FedEx
®
Ship Manager
Software
Guía de instalación del usuario
Para Windows 2000 ó superior
(excepto para Windows Me)Avisos 3
Avisos
FedEx® Ship Manager Software y todos los materiales y demás documentación son confidenciales y pertenecen a Federal Express Corporation. Ninguna parte del software, manuales ni documentación podrá ser reproducida, modificada, transmitida o desvelada a terceros por ningún medio sin el consentimiento de Federal Express Corporation. Reservados todos los derechos.
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determinados países extranjeros o en ambos: FedEx, International Priority e International Priority Freight.
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Contenido 5
C
ONTENIDO
Introducción . . . 9
Presentación de FedEx® Ship Manager Software . . . 9
Uso de este manual . . . 10
Convenciones tipográficas . . . 10
Conocimientos y aptitudes necesarias . . . 10
Requisitos . . . 11
Requisitos del sistema . . . 11
Requisitos de hardware . . . .11
Requisitos de software. . . .11
Necesidades de comunicación. . . . 11
Instalación . . . .13
Información general . . . 13
Instalación del software . . . 13
Aspectos previos a la instalación . . . 13
Instalación de FedEx® Ship Manager Software. . . 13
Para comenzar la instalación . . . .13
Para continuar con la instalación . . . .14
Para finalizar la instalación . . . .17
Configuración del software. . . 18
Inicio de la configuración . . . 18
Configuración de las comunicaciones . . . 18
Para introducir las definiciones de una conexión en red conmutada . . . .19
Para introducir las definiciones de una conexión en red conmutada . . . .20
Para introducir los parámetros de comunicaciones sin una conexión a Internet . . . .21
Configuración de impresora . . . 24
Configuración de instalación . . . 24
Introducción de los valores . . . .24
Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas . . . .25
Para actualizar los detalles de rastreo, servicio y rutas . . . .26
Inicio de FedEx® Ship Manager Software . . . 27
Configuración . . . .29
Información general . . . 29
Parámetros del sistema . . . 29
Definición de los parámetros del sistema . . . 29
Para acceder a la pantalla Parámetros del sistema . . . .29
Definición de los parámetros . . . .29
Parámetros de envío . . . .30 Parámetros de recolecta . . . .30 Parámetros de etiquetas . . . .31 Parámetros de rastreo . . . .31 Preferencias . . . 32 Categorías de preferencias . . . 32 Niveles de preferencias . . . 33
6 Contenido
Definición de preferencias . . . .34
Para definir las preferencias de recolecta . . . 34
Para definir las preferencias de envío . . . 35
Para definir las preferencias de rastreo . . . 36
Para definir las preferencias de alerta de envío . . . 37
Envío . . . .39
Información general . . . 39
Introducción de envíos . . . 39
Introducción de información general . . . .39
Información del remitente . . . 39
Información del destinatario . . . 40
Fecha, servicio y embalaje . . . 40
Paquetes y peso . . . 41
Valores, referencias y notas . . . 41
Contenido del envío. . . 42
Detalles de facturación . . . 43
Finalización . . . 43
Selección de opciones de manejo especial . . . .44
Introducción de los detalles de alerta de envío . . . .45
Creación de una factura comercial . . . .45
Impresión de los documentos de envío . . . 48
General . . . .48
Tipos de documentos . . . .48
Guía aérea . . . 48
Factura comercial. . . 48
Reporte de manifiesto VISA . . . 48
Otros documentos de envío . . . 49
Etiquetado del envío . . . .49
Para etiquetar un envío. . . 49
Mantenimiento y control de envíos . . . 49
Acceso a Envíos en curso . . . .49
Uso de Envíos en curso . . . .50
Transferir envíos al sistema de FedEx . . . 51
Recolectada . . . .53
Información general . . . 53
Acerca de la recolecta . . . 53
Programación de la recolecta de un envío . . . .54
Para programar una recolecta . . . 54
Lista de recolectas . . . .55
Definición de preferencias de la recolecta. . . .55
Historial de envíos y rastreo . . . .57
Información general . . . 57
Acerca del historial de envíos y el rastreo. . . 57
Acceso al historial de envíos . . . .58
Uso del historial de envíos . . . .58
Para seleccionar los envíos que desea incluir en la lista . . . 58
Contenido 7
Rastreo por número . . . 59
Para rastrear envíos por número de rastreo. . . .59
Para importar números de rastreo desde un archivo de texto . . . .59
Para rastrear envíos por número de referencia . . . .60
Definición de preferencias de rastreo . . . 60
Documentos de exportación . . . .61
Acerca de los documentos de exportación . . . 61
Documentos de exportación . . . 61
Bases de datos . . . .63
Acerca de las bases de datos . . . 63
Acceso a la base de datos Libreta de direcciones . . . 63
Cómo trabajar con la base de datos Libreta de direcciones . . . 64
Gestión de remitentes . . . 64
Para añadir un remitente . . . .64
Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos . . . .65
Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Alerta de Envío . . . .68
Para modificar los detalles de un remitente . . . .69
Para copiar los detalles de un remitente . . . .69
Para borrar un remitente . . . .70
Gestión de destinatarios . . . 70
Para añadir un destinatario . . . .70
Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Envíos . . . .71
Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Alerta de Envío . . . .73
Para modificar los detalles de un destinatario . . . .74
Para copiar los detalles de un destinatario . . . .75
Para eliminar un destinatario . . . .75
Gestión de grupos de destinatarios . . . 75
Para añadir un grupo de destinatarios . . . .76
Para modificar los detalles de un grupo de destinatarios . . . .77
Para copiar los detalles de un grupo de destinatarios . . . .77
Para eliminar un grupo de destinatarios . . . .77
Gestión de importadores y agentes de aduanas . . . 77
Para añadir un importador . . . .77
Para editar, copiar o eliminar un importador . . . .78
Para añadir un agente de aduanas . . . .78
Para editar, copiar o eliminar un agente de aduanas . . . .79
La base de datos Mercancías . . . 79
Acerca de las mercancías . . . 79
Gestión de las mercancías . . . 80
Para añadir una mercancía . . . .80
Para editar, copiar o eliminar una mercancía . . . .81
Reportes . . . .83
Acerca de los reportes . . . 83
Reportes . . . 83
La pantalla Selección de reporte . . . . 84
Para generar un reporte a partir de una plantilla . . . .84
Para crear un nuevo reporte con un diseño predefinido . . . .84
Para crear un nuevo reporte con un diseño definido por el usuario . . . .86
Para editar un tipo de reporte existente . . . .88
8 Contenido
Más información. . . .89
General . . . 89 Glosario . . . 89 Enlaces . . . 90 Información . . . 90Servicios y embalajes FedEx . . . .93
Servicios . . . 93
FedEx International Priority . . . .93
FedEx International First . . . .93
FedEx International Priority Freight . . . .93
FedEx 10 kg box. . . .93 FedEx 25kg Box . . . .93 Embalaje . . . 93 FedEx Envelope . . . .93 FedEx Pak . . . .94 Cajas FedEx . . . .94
FedEx Box - Small. . . 94
FedEx Box - Medium . . . 94
FedEx Box - Large . . . 94
FedEx Tube . . . .94
Embalaje propio. . . .94
Introducción 9
1 Introducción
1.1 Presentación de FedEx
®
Ship Manager Software
FedEx le presenta FedEx® Ship Manager Software, una solución única e innovadora en tecnología de distribución, para que sus envíos sean rápidos, eficientes y rentables.
