activo extraviado, registra en el
sistema contable y de activos fijos, la liquidación del activo, contra la cuenta Personal de la Unidad Contable
Responsable Colaboradores Revisa el daño que presenta el activo, si se trata de un activo menor y
determina que el daño, es considerable y la reparación no es factible por
Contador Encargado de los Activos
el procedimiento anterior, confecciona la
CON 02, para trasladar el activo a alguno de los Custodio del Activo dañados Contador Encargado
de los Activos Reporta a la Jefatura Financiera el daño del activo, y solicita la autorización Contador Encargado
de los Activos JefaturaFinanciera
Abogado de la Administración Jefatura Financiera/
Abogado de la Administración/
Encargado de los Activos Excluye el Activo del sistema Auxiliar de Activos Fijos e incluye en el Sistema de Contador Encargado
de los Activos MPRA MAYOR O
STABLECIDO EN LA Colaborador
POL/PRO-TES02, “MANEJO DE CA
Llena la boleta de Reparación de Activos Fijos dañado a Encargada de la Unidad de Compras mantiene una copia en su archivo.
11. Tramita la compra del servicio de reparación de acuerdo a lo establecido con en la Política POL/PRO PROV-01 “Compra de Bienes y Servicios”.
12. Envía el activo a un taller de servicios especializados de acuerdo a su clase.
13. Lleva un auxiliar con los activos que se mantienen en reparación, e informa a la Unidad de Contabilidad el reingreso de los activos reparados.
14. Se mantiene en constante comunicación con el Encargada de Compras acerca del activo enviado a reparar.
15. Entrega el activo reparado contra firma de recibido del custodio que solicitó la reparación.
16. Si el costo de reparación es
no se puede reparar, solicitar al proveedor del servicio un documento que confirme esa información, y lo entrega por escrito y contra recibido del Auxiliar Contable.
17. Recibe el documento, y coordina con el Encargado de la Unidad de Contabilidad los trámites para enviar por medio de la Dirección Ejecutiva, la información a la Junta Directiva para la aprobación de la exclusión del Activo en el sistema contable y el Auxiliar de Activos Fijos.
18. Recibe el Acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la Exclusión y desecho del Activo Fijo y coordina con el Encargado de Contabilidad para desechar el activo y excluirlo de la Contabilidad
Fijos.
19. Siguen los pasos del 5 al 7 del Subprocedimiento de Activos Fijos dañados.
20. En caso que el daño del activo sea muy notorio, procederá a documentar el estado, sin necesidad de enviar el activo al taller especializado y se actuará de la misma forma que indican los puntos del 15 al 17 del Subprocedimiento de Activos Fijos dañados.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Control de los bienes del Colegio (Terrenos y Vehículos)
No.
1. Comunica por escrito a la Jefatura Administrativa sobre la compra de nuevas propiedades y/o vehículos para lo
2. Monitorea por medio de la página del registro público de forma semestral las propiedades y vehículos del colegio con el fin de prevenir el fraude registral, deja constancia por escrito de dicha revisión
3. Del Monitoreo realizado, traslada por escrito un resumen de las propiedades del Colegio con ubicación, número de la propiedad y fecha de realizado el
TES02, “MANEJO DE CAJAS CHICAS”.
Llena la boleta de Reparación de Activos Fijos (F-CON03) y entrega el activo dañado a Encargada de la Unidad de Compras, solicita la firma de recibido y mantiene una copia en su archivo.
Tramita la compra del servicio de reparación de acuerdo a lo establecido con en 01 “Compra de Bienes y Servicios”.
activo a un taller de servicios especializados de acuerdo a su clase.
Lleva un auxiliar con los activos que se mantienen en reparación, e informa a la Unidad de Contabilidad el reingreso de los activos reparados.
mantiene en constante comunicación con el Encargada de Compras acerca del activo enviado a reparar.
Entrega el activo reparado contra firma de recibido del custodio que solicitó la igual o mayor al del costo de reposición del activo o no se puede reparar, solicitar al proveedor del servicio un documento que confirme esa información, y lo entrega por escrito y contra recibido del Auxiliar Recibe el documento, y coordina con el Encargado de la Unidad de Contabilidad los trámites para enviar por medio de la Dirección Ejecutiva, la información a la Junta Directiva para la aprobación de la exclusión del Activo en el sistema
ar de Activos Fijos.
