POLÍTICAS
COMPRAS CORPORATIVAS
Corporativo de Grupo Alianza Estratégica Portuaria
PROPÓSITO
Garantizar la adquisición de bienes y/o servicios, atendiendo los requisitos de calidad, eficiencia, oportunidad y legalidad aplicables, con el fin de satisfacer las necesidades de operación y administración, contribuyendo a generar utilidad a la organización, con un sistema de gestión y selección adecuada de proveedores en pleno cumplimiento de las Políticas, Procesos y Procedimientos establecidos.
ALCANCE
Aplicable a todos los usuarios y a todas las Unidades de Negocio del Corporativo Grupo Alianza Estratégica Portuaria, que participan en el proceso de compras y recepción de bienes y servicios.
DOCUMENTOS REFERENCIADOS
• Manual de Calidad
• Código de Ética
• Procedimiento de compras
• Procedimiento de Socios Comerciales
• Procedimiento alta de proveedores
• Justificación de compra
• Lista de proveedores
• Evaluación de proveedores
• Política de Daños Patrimoniales
• Política de Recursos Humanos
• Vehículos Asignados A Puestos Directivos DEFINICIONES
• DG: Director General Grupo Alianza
• COMPRA: Obtener un producto o servicio, pagando por él.
• PROVEEDOR: Puede ser persona física o moral que abastece a otras empresas con existencias (productos o servicios), los cuales serán transformados para venderlos posterior o directamente se compran para su venta.
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DESARROLLO
1. Las unidades de negocios deben centralizar sus compras a oficinas Corporativas para fortalecer la capacidad de negociación y ser elegibles para descuentos por volumen, en caso de haber.
2. Priorizar el interés de Alianza Estratégica y sus Unidades de Negocio sobre el interés particular de las áreas.
3. Promover una sana competencia entre los proveedores para obtener el máximo valor añadido para Grupo Alianza, desarrollar relaciones con proveedores, de mutuo beneficio, largo plazo, con altos estándares de calidad, cumplimiento y de transparencia.
4. Contar con un proceso de compras, ágil y eficiente con la finalidad de incrementar nuestra productividad y disminuir costos operativos.
5. Es responsabilidad del Jefe de Adquisiciones, así como de los colaboradores encargados de adquirir bienes y/o servicios integrar y asegurarse de conservar por un periodo mínimo de 5 años el expediente de todas las operaciones de adquisición de bienes y/o servicios con la finalidad de cumplir con las obligaciones fiscales y normativas, así como del debido control interno de la compañía.
6. Es requisito indispensable que el Jefe de Adquisiciones recabe y mantenga actualizada la información bancaria y fiscal para realizar el alta del proveedor en el apartado que tiene CALIPSO para ese fin.
7. El Departamento de Compras es responsable de solicitar al Departamento de Sistemas el alta del proveedor en CORE RD con la finalidad de obtener la factura ligada a una OC en tiempo y forma.
8. Es responsabilidad del Jefe de Adquisiciones validar que el proveedor se encuentre dado de alta en el CORE RD, si por omisión del Jefe de Adquisiciones el proveedor no puede ingresar su factura por no encontrarse dado de alta y con ello ocasiona una gestión de pago extraordinario (de forma indebida) se procederá a la sanción correspondiente, establecida en Política de Recursos Humanos y/o Reglamento Interno de Trabajo.
9. El expediente deberá comprender la información y documentación de acuerdo con la siguiente lista:
• Caratula del estado de cuenta bancaria
• Opinión de cumplimiento positiva
• Constancia de situación fiscal
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Límite máximo de autorización en
pesos
Requisitor
Contador de UNE (presupuesto)
Gerente de Sistemas
Director o Gerente de
UNE
Dirección General
Comité Ejecutivo
Consejo de Administración
1 a 40,000 P P P P
40,001 a 100,000 P P P P A
100,001 a 400,000 P P P P P
400,001 a 2'000,000 P P P P P A
2'000,001 a 8'000,000 P P P P P M
> a 8'000,001 P P P P P A M
NIVELES DE AUTORIZACIÓN DE ORDENES DE COMPRA
10. En caso de que alguno de los proveedores tenga opinión de cumplimiento NEGATIVA, Cuentas por Pagar deberá validar la información ante SAT para verificar en que supuesto se encuentra, posterior deberá informarle a Compras si es un Proveedor que deba quedar bloqueado hasta su regularización ante SAT, Compras en conjunto de Cuentas por Pagar darán seguimiento hasta obtener opinión positiva.