FedEx® Ship Manager Software es un paquete de software autónomo basado en Windows, instalable por el usuario, diseñado para que pueda enviar, rastrear y realizar reportes de sus envíos diarios. Tiene una gran riqueza de funciones, su interfaz es fácil de usar desde una PC y ofrece una solución completa para sus envíos.
FedEx® Ship Manager Software imprime los documentos de envío que se indican a continuación en la impresora de la PC, reduciendo el papeleo, evitando tener que rellenar formularios manualmente y contribuyendo a organizar mejor su oficina. Los documentos que podrá obtener son:
Guías aéreas internacionales Facturas comerciales
Otros documentos aduaneros frecuentemente utilizados
La aplicación también mantiene un inventario de los envíos durante 32 días, si no se indica otro plazo. Desde este repositorio podrá:
Copiar y repetir envíos Modificar y eliminar envíos
Rastrear envíos de hasta de 32 días de antigüedad
Además de gestionar la información de los envíos, con FedEx® Ship Manager Software podrá mantener información del remitente y del destinatario, así como detalles de la documentación y de las mercancías, para poder recuperar rápidamente la información necesaria.
Otra característica importante de FedEx® Ship Manager Software es la función Alerta de Envío, mediante la cual, tanto el destinatario como usted, como remitente, pueden ser notificados del inicio de un envío.
Nota Como el software FedEx® Ship Manager Software se puede personalizar, es posible que algunas de las
opciones que se describen en este manual difieran de las opciones disponibles en la pantalla. Si tiene alguna pregunta sobre cómo accesar a estas opciones, póngase en contacto con el especialista en tecnología de clientes de FedEx.
10 Uso de este manual
1.2 Uso de este manual
Este manual está especialmente dirigido a los usuarios finales de FedEx® Ship Manager Software, ya que los especialistas o los usuarios que gestionan grandes cuentas tienen acceso a funciones administrativas avanzadas. Este hecho se confirma con la inclusión de un detallado procedimiento de instalación en el capítulo siguiente.
Además describir la instalación del software, este manual indica cómo utilizarlo para realizar determinadas tareas relativas a los envíos e incluye una descripción de los menús y opciones disponibles en la aplicación. Más concretamente, los temas aquí incluídos son:
Instalación del software FedEx® Ship Manager Software
Definición de valores predeterminados para las funciones de envío, rastreo recolección Preparación de envíos
Programación de recolectas Rastreo de envíos
Generación de documentos de envío y exportación
Modificación de elementos de las bases de datos Direcciones y Mercancías (y mantenimiento adicional de las bases de datos)
Creación y modificación de reportes
1.2.1 Convenciones tipográficas
Como ayuda para usar este manual, deberá familiarizarse con las siguientes convenciones tipográficas:
Las referencia a ventanas y menús, así como los nombres de las pestañas de la aplicación, se representan con el tipo de letra sans-serif negrita.
Los nombres de botones, opciones e iconos se representan con letra VERSALITA. Los nombres de campos se indican con un tipo de letra sans-serifnormal.
Los términos especiales se citan en cursiva normal. Esto incluye los términos que figuran en el "Glosario" en la página 95.
Por último, los parámetros de rutas o comunicaciones, figuran en el tipo de letra courier.
1.2.2 Conocimientos y aptitudes necesarias
Se asume que los usuarios están familiarizados con las interfaces gráficas de usuario. Es decir, que saben pasar de una aplicación a otra y, dentro de una aplicación, cómo accesar o navegar por los distintos componentes. Además, el usuario debe entender lo que significa seleccionar
Requisitos 11
1.3 Requisitos
1.3.1 Requisitos del sistema
Antes de instalar FedEx® Ship Manager Software en su PC, asegúrese de que cumpla los siguientes requisitos de hardware y software (o haga que lo compruebe su administrador del sistema o de red).
1.3.1.1 Requisitos de hardware
PC compatible con IBM, con procesador Pentium III, Celeron o superior Al menos 256 MB de RAM
Al menos 250 MB de espacio libre en el disco duro
Conexión a Internet (opción preferida) o capacidad de llamada en red conmutada (módem o RDSI) correctamente configurada
Impresora láser
Nota Tenga en cuenta que el requisito de espacio en disco duro es sólo para la instalación. Con el tiempo, el tamaño de la base de datos de la aplicación irá aumentando. Por lo tanto, se aconseja disponer de otros 100 a 150 MB adicionales de espacio libre en el disco duro.
1.3.1.2 Requisitos de software
Microsoft Windows® 2000 o una versión más reciente de este sistema operativo
Importante No se admite Microsoft Windows® Me.
1.3.2 Necesidades de comunicación
Para que FedEx® Ship Manager Software funcione correctamente, se debe poder comunicar con los servidores centrales de FedEx. Este tipo de comunicación exige una conexión segura TCP/IP con el FedEx Tunnel Gateway Server. Esta conexión se debe definir de la forma siguiente:
Dirección: https://wpro.ts.dmz.fedex.com Puerto: Port 443
Si se producen problemas de comunicación, haga lo siguiente:
X Póngase en contacto con el administrador del sistema o de la red para configurar esta conexión. Además, pida al administrador que compruebe que dispone de los privilegios necesarios para activar y usar esta conexión cuando se conecte con el equipo local. Y Solicte la ayuda de Servicio al cliente.
Nota Es importante que tanto la conexión de las comunicaciones como sus privilegios estén definidos correctamente
Instalación 13
2 Instalación
2.1 Información general
En este capítulo se describen todos los aspectos de la instalación de FedEx® Ship Manager Software. Son los siguientes:
Recordatorio de requisitos previos a la instalación El procedimiento de instalación, que cubre: • Algunos aspectos previos a la instalación
• Inicio, continuación y finalización del proceso de instalación Configuración del software, que contiene:
• Inicio de la configuración • Introducción de los valores
2.2 Instalación del software
Nota Antes de comenzar a instalar FedEx® Ship Manager Software, asegúrese de haber cumplido los requisitos previos a la instalación descritos en "Requisitos" en la página 11.
Esta sección le guiará a través de la instalación de FedEx® Ship Manager Software, y contiene el procedimiento de instalación del software, así como algunos aspectos previos a la instalación.
2.2.1 Aspectos previos a la instalación
Esta instalación está destinada a los usuarios finales de FedEx® Ship Manager Software. Eso supone que cuando se le pregunte el tipo de instalación, deberá seleccionar la opción
INSTALACIÓNTÍPICA.
Además, si utiliza la opción INSTALACIÓNTÍPICA se asegurará de que el software funcione correctamente como aplicación autónoma y no como aplicación de red.
2.2.2 Instalación de FedEx
®Ship Manager Software
2.2.2.1 Para comenzar la instalación
X Introduzca el CD de instalación de FedEx® Ship Manager Software en la unidad de CD-ROM.
El CD-ROM tiene una función de autoejecución y la instalación se debe iniciar automáticamente.
Y Espere a que aparezca la pantalla Seleccione el idioma.
Nota Si por seguridad o por otras razones ha desactivado la función de autoejecución de Windows, comience la
instalación seleccionando INICIO | EJECUTAR...y escribiendoX:\setup.exe, siendo “X” la letra asignada a
14 Para continuar con la instalación
2.2.2.2 Para continuar con la instalación
X En la pantalla Select Language, seleccione el idioma deseado.