Recibe el Acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la Exclusión y desecho del Activo Fijo y coordina con el Encargado de Contabilidad para desechar el activo y excluirlo de la Contabilidad General y del Auxiliar de Activos Siguen los pasos del 5 al 7 del Subprocedimiento de Activos Fijos dañados.
En caso que el daño del activo sea muy notorio, procederá a documentar el estado, sin necesidad de enviar el activo al taller especializado y se actuará de la misma forma que indican los puntos del 15 al 17 del Subprocedimiento de
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Control de los bienes del Colegio (Terrenos y
Actividad
Comunica por escrito a la Jefatura Administrativa sobre la compra de nuevas propiedades y/o vehículos para lo que corresponda.
Monitorea por medio de la página del registro público de forma semestral las propiedades y vehículos del colegio con el fin de prevenir el fraude registral, deja constancia por escrito de dicha revisión realizada.
Del Monitoreo realizado, traslada por escrito un resumen de las propiedades del Colegio con ubicación, número de la propiedad y fecha de realizado el y entrega el activo , solicita la firma de recibido y Tramita la compra del servicio de reparación de acuerdo a lo establecido con en
Gestor de Compras Gestor de Compras Lleva un auxiliar con los activos que se mantienen en reparación, e informa a la
Gestor de Compras mantiene en constante comunicación con el Encargada de Compras acerca
Colaborador Entrega el activo reparado contra firma de recibido del custodio que solicitó la
Gestor de Compras igual o mayor al del costo de reposición del activo o
no se puede reparar, solicitar al proveedor del servicio un documento que
confirme esa información, y lo entrega por escrito y contra recibido del Auxiliar Gestor de Compras Recibe el documento, y coordina con el Encargado de la Unidad de Contabilidad
los trámites para enviar por medio de la Dirección Ejecutiva, la información a la Junta Directiva para la aprobación de la exclusión del Activo en el sistema
Contador Encargado de los Activos Recibe el Acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la Exclusión y
desecho del Activo Fijo y coordina con el Encargado de Contabilidad para General y del Auxiliar de Activos
Contador Encargado de los Activos Contador Encargado
de los Activos / Jefatura Financiera/
Abogado de la Administración / En caso que el daño del activo sea muy notorio, procederá a documentar el
estado, sin necesidad de enviar el activo al taller especializado y se actuará de la misma forma que indican los puntos del 15 al 17 del Subprocedimiento de
Encargado de los Activos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Control de los bienes del Colegio (Terrenos y
Responsable Comunica por escrito a la Jefatura Administrativa sobre la compra de nuevas
Abogado de la Administración Monitorea por medio de la página del registro público de forma semestral las
propiedades y vehículos del colegio con el fin de prevenir el fraude registral,
Abogado de la Administración
Del Monitoreo realizado, traslada por escrito un resumen de las propiedades del Colegio con ubicación, número de la propiedad y fecha de realizado el
Abogado de la Administración
monitoreo a la Jefatura Administrativa a quien le servirá como respaldo para el control de pagos de impuestos municipales, pagos de pólizas, entre otras.
4. Del Monitoreo realizado, traslada por escrito un resumen de los vehículos con número de placa y fecha de realizado del moniterio al Encargado de servicios Generales.
HISTÓRICO DE VERSIONES Versión Fecha de
cambio
10 26-5-2014 Políticas específicas 6, 7, 8. Modificaciones en monitoreo a la Jefatura Administrativa a quien le servirá como respaldo para el
tos municipales, pagos de pólizas, entre otras.
Del Monitoreo realizado, traslada por escrito un resumen de los vehículos con número de placa y fecha de realizado del moniterio al Encargado de servicios
*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***
Breve descripción del cambio Políticas específicas 6, 7, 8. Modificaciones en
Procedimientos
monitoreo a la Jefatura Administrativa a quien le servirá como respaldo para el Del Monitoreo realizado, traslada por escrito un resumen de los vehículos con
número de placa y fecha de realizado del moniterio al Encargado de servicios Abogado de la Administración
Solicitado por Unidad de Contabilidad