Cuando un proveedor se encuentre constantemente con Opinión Negativa, el Jefe de Adquisiciones deberá informar de manera oportuna al proveedor para que este atienda su situación Fiscal y realice las gestiones correspondientes ante SAT.
La adquisición del bien o servicio deberá ser autorizada a través de la orden de compra de acuerdo con el siguiente cuadro de facultades y niveles de autorización.
Nota: Para el caso de proyectos de construcción y/o obra civil que sobrepasen $1,000,000.00 antes de IVA, se deberá contratar los servicios de un Supervisor de Obra, el cual:
• Realizará junto con el Jefe de Adquisiciones y los Gerentes y/o Directores de las unidades de negocio de Grupo Alianza, el diseño del Proyecto de la Obra (Anteproyecto).
No Aplica
P Proceso en Calipso A Recibe mail de calipso M Mail de autorización
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• Verificará y validará el proyecto de la obra, aportando si fuera el caso, las modificaciones que considere oportunas, en común acuerdo con el Jefe de Adquisiciones, Gerente y/o Director del área de Grupo Alianza.
• Verificará que los proveedores que están licitando la obra cumplan con lo establecido en el catálogo de conceptos, corroborará que las cotizaciones las realicen por iguales condiciones.
• Verificará el cronograma de ejecución de la obra presentado por la empresa constructora.
• Verificará y llevará el control para asegurarse que la empresa constructora ejecute los trabajos en estricto cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas que se establecieron previamente en el Anteproyecto. En caso de existir discrepancias entre los diseños, especificaciones técnicas y reglamentación vigente, como primer paso deberá informar inmediatamente de la situación al Jefe de Adquisiciones, Gerente y/o Director de la unidad de Negocio de Grupo Alianza.
• Verificará el cumplimiento de la normativa vigente en el tema de seguridad para los trabajadores de las obras.
• Verificará el cumplimiento de la normativa laboral vigente.
• Verificará el cumplimiento de la normativa ambiental vigente.
• Representará a Grupo Alianza en el seguimiento y control de la obra encargada a un constructor o empresa.
• Validará y cotejará las estimaciones de obra presentadas por el constructor, para liberar su pago.
• Es responsabilidad del Jefe de Adquisiciones recabar y crear el expediente con la información de la Obra realizada, dicho expediente contendrá la información relativa a Cotización, Estimaciones correspondientes, facturas, el resultado de la revisión del Supervisor de Obra.
La información requerida es enunciativa más no limitativa.
• Llevar la bitácora de obra donde incluirá cualquier situación que se presente durante el desarrollo de los trabajos de construcción que sea diferente a lo establecido en la contratación.
PROVEEDORES AUTORIZADOS
11. El Jefe de Adquisiciones, así como los Colaboradores Encargados De Adquirir Bienes y/o Servicios deberá integrar y documentar el catálogo de proveedores autorizados de bienes y/o servicios, así como su desempeño, regularidad de compra y tipo de adquisición, dentro del apartado que Calipso tiene para esos efectos.
12. El Jefe de Adquisiciones, así como los Colaboradores Encargados De Adquirir Bienes y/o Servicios deben evaluar y seleccionar al proveedor de bienes y servicios bajo las siguientes consideraciones por medio del formato Evaluación De Proveedores y dentro del apartado que CALIPSO tiene para tal efecto, la evaluación se deberá realizar mínimo 1 vez por cada 6 meses:
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Precio Variedad de Productos y/o Servicios.
Garantías de Productos y/o Servicios. Tiempo de Respuesta.