Nota La instalación aquí descrita utiliza el español como idioma de instalación. Por lo tanto, las ilustraciones de
este manual podrían diferir de las que verá en su pantalla.
Y Haga clic en OK.
Aparece la ventana Bienvenido.
Para continuar con la instalación 15 Aparece la pantalla Seleccionar instalación típica/personalizada.
[ Si no está ya seleccionado, haga clic en INSTALACIÓNTÍPICA. \ Haga clic en SIGUIENTE.
Aparece la pantalla Archivo Léame con el texto de la licencia.
] Lea el acuerdo de licencia de software. ^ Haga clic en SIGUIENTE.
16 Para continuar con la instalación Aparece la pantalla Seleccionar ubicación de destino.
Nota Para introducir un lugar distinto, haga clic en EXAMINAR y seleccione la carpeta de destino deseada. _ Haga clic en SIGUIENTE.
Aparece la pantalla Iniciar instalación.
Para finalizar la instalación 17 Aparece la pantalla Instalándose.
Al final de la instalación automática, aparece la pantalla Instalación completada.
Haga clic en FINALIZAR.
2.2.2.3 Para finalizar la instalación
X Si todavía no lo ha hecho, haga clic en FINALIZAR para finalizar la instalación. Aparece la pantalla Instalar de final de la instalación.
18 Configuración del software
Importante Es esencial que haga clic en OK para reiniciar el sistema. En caso contrario, FedEx® Ship Manager Software no se instalará adecuadamente y podrían producirse errores en la configuración del sistema.
2.3 Configuración del software
2.3.1 Inicio de la configuración
La primera vez que ejecute la aplicación, la configuración se iniciará. Deberá completar la configuración para poder usar FedEx® Ship Manager Software para procesar sus envíos. Los pasos de las secciones siguientes muestran cómo se inicia y se configura FedEx® Ship Manager Software.
Para iniciar la configuración, haga los siguiente:
X Haga clic en INICIO y seleccione PROGRAMAS | FEDEX® Ship Manager Software | APLICACIÓN
FSM.
FedEx® Ship Manager Software se inicia y se abre la pantalla Configuración.
Y Continúe con la configuración como se describe en el siguiente capítulo ("Configuración de las comunicaciones").
Nota También puede iniciar FedEx® Ship Manager Software haciendo doble clic en el icono APLICACIÓN FEDEX
Configuración de las comunicaciones 19
2.3.2 Configuración de las comunicaciones
En esta sección se tratan los temas siguientes:
Definición de las comunicaciones para una conexión con Internet usando una red de área local (LAN).
Definición de las comunicaciones para una conexión con Internet en red conmutada (es decir, si desea usar su propia conexión a través de la red conmutada).
Definición de las comunicaciones si no tiene una conexión en red conmutada y desea que FedEx cree una conexión para usted seleccionando la ciudad en la que se encuentra y el módem que debe usar.
2.3.2.1 Para introducir las definiciones de una conexión a través de una
red de área local(LAN)
X Seleccione la opción "Tengo conexión LAN" cuando tenga acceso a Internet a través de su red de área local
Nota La opción UTILIZARCONFIGURACIÓNDELNAVEGADOR sólo aparece si FedEx® Ship Manager Software ha
podido recuperar los parámetros del navegador. Actualmente sólo se admiten los navegadores Netscape y Windows Internet Explorer.
Y Seleccione la opción UTILIZARCONFIGURACIÓNDELNAVEGADOR si desea usar los parámetros del navegador para conectarse al sistema FedEx. Si su navegador utiliza un servidor proxy para conectarse a Internet, los detalles del servidor proxy se rellenarán automáticamente, excepto el ID de usuario y la contraseña.
Importante Si sólo desea especificar los parámetros del servidor proxy, continúe en el paso 3. Si no desea utilizar ninguna de las dos opciones, continúe en "Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas" en la página 22.
20 Para introducir las definiciones de una conexión en red conmutada Z Si sólo selecciona la opción UTILIZAR SERVIDOR PROXY, escriba la dirección del servidor proxy
en el campo Dirección y la definición del puerto en el campo Puerto.
[ En el campo Usuario, escriba el nombre de usuario con el que se conecta a su servidor proxy.
\ En el campo Contraseña, escriba la que utiliza para su servidor proxy.
] Continúe con los pasos indicados en "Para introducir los parámetros de instalación, identificación e impresora" en la página 22.
2.3.2.2 Para introducir las definiciones de una conexión en red
conmutada
X Seleccione la opción "Tengo conexión en red conmutada" cuanto tenga una conexión en red conmutada a Internet existente.
Y En la lista desplegable Conexión de Módem, seleccione el nombre o alias de la conexión en red conmutada que va a utilizar.
Z Continúe con los pasos indicados en "Para introducir los parámetros de instalación, identificación e impresora" en la página 22.
2.3.2.3 Para introducir las definiciones de comunicaciones si no tiene
una conexión en red conmutada
Esta serie de pasos describe cómo introducir la definición de las comunicaciones si no tiene una conexión en red conmutada existente y desea que FedEx cree una conexión para usted seleccionando la ciudad en la que se encuentra y el módem que debe usar.
Introducción de los valores 21 X En la lista desplegable Ciudad, seleccione la oficina de FedEx de la ciudad más cercana
con la que desea conectarse.
Al seleccionar la localidad de la oficina de FedEx se incluye automáticamente el Nº de teléfono.
Nota Los valores de esta lista desplegable dependen del país elegido. Como se ha seleccionado Bélgica, la lista muestra las opciones de conexión para ese país.
Y El en campo del prefijo, escriba el número que debe usar para marcar fuera de su ubicación.
Z En la lista desplegable Tipo módem, seleccione el tipo de módem que va a utilizar. Aparecerán automáticamente la velocidad en baudios del módem y la cadena de inicialización.
2.3.3 Introducción de los valores
22 Para introducir los parámetros de instalación, identificación e impresora
2.3.3.1 Para introducir los parámetros de instalación, identificación e
impresora
X En la lista desplegable Impresora de la sección IMPRESORA, seleccione la impresora que desea utilizar.
Y En la lista desplegable País de instalación de la sección Instalación, seleccione su país.
Nota En este manual, todos los ejemplos se refieren a Bélgica como país de instalación. Por lo tanto, las ilustraciones
y valores pueden diferir de los de su sistema.
Importante A menos que su país de instalación sea Irlanda, los Emiratos Árabes Unidos, Kuwait o Bahrein, el "ID de
ubicación" se recuperará automáticamente cuando finalice los pasos que se describen en ""Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas" en la página 22.
Para Irlanda, los Emiratos Árabes Unidos, Kuwait y Bahrein, asegúrese de tener a mano la carta o el correo electrónico de registro FedEx con los detalles de configuración.
Z En el campo N° de cuenta, escriba su número personalizado de cuenta FedEx de nueve dígitos.
[ El "ID de FSM Software" se recuperará automáticamente cuando finalice los pasos que se describen en "Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas" en ""Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas" en la página 22.
2.3.3.2 Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas
Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas 23 Y Haga clic en DESCARGAR y aparecerá la pantalla "Entrada de remitentes". Complete
sus datos.
Z Haga clic en "SIGUIENTE" para comenzar la descarga de los datos de envío esenciales, como números de rastreo, información de servicio, tarifas e información de rutas. Se requieren estos datos para usar FedEx ® Ship Manager Software.
Espere a que finalice la descarga.
Después de finalizar la descarga, vuelve a la pantalla Configuración, la que ahora muestra un indicador rojo a la izquierda de los datos que ha descargado con éxito. Si alguna
24 Para actualizar los detalles de rastreo, servicio y rutas vez desea realizar una descarga nuevamente (cuando, por ejemplo, falten algunos datos), puede hacer doble clic en una de las marcas de verificación que se encuentran a la izquierda de los datos que se descargaron. Eso volverá a descargar los datos correspondientes..
[ En la pantalla Configuración, haga clic en OK para finalizar la configuración. Ha finalizado con éxito la instalación y configuración de FedEx® Ship Manager Software.
2.3.3.3 Para actualizar los detalles de rastreo, servicio y rutas
Si alguna vez necesita o desea actualizar los detalles de rastreo, servicio y rutas, (por ejemplo, si le faltan ciertos datos), puede hacer doble clic en una de las marcas de verificación rojas a la izquierda de los datos descargados. Esto hará que la marca de verificación roja
desaparezca. Ahora podrá volver a descargar los datos haciendo clic en DESCARGAR.
Importante Si desea actualizar las tarifas actuales tendrá que volver a descargar la información de servicio.
Nota Puede volver fácilmente a la pantalla Configuración haciendo clic en Configuración en la lista desplegable
Configuración.
2.4 Inicio de FedEx
®
Ship Manager Software
FSM Software se iniciará automáticamente después de finalizar el paso 4 descrito anteriormente o puede iniciar FedEx® Ship Manager Software con el botón Inicio de
Inicio de FedEx® Ship Manager Software 25 Windows haciendo clic en Inicio y seleccionando Programas | FedEx® Ship Manager Software | FSM Software:
También puede hacer clic en el logotipo de la APLICACIÓN FEDEX FSM que aparece en el escritorio:
Configuración 29
3 Configuración
3.1 Información general
En este capítulo se describen las acciones a realizar y los datos que hay que introducir para poder empezar a procesar envíos con FedEx® Ship Manager Software. Son los siguientes:
Definición de los parámetros del sistema Definición de sus preferencias
3.2 Parámetros del sistema
Ahora que ha instalado la aplicación incluyendo los detalles adecuados, ya está preparado para definir los parámetros del sistema. Estos parámetros son necesarios para conseguir que la introducción y el procesamiento de los envíos se realicen sin problemas y que la información se conserve durante unos plazos de tiempo mínimos.
3.2.1 Definición de los parámetros del sistema
Esta sección describe los pasos para definir los parámetros de su sistema.3.2.1.1 Para acceder a la pantalla Parámetros del sistema
X Inicie FedEx® Ship Manager Software con el botón INICIO de Windows, haciendo clic en
INICIO y seleccionando PROGRAMAS | FEDEX® Ship Manager Software | APLICACIÓN FSM. Y Seleccione "Configuración" en el menú de configuración. Aparecerá la misma pantalla
de menú de configuración de su instalación.
Z Seleccione Parámetros del sistema en el menú Configuración.
3.2.1.2 Parámetros de envío
30 Parámetros de recolecta Y En el campo Período de retención del historial de envío, escriba el número de días que desea
mantener la información histórica de sus envíos.
Importante El número predeterminado es 40. Éste es el valor recomendado. Con este valor se cubre al menos un mes más nueve días, lo que le permite generar reportes mensuales.
Z En el campo Nº de copias de facturas comerciales, escriba el número de copias que desea imprimir de cada factura comercial.
[ Seleccione la opción TARIFAESTIMADA si desea incluir dicha tarifa en la pantalla de envíos y obtener información sobre tarifas en los reportes.
\ Seleccione la opción UTILIZANÚMEROS ETN PARAENVÍOSABIERTOS si desea usar inmediatamente un número de envío real en lugar de usar uno falso.
] Haga clic en OK.
3.2.1.3 Parámetros de recolecta
X En la pantalla Parámetros del sistema, haga clic en la pestaña Recolecta.
Y En el campo Período de retención del historial de recolecta, escriba el número de días que desea mantener la información histórica de sus recolectas.
Parámetros de etiquetas 31
3.2.1.4 Parámetros de etiquetas
X En la pantalla Parámetros del sistema, haga clic en la pestaña Etiquetas.
Y En el campo Copias de etiquetas principales para los envíos de documentos, escriba el número de copias de la etiqueta principal que desea generar.
Importante El número predeterminado es 3. Éste es el valor mínimo.
Z En el campo Copias de etiquetas principales para los envíos de mercancías, escriba el número de copias de la etiqueta principal que desea generar.
Importante El número predeterminado es 4. Éste es el valor mínimo.
[ En el campo Copias de etiquetas MPS/CRN, escriba el número de copias de etiquetas MPS/CRN que desea generar.
Importante El número predeterminado es 1. Éste es el valor mínimo.
\ Haga clic en OK.
3.2.1.5 Parámetros de rastreo
32 Preferencias Y En el campo Período de retención de los paquetes ingresados manualmente para el rastreo,
escriba el número de días necesarios. Z Haga clic en OK.
3.3 Preferencias
Si procesa muchos envíos con características similares, puede definir valores predeterminados para sus envíos para no tener que introducir una y otra vez la misma información.
3.3.1 Categorías de preferencias
Seleccionando la pestaña Preferencias en la pantalla principal de FedEx® Ship Manager Software se tiene acceso a los cuatro niveles inferiores de pestañas de Preferencias:
Recolectada
Preferencias relativas a reservas de mensajeros para la recolecta de paquetes
Envío
Preferencias relativas al procesamiento de los envíos.
Rastreo
Preferencias relativas a la función de rastreo de paquetes de FedEx® Ship Manager Software.
Alerta de Envío
Preferencias relativas a la función de notificación de alertas de envío por correo electrónico de FedEx® Ship Manager Software.
Niveles de preferencias 33
3.3.2 Niveles de preferencias
FedEx® Ship Manager Software le permite definir valores predeterminados de envío y de alertas de envío en 3 niveles:
Valores predeterminados para toda la aplicación: son los valores que se aplican a todos los envíos realizados con su instalación de FedEx® Ship Manager Software.
Estos valores se tratan en este capítulo.
Valores predeterminados para los envíos realizados por un determinado remitente. Para obtener más información sobre los valores predeterminados para un remitente, consulte las secciones "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos" en la página 65 y "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Alerta de Envío" en la página 68.
Valores predeterminados para los envíos realizados a un determinado destinatario. Para obtener más información sobre los valores predeterminados para un destinatario, consulte las secciones "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Envíos" en la página 71 y "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Alerta de Envío" en la página 73.
Nota Los valores predeterminados del remitente y del destinatario tienen precedencia sobre los valores predeterminados para toda la aplicación. Al especificar los valores predeterminados del remitente o del destinatario, los del destinatario tienen precedencia sobre los del remitente.
34 Definición de preferencias
3.3.3 Definición de preferencias
3.3.3.1 Para definir las preferencias de recolecta
X Haga clic en la pestaña Recolecta inferior.
Y Escriba los detalles del lugar de recolecta o seleccione un remitente en la lista desplegable ID del remitente.