Calidad del Productos y/o Servicios. Periodo de Crédito.
Condiciones de pago. Horarios de Atención.
Compromisos en tiempo y entrega. Cobertura Geográfica.
Servicios y mantenimiento post- venta. Seguridad.
Nota: Son enunciativos mas no limitativos
13. Es responsabilidad del Jefe de Adquisiciones llevar a cabo las evaluaciones semestrales para determinar el listado anual de los proveedores que estarán autorizados anualmente para brindar los productos y/o servicios que requiere Grupo Alianza, y deberá informar oportunamente al proveedor su calificación y dar retroalimentación oportuna. Toda omisión de evaluación por parte del responsable del Departamento de Compras, que lleve a Grupo Alianza a un Quebranto o desembolso de recursos monetarios innecesario y que pudo ser evitado a través de una correcta evaluación al proveedor, será causal de sanción al Departamento de Compras de acuerdo con lo estipulado en Política de Recursos Humanos y/o Reglamento Interno de Trabajo.
REQUISICIONES DE COMPRA
14. Ningún colaborador podrá autorizarse así mismo una requisición de compra, en todos los casos deberá ser aprobado de acuerdo con el cuadro de facultades a que se refiere la presente política.
15. En el supuesto donde la compra deba de realizase por medio de la caja chica ver Política de fondo fijo.
16. El Jefe de Adquisiciones no está autorizado para elaborar requisición de compra.
17. La requisición de compra deberá elaborarse por tipo de bienes y/o servicios, evitando mezclar diferentes bienes y/o servicios.
18. El solicitante deberá proporcionar la información técnica y las características del tipo de bien y servicio requisitado al Jefe de Adquisiciones cuando por el tipo del bien o servicio así lo requiera, con la finalidad de que el Jefe de Adquisiciones se encuentre en condiciones de cotizar el bien o servicio que mejor convenga.
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19. La fecha límite de recepción de requisiciones semanales serán los jueves a las 10 am. Está limitante no es aplicable en los casos de Compra Express.
20. Requisiciones para solicitudes de mantenimiento a equipo de transporte, antes de proceder a la adquisición deberá identificarse si se trata de (equipos arrendados o son propiedad de la UNE), una vez que queden plenamente identificados, que tipo de equipo es, los mantenimientos a realizarse deberán ser revisados a la luz de los contratos, donde debe verificarse si el mantenimiento es a cargo de la UNE o lo deberá realizar la arrendadora. Queda prohibido contratar mantenimientos que deban correr por cuenta de la arrendadora.
Los vehículos que se otorguen a préstamos a otras UNES, primero se deberá avisar y llenar formato de Solicitud de Préstamo Vehicular, (Ver Política de Recursos Humanos y/o uso de Vehículos Asignados a Puestos Directivos) para que en caso de requerir una reparación y/o mantenimiento derivado del préstamo, se pueda determinar a quién se le cobrará.
21. Queda estrictamente prohibido a los solicitantes omitir el proceso establecido en esta Política, en caso de detectarse facturas que no se hubieran requisitado de acuerdo con lo establecido en esta política, se realizará la investigación para definir responsables y proceder a la sanción correspondiente de acuerdo con lo indicado en Reglamento Interno de Trabajo y/o Política de Recursos Humanos. En caso de que se defina la responsabilidad de los colaboradores en la omisión se procederá a dar aviso al Departamento de Recursos Humanos para recabar la firma de los responsables y en caso de ser aplicable proceder a la amonestación que corresponda.
22. Toda compra que por su naturaleza se convierta en un NO DEDUCIBLE para alguna de las UNES deberá estar autorizada conforme a la tabla de autorizaciones especificada en esta Política.
23. Las únicas compras autorizadas que no necesariamente pasarán por el circuito de compras son las relacionadas con la continuidad de la operación, soluciones inmediatas a temas de seguridad y solicitudes puntuales por parte de los socios podrá no aplicar la tabla de cotizaciones siempre y cuando exista evidencia de la autorización de acuerdo con los puestos establecidos en el cuadro de facultades y niveles de autorización.