Nota Para poder seleccionar remitentes en la lista desplegable ID del remitente hay que añadirlos previamente a la libreta de direcciones. Consulte"Para añadir un remitente" en la página 64 para obtener más información sobre cómo añadir remitentes a la libreta de direcciones.
Z En el campo Hora de cierre, escriba la hora límite para las recolectas.
[ Si fuese necesario, utilice el campo Comentarios para escribir instrucciones especiales para el mensajero de FedEx Express que recogerá los paquetes.
\ En el campo Las recolectas estarán visibles para, seleccione una de las tres opciones siguientes: TODOSLOSUSUARIOS, MIGRUPO o YOMISMO.
] Recolecta futura: Puede reservar una solicitud de recolecta para el siguiente día hábil. Por ejemplo, un día viernes puede reservar una recolecta para el lunes. Para permitir esto, el campo de fecha de la reservación en la pantalla Reservar una recolecta es modificable. Cuando cambie la fecha de la reservación, la lista de envíos sólo muestra los envíos a los que se les ha ingresado la fecha de envío.
Para definir las preferencias de envío 35
3.3.3.2 Para definir las preferencias de envío
X Haga clic en la pestaña Envío inferior.
Los elementos de la lista de preferencias se corresponden con los campos de entrada que hay que rellenar al introducir un envío.
Y Desplácese por la pantalla Preferencias - Envío y seleccione o escriba valores predeterminados donde sea necesario.
Z Para cada elemento de información de envío también puede seleccionar: • Omitir
Los campos marcados con Omitir se saltarán cuando se desplace por el formulario de entrada del envío usando la tecla TAB.
• Arrastrar
Cuando se usa el formulario de entrada de envíos para introducir los detalles de un envío, los valores introducidos en campos que se marquen como Arrastrar se trasladarán también al siguiente envío.
• Ninguno
Los valores que introduzca en los campos que no estén marcados con Omitir ni con Arrastrar, aparecerán en todos los envíos futuros.
36 Para definir las preferencias de rastreo [ En caso necesario, escriba o seleccione sus preferencias de definición de la factura en la
parte inferior de la pantalla.
\ Cuando finalice, haga clic en GUARDAR.
3.3.3.3 Para definir las preferencias de rastreo
Para definir las preferencias de alerta de envío 37 Y Si desea rastrear números de envíos con varios paquetes, seleccione la opción MOSTRAR
VARIOSNÚMEROSDEENVÍODEPAQUETESENLAPANTALLADERASTREO.
Al seleccionar esta opción, especifica que los números MPS se mostrarán en el rastreo. Z Haga clic en GUARDAR.
3.3.3.4 Para definir las preferencias de alerta de envío
X Haga clic en la pestaña Alerta de Envío inferior.
Se muestra la pantalla Preferencias - Alerta de Envío.
Y Puede enviar correos electrónicos de notificación de alerta de envío hasta a seis destinatarios: al remitente, al destinatario, al agente de aduanas y a otras tres personas. Cuando el envío se entregue, estos destinatarios recibirán un correo electrónico que les informará que se ha entregado el envío.
Z En el campo Adicione su propio mensaje, puede añadir un mensaje que se añadirá a los correos electrónicos de notificación de envíos.
Nota Para que esta opción funcione adecuadamente, se debe ingresar correctamente la dirección de correo electrónico
del remitente en la pantalla Información del remitente de la base de datos Libreta de direcciones "Gestión de remitentes" en la página 64.
[ En los campos Otro 1, Otro 2, y Otro 3 puede introducir direcciones de correo electrónico de una o dos personas más a las que se enviarán notificaciones de envío. \ Haga clic en GUARDAR.
Envío 39
4 Envío
4.1 Información general
FedEx® Ship Manager Software le permite automatizar el proceso de los envíos para facilitarlo y hacerlo menos laborioso. Las guías aéreas se pueden imprimir en papel normal y la información que se repite, como destinatarios y mercancías, se puede guardar para recuperarla posteriormente de la base de datos.
Nota Los componentes de la base de datos se tratan detalladamente en "Bases de datos" en la página 63.
En este capítulo se tratan los siguientes puntos: Creación de un nuevo envío
Impresión de documentos de envío y otros Mantenimiento y control de envíos
Cómo transferir la información de los envíos al sistema de FedEx
4.2 Introducción de envíos
4.2.1 Introducción de información general
4.2.1.1 Información del remitente
X En la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software, haga clic en la pestaña Enviar. Deberá ver lo siguiente:
40 Información del destinatario Y Seleccione un remitente en la lista desplegable ID del remitente para que la aplicación
rellene automáticamente la información, o haga clic en el botón EDITAR para introducir manualmente los detalles del remitente en el área Información del remitente.
Nota Para poder seleccionar remitentes en la lista desplegable ID del remitente hay que añadirlos previamente a la libreta de direcciones. Consulte"Para añadir un remitente" en la página 64 para obtener más información sobre cómo añadir remitentes a la libreta de direcciones.
4.2.1.2 Información del destinatario
X Seleccione UNOSÓLO para enviar a un único destinatario o GRUPO para enviar a un grupo de destinatarios.
Y Seleccione un destinatario en la lista desplegable ID de destinatario para que la aplicación rellene automáticamente la información o introduzca manualmente los detalles del destinatario en el área INFORMACIÓNDELDESTINATARIO.
Z Seleccione la opción CORREOELECTRÓNICODE ALERTADE ENVÍOPARA si desea que se notifique el envío al destinatario.
Si selecciona esta opción, asegúrese de que la dirección de correo electrónico del destinatario figure en el campo de texto correspondiente.
[ Si ha modificado manualmente los detalles del destinatario, haga clic en la opción
GUARDAREN/ACTUALIZARLIBRETADEDIRECCIONES para guardar los detalles en la base de datos de destinatarios.
\ Si ha introducido manualmente los detalles del destinatario, haga clic en la opción
GUARDAREN/ACTUALIZARLIBRETADEDIRECCIONES para guardar los detalles en la base de datos de destinatarios.
4.2.1.3 Fecha, servicio y embalaje
X En el área DETALLESDEENVÍO, acepte la fecha del día, introducida automáticamente en el campo Fecha de envío, o escriba una fecha posterior (puede ser uno de los próximos diez días).
Nota La fecha de envío es la fecha en la que se entrega al mensajero de FedEx o en la que se deposita en una oficina de FedEx.
Y En la lista desplegable Servicio, seleccione el servicio requerido. Consulte "Servicios" en la página 93 para obtener más información sobre los servicios de FedEx disponibles. Z Haga clic en MANEJOESPECIAL si desea seleccionar una de esas opciones. Para obtener más
información, consulte "Selección de opciones de manejo especial" en la página 44. [ En la lista desplegable Embalaje de la pantalla Enviar, seleccione el embalaje requerido.
Consulte "Embalaje" en la página 94 para obtener más información sobre los tipos de embalaje FedEx disponibles.
\ Haga clic en ALERTADE ENVÍO si desea verificar o especificar detalles adicionales de la alerta de envío. Para obtener más información, consulte "Introducción de los detalles de alerta de envío" en la página 45.
Paquetes y peso 41
4.2.1.4 Paquetes y peso
X En el campo Paquetes del área DETALLESDEENVÍO, escriba el número de paquetes del envío.
Nota Cuando hay dos o más paquetes, las dimensiones van precedidas de sus respectivos números de paquete. El primer paquete siempre recibe lo que se llama número principal. El segundo paquete y los paquetes restantes, reciben un número de paquete derivado.
Y Si no utiliza embalajes FedEx, escriba las dimensiones de longitud, ancho y alto en los campos L, W y H.
Z Si sólo hay un paquete, escriba su peso en el campo Peso total.
Si hay más de un paquete, escriba sus pesos en el campo Peso de cada paquete. [ En la segunda parte del campo Peso total, seleccione como unidad de medida kg o lbs.
Nota La unidad de peso que seleccione se puede definir como valor predeterminado en la lista de preferencias de envío
(consulte "Para definir las preferencias de envío" en la página 35).
4.2.1.5 Valores, referencias y notas
X En el campo Valor de Transporte, escriba el valor de transporte declarado para el paquete. Y En el campo Valor de aduana, escriba el valor declarado para la aduana.
Nota El valor de transporte no podrá ser superior al valor de aduana.
Z Si desea añadir una referencia de envío, haga clic en la lista desplegable o de entrada Referencia del envío.
Aparecerá la pantalla Referencia del envío, en la que se puede introducir una referencia nueva o seleccionar una existente.
Cualquier referencia de envío que escriba aquí también aparecerá en la guía aérea y en la factura comercial, si la crea. En general, las referencias del envío pueden ser útiles para reportes y rastreos.
42 Contenido del envío [ Si desea añadir el nombre del departamento u otra información adicional, haga clic en la
lista desplegable o de entrada Notas/departamento. Aparece la pantalla Departamentos.
\ Seleccione NUEVO para introducir un nuevo departamento o nota, o haga clic en la flecha para seleccionar un departamento o nota existentes.
] Haga clic en OK para introducir los detalles de su departamento y volver a la pantalla Enviar.
4.2.1.6 Contenido del envío
FedEx® Ship Manager Software le permite procesar: Envíos de documentos
Envíos de mercancías (no documentos)
Siga estos pasos para realizar un envío que contenga documentos: X Asegúrese de que está seleccionada la opción SÓLODOCUMENTOS.
Se selecciona la opción SÓLODOCUMENTOS cuando el paquete contiene cartas, certificados o formularios.
Y En el área DESCRIPCIÓN, escriba una descripción de los documentos que está enviando o haga clic en la flecha ABAJO para seleccionar una descripción en la pantalla Tipo de documento.
Si aparece un mensaje advirtiéndole de que la descripción introducida es inadecuada o está incompleta, puede pulsar EDITAR para volver a la pantalla de envío y rellenar la descripción o pulsar ENVÍO para imprimir el envío sin cambiar ningún dato.
Nota La descripción del contenido del envío aparece en los documentos de envío de FedEx Ship Manager, incluida la factura comercial. Por lo tanto, la descripción debe ser lo más completa y detallada posible, incluyendo los números de identificación de cada artículo.
Detalles de facturación 43 Sin embargo, si su paquete o paquetes contienen mercancías, siga los pasos a continuación: Z En el área CONTENIDODELENVÍO de la pantalla Enviar, seleccione la opción MERCANCÍAS.
Cambia el área CONTENIDODELENVÍO de la pantalla Enviar:
[ Dependiendo del destino de su paquete, seleccione Sí o No en la opción ¿IMPRIMIRFACTURA COMERCIAL?.
Si selecciona Sí, puede especificar el contenido de su envío en la pantalla Detalles del contenido del envío. Para obtener más información, consulte "Creación de una factura comercial" en la página 45.
Si selecciona No, continúe con el paso siguiente.
\ Introduzca manualmente la información sobre las mercancías que está enviando o haga clic en la flecha ABAJO junto al campo Mercancía para seleccionarla en la pantalla Relación de mercancías.
4.2.1.7 Detalles de facturación
Los detalles de facturación de la pantalla Enviar es lo último que hay que indicar para un nuevo envío. Para introducir esa información hay que realizar los pasos siguientes.
X En la lista desplegable Facturar costos de transporte a, seleccione REMITENTE, DESTINATARIO o
TERCEROS, según corresponda.
Y En el campo Nº de cuenta, escriba el número de cuenta del destinatario o tercero. Z En la lista desplegable Facturar aranceles e impuestos a, seleccione REMITENTE, DESTINATARIO
o TERCEROS, según corresponda.
[ En el campo Cuenta, escriba el número de cuenta del destinatario o tercero.
Nota Sólo se necesita un número de cuenta válido si al remitente, destinatario o tercero que paga los aranceles e
impuestos se le emite una factura.
4.2.1.8 Finalización
X Si desea utilizar la información introducida para este envío como base para el próximo, seleccione la opción UTILIZARLAMISMAINFORMACIÓNPARAELSIGUIENTEENVÍO.
Y En la parte inferior de la pantalla, haga clic en:
• ENVIAR para continuar con el proceso de envío e imprimir la documentación necesaria para el mismo.
• GUARDAR para guardar el envío. El envío se puede guardar como envío abierto
(si desea completarlo posteriormente) o como envío de plantilla (si desea conservar los detalles para envíos futuros similares). Tanto los envíos abiertos como los envíos de plantilla se transfieren a la pantalla de control Envíos en curso.
44 Selección de opciones de manejo especial
4.2.2 Selección de opciones de manejo especial
En la pantalla Manejo especial, puede especificar adiciones al servicio que ha seleccionado en el campo Servicio del área DETALLESDEENVÍO al introducir el envío.
Debe introducir opciones de manejo especial si:
Su envío contiene mercancías peligrosas, alcohol, hielo seco o flores cortadas.
Nota Si su envío contiene hielo seco, introduzca la siguiente fórmula en el campo de descripción: DRY
ICE,9,UN1845,ZxZZKG, donde “Z” indica el número de paquetes que contienen hielo seco y “ZZ” especifica el peso del paquete. Por ejemplo: DRY ICE,9,UN1845,5x2KG,3x8KG.
Necesita un número de reserva para el servicio International Priority Freight. Desea seleccionar un agente de aduanas para que se encargue del envío.
Desea utilizar el servicio Entrega en sábado, Recolectada en sábado o Entrega en domingo.
FSM Software no permite envíos IPFS cuyo peso o dimensiones sean menores que el máximo para IP. Ya sea el peso o las dimensiones deben ser mayores que el máximo para IP. Se añadió una excepción para envíos IPFS en pálet o calzo. Estos envíos se deben tratar como envíos IPFS, ya que la distancia de origen a destino IP no permite envíos IP en pálet o calzo. En la pantalla de manejo especial, puede ver la opción "Marque esta casilla si el envío es en pálet o calzo". Al marcar esta opción, no se aplican los mínimos para IPFS a este envío.
Desea llevar los paquetes a FedEx usted mismo.
Introducción de los detalles de alerta de envío 45
4.2.3 Introducción de los detalles de alerta de envío
Éstos son los detalles de alerta de envío que hay que introducir durante la creación de un nuevo envío.
Las preferencias o datos ya conocidos se incluyen automáticamente en la alerta de envío. En el ejemplo anterior, estos son las direcciones de correo electrónico de contacto del remitente y del agente. También puede añadir tres direcciones adicionales de correo electrónico, así como su propio mensaje que se añadirá a los correos electrónicos de notificación de alerta de envío.