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24. Cuando se cuente con proveedor único o relación laboral bajo un contrato, no necesariamente deberá contar con una cotización, siempre y cuando exista evidencia de la autorización de acuerdo con los puestos establecidos en el cuadro de facultades y niveles de autorización.
COTIZACIONES
25. El Jefe de Adquisiciones una vez recibida la requisición procederá a realizar las cotizaciones con los diversos proveedores de bienes y servicios de conformidad con la siguiente tabla:
MONTO De $2,001 a $5,000 pesos De $5,001 a $20,000 pesos Mayor a $20,000 pesos
COTIZACIONES REQUERIDAS 1 2 3
*Nota: Ver procedimiento de compras.
26. La cotización que emita el proveedor de bienes o servicios deberá contener por lo menos las siguientes características:
• Formato con hoja membretada o logotipo del proveedor de bienes o servicios
• Vigencia de la cotización
• Características y/o especificaciones de los bienes o servicios cotizados
• Tiempo de entrega del bien o servicio
• Valor del bien o servicio cotizado.
• Catálogo de conceptos
• Firma del prestador o del representante legal del prestador del bien o servicio.
• Fecha y Lugar de elaboración de la cotización.
Nota: Quedan exceptuadas de la regla anterior, las instituciones de gobierno y las tiendas departamentales, las mencionadas anteriormente son enunciativos mas no limitativos.
27. El tiempo estipulado para la gestión de una cotización y recepción de respuesta del posible candidato a proveedor será de 1 mes contado desde el día en que se levante el requerimiento de compra.
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ORDEN DE COMPRA
28. Toda compra deberá ser autorizada de conformidad con la tabla de facultades a que se refiere la presente política antes de comprometer a la compañía con cualquier proveedor de bienes y servicios.
29. El Jefe de Adquisiciones es la única persona autorizada para procesar las requisiciones de adquisiciones de bienes y/o servicios, negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra.
Nota: El jefe de adquisiciones se encuentra facultado de autorizar al o los ejecutivos de adquisiciones para casos esporádicos a darle apoyo en seguimiento a las negociaciones con proveedores a todo el proceso de compra, la responsabilidad de dicha negociación es única y exclusivamente del Jefe de Adquisiciones.
30. El Jefe de Adquisiciones para poder procesar una orden de compra de bienes y/o servicios deberá hacerlo mediante Calipso.
31. Los únicos facultados y autorizados para dar alta un proveedor son el Jefe y los ejecutivos de Adquisiciones, bajo el procedimiento establecido en la presente política, cualquier colaborador que realice altas de proveedores o una gestión que afecte directamente o indirectamente la adquisición de bienes y/o servicios se considerara como una falta al reglamento interno de trabajo y a las políticas de GRUPO ALIANZA motivo por el cual será acreedor a las sanciones correspondientes, y quedará como único obligado ante el proveedor del bien y/o servicio, debiendo sacar a salvo y en paz a GRUPO ALIANZA de cualquier acción ejercida por el proveedor del bien o servicio en relación a las obligaciones contraídas por el colaborador infractor.
RECEPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO
32. Es responsabilidad del solicitante y/o beneficiario del bien y/o servicio asegurarse de recibir dicho bien y/o servicio de conformidad con la cotización propuesta y aceptada y los acuerdos y condiciones celebrados con el proveedor de servicio seleccionado.
33. Es responsabilidad del solicitante y/o beneficiario del bien y/o servicio informar de manera inmediata al Jefe de Adquisiciones de las desviaciones y/o deficiencias del bien y/o servicio recibido para que el Jefe de Adquisiciones pueda correr los procesos de reclamaciones y/o garantías correspondientes.
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34. El quebranto económico o el daño causado a GRUPO ALIANZA que produzca la falta de la notificación oportuna al que se refiere el punto anterior, ocasionará medidas correctivas y disciplinarias, así como las sanciones correspondientes, al solicitante que haya dejado de observar la presente regla, así como la obligación de indemnizar en términos de la ley federal de trabajo a GRUPO ALIANZA, incluidos los deducibles de las pólizas de seguro que deban ser utilizadas.