Nota La notificación de alerta de envío se enviará a todos los destinatarios especificados durante el procedimiento de Fin del día.
4.2.4 Creación de una factura comercial
Las facturas comerciales son facturas que se deben imprimir y enviar con el resto de los documentos de envío. Se necesita una factura comercial para todos los envíos sujetos a arancel, ya que esta factura se utiliza para despachar el envío en aduanas. Para crear facturas comerciales se utiliza la pantalla Detalles del contenido del envío.
46 Creación de una factura comercial La pantalla Detalles del contenido del envío se compone de los siguientes campos:
Mercancía
Introduzca manualmente la información sobre las mercancías que está enviando o haga clic en la flecha ABAJO junto al campo Mercancía para seleccionarla en la pantalla Relación de mercancías.
Nota Las mercancías hay que añadirlas a la base de datos para poder seleccionarlas en la pantalla Relación de mercancías. Consulte"Para añadir una mercancía" en la página 80 para obtener más información sobre cómo añadir mercancías a la base de datos.
Descripción
Ésta es una descripción de la mercancía. Código armon.
Creación de una factura comercial 47 País de fabricación
Especifica dónde ha sido fabricada la mercancía. Cantidad
Especifica el número de mercancías que hay en el paquete. Peso unidad
Es el peso de la mercancía. Compruebe que ha seleccionado la unidad de peso correcta (kg o lbs) en el campo Unidad de medida a continuación.
Unidad de medida
Seleccione aquí la unidad de medida de una de las unidades de la mercancía (docena, galón, par, piezas, etc).
Valor unitario
Especifique aquí el valor de aduana de la mercancía.
Valor de aduana, más una lista desplegable de selección de moneda
Aquí se indica el valor de aduana, expresado en la moneda seleccionada en la lista desplegable situada a la derecha del campo Valor de aduana.
Peso total, más una lista desplegable de unidades de peso (kg o lbs)
Este campo presenta el total de todos los pesos de las mercancías del paquete, expresado en la unidad seleccionada en la lista desplegable que está a la derecha del campo Peso total.
Además, puede especificar más detalles de la factura haciendo clic en el botón DETALLES.
En esta pantalla puede introducir las condiciones de venta y los costos de flete del envío (en el área CONDICIONESDEVENTAYCOSTES), elegir una factura comercial o una factura proforma y especificar más detalles de la factura comercial (en el área INFORMACIÓNDELAFACTURACOMERCIAL).
48 Impresión de los documentos de envío
4.3 Impresión de los documentos de envío
4.3.1 General
Los documentos se imprimen haciendo clic en el botón ENVIAR, en la parte inferior de la pantalla Enviar, una vez introducidos todos los detalles del envío.
Los envíos abiertos y los envíos de plantilla en los que se han introducido todos los detalles también se pueden imprimir seleccionándolos y haciendo clic en el botón IMPRIMIR de la pantalla Envíos en curso.
Los documentos de envío incluyen: Varias copias de la guía aérea (AWB) Reporte de manifiesto VISA
Factura comercial (si se ha seleccionado previamente en la pantalla Enviar)
Nota Puede definir el número de copias de la guía aérea (AWB) que se deben imprimir en la pestaña Etiquetas de la ventana Parámetros del sistema. Para obtener más información sobre la definición de detalles de la etiqueta, consulte "Parámetros de etiquetas" en la página 31.
4.3.2 Tipos de documentos
4.3.2.1 Guía aérea
Si en el envío hay más de un paquete, se imprime una guía aérea adicional para cada uno. La primera guía aérea se denomina Principal. FedEx® Ship Manager Software prepara una guía aérea internacional adicional para cada paquete del envío.
Si se interrumpe la impresión, FedEx® Ship Manager Software crea un envío pendiente. Intente imprimir de nuevo desde la pantalla Envíos en curso.
4.3.2.2 Factura comercial
Las facturas comerciales se utilizan en la aduana para autorizar envíos de un país a otro y son obligatorias en el caso de los envíos de mercancías.
4.3.2.3 Reporte de manifiesto VISA
Este reporte se imprime automáticamente cuando se imprimen los documentos de un envío. Doble y meta en la bolsa todas las copias del reporte de manifiesto VISA, junto con la guía aérea y la factura comercial (si la ha seleccionado previamente) y entréguelo al mensajero de FedEx junto con el envío.
Otros documentos de envío 49
4.3.2.4 Otros documentos de envío
Algunos países y productos necesitan documentos o declaraciones de aduanas especiales. Si necesita imprimir otros documentos de exportación, consulte "Documentos de exportación" en la página 61 para obtener más información.
4.3.3 Etiquetado del envío
En esta sección se describen los pasos para etiquetar correctamente el envío, una vez que se hayan imprimido los correspondientes documentos de envío.
4.3.3.1 Para etiquetar un envío
X Meta la guía aérea en una bolsa de plástico, con la sección de códigos de barras hacia fuera.
Y Doble y meta en la bolsa todas las copias de la factura comercial, si la seleccionó previamente, junto con la guía aérea.
Z El reporte de manifiesto VISA se debe mantener aparte y entregar al mensajero. [ Quite el papel protector del pegamento de la bolsa..
\ Pegue la bolsa al primer paquete.
] Si hay más de un paquete en el envío, coloque cada guía aérea adicional en una bolsa de plástico distinta.
^ Quite el papel protector del pegamento de las demás bolsas y péguelas al paquete correspondiente.
Nota En Mongolia no se aceptan guías aéreas impresas con láser. Cuando prepare una documentación de envío
para Mongolia, en donde no se aceptan guías aéreas impresas con láser, aparecerá un mensaje. Si realiza envíos frecuentes a esos países, póngase en contacto con el servicio local de ayuda a clientes para que le informen sobre otras opciones de hardware que puede utilizar.
4.4 Mantenimiento y control de envíos
El mantenimiento y control de envíos se realiza con la función Envíos en curso de FedEx® Ship Manager Software. Esta función le permite realizar un rastreo de sus envíos.
4.4.1 Acceso a Envíos en curso
Puede acceder a ENVÍOSENCURSO haciendo clic en la pestaña Enviar de la pantalla principal de
50 Uso de Envíos en curso
4.4.2 Uso de Envíos en curso
Desde la pantalla Envíos en curso podrá ver, imprimir, cambiar o eliminar envíos. Por cada envío que aparece en la pantalla Envíos en curso, la columna Estado muestra uno de los valores siguientes:
Abierto
Envío para el que no se ha imprimido la documentación. Cuando se envía un paquete, es posible guardar los datos y dejarlos “abiertos” para más adelante. Posteriormente, podrá modificar, copiar o completar el envío e imprimir la documentación. También es posible eliminar envíos abiertos.
Impreso
Éste es un envío para el que se ha imprimido la documentación, pero que no ha sido procesado. Se puede modificar, copiar o eliminar un envío impreso de la pantalla Envíos en curso. Si se modifica la información de un envío impreso, se deberá imprimir de nuevo la documentación y utilizarla para etiquetar el envío.
Plantilla
Un envío que se ha guardado como plantilla se puede volver a enviar seleccionándolo en la pantalla Envíos en curso y haciendo clic en IMPRIMIR. Los envíos de plantilla también se pueden modificar, copiar o eliminar.
Procesado
Éste es un envío cuya documentación se ha imprimido y cuyos datos han sido enviados al sistema de FedEx.