Al supervisor y a los ejecutivos del área y/o a los que se les observe, este tipo de quebrantos o daños, se le recabará la firma de conformidad para proceder al descuento correspondiente. Ver Política de Daños Patrimoniales.
35. El solicitante y/o beneficiario receptor del bien y/o servicio deberá al momento de recibir dicho bien y/o servicio recepcionar en Calipso.
PRESUPUESTO
36. Cada departamento es responsable del control de su presupuesto asignado (saldo) para llevar a cabo las compras, así como no rebasar el presupuesto anual que se haya acordado.
37. Cada unidad de negocio y sus departamentos de GRUPO ALIANZA son responsable del control del presupuesto anual asignado (saldo) para llevar a cabo las adquisiciones de bienes y/o servicios, así como de no rebasar dicho presupuesto.
38. La requisición de compra deberá contar con autorización del área responsable del presupuesto anual del departamento y unidad de negocio correspondiente.
39. Cuando se reciba una requisición de compra (y sea un proveedor nuevo) y esta se envíe a contabilidad para asignación de presupuesto, deberá contar con la información sobre la UNE a la que se va a facturar la Compra y/o Servicio Solicitado, debiendo quedar especificado si la UNE en cuestión absorbe el 100% o será gasto prorrateado entre todas las Unidades de Negocio.
40. El presupuesto autorizado y asignado a una requisición de compra es intransferible y no canjeable excepto autorización expresa del responsable del control del presupuesto anual.
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CONTRATOS
41. El departamento legal es el responsable de revisar y/o elaborar el contrato de compra y/o el contrato de prestación de servicios que forma parte del expediente del proveedor, de conformidad con la política Elaboración o Revisión de Contrato.
42. El Jefe de Adquisiciones, los Colaboradores Encargados de Adquirir Bienes y/o Servicios, Solicitantes, y el responsable de contratos del área legal, conservaran los contratos y control de los plazos de vencimiento, para contar con las actualizaciones de los contratos en tiempo y forma, así como la recuperación de los depósitos en garantía y/o cancelaciones de las fianzas otorgadas cuando así apliquen.
43. Es responsabilidad del solicitante y/o beneficiario que requiera la renovación de los contratos de los proveedores de bienes y/o servicios correr los procesos establecidos en la presente política.
44. En caso de contratos plurianuales, la ORDEN DE COMPRA debe contemplar el monto a consumir del presupuesto en el ejercicio fiscal del contrato y de cada inicio de año (este tipo de compras generalmente no cuentan con una factura).
EXCLUSIONES
45. El departamento de sistemas es el único autorizado para realizar y autorizar la requisición de compra para adquirir tecnología, equipo de cómputo, hardware y software con el visto bueno del Jefe de Adquisiciones.
46. Es responsabilidad del departamento de Sistemas solicitar en tiempo y forma todas aquellas compras que cuentan con una vigencia anual (el control de fechas estará a cargo de dicho departamento).
47. Solo el Director General de Grupo Alianza es responsable de autorizar compras de activo fijo, contratación de servicios de asesoría legal, fiscal, de servicios especializados, de gobierno corporativo y gastos de representación, con total apego al cumplimiento en temas de materialidad de operaciones que actualmente opera por parte de la autoridad tributaria.
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48. Las compras Extraordinarias o de Urgencia están sujetas a autorización del Director de Finanzas y Director de Administración mediante correo electrónico para poder realizar la adquisición.
49. El solicitante no deberá establecer con el proveedor compromisos de compra o negociar asuntos relacionados con precios o condiciones.
50. El departamento de compras que tenga solicitudes de adquisiciones con proveedores que pudieran ser observados como potencial de revisión por parte de la autoridad en el tema de Materialidad de Operaciones, deberán ser evaluados con el cuestionario aplicable (solicitar la aplicación al responsable del área de impuestos), donde se revisará que cumpla con los requisitos que SAT tiene establecido para este tipo de Proveedores, el departamento de impuestos evaluara y entregará los resultados de la evaluación correspondiente al departamento de Compras. La aprobación de la compra requiere la autorización de la Dirección General.
51. Queda estrictamente prohibido fraccionar o estructurar operaciones de compras con la intención de evitar o evadir aplicar los niveles de autorización de compras establecidos en esta política.
DEPÓSITO EN GARANTIA / ANTICIPO A PROVEEDORES
52. No se podrán comprometer adelantos, sin las correspondientes garantías de FIEL cumplimiento cuando corresponda previamente autorizada por el Director General de Grupo Alianza.
53. Los pagos anticipados autorizados, no deben ser superiores al 50% del precio de compra antes de la entrega de los bienes o servicios contratados y deberán contar con las autorizaciones correspondientes.
CONTROL DE INVENTARIO
54. Es responsabilidad de las áreas que administran bienes y/o servicios de Grupo Alianza, llevar el inventario de los artículos que administran y solicitar las compras con la debida anticipación y finalidad de no obstaculizar el debido proceso de la presente política.
55. Es responsabilidad del almacenista proporcionar el reporte mensual al departamento de contabilidad de entradas y salidas de los bienes que resguarda. Todo faltante sin justificación y la debida firma del jefe de área, será causal de descuento, recursos humanos recibirá el detalle de insumo que falte, así
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como el importe a descontar, serán los responsables de recabar la firma correspondiente al empleado para la aplicación contable del deudor, ver Política De Daños Patrimoniales.
56. Los Supervisores de Contabilidad deberán recabar las entradas y salidas de los bienes para su aplicación en los registros contables de los inventarios y su alta o baja del mismo, los Supervisores serán responsables de los conteos físicos de las existencias, los cuales serán realizados de forma periódica para comprobación de estas.
ÉTICA
57. Toda adquisición de bienes o servicios debe regirse bajo el Código de Ética Corporativo.
58. El Jefe de Adquisiciones, y los colaboradores encargados de adquirir bienes y/o servicios deben realizar compras evitando incurrir en un conflicto de intereses, debiendo observar y custodiar en todo momento el interés de la compañía, así como abstenerse de revelar los criterios de selección de compras.
59. Se prohíbe adquirir bienes y servicios para consumo propio a expensas de la empresa.
60. Los colaboradores no deberán participar en ninguna actividad o decisión que involucre un conflicto de interés real o potencial para la compañía.
61. El Jefe de Adquisiciones, y los colaboradores encargados de adquirir bienes y/o servicios deberán informar al Director General de Grupo Alianza y Gerente de Legal de los conflictos e intereses con partes relacionadas que se identifiquen durante el proceso de adquisición de bienes y/o servicios.
62. Los colaboradores de Grupo Alianza sin excepción alguna deben abstenerse de tomar ventaja de su autoridad o posición en la organización para beneficiarse personalmente en un proceso de adquisición de un bien y/o servicio.
63. Los colaboradores de Grupo Alianza no deben aceptar obsequios o incentivos proveedores a título personal. Las cortesías y/o obsequios realizados por proveedores deberán entregarse al departamento de Recursos Humanos. La falta de observación de la presente norma será sancionada conforme al Reglamento Interno de Trabajo y Políticas de Grupo Alianza.
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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO AL DOCUMENTO
01 07/02/2020 Creación del documento
02 22/05/2020 Se agregan notas de responsabilidad de los responsables de compras de bienes y servicios de todas las Unidades de Negocio de Grupo Alianza.
03 26/09/2020
Se agregan políticas para construcciones civiles en el punto 6 de la política, se agregan excepciones de cotizaciones en el punto 14, se cambian puestos de elaboración, revisión y aprobación del documento.
04 31/05/2022
Modificación del propósito y alcance, se reduce el número de documentos en el expediente de los proveedores (tabla de personas físicas y morales), se agrega el punto 14.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Puesto: Jefe de Adquisiciones Puesto: Contador Senior Puesto: Director de Administración