Verificado
Un envío IPD cuya guía aérea (AWB) principal todavía no se ha imprimido.
Haga clic en SELECCIÓN para ver o modificar un envío, ELIMINAR para borrar uno o varios envíos seleccionados o IMPRIMIR para imprimir los documentos de envío de uno o varios envíos seleccionados.
Transferir envíos al sistema de FedEx 51
4.5 Transferir envíos al sistema de FedEx
Una vez terminada la documentación del envío, deberá transferir la información al sistema de FedEx. Esta función se puede repetir durante el día si desea transmitir la información de los envíos que ya se han finalizado.
Complete los pasos del procedimiento siguiente para transferir los envíos al sistema de FedEx.
X Seleccione la pestaña Enviar. Y Haga clic en la opción FINDELDÍA.
La pantalla Fin del día muestra la información de envío que se transferirá al sistema de FedEx.
Z Para iniciar la transferencia, haga clic en el botón FINDELDÍA, en la parte inferior de la pantalla.
Nota Se encuentra disponible una opción para descargar actualizaciones de software durante Fin del día. Si se usa
esta opción, se muestra la siguiente pantalla:
Si selecciona Sí, se descargará la actualización de software, se cerrará FSM Software y se ejecutará la actualización.
Si selecciona Recuérdeme más tarde, la verificación de actualización del software se realizará durante el próximo proceso de Fin del día y aparecerá el mismo aviso de actualización.
Para solucionar problemas, comuníquese con el servicio de atención al cliente.
Cuando se cierre FSM Software y se inicie la actualización del software, puede suceder que no finalice la actualización si presiona el botón para cancelar o salir de la instalación de las pantallas del diálogo de
52 Transferir envíos al sistema de FedEx
actualización del software. En este caso, la próxima vez que se inicie FSM Software, detectará que se descargó una actualización del software, pero que no se ha ejecutado aún y aparecerá la siguiente pantalla:
Recolectada 53
5 Recolectada
5.1 Información general
En este capítulo se describen los pasos siguientes que se deben realizar para disponer la recolectada del envío. Incluye los aspectos siguientes:
Información general de recolectada Programación de una recolecta Lista de recolectas
Definición de preferencias de la recolecta
5.2 Acerca de la recolecta
La función de recolectada le permite solicitar o enviar un mensajero de FedEx a recoger paquetes en su lugar. Está disponible haciendo clic en la pestaña Recolecta en la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software.
Se utiliza la función de recolectada en dos situaciones:
Cuando no lleva los paquetes usted mismo, sino que desea que los recoja un mensajero de FedEx Express.
Cuando su empresa no usa recolectas programadas periódicamente.
54 Programación de la recolecta de un envío
5.2.1 Programación de la recolecta de un envío
Antes de programar una recolecta, asegúrese de haber finalizado el envío (pulsando ENVIAR en la pantalla Enviar).
Nota Una recolecta se debe programar antes de transferir los detalles del envío al sistema de FedEx mediante el procedimiento denominado Fin del día.
5.2.1.1 Para programar una recolecta
X En la pantalla principal del FedEx Ship Manager Software, haga clic en la pestaña
Recolecta.
Y En el área LUGARDERECOLECTA, compruebe los detalles del lugar de recolecta del envío. Z En caso necesario, realice los cambios pertinentes.
[ Haga clic en COMENTARIOS si desea añadir alguno en la pantalla Comentarios del envío.
Importante La pantalla Comentarios del envío es para incluir instrucciones especiales para el mensajero de FedEx Express que recogerá el envío.
\ En el área DETALLESDEPAQUETES de la pantalla, seleccione el paquete o paquetes que desea que sean recolectados.
] Compruebe (y, si es necesario, modifique) la fecha de recolectada.
^ En el campo Listo a las (hora), escriba la hora en que los paquetes estarán listos para ser recolectados.
_ En el campo Hora de cierre del área HORADERECOLECTA, escriba la hora límite en la que los paquetes tienen que ser recolectados.
` Pulse CONFIRMARRECOLECTA.
Importante El software deberá proporcionarle un número de confirmación de la reserva. Si no recibe el número, la reserva no se ha realizado. Si nadie va a recoger los paquetes, póngase en contacto con el servicio de atención al cliente y mencione el número y el ID de estación.
Lista de recolectas 55
5.2.2 Lista de recolectas
Puede ver las recolectas programadas haciendo clic en LISTADERECOLECTAS en la pantalla principal Recolecta.
Esta pantalla presenta todas las recolectas programadas. Si desea ver los detalles de una de las recolectas programadas, selecciónela (resaltándola) y pulse INTRO en el teclado de su PC.
5.2.3 Definición de preferencias de la recolecta
La definición de las preferencias de recolecta es parte de la configuración de FedEx® Ship Manager Software, descrita en el capítulo "Configuración". Para ver los pasos necesarios, consulte "Para definir las preferencias de recolecta" en la página 34.
Historial de envíos y rastreo 57
6 Historial de envíos y rastreo
6.1 Información general
En este capítulo se describen las funciones de historial de archivos y rastreo de FedEx® Ship Manager Software y trata sobre los puntos siguientes:
Introducción al historial de envíos Introducción a la función de rastreo Formas de rastrear envíos
Definición de preferencias para la función de rastreo
6.2 Acerca del historial de envíos y el rastreo
El historial de envíos de FedEx® Ship Manager Software muestra una descripción de los envíos procesados con FedEx® Ship Manager Software en los últimos 40 días.
Nota 40 días es el período predeterminado de retención de envíos para rastreo. Puede cambiar este valor en la pantalla Parámetros del sistema. Para obtener más información, consulte "Parámetros de envío" en la página 29.
Para que pueda acceder fácilmente a la información necesaria, el historial de envíos le permite clasificar y filtrar los envíos que ha realizado en función de los criterios especificados. En cada envío que aparece en la relación, puede:
Consultar, guardar e imprimir información de rastreo detallada
Ver los datos del envío tal como se introdujeron en FedEx® Ship Manager Software Volver a utilizar los datos del envío, copiándolo como pedido abierto a la pantalla Envíos en curso.
Además de las funciones que ofrece el historial de envíos, también se puede obtener información de rastreo y estado sobre envíos que no aparecen en la relación (por ejemplo, envíos que le han remitido otras personas).
58 Acceso al historial de envíos
6.2.1 Acceso al historial de envíos
Puede acceder al historial de envíos haciendo clic en la pestaña Rastreo/Historial de la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software.
6.2.2 Uso del historial de envíos
Como valor predeterminado, el historial de envíos presenta una lista de los envíos que ha procesado en los últimos 40 días. Además de información general sobre los envíos, la lista también incluye:
El último estado conocido del envío (la columna Estado)
Una indicación de si se ha obtenido un comprobante de entrega del envío (en la columna POD)
6.2.2.1 Para seleccionar los envíos que desea incluir en la lista
X En el área RASTREO, utilice la lista desplegable MODIFICARRESULTADOSAVISUALIZAR para indicar los envíos que desea incluir en la lista.
Puede incluir:
• Todos los paquetes • Paquetes con POD • Paquetes sin POD • Paquetes rastreados • Criterios de rastreo • Paquetes no rastreados
Y Si ha seleccionado Criterios de rastreo, haga clic en CRITERIO y utilice la pantalla
